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Projektmanagement

Der erfolgreiche Einstieg

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begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens

ProjektplanungZuweisung von

Verantwortlichkeiten im Projekt

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Übersicht – Verantwortlichkeitszuweisung

Regeln der Rollenvergabe

Darstellungsvarianten der Verantwortlichkeitszuweisung

Analyse der Verantwortungsverteilung

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Lehr- und Lernziele – Verantwortlichkeitszuweisung

Verständnis für Kompetenzverteilungs-

notwendigkeiten

Rüstzeug zur praktischen Zuteilung von Verantwortlichkeiten

Handwerkszeug zur Befundung von Verantwortlichkeitszuteilungen

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4

wenigstens 4 Typen von Verantwortlichkeiten im Projekt trennscharf unterscheiden können

wenigstens 2 Darstellungsverfahren der Zuweisung von Verantwortlichkeiten anwenden können

im Stande sein, allfällige Schwächen der Verantwortlich-keitszuweisung zu diagnostizieren und zu korrigieren

Learning Outcomes – Verantwortlichkeitszuweisung

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Sinn und Zweck der Verantwortlichkeitszuweisung

im vorhinein für Arbeitspakete festlegen wer, in welcher Form zu involvieren ist

Aufgaben im Projekt an Stellen verbindlich übertragen und dabei jeweils klare Rollen bei der Aufgabenerfüllung festschreiben

Basis für Personaleinsatzplanung und Kontrollen

Instrument für das Konfliktmanagement

Herstellung von Transparenz

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Funktionsweise der Verfahren zur Verantwortlichkeitszuweisung

Liste von Arbeitspaketen (u.U. noch feiner in Tätigkeiten weiterunter-

gliedert) wird mit Liste der Projektmitwirkenden zu einer Matrix verknüpft.

In Felder der Matrix werden Symbole oder Abkürzungen für verschiedene

Rollen bei der Aufgabenerfüllung und damit für verschiedene Abstufungen

der Verantwortlichkeiten eingetragen.

Einzelne Verfahren unterscheiden sich voneinander durch verschiedene

Spezifikationen der Rollen bzw. Verantwortlichkeiten.

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Darstellungsformen der Verant-wortlichkeitszuweisung im Projekt

Verantwortlichkeitsmatrix

Kompetenzverteilungsdiagramm

RACI-Matrix

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Beispiel einer Verantwortlichkeitsmatrix

Arbeitspakete (laut Projektstrukturplan)

Projekt- leiter

Team-mitglied

A

Team-mitglied

B

Team-mitglied

C

Team-mitglied

D

Fragebogen entwerfen G, I S, G P K

Zielpersonen auswählen P S

Testbefragungen durchführen K S P I

Fragebogen drucken lassen G P T G G

P = Primäre Verantwortung S = Sekundäre Verantwortung

G = Genehmigung T = Prüfung/Test

K = Konsultation I = Information

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Beispiel eines Kompetenzverteilungsdiagramms

MaterialbeschaffungProjekt-manager

Projekt-office

Team-mitglied

Abteilungs-leiter

Projekt-sponsor

Materialliste vorbereiten - - -

Lieferanten kontaktieren - - -

Lieferanten besuchen - - - - -

Bestellungen vorbereiten - -

Ausgaben genehmigen - - -

Bestellungen aufgeben - -

Rohmaterial prüfen - - -

Qualitätskontrolle - - -

Bestandsdatei aktualisieren - - -

Bestandsbericht vorbereiten - -

Material entnehmen - -

Legende

Zuständigkeit Unternehmensführung muss konsultiert werden muss benachrichtigt werden

spezieller Zuständigkeitsbereich sollte konsultiert werden muss Genehmigung erteilen

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Rollen und Verantwortlichkeits-spezifikation für eine RACI-Matrix

RACI-Technik unterscheidet vier Arten der Zuständigkeit:

Responsible: für die konkrete Durchführung einer Aufgabe zuständig (eigentlicher Bearbeiter) hat sicherzustellen, dass Resultate in vereinbarter Qualität rechtzeitig vorliegen

Accountable: rechenschaftspflichtig im rechtlichen und kaufmännischen Sinne, agiert als Empfänger des Ergebnisses und nimmt die Leistung ab

Consulted: fachverantwortlich, als Berater oder Experte fungierend, unterstützt oder/und berät bei der Durchführung; erledigt Teilaufgaben und arbeitet zu

Informed: muss über Verlauf oder Ergebnis von Arbeiten Bescheid wissen; ist in Kenntnis zu setzen

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Beispiel einer einfachen RACI-Matrix

Projekt: Gebäudeumbau

Beteiligte

Projekt- leiter

Projekt-assistent

Projekt-koordi- nator

Projekt-team-

mitglied A

Projekt-team-

mitglied B

Projekt-team-

mitglied C

Projekt-team-

mitglied D Aufgabe/Tätigkeit

Architektenkontakt R I A C C

Statische Überprüfungen A I I R

Umbaupläne erarbeiten A R I C C C

Behördengenehmigungen einholen

I I A R C

Kostenvoranschlag einholen I A C R C

Baufirma beauftragen R C A I C I . . .

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Regeln zur Erstellung einer RACI-Matrix

Pro Aufgabe/Tätigkeit genau ein A und ein R!

– Zwei oder mehr A’s stiften Verwirrung (Rivalitäten vor pro grammiert).

– Kein A bei einer Aufgabe bedeutet, dass letztendlich die treibende Kraft fehlt, dass sich nie mand um die Resultate einer Tätigkeit kümmert.

– Mehr als ein R in einer Zeile bedeutet Duplizierung der Arbeit.

– Kein R in einer Zeile indiziert eine Lücke (oder Hinweis, dass Tätigkeit überflüssig).

Fähigkeiten und Interessen der Mitarbeiter bei Zuweisung mitberücksichtigen.

Nach Möglichkeit mit den Beteiligten absprechen.

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13

Übung zur Verantwortlichkeitszuweisung

Führen Sie die Planungen an jenem Projekt weiter, für das Sie schon einen Projektauftrag und PSP er-arbeitet haben, indem Sie eine Grafik erstellen, die in übersichtlicher Form Verantwortungen zuweist.

Zeitrahmen: 15 Minuten

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14

Analyse der Verantwortlichkeitszuweisungen

Zweck

Identifikation von Überlastungsgefahren

Feststellen von Lücken

Vermeidung von Leerläufen und Kompetenzstreitigkeiten

Analysevarianten

vertikale RACI-Analyse

horizontale RACI-Analyse

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15

Vertikale RACI-Analyse

Rollen

Aufgabe/Tätigkeit

R A C I C

A R C C I I

C R C C R A

C A R R

I R A C R

C R A C

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Horizontale RACI-Analyse

Rollen

Aufgabe/Tätigkeit

R A C I C

A R C C I I

C C R C C R A

I A R C R

C R A