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Projektmanagement

Der erfolgreiche Einstieg

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begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens

ProjektplanungProjektleistungsplanung

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Übersicht – Projektleistungsplanung

Wesen und Elemente von Projektstrukturplänen

Gliederungsprinzipien zur Strukturplanerstellung

Zwecke von Strukturplänen

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Lehr- und Lernziele – Projektleistungsplanung

Anwendung von Methoden zu Erfassung

der anfallenden Projektarbeiten

Einblick in die Hierarchisierung von Tätigkeiten

Kenntnis unterschiedlicher Darstellungs-varianten der Projektstrukturpläne

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Arbeiten sinnvoll zu Paketen zu bündeln vermögen

zu konkreten Vorhaben selbständig auf mindestens 3 Arten Projektstrukturpläne erstellen können

Qualität von Projektstrukturplänen beurteilen und 75% allfälliger Fehler entdecken können

Learning Outcomes – Projektleistungsplanung

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Stellung der Leistungsplanung im Prozess der Projektplanung

Warum? Wofür?

Was?

Was? Wann?

Wann? Wer?

Wer? Wieviel?

Wieviel?

1. Projektdefinition

2. Projektstrukturplan

3. Projektablaufplan

4. Projektterminplan

5. Ressourcenplan

6. Kostenplan

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Absichten der Projektstrukturplanung

Überblick über sämtliche zu erledigende Arbeiten

Strukturierung der Arbeiten

Leitfaden für das weitere Vorgehen

zentrales Instrument der Projektplanung:

Projektstrukturplan (PSP) /

Work breakdown structure (WBS)

zeigt was alles im Projekt zu tun ist

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Bezeichnungen für verschiedene Elemente eines Projektstrukturplanes

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Programm

Projekt

Aufgabe/Bereich

Teilaufgabe/Teilbereich

Arbeitspaket

Einzelarbeit/Tätigkeit/Vorgang

in der Regel im Projektstrukturplan nicht dargestellt

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Grundidee der Projektstrukturplanung

Herunterbrechen des gesamten Vorhabens in handhabbare Einzelteile

Zerlegung des Projektes in Bündel von realisierbaren Tätigkeiten/Vorgängen

rein inhaltliche Gliederung

– keine Abbildung der Projektorganisation!

– keine Erfassung der Abhängigkeiten!

– kein Terminplan!

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Projektstrukturplan (PSP)

Grafische Darstellung aller Projekttätigkeiten

Hierarchische Ordnung der Aktivitäten

Ausweisung von Haupt-, Teilaufgaben und Arbeitspaketen (Work breakdown structure)

Arbeitspakete (AP): kleinste Einheit im PSP (hierarchisch niedrigste Position), nicht weiter aufgegliedert; klar abgegrenztes Tätigkeitsbündel

keine Abhängigkeitsverbindungen!

Ziele des PSP: – eigenständige Arbeitseinheiten im Projekt eingrenzen

– Basis für weitere detaillierte Projektplanungen schaffen

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Prinzipien zur Erstellung eines PSPs

phasenorientiertPrinzip der Temporalisierung

(Zeitabschnitte)

objektorientiertPrinzip der Fragmentierung

(Bestandteile)

PROJEKTSTRUKTURPLAN

funktionsorientiertPrinzip der Fraktalisierung

(Selbstähnlichkeit von Aufgaben)

• Oberste Ebene repräsentiert die Hauptfunktionen

• Untergliederungsebenen ent-sprechen Rollen bzw. Skills

• Oberste Ebene repräsentiert den Hauptgegenstand des Projektes

• Untergliederungsebenen entsprechen Bestandteilen

• Oberste Ebene repräsentiert ein Stadium (z.B. Initiierung, Analyse, Bewertung, Entwurf)

• Untergliederungsebenen entsprechen Subphasen (z.B. Bewertungsabschnitt 1, Bewertungsabschnitt 2 etc.)

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Erstellungsprinzipien von PSPs Objekt- oder Erzeugnisgliederung: Dabei zerlegt

man den Projektgegenstand in seine einzelnen Komponenten (Nachteil: wichtige Aufgaben könnten übersehen werden, weil sie nicht mit der Erstellung einer Einzelkomponente unmittelbar zusammenhängen).

Phasenorientierte Gliederung: orientiert sich an den unterschiedlichen typischerweise auftretenden Stadien der Projektbearbeitung (spiegelt den zeitlichen Verlauf von Aufgabenbereichen wieder).

Funktionsorientierte Gliederung: Strukturierung rein nach betrieblichen Funktionsbereichen (rein verrichtungsorientierter Plan).

Mischform: sowohl Objekt- als auch Funktions- oder Phasengliederungselemente auf der gleichen Gliederungsebene.

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Formale Darstellungsvarianten von PSPs

Diagrammform

Baumform

Listenform

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Objektorientierter PSP (in Diagrammform)

Firmenfestschrift

InhaltlicheSchwer-punkt-festlegung

Format-vorlagen-festlegung

Konzept

Titel-formu-lierung

Umschlag-grafik

Cover

Einband-material

Schutz-umschlag

Prägung

Format-festlegung

Schrift-auswahl

Layout

Farben-auswahl

Druck-vorlage

Manus-kripte

Info-sammlung

Texte

Material-sammlung

Zitat-sammlung

Interviews

Impressum

Klappen-text

Bild-dateien

Repros/Klischees

Bilder

Geschäfts-grafiken

Organi-gramme

Bild- undGrafiktitel/Beschrif-tungen

Papier-auswahl

Druck-auftrag

Kern

Buch-bindung

Adressen für Be-zieher

Graphik des Post-gebindes

Versand-taschen

Fort-schritts-berichte

Projekt-management

Abrech-nung

Pläne

Haupt-gegen-stand

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Phasenorientierter PSP (in Baumform)

Firmen-festschrift

Inhaltliche SchwerpunktfestlegungKonzeptentwicklungKonzeptions-

phase

Informations- bzw. TextsammlungBildmaterialsammlung

EntwicklungManuskripterstellungAbfassen der Rahmentexte (Titel, Impressum, Zitate, Klappentext etc.)Layouten, Formatieren

PapierauswahlDruckauftrag

Produktion Herstellung Einband und SchutzumschlagPrägung Buchrücken

ProjektplanungProjekt-management Projektdurchführung

Projektstart

ProjektfinalisierungProjektcontrolling

InhaltsskizzeFormatfestlegungDesignüberlegungen (Umschlag, Einband, Prägung etc.)

Erstellung DruckvorlageBestimmte Auflagenhöhe

Zusammenstellung Adressenliste

Abwicklung VersandRücknahme

Abschluss-phase Endabrechnung

Stadium

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Funktionsorientierter PSP (in Listenform)

Haupt-funktion

Projektstrukturplan „Firmenfestschrift“

1. Projektmanagement 1.1. Projektleitung und -koordination 1.2. Projektcontrolling 1.3. Projektabnahme 2. Forschung und Entwicklung 2.1. Auflistung aller Patentanmeldungen der letzten 20 Jahre 2.2. Forschungstätigkeiten der letzten 20 Jahre 2.3. Bildersammlung innovativer Entwicklungen 3. Marketing 3.1. Kurzdarstellung „Marketing vor 20 Jahren und heute“ 3.2. Auflistung innovativer Marketingkonzepte 3.3. Erstellung einer Bildergalerie von Marketingkonzepten 3.4. Konzeptentwicklung für Aufbau der Firmenfestschrift 3.5. Entwickeln einer Formatvorlage *) 3.6. Design des Covers *) 3.7. Entwurf des Layouts *) 3.8. Sammeln der Materialien (Texte, Bilder, Grafiken etc.) aller Abteilungen 3.9. Erstellung des Manuskripts 3.10. Layouten und formatieren 3.11. Weitere Promotionsaktivitäten (Presseaussendungen etc.) 4. Kundenberatung 4.1. Gegenüberstellung „Der Kunde damals, der Kunde heute“ 4.2. Auflistung namhafter Kunden 4.3. Bildersammlung besonderer Kundenevents 4.4. Erfassen/Auflistung der geladenen Gäste, Kunden, Geschäftspartner 5. Produktion 5.1. Zusammenfassung und Darstellung der Produktionseinheiten 5.2. Chronologische Auflistung der Entwicklung der Produktpalette 5.3. Fotografische Dokumentation der Produktpalette 5.4. Druckauftrag *) 5.5. Buchbinden 6. Einkauf 6.1. Abfassen des Tätigkeitsberichts der Abteilung Einkauf der letzten 20 Jahre 6.2. Erstellen einer grafischen Trendanalyse der Einkaufstätigkeit 6.3. Kauf Druckmaterial, Einbandmaterial etc. 6.4. Kauf Versandtaschen 6.5. Akquirieren von Inseraten der Hauptlieferanten 6.6. Entsorgung 7. Finanzen 7.1. Vorlage des Jahresberichts des vorangegangenen Geschäftsjahres 7.2. Grafische Auswertung der finanziellen Entwicklung der letzten 20 Jahre 7.3. Erstellung einer Projektkostenrechnung 7.4. Führung der Projektbuchhaltung 7.5. Kostenplanung Projekt 7.6. Abwicklung des projektbezogenen Zahlungswesens 8. Personal 8.1. Gegenüberstellung „Personalbestand heute und damals“ 8.2. Bereitstellung eines Gruppenbildes des gesamten Personalstandes 8.3. Aufbereiten schriftlicher Lebensläufe markanter Mitarbeiter 9. Controlling 9.1. Darstellung der internen Qualitätsanforderungen 9.2. Skizzieren eines Organigramms der Qualitätssicherung 9.3. Verfolgung Projektkostenverlauf 9.4. Qualitätsüberprüfung (Korrekturlesen) 10. Logistik 10.1. Entwerfen einer Karte der Vertriebswege 10.2. Hervorhebung essenzieller Änderungen in der Logistikbranche 10.3. Grafische Darstellung des Logistiksystems 10.4. Versand der Versandtaschen *) extern zu vergeben

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Leitfaden zur Erstellung eines PSPs

An die Spitze des Plans kommt die zentrale Frage des Pro-jekts, die das ge samte Team betrifft, also das Ergebnisziel.

1 Ergebnis-ziel

Darunter werden hierarchisch die Teilaufgaben angeordnet, die eventuell wiederum in Unter auf gaben zerlegt werden usw.

2 Teilaufgaben

Dann kommen Aufgaben, die sich nicht mehr sinnvoll zer-teilen lassen, weil sie sachlich zu sam men ge hö ren und von der gleichen Person verantwortet werden. Diese Klasse von Aufgaben nennt man Arbeitspakete.

3 Arbeitspakete

APAP AP AP

Von der Anordnung der Aufgaben und Arbeitspakete fertigt man zunächst einen Entwurf des Planes an.

4 Planung

Anschließend werden alle Elemente hinsichtlich Lücken, Überschneidungen und Kompatibilität geprüft.

5 Prüfung

Nach allfälligen Ergänzungen, Bereinigungen und Abstimmungen ist der Plan festzulegen.

6 Fest-legung

PSP

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Regeln für die PSP-Erstellung

ein Verantwortlicher pro Arbeitspaket (AP)

AP einer Projektphase zuordnen

nach außen zu vergebende Aufgaben als eigenes AP

jedes Element durch klare Formulierung eindeutig abgrenzbar machen

AP-Bezeichnungen mit Substantiv und Verb

AP mit Nummerierung versehen

AP nicht zu groß dimensionieren, damit allfälliger Terminverzug rechtzeitig bemerkt werden kann

AP nicht zu klein dimensionieren → Überschaubarkeit

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Zwecke des PSPs

Voraussetzung für die Schätzung der Projektkosten und deren Kontrolle

Bezugsgrundlage für die Dokumentation und Projektberichte

Grundlage für die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten (AP sind Basis für die Delegation von Aufgaben und der dafür notwendigen Vereinbarungen.)

Ausgangsbasis für Ablauf- und Terminplanung

Grundlage für Risikoanalysen

Grundlage für die Kommunikation im Projekt

Mittel für Strukturierung von Projektstatussitzungen

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Übung – Projektstrukturplanung

Erstellen Sie einen Projektstrukturplan für jenes Vorhaben, für das Sie schon einen Projektauftrag ausgearbeitet haben.

Nutzen Sie bunte Moderationskarten (oder Post-Its); weisen Sie jeder Hierarchieebene eine eigene Farbe zu und gruppieren Sie die beschrifteten Karten auf einer Tafel/Pinnwand.

Zeitrahmen: 40 Minuten