1 Controlling der IT-Kosten mit der Standardsoftware SAP/R3 Weispfennig; 07. März 2005 -Ein Pragmatischer Ansatz-

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Controllingder IT-Kosten

mit der Standardsoftware SAP/R3

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-Ein Pragmatischer Ansatz-

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Agenda

I. Rahmenbedingungen

II. CO-Konzepta. Stammdatenb. Kontierungshandbuchc. Verrechnungskonzept –intern-d. Verrechnungskonzept –extern-

III. Umsetzung in SAP

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• Einführung des kaufm. Rechnungswesen zum 01.01.2003 Einführung einer Anlagenbuchhaltung Durchführung einer Inventur zum Stichtag 31.12.2002

• Beibehaltung kameraler Berichtspflichten

• Einführung der Software SAP R3 mit den Modulen:- FI - CO- FI/AA- FM

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II. CO-Konzept a. Stammdaten

i. Kostenstellenii. Kostenarteniii. Kostenträger

b. Aufbau eines Kontierungshandbuch sowie Anpassungder internen Geschäftsprozesse

c. Verrechnungskonzept für RZ interne Verrechnungen

d. Verrechnungskonzept für externe Verrechnungen (auf RZ-Kunden)• Aufbau eines Kennzahlensystems• Ermittlung der Leistungszahlen

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II. CO-Konzept: a. Stammdaten

Kostenstellen

105000 Leitung/Verwaltung105100 IT-Infrastruktur105200 Lehre und Studium

Organisationsstruktur

Primäre Kostenarten (Beispiele)

603000 EDV-Verbrauchsmaterial603100 Büromaterial616430 DV-Hardware Wartung672000 Aufwendungen für Nutzungsrechte680000 Porto- und Versandkosten680300 Nutzungsentgelte DV-Netze

Sekundäre Kostenarten (Beispiele)

U_RZ_PK Umlage Personalkosten RZU_RZ_SK Umlage Sachkosten RZ

Sachkonten aus FI(angelehnt an IKR)

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Nur für CO

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c. Kostenträger (Beispiele)

TSR_NetzTSR_User_VerTSR_E_MailTSR_WWWTSR_ComputeTSR_ArchivTSR_FileTSR_D_A4A3TSR_D_A2A0TSR_SW_MGMTTSR_Pool_UNXTSR_Pool_WinTSR_USC

Abgeleitet von Dienstleistungskatalog

So detailliert wie möglich, um Aussagenzu erhalten. So aggregiert wie notwendig, um Einzelkostenbuchungen zu ermöglichen.

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Kostenstellen

105000 Leitung/Verwaltung105100 IT-Infrastruktur105200 Lehre und Studium

Zuordnung Haushaltsmanagement (Kameralistik)

Finanzstelle

RZN:1

Innenaufträge

Kostenträger: TSR_Netz TSR_E_Mail

TSR_Compute etc.

Wiplan

1-03-G-IUK 1-03-B-IUK2-03-G-IUK2-03-B-IUK

Fonds

Wiplan

1-03-G-IUK1-03-B-IUK2-03-G-IUK2-03-B-IUK

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II. CO-Konzept: b. Kontierungshandbuch

Kontierungshandbuch Rechenzentrum TUHH

Stichwort SAKO-Nr.: SAKO-BezeichnungAbdeckplane 603100 BüroverbrauchsmaterialAkku 655010 GWG IuKBatterieaustausch 613900 Sonstige FremddienstleistungenBatterien 603000 EDV-VerbrauchsmaterialBlattsammlungen 600400 Gesetzestexte und LoseblattsammlungenBrandschutz (Reparaturarbeiten) 616310 Brand-/Gasschutzanlagen bzLBriefumschläge 603100 BüroverbrauchsmaterialBücher (Nachschlagewerke etc.) 600800 A.sonstLehrLernmatBüromaterial 603100 BüroverbrauchsmaterialBüromöbel 616400 MöbelEinrichtg.bzLCD-ROM 603000 EDV-VerbrauchsmaterialDecken öffnen/schließen 613900 Sonstige FremddienstleistungenDLT-Bänder 603000 EDV-VerbrauchsmaterialDomain-Namen Anwendervertrag 672000 Aufwendungen für NutzungsrechteDrucker bis 60€ 606500 Aufwand für DV-HardwareDruckkopf 603000 EDV-VerbrauchsmaterialErsatzteile für Hardware bis 60€ 616430 DV-Hardware, Geräte (Wartung!)Frachten/Transporte 613300 Sonstige FremddienstleistungenGWG Hardware 655010 GWG IuKGWG Software (60-410€) 655011 GWG IuK !!!ACHTUNG NEU!!

Ausschnitt

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II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern-

1. Verrechnung der Gemeinkosten auf RZ-Kostenträger

a. Verrechnung der Personalkostenb. Verrechnung der Sachkosten

Kostenstellen RZ105000105100105200105099

Statistische B.

Echte B.

Kostenträger RZ

Statistischer Auftrag:Wiplan

Echte Aufträge:TSR_WWWTSR_Pool_WinTSR_Compute..

Kostenstellen RZ105000105100105200105099

Statistische B.

Echte B.

1.VerrechnungGKauf KTr

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KostenträgerTSR_NetzTSR_User_VerTSR_E_MailTSR_WinTSR_WWWTSR_ComputeTSR_ArchivTSR_FileTSR_D_A4A3TSR_D_A2A0

TSR_SW_MGMTTSR_Pool_UNXTSR_Pool_WinTSR_USCTSR_KurseTSR_E_LearnTSR_Doku

Kostenstellen105000 Leitung und Verwaltung

105100 IT-Infrastruktur

105200 Lehre und Studium

1. Verrechnung der Gemeinkosten auf RZ-Kostenträger


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a. Verrechnung der Personalkosten (Ausschnitt: Arbeitsanteile je KTr)KST/MA Kontrollsumme KTrIT-Infrastruktur Netz User_Ver E_Mail Win WWW Compute ArchivSchöß ler 1,00 0,33 0,03 0,08 0,08 0,08 0,08 0,08Weselmann 1,00 1,00Kroll 1,00 1,00Herde 1,00 0,10 0,55Köster 1,00 1,00Özdemir 1,00 0,50 0,50Schlichting 1,00 0,10 0,65 0,05 0,05 0,05 0,05Husung 1,00 0,20Martens 1,00 0,26 0,01 0,06 0,31 0,01Ehlebracht 1,00 0,03 0,13 0,28Sachse 1,00 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02 0,02NN 0,00Summe 11,00 4,05 0,52 1,32 0,69 0,35 0,47 0,45

%-Anteil KST 100% 36,85% 4,69% 11,97% 6,25% 3,18% 4,24% 4,09%

Lehre und StudiumTessmann 1,00NN 0,00Bredehöft 1,00 0,50Jeske 1,00 0,90Helmold 1,00 0,10Pihl 1,00Schewe 1,00 0,67Klimke 1,00 0,22Ross 1,00 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04 0,04Ziebell 1,00Wilde 1,00 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01 0,01Summe 10,00 0,94 1,05 0,05 0,05 0,55 0,05 0,05

%-Anteil KST 100% 9,39% 10,47% 0,47% 0,47% 5,47% 0,47% 0,47%

Ken

nzah

l!


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105000 234.300 105100 750.000 105200 654.000

Ermittlung der Personalkosten je KST Hier Beispieldaten: Aktivbezüge der Planstellen

Berechnung der PK je KTrNetz User_Ver E_Mail Win WWW

IT-Infrastruktur 276.397 35.204 89.749 46.852 23.840Verwaltung 0 0 0 0 0Lehre und Studium 55.816 62.235 2.797 2.797 32.516

1.433.288 332.213 97.439 92.546 49.649 56.356in %-Anteil 23,18% 6,80% 6,46% 3,46% 3,93%

Proportionale Verteilung der KST Verwaltung auf KTr

Netz User_Ver E_Mail Win WWW

PK-Verwaltung 204.516 47.404 13.904 13.205 7.084 8.042

Gesamt PK KTr 1.637.804 379.617 111.343 105.752 56.733 64.39823% 7% 6% 3% 4%


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b. Verrechnung der Sachkosten

Ist-Situation (gebuchte Rechnungen in 2003):

Kostenstelle 105000 = 7.885Kostenstelle 105100 = 8.369Kostenstelle 105200 = 2.819Gesamt GK = 19.073

Einzelkosten auf Innenaufträge = statistische Buchungen auf KST

396.524 = ca. 95% aller Kosten (ohne Afa, ohne PK)


Verrechnung der Gemeinkosten proportional zu den Personalkosten

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Netz User_Ver E_Mail Win WWW Compute

Gemeinkosten 4.910 1.440 1.368 734 833 1.390

Einzelkosten 153.112 2.300 1.303 371 1.156 27.960

Personalkosten (PK) 379.617 111.343 105.752 56.733 64.398 107.447

PK in % 23,5% 7,2% 6,4% 3,5% 4,2% 2,4%

Gesamtkosten (GK) 537.639 115.083 108.423 57.838 66.387 136.797

GK in % 26,2% 5,6% 5,3% 2,8% 3,2% 6,7%

SW_MGMT Pool_UNX Pool_Win USC Kurse E_Learn

Gemeinkosten 473 1.080 1.714 1.722 248 450

Einzelkosten 64.608 18.724 41.142 9.794 0 185

Personalkosten (PK) 49.972 114.190 181.273 182.023 26.200 47.575

PK in % 3,4% 7,7% 11,8% 11,9% 1,8% 3,2%

Gesamtkosten (GK) 115.053 133.994 224.129 193.538 26.448 48.210

GK in % 5,6% 6,5% 10,9% 9,4% 1,3% 2,3%

Ergebnis der Vollkostenrechnung Jahresabschluß 2003 –Ausschnitt-

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II. CO-Konzept: d. Verrechnungskonzept –extern-

KTr

Stat. Kennz. Bezeichnung Einheit Netz DB E_Mail Win WWW Compute

Netz Anschlüsse ST X

ACC Accounts ST X (X)

EMAILS Anzahl ST X

EMA_VO Volumen Email GB (X) X

ANF Anfragen ST X

WWW Server Nutzung ST X

W_VSpeicherplatz WWW GB (X) X

COM_ZEI Rechnerzeit CPU/Min (X) X

COM_PR Auslastung Prozent X

Zuordnungstabelle Kennzahlen/Kostenträger -Ausschnitt-

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II. CO-Konzept: d. Verrechnungskonzept –extern-

Beispiel: TSR_Compute

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Prozess der RZ-internen Verrechnungen


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TSR_EmailTSR_WWWTSR_Netz

…

Kostenträger

Alle Kostenalle

Kostenstelle VerteilungHilfskostenträger

Personalkosten

Umlage

Kostenstelle 105100

Kostenstelle 105200

Kostenstelle 105000 Umlage

Sachkosten Umlagealle

Kostenstelle

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BEISPIEL BEISPIEL

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