Kreditorenrechnungen

Prozesseinheit 2

Name: Zamyra D'Aquino

Datum: Zürich, 10. Februar 2006

(Agenturaufwand)

2

Inhaltverzeichnis

� Das Flussdiagramm 3

� Berichte

• Einführung in die Prozesseinheit 5

• Ziele und Prioritäten. Vorgehen 5

• Prozessbeschreibung, Erklärung der Teilschritte 6

• Erfahrungsbericht 8

• Schlusswort 9

� Musterdokumente 10

� Auswertungsbogen der Lernjournale 12

3

Flussdiagramm 1

Rechnung für Agenturaufwand

eingegangen

Kontrolle in derBuchhaltung

JA

NEIN

A

B

A

Kontrolle am Empfang

Kontrolle beimFinanzchef

Rechnung mit

Lieferanten

besprechen

und ggf.

korrigieren

NEIN

JA

Ist die Rechnung

richtig?

1.

4.

3.

5.

7.2.

Ist der Lieferant

erfasst?

Rechnung buchen und kontrollieren lassen8.

9.

10.

Rechnung im Ordneroffene Kreditoren ablegen

Zahlungslauf erstellen und kontrollieren lassen

Als Weiter-

leitungs-

Rechnung

erfassen

Agenturaufwand?

NEIN

JA

6.

Lieferant

erfassen

4

Flussdiagramm 2

C

C

NEIN

JA

B

Korrigieren

oder noch

nicht

zahlen

Alles korrekt?11.

12.

13.

14.

Kontrolle bei Geschäftsleiter (CEO)17.

16.

NEIN

JA

Anpassen

oder noch

nicht

zahlen

Zahlungslauf an Finanzchef zur Kontrolle

Rechnungen aussuchenund zusammenrechnen

Datentransfer-File imBuchhaltungsprogramm

erstellen

15.

Datentransfer-File imOnline-Banking einlesen

19.

18.

20.bezahlte

Rechnungenablegen

Rechnungenbezahlen

Alles in Ordnung

für die Zahlung?

Alles korrekt?NEIN

Anpassen

oder noch

nicht

zahlen

JA

Schritt 10

Schritt 10

5

Einführung in die Prozesseinheit

Der Prozess

Kreditorenrechnungen vom Posteingang bis zur Zahlung.

Die Situation

Als Kunde erhalten wir die Rechnungen für erbrachte Leistungen von unseren Lieferanten und bezahlen diese.

Ziele und Prioritäten

Sicherstellung der korrekten Abwicklung und Einhalten von Vorschriften, insbesondere:

• Kontrollwege einhalten• Fehlerfrei arbeiten• In so kurzer Zeit wie möglich

Mein Vorgehen

Ich halte den vorgegebenen Ablauf ein und schaue vor allem, dass ich:

• Kontrollstationen durchlaufe• Konzentriert arbeite, Kontrollfragen einbaue• Arbeit plane, Zeitlimite setze.

6

Prozessbeschreibung 1

6. Kontrolle beim Buchhalter• Lieferantenstamm und Lieferscheine werden kontrolliert• Kontrolle ob die Rechnung MWSt-konform ist (Adresse, MWSt-Nummer, Zeitraum der Dienstleistung, MWSt-Satz, usw.)

7. Entscheidung• Ist der Lieferant bereits im Buchhaltungsprogramm erfasst?• Falls nicht, nach Rücksprache mit dem CFO als neuer Lieferant im Buchhaltungsprogramm erfassen

• Falls ja, im Buchhaltungsprogramm buchen

8. Rechnung buchen• In der Buchhaltung• Im Buchhaltungsprogramm „Abacus“• Rechnung oder Gutschrift definieren• Lieferantenname suchen• Rechnungsnummer eingeben• Zahlweg definieren (Bankverbindung, Post, Einzahlungsschein)• Referenznummer eintragen (z. B. IBAN, SWIFT, Clearing-Nr.)• Zahlungsfristen definieren gemäss Rechnung• Rechnungsbetrag eingeben• Passendes Aufwandkonto auswählen (kontieren)• Passende Kostenstelle(n) auswählen• MWSt-Satz eingeben (inkl. oder exkl.)• Rechnungsbetrag nochmals eingeben (Kontrolle)• Text bez. Leistung/Grund der Rechnung schreiben• Definitiv buchen• Referenznummer gemäss Buchhaltungsprogramm auf der Rechnung schreiben (aut. vom System her vergeben)

• Buchungsstempel und Visum

1. Rechnung für Agenturaufwand eingegangen

• Am Empfang erhalten• Kuverts werden geöffnet• Rechnungen ausgesondert

2. Kontrolle am Empfang• Rechnungsadresse wird kontrolliert• Lieferscheine angehängt, falls bestellte Waren• Betrag wird kontrolliert und mit Visum bestätigt• Rechnung mit Eingangsdatum stempeln

3. Entscheidung• Agenturaufwand oder Weiterleitungsrechnung?• Falls Agenturaufwand zum Finanzchef• Falls Weiterleitungsrechnung zur Erfassung im Job-Kontroll-Programm und zur Beratung

4. Kontrolle beim Finanzchef (CFO)• Kontrolle in Bezug auf materielle und formelle Richtigkeit

• Plausibilitätsprüfung (macht es Sinn?)• Überprüfung Lieferantenstamm• Visum, evtl. Zweitvisum

5. Entscheidung• Ist die Rechnung materiell und formell richtigzugestellt?

• Falls nicht, wird sie mit dem Lieferanten besprochenund korrigiert

• Falls ok, wird sie in die Buchhaltung weitergeleitet

7

Prozessbeschreibung 29. Rechnungen ablegen• Die gebuchte Rechnungen werden im „offenen Kreditoren-Ordner“ nach Lieferantennamen abgelegt

10. Zahlungslauf erstellen• 2 bis 3 Mal im Monat• Im Buchhaltungsprogramm Laufdatum und Limite für die Zahlung eingeben (an welchem Tag wird bezahlt?) und Zieldatum definieren (bis wann sollen später fällige Rechnungen im aktuellen Zahlungslauf integriert werden)

• Zahlungslaufansicht ausdrucken

11. Entscheidung• Ist alles korrekt erfasst?• Falls nein, Rechnungen korrigieren oder auf einen späteren Zeitpunkt verschieben und von Zahlungslauf rausnehmen

• Falls ja, Rechnung zur Zahlung bereit stellen

12. Rechnungen aussuchen und zusammenrechnen

• Rechnungen aus dem Ordner „offene Kreditoren“rausnehmen

• Rechnungen addieren und mit Schlussbetrag auf dem Zahlungslaufausdruck vergleichen

13. Zahlungslauf an Finanzchef zur Kontrolle• Der addierte Schlussbetrag mit Schlussbetrag des Zahlungslaufausdruckes wieder vergleichen

• Einzelne Rechnungen kontrollieren, ob alle wirklich Agenturaufwand und ordentlich visiert sind

14. Entscheidung• Alles in Ordnung für die Zahlung?• Falls nein, Rechnungen anpassen oder auf einen späterem Zeitpunkt verschieben

• Falls ja: zur Freigabe dem Buchhalter vorlegen

15. Datentransfer-File im Buchhaltungsprogramm erstellen

• Dta-File im Abacus erstellen• File in geschütztem Buchhaltungs-Laufwerk ablegen

16. Datentransfer-File im Online Banking durch CFO einlesen und freigeben

• File im geschützten Laufwerk suchen und kontrollieren• Online Banking mit Passwörtern aktivieren• Datentransferfile online einlesen und visieren

17. Kontrolle und zweite Zahlungsfreigabe durch den Geschäftsleiter (CEO)

• Nochmalige, unabhängige Durchsicht der zu zahlenden Rechnungen durch den CEO. Zahlungsfreigabe mittels E-Banking / Zweitvisum.

18. Entscheidung• Wenn alle obigen Punkte korrekt sind, werden die Rechnungen wie aufbereitet, bezahlt.

• Falls nicht, Zahlungslauf ändern und nochmals visieren.

19. Bezahlte Rechnungen verbuchen• Beim Eintreffen der Bankbelastung werden die Rechnungen definitiv in der Kreditorenbuchhaltung und automatisch im Hauptbuch als „bezahlt“ ausgebucht.

20. Bezahlte Rechnungen ablegen• Originalrechnungen mit „Bezahlt und Datum“ stempeln• Im Kreditoren-Ordner alphabetisch ablegen• Spesen von Mitarbeiter im Spesen-Ordner ablegen

8

Erfahrungsbericht

Beispiel

Die Rechnung für bestellte Blumen ist im Dezember eingetroffen. Am Empfang wird sie kontrolliert und der zugehörige Lieferschein wird an die Rechnung angehängt. Der Grund der Bestellung wird aufgeschrieben (Kundengeschenk, Geburtstag etc.).

Im Januar trifft nochmals eine Rechnung für die selben Blumen ein. Sie wird irrtümlich vom Empfang nochmals visiert.

In der Buchhaltung stellen wir fest, dass die Rechnung doppelt gestellt wurde. Wir suchen die bezahlte Rechnung und vergleichen sie mit der neuen.

Anhand dieses Vergleichs, nehmen wir mit dem Lieferanten Kontakt auf und bitten ihn um Überprüfung.

Erfahrung und Schlussfolgerung

Am Empfang wurde nicht gemerkt, dass der Lieferschein bereits einer anderen Rechnung angehängt wurde. Um solche Fehler zu vermeiden, werden alle Lieferscheine klar in Bezug auf Empfang der Leistungen (Visum) kontrolliert.

Falls die Rechnung in der Buchhaltung nicht nochmals kontrolliert worden wäre, wäre sie heute doppelt bezahlt. Wir kontrollieren alle Rechnungen immer mehrmals (Plausibilität).

Mit der Zeit lernte ich, wo häufig Fehler auftreten. Ich habe heute mehr Sicherheit in der korrekten Handhabung der Kreditorenrechnungen und in der Abwicklung von Buchhaltungsaufgaben.

9

Schlusswort

Wenn man an Rechnungen denkt, meinen Viele, das sei ein sehr langweiliges Thema. Für mich war es aber keineswegs langweilig, mich mit diese Materie regelmässig zu befassen. Im Gegenteil, es hat mir viel Freude bereitet.

Das Vorgehen beim Rechnungen buchen, die Rechnungen zu kontrollieren, das Buchen im Buchhaltungsprogramm, die verschiedene Elemente der Rechnung zu trennen und zu hinterlegen, das Zusammenrechnen im Zeitpunkt des Zahlungslaufes. Von diesen Tätigkeiten habe ich sehr viel gelernt, vor allem für die Schule. Sie haben mir gezeigt, wie man die Schultheorie in die Praxis umsetzen kann.

Es war für mich sehr interessant diesen zweiten Arbeitsablauf bis ins kleinste Detail zu studieren. Ich hoffe, dass andere Mitarbeiterdiese Dokumentation brauchen können und dass sie verständlich genug dargestellt ist.

10

Musterdokument 1

1. "Eingangsdatum" – Stempel

2. Rechnungsnummer im Buchhaltungsprogramm

3. Rechnungsadresse der Kunden

4. Lieferantenname und Adresse

5. Bezeichnung (Rechnung oder Gutschrift)

6. Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, MWSt-Nummer des Lieferanten

7. Leistung

8. Zahlungsfristen

9. Mehrwertsteuer-Satz

10. Rechnungsbetrag

11. Aufwandkonto- und Kostenstellennummer

12. Gebuchtstempel + Visum

13. Bezahltstempel

14. Visum vom Finanzchef

1

2

3

4

5

6

7

8 9

10

11

12

13

14

11

Musterdokument 2

1. Bank

2. Kreditor

3. Debitor

4. Konto-Nr.

5. Rechnungsbetrag

6. Referenz-Nr.

1

2

3

4

5

6

12

Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich

Unzufrieden sehr zufrieden

Weil ich durch die Beschreibung eines solchen Prozesses viel lernen konnte. Darüber hinaus hilft die Beschreibung verschiedene einzelne Arbeiten zu verstehen, und kann zukünftig auch anderen Lernenden helfen.

Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen

Nichts alles

Schritt für Schritt lernt man Vieles schneller zu erledigen. Mit der Zeit weißt man, wo man anfangen sollte und welche Fehler man am besten vermeidet.

Auswertungsbogen der Lernjournale

Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt

Tief hoch

Weil es mir viel Spass machte, mich mit Rechnungen zu befassen. Da ich diesen Prozess regelmässig durchführte, konnte ich die Arbeitschritte von Anfang an bis zum Schluss studieren und verstehen, was meine Motivation enorm zu steigern vermochte.

Das Erlernen des Prozesses war für mich

Schwierig einfach

Weil es viel einfacher ist etwas zu erlernen, wenn man es gerne macht. Bei mir war das zum Glück der Fall und so war es eher einfach diesen Prozess zu beschreiben. Die Routine ermöglichte mir mit der Zeit selbständig zu arbeiten.

Danke für Ihre Aufmerksamkeit.

Prozesseinheit 2

Name: Zamyra D'Aquino

Datum: Zürich, 10. Februar 2006