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4.Fähigkeiten zurg
Entscheidungsfindung erkennen
Rollen, Funktion, Selbstverständnis der Beteiligtenin der Projekt- und Unternehmensorganisation
Entscheider und Entscheidungsgremien
Macht und Verantwortung
1
Organisation - ProjektleiterOrganisatorische Anbindung des Projektleiters - Projektgremien:
UnternehmensleitungUnternehmensleitungProjektplanungsteam
Projektführungs-gremium
SteuerkreisAnschubteam gremium
Projekt-Komitee Anschubteam
ÄProjektleiter
Änderungs - Kontroll-Kommission
ProjektteamTeilprogramm-l it
2
leiter
Fallbeispiel: Projektorganisationeines internationalen Konzerns mit der Unternehmensgruppe Fahrzeugtechnik
Projektleiter ist für das Projekt dem GF unter-
GF LA
BL BL BL BL BL BLLAS
Projekt 1
jstellt.
PL i.d.R nicht vollständig freigestellt
PL 1
BL BL BL BL BL BL freigestellt
Projektteam bleibt in der Personalverantwortung
PL 2PC
der jeweiligen Linienvor-gesetzten und ist für das Projekt dem PL unterstellt
PL 3 Projektsteuerung erfolgt über LA
LAS ist ein BLLAS ist ein BL
GF informiert sich im PC-bericht
3
Fallbeispiel: Bewertung von Projektmanagement und Projektenin einem Unternehmen
Ziele Erwartungen GeschäftsprozesseD
E
GF
K U
N D
BL
A G
U F
T R
PL
PT
A U
4
Fallbeispiel: Bewertung von Projektmanagement und Projektenin einem Unternehmen
Positionen Ziele Erwartungen Verhaltensmuster
GF BL
PL
PTPT
5
Fallbeispiel: Projektmanagement-Datenbankeines internationalen Konzerns mit der Unternehmensgruppe Fahrzeugtechnik
Analyse:Analyse:
Mitarbeiter „Mustermann, Hans“ ist sowohl in einem Projekt Projektleiterals auchim anderen Projekt Teammitglied und Sachbearbeiterin der selben Abteilung
6
Erwartungen an den Mitarbeiterals Projektleiter / an den Mitarbeiter als Teammitglied und Sachbearbeiterals Projektleiter / an den Mitarbeiter als Teammitglied und Sachbearbeiter
Kompetenz als Projektleiter
G li t
Kompetenz als Sachbearbeiter
S i li tGeneralist
Konfrontationsfähigkeit
Spezialist
Fachliche, methodische Kompetenz
Antizipationsfunktion
Wahrnehmungsfähigkeit
Teamfähigkeit
Kompromissfähigkeitg g
Eigene Standortbestimmung
A i fähi k it h
p g
Verantwortungsgefühlauch gegenüber dem Bereich
Aggressionsfähigkeit ohnedestruktiv zu sein
Feedback nehmen und geben können
Rollenidentifikation
Initiative ergreifen können . . .
7
Nach: Wildemann 2001
Abbau des Spannungsfeldes1. Einführung einer Organisationseinheit „Projektmanagement“
GF LAORG EinheitProjektmanagement
BL BL BL BL BLLAS
Projekt 1j g
PL 1
Projekt 1
Projekt 2PL 1 PC
Projekt 3
PL 2Synergieeffekte
8
Abbau des Spannungsfeldes2. Einbindung des PL in die Auftragsakquirierung
Lastenheft
PL
E
VertriebVerträge
GF
K U
N D
BL
A G
K
ORG EinheitProjektmanagement
F T
R A
Projektmanagement
PL
PT
A U
9
5.Kenntnisse für Projektplanungj p gund Werkzeuge zielgerichtet
einsetzteneinsetzten
Strukturplan
Aufwandsabschätzungg
Ressourcenplanung in den Projektphasen
Planungsmethoden
11
Projektplanung - Strukturplan
Vorbereitung der zweiten Projektsitzung
Das Projekt wird in überschaubare und abgrenzbareAufgaben zerlegt. Planung beginnt mit dem
Ermitteln aller Tätigkeiten
Übersicht aller Aktivitäten
f
Projektleiter
Entwurf eines Projektstrukturplanes
Der Einladung zur 2. Sitzungbeifügen.
als
oder l
Das strukturiert
objektstrukturierteProjektstrukturplanung
als und vereinfachtdie 2. Sitzung !funktionsorientierte
Projektstrukturplanung
12
Projektplanung - Strukturplanobjektstrukturierter Projektstrukturplan
Projekt: Homepage eines Gewerbebetriebs Projektleiter: PL
Homepage
Entwurf Bild & Button
Frames
Programmierung ProviderText
Fotos auswählenStruktur der Informationen ZugangsdatenFramesFotos erstellenHomepage Inhalte festlegen
Einfügen Textin neue Seiten
beschaffen
Design derHomepage Texte schreiben Scannen Publikationen/
Kontrolle
EinfügenBild / Grafik
Bilder / Grafikenfür Hintergründe
Links erstellen
Rest-Outfit
Buttons
Objektorientiert =
13Testlauf
jentsprechend der Durchführungsstrukturder Objekte
Projektplanung - Strukturplanobjektstrukturierter Projektstrukturplan
Projekt: Filmkamera XYZ Projektleiter: PL
Filmkamera
GehäuseElektrischesSystem
MechanischesSystem
Fil t t S h O tikFilmtransport Sucher Optik
Filmspulen-führung
Auslöser
Objektorientiert =
14
Objektorientiert =entsprechend der technischen Strukturder Objekte
Projektplanung - Strukturplanfunktionsorientierter Projektstrukturplanfunktionsorientierter Projektstrukturplan
Projekt: Filmkamera XYZ Projektleiter: PL
Filmkamera
- emen
t
bs-
eitu
ng
uche un
dpb
au
und
ktio
n
anal
yse
Proj
ekt
man
age
Vert
rieb
vorb
ere
Vers
u
Mod
ell-
prot
oty
Entw
urf
Kon
stru
Syst
ema
der
n n
stru
ktio
n d
richt
unge
n
etai
llier
teon
stru
ktio
n
Entw
urf
pezi
fikat
ion
Funktionsorientiert =entsprechend denFunktionsbereichen
15
Kon
Vorr De
Ko Sp
Funktionsbereichender Produktentwicklung
Projektplanung - StrukturplanStandard-Projektstrukturplan mit AP-NrStandard-Projektstrukturplan mit AP-Nr.
Projekt: Filmkamera XYZ Projektleiter: PL
Filmkamera
Gehäuse
3.
ElektrischesSystem1.
MechanischesSystem2.
Optik1.1
Teilaufgabe1.1.1 Entwurf
1.1.2 Konstruktion
TeilaufgabeTA
Filmtransport
1.1.3 FertigungArbeitspaketAP
16
Filmtransport1.2
Projektplanung - StrukturplanStandard-Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen
Arbeitspaket-Beschreibung
Arbeitspaket APJedes erhält eine Arbeitspaket-Nummer AP-Nr.
AP.Nr.: Titel: Auftrags-Nr.:
Beschreibung:
Arbeitspakete sind nichts anderes als Teilaufgaben,die in einem Projekt zu erfüllen
i d d di i P j ktsind und die im Projekt-strukturplan nicht mehr weiter unterglieder werden.
J d A b it k t i d
Abteilung: verantw. Mitarbeiter:
Jedes Arbeitspaket wird nur einem Verantwortlichen zugeordnet.
Di AP N i d äh d d
Tätigkeiten:1.2.3.
Die AP-Nr. wird während der ganzen Projektsteuerung beibehalten.
T i l
...
Dauer: Anfangstermin: Endtermin:
17
TerminplanungKostenplanungQualitätssicherung
Eigenleistung: Fremdleistung:
Nachfolgende AP-Nr.
Simultaneous Engineering
P d kti t i klP d kt t i kl
Sequentieller Prozessablauf im Projekt
Erprobung
ZuliefererentwicklungEigenentwicklung
ProduktionsprozessentwicklungProduktentwicklung
Konstruktion ErprobungKonstruktion
Paralleler Prozessablauf im Projekt
Produktionsprozessentwicklung
Produktentwicklung
Zuliefererentwicklung
Eigenentwicklung ZEITGEWINN
Konstruktion
Erprobung
18
Zeitachse
Projektplanung - AufwandsabschätzungKapazitätsplanung
Wie viel Personal und Betriebsmitteld b öti t?
800
900
werden benötigt?
Diese Informationen benötigen alle Projektbeteiligten und Fach-
bt il d i ht
n [
Std
]
600
700
800 abteilungen, um den vorausicht-lichen Bearbeitungsaufwand und die Auslastung zeitlich einplanen zu können.
nals
tund
en
400
500 ProjektleitermitProjektteam
Fach-abteilungen
Pers
on
200
300
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11Zeit [ Wochen ]
100
Projektablauf und
19
Zeit [ Wochen ]Terminplanung
Projektplanung - AufwandsabschätzungKostenplanungKostenplanung
Wie viel Geld ist wann für was bereit-zustellen?
] 140
160Da zwischen Termin, Kapazitäts- und Kostenplanung große Abhängigkeiten be-stehen, wird eine mehrmalige Anpas-sung der Planungsinhalte erforderlich
mitt
el [
T €
100
120
140 sung der Planungsinhalte erforderlich.
Zielkonflikt
te F
inan
zm
80
90 ProjektleitermitProjektteam
Projekt-auftragAuftraggeber
Ben
ötig
t
40
60
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11Zeit [ Wochen ]
20
Projektablauf und
20
Zeit [ Wochen ]Terminplanung
Projektplanung - AufwandsabschätzungRessourcenplanung in den Projektphasen
Analytische Aufwandabschätzungz.B. Ermittlung der Ressourcen
aus Kennzahlen
Ressourcenplanung mitInformationen aus Fachabteilungen
in Arbeitspaketen
Ergibt Kennzahlenfür zukünftigein Arbeitspaketen
Ressourcen-Kontrolle und -Steuerung
z.B. mit Kapazitätsspitzenausgleich
Projekte
Projekt-Entwicklung
G b l Projekt-GrobplanungderRessourcen
ErstellungDetail
jstruktur-planmitArbeits-
AnpassungundAbstimmung
Dokumentation
ErstellungdesLastenheftes
pakete
21
vom Groben zum Detail
Projektplanung - AufwandsabschätzungErmittlung der Ressourcen aus KennzahlenErmittlung der Ressourcen aus Kennzahlen
Empirische Gleichungen beruhen auf messbarenInformationen und vorliegenden Erkenntnissen
A = f ( M, Ei )g
A Personalaufwand oder FertigungskostenFertigungskosten
f „eine Funktion von“
M Menge einerErgebnisgröße z.B. in kg, m3
Ei EinflussparameterEi Einflussparameter(z.B. schlecht, mittel, gut)
Kennzahlenmethode:unternehmensspezifischeAuswertung durchgeführter
Kennzahl z.B. für die Softwareentwicklung :
Testzeit in Minuten
22
Auswertung durchgeführterArbeiten und Aktivitäten T
es
Testzeit in Minuten
Anweisungszeile pro StückK =
Projektplanung - AufwandsabschätzungZielkonflikte bei Kapazitäts- Kostenplanung
Projektleiter Erster Erkenntnis:ProjektleitermitProjektteam
Erster Erkenntnis:
- generell zu wenig verfügbar- nicht zum geplanten Zeitpunkt verfügbar- Kapazitätsspitzen nicht abgedeckt- Kapazitätsspitzen nicht abgedeckt
Optimierung der gesamten Projektplanung( Ablauf- und Terminplanung ) durchführenEinsatzmittel- ( p g )
ohne dass der Projektabschluss in Frage gestellt wird !planungmitKapazitätsspitzen-ausgleichg
Kann mit den verfügbaren Ressourcen das Projektzielnicht zum geplanten Termin erstellt werden, liegt ein
vor !Zielkonflikt
In diesem Fall muss der Projektleiter mit demAuftraggeber (Projekt-Komitee) neue Vereinbarungen
23
treffen.
Projektplanung - AufwandsabschätzungEinsatzmittelplanung und Kapazitätsspitzenausgleich
Bedarf an Personal pro Arbeitswoche Teilprojekt/TA=Teilaufgabe
1 2 3 4 5 6 7
TA 1.6
Nr.
AP=ArbeitspaketNr.
AP 1.6.1
AP 1.6.2
3 3
3
2 1AP 1.6.3
AP 1.6.44 4
1
2 1
AP 1.6.5
Bedarfje Woche 3 3 5 1 4 4 1
1
j
Personalbestand 3 3 3 3 3 3 3
24Personal-Bestand überschritten Optimierung
Projektplanung - AufwandsabschätzungBedarfsprofil und Optimierung
TA=Teilprojekt/Wird von deni l AP Teilaufgabe
Nr.
AP=ArbeitspaketN 1
4
6
sona
lzah
l
1 6 2
einzelnen AP-Verantwortlichenermittelt
Nr. 1.x.x
0
2Pers
1.6.1 1.6.1 1.6.3 1.6.3
1.6.2
1.6.4 1.6.4
1.6.5
1 2 3 4 5 6 7
Wird vom Projektleiter
4
6
sona
lzah
l Wird vom Projektleiteroptimiert
1 2 3 4 5 6 70
2Pers
25
1 2 3 4 5 6 7Arbeitswoche
TA 1.6
Projektplanung - AufwandsabschätzungBedarfsprofil und Optimierung
Übung: Was muss dabei von dem Projektleiter überprüftÜbung: Was muss dabei von dem Projektleiter überprüftund ggf. berücksichtigt werden ?
Welche Probleme können auftreten ?
Wird vom Projektleiter
4
6
sona
lzah
l Wird vom Projektleiteroptimiert
1 2 3 4 5 6 70
2Pers
26
1 2 3 4 5 6 7Arbeitswoche
TA 1.6
Projektplanung - PlanungsmethodenPlanungsablauf und Termine planen
ProjektstartProjekt-
AnfangsterminProjektstart AnfangsterminEndtermin
Projektstruktur- Teilaufgabe(Teilprojekt) Arbeitspaket Terminplan
AP AnfangjPlan (Teilprojekt)
TA
pAP AP-Anfang
AP-Ende
AP-Ver-AP-Ver-antwortlicher
Personal Optimierung P ffer eitenPersonal-Ressourcen
p gRessourcenVerteilung
PufferzeitenÜberlappung
Kosten-ÜberwachungKostenplanung
Ä d lÄ d
27
ZielvorgabeKontrolle
ÄnderungsplanSoll-/Ist-Vergleich
Änderungs-vorgänge
Ressourcen u.aMeilensteine
Projektplanung - PlanungsmethodenT i lTerminplan
Einfaches Verfahren der Terminplanung und Terminverfolgung Balkenplan
Mitarbeiterverteilt aufArbeitspakete AP
Pi
AP 3 AP 5Casper AP 2
AP 1
Müller
ScholzPiepgras
AP 1
AP 2 AP 6Müller
Piepgras AP 4
AP 3
Scholz
Casper
AP 1 AP 4
AP 6
AP 1pg
Oertel
Scholz
AP 5
AP 4
Oertel Müller
Casper
Scholz
1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11
AP 1 AP 4Scholz AP 6 Oertel Müller
28
Zeit ZeitPersonenbezogene Balkenplan Arbeitspaketbezogener Balkenplan
Projektplanung -Vorgänge Termin Erledigt
1. Absprache mit Verlagsleiter 29.6. über Schwerpunkte.
Terminplan
Beispiel:
p
2. Besprechung mit den Beteiligten. 30.6.
3 R h b di d t hDie Redaktionsleiterin einerZeitschrift hält eine Präsen-tation über Trend-Themen. Zur Vorbereitung
3. Rahmenbedingungen und techn.Möglichkeiten ermitteln (Assistentin). 1.7.
4. Abgabe Stoffsammlung(Praktikant). 6.7.gehören der Entwurf einer Rede, zusätzlich soll ihre Assistentin Handouts und Folien erstellen. Der
5. Beginn Redevorbereitung. 7.7.
6. Fertigstellung Redemanuskript undW it b P ktik t 13 7Praktikant bekommt die
Aufgabe, eine Informationsbooklet für die Zuhörer zu verfassen und soll
Weitergabe Praktikant. 13.7.
7. Abgabe des Booklets (Praktikant). 20.7.
8 B kl t k i i 22 7ihr auch bei der Stoffsammlung behilflich sein. Ihre Terminliste sieht folgendermassen aus:
8. Booklet korrigieren 22.7.
9. Folien und Handout (Assistentin). 23.7.
10 F ti t ll d V i lfälti 23 7
Projekt:P ä t ti i F kf t
10. Fertigstellung und Vervielfältigung 23.7.Booklet (Praktikant).
11. Probedurchlauf 24.7.
29
Präsentation in FrankfurtTermin: 27.7.1999 12. Rücksprache Veranstalter (Assist.) 24.7.
13. Präsentation durchführen 27.7.
Projektplanung -Terminplan
Beispiel:Die Redaktionsleiterin einerZ i h if häl i P ä
Terminplan Zeitschrift hält eine Präsen-tation über Trend-Themen.
Verlag Veranstalter
VerlagsleiterTermin: 27.07.1999Ort: Frankfurt/MainThema: Trend ThemenThema: Trend-Themen
in Verlagen
Redaktions-leiterin
Präsentationdurchführen
Praktikant AssistentinOrganisatorische
Rücksprache
30
Projektplanung - Beispiel:Di R d kti l it i iTerminplan Die Redaktionsleiterin einerZeitschrift hält eine Präsen-tation über Trend-Themen.
Übung:Bilden Sie Arbeitspakete mit AP-Nr. .... understellen Sie einen arbeitspaketbezogenen Balkenplanerstellen Sie einen arbeitspaketbezogenen Balkenplan
ete
beits
pake
Arb
31Zeit
Projektplanung - PlanungsmethodenBeispiel: Balkenplan
Arbeitspakete /Termin 29.6 30.6 1.7 6.7 7.7 13.7 20.7 22.7 23.7 24.7
Präsentations-vorbereitung
Vorbesprechung
Redaktionsleiterin u. Assistentin
VL u TeamVorbesprechung
RückspracheVeranstalter
VL. u .Team
Assi.
Stoffsammlung
Redemanuskript
Praktikant
RL
Booklet
Folien und Handout
Praktikant
Assistentin
Probedurchlauf Team
32
Projektplanung - PlanungsmethodenBeispiel: Balkenplan
Arbeitspakete /Termin 29.6 30.6 1.7 6.7 7.7 13.7 20.7 22.7 23.7 24.7
Vorbesprechung
RückspracheVeranstalter
VL. u .Team
Assi.Assi.Veranstalter
Stoffsammlung
Redemanuskript
Praktikant
RLRedemanuskript
Booklet (Prakt.)Korrektur (RL)
RL
RL
Prakt. Prakt.
Folien und Handout Assistentin
Probedurchlauf Team
33
Projektplanung - PlanungsmethodenNetzplan
Die Vorgänge, die Arbeitspakete AP , die in einem Projekt auszuführen sind, werden durch einen“Vorgangsknoten“ dargestellt und als Rechtecksymbol gezeichnet.
Darstellung eines Vorgangsknotens Symbol im Netzplan
Arbeitspaket Nr. .....Titel
A1 E1
Arbeitspaket-Beschreibung
frühester A1ä A2
frühester E1ä E2D
AP-Nr. Tage
spätester A2
Anfangszeitpunkt
spätester E2
Endzeitpunkt
Dauerin Tage
A2 E2
34
ProjektplanungPlanungsmethodenN t lArbeitspaket Titel Netzplan
Schaltungentwerfen
Stücklistenerstellen
Bauteilebestellen
Schaltungbauen
p
AP 2 3 AP 3 1 AP 4 7 AP 5 2
Entwick-lungsantrag
Zusammen-bauPrototyp
PrototypTest
geplanteDauer in Tagen
Arbeitspaket Nr.
AP1 10 AP 8 1 AP 9 3
Gehäusekonstruieren
GehäusebauenArbeitspaket
entspricht einem
AP 6 4 AP 7 3
pVorgangim Netzplan
35
Projekt: Entwicklung und Test der elektronischen Schaltung XYZ
ProjektplanungPlanungsmethodenN t l
Früheste Termine
Netzplan Schaltungentwerfen
Stücklistenerstellen
Bauteilebestellen
Schaltungbauen
11 13 14 14 15 21 22 23
KritischerPfad
AP 2 3 AP 3 1 AP 4 7 AP 5 2
11 13 14 14 15 21 22 2324 24 25 27
Entwick-lungsantrag
Zusammen-bauPrototyp
PrototypTest
1 10 24 24 25 27
AP1 10 AP 8 1 AP 9 31 10 24 24 25 27Vorwärtsrechnung
Gehäusekonstruieren
Gehäusebauen
11 14 15 17
AP 6 4 AP 7 3
Hier Tage durchlaufendnummeriert !
17 20 21 23Späteste TermineRückwärtsrechnung
36Projekt: Entwicklung und Test der elektronischen Schaltung XYZ
nummeriert ! Späteste TermineRückwärtsrechnung
Projektplanung - PlanungsmethodenÜbungÜb t Si d N t l S it 4 21 0 Netzplan und Balkenplan Übertragen Sie den Netzplan von Seite 4 – 21 – 0in einen Balkenplan. Markieren Sie den kritischenPfad, tragen Sie die Pufferzeit für AP Nr. 6+7 ein undführen Sie den Meilenstein „Prototypen getestet“ ein.
AP. AP-Name Dau 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27Nr. -er
1 Entwickl.antragg
2 Schaltung entwerfen
6 Gehäuse konstr.
3 Stücklisten erstell.
4 Bauteile bestellen
5 S h lt b5 Schaltung bauen
7 Gehäuse bauen
8 Zusammenbau Pro.
9 Prototyp Test
* Prototyp getestet- Meilenstein -
37
- Meilenstein -
Projektplanung - PlanungsmethodenLösungNetzplan und Balkenplan
AP. AP-Name Dau 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27Nr. -er
1 Entwickl.antrag 10
2 Schaltung entwerfen 3
6 Gehäuse konstr. 4
3 Stücklisten erstell. 1
4 Bauteile bestellen 7
5 Schaltung bauen 25 Schaltung bauen 2
7 Gehäuse bauen 3
8 Zusammenbau Pro. 1
9 Prototyp Test 3
* Prototyp getestet- Meilenstein - Pufferzeit
38
Pufferzeitfür AP 6 + 7
Projektplanung - PlanungsmethodenSoftwareunterstützung
Teachware Schulungs- und Trainingssoftware
Arbeitsplatz- Textverarbeitung, Tabellenkalkulation,software Präsentationsgrafik, Datenbankg ,
Spezifische Risikomanagement, Konfigurationsmanagementfunktionale Kostenschätzung Kostencontrollingfunktionale Kostenschätzung, KostencontrollingSoftware
Projektstruktur TerminplanungAblaufplanung (Balken- und Netzplan)
Projektmanagement-Software
p g ( p )Einsatzmittelplanung KostenplanungFinanzmittelplanung ProjektsteuerungBerichtswesen Projektdokumentation
Telekommunikation Internet, Intranet, E-Mail u.a.
39
Projektplanung - PlanungsmethodenSoftwareunterstützung (Beispiel)
40
Projektplanung - PlanungsmethodenSoftwareunterstützung
Projekt-Management bei Bauprojekten via Internet
Web basierendes ProjektmanagementWeb basierendes Projektmanagement
Project-NetProject-Net
Daten- und Projektmanagement-Lösung
wird während der Projektarbeit gemietetwird während der Projektarbeit gemietet
Nutzung per Internet
Application Service Provider Cephren ist
Obermeyer Planen+Beraten, München
41
y
Projektplanung - PlanungsmethodenSoftwareunterstützungSoftwareunterstützung
Integration im SAP - Gesamtsystem
Material
Zentrale Bedeutung
ProjektstrukturplanMaterial-wirtschaft
Finanz-buchhaltung
EinkaufVertrieb Bestellungen
durch Integrationdes Projektsystemsin das
buchhaltungKunden-aufträge Sachkonten
ErlöseObligo Bestell-
anforderungen
SAP-Gesamtsystem
Projektsystem
Fakturierung Rechnungen
ProjektsystemProjektstruktur-
planElementePersonal- K t t ll
EntlastungenPersonalkostenProjektleiter
Personalwirtschaft Kostenstellen
Personen Innenaufträge
benötigt
42
ProjektmanagerAbwicklung SAP kann flexibles
Projektmanagementmit termingeführten Netzplänen erschweren
Übung: Projektplanung
Projekt: Umzug Formulieren Sie das Projektziel:alte Wohnung neue Wohnungmuss renoviert muss vor Einzugüb b i t d
Projektdauer 12 Wochen
Sie haben einen lukrativenneuen Arbeitsvertrag mit einer
übergeben renoviert werden.werden. Eine neue Küche
muss eingebautwerden.g
neuen Firma in einer weiter entfernten Stadt abgeschlossen.
A Ih A b it i h lt ibt
Erstellen Sie ein LASTENHEFTEntwickeln Sie : Liste der Akti ität ProjektstrukturplanAus Ihrem Arbeitsinhalt ergibt
sich eine Residenzpflicht.
Sie sollen in 3 Monaten an der
Aktivitäten
Bilden Sie Arbeitspakete
Projektstrukturplan
neuen Arbeitsstelle beginnen.
Sie müssen in die neue Stadt iehen
Führen Sie einedurch.
Zeichnen Sie einen
Terminplanung
Balkenplanziehen. Zeichnen Sie einen
Gruppenarbeit ca. 60 Min.Wählen Sie einen Projektleiter !
43
Pro Gruppe eine Präsentation an derFlipchart-Tafel je max. 5 Min.
6.Kenntnisse zum Erreichender Projektziele anwenden
Qualitätssicherung des Projektes
Berichtswesen und begleitende Dokumenteg
Projekt systematisch beenden
44
Erreichen der ProjektzieleGrundparameter eines Projektes
Leistung Sachziele:
Welches Qualitätszielsoll erreicht werden ?Welche Funktionensollen erreicht werden ?sollen erreicht werden ?
Einsatzmittel Zeit
Kostenziel:Was darf dasProjekt kosten ?
Terminziel:Bis wann soll alleserreicht werden ?
45
Erreichen der Projektziele Grundparameter eines Projektes
Die Grundparameter eines Projektes: Leistung, Einsatzmittel und Zeitstehen in enger Wechselwirkung
geforderte Leistungbeanspruchte Einsatzmittelzur Verfügung stehende Zeit
stehen in enger Wechselwirkungzueinander
Die größte Herausforderung des Projektmanagements liegt in der
Integration und Steuerungdieser konkurrierenden drei Zielgrößen
Ganzheitliches Projektmanagement
46
Ganzheitliches Projektmanagement
Trinität: Produkt - Projekt - Prozess
Projekt
Idee Produkt
P
47
Prozess
Projektentwicklung - RisikomanagementRisiken sind:Risiken sind:
TerminüberschreitungTerminüberschreitung
Überschreitung der geplanten Kosten
Verfehlung der gesetzten Qualitäts- und Funktionsziele
48
Maßnahmen der Risikovorsorge
Projektentwicklung - RisikomanagementRisikomanagementRisikomanagementinfolgendenSchritten : Risiken - findenRisiken - finden
Risiken - bewerten
Risiken - beherrschen
49
Maßnahmen der Risikovorsorge
Projektentwicklung RisikomanagementProjektentwicklung - Risikomanagement
ProjektrisikenProjektrisiken
Projektablauf-Projektstruktur- Schnittstellen- PersonelleProjektablaufrisiken
Projektstrukturrisiken
Schnittstellenrisiken
PersonelleRisiken
Innovations-grad
Einsatz-bedingungen
Organi-sations-
schnittstellen
TechnischeSchnittstelleng g g schnittstellen
Unsicher-heiten derPlanung
Unsicher-heiten der
Realisierung
Vertrags-risiken
Ko-operations-störungen
50
Risikomanagement - Projektumwelt
Die Projektumwelt besteht aus:
ständig wandelnder Markt, Kunde ...
Umfangreiche und wiederholende Marktanalyse
i l liti h Ei fl B t i b t G k h ft
Umfangreiche und wiederholende Marktanalyse
sozial-politischer Einfluss: Betriebsrat, Gewerkschaften ...
Je nach Projektziel frühzeitig informieren.
Gesellschaftliche Interessentengruppen: Behörden Anlieger
Je nach Projektziel frühzeitig informieren.
Gesellschaftliche Interessentengruppen: Behörden, Anlieger,Bürgerinitiativen...
Klären Sie, welche Erwartungen sie an das
51
Projekt haben, wie sie dem Projekt gegenüberstehen,und welche Macht und Bedeutung sie haben.
Projektentwicklung - ProjektumweltAm Beispiel einer Softwareentwicklung für einen Kunden: Bedeutung für Kunden von 1 bis 5
D K d h tDer Kunde hat::Erwartungen EDV-Abtlg. Anwender Einkauf Geschäftsführung
Lösung passt in diebi h i EDV L d h ft
5 1 3 3bisherige EDV-Landschaft
System soll im Betriebmöglichst stabil sein 5 1 24
Leichte Gesamt-systemwartung
langfristige Weiterent-wicklung der EDV-Lösung
5
5
1 1 1
2 2 2wicklung der EDV-Lösung
Einfache Benutzeroberfläche
alle gewünschte Funk-ti f E d d
5
5
1 1
3 3 3
3
tionen f. Endanwenderwerden abgedeckt
preisgünstige Lösung
5
51 1
3 3 3
4
52
lange Gewährleistung 513 4
Projektentwicklung - Risikomanagementj g gPraxisbeispiel: Risikofaktoren, die in einem Software-Projekt identifiziert wurden
Risikofaktoren Maßnahmen der RisikovorsorgeRisikofaktoren Maßnahmen der Risikovorsorge
„Einkauf“ von Spezialisten; Maßnahmender Teambildung; Training; langfristigeEinsatzplanung der Schlüsselkräfte
Personalmangel;Mangel an genügendQualifizierten Personal
„Einkauf“ von Spezialisten; MaßnahmenDer Teambildung; Training; langfristigeEinsatzplanung der Schlüsselkräfte
Detaillierte Kosten- und Zeitplanung;Wiederbenutzung vorhandener Soft-waremodule; Entwicklung in Versionen
Unrealistische Zeitpläne und Budgets Detaillierte Kosten- und Zeitplanung;Widerbenutzung vorhandener Soft-Waremodule; Entwicklung in Versionenwaremodule; Entwicklung in Versionen
Organisationsanalyse; Erstellung einesPrototyps; Einbindung des potentiellen
Entwicklungfalscher Softwarefunktionen oderfalscher Benutzerschnittstellen
g
Organisations- oder Aufgabenanalyse;Erstellung eines Prototyps; Einbindungdes potentiellen Nutzers;Nutzers; frühzeitige Benutzerhandbücher
Erstellung eines Prototyps;Kosten-Nutzen-Analyse
falscher Benutzerschnittstellen
Ausstattung des Produkts mit
des potentiellen Nutzers;frühzeitige Benutzerhandbücher
Erstellung eines Prototyps; Kosten Nutzen Analyse
Konsequentes Änderungsmanagementmit „Einfrieren“ des LASTENHEFTES
gÜberflüssigen Funktionen
Kontinuierliche Änderung derAnforderungen durch den Auftraggeber
Kosten-Nutzenanalyse
Konsequentes Änderungsmanagementsmit“Einfrieren“ des LASTENHEFTES
53
Anforderungen durch den Auftraggeber mit“Einfrieren“ des LASTENHEFTES
Erreichen der Projektziel - Qualitätssicherung des ProjektesProjektphasen und Meilensteine
Qualität
Das Produkt
Qualitätsmerkmale
für technische Produkte:
Qualitätsmerkmale
für z.B.Organisations- Produkte:Das Produkt
muss so beschaffensein, dass es die Eignung
hat, die festgelegtenund vom Kunden
ZuverlässigkeitFunktionserfüllung
BenutzerfreundlichkeitWartungsfreundlichkeit
g
....
....und vom Kundenvorausgesetzten
Erfordernisse zu erfüllen.
WartungsfreundlichkeitUmweltfreundlichkeit
ÜbertragbarkeitEffizienz
....
....
Organisationsproduktekönnen sein:RationalisierungProjektierungVertrieb
Übung:
Stellen Sie die Qualitätsmerkmale
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BetreuungLogistiku.a.
eines typischen Produktes IhresUnternehmens zusammen.
Erreichen der Projektziele - Qualitätssicherung des ProjektesReviewgespräch
D ö li h G ä hDas persönliche Gesprächim Projekt ist nicht zu ersetzten!
Less paperwork, more visibility
Zeitverzögerungenbei Maßnahmender Projektsteuerungde oje tsteue u g
Informations-verzögerung
Entscheidungs-verzögerung
Aktivitäts-verzögerung
Durchführung undAuswirkung der
Änderungs-
Abweichungzwischen PLANund IST tritt ein Änderungs
maßnahmen
Projektablauf Zeitachse
und IST tritt ein
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Erreichen der Projektziele - PräsentationÄÄnderungskontrolle
Beispiel fürÄnderungskontrolle Änderungsantrag Änderungsnummer AP-Nr.Projekt: p
ein FormblattÄnderungs-kontrolle
jAP-Verantwortlicher:TA- oderTeil-Projekt Verantwortlicher:Abtlg./Tel./E-Mail
Änderungsdurchführung inEntwicklung:Produktion:Finanz:Abtlg./Tel./E Mail
Erstelldatum:Finanz:Beschaffung:Qualitätssicherung:
Begründung/Erklärung Skizze:
(kurzer Text einschl. Erläuterungdes Mehra f andes) Handskizze genügtdes Mehraufwandes) Handskizze genügt
Beschaffungsfreigabe erteilt am:
zuständige Einheit:
Genehmigt d Vorsitz
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AP- oder TA-Verantw.:oder Projektleiter:
ErneuteVorstellung am:
Genehmigt d. Vorsitz.Änderungskommision oderProjekt-Komitee:
Erreichen der Projektziel - Qualitätssicherung des ProjektesProjektphasen und Meilensteine
Qualität im Projektverlauf in den Projektphasen sichern
durch Haltepunkte setzten und Zwischenergebnisse überprüfen :p g p
Meilensteine
Meilensteine sind wichtige Ereignisse innerhalb einer Projektphase.
Regel: Jeder Meilenstein kann erst dann überschritten werden,wenn die vorher formulierten Qualitätsmerkmale erfüllt wurden.
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Die wichtigsten Meilensteine sind die Übergänge von einer Projektphase in die andere.
Erreichen der Projektziel - Qualitätssicherung des ProjektesProjektphasen und Meilensteine
Die Sicherung der Qualitätsmerkmalegwährend des ganzen Projektprozesseist wichtiger Bestandteil desProjektmanagements Das Projekt ist in Phasen j
strukturiert:
ZielfindungProblemlösungs-zyklus Detail
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vom Groben zum Detail
Erreichen der Projektziele - Qualitätssicherung des ProjektesReviewgespräch
Inspektiondes Zwischenergebnisseseines Arbeitspaketes
Review
auf Erfüllung derQualitätsmerkmale.
A b it k t i d t h dArbeitspaket wird entsprechendden Änderungsvorschlägenvom Verantwortlichen überarbeitet.
Änderung wird vom Projektleiterüberprüft.
Danach Freigabe zur Durchführungder Korrekturmaßnahme.
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Erreichen der Projektziele - Qualitätssicherung des ProjektesProjekt - Review
PERT Program Evaluation and Review Technique
Vorgangsdauer (Dauer eines Arbeitspaketes) zunächst geschätzt oder aus Erfahrung
Eingabe von Wahrscheinlichkeiten: optimistischeEingabe von Wahrscheinlichkeiten: optimistische
pessimistische Dauer
realistische
PERTErrechnet den gewichteten Durchschnitt und verfolgt die Auswirkung der ermittelten undPERT verfolgt die Auswirkung der ermittelten und aktualisierten Vorgangsdauer eines jeden Arbeitspaketes im Netzplan (Projekt-Steuerung)
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siehe auch Softwareunterstützung
Erreichen der Projektziele - Berichtswesenb l it d D k tbegleitende Dokumente
Projektberichte StatusberichteProjektberichtedokumentierenden Projektstatus
Statusberichtesind wichtig zurProjektkontrolle
PLAN / IST-Vergleich
Fortschritts-bericht
Fortschrittsberichtedienen der regel-mässigen Information berichtder Beteiligten
Qualitätsberichte
QualitätsberichtQdienen der EinhaltungvonQualitätsmerkmalen
ProjektdatenAuswertung
Auslastungs-Auslastungsberichtehelfen, Über- oderUnterkapazitäten
Projektinformationenmöglichst
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berichtUnterkapazitäten(Ressourcen)frühzeitig zu Erkennen
möglichstgrafisch darstellen!
Erreichen der Projektziele -PräsentationProjektkontrolle
Für die Endphase eines Projekteswird eine hochrangig besetzte
Teilnehmer :- Mitglieder des Projekt-Komiteeswird eine hochrangig besetzte
Besprechung „vor Ort“vorgeschlagen.
Mitglieder des
(dadurch evt. Vorstände aus den produkt-orientierten Vorstandsebenen).
P j ktl it d j h kt ll
Projekt Komitees,
- Projektleiter und je nach aktuellemHandlungsbedarf Projektteam-Mitglieder.
Zur Entscheidung gehört :
Präsentation mit Grafikenund Demonstrationim „Musterraum“ Zur Entscheidung gehört :
- Was soll im nächsten Schrittgemacht werden?
- Wer ist dafür zuständig?
„
Themen:- Die Zielabweichung
Ihre sachliche Ursache
- Falls mehrere Zuständige:Wer ist federführend?
- Bis wann muss der Schrittumgesetzt sein?- Ihre sachliche Ursache
- Die Auswirkung auf das Projekt- Die Lösungsalternative
umgesetzt sein?- Was wird an Mitteln genehmigt?- Wann, von wem und in welchem Kreis
wird wieder berichtet?
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Projekt systematisch beenden
E b iWodurch wird das Projekt abgeschlossen?
Ergebnispräsentieren
1. Die Projektergebnisse werden dem Nutzerübergeben.
Ergebnis O K2. Der Auftraggeber nimmt das Projektergebnis
ab.
Ergebnis O.K.
3. Der (Auftraggeber) Projektleiter löst die Projekt-gruppe auf. Projektteam auflösen
63
Projekt systematisch beenden
Überprüfen Sie die Wurden Zielvorgaben erreicht ?die Abnahmebedingungenaus den Qualitätsmerkmalen ! Wurden Ressourcen eingehalten?
Wurden Termine eingehalten?
Wurden die Kosten eingehalten?
Erstellen Sie einen Ziele, Daten, StrukturProjekt-Abschlussbericht ! Leistungen ErgebnisseAbschlussbericht ! Leistungen, Ergebnisse
besondere Punkte
Kosten
Produktabnahmedurch Auftraggeber
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durch Auftraggeber
Projekt systematisch beenden - Produktübergabe
Auftraggeber Auftragnehmer / Projektleiter
P j ktAntrag Projekt-auftrag
Realisierung
Übergabe-protokoll
Begut-achtung
Übernahme-protokoll
Projekt-auflösung
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Projekt systematisch beenden - Projektabschluss - Sitzung
Durchführung einer Projekt - Abschluss - Sitzung
Wurden die Ziele erreicht?
Sind die Bedingungen erfüllt?Lastenheft
Wurden die Prämissen eingehalten?
Gibt es neue Anforderungen?
Qualitäts-merkmale
g
Welche Massnahmen sind noch erforderlich?
Wer benötigt welche Dokumentation?Wer benötigt welche Dokumentation?
Wann und wie wird das Projektteam entlastet?
Wann und wie werden die Projektergebnissean den nutzenden Fachbereich übergeben?
Wer ist für die weitere Betreuung des Produktes
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Wer ist für die weitere Betreuung des Produktesbeim Auftraggeber/Auftraggeber verantwortlich?
Projekt systematisch beenden - Auswertung der Erfahrungen
Erhebung derKundenzufriedenheit
1. In welcher Form waren Sie am Projekt beteiligt?
2. Wie zufrieden waren Sie mit dem Projektstart, der Ziel-form lier ng nd den Projektplänen?formulierung und den Projektplänen?
3. Wie zufrieden waren Sie mit der Aufgaben- undKompetenzverteilung sowie dem Informationsfluss?
Nach [8]
p g
4. Wie zufrieden waren Sie mit dem Einsatz und derArbeitsweise des Teams?
5. Wie zufrieden waren Sie mit der Betreuung durch den Projektleiter?
6. Wie gut wurden die Teil- / Projektziele erreicht?
7. Wie schätzen Sie das Projekt bezüglich des erbrachtenZeit und Kostenaufwands sowie des erreichten undZeit- und Kostenaufwands, sowie des erreichten underwartenden Ergebnisses ein?
8. Welche Verbesserungen sollen bei der Realisierung
jeweilsBewertung von 1 bis 6
671 2 3 4 5 6
g gweiterer Projekte berücksichtigt werden?und
Anmerkungen
Projekt systematisch beendenFeedback zum Projekt "................................................................"
- Auswertung der Erfahrungenj
1. In welcher Funktion waren Sie bei dem Projekt beteiligt?Mitglied des: Entscheiderkreises Steuerkreises
Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5
2. Wie zufrieden waren Sie mit der ersten Ansprache, Beschreibung der Aufgabenstellungsowie der Zielfindung durch das Projektteam?sowie der Zielfindung durch das Projektteam?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10nicht zufrieden sehr zufrieden
3. Wie zufrieden waren Sie mit der Betreuung Ihrer Projekttätigkeit durch dieProjektleitung und das Planungsteam?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10nicht zufrieden sehr zufrieden
Feedback von den Projektmitgliedernvom Projektteam
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
4. Wie zufrieden waren Sie mit der Kommunikation in den Projektgruppen bzw.Koordinationsgesprächen?a) Inhalte:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10nicht zufrieden sehr zufrieden
b) Moderation und Zeitmanagement:Wo waren wir gut, wo weniger, weshalb?
b) Moderation und Zeitmanagement:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10nicht zufrieden sehr zufrieden
5. Waren wichtige Funktions-/Entscheidungsträger in der Projektstruktur nichtberücksichtigt?_________________________________________________________________________
Wie habe ich das Team erlebt,wie das Team mich?
_________________________________________________________________________
6. Wie hoch schätzen Sie Ihren Beitrag zur Problemlösung im Sinne der Zieldefinition?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10sehr gering sehr hoch
7. Wie schätzen Sie das Projekt bezüglich der Realisierung aller Teil-/Projektziele ein?
1 2 3 6 8 9nicht zufrieden sehr zufrieden
Was sollte bei künftigen Projektenbeachtet werden?
W kö i d P j k l ? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
8. Wie schätzen Sie das Projekt bezüglich des erbrachten Zeit- und Kostenaufwandessowie des erreichten bzw. zu erwartenden Ergebnisses ein?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10nicht zufrieden sehr zufrieden
9 W l h V b llt b i d R li i it P j kt b ü k i hti t
Was können wir aus dem Projekt lernen?
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9. Welche Verbesserungen sollten bei der Realisierung weiterer Projekte berücksichtigtwerden?_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Projekt systematisch beenden
Projektleiter
würdigt die Leistungder Projektteam - Mitglieder
durch:
Incentives (Anreize)
durch: Belohnung
Beurteilung
Empfehlung
...
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