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Adobe

Acrobat X PDF-Dokumente erstellen und publizieren ACROX

Birgit Szuba

1. Ausgabe, April 2011

I Acrobat X - PDF-Dokumente erstellen und publizieren

2 © HERDT-Verlag

1 Was Sie wissen sollten ............................4

1.1 Voraussetzungen und Ziele ........................... 4 1.2 Aufbau und Konventionen............................ 5

2 Adobe Acrobat kennenlernen ................6 2.1 Was ist Adobe Acrobat?................................. 6 2.2 Die PDF-Technologie ...................................... 7 2.3 Die Adobe-Acrobat-Familie ........................... 7 2.4 Die Installation und das Einspielen

von Programm-Updates ................................. 9 2.5 Die Komponenten von Acrobat X Pro

und Standard................................................ 11 2.6 Einsatzmöglichkeiten der

PDF-Technologie .......................................... 13 2.7 Die Arbeitsoberfläche von

Adobe Acrobat ............................................. 15

3 PDF-Dateien anzeigen und drucken.....16 3.1 Adobe Reader - Überblick............................ 16 3.2 Dokumente betrachten und

darin navigieren ........................................... 19 3.3 PDF-Dokumente ausdrucken ....................... 22 3.4 Die Suchfunktion.......................................... 25 3.5 Inhalte aus PDF-Dateien entnehmen........... 27 3.6 PDF-Dateien exportieren

(nur in Acrobat verfügbar)........................... 30 3.7 Zwei PDF-Dokumente miteinander

vergleichen (nur in Acrobat verfügbar) ...... 31 3.8 Schnellübersicht ........................................... 33 3.9 Übung ........................................................... 34

4 PDF-Dateien erstellen und zusammenführen ...................................36 4.1 Ein PDF-Dokument aus einer Datei

erstellen ........................................................ 36 4.2 PDF-Dateien aus mehreren Dateien

erstellen ........................................................ 37 4.3 Dateien in einem PDF-Portfolio

zusammenstellen (nur in Acrobat X Pro) .... 40 4.4 PDF-Dateien durch Scannen erstellen ......... 49 4.5 PDF/A-Dateien erstellen für die

Langzeitarchivierung ................................... 50 4.6 Arbeiten mit dem Aktionsassistenten

(nur Acrobat-X-Pro-Version) ........................ 51 4.7 Schnellübersicht ........................................... 55 4.8 Übung ........................................................... 55

5 PDF-Dateien aus anderen Programmen erstellen......................... 56 5.1 Der Adobe-PDF-Drucker ...............................56 5.2 PDF-Dateien über andere Anwendungen

erzeugen .......................................................56 5.3 PDF-Dateien aus Microsoft Office 2010

erstellen.........................................................60 5.4 PDF-Dateien aus Microsoft Office 2010

mit dem Acrobat X erstellen.........................60 5.5 PDF-Dateien mit Anlagen .............................65 5.6 Schnellübersicht ............................................67 5.7 Übung............................................................67

6 Acrobat Distiller .................................... 68 6.1 Grundlagen ...................................................68 6.2 Acrobat Distiller konfigurieren ....................69 6.3 Die Standards für die PDF-Umwandlung .....71 6.4 Schriften über Distillereinstellung

integrieren.....................................................75 6.5 Überwachte Ordner (nur Acrobat-X-

Pro-Version)...................................................77 6.6 PDF-Dateien mit Acrobat Distiller

erzeugen .......................................................79 6.7 Schnellübersicht ............................................80 6.8 Übung............................................................81

7 PDF-Dateien bearbeiten........................ 82 7.1 Werkzeuge einrichten ..................................82 7.2 Seiten von PDF-Dokumenten bearbeiten ....83 7.3 Lesezeichen erstellen und bearbeiten..........91 7.4 Verknüpfungen in PDF-Dateien ...................95 7.5 Text und Grafiken bearbeiten ......................97 7.6 Mit Messwerkzeugen arbeiten...................101 7.7 Eine PDF-Datei optimieren .........................102 7.8 Schnellübersicht ..........................................104 7.9 Übung..........................................................104

8 Weiterführende Bearbeitungs- funktionen............................................ 106 8.1 Mit Artikeln arbeiten..................................106 8.2 Film- und Audiodaten einfügen

(nur in Acrobat X Pro).................................108 8.3 Seitenvorgänge festlegen...........................114 8.4 Präsentationen mit PDF-Dateien

durchführen ................................................115 8.5 Schnellübersicht ..........................................116 8.6 Übung..........................................................116

Inhalt I

© HERDT-Verlag 3

9 PDF-Dokumente schützen ...................118 9.1 Sicheres Arbeiten mit Adobe Acrobat

und Reader.................................................. 118 9.2 PDF-Dateien schützen................................. 120 9.3 PDF-Dateien mit Kennwortschutz

versehen ...................................................... 121 9.4 Dokumentanlagen schützen mit

einem Sicherheitsumschlag ........................ 122 9.5 PDF-Dokument durch Zertifikat

schützen ...................................................... 124 9.6 Eine eigene digitale ID mit Acrobat

erstellen....................................................... 125 9.7 Bestimmte Inhalte im Dokument

schwärzen und verborgene Informationen entfernen ........................... 131

9.8 Schnellübersicht .......................................... 132 9.9 Übung.......................................................... 133

10 PDF-Kommentare und Dokument-überprüfungen.....................................134

10.1 Grundlagen der Kommentierungs- funktion ...................................................... 134

10.2 Kommentare erstellen ................................ 134 10.3 Kommentare verwalten.............................. 139 10.4 Adobe Reader - Anwender am

Kommentierungsprozess beteiligen (nur in Acrobat X Pro)................................. 142

10.5 Überprüfung von PDF-Dokumenten.......... 143 10.6 Online zusammenarbeiten über

Acrobat.com................................................ 145 10.7 Schnellübersicht .......................................... 147 10.8 Übung ......................................................... 147

11 PDF-Formulare......................................148 11.1 Allgemeines zur Arbeit mit elektro-

nischen Formularen in Acrobat .................. 148 11.2 Formulare mit Acrobat X Pro erstellen ...... 149 11.3 Formulare im Internet einsetzen................ 155 11.4 Ein Formular erstellen mit LiveCycle

Designer ES2................................................ 158 11.5 Formulardaten eingeben............................ 168 11.6 Formulare verteilen und

zurückverfolgen.......................................... 170 11.7 Schnellübersicht .......................................... 171 11.8 Übung ......................................................... 172

12 PDF in Zusammenarbeit mit HTML .... 174 12.1 Internetseiten mit Acrobat in

PDF-Seiten konvertieren............................. 174 12.2 Internetseiten über Internet Explorer

in PDF-Seiten konvertieren ........................ 177 12.3 RSS-Feeds mit Tracker abonnieren............. 178 12.4 PDF-Dateien als HTML- oder

XML-Dateien exportieren........................... 179 12.5 Barrierefreiheit ........................................... 180 12.6 Schnellübersicht.......................................... 181 12.7 Übung ......................................................... 181

13 Einen Index erzeugen mit Catalog .... 182 13.1 Index erstellen mit Acrobat X Pro.............. 182 13.2 Index ändern oder aktualisieren................ 184 13.3 Indexinhalte löschen................................... 184 13.4 Index in eine PDF-Datei einbetten............. 185 13.5 Über einen Index suchen............................ 186 13.6 Schnellübersicht.......................................... 187

14 Druckproduktion ................................. 188 14.1 Grundlagen................................................. 188 14.2 Preflight-Prüfung durchführen.................. 189 14.3 PDF-Standard von Dateien überprüfen

und zuweisen.............................................. 194 14.4 In der Ausgabevorschau Farbseparation

und Farbwarnungen anzeigen................... 196 14.5 Farben konvertieren................................... 197 14.6 Farbmanagement ....................................... 198 14.7 Erweiterte Einstellungen im

Drucken-Dialogfenster ............................... 200 14.8 Schnellübersicht.......................................... 201 14.9 Übung ......................................................... 201

Stichwortverzeichnis ...................................202

3 Acrobat X - PDF-Dokumente erstellen und publizieren

16 © HERDT-Verlag

3 PDF-Dateien anzeigen und drucken

In diesem Kapitel erfahren Sie

D was die Anwendung Adobe Reader ist

D wie Sie PDF-Dateien anzeigen und darin navigieren

D wie Sie PDF-Dateien ausdrucken

D wie Sie PDF-Dateien durchsuchen können

D wie Sie Inhalte aus PDF-Dateien exportieren

Voraussetzungen

D Allgemeine Kenntnisse im Umgang mit Windows-Anwendungen

3.1 Adobe Reader - Überblick

Im folgenden Kapitel werden diejenigen Grundfunktionen von Adobe Acrobat erklärt, die unter dem Namen Adobe Reader auch als eigenständige Anwendung erhältlich sind.

Das Adobe-Reader-Arbeitsfenster mit geladener Datei und eingeblendetem Aufgabenfenster Alle Abbildungen in diesem Abschnitt zeigen den Adobe-Reader-Arbeitsbereich, der optisch der Arbeits-oberfläche von Acrobat angeglichen ist. Allerdings fällt die Standard-Werkzeugleiste im Reader entsprechend dem Funktionsumfang reduzierter aus und ist nur einzeilig (vgl. Abb. Abschnitt 2.7).

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Dokumentfenster

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Aufgabenfenster Navigationsfenster, minimiert

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PDF-Dateien anzeigen und drucken 3

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Wenn Sie den Reader ohne PDF-Datei gestartet haben, werden in der Grundeinstellung über dem Dokument-fenster Menü- � und Werkzeugleiste � angezeigt und es erscheint wie beim Acrobat zunächst ein Begrü-ßungsbildschirm mit Schnellzugrifffunktionen zum Öffnen von Dokumenten oder zur Direktverbindung zu einem der Acrobat-Onlinedienste (vgl. Abschnitt 10.6). Sobald ein Dokument geladen wird, erscheint am linken Rand des Arbeitsbereichs das minimierte Naviga-tionsfenster mit entsprechenden Steuerschaltflächen . Je nach Voreinstellung durch den Autor der PDF-Datei wird dieses Teilfenster minimiert oder geöffnet angezeigt und ist mit unterschiedlich vielen aktiven Schaltflächen versehen. Durch einfaches Klicken auf die Symbolschaltflächen bewegen Sie sich durch die verschiedenen Teilebenen des Navigationsfensters. Per Klick auf die Schaltfläche KOMMENTAR � wird rechts neben dem Dokument das Aufgabenfenster angeord-net, in dem aufgeführt wird, welche Anmerkungen und Kommentare im Dokument enthalten sind. Hat der Verfasser der Datei dem Reader-Anwender erweiterte Rechte eingeräumt oder mehr als die Standard-Werk-zeuge freigegeben, so ist dies ebenfalls in diesem Fensterbereich sichtbar. Das Aufgabenfenster FREIGEBEN � bietet die Möglichkeit, Dokumente direkt per E-Mail zu verschicken sowie sich mit den Online-Diensten zu verbinden. Wie bereits im vorherigen Kapitel erwähnt, kann Adobe Reader PDF-Dokumente auch innerhalb eines Web-Browsers laden. Neu ist in Version X, dass in der Grundeinstellung das ganze Browserfenster als Lesefläche dient. Die wichtigsten Steuerelemente zur Navigation werden in einer schwebenden Werkzeugleiste durch Cursorbewegung ein- und ausgeblendet. Erst ein Klick auf das Schleifensymbol � ordnet die Werkzeugleiste sowie die Steuerschaltflächen des Navigationsfensters wie gewohnt um das Dokumentfenster an (vgl. Ab-schnitt 2.4).f

Schwebende Werkzeugleiste im Browserfenster Das Arbeitsfenster anpassen

Sie möchten …

die Haupt-Werkzeugleiste aus- oder einblenden

f Betätigen Sie die Taste F8 , oder wählen Sie den Menüpunkt ANZEIGE - EIN-/AUSBLENDEN - WERKZEUGLEISTENELEMENTE - WERKZEUGLEISTEN AUSBLENDEN/EINBLENDEN.

das Navigationsfenster aus- oder einblenden

f Betätigen Sie die Taste F4 , oder klicken Sie direkt auf eine der Steuerschaltflächen , oder wählen Sie den Menüpunkt ANZEIGE - EIN-/AUSBLENDEN - NAVIGATIONSFENSTER - NAVIGATIONS-FENSTER AUSBLENDEN/EINBLENDEN.

das Aufgabenfenster ein- oder ausblenden

f Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf eine der rechts angeordne-

ten Schaltflächen oder auf , die bei erweiterten Rechten für Werkzeuge zusätzlich eingeblen-det werden.

die Breite des Naviga-tionsfensters ändern

f Zeigen Sie mit der Maus auf den Trennbalken. Sobald der Maus-zeiger einen Doppelpfeil darstellt, halten Sie die Maustaste ge-drückt und verschieben Sie den Trennbalken.

die Seitenminiaturen ein- oder ausblenden f Klicken Sie auf die Schaltfläche SEITEN am linken Fensterrand.

die Lesezeichen ein- oder ausblenden f Klicken Sie auf die Schaltfläche LESEZEICHEN am linken Fenster-

rand.

das Teilfenster ANLAGEN ein- oder ausblenden f Klicken Sie auf die Schaltfläche ANLAGEN am linken Fenster-

rand.

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In der Standardeinstellung werden im Navigationsfenster von Adobe Reader zumindest die Schaltflächen zu den Teilfenstern SEITEN und ANLAGEN bei jeder geladenen Datei eingeblendet, unabhängig davon, ob der Datei auch eine Anlage angehängt wurde. Je nach Ursprungsanwendung kann der Autor einer PDF-Datei festlegen, was im Navigationsfenster seiner Datei zusätzlich zu sehen ist. Seit Acrobat Version 7.0 ist es außerdem möglich, Anwendern von Adobe Reader diverse Kommentierungs- und Überprüfungsmöglichkeiten einzuräumen (vgl. dazu Kapitel 10). Wenn Sie anstatt mit der Maus lieber mit der Tastatur arbeiten möchten: f Wählen Sie im Menü BEARBEITEN - VOREINSTELLUNGEN.

f Markieren Sie in der Liste KATEGORIEN den Punkt ALLGEMEIN.

f Aktivieren Sie im dazugehörigen Dialogfenster unter BASISWERKZEUGE das Kontrollfeld ZUGRIFFSTASTEN ZUM ZUGREIFEN AUF WERKZEUGE VERWENDEN. Damit können Sie auf Werkzeuge einfach über Tastaturzeichen zugreifen. Diese Funktion ist sowohl im Adobe Reader als auch in den Adobe-Acrobat-Versionen verfügbar.

Werkzeugsymbole nach Bedarf aktivieren und einblenden

In der Standardeinstellung der Anwendung ist nur eine vergleichsweise kleine Auswahl aller verfügbaren Werkzeuge auf den ersten Blick sichtbar eingerichtet; das gilt sowohl für Adobe Reader als auch für Acrobat. Sie können aber auf eine Vielzahl nützlicher Werkzeuge zurückgreifen und sich die Arbeitsoberfläche ganz nach Bedarf individuell einrichten. Im Menü ANZEIGE sind die gebräuchlichsten Funktionen zur Steuerung der Dokumentanzeige versammelt für den schnellen, einmaligen Zugriff. Brauchen Sie bestimmte Werkzeuge aber immer wieder, empfiehlt es sich, die Werkzeugleiste nach Ihren Wünschen anzupassen, um entsprechende Schaltflächen dauerhaft zur Ver-fügung zu haben. Nach Themen, immer zu kleinen Gruppen zusammengefasst oder auch einzeln, können alle Symbolschaltflä-chen in der Werkzeugleiste zusätzlich ein- oder ausgeblendet werden. So fügen Sie die Werkzeug-Schaltflächen, die Sie brauchen, dauerhaft hinzu: f Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Werkzeugleiste.

Es öffnet sich das Kontextmenü mit nach Themen geordneten Untermenüs �.�

Kontextmenü mit Untermenü SEITENNAVIGATION f Markieren Sie entweder einzelne Werkzeuge eines Bereichs mit einem Häkchen � oder

aktivieren Sie die gesamte Werkzeug-Gruppe, beispielsweise die zur Seitennavigation über ALLE SEITENNAVIGATION-WERKZEUGE EINBLENDEN . Die gewünschten Schaltflächen werden sofort der Werkzeugleiste angefügt.

f Um zur Standardeinstellung zurückzukehren, wählen Sie im Kontextmenü WERKZEUG-LEISTEN ZURÜCKSETZEN. Bestätigen Sie die Abfrage mit OK.

oder f Betätigen Sie die Tastenkombination ALT F8 und bestätigen Sie mit OK.

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Durch Aktivierung des Kontrollfelds WORTSTAMM � wird nicht nur das Wort, sondern es werden auch Varianten davon gefunden. Beispielsweise wird bei Eingabe von reader auch das Verb read als Fundstelle erkannt. Die Option UMGEBUNG � durchsucht mehrere Dokumente nach mindestens zwei oder mehr angegebenen Suchwörtern unter Berücksichtigung eines bestimmten Abstands dieser Wörter zueinander innerhalb des Textes. Sie können diese Abstandsweite festlegen unter BEARBEITEN - VOR-EINSTELLUNGEN - SUCHEN. Der Bereich FOLGENDE ZUSATZKRITERIEN VERWENDEN bietet die Möglichkeit, die Suche anhand von Dokumenteigenschaften zu verfeinern. Die darin aufgeführten Optionen sind nur bei der Suche in mehreren PDF-Doku-menten oder in PDF-Indizes verfügbar. Sie können diese Filter zusammen mit einer Suche nach einem bestimmtem Text benutzen oder auch, wenn Sie nur nach Dokumenteigenschaften suchen. Seit der Version 6.0 von Adobe Acrobat gibt es die Möglichkeit, ohne die Erstellung einer separaten Index-Datei komplette Ordner oder Laufwerke durchsuchen zu lassen. Dabei werden alle PDF-Dateien nach dem ge-wünschten Eintrag durchsucht und es werden die Dateien aufgelistet, in denen sich der gesuchte Begriff oder Ausdruck befindet. Durch das An-klicken eines Eintrags der Liste wird die dazugehörige Datei geöffnet und die Fundstelle farbig unterlegt. Damit ersparen Sie sich zwar das Erstellen einer Index-Datei, müssen dafür aber eine unter Umständen lange Suche in Kauf nehmen, weil jede PDF-Datei nach dem Suchbegriff überprüft werden muss. Haben Sie hin-gegen einen Index generiert, muss nur dieser gelesen werden, was deut-lich schneller vonstatten geht. Ein Index kann nur mit Acrobat X Pro unter Verwendung der Programmkomponente Catalog erstellt werden. Sie kön-nen damit eine Vielzahl von PDF-Dokumenten mit einem Index versehen. Die Suche im Index kann sich dann auch über mehrere PDF-Dokumente erstrecken (zu dieser Suchmethode vgl. Kapitel 13).

3.5 Inhalte aus PDF-Dateien entnehmen

Sie haben die folgenden Möglichkeiten, Inhalte eines PDF-Dokuments in andere Anwendungen zu überneh-men: D Als Anwender von Adobe Reader können Sie Textabschnitte oder Bilder kopieren und über die

Zwischenablage in anderen Programmen einfügen.

D Arbeiten Sie mit Acrobat, so können Sie zusätzlich zur Kopierfunktion auch die gesamte PDF-Datei in ein anderes Dateiformat exportieren.

Beide Arten der Datenübernahme werden im Folgenden in Zusammenarbeit mit Microsoft Word demonstriert. Dokumenteinschränkungen vor jeder Datenentnahme einsehen

Beachten Sie: Der Autor einer PDF-Datei kann, z. B. aus Sicherheitsgründen, Programmfunktionen einschrän-ken. Es kann also vorkommen, dass Sie ein PDF-Dokument erhalten, das Sie lediglich öffnen und lesen kön-nen, bei dem aber alle Schalt- und Menüfelder zum Drucken oder Kopieren von Inhalten deaktiviert wurden. So erfahren Sie, welchen Funktionseinschränkungen eine PDF-Datei unterliegt:

Erweiterte Suchfilter

Laufwerke nach PDF-Dateien durchsuchen

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f Öffnen Sie die PDF-Datei.

f Wählen Sie den Menüpunkt DATEI - EIGENSCHAFTEN oder betätigen Sie die Tastenkombination STRG D .

f Klicken Sie im Dialogfenster DOKU-MENTEIGENSCHAFTEN auf das Register SICHERHEIT.

In der Auflistung sehen Sie nun, welche Aktionen zulässig und somit ausführbar und welche deaktiviert sind.

Funktionseinschränkungen und Sicherheits-einstellungen können nur mit Adobe Acrobat eingerichtet und gegebenenfalls geändert werden (vgl. dazu Kapitel 9). Kopieren und Entnehmen von Inhalten

Ist im Dokument das Kopieren und Entnehmen von Inhalt zulässig, übernehmen Sie Texte wie folgt: f Sollten Sie mit dem Hand-Werkzeug arbeiten, wechseln Sie über

die rechte Maustaste und das Kontextmenü zum Auswahl-Werk-zeug

f Markieren Sie mit gedrückter Maustaste eine zusammenhängende Textpassage im PDF-Dokument. Beim Loslassen der Maustaste bleibt der markierte Text farbig hinterlegt.

f Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die markierte Passage und wählen Sie im Kontextmenü KOPIEREN.

oder f Kopieren Sie die Markierung über den Menüpunkt BEARBEI-

TEN - KOPIEREN oder die Tastenkombination STRG C in die Zwischenablage.

f In Acrobat können Sie eine markierte Textpassage über das Kontextmenü nicht nur formatiert kopieren, sondern ohne weitere Umwege kommentieren sowie mit Lesezeichen oder Verknüpfungen versehen.

f Starten Sie die Anwendung, in die der Text eingefügt wer-den soll, z. B. Microsoft Word.

f Fügen Sie nun den Text aus der Zwischenablage über den Menüpunkt BEARBEITEN - EINFÜGEN oder die Tastenkombi-nation STRG V in ein Word-Dokument ein.

Die kopierte Textpassage wird unter Beibehaltung der Formatierung in ein Word-Dokument eingefügt und ist wie gewohnt weiter bearbeitbar. Beachten Sie allerdings, dass Grafiken innerhalb markierter Textblöcke mit dem Auswahl-Werkzeug nicht gleichzeitig mit übernommen werden können.

Sicherheitsinformationen und Einschränkungen einer PDF-Datei

Kontextmenü markierter Textabschnitte in Adobe Reader

Kontextmenü markierter Textpassagen in Acrobat


© HERDT-Verlag 29

f Um rechteckige Bereiche, z. B. nur eine Spalte einer Tabelle, zu markieren, halten Sie die ALT -Taste gedrückt, während Sie mit dem Auswahl-Werkzeug die Markie-rung vornehmen. Sie können damit ein Rechteck aufziehen.

f Markieren Sie die entsprechende Passage der PDF-Datei und kopieren Sie diese wieder in die Zwischenablage, um sie da-nach z. B. in Microsoft Word einzufügen.

Übernahme von Bildern

Mit Adobe Acrobat X wie auch mit Adobe Reader X ist es möglich, alle Bilder und Grafiken in einem PDF-Dokument über das Auswahl-Werkzeug zu kopieren, um sie in andere Anwendungen zu übernehmen.

f Öffnen Sie das PDF-Dokument, aus dem Sie Bilder kopieren möch-

ten, und achten Sie darauf, dass das Auswahl-Werkzeug aktiviert ist.

f Navigieren Sie zur gewünschten Grafik und klicken Sie diese direkt an, sodass sie farbig markiert wird.

oder f Wenn Sie nicht das ganze Bild brauchen sollten, ziehen Sie mit ge-

drückter Maustaste das Markierungsrechteck nur über den Bereich des Bildes auf, den Sie kopieren möchten.

f Klicken Sie zum Aufruf des Kopierbefehls über das Kontextmenü � mit rechts in die markierte Grafik.

oder f Kopieren Sie die Markierung über den Menüpunkt BEARBEITEN -

KOPIEREN oder die Tastenkombination STRG C in die Zwischen-ablage.

f In Acrobat können Sie die ausgewählte Grafik auch direkt ab-speichern oder mit einem Lesezeichen oder einer Verknüpfung versehen �.

f Starten Sie die Anwendung, in der Sie mit dem Bild weiterarbeiten wollen, und fügen Sie das Bild wie gewohnt aus der Zwischen-ablage ein.

Die Übernahme von Bildern aus PDF-Dateien mit dem Auswahl-Werkzeug funktioniert auch bei Bildern, die von Text überlagert sind. Nehmen Sie vor dem Kopieren diese Grundeinstellung vor: f Wählen Sie im Menü BEARBEITEN - VOREINSTELLUNGEN unter KATEGORIEN den Eintrag

ALLGEMEIN.

f Aktivieren Sie im Dialogfenster unter BASISWERKZEUGE das Kontrollfeld MIT AUSWAHL-WERKZEUG ZUERST BILDER, DANN TEXT AUSWÄHLEN und schließen Sie den Dialog mit OK.

f Ziehen Sie danach mit gedrückter Maustaste den Mar-kierungsrahmen über die Bildbereiche, die Sie über-tragen möchten, und wählen Sie im Kontextmenü MIT FORMATIERUNG KOPIEREN .

Eine einzelne Spalte kopieren

Markiertes Bild mit Kopierbefehl in Adobe Reader

Kontextmenü in Acrobat

Bilder hinter Text kopieren

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f Fügen Sie die kopierte Auswahl aus der Zwischenablage in die gewünschte Zieldatei ein. Es werden erst das Bild und separat darunter die ausgewählte Textpassage formatiert eingefügt.

Wenn Sie möchten, dass bei einem beschrifteten Bild der Text in unveränderter Position übernommen wird, müssen Sie für den Kopiervorgang das Schnappschuss-Werkzeug benützen. f Wählen Sie im Menü BEARBEITEN - SCHNAPPSCHUSS ERSTEL-

LEN.

f Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste ein Markierungsfeld über den gewünschten Bereich �, bestätigen Sie das anschlie-ßende Meldefenster mit OK.

f Öffnen Sie das Programm, das die Grafik weiterbearbeiten soll, oder die Zieldatei, in welche die Grafik eingefügt werden soll.

f Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage ein. Das Schnappschuss-Werkzeug verwandelt bei der Datenübernahme auch Text zu einer Pixel-Grafik. Die Weiterverarbeitung ist danach nur mit einem Bildbearbeitungsprogramm möglich. Was bisher in diesem Kapitel beschrieben wurde, steht sowohl den Anwendern der Acrobat-X-Versionen als auch allen Benutzern des kostenlosen Adobe Reader X zur Verfügung. In den folgenden beiden Kapitel-abschnitten werden Funktionen gezeigt, die nur in Acrobat verfügbar sind.

3.6 PDF-Dateien exportieren (nur in Acrobat verfügbar)

Es ist in Acrobat X möglich, PDF-Dateien einfach mit der Funktion SPEICHERN UNTER in andere Dateiformate zu exportieren, um diese Dateien anschließend in anderen Anwendungen bearbeiten zu können. Sowohl Text- als auch Bildformate gehören dabei zu den verfügbaren Formaten. In Adobe Acrobat X verfügbare Exportformate in der Übersicht:

Anwendungsbereich Exportformat

Textverarbeitung Word-Dokument (*.docx), Word 97 - 2003 Dokument (*.doc)

RTF (Rich Text Format), Text (.txt) (normal oder barrierefrei), XML 1.0

Tabellenkalkulation Microsoft Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx), XML-Kalkulationstabelle 2003 (*.xml)

Bildbearbeitung JPEG, JPEG2000, PNG, TIFF

Printbereich PostScript (*.ps), Encapsulated PostScript(*.eps), PDF/X, [TIFF]

Internet HTML 3.2, HTML 4.01 mit CSS 1.0, XML 1.0

Langzeitarchivierung PDF/A

Technische Dokumente mit interaktiven 3-D-Elementen

PDF/E

So wird aus einem PDF-Dokument eine bearbeitbare Microsoft-Word-Datei

f Öffnen Sie eine Datei in Acrobat und wählen Sie den Menüpunkt DATEI - SPEICHERN UNTER - MICROSOFT WORD - WORD-DOKUMENT.

f Es öffnet sich das Speichern-Dialogfenster mit Word-Dokument (*.docx) als eingestelltem Dateityp. Klicken Sie in diesem Fenster auf die zusätzliche Schaltfläche EINSTELLUNGEN, um die voreingestellten Konvertierungseinstellungen falls gewünscht anzupassen.

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© HERDT-Verlag 31

f Überprüfen Sie als Erstes die Layout-Einstellungen �.

f Deaktivieren Sie das Kontrollfeld, wenn vorhan-dene PDF-Kommentare nicht in der Word-Datei ausgegeben werden sollen �.

f Entscheiden Sie, ob enthaltene Bilder exportiert werden sollen .

f Bestimmen Sie abschließend, ob Sie auf eine Überprüfung des Dokuments nach Textabbildun-gen mittels OCR-Technik (vgl. Abschnitt 4.3) ver-zichten wollen, und deaktivieren Sie gegebenen-falls das Kontrollfeld �.

f Schließen Sie diesen Einstellungs-Dialog mit OK.

f Starten Sie anschließend im Fenster SPEICHERN

UNTER mit Klick auf SPEICHERN die Konvertierung. Sie können danach die exportierte Datei wie gewohnt in Microsoft-Word bearbeiten.

Je nach gewähltem Exportformat können die Optionen im Dialogfenster ALS [EXPORTFORMAT] SPEICHERN - EINSTEL-LUNGEN variieren.

3.7 Zwei PDF-Dokumente miteinander vergleichen (nur in Acrobat verfügbar)

Der letzte Abschnitt dieses Kapitels zeigt die sehr nützliche Funktion, zwei Versionen eines PDF-Dokuments miteinander zu vergleichen. Unterschiede werden automatisch markiert und können so leicht und schnell überprüft werden. Diese Funktion steht allerdings nur in der Acrobat-Version zur Verfügung.

f Klicken Sie im Menü auf ANZEIGE - DOKUMENTE VERGLEICHEN...

f Wählen Sie über das gleichnamige Dialogfenster die beiden Dateien aus, die Sie vergleichen möchten �.

f Schränken Sie über die Seitenzahlangabe � gegebenenfalls den Dokumentbereich ein, der verglichen werden soll.

f Wählen Sie unter DOKUMENTBESCHREIBUNG die passende Beschreibung für Ihre Dateien aus und starten Sie den Vergleich mit OK.

Dokumente wählen für den Vergleich

PDF als *.docx speichern

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Als Ergebnis zeigt Acrobat nach fertiger Analyse im Dokumentfenster eine temporäre Kopie der zweiten gewählten PDF-Datei an. Sämtliche Unterschiede zum ersten Dokument sind darin vermerkt, farbig hervor-gehoben und kommentiert �. Als Eingangsseite ist eine kurze, automatisch generierte Zusammenfassung der Ergebnisse vorangestellt. Im Navigationsfenster wurde die Funktionsebene VERGLEICHEN mit den dazugehöri-gen Steuerelementen � aktiviert.

Vergleichsergebnis mit eingeblendeter Farblegende: Änderungen sind markiert und kommentiert Wenn Sie mit der Maus auf eine markierte Stelle zeigen, wird dort ein QuickInfo-Feld zur vorgenommenen Änderung eingeblendet . Ein Klick auf das Sprechblasensymbol öffnet ein kleines Notizfenster zur weiteren Bearbeitung (vgl. dazu Kapitel 10).

Über das Menü - OPTIONEN � im Navigationsfenster können Sie Ihren Arbeitsbereich anpassen, z. B. die Farblegende � anzeigen oder die verglichenen Dokumente in zwei Fenstern nebeneinander anzeigen.

Zusätzliche Symbole unterhalb der einzelnen Seitenminiaturen geben einen schnellen Überblick über die geänderten Passagen:

Symbol unter Seitenminiatur Bedeutung

Seite wurde geändert

Seite wurde verschoben

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Über die Schaltfläche - OPTIONEN EINBLENDEN � wird im Navigationsfenster ein Optionsfeld zugänglich, mit dem festgelegt werden kann, welche der gefundenen Unterschiede markiert werden sollen. Darüber hinaus können Sie an dieser Stelle die Darstellung der Markierungen verändern. Sie können den unteren Rahmen des Navigationsfensters � mit gedrückter Maustaste nach oben ziehen, um die Seitenminiaturen der zweiten Vergleichsdatei, die nicht im Dokumentfenster geladen ist, anzuzeigen. Ein Klick auf eine dieser Miniaturen lädt diese in ein zweites Acrobat-Hauptfenster. Alternativ können Sie über das Optionen-Menü � beide Dateien zugleich im Dokumentfenster untereinander oder neben-einander einblenden. Wenn Sie die Vergleichsergebnisse aufbewahren wollen, müssen Sie diese Datei separat abspeichern. Acrobat erstellt zur Anzeige der geänderten Textpassagen nur eine temporäre Datei, die Ausgangsdateien bleiben unverändert.

3.8 Schnellübersicht

Sie möchten …

die Werkzeugleiste aus- und einblenden F8

das Navigationsfenster ein- oder ausblenden

F4

das Aufgabenfenster einblenden

das PDF-Dokument auf Fensterbreite zoomen oder STRG 2

das PDF-Dokument als ganze Seite betrachten oder ANZEIGE - ZOOM - FENSTERHÖHE

die Seite in Originalgröße zeigen In der Zoomliste ORIGINALGRÖSSE oder wählen

im Dokument vor- und zurückblättern Werkzeugleiste oder Pfeiltasten Í Î

die PDF-Datei ausdrucken oder DATEI - DRUCKEN oder STRG P

nach einem Wort innerhalb der PDF-Datei suchen Begriff eingeben in und RETURN

von Fundstelle zu Fundstelle springen nächste Fundstelle: oder F3

vorige Fundstelle: oder × UMSCHALTEN F3

Teile der PDF-Datei in andere Anwendungen übertragen

Das Auswahl- oder Schnappschuss-Werkzeug wählen und einen Teilbereich in der PDF-Datei markieren; mit STRG C in die Zwischenablage kopieren; in einer anderen Anwendung über STRG V einfügen

die PDF-Datei in ein anderes Format konvertieren

DATEI - SPEICHERN UNTER - [EIN FORMAT WÄHLEN]

zwei PDF-Dokumente vergleichen ANZEIGE - DOKUMENTE VERGLEICHEN

Vergleichsoptionen anpassen


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3.9 Übung

Übung 1

Übungsdatei: Flugblatt.pdf

� Kopieren Sie einige Elemente aus einer PDF-Datei in eine Word-Datei. Öffnen Sie dazu

zunächst die Datei Flugblatt.pdf im Adobe Reader.

� Überprüfen Sie anhand der Sicherheitsinformationen, ob Sie der Übungsdatei Inhalte ent-nehmen können.

Starten Sie Microsoft Word (oder eine andere Textverarbeitung) mit einem leeren Doku-ment.

� Kopieren Sie Elemente aus der PDF-Datei in das aktuelle Dokument der Textverarbeitung. Verwenden Sie dazu das Auswahl- und das Schnappschuss-Werkzeug.

Übung 2

Übungsdatei: Drucker.pdf

� Arbeiten Sie mit der Suchfunktion des Adobe Readers. Suchen Sie in der Übungsdatei nach

Wörtern, die den Text druck oder Druck enthalten.

� Suchen Sie nach dem Wort Tinte, nicht aber nach Tintenpunkte, Tintenstrahldrucker usw.

Suchen Sie nach Wörtern, die den Text type, nicht aber Type enthalten. ��

Impressum

Matchcode: ACROX Autorin: Birgit Szuba

Redaktion: Michael Kuhrts, Andrea Weikert Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, April 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling 21-25 55294 Bodenheim Internet: www.herdt.com E-Mail: [email protected] © HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektroni-scher Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen aus-geschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwen-deten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Web-seiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechts-verstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstel-lung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.

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