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LeseprobeLernen Sie, was im Inventar des Anlagevermögens enthalten sein muss, und wie die körperliche Kontrolle der Inventur durchgeführt werden sollte.
Dieter Schlagenhauf, Jörg Siebert
Anlagenbuchhaltung mit SAP474 Seiten, gebunden, 2. Auflage 2014 69,90 Euro, ISBN 978-3-8362-2947-0
www.sap-press.de/3646
»Inventar und Inventur« (Kapitel 3)
Inhalt
Index
Die Autoren
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Wissen aus erster Hand.
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Gegenstände, die es nicht mehr gibt, haben keinen Wert. Daher muss das Anlagevermögen durch eine jährliche Inven-tur überprüft werden. Die einzelnen Vermögensgegenstände des Anlagevermögens müssen aus diesem Grunde identifizier-bar dargestellt werden.
3 Inventar und Inventur
Bereits in Kapitel 1, »Von Luca Pacioli bis zum HGB: Die Entwick-lung der Rechnungslegung«, war vom Inventar, dem Verzeichnis dereinzelnen Vermögensgegenstände, die Rede. Dieses Verzeichnis hatdie Aufgabe, die Vermögensgegenstände darzustellen, die zu einembestimmten Tag vorhanden sind. Diese Gegenstände sind durch einekörperliche Kontrolle, die Inventur, festzustellen. Das Wort Inventurist abgeleitet vom lateinischen »invenire«, etwas vorfinden, wieder-finden. Was im Inventar des Anlagevermögens aufgeführt und wiedie körperliche Kontrolle durchgeführt werden muss, erläutern wirin diesem Kapitel.
3.1 Grundlagen
Wieder regeln unsere nationalen Steuer- und Handelsgesetze, waseinzeln im Inventarverzeichnis aufgeführt werden muss und wasnicht. Diese Gesetze regeln auch, wie und in welchen Zeitabständeneine Inventur durchgeführt werden muss.
§ 240 HGBDer in Kapitel 1 dargestellte § 240 des Deutschen Handelsgesetz-buches (HGB) verpflichtet zur jährlichen Aufstellung eines Inventars.Der Nachweis, dass die im Inventarverzeichnis aufgeführten einzel-nen Vermögensgegenstände vorhanden sind, hat grundsätzlichdurch eine körperliche Inventur zu erfolgen, das heißt, die Vermö-gensgegenstände sollten einzeln in Augenschein genommen undgezählt werden.
Inventar und Inventur3
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Inventur-
vereinfachungen
Die Inventur – die Tätigkeit des Messens, Zählens und Wiegens –ist eine sehr aufwendige Maßnahme, daher hat der GesetzgeberInventurvereinfachungen vorgesehen. Dabei handelt es sich umVereinfachungen, die einerseits die Anzahl der Vermögensgegen-stände im Inventar reduzieren und andererseits die jährliche Kont-rolle der im Inventar aufgeführten Gegenstände erleichtern sollen.Dies sind Vereinfachungen die – obwohl dies nicht ausdrücklich imGesetz genannt wird – speziell für das Anlagevermögen gedachtsind.
In § 240 Abs. 3 HGB sind Erleichterungen zur Einzelbewertung imInventar aufgeführt. In der Summe unbedeutende Gegenstände kön-nen, ohne jährliche Kontrolle, mit einer bleibenden Menge undeinem bleibenden Wert, angesetzt werden.
(3) Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sowie Roh-,Hilfs- und Betriebsstoffe können, wenn sie regelmäßig ersetzt werdenund ihr Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeu-tung ist, mit einer gleich bleibenden Menge und einem gleich bleiben-den Wert angesetzt werden, sofern ihr Bestand in seiner Größe, seinemWert und seiner Zusammensetzung nur geringen Veränderungenunterliegt. Jedoch ist in der Regel alle drei Jahre eine körperlicheBestandsaufnahme durchzuführen.(Quelle: § 240 Abs. 3 HGB)
§ 241 HGB Der nachfolgende § 241 HGB ist sogar mit dem Begriff Inventur-vereinfachungsverfahren überschrieben. In Abs. 2 dieses Paragrafenwerden die Art des Ausweises der Vermögensgegenstände im Inven-tar sowie die Form der jährlichen Bestandskontrolle relativiert.
[…] (2) Bei der Aufstellung des Inventars für den Schluss einesGeschäftsjahrs bedarf es einer körperlichen Bestandsaufnahme derVermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt nicht, soweit durchAnwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführungentsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand derVermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch ohne die kör-perliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werdenkann.(3) In dem Inventar für den Schluss eines Geschäftsjahrs brauchen Ver-mögensgegenstände nicht verzeichnet zu werden, wenn 1. der Kauf-mann ihren Bestand auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnahmeoder auf Grund eines nach Absatz 2 zulässigen anderen Verfahrens
Vereinfachungen im Inventar und bei der Inventur 3.2
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nach Art, Menge und Wert in einem besonderen Inventar verzeichnethat, das für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder derersten beiden Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs aufgestelltist […].(Quelle: § 241 HGB; Inventurvereinfachungsverfahren)
Alternative
Inventurverfahren
Nach § 241 HGB müssen also nicht alle Gegenstände einzeln inAugenschein genommen und gezählt werden. Andere Verfahrensind durchaus möglich. Es müssen jedoch Verfahren sein, die denNachweis zu einem Stichtag und damit den Zweck der Inventurgewährleisten können. Die so nachgewiesenen Gegenstände müssenauch nicht zwingend in einem Verzeichnis stehen, verschiedene Auf-zeichnungsverfahren sind durchaus erlaubt.
Die Grundsätze des Handelsgesetzes gelten auch für das deutscheEinkommensteuergesetz (EStG). Die Details zur bestandsmäßigenErfassung des beweglichen Anlagevermögens werden dort in derEinkommensteuerrichtlinie R 5.4 geregelt. Auch hier ist festgelegt,dass das Bestandsverzeichnis aufgrund einer jährlichen körperlichenBestandsaufnahme aufgestellt werden muss.
Bei Grundsätzen gibt es immer Ausnahmen, ganz besonders im deut-schen Steuer- und Handelsrecht. Im folgenden Abschnitt werden wiruns deshalb mit den Ausnahmen bzw. Vereinfachungen im Inventarund bei der Inventur beschäftigen.
3.2 Vereinfachungen im Inventar und bei der Inventur
Buchhaltern wird mitunter vorgeworfen, dass sie Erbsenzähler seien.Abgesehen davon, dass diese Aussage wohl kein Kompliment ist, istsie auch falsch. Der Verwaltungsaufwand für die Kontrolle undWertdarstellung des Anlagevermögens kann und soll sich nämlichinnerhalb vernünftiger Grenzen bewegen. Auch beim Anlagevermö-gen gilt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Hierfür hat derGesetzgeber einige Erleichterungen geschaffen, auf die wir nachfol-gend eingehen.
Inventar und Inventur3
102
3.2.1 Festwert
Jährliche körper-
liche Kontrolle wäre
sehr aufwendig
Manche Vermögensgegenstände des Anlagevermögens können nurmit unverhältnismäßigem Aufwand einzeln überprüft werden. Eintypisches Beispiel sind hierbei Gerüst- und Schalungsteile in derBauindustrie ebenso wie Geschirr und Bettwäsche im Hotelgewerbe.Aber auch Getränke- und Transportkisten oder Gasflaschen fallen indiese Kategorie. Meist unterliegen diese Gegenstände nur geringenmengen- und wertmäßigen Veränderungen. Da defekte Gegenständeregelmäßig ersetzt werden, bleibt deren Bestand in der Regel kons-tant. Allen diesen Gütern ist gemeinsam, dass eine jährliche körper-liche Kontrolle sehr aufwendig wäre. Ein Aufwand, der bei denunterstellten geringen Wertschwankungen nicht zu rechtfertigen ist.
Ein Gegenstand
mit festen AHK
Im Anlagevermögen können diese Gegenstände als ein einzelnerVermögensgegenstand mit festen Anschaffungs-/Herstellungs-kosten – als sogenannter Festwert – dargestellt werden. Eine Ab-schreibung findet bei Festwerten nicht statt. In Abbildung 3.1sehen Sie die Auswahl der Abschreibungsmethode 0000 keine Ab-
schreibung und keine Zinsen. Abbildung 3.2 zeigt, dass über Jahrekeine Abschreibungen vorgenommen wurden.
Abbildung 3.1 Bewertung eines Festwerts
Abbildung 3.2 Festwert – Entwicklung im Anlagengitter
Vereinfachungen im Inventar und bei der Inventur 3.2
103
Regelmäßige
Inventur von
Festwerten
Dennoch ist eine regelmäßige Inventur auch bei diesen Festwertenverpflichtend, allerdings nicht jährlich. Das Handelsgesetz empfiehlthierfür in § 240 Abs. 2 HGB, »in der Regel alle drei Jahre eine körper-liche Bestandsaufnahme durchzuführen« (siehe Abschnitt 3.1,»Grundlagen«). In den Richtlinien zur Einkommensteuer wirdzudem gefordert, »spätestens aber an jedem fünften Bilanzstichtageine körperliche Bestandsaufnahme vorzunehmen«. Eine körperli-che Kontrolle ist damit spätestens nach fünf Jahren notwendig.
Entwicklung von
Festwerten
kontrollieren
Um zwischen diesen langen Inventurphasen die Entwicklung vonFestwerten zu kontrollieren, empfehlen wir Folgendes:
1. Richten Sie für Festwerte ein separates Bestandskonto in der SAP-Finanzbuchhaltung und hierfür eine eigene Anlagenklasse in derSAP-Anlagenbuchhaltung ein.
2. Legen Sie in der Finanzbuchhaltung zusätzlich zu jeder Festwert-position des Anlagevermögens ein korrespondierendes Aufwands-konto für die Buchungen der laufenden Bestandsergänzungen an.
3. Kontrollieren Sie diese Aufwandskonten regelmäßig. Extremejährliche Schwankungen können auf eine Veränderung des jewei-ligen Festwerts hindeuten.
Nicht zu viele Festwerte verwenden!
Legen Sie den Festwertbegriff nicht zu weit aus. Die drei- bzw. fünfjährigeInventurpflicht kann unter Umständen doch wieder zu einem beträchtli-chen Mehraufwand gegenüber der Einzelbestandsführung führen. Vorallem wenn im Unternehmen ohnehin eine von der Buchhaltung unab-hängige Einzelbestandsverfolgung stattfindet. Wird z. B. für Gasflaschenaus technischen Gründen ohnehin eine Einzelverfolgung durchgeführt,kann dieses technische Verfahren als anderes Verfahren im Sinn des § 240HGB zum Nachweis des Bestands dienen. Ein betrieblicher Mehraufwanddurch eine Inventur entsteht deshalb nicht.
3.2.2 Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Was sind gering-
wertige
Wirtschaftsgüter?
»Geringwertige Wirtschaftsgüter« (GWG) ist ein Begriff aus demdeutschen Steuerrecht. Im Einkommensteuergesetz ist dieser Begrifffür »selbstständig nutzbare bewegliche« Anlagegüter bis zu1.000,00 EUR Anschaffungs-/Herstellungskosten reserviert. Stühle,Handbohrmaschinen, Faxgeräte sind typische geringwertige Wirt-schaftsgüter. Bei Autoradios, PC-Druckern oder Monitoren ist dies
Inventar und Inventur3
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bereits fragwürdig, da bei diesen Gegenständen die »selbstständigeNutzbarkeit« bestritten wird. Andererseits werden Software-nutzungsrechte für sogenannte »Trivialprogramme« auch als selbst-ständig nutzbares bewegliches Anlagegut betrachtet und können,sofern die Betragsgrenzen zutreffen, als GWG gebucht werden.
Verwaltungs-
vereinfachung
Die GWG-Regelung war ursprünglich als Verwaltungsvereinfachunggedacht. Das Inventar sollte nicht unnötig aufgebläht und damit derjährliche Aufwand für Inventur und Abschreibungsrechnung inGrenzen gehalten werden. Ein grundsätzlich lobenswerter Ansatz,weshalb die ursprüngliche steuerliche GWG-Regelung auch handels-rechtlich praktiziert wurde. Die Anschaffungs-/Herstellungskostendieser Gegenstände »können im Wirtschaftsjahr der Anschaffung involler Höhe als Betriebsausgaben abgezogen« (Sofortabschreibung)oder als »Sammelposten« pauschal auf fünf Geschäftsjahre abge-schrieben werden.
In der praktischen Anwendung sind die Buchungsvorgänge zuGWGs ein Massenproblem. Daher halten wir es für notwendig, aufderen Handhabung in der SAP-Anlagenbuchhaltung detailliert einzu-gehen.
§ 6 Abs. 2 EStG – Sofortabschreibung
Häufigste GWG-
Anwendungs-
variante
Die gebräuchlichste Anwendungsvariante der GWG-Regelung wirdals Sofortabschreibung oder Vollabschreibung bezeichnet und beruhtauf § 6 Abs. 2 EStG.
(2) Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder der nach Absatz 1Nummer 5 bis 6 an deren Stelle tretende Wert von abnutzbarenbeweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die einer selb-ständigen Nutzung fähig sind, können im Wirtschaftsjahr derAnschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts oder derEröffnung des Betriebs in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogenwerden, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindertum einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag (§ 9b Absatz 1), oder dernach Absatz 1 Nummer 5 bis 6 an deren Stelle tretende Wert für daseinzelne Wirtschaftsgut 410 Euro nicht übersteigen. […] Wirtschafts-güter im Sinne des Satzes 1, deren Wert 150 Euro übersteigt, sindunter Angabe des Tages der Anschaffung, Herstellung oder Einlage desWirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs und der Anschaf-fungs- oder Herstellungskosten oder des nach Absatz 1 Nummer 5 bis
Vereinfachungen im Inventar und bei der Inventur 3.2
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6 an deren Stelle tretenden Werts in ein besonderes, laufend zu führen-des Verzeichnis aufzunehmen. Das Verzeichnis braucht nicht geführtzu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind. (Quelle: § 6 Abs. 2 EStG)
GWG – Anlage-
vermögen mit
Aufwandscharakter
GWGs nehmen gemäß § 6 Abs. 2 EStG eine »Zwitterstellung« ein.Obwohl sie zur dauerhaften Nutzung bestimmt und dadurch perDefinition Anlagevermögen sind, haben diese Gegenstände de factoAufwandscharakter. Eine Verteilung der Anschaffungs-/Herstel-lungskosten auf die betriebliche Nutzungsdauer muss nicht vorge-nommen werden. Betragen die Anschaffungs-/Herstellungskostendes Anlageguts nicht mehr als 150,00 EUR, kann ohne weitere Doku-mentation direkt in den Aufwand gebucht werden. In diesem Fall istdie SAP-Anlagenbuchhaltung nicht betroffen. Anders wenn dieAnschaffungs-/Herstellungskosten 150,00 EUR übersteigen. Dannsind zusätzlich der Tag der Anschaffung und die Anschaffungs-/Her-stellungskosten in ein besonderes laufend zu führendes Verzeichnisaufzunehmen. Auf dieses Verzeichnis kann verzichten werden,wenn die geforderten Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind.Beide Bedingungen können mit der SAP-Anlagenbuchhaltung erfülltwerden.
Das Wort »können« im ersten Satz von § 6 Abs. 2 EStG zwingt aller-dings nicht zu der Sofortabschreibung. Alternativ dürfen dieseGegenstände einzeln in das Anlageninventar aufgenommen werdenund über ihre betriebsübliche Nutzungsdauer planmäßig abgeschrie-ben werden. Ihr Bestand muss dann allerdings bei den jährlichenInventuren kontrolliert werden. Theoretisch kann diese Vorgehens-weise steuerliche Vorteile bringen. Diese Vorteile werden allerdingsdurch den Verwaltungsaufwand in der Anlagenbuchhaltung und beiden jährlichen Inventuren wieder infrage gestellt.
GWG als separat
zu identifizierende
Anlage im Inventar
Die GWG-Regelung soll ja gerade die Anzahl der einzelnen Gegen-stände im Inventarverzeichnis verringern. Es kann jedoch innerbe-triebliche Gründe geben, bestimmte dieser GWGs dennoch als ein-zeln identifizierbare Anlage im Inventar zu führen. Dies bedeutetkeinesfalls, dass dadurch die steuerlichen Vorteile der Sofortab-schreibung von § 6 Abs. 2 EStG entfallen. In Abbildung 3.3 ist beieinem Faxgerät zu erkennen, dass die Anschaffungs-/Herstellungs-kosten bereits im Jahr des Zugangs voll abgeschrieben werden.
Inventar und Inventur3
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Abbildung 3.3 GWG als Einzelanlage im Anlagengitter
GWG – ein
Anlagegut pro
Geschäftsjahr
Sofern die GWGs nicht als einzeln identifizierbare Anlagen im Inven-tar dargestellt werden, muss hierfür mindestens ein Anlagegut jeGeschäftsjahr im Inventar geführt werden. Um der Kostenstellenrech-nung gerecht zu werden, muss gegebenenfalls ein Anlagegut je Kos-tenstelle und Geschäftsjahr vorgesehen werden. So ist es mit der SAP-Anlagenbuchhaltung möglich, auch die Sofortabschreibungen kosten-stellengerecht zuzuordnen. Abbildung 3.4 zeigt eine solche »Pau-schalanlage« für die Kostenstelle 1000 und das Geschäftsjahr 2014.Auf diese Anlage wurden bereits 57 geringwertige Gegenständegebucht. In Abbildung 3.5 sehen Sie, dass diese 57 GegenständeAnschaffungs- und Herstellungskosten von 12.976,11 EUR ergebenund ebenfalls im Jahr des Zugangs voll abgeschrieben werden. Dergeforderte Nachweis vom Tag der Anschaffung wird über das Bezugs-datum (BezDatum), der Nachweis des Werts über den Betrag der ein-zelnen Bewegungen gewährleistet (siehe Abbildung 3.16). Somitsind, auch bei der Buchung auf eine »Pauschalanlage«, die gefordertenAngaben aus der Buchhaltung ersichtlich.
Abbildung 3.4 GWG-Pauschalanlage für das Geschäftsjahr 2014 und die Kosten-stelle 1000
Vereinfachungen im Inventar und bei der Inventur 3.2
107
Abbildung 3.5 GWG-Pauschalanlage im Anlagengitter
Sprechende Anlagennummer bei Pauschalanlagen
Für pauschal geführte GWGs empfehlen wir eine sprechende Anlagen-nummer aus Kostenstelle und Geschäftsjahr. Dies erleichtert die massen-hafte Kontierung und Buchung solcher Vorgänge erheblich. Mit der Kos-tenstellennummer 1000 und dem Geschäftsjahr 2014 ist die zuständigeAnlagennummer 10002014 für GWGs schnell ermittelt.
§ 6 Abs. 2a EStG – Sammelposten
GWG-Anwendungs-
variante
Eine etwas unrühmliche GWG-Variante stellt § 6 Abs. 2a EStG dar,das kleine »a« hinter Abs. 2 macht hier den Unterschied. Diese Vari-ante wurde erst 2007 Gesetz und war für die Geschäftsjahre 2008und 2009 bindend. Bereits für das Jahr 2010 wurden diese Regelun-gen wieder relativiert. Alternativ ist jetzt wieder die »alte« GWG-Handhabung nach EStG § 6 Abs. 2 (ohne das kleine »a«) oder die Ver-teilung auf die Nutzungsdauer zulässig.
(2a) Abweichend von Absatz 2 Satz 1 kann für die abnutzbaren beweg-lichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbständigenNutzung fähig sind, im Wirtschaftsjahr der Anschaffung, Herstellungoder Einlage des Wirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs einSammelposten gebildet werden, wenn die Anschaffungs- oder Herstel-lungskosten, vermindert um einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag(§ 9b Absatz 1), oder der nach Absatz 1 Nummer 5 bis 6 an deren Stelletretende Wert für das einzelne Wirtschaftsgut 150 Euro, aber nicht1.000 Euro übersteigen. Der Sammelposten ist im Wirtschaftsjahr derBildung und den folgenden vier Wirtschaftsjahren mit jeweils einemFünftel gewinnmindernd aufzulösen. Scheidet ein Wirtschaftsgut imSinne des Satzes 1 aus dem Betriebsvermögen aus, wird der Sammel-posten nicht vermindert. (Quelle: § 6 Abs. 2a EStG)
Die Regelung aus § 6 Abs. 2a EStG gilt für alle Wirtschaftsgütermit Anschaffungs-/Herstellungskosten zwischen 150,01 EUR und
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1.000,00 EUR. Generell erfolgt hierbei eine Zwangsauflösung(Abschreibung) der Anschaffungs-/Herstellungskosten über fünfGeschäftsjahre. Jedes Geschäftsjahr muss ein Fünftel der Anschaf-fungs- und Herstellungskosten abgeschrieben werden; selbst beieinem Rumpfgeschäftsjahr, das weniger als zwölf Monate hat.Zusätzlich besteht ein Abgangsbuchungsverbot innerhalb dieses Zeit-raums.
Umstrittene
Regelung
Handelsrechtlich war diese Regelung von Anfang an heftig umstrit-ten. Die Zwangsabschreibung auf fünf Jahre widerspricht einer plan-mäßigen Verteilung der Anschaffungs-/Herstellungskosten auf einevoraussichtliche betriebliche Nutzungsdauer. Büromöbel werdenanstatt in 13 Jahren in fünf abgeschrieben, Personal Computeranstatt in drei Jahren ebenfalls in fünf Jahren. Handelsrechtlichbesonders störend ist der Sachverhalt, dass für nicht mehr vorhan-dene Gegenstände weiter ein Wert in der Bilanz geführt werdenmuss. Nur aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung wurde dieRegelung des Sammelpostens auch für die Handelsbilanz toleriert.
Verwirrende
Varaintenvielfalt
Mit der Einführung der Sammelposten und der Wiedereinführungder Sofortabschreibung ist für geringwertige Wirtschaftsgüter eineVariantenvielfalt entstanden, die eher zur Verwirrung als zur Verein-fachung beigetragen hat. Mit einem Schreiben vom 30.9.2010 (– IVC 6 – S 2180/09/10001 DOK 2010/0750885 –) musste das Bundesfi-nanzministerium zu Fragen zur bilanzsteuerlichen Behandlung soge-nannter geringwertiger Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG undzum Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG Stellung nehmen.
Eine Variante
innerhalb eines
Geschäftsjahrs
Ein wichtiger Aspekt dieses Schreibens ist, dass sich ein Unterneh-men innerhalb eines Geschäftsjahrs nur für eine Variante entschei-den kann. Entweder sind alle geringwertigen Wirtschaftsgüter einesGeschäftsjahres nach § 6 Abs. 2 EStG (Sofortabschreibung) abzu-schreiben oder alles nach § 6 Abs. 2a EStG (Sammelposten) über fünfJahre zu verteilen.
Werden GWGs als Sammelposten gemäß § 6 Abs. 2a EStG dargestellt,muss ebenfalls mindestens ein Anlagegut je Geschäftsjahr in dasInventar aufgenommen werden. Selbstverständlich können, wie beider Sofortabschreibung, einzeln identifizierbare und/oder Pauschal-anlagen wie in Abbildung 3.15 angelegt werden. Abschreibungsme-thode und Abgangsverbot bleiben bestehen. Eine Inventurpflicht fürsolchermaßen bilanzierte Anlagegüter besteht nicht.
Vereinfachungen im Inventar und bei der Inventur 3.2
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GWG-Buchungs- und Betragsprüfungen
GWG-Anlagen nach § 6 Abs. 2 und 2a EStG (Sofortabschreibung)können ausschließlich im Wirtschaftsjahr der Anschaffung in vollerHöhe abgeschrieben werden. GWG-Anlagen nach § 6 Abs. 2a EStG(Sammelposten) müssen ab dem Jahr ihres Zugangs auf fünf Jahreabgeschrieben werden. In beiden Fällen sind daher in Folge-geschäftsjahren keine Zugangsbuchungen erlaubt.
Über die Zuordnung einzelner Anlagenklassen als GWG-Anlagen-klasse kann dies in der SAP-Anlagenbuchhaltung geprüft werden. InAbbildung 3.6 sehen Sie den Einstieg, um GWG-Beträge und GWG-Anlagenklassen festzulegen. Abbildung 3.7 zeigt diese Festlegung.
Abbildung 3.6 GWG-Betragsprüfung
Abbildung 3.7 Auswahl GWG-Anlagenklassen und GWG-Betrag
Inventar und Inventur3
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GWG-Betrags-
grenzen
Gesetzlich sind GWGs an folgende Betragsgrenzen gekoppelt:
� § 6 Abs. 2 EStG maximal 410,00 EUR
� § 6 Abs. 2a EStG zwischen 150,01 EUR und 1.000,00 EUR
Im SAP-System können GWG-Höchstbetragsgrenzen hierfür hinter-legt werden, die Art der Wertprüfung kann den entsprechendenAnlagenklassen und Bewertungsbereichen zugeordnet werden. InAbbildung 3.8 wird je Bewertungsbereich der GWG-Höchstbetragangegeben, eine Prüfungsmethode für diesen Höchstbetrag wird inAbbildung 3.9 festgelegt.
Abbildung 3.8 GWG-Höchstbetrag
Abbildung 3.9 GWG-Wertprüfung je Anlagenklasse und Bewertungsbereich
Getrennte SAP-
Anlagenklassen und
Kontensteuerungen
Für GWGs empfiehlt es sich, jeweils eigene SAP-Anlagenklassen undKontensteuerungen getrennt nach § 6 Abs. 2 bzw. § 6 Abs. 2a EStGanzulegen. Gegebenenfalls sollten Sie diese noch zusätzlich nach Einzel-
Vereinfachungen im Inventar und bei der Inventur 3.2
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oder Pauschalanlagen trennen, um hierfür getrennte Bildaufbauregelnund Prüfungsarten des Höchstbetrags verwenden zu können.
Diese GWG-Anlagenklassen könnten z. B. wie folgt aussehen:
� 5000 Einzel-GWG nach § 6 Abs. 2 EStG, Höchstbetrag
� 5001 Pauschal-GWG nach § 6 Abs. 2 EStG, Höchstbetrag mit Menge
� 5010 Einzel-GWG nach § 6 Abs. 2a EStG, Höchstbetrag
� 5011 Pauschal-GWG nach § 6 Abs. 2a EStG, Höchstbetrag mit Menge
In Abbildung 3.10 sehen Sie die Fehlermeldung zu dieser Betragsprü-fung bei einer Zugangsbuchung mit Mengenangabe. Der Buchungs-betrag von 4.101,00 EUR, dividiert durch die angegebene Menge vonzehn Stück, ergibt 410,10 EUR je Stück und ist damit um 0,10 EURhöher als der hinterlegte GWG-Höchstbetrag von 410,00 EUR.
Abbildung 3.10 GWG-Fehlermeldung bei Überschreitung des Höchstbetrags
Ursprüngliche Absicht der GWG-Regelung
Ein kleiner Hinweis zu der ursprünglichen Absicht, mit der GWG-Rege-lung den Inventar- und Inventuraufwand zu reduzieren: In der Geschichteder Bundesrepublik Deutschland wurde dieser Betrag lediglich ein einzi-ges Mal wesentlich angepasst, und zwar im Jahr 1964 von 600,00 DMauf 800,00 DM. Die kleine Erhöhung während der Euro-Umstellung auf
Inventar und Inventur3
112
410,00 EUR bzw. 801,89 DM hat nichts mit einem Inflationsausgleich zutun. Inflationsbedingt hat sich aber die ursprüngliche Absicht in ihrGegenteil verkehrt. Während 1960 ein üblicher Schreibtisch weit unter600,00 DM (306,78 EUR) zu haben war, kostet ein vergleichbaresMöbelstück heute an die 1.000,00 EUR. Die Anzahl der Vermögensge-genstände, die einzeln im Inventar erfasst werden müssen, erhöht sichständig. Immer mehr Vermögensgegenstände müssen über Jahre abge-schrieben und mit einer Inventur jährlich kontrolliert werden. Wo ist dieVerwaltungsvereinfachung geblieben? Der GWG-Höchstbetrag gehörtschon längst erhöht!
Abgangsfiktion für GWGs
Ausscheiden eines
Wirtschaftsguts ist
nicht darstellbar
Da GWGs nicht bestandsmäßig kontrolliert werden müssen bzw. alsPauschalanlagen dargestellt nicht kontrolliert werden können, kannauch das Ausscheiden des Wirtschaftsguts aus dem Unternehmennicht festgestellt werden. Der Ausweis in der Entwicklung des Anla-gevermögens nach § 268 Abs. 2 HGB – in der SAP-Anlagenbuchhal-tung wird diese Auswertung Anlagengitter genannt, außerhalb desSAP-Systems ist der Begriff Anlagenspiegel geläufiger – würde sichdeshalb im Lauf der Jahre ständig erhöhen und dem Bilanzleser einfalsches Bild des vermeintlich noch vorhandenen Anlagevermögensvermitteln.
Abgangsfiktion Das zu hohe Anlagevermögen ist der Grund, weshalb für Wirt-schaftsgüter, die nach § 6 Abs. 2 EStG dargestellt werden, schon vorJahrzehnten der Begriff Abgangsfiktion entstanden ist. Für GWGs,die nach dieser Variante dargestellt werden, ist es üblich geworden,im Jahr des Zugangs sofort einen fiktiven Anlagenabgang zu unter-stellen. Diese Abgangsfiktion ist in die Auswertung des SAP-Anla-gengitters als Abgangssimulation eingearbeitet.
In Abbildung 3.11 sehen Sie den Aufruf des Anlagengitters ohneAngaben zur Abgangssimulation, die entsprechende Darstellungeiner GWG-Anlage sehen Sie in Abbildung 3.12.
Abbildung 3.11 Aufruf SAP-Anlagengitter ohne Abgangssimulation
Vereinfachungen im Inventar und bei der Inventur 3.2
113
Abbildung 3.12 Auswertung SAP-Anlagengitter ohne Abgangsfiktion
In Abbildung 3.13 ist der Aufruf des Anlagengitters mit Angaben zurAbgangssimulation zu sehen. Die entsprechende Darstellung derGWG-Anlage mit Abgangsfiktion sehen Sie in Abbildung 3.14.
Abbildung 3.13 Aufruf SAP-Anlagengitter mit Abgangssimulation
Abbildung 3.14 Auswertung SAP-Anlagengitter mit Abgangsfiktion
Aktuelle AHK und
kumulierte AfA
Achten Sie auf die unterschiedlichen Werte der Spalten aktuelle
AHK und kumulierte AfA zu Geschäftsjahresende! Mit den Angabenzur Abgangssimulation werden in der Spalte Abgang des SAP-Anla-gengitters der Abgang von Anschaffungs- und Herstellungskostenund der AfA-Abgang simuliert. Die Werte zum Geschäftsjahresende,sowohl in den Spalten aktuelle AHK und kumulierte AfA, betragenjetzt jeweils 0,00 EUR.
Veränderung nur
im Anlagengitter
Diese Veränderung ist nur im Anlagengitter zu sehen! Die GWG-Anlagen sind weiter in der SAP-Anlagenbuchhaltung vorhanden undkönnen so behandelt werden wie andere Anlagen.
Für GWGs nach § 6 Abs. 2a EStG besteht dieselbe Problematik beimVermögensausweis. Diese Problematik wird durch das fünfjährigeAbgangsbuchungsverbot sogar noch verstärkt. Noch extremer, weilsogar mit Restbuchwerten, werden hiermit dem Bilanzleser Vermö-genswerte dargestellt, die eventuell nicht mehr vorhanden sind.
Inventar und Inventur3
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Mindestens über vier Geschäftsjahre hinweg werden Vermögensge-genstände des Anlagevermögens mit einem Restbuchwert in Anlage-und Finanzbuchhaltung ausgewiesen. Genau deshalb war und istdiese Regelung handelsrechtlich sehr umstritten.
Sammelposten Inzwischen hat sich zu den Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG fol-gende Vorgehensweise des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) eta-bliert: Die nicht kontrollierbaren Sammelposten werden am Endedes Geschäftsjahres, in dem sie voll abgeschrieben wurden, im Anla-genspiegel als Abgang erfasst. Diese Vorgehensweise wird allerdingsnicht bei der Auswertungen des SAP-Anlagengitters unterstützt. Dernotwendige tatsächliche Abgang am Ende des fünften Geschäftsjah-res muss manuell gebucht werden. Da der Sammelposten in derRegel aus einer oder wenigen Anlagen je Geschäftsjahr besteht, istdieser Aufwand noch vertretbar.
3.3 Mengenverwaltung im Anlagevermögen
Gleichartige
Anlagegüter
Rechtlich besteht die Möglichkeit, gleichartige Anlagegüter im Inven-tar als eine einzige Position und mit Angabe der Menge zu führen. ImSinn der Bewertung ist unter gleichartig Folgendes zu verstehen:
� gleiches Anschaffungsdatum
� gleiche Anschaffungs- und Herstellungskosten
� gleiche Abschreibungsmethode
Zum Beispiel dürften 50 (Stück) Personal Computer unter einer Anla-gennummer geführt werden. Diese bei der Stammanlage leidergerne verwendete Variante führt in der späteren Bestandspflegejedoch mit Sicherheit zu erheblichem Mehraufwand: Diese 50 Perso-nal Computer werden beispielsweise nicht gleichzeitig aus demUnternehmen ausscheiden, was aufwendige Teilabgänge erfordert;sie werden auch nicht dauerhaft bei einer Kostenstelle eingesetztwerden, was anstatt einfacher Kostenstellenänderungen aufwendigeTeilumbuchungen erfordert.
Problematik bei der
Anlageninventur
Die größten Probleme verursacht diese Art der Bestandsführung beieiner Anlageninventur. Wie soll festgestellt werden, ob alle 50 Per-sonal Computer dieser Anlage noch vorhanden sind? Die einzelnenPersonal Computer sind über die Anlagenbuchhaltung nicht identifi-
Mengenverwaltung im Anlagevermögen 3.3
115
zierbar. Ein jährlicher Nachweis durch eine Inventur bleibt dennocherforderlich. Dieser Nachweis würde eine zusätzliche Einzelbe-standsführung außerhalb bzw. neben der Anlagenbuchhaltung erfor-dern. Der Verwaltungsaufwand für das Unternehmen bleibt, unddamit ist nichts gewonnen.
Darum raten wir dringend von einer derartigen Form der Bestands-führung ab. Die SAP-Anlagenbuchhaltung bietet sehr komfortableFunktionen, um derartige Massenzugänge bereits beim Erstzugangeinzeln anzulegen und bequem zu bebuchen. In Abschnitt 4.7,»Massenvorgänge«, gehen wir näher darauf ein.
MengenangabenDennoch sind bei bestimmten Anlagegütern die Mengenangabensinnvoll, z. B. bei den bereits beschriebenen GWGs, die als Pauschal-anlagen dargestellt werden. Abbildung 3.15 zeigt eine GWG-Anlagemit der Menge 57 Stück, Abbildung 3.16 zeigt die Bewegungen dazu.
Abbildung 3.15 GWG-Pauschalanlage mit Menge
Abbildung 3.16 GWG-Buchung mit Menge
Bei Grundstücken empfehlen wir, wie in Abbildung 3.17, die Anzahlder Quadratmeter mit anzugeben. Der Eigentumsnachweis erfolgtbei Grundstücken nicht durch eine körperliche Inventur, sondernüber den Grundbucheintrag der entsprechenden Flurstücknummer.
Inventar und Inventur3
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Abbildung 3.17 Grundstück mit Angabe der Quadratmeter
3.4 Anlageninventur
Von der Verpflichtung zur jährlichen Inventur ist man nicht freige-stellt, lediglich von der Stichtagsinventur zum Abschlusszeitpunkt.Und zwar nur, wenn »durch Anwendung eines den Grundsätzenordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden anderen Verfahrensgesichert ist, dass der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art,Menge und Wert auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme fürdiesen Zeitpunkt festgestellt werden kann« (siehe § 241 Abs. 2 HGB).Dies setzt jedoch ein funktionierendes betriebliches Meldeverfahrenfür Veränderungen im Anlagevermögen voraus.
3.4.1 Inventarkennzeichnung – Voraussetzung für Meldeverfahren und Inventur
Kennzeichnung
ist notwendig
Ein leider oftmals vernachlässigter Sachverhalt ist die Notwendig-keit, bewegliche Anlagegüter eindeutig zu kennzeichnen. Die Anla-gegüter müssen bereits in der SAP-Anlagenbuchhaltung identifizier-bar dargestellt werden. Vor allem bei größeren Beständen ist dieseine unabdingbare Voraussetzung für eine Anlageninventur oder einMeldeverfahren, das die aufwendige Stichtagsinventur ersetzt.
Anzustreben ist, als eindeutige Kennzeichnung die SAP-Anlagen-nummer zu verwenden. Alternativ kann über das SAP-Stammdaten-
Anlageninventur 3.4
117
feld Inventarnummer eine von der Anlagennummer abweichendeNummer geführt werden. In Abbildung 3.18 sehen Sie einen Anla-genstammsatz mit einer von der Anlagennummer abweichendenInventarnummer. Allerdings verursacht dies bei der Datenpflege desAnlagevermögens über Jahre hinweg einen unnötigen Mehrauf-wand, da ständig über die Inventarnummer die Anlagennummerermittelt werden muss.
Abbildung 3.18 Von der Anlagennummer abweichende Inventarnummer
Körperliche
Kennzeichnung ist
nicht möglich
Selbstverständlich können nicht alle Anlagengegenstände körperlichgekennzeichnet werden. Bei immateriellen Vermögensgegenständenist dies unmöglich, bei Grundstücken, Gebäuden, Fahrzeugen etc.nur wenig sinnvoll. Der Bestand dieser Vermögensgegenstände kannund muss über andere Wege nachgewiesen werden:
� bei Grundstücken über den Grundbucheintrag
� bei für den Straßenverkehr zugelassenen Fahrzeugen über das Kfz-Kennzeichen bzw. den dazu vorhandenen Kfz-Brief
Verknüpfung mit der Instandhaltung
Enterprise Asset
Management/
Plant Maintenance
Sehr interessant ist in diesem Zusammenhang die Verknüpfung mitder SAP-Lösung für die Instandhaltung Enterprise Asset Management(EAM, ehemals Plant Maintenance, PM). Diese SAP-Anwendung be-nötigt zur Verwaltung von Wartungs- und Instandhaltungsdaten eben-falls eine eindeutige Kennzeichnung von Gegenständen; oftmals sinddiese Gegenstände mit denen in der Anlagenbuchhaltung identisch.
Inventar und Inventur3
118
Stammdaten
synchronisieren
Hier ist technisch eine Synchronisation der Stammdaten zwischender Anlagenbuchhaltung und der Instandhaltung möglich. Dabeiwird mit der Stammanlage der Anlagenbuchhaltung gleichzeitig einEquipment-Stammsatz angelegt. Softwaretechnisch kann von derAnlage auf die zugeordneten Equipment-Nummern (mehrere sindmöglich!) bzw. von einer Equipment-Nummer auf die zugeordneteAnlage verwiesen werden. Abbildung 3.19 und Abbildung 3.20 zei-gen die Einrichtung der Verknüpfung, Abbildung 3.21 den Verweisvom Equipment auf eine Anlage. In Abbildung 3.22 sehen Sie dieVerweise von der Anlage auf die Equipments.
Abbildung 3.19 Automatisches Anlegen von Equipment-Stammsätzen durch die SAP-Anlagenbuchhaltung
Abbildung 3.20 Verbindung – Equipment-Typ/-Art zu Anlagenklasse
Anlageninventur 3.4
119
Abbildung 3.21 Verweis – Equipment zu Anlage
Abbildung 3.22 Verweis – Anlagen zu Equipments
Mehrfachkenn-
zeichnung
vermeiden
Vor allem wird hierdurch eine aufwendige Mehrfachkennzeichnungeines Gegenstands sowie ein doppeltes Meldeverfahren vermieden.Es wäre verwirrend, wenn auf einem Computer gleich drei Num-mern vermerkt würden, die Anlagennummer, die Inventarnummerund die Equipment-Nummer.
Das Inventarkennzeichen, meist ein Aufkleber mit einer Nummer,wird oftmals und nicht ganz zu Unrecht auch als Inventurnummerbezeichnet. Allerdings muss diese Kennzeichnung erst erstellt undam Objekt angebracht werden. Hierauf gehen wir im folgendenAbschnitt näher ein.
Inventar und Inventur3
120
3.4.2 Techniken der Inventarkennzeichnung
Eindeutige
Identifizierung
ist notwendig
Die eindeutige, unverwechselbare Identifizierung eines Gegenstandsist Voraussetzung für die gesetzlich vorgeschriebene Inventur undfür ein Meldeverfahren, das diese Inventur ersetzt. Zum Zweck die-ser eindeutigen Identifizierung gibt es die sogenannten Inventarkenn-zeichen. Wie vieles im Rechnungswesen hat auch die Inventarkenn-zeichnung ihre Historie: Ursprünglich war sie lediglich eineEigentumskennzeichnung, erst mit Einführung der Buchhaltung kamder eindeutige Verweis zum Inventarverzeichnis hinzu.
Die Techniken der Kennzeichnung sind so vielfältig wie die Objektedes Anlagevermögens. Fast alles ist möglich: Aufmalen, Annieten,Aufschweißen, Einbrennen, Aufkleben. Bei Tieren (auch diese kön-nen Anlagevermögen sein) werden inzwischen sogar Ohrclips mitRFID-Tags (Radio Frequency Identification) verwendet.
Das Inventarkennzeichen teilt einen wesentlichen Charakter desAnlageguts mit, auch sind die Kennzeichen zum dauerhaftenGebrauch bestimmt – denken Sie hier einmal an zehn Jahre undmehr, und das noch unter extremen Bedingungen in der Produktion.Das Herstellen und Anbringen einer Inventarkennzeichnung kannalso durchaus mit etwas Aufwand verbunden sein.
Klebeetiketten Die einfachste und preiswerteste Art der Kennzeichnung ist das Klebe-etikett. Es ist relativ preiswert und einfach zu bedrucken, bequem zuversenden sowie ohne großen Aufwand auch von technischen Laienam Objekt anzubringen. Hochwertige Klebeetiketten haften dauer-haft auf fast jedem Untergrund, sind langlebig und können, mit Bar-code oder RFID-Tags versehen, maschinell gelesen werden. In Abbil-dung 3.23 sehen Sie einige Beispiele für Klebeetiketten.
Metallschildchen Bei Metallschildchen wird die Kennzeichnung bereits aufwendiger.Schon die Fertigung des Metallschildchens ist teurer, und dasAnbringen am Gegenstand dauert wesentlich länger, es einfach auf-zukleben funktioniert selten und ist bei Rundungen kaum möglich.Das Annieten am Gegenstand erfordert Bohrmaschine und Niet-werkzeug, zudem etwas technische Sorgfalt, um das Gerät dabeinicht zu beschädigen. Gleiches gilt beim Aufschweißen, Einbrennenoder Aufmalen der Inventarnummer. In Abbildung 3.24 sehen Sieein Beispiel für ein Metallschildchen, das Sie gut an den vier Bohrun-gen an den Ecken erkennen können.
Anlageninventur 3.4
121
Abbildung 3.23 Beispiele für Klebeetiketten
Abbildung 3.24 Metallschildchen für HIPP
Grundsätzlich ist es ratsam, die Inventarkennzeichnung mit derWareneingangskontrolle zu verbinden. Vor allem leicht beweglicheGegenstände, beispielsweise Notebooks, sollten vor der Ausliefe-rung an die Benutzer bereits gekennzeichnet sein.
Kennzeichnung
von großen
Gegenständen
Aber auch für Klebeetiketten gibt es technische und organisatorischeGrenzen. Es ist z. B. nicht empfehlenswert, an sehr großen Gegen-ständen ein kleines Inventarkennzeichen anzubringen. Die Suchenach dieser »Briefmarke« kann bei einer Inventur oder einer Verän-derungsmeldung recht zeitaufwendig werden. Abbildung 3.25 zeigteine Baggerschaufel mit aufgeschweißter Inventarnummer.
Achten Sie bei der Kennzeichnung generell auf eine einheitliche Vor-gehensweise; das Inventarkennzeichen sollte z. B. möglichst beimTypenschild des Objekts platziert werden.
Inventar und Inventur3
122
Abbildung 3.25 Kennzeichnung an einer Baggerschaufel der Firma Kirchner
3.4.3 Meldeverfahren und Inventur
Die Veränderungen von einzelnen Anlagegütern sind nicht nur fürdie Anlagenbuchhaltung und das Rechnungswesen von Interesse.Für andere Bereiche des Unternehmens (Technik, Versicherung) istdie zeitnahe Information über die Veränderungen einzelner Objekteebenfalls wichtig.
Es ist sehr unbefriedigend, diese Veränderungen erst zum Geschäfts-jahresende bei einer jährlichen körperlichen Inventur zu erkennen.Vielmehr sollten die Änderungen von einzelnen Anlagegütern stän-dig über ein betrieblich verankertes Meldeverfahren der Anlagen-buchhaltung gemeldet werden. Als Änderung werden in diesemZusammenhang nicht nur Anlagenabgänge (Verschrottungen, Dieb-stähle und Verkäufe) angesehen, hierzu gehören auch Änderungenvon Kostenstellen oder des Standorts des Gegenstands.
Formulare Grundsätzlich können solche Meldungen formlos erfolgen, dennochsind in den meisten Unternehmen hierfür Formulare gebräuchlich.Je nach Größe der Unternehmen findet man hier sehr unterschiedli-che Lösungen – von komplizierten Formularen mit streng geregeltenUnterschriftswegen und mehreren Durchschlägen bis zur formlosenInformation per E-Mail. Wie auch immer die Meldescheine genau
Anlageninventur 3.4
123
aussehen: Entscheidend ist, dass diese Informationen in der Anla-genbuchhaltung ankommen und dort zeitnah verarbeitet werden.
Genau solche Meldeverfahren sind die Voraussetzung, damit keinejährliche Inventur des gesamten Anlagevermögens durchgeführtwerden muss. Trotzdem sollte die Qualität des Meldeverfahrensdurch Stichprobeninventuren kontrolliert werden, Stichproben, diesich jeweils auf einzelne Abteilungen beschränken können.
Im folgenden Abschnitt stellen wir Ihnen die unterschiedlichenInventurverfahren näher vor.
3.4.4 Inventurverfahren
Bestand anhand
von Ausdrucken
kontrollieren
Eines der einfachsten Verfahren zur Anlageninventur besteht in derKontrolle des Bestands anhand von Ausdrucken aus der SAP-Anla-genbuchhaltung. Abbildung 3.26 zeigt den Aufruf einer Inventur-liste, Abbildung 3.27 die zu kontrollierenden Gegenstände.
Abbildung 3.26 Aufruf der Inventurliste
Diese Kontrolle erfolgt in der Regel nach Kostenstellen sortiert. DiePositionen auf dem Ausdruck werden in Verantwortung des Kosten-stellenleiters körperlich geprüft und durch Abhaken der Inventar-nummer sowie mit Datum und Unterschrift quittiert. Zusätzlich kön-nen in der Spalte Bemerkung besondere Hinweise der Anlagenbuch-haltung mitgeteilt werden (siehe Abbildung 3.27). Nicht aufgeführte,aber innerhalb der Kostenstelle vorhandene Anlagegüter müssenzusätzlich gemeldet werden.
Inventar und Inventur3
124
Abbildung 3.27 Inventurlisten – nach Kostenstellen sortiert
»Leere« Formulare für die Inventur verwenden
Das Verfahren mit Verteilen und Abhaken von Inventurlisten ist nachunserer Erfahrung sehr anfällig. Fehlende Anlagegüter werden oftmalsnicht gemeldet; die Gleichförmigkeit der Haken auf einer Inventurlistedeutet meistens darauf hin, dass keine ordentliche körperliche Kontrollestattgefunden hat.
Wesentlich genauer ist eine Anlageninventur mit einem »leeren« Formu-lar, auf dem keine Anlagegüter vorgedruckt sind. Hierdurch wird derInventuraufnehmer genötigt, alle vorhandenen Gegenstände zu erfassen;natürlich mit der Inventarnummer des Gegenstands, aber auch nichtgekennzeichnete Objekte sind zu notieren.
Dieses leere Formular muss heutzutage nicht mehr aus Papier bestehen,auch das mühevolle Ablesen und Notieren der Inventarnummer kann DV-technisch unterstützt werden.
DV-unterstützte Inventaraufnahme
Maschinell lesbare
Inventur-
kennzeichen
Bei bereits maschinell lesbaren Inventarkennzeichnungen kann dasmühevolle Übertragen der Inventarnummer auf das leere Formularbzw. das Formular selbst durch sogenannte MDE-Geräte (MobileDatenerfassung), Kleincomputer mit Barcodescanner oder RFID-Empfänger ersetzt werden. Maschinell lesbare Inventarkennzeichenin Verbindung mit entsprechend programmierten MDE-Gerätengewährleisten langfristig Inventaraufnahmen mit geringerem Zeit-und Kostenaufwand. Zusätzlich kann die aufwendige Nachbearbei-
Anlageninventur 3.4
125
tung der Anlageninventur technisch unterstützt werden, was weitereZeit- und Kostenvorteile ermöglicht.
Es bleibt jedoch auch hier dabei, dass die körperliche Kontrolle nichtbei allen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens möglich ist.
Buchinventur
Körperliche
Inventur nicht
möglich
Bestimme Gegenstände sind nicht durch eine körperliche Inventurnachweisbar, deren Kontrolle findet daher über sogenannte Buch-inventuren statt. Der Begriff kommt vom Eigentumsnachweis fürGrundstücke; in diesem Fall wird der Nachweis über Grundbuchaus-züge erbracht, also durch den Vergleich mit einem anderen Buch.Die folgende Aufzählung bezieht sich auf die Buchinventur bei denunterschiedlichen Vermögensgegenständen:
� Immaterielle Anlagegüter können nur über eine Buchinventurnachgewiesen werden.
� Softwarenutzungsrechte oder Patente sollten über Lizenzvereinba-rungen oder Patentrechte nachweisbar sein.
� Finanzanlagen, Beteiligungen oder Darlehen des Anlagevermö-gens können mit Bankauszügen und Verträgen nachgewiesen wer-den.
� Das Eigentum von Kraftfahrzeugen wird in der Regel zusätzlichüber den Kfz-Brief nachgewiesen.
� Das Eigentum an Grundstücken und Gebäuden wird, wie bereitserwähnt, durch Grundbuchauszüge belegt. Gebäude und Baulich-keiten sind trotzdem zusätzlich körperlich zu kontrollieren.
� Anzahlungen für Anlagegüter können über Zahlungsvorgänge undSaldenbestätigungen nachgewiesen werden.
Unabhängig vom jeweiligen Inventurverfahren, können je Anlage-gut zusätzliche Hinweise (z. B. »wird nicht mehr benötigt«) an dieAnlagenbuchhaltung übermittelt werden.
Prüfung
durch Dritte
Alle Inventurverfahren können lückenhaft sein und sollten deshalbdurch Dritte, das heißt durch die interne Revision oder Wirtschafts-prüfer, mittels Stichproben kontrolliert werden.
Inventar und Inventur3
126
Nach der körperlichen Inventaraufnahme beginnt der entscheidendeTeil der Inventur, die Nachbearbeitung. Auf diese gehen wir im fol-genden Abschnitt näher ein.
3.4.5 Inventurnachbearbeitung
Vorgehen Eine Anlageninventur wird durchgeführt, um Abweichungen zumBestand der Anlagenbuchhaltung zu erkennen und gegebenenfallsdiesen Bestand zu ergänzen und/oder zu berichtigen. Gehen Sie fol-gendermaßen vor.
Generell und ohne Prüfung kann im SAP-Anlagenstamm das Datumder letzten Inventur (Feld Letzte Inventur am) und gegebenenfallsder Inventurhinweis gespeichert werden. In Abbildung 3.28 sehenSie diese Eingaben im SAP-Anlagenstamm. Der letzte körperlicheNachweis war am 31.12.2014 und bei dieser Inventur wurde mitge-teilt, dass der Schreibtisch nicht mehr benötigt wird.
Abbildung 3.28 Stammsatz mit Inventurdaten
Danach muss die Inventaraufnahme mit dem Anlagenbestand vergli-chen werden. Abweichungen der Inventurdaten vom Anlagenbe-stand müssen in einer Nachbearbeitung geklärt werden:
� Warum wurde eine Anlage z. B. nicht gefunden?
� War diese zum Inventarzeitpunkt in Reparatur?
Anlageninventur 3.4
127
� Vielleicht wurde diese Anlage aber auch ohne Meldung an dieAnlagenbuchhaltung verschrottet.
� Eventuell erscheint die Anlage bei der Inventur einer anderen Kos-tenstelle wieder.
Nach Überprüfung und Klärung der Abweichungen können in derSAP-Anlagenbuchhaltung Kostenstellenänderungen durchgeführtwerden. In Abbildung 3.29 ist die Kostenstellenänderung einerAnlage dargestellt.
Abbildung 3.29 Kostenstellenänderung
Eventuell müssen Anlagenabgänge (Verschrottungen, Diebstähle)gebucht oder Teilwertabschreibungen vorgenommen werden. Eskann sogar vorkommen, dass bei erkannten Abweichungen erhal-tene Subventionen zurückgezahlt und/oder vorgenommene Sonder-abschreibungen ergebniswirksam zugeschrieben werden müssen.
Wie Sie sehen, können bei der Inventurnachbearbeitung fast alleBuchungsvorgänge der Anlagenbuchhaltung entstehen, die wir inKapitel 6, »Geschäftsprozesse und Buchungsvorgänge«, näher be-schreiben werden.
DV-unterstützte Inventurnachbearbeitung
Bei maschinell vorliegenden Inventurdaten kann der vorgenannteVergleich (Anlagenbestand ungleich Anlageninventur) durch DV-gestützte Anwendungen erfolgen. Hierfür werden SAP-kompatibleLösungen angeboten. Bei diesen können zudem Entscheidungengespeichert und gegebenenfalls maschinell an die SAP-Anlagenbuch-haltung übergeben werden. Im Folgenden werden wir dies anhandzweier Beispiele erläutern.
Inventar und Inventur3
128
Beispiel 1 – Fehlende Schrankwand
Der Anlagenbestand weist eine Schrankwand aus, die bei der Inven-taraufnahme nicht gefunden wurde (siehe Abbildung 3.30).
Abbildung 3.30 Abweichung – Anlagenbestand und Anlageninventur
Vom Anwender wird wegen dieser Abweichung eine Entscheidungverlangt. Der Anwender entscheidet sich, die Schrankwand nochnicht zu verschrotten, sondern diese Schrankwand einer anderen Kos-tenstelle und einem anderen Standort zuzuordnen (Abbildung 3.31).Eventuell erscheint die Schrankwand ja bei der Inventur der anderenKostenstellen.
Abbildung 3.31 DV-gestützte Entscheidung zu Kostenstellen- und Standortänderung
Beispiel 2 – Inventurhinweis
Im nachfolgenden zweiten Beispiel sind zwar Bestands- und Inven-turdaten identisch, aber es wurde bei der Inventuraufnahme derHinweis schrottreif erfasst (Abbildung 3.32).
Abbildung 3.32 Inventurhinweis
Nur aufgrund des Inventurhinweises wird vom Anwender bei derInventurnachbearbeitung ebenfalls eine Entscheidung gefordert. Er
Fazit 3.5
129
veranlasst die Verschrottung, wie in Abbildung 3.33 zu sehen ist.Erst nach Ausführung der Verschrottung wird in der SAP-Anlagen-buchhaltung der Anlagenabgang gebucht. In Abschnitt 6.4,»Abgang«, gehen wir näher auf diesen Buchungsvorgang ein.
Abbildung 3.33 DV-gestützte Entscheidung zur Verschrottung
Aufbewahrungspflicht für Inventurunterlagen
Gleichgültig, ob eine manuelle oder MDE-unterstützte Anlageninventurstattgefunden hat, die gesamten Unterlagen oder Dateien müssen zehnJahre lang aufbewahrt werden. Achten Sie deshalb auch bei DV-gestütz-ten Lösungen auf deren Testatfähigkeit.
3.5 Fazit
Mit diesem Kapitel haben wir Sie auf die Wechselwirkungen zwi-schen dem Anlageninventar und der Anlageninventur/dem Melde-verfahren hingewiesen. Das Anlagevermögen muss identifizierbar,sprich kontrollierbar, aufgebaut werden. Sie sollten immer im Hin-terkopf behalten, dass mit dem, was Sie aktuell in der SAP-Anlagen-buchhaltung aufbauen und pflegen, noch in Jahrzehnten gearbeitetwird. Gerade bei der Eingabe und Pflege von Anlagenstammsätzensollten Sie dies genau beachten.
Damit die Anlagegüter kontrollierbar und dennoch wirtschaftlicherfasst werden können, bietet die SAP-Anlagenbuchhaltung zahlrei-che Möglichkeiten, die Eingaben je nach Anlagenklasse zu gestalten.Hiervon handelt das nächste Kapitel 4, »Hierarchie der Anlagen-stammsätze«.
7
Inhalt
Einleitung ................................................................................................ 13
1 Von Luca Pacioli bis zum HGB: Die Entwicklung der Rechnungslegung ................................................................ 19
1.1 Grundgedanke der Vermögensdarstellung ............................. 201.2 Entwicklung der Rechnungslegung ........................................ 20
1.2.1 Inventar nach Luca Pacioli ........................................ 211.2.2 Bewertung nach Luca Pacioli .................................... 22
1.3 Deutsches Handelsgesetzbuch (HGB) ..................................... 241.3.1 Inventar nach HGB ................................................... 241.3.2 Bewertung nach HGB ............................................... 251.3.3 Gliederung nach HGB ............................................... 26
1.4 Das deutsche Einkommensteuergesetz (EStG) und dessen Auswirkung auf die Handelsbilanz ......................................... 271.4.1 Einkommensteuergesetz vor BilMoG ........................ 271.4.2 Beispiel: Bewertungsunterschied
Steuer-/Handelsbilanz .............................................. 281.4.3 Einkommensteuergesetz nach BilMoG ..................... 311.4.4 Ermittlung von »latenten Steuern« für die
Handelsbilanz .......................................................... 331.5 Bewertung nach US-GAPP und IAS/IFRS ................................ 341.6 Bewertung nach der staatlichen Buchführung (Doppik) .......... 35
1.6.1 Erhaltene Investitionszuschüsse ............................... 351.6.2 Geleistete Investitionszuschüsse ............................... 361.6.3 Parallele Bewertungen bei kommunalen
Eigenbetrieben und Unternehmen ........................... 361.7 Krankenhausbuchführungsverordnung (KHBV) ....................... 371.8 Konzernbewertung, Konsolidierung und Fremdwährung ........ 38
1.8.1 Konzernbewertung, Konsolidierung ......................... 381.8.2 Fremdwährung ........................................................ 39
1.9 Fazit ...................................................................................... 40
2 Abbildung der Organisationsstruktur ................................. 43
2.1 Überblick zur Organisationsstruktur ....................................... 432.2 Bewertungsplan definieren .................................................... 472.3 Bewertungsbereiche zuordnen ............................................... 50
Inhalt
8
2.3.1 Echter/unechter Bewertungsbereich ......................... 502.3.2 Bewertungsbereich löschen ...................................... 522.3.3 Zusammenspiel zwischen Haupt- und Nebenbuch .... 532.3.4 Fremdwährung definieren ........................................ 56
2.4 Anlagenklassen festlegen ....................................................... 592.4.1 Kontenfindung anlegen ............................................ 592.4.2 Bildaufbauregeln anlegen ......................................... 642.4.3 Nummernkreisintervalle definieren .......................... 672.4.4 Anlagenklasse definieren .......................................... 69
2.5 Integration mit der Hauptbuchhaltung ................................... 792.5.1 Kontenlösung im klassischen Hauptbuch .................. 802.5.2 Ledger-Lösung im neuen Hauptbuch ........................ 842.5.3 Neuerungen in EHP 7 .............................................. 90
2.6 Fazit ...................................................................................... 97
3 Inventar und Inventur ......................................................... 99
3.1 Grundlagen ........................................................................... 993.2 Vereinfachungen im Inventar und bei der Inventur ................ 101
3.2.1 Festwert ................................................................... 1023.2.2 Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) .................... 103
3.3 Mengenverwaltung im Anlagevermögen ................................ 1143.4 Anlageninventur .................................................................... 116
3.4.1 Inventarkennzeichnung – Voraussetzung für Meldeverfahren und Inventur .................................. 116
3.4.2 Techniken der Inventarkennzeichnung ..................... 1203.4.3 Meldeverfahren und Inventur .................................. 1223.4.4 Inventurverfahren .................................................... 1233.4.5 Inventurnachbearbeitung ......................................... 126
3.5 Fazit ...................................................................................... 129
4 Hierarchie der Anlagenstammsätze .................................... 131
4.1 Hierarchie von Bilanz, Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung .............................................................. 131
4.2 Anlagenklasse ........................................................................ 1374.3 Anlagennummer .................................................................... 139
4.3.1 Nummernkreisintervalle ........................................... 1404.3.2 Externe versus interne Nummernvergabe ................. 141
4.4 Unternummer ........................................................................ 1454.5 Bildaufbauregeln ................................................................... 146
Inhalt
9
4.6 Mit dem Anlagenstammsatz arbeiten ..................................... 1494.6.1 Anlagenstammsatz neu anlegen ............................... 1494.6.2 Änderungen am Anlagenstammsatz ......................... 1564.6.3 Sperrungen und Löschungen .................................... 160
4.7 Massenvorgänge .................................................................... 1634.7.1 Massenneuanlage .................................................... 1634.7.2 Massenänderungen .................................................. 166
4.8 Anlage als Kontierungsobjekt ................................................ 1704.8.1 Buchungsschlüssel .................................................... 1724.8.2 Kontierung und Buchung über die Anlage ................ 173
4.9 Fazit ...................................................................................... 175
5 Organisation im Rechnungswesen und betriebliche Integration ........................................................................... 177
5.1 Kontierung mit Rechnungseingang ........................................ 1775.1.1 Buchung Haben ....................................................... 1785.1.2 Buchung Soll ............................................................ 1785.1.3 Anlagenstammsatz ................................................... 1805.1.4 Betrachtung am Bilanzstichtag ................................. 183
5.2 Investitionsplanung und Kontrolle ......................................... 1835.3 Fazit ...................................................................................... 189
6 Geschäftsprozesse und Buchungsvorgänge ........................ 191
6.1 Überblick ............................................................................... 1926.2 Zugang .................................................................................. 192
6.2.1 Buchung über ein Verrechnungskonto ...................... 1956.2.2 Buchung integriert mit der
Kreditorenbuchhaltung ............................................ 1986.2.3 Buchung integriert mit der Materialwirtschaft .......... 2026.2.4 Skontobehandlung ................................................... 2066.2.5 Anlagenzugang inklusive Aufwandsposition ............. 2136.2.6 Anlagenzugang mit Betragsrundung ......................... 2166.2.7 Nachträglicher Zugang im selben Geschäftsjahr ........ 2196.2.8 Gutschrift ................................................................. 224
6.3 Umbuchung ........................................................................... 2416.3.1 Umbuchung von Anzahlungen und
Anlagen im Bau ....................................................... 2416.3.2 Aktivierte Eigenleistung und Umbuchung ................. 2526.3.3 Umbuchungen im Kontext von Fremdwährung ........ 258
Inhalt
10
6.4 Abgang .................................................................................. 2656.4.1 Verkauf an Debitor .................................................. 2656.4.2 Verkauf gegen Verrechnungskonto ........................... 2726.4.3 Abgang ohne Erlös ................................................... 2766.4.4 Storno Abgang ......................................................... 2796.4.5 Teilabgang ............................................................... 284
6.5 Transfer ................................................................................. 2876.6 Zuschreibung ......................................................................... 2936.7 Fazit ...................................................................................... 300
7 Periodische Aktivitäten in der Anlagenbuchhaltung .......... 301
7.1 Überblick ............................................................................... 3017.2 Konfiguration der Abschreibungsschlüssel und
Kontierungsarten ................................................................... 3027.2.1 Abschreibungsschlüssel ............................................ 3027.2.2 Kontierungsarten festlegen ...................................... 314
7.3 Abschreibung ........................................................................ 3207.3.1 Planmäßige Abschreibung ........................................ 3207.3.2 Außerplanmäßige Abschreibung ............................... 331
7.4 Periodische Bestandsbuchungen ............................................ 3367.4.1 Konfiguration ........................................................... 3377.4.2 Praxisbeispiel »Innenauftrag« ................................... 340
7.5 Jahreswechsel und Jahresabschluss ........................................ 3467.5.1 Jahreswechsel .......................................................... 3467.5.2 Jahresabschluss ........................................................ 347
7.6 Fazit ...................................................................................... 351
8 Investitionsförderungen ...................................................... 353
8.1 Investitionsförderung in der Praxis ......................................... 3538.1.1 Steuerliche Abschreibungsvorteile ............................ 3548.1.2 Zinsgünstige Kredite ................................................ 3548.1.3 Investitionszuschüsse/-zulagen ................................. 354
8.2 Gesetzliche Grundlagen ......................................................... 3558.2.1 Handelsrecht: HGB und BilMoG ............................... 3568.2.2 Steuerrecht: EStG ..................................................... 3578.2.3 Krankenhausbuchführungsverordnung (KHBV) ......... 3588.2.4 Neues Kommunales Haushaltsrecht (Doppik) ........... 3598.2.5 Staatliche Doppik ..................................................... 360
Inhalt
11
8.3 Investitionszuschüsse in der Finanz- und Anlagenbuchhaltung .............................................................. 3628.3.1 Unser Szenario ......................................................... 3638.3.2 Buchung von verbindlichen
Investitionszuschussbescheiden ............................... 3648.3.3 Bestellung/finanzielle Verpflichtung ......................... 3678.3.4 Anbezahlte/im Bau befindliche Anlage ..................... 3678.3.5 Erste Anzahlungsrechnung ....................................... 3708.3.6 Zweite Anzahlungsrechnung .................................... 3748.3.7 Einstellung des Sonderpostens für
Investitionsförderung ............................................... 3768.3.8 Anlagengitter zum Jahresbeginn 2014 ...................... 3838.3.9 Schlussrechnung ...................................................... 3848.3.10 Buchung der fertigen Anlage .................................... 3858.3.11 Umbuchung der im Bau befindlichen Anlage auf
die fertige Anlage ..................................................... 3898.3.12 Anlagenabgang ........................................................ 4008.3.13 Geleistete Investitionszuschüsse ............................... 4068.3.14 Anmerkungen zum Praxisbeispiel ............................. 407
8.4 Fazit ...................................................................................... 408
9 Auswertungen in der Anlagenbuchhaltung ........................ 411
9.1 Anlagenbestand ..................................................................... 4119.1.1 Verzeichnis unbebuchter Anlagen ............................ 4119.1.2 Anlagenbestand nach Anlagennummer .................... 413
9.2 Tagesgeschäft ........................................................................ 4169.2.1 Anlagenzugänge ....................................................... 4179.2.2 Anlagenumbuchungen ............................................. 4189.2.3 Anlagenabgänge ...................................................... 420
9.3 Erläuterungen zur GuV .......................................................... 4229.4 Erläuterungen zur Bilanz ........................................................ 4249.5 Fazit ...................................................................................... 432
10 Datenübernahme ................................................................. 433
10.1 Grundsätzliche Konfigurationseinstellungen ........................... 43310.2 Altdatenübernahme aus dem Vorjahr .................................... 43710.3 Übernahme von Daten im laufenden Jahr .............................. 44910.4 Fazit ...................................................................................... 451
Inhalt
12
Anhang ...................................................................................... 453
A Wichtige Transaktionen .................................................................... 455B Menüpfade und Transaktionen ......................................................... 457C Quellen und Bildnachweis ................................................................ 463D Die Autoren ..................................................................................... 465
Index ...................................................................................................... 467
467
Index
A
Abgang 83, 86, 265ohne Erlös 276
Abgangsbuchung 420Abgangsfiktion 112, 219Abgangssimulation 112abgeleiteter Bewertungsbereich 51Abrechnung 187, 256Abrechnungsvorschrift 248Abschreibung 23, 320
anteilige 215auf Neuzugang 333außerplanmäßige 293, 331, 332degressive 306direkte 54geplante 322indirekte 54lineare 302planmäßige 320zukünftige 223
Abschreibungsart 62Abschreibungsbedarf, zusätzlicher 332Abschreibungsbeginn 203Abschreibungslauf 82
durchführen 327, 459Abschreibungsparameter 321Abschreibungsschlüssel 302
Basismethode 457Degressivmethode 458GWG 303konfigurieren 302LINR 302GD10 303Periodenmethode 458pflegen 311Stufenmethode 458Übersicht 458
Abschreibungsverlauf, linearer 296, 388Abschreibungsvorteil, steuerlicher 354Absetzung für Abnutzung (AfA) 320
AfA-Entwicklung 239AfA-Schlüssel 303degressive AfA 303, 306
Abstimmkonto direkt bebuchen 446Abweichung erkennen 414aggregierte Wertdarstellung 416
aktives Kontierungselement 316Aktivierungsschlüssel 339Aktivierungsversion 339Aktivität, periodische 301Allokation 55Alt- und Neubestand 263Altbestand 249, 333Altdatenübernahme 434Anlage
Bezugsdatum festlegen 371buchen 385unbebuchte 411zuordnen 386
Anlage im Bau (AiB) 243, 419Abschreibungsmethode 369auf fertige Anlage umbuchen 389Kostenstelle 368nach Umbuchung 396Teilumbuchung 390umbuchen 389Verknüpfung im Innenauftrag 342
Anlagenabgang 400, 420Restbuchwert 401
Anlagenbestand 411, 413Anlagenbuchhaltung
Aufgabe 19Auswertung 411fortlaufende 450
Anlagengitter 112, 424Vorzeichen 395Wert 440
Anlagengittergruppe 429pflegen 428
Anlagenhauptnummer 139Vergabe steuern 140
Anlageninventur 116Anlagenklasse 45, 67, 137, 138
Anzahl 46definieren 69, 457festlegen 59Gliederungsstufe 135zuordnen 150
Anlagennummer 67, 139sprechende 144verwenden 68
Anlagenspiegel 112
Index
468
Anlagenstammsatz 180Änderung 156deaktivieren 239Hierarchie 131neu anlegen 149
Anlagenumbuchung 418Anlagenunternummer 139Anlagenzugang 417Anlagevermögen 23
Mengenverwaltung 114Anschaffungs- und Herstellungs-
kosten 25, 81feste 102
anteilige Abschreibung 215Anzahlung auf Anlage 62Anzahlungsrechnung 370, 374Asset Explorer 197, 282Aufbewahrungspflicht 129Auftragsnummer 185Aufwendung 183Auswertung
Anlagenabgang 460Anlagenbewegung 460Anlagenumbuchung 460Anlagenzugang 459Bestandsliste 459Erläuterung zur Bilanz 460Erläuterung zur GuV 460Verzeichnis unbebuchter Anlagen 459
außerplanmäßige Abschreibung 331, 332zurücknehmen 293
B
Barverkauf 272Basisdatum 208Basismethode 303, 304
Art der Abschreibung 305Beibehaltungswahlrecht 33Belegart definieren 457Belegtext 222Bereich bucht
Bestand und Abschreibung direkt 53Bestand und Abschreibung periodisch 53nicht 53nur Abschreibung 53nur Bestand 53nur Bestand direkt 53realtime 53
Bestandsbuchung, periodische 336
Bestandskonto 132, 134Bestellentwicklung 206Betragsrundung festlegen 457Bewegungsart 373, 420
zuordnen 461Bewertung 25
Luca Pacioli 22nach staatlicher Buchführung 35
Bewertung(-sdifferenz) 57Bewertungsbereich 44, 321, 328
abgeleiteter 51ausprägen 337HGB 323IFRS 321kalkulatorischer Wertansatz 324konfigurieren 435löschen 52neuer 441paralleler 274unterschiedliche Aktivierungswerte 344verknüpfen 52verwenden 50Wertkorrektur 334zuordnen 50, 387, 457
Bewertungsplan 43definieren 47, 457
Bewertungsunterschied 44, 294Steuer-/Handelsbilanz 28, 63
Bezugsdatum vor Buchungsdatum 212Bezugswert 308Bilanz 424Bilanzgliederung 22
in SAP 132Bilanzposition 131Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz
(BilMoG) 27, 294handelsrechtliche Übergangsvor-
schriften 33Bilanzstichtag 22, 183Bildaufbau je Karteikarte 66Bildaufbauregel 64, 146
anlegen 64Karteikarte 148
Bruttobelegart 213Buchinventur 125Buchung
debitorische 266direkte 54, 329Haben 178inklusive Skonto 207Soll 178über die Anlage 173
Buchungskreis, noch nicht produktiv 79
Index
469
buchungskreisübergreifende Einstellung 68
Buchungslauf 327Buchungssatz 290Buchungsschlüssel 172
70 19975 267
Buchwert 200 443
Budgetkontrolle 186, 187Budgetplanung 184Bürgschaftsverwaltung 242Business Function FIN_AA_
PARALLEL_VAL 90
D
Datenüberschreiben 157zeitabhängige 158
Datenübernahme 433debitorische Buchung 266degressive Abschreibung 306Degressivmethode 303, 306Delta-Bewertungsbereich,
Abschaffung 90Deutsches Einkommensteuer-
gesetz (EStG) 27§ 6 Abs. 2 105§ 6 Abs. 2a 107§ 6b 63Auswirkung auf die Handelsbilanz 27
Deutsches Handelsgesetzbuch (HGB) 24§ 240 100§ 241 101Bewertung 25Gliederung 26Inventar 24vierstufige Bilanz 131
Diebstahl 284Differenzierung von Alt- und
Neubestand 333direkte Abschreibung 54direkte Buchung 54, 329direkte Investitionsförderung 354Doppik 35, 359DV-unterstützt
Inventaraufnahme 124Inventurnachbearbeitung 127
E
EBIT 422EBITA 422Echtzeitbuchung 54eindeutige Identifizierung 120eindeutige Kennzeichnung über Anlagen-
nummer 139Einkommensteuergesetz
nach BilMoG 31vor BilMoG 27
Einkommensteuer-richtlinie R 6.5 357, 358
Einstellung, buchungskreis-übergreifende 68
Ende der Maßgeblichkeit 31Entwicklung von Festwert kontrol-
lieren 103erfolgsneutrale Behandlung 358Ergebniskonto 134erhaltener Investitionszuschuss 35Erlös, nachträglicher 279externe Nummernvergabe 141, 436externe Unternummer 142
F
Fehlbuchung vermeiden 412Feldgruppenregelwerk 66Feldinformation pflegen 67Feldstatus konfigurieren 315Festwert 102
Anzahl 103Fördergebietsgesetz (FördG) 145fortlaufende Anlagenbuchhaltung 450Fremdwährung 38, 56, 57
definieren 56fünfstufige Bilanz 132
G
Gegenkonto definieren 445geleisteter Investitionszuschuss 36, 406geplante Abschreibung 322Geringwertige Wirtschafts-
güter (GWG) 103Betrag festlegen 457GWG-Abgangsfiktion 112, 219GWG-Abschreibung 303
Index
470
GWG-Betragsgrenze 110, 217GWG-Betragsprüfung 109GWG-Buchungsprüfung 109GWG-Höchstgrenze 217GWG-Regelung 104, 111häufigste Anwendungsvariante 104
Geschäftsbereich 209Geschäftsprozess 191Gewinn- und Verlustrech-
nung (GuV) 422Gittergruppe definieren 460Gitterposition 429Gitterversion 427
pflegen 460gleichartige Anlagegüter 114gleichartige Anlagen 150Gliederung 26Gliederungsebene
Anlage 136Anlagenklasse 135
Gutschriftbelegart 227
H
Haben-Buchung 178Handelsrecht, Investitionsförderung 356handelsrechtliche Übergangs-
vorschrift 33Haupt- und Nebenbuch 53Hauptbuch, Einstellungsvariante 53Hauptnummer 139
externe Vergabe 141interne Vergabe 144Vergabe steuern 140
HierarchieAnlagenbuchhaltung 131Bilanz 131Finanzbuchhaltung 131
hinterlegter Preisindex 325
I
immaterielles Wirtschaftsgut 336indirekte Abschreibung 54indirekte Investitionsförderung 354Information
nicht veränderbare 156veränderbare 156
Innenauftrag 185, 340Innenauftragsnummer 185Instandhaltung 117Integration
in das Hauptbuch 54Profit-Center und Segment 316
Integrationstest 63International Accounting
Standards (IAS) 34International Financial Reporting
Standards (IFRS) 34, 80IFRS-Buchung 82
interne Nummernvergabe 141Intervall 158
Nr. 03 – interne Vergabe 141Nr. 10 – externe Vergabe 141
Inventar 20, 24, 99Luca Pacioli 21
Inventaraufnahme, DV-unterstützte 124Inventarkennzeichen 120Inventarkennzeichnung 116, 120Inventarnummer 69Inventur 99, 122
Unterlagen 129Vereinfachung 100von Festwerten 103
Inventurkennzeichen 124Inventurnachbearbeitung 126
DV-unterstützte 127Inventurverfahren 101, 123
alternatives 101Buchinventur 125
Investition 183Investitionsförderung 353
direkte 354Handelsrecht 356indirekte 354Sonderposten 376Steuerrecht 357
Investitionsmanagement (IM) 183Investitionsplanung 183Investitionszulage 354, 355Investitionszusage 367Investitionszuschuss 354, 362
Anschaffungs-/Herstellungskosten 379Bescheid 364buchen 377erhaltener 35geleisteter 36passivischer 362privater 364, 365Sonderposten 356
Index
471
Wahlrecht 357zuordnen 368
Ist-Abrechnung, Innenauftrag 343
J
Jahresabschluss 346, 347zurücknehmen 349
Jahreswechsel 346, 349Zeitpunkt 350
K
KarteikarteBewertung 155festlegen 65Herkunft 154Periodenabschluss 340Vermögenssteuer 155
klassische Hauptbuchhaltung 79Klebeetikett 120kommunaler Eigenbetrieb/Unter-
nehmen 36Konsolidierung 38, 58Kontenart 172Kontenfindung 59
anlegen 59je Bewertungsbereich 83mit identischen Konten 84
Kontenfindungsschlüsselauswählen 61Nummer 59
Kontenklasse, Präfix 80Kontenplan, operativer 60Kontierung
mit Rechnungseingang 177über die Anlage 173verursachungsgerechte 55
Kontierungsart 458festlegen 314konfigurieren 302
Kontierungselement, aktives 316Kontierungsobjekt 458
ableiten 316anlegen 170
Kontonummer 173Kontrolle 183Konzernbewertung 38korrekte Kontierung 268
Kostenart 55Krankenhausbuchführungsverordnung
(KHBV) 37, 358, 362§ 40 360§ 5 359
Kredit 354Kreditorengutschrift 272Kreditorenrechnung, buchen 195
L
Ländereinstellung prüfen 47latente Steuer ermitteln 33Ledger L6 448Ledger-Gruppe 447Ledger-Lösung 88Lieferschein 213lineare Abschreibung 302linearer Abschreibungsverlauf 296Lizenzvereinbarung 125Löschung 160
Bedingung 161Löschvorgang 161
Luca Pacioli 21Lücke schließen, HGB und US-GAAP 299
M
manuelle Datenübernahme 433Marktwert 23Massenvorgang 163
Massenänderung 166Massenneuanlage 163
Maßgeblichkeit 27aufgehoben 27umgekehrte 28
Maßnahme 184Materialwirtschaft (MM) 186, 202Mehrerlös 265, 283Mehrfachkennzeichnung ver-
meiden 119Meldeverfahren 116, 122
Formular 122Meldeschein 122
Mengenangabe 115Mengenverwaltung 114Metallschildchen 120Methode 311Migrationsdatum 434
Index
472
Mindererlös 265, 286mitzubuchenden Bewertungsbereich
definieren 459Musterbewertungsplan kopieren 47
N
nachträglicher Erlös 279Nettobelegart 207, 209, 213Nettoerlös 270Neubestand 249, 333neuer Bewertungsbereich 441neues Hauptbuch 79Neues Kommunales Haushaltsrecht
(NKHR) 359Nirvanakonto 82notwendige Belegart festlegen 458Nummernkreis 67Nummernkreisintervall 140, 436Nummernlogik beibehalten 436Nummernvergabe
externe 141, 436Grenze 142interne 141
Nutzungsdauer 82
O
offene Posten ausgleichen 197Offset-Konto 82operativer Kontenplan 60
P
parallele Hauptbücher 32parallele Rechnungslegung 440, 442parallele Wertermittlung 44parallele Wertfortschreibung 56paralleler Bewertungsbereich 274paralleler Wertansatz 320Patentrecht 125Pauschalanlage 107Periodenmethode 303, 309Periodensteuerung 346periodische Aktivität 301periodische Bestandsbuchung 336planmäßige Abschreibung 320
Planwert 324Asset Explorer 334
Praxisbeispiel Diebstahl 284Praxisbeispiel Innenauftrag 340Preisindex 325Pro rata 310Profit-Center 209
R
Rechenmethode 313Rechnungslegung, Entwicklung 20Rechnungslegungsvorschrift 20Rechnungsprüfung 204Report
RAGITT00 424RAJABS00 348RAPOST2000 327, 334SAPF180 210SAPF181 210
Restbuchwert 270
S
Sammelposten 107, 108, 114SAP-Investitionsmanagement 338Schlussrechnung 247, 384
handelsrechtlicher Stand 384Skonto 206
mindert AHK 207Skontobehandlung 206Sofortabschreibung 104Soll-Buchung 178Sonderposten 356, 376
Abschreibungsmethode 388bezuschusster Vermögens-
gegenstand 405einstellen 377Ertrag aus Auflösung 402Kommune 360mit Rücklageanteil 51, 63Nutzungsdauer 388Prüfungsbericht 361
Sortierung nach Kostenstelle 414Sperrung 160spezielle Bewegungsart 420sprechende Anlagennummer 144staatliche Buchführung, Bewertung 35
Index
473
staatliche Doppik 361, 365, 370Anzahlung bei Vertragsabschluss 370Entwicklungsdarstellung 373Umbuchung 391Zugang 391
Stammsatz kontrollieren 413Standards staatlicher Doppik
� staatliche Doppikstatistischer Innenauftrag 188steuerlich motivierte Stufen-
methode 296steuerlicher Abschreibungsvorteil 354Steuerrecht 441
Investitionsförderung 357Steuerungsfunktion 137Steuerungsparameter 71Storno, Asset Explorer 282Stufenmethode 303, 307
steuerlich motivierte 296
T
TabelleANLC 441kopieren 49
Tagesgeschäft 416Teilabgang 284Teilgutschrift 224, 232Transaktion 455
AB08 279, 455ABAA 332, 333, 455ABAON 455ABAVN 276, 284, 455ABST2 442, 448, 451ABT1N 288, 455ABUMN 138, 255, 256, 261, 455ABZON 94, 195, 332, 455ABZU 299, 455AFAB 327, 334, 455AFAMA 311AIAB 248, 260, 455AIBU 249, 455AJRW 347AS01 209, 252, 455AS02 299, 314, 455AS03 455AS91 433, 434, 437, 440ASKB 345, 455AW01N 197, 455F.62 267F-92 266, 455
FB01 198, 252FB60 195, 455FS00 445K088 343, 455KE52 316KO01 340KS02 316, 330MB01 203, 455ME21N 202, 455MIRO 204, 455OAAQ 349OASV 445OAV5 325, 455OAYK 218OAYO 216OBA7 207SE16 65SWF5 90
Transfer 241
U
Überleitung vom Neben- in das Hauptbuch 301
Übernahmebuchung 445Übernahmedatum
anpassen 434Übernahmekonto anlegen 445Übernahmewert 440
hinterlegen 439Überprüfung, der Anzahlung 419Überschreiben von Daten 157Umbuchung 241, 256, 261, 418
Anlage im Bau 241Anzahlung 241
umgekehrte Maßgeblichkeit 27, 298aufgehoben 27
Umlage/Verteilung 55Umrechnungsmethode 57unbebuchte Anlage 411United States Generally Accepted
Accounting Principles (US-GAAP) 34Unternehmenskennzahl
EBIT 422EBITA 422
Unternummer 139, 1450 145externe 142Verwendung 146zusätzliche 145
Index
474
V
Verkauf 265Verkehrswert 23, 35Verknüpfung zum Kontenplan 59Vermögensdarstellung, Grundidee 20Verrechnungskonto 193, 195Verschrottung 400
Buchung 279verursachungsgerechte Kontierung 55vierstufige Bilanz 131Vollgutschrift 224Vorschlagswert 72
W
Währung, parallele 58Wareneingang 203Wertdarstellung, aggregierte 416Wertermittlung, Rechnungslegungs-
vorschrift 20
Wertkorrektur, Bewertungsbereich 334Wertverlust 23Wiederbeschaffungswert 324Wizard 73
Z
Zahlungsbedingung 208zeitabhängige Daten 158zeitabhängige Information 153Zeitwert 23, 35zinsgünstiger Kredit 354Zugang 84, 192Zugangsbuchung 193
verhindern 160Zugangssperre aufheben 160zukünftige Abschreibung 223Zusatzkontierung 314Zuschreibung 293
motiviert durch BilMoG 300
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Dieter Schlagenhauf ist seit 1993 Berater und Produkt- manager für Anlagenbuchhaltung in der Softwarebranche.
Dieter Schlagenhauf, Jörg Siebert
Anlagenbuchhaltung mit SAP474 Seiten, gebunden, 2. Auflage 2014 69,90 Euro, ISBN 978-3-8362-2947-0
www.sap-press.de/3646
Jörg Siebert arbeitet seit 1996 im Bereich Rechnungs- wesen als Consultant, Trainer, im Vertrieb und im Produkt-management.
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