Anwenderhandbuch für SRM- User der Bereiche F 4 … · Referat für Bildung und Sport – Geschäftsleitung, Abt. Finanzen (GL 2) GL 2.1 Kundenbetreuung und Buchhaltung, Sg. Beschaffung

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Landeshauptstadt MünchenReferat fürBildung und Sport

RBS-GL 2.11

Anwenderhandbuch für SRM-User der Bereiche F 4 und

dem Kernbereich Verwaltung

- 6. Ausgabe (Stand: April 2015) -

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RBS-GL 2.11

I. Allgemeiner Teil 1. Information/Kommunikation/Betreuung

2. Definition Schulaufwand/Grundsätzliches

3. Arten der Beschaffung

4. Beschaffungsgrenzen und allgemeine Infos zur Beschaffung

5. Kurzüberblick Haushalt/Kontierungsobjekte

6. Steuerkennzeichen (nur zur Info wird zentral bei der Rechnungserfassung durch die Finanzbuchhaltung abgewickelt!)

7. Berichtswesen � Budgetverwaltung und Obligos

8. Abkürzungsverzeichnis

Hinweis: Die Pkte. 2, 6 und 7 sind für den Kernbereich nicht relevant!

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RBS-GL 2.11

Wir sind für Sie da:Referat für Bildung und Sport � Geschäftsleitung, Abt. Finanzen (GL 2)

GL 2.1 Kundenbetreuung und Buchhaltung, Sg. Beschaffung und Kundenbetreuung (GL 2.11BK)

Team Kundenbetreuung

Hotline: 089/233-84177 / Fax-Nr. 089/233-68039

(Mo.-Do. 09.00 � 12.00 und 14.00 � 16.00, Fr. 09.00 - 12.00)

Nutzen Sie für Ihre Email-Anfragen bitte unser IMAP-Postfach:

[email protected]

I. Allgemeiner Teil1. Information/Kommunikation/Betreuung

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RBS-GL 2.11

I. Allgemeiner Teil1. Information/Kommunikation/Betreuung

Portfolio

Unsere Leistungen für Sie

�Unterstützung und Beratung bei auftretenden Handlingsproblemen (per Telefon / per Email / per Application Sharing

[PC-Aufschaltung])

�Fehleranalyse und -behebung, z. B. Ausfüllen der Eingabefelder, Eingabensicherung, Pflege der Benutzerattribute, ...Handling der Suchfunktionen usw.

�Unterstützung im Tagesbetrieb (Haushalt, Kontierung, Berichtswesen, Beschaffung/SRM)

�Beratung und Hilfestellung bei der Abwicklung Ihrer Beschaffungen (Schnittstelle zu den Vergabestellen)

�Bearbeitung und Weiterleitung von SRM-Freitextbestellungen, BANFEN gehen zentral bei GL 2.11 in ERP ein

�Löschung/Änderung von Limitbestellungen (nur Bereiche F1 bis F3)

�Obligocontrolling (Auflösung der Mittelbindungen)

�SRM-Bestellsachbearbeitung im Vertretungsfall

�Organisation und Durchführung von Workshops und Infoveranstaltungen, Betrieb der Homepage

�Durchführung von bedarfsorientierten Einzel-Anwenderschulungen, Kleingruppenschulungen

�Entwicklung von Dokumentationen und Handouts (Handbuch)

�Weitergabe von Infos �rund um die Finanzen� per Email-Newsletter

�Zurücksetzen von Passwörtern und Entsperrung von Kennungen im Rahmen der Berechtigungsverantwortung

�Pflege der SRM-Logistik

�Vertretung des RBS beim stadtweiten �Runden Tisch Beschaffung� für den Bereich SRM

�Beschwerde- und Rückmeldemanagement

�Erste Anlaufstelle für allgemeine Fragen

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RBS-GL 2.11

I. Allgemeiner Teil2. Definition Schulaufwand / Grundsätzliches

Zu finden auf unserer Homepage unter:

http://www.service.musin.de/service/finanzen/schulaufwand_c.html

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Investive Beschaffungen

- Anschaffungskosten höher als 150 Euro (netto) �

ohne MWSt/Rabatte/Skonti

- selbständig nutzbar und bewertbar

- keine Verbrauchsmittel (z. B. Toner, Papier u. ä.)

Man unterscheidet zwei Arten der Beschaffung:

Es dürfen nur Dienstkräfte Verpflichtungen für die Stadt eingehen, die dazu nach Art. 38 Abs. 2 Gemeindeordnung (GO) ermächtigt sind (sog. Verpflichtungserklärung).

Die Erteilung erfolgt über die jeweilige Fachabteilung bei GL 3.1 AV � analog Anordnungsbefugnis.

Konsumtive Beschaffungen

- Anschaffungskosten niedriger als 150 Euro (netto)

(Einzelwert)

I. Allgemeiner Teil3. Arten der Beschaffung

Zu finden auf unserer Homepage unter:

http://www.service.musin.de/service/finanzen/pass/begrenz_c.html

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Beschaffungsgrenzen:

� Bis 500 � netto

Bei Beschaffungen in dieser Größenordnung muss KEIN Angebotsvergleich durchgeführt werden �

ABER: Rahmenverträge sind zwingend zu bedienen!

Freitextbestellungen über SRM in dieser Höhe werden i. d. R. nicht an die Vergabestellen

weitergegeben, sondern direkt durch GL 2.11 beschafft � hier unbedingt einen Wunschlieferanten

in der Bestellposition (Reiter Bezugsquelle Wunschlieferant) angeben.�

Bei einer Barauslage werden die Beschaffungen über Ihre Handkasse abgerechnet (mögliche

Kontierungsobjekte für die Wiederauffüllung der Handkasse sind Ihre Kostenstellen bzw.

Innenaufträge).

Nur in begründeten Ausnahmefällen ist eine Erstattung auf das HH-Konto der Schule möglich

(Begründung ist auf dem Formular �Barauslage� anzugeben, zu finden auf unserer Homepage im

Formularcenter). Es werden grundsätzlich keine Erstattungen an Privatkonten geleistet.

Dokumentation in ELKABU.

Grundsätzliches:Beschaffungen mit einem Bestellwert bis 1.000 Euro (Betrag gilt immer ohne MwSt. � sog. Selbstbeschaffungsgrenze) können von den Bedarfsstellen ohne Einschaltung von Vergabestellen durchgeführt werden. Auf eine produktneutrale Leistungsbeschreibung kann verzichtet werden. Rahmenverträge der Vergabestellen sind grundsätzlich zu nutzen!

I. Allgemeiner Teil4. Beschaffungsgrenzen und allgemeine Infos zur Beschaffung

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RBS-GL 2.11

� 500 bis 1.000 � netto

(Selbstbeschaffungsgrenze) �

muss nicht in Anspruch

genommen werden. Sie können

jederzeit über eine städt.

Vergabestelle beschaffen lassen

� (empfohlen)!

� Bis 150 � netto (Barauslagenhöchstgrenze bei schulischen Einrichtungen); Beschaffungen dürfen bis zu

dieser Höhe bar verauslagt werden. Erstattung und Abrechnung erfolgt über die Handkasse (mögliche

Kontierungsobjekte für die Wiederauffüllung der Handkasse sind Ihre Kostenstellen bzw. Innenaufträge).

� Über 1.000 � netto

Hier ist zwingend über eine städtische Vergabestelle/Beschaffungszentrale zu beschaffen!

Dienststellenspezifischer Fachbedarf:

Bitte binden Sie auch hier im Vorfeld unbedingt eine Vergabestelle ein, um klären zu lassen, ob es sich hier

tatsächlich um einen Bedarf handelt, der nur an Ihrer Einrichtung/Dienststelle nachgefragt wird.

Falls Sie die Beschaffung in eigener Zuständigkeit durchführen, beachten Sie bitte, dass hier wesentlich

strengere Regularien zu beachten sind, wie z. B. Wettbewerb mit mindestens drei Anbietern, Notwendigkeit

einer Leistungsbeschreibung, (produktneutral) usw..

Keine der Positionen kostet über 50 � netto

Hier können Sie ohne Angebotseinholung beschaffen. Vermerken Sie hier in der Freitextbestellung SRM (Anforderung beschreiben) in der internen Notiz bitte �Selbstbeschaffung� und geben Sie einen Wunschlieferanten �Bezugsquelle� in der betreffenden Position an.

Eine oder mehrere Positionen kosten im Einzelwert über 50 � netto

Hier muss eine Angebotseinholung erfolgen (bei sachlich zusammenhängendem Bedarf für ALLE Positionen). Einholung von mindestens zwei Angeboten (formlos, z. B. Internet, Katalog, Prospekt, Telefon, Fax usw.) � allerdings immer schriftliche Dokumentation (Vormerkung, Ausdruck des Angebotes o. ä.)!

Vermerken Sie hier in der Freitextbestellung SRM in der internen Notiz bitte �Selbstbeschaffung� und geben Sie einen Wunschlieferanten �Bezugsquelle� an.

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RBS-GL 2.11

Organisation der Beschaffung bei der LHM:

Aufgabe der Vergabestellen (derzeit 10) ist es im Wesentlichen, die von Dienststellen benötigten

Sachgüter und Dienstleistungen unter Beachtung der Vergabebestimmungen zentral einzukaufen.

Dem zentralen Einkauf unterliegen Lieferungen und Leistungen, die gleich oder gleichartig sind,

regelmäßig bei verschiedenen Bedarfsträgern wiederkehren und insgesamt finanziell oder

umweltpolitisch bedeutend sind. Entsprechend dem Gebot einer wirtschaftlichen Bedarfsdeckung ist

ein derartiger Bedarf innerhalb der Stadtverwaltung zusammenzuführen und unter Einsatz der

Nachfragemacht der Stadt zentral zu vergeben (Rahmenverträge).

Dienststellenspezifischer Fachbedarf darf von den Bedarfsstellen selbst beschafft werden. Bei

diesen Artikeln wird davon ausgegangen, dass sie nur an einer Dienststelle singulär anfallen. Eine

Bündelung zum wirtschaftlicheren Einkauf entfällt damit. Die Eigenbeschaffung entbindet nicht von

der Beachtung der Vergabebestimmungen.

Nähere Einzelheiten regelt die Beschaffungsordnung (BeschO). Die BeschO ist Bestandteil des

Vergabehandbuchs der Stadt München für Leistungen (VHBM-VOL). Elektronisch ist das VHBM-

VOL im INTRANET unter http://intranet.muenchen.de eingestellt.

Für die Bedarfsprüfung gilt der Grundsatz der dezentralen Verantwortung. Den Bedarfsstellen

wird die Sach- und Finanzverantwortung zugewiesen.

Kein Grundsatz ohne Ausnahme:

Besondere Regelungen gelten für die Bereiche Veröffentlichungen, Gebäudereinigung,

Fahrzeuge, EDV Komponenten sowie Kommunikationstechnik.


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Tipps & Hinweise:

Stückelungsverbot

Eine Stückelung liegt vor, wenn ein sachlich zusammenhängender Bedarf so geteilt wird, dass die

jeweiligen Teilbeschaffungen zu Teilrechnungen unter 1.000 � führen. Eine Stückelung liegt auch

dann vor, wenn bei einer Bestellung von mehr als 1.000 � (Überschreitung der

Selbstbeschaffungsgrenze) vom Lieferanten mehrere Teilrechnungen gestellt werden.

Abnahme von Waren und Leistungen - Was gibt es hier zu beachten?

Für die ordnungsgemäße Abnahme sind die Bedarfsstellen zuständig. Die Abnahme darf nicht mit

der "Entgegennahme" verwechselt werden. Die Abnahme beinhaltet die unverzügliche Prüfung auf

Mängel. Schreibtische werden z. B. zerlegt angeliefert und vor Ort montiert. Damit handelt es sich

um eine Aufbauleistung, die einer formellen Abnahme bedarf (oder es tritt die Abnahmefiktion nach

30 Tagen ein). Bei der Anlieferung von mehreren Schreibtischen muss jeder einzelne Schreibtisch

abgenommen werden. Dienststellen/Einrichtungen, die von Firmen vorgelegte Abnahmeprotokolle

(können auch im Lieferschein integriert sein - ACHTUNG!) unterschreiben, haben formal die

Abnahme durchgeführt. Die nachträgliche Reklamation wegen Schlechtleistung ist dann verwirkt.

Bei größeren Anlieferungen wird daher empfohlen, eine Person abzustellen, die sich der

kompletten Abnahme annimmt. Das Revisionsamt unterstützt die Aussagen der Vergabestellen

und weist zusätzlich darauf hin, dass Dienstkräfte nichts abnehmen sollen, wenn sie die Lieferung

oder Leistung fachlich nicht beurteilen können, bei Schulen z. B. die Lieferung spezieller

Unterrichtsmittel (hier besser den Fachlehrer hinzuziehen).


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Tipps & Hinweise:

Lt. BeschO (Beschaffungsordnung) Stand: 08/2013, Ziffer 10

Verfahren bei unzuständig durchgeführten Beschaffungen

Das Kassen- und Steueramt (KaStA) prüft, ob Bedarfsstellen die in der Beschaffungsordnung

festgelegten Zuständigkeiten beachtet haben und veranlasst die Auszahlung. Bei Beanstandung

leitet das KaStA eine Kopie des Zahlungsbelegs (Auszahlungsanordnung) an die zuständige

Vergabestelle. Diese prüft anhand ihres Beurteilungsspielraumes, ob ein Schaden für die LHM

entstanden ist. Das Ergebnis ist statistisch zu erfassen und diese Statistik einmal jährlich an das

Revisionsamt weiterzuleiten. Bei festgestelltem Schaden informiert die Vergabestelle mit kurzer

Begründung die Dienststelle sowie die Referatsleitung.

Lt. BeschO Ziff. 3.2.5 Freigabe zur Eigenbeschaffung

Die Vergabestellen können den Bedarfsstellen die Freigabe zur Eigenbeschaffung schriftlich

erteilen. Die Freigabe ist von den Bedarfsstellen auf dem Zahlungsbeleg (Auszahlungsanordnung)

zu dokumentieren. Die Gründe für die Freigabe sind von den Vergabestellen systematisch zu

dokumentieren und jährlich auszuwerten.

Einrichtungen/Dienststellen, die Ihre Rechnungen zur Verbuchung an GL 2.12 senden, vermerken

eine evtl. Freigabe bitte auf der Rechnung! GL 2.12 ergänzt dann entsprechend den Hinweis auf

der Auszahlungsanordnung!


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Tipps & Hinweise:

Erhalt unbestellter Waren/Leistungen - Vorgehensweise

Hintergrund:

Leider versenden manche Firmen und Verlagshäuser unaufgefordert Waren an Münchner Schulen.

Diese Vorgehensweise wurde von der Rechtsabteilung des Schulreferats wie folgt rechtlich

gewürdigt:

Unbestellte Nachschlagewerke/Schriften, Waren müssen weder an den Absender zurückgesandt

noch bezahlt werden, da durch die Lieferung unbestellter Sachen oder durch die Erbringung

unbestellter sonstiger Leistungen kein Anspruch begründet wird.

Begründung:

�Das bloße Ausbleiben einer Reaktion auf die Zusendung bis zu einem Stichtag ist keinesfalls

ausreichend, um eine Zustimmung zum Vertragsschluss anzunehmen. Überdies handelt es sich bei

der Zusendung unbestellter Waren um eine unzumutbare Belästigung. Dies stellt eine

Wettbewerbswidrigkeit im Sinne der §§ 7 Abs. 1, 3 Abs. 1 UWG (Gesetz gegen den unlauteren

Wettbewerb) dar.�


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Der Stadtrat hat die Einführung der doppischen (Doppik = doppelte kaufmännische Buchführung)

Haushaltsführung als pflichtiges Rechnungswesen ab dem Haushaltsjahr 2009 beschlossen �

bisher Kameralistik.

Die Kameralistik (auch: kameraler Haushalt) ist ein rein zahlungsorientiertes Jahresplanungs-, �

Vollzugs- und Rechnungslegungssystem. Damit fehlt der Kameralistik die betriebswirtschaftliche

Betrachtungsweise der Einnahmen und Ausgaben sowie der Ertrag und der Aufwand.

I. Allgemeiner Teil5. Kurzüberblick Haushalt

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RBS-GL 2.11

Doppik ist ein Kunstwort aus der Betriebswirtschaftslehre. Die Abkürzung steht für die

kaufmännische Doppelte Buchführung in Konten Soll und Haben. Verwendung findet der Begriff

Doppik vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung im Zusammenhang mit der Umstellung von

der Kameralistik auf die Rechnungslegung der Privatwirtschaft � einschließlich einer

Ergebniskontrolle mit Hilfe der Erfolgsrechnung ohne Soll/Ist-Rechnung. Im kaufmännischen

Bereich ist die doppelte Buchführung üblich.


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Um das neue Rechnungswesen umzusetzen bzw. im Arbeitsalltag zu unterstützen, wird bei der LHM die Software SAP/ERP eingesetzt. Die Umsetzung der Referate auf das kaufmännische Rechnungswesen erfolgte im Rahmen des Projekts NKRw (Neues Kommunales Rechnungswesen) zwischen 1999 und 2006, Mitte 2006 war in allen Referaten das NKRw eingeführt und durch SAP als Software zur Abbildung der Doppik unterstützt.Ab dem Jahr 2004 wurde zudem die Software EBP (jetzt SRM) eingeführt.Die Einführung des MKRw steht im unmittelbaren Bezug zum Neuen Steuerungsmodell (NSM). Nach Ende des Projektes erfolgte die Weiterentwicklung des Konzeptes hin zum Produktorientierten Haushalt. Das Projekt trägt den Namen MKRw (Münchner Kommunales Rechnungswesen).


SAP ERP (vorher SAP R/3) ist das Hauptprodukt des deutschen Software-Unternehmens SAP AG das es seit 1993 vertreibt. ERP steht für Enterprise-Resource-Planning oder Unternehmens-Informationssystem, womit alle geschäftsrelevanten Bereiche eines Unternehmens im Zusammenhang betrachtet werden können (Quelle: wikipedia). ERP wird hauptsächlich in den zentralen Rechnungswesenbereichen des Referats für Bildung und Sport eingesetzt.

SRM=Supplier Relationship Management bzw. Lieferantenbeziehungsmanagement

SRM umfasst die strategische Planung und zentrale Steuerung von Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Lieferanten. Ziel des Einsatzes eines SRM-Systems ist die enge Anbindung aller Lieferanten an das Unternehmen sowie die Unterstützung des Einkaufs während der gesamten Ausführung der Beschaffungsprozesse. SRM wird hauptsächlich im Bereich der dezentralen Einrichtungen eingesetzt.

Beschaffungen sollten grundsätzlich über SRM angestoßen werden!

SRM

ERP

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Im RBS werden folgende Kontierungsobjekte verwendet:

� Kostenstelle (konsumtiver Bereich bis 150 Euro netto) � Unterscheidung nach

Gebäudekostenstellen ZIM (197xxxxx � Budgetverantwortung bei ZIM und den pädagogischen

Kostenstellen (z. B. 19Xxxxx99)

� Innenauftrag (konsumtiver Bereich bzw. Abbildung der Produkte; Darstellung von Spenden)

� PSP-Elemente (investiver Bereich ab 150,- Euro netto bzw. Abbildung von Projekten z. B.

Fachlehrsäle, Neuausstattungen) (i. d. R. beginnend mit 19BV....)

� Sachkonto/Kostenart (z. B. 670100 Büromaterial)

Kontierungsobjekte müssen Sie angeben, wenn Sie Bestellungen im SRM anlegen oder

Rechnungen anweisen bzw. zur Anweisung an GL 2.12 senden. Mit Hilfe der Kontierungen

bestimmen Sie, welche Budgetmittel belastet werden. Somit ändert sich das Kontierungsobjekt

je nach gewünschter Budgetbelastung.

I. Allgemeiner Teil5. Kontierungsobjekte

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Beispiel Finanzposition (Haushaltsstelle):

2300.520.0000.6


Überleitung

Finanzposition (kameraler Haushalt) � Kontierungsobjekte (doppischer Haushalt)

Unterabschnitt

(hier städt. Gymn.)

=

in Kostenstelle hinterlegt

Gruppierungsnummer

(hier Einrichtung,

Ausstattung)

=

in Sachkonto/Kostenart hinterlegt

Prüfziffer (irrelevant)

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Kostenstelle:

Eine Kostenstelle ist eine organisatorische Einheit innerhalb eines Kostenrechnungskreises, die

einen eindeutig abgegrenzten Ort der Kostenentstehung darstellt. Die Abgrenzung kann unter

funktionalen, abrechnungstechnischen, räumlichen und/oder

Kostenverantwortungsgesichtspunkten vorgenommen werden.

Die Bildung von Kostenstellen orientiert sich bei der Stadt München hauptsächlich an der

jeweiligen Aufbauorganisation (z.B. Abteilungen, Sachgebiete, Einrichtungen usw.).


Kostenstellen

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Sachkonto (Finanzbuchhaltung-FI) / Kostenart (KLR-CO):

Sachkonten sind Gliederungselemente in der Finanzbuchhaltung, um Buchungen nach

unterschiedlichen Kriterien zu sammeln. Den Sachkonten in der Finanzbuchhaltung entsprechen

die Kostenarten in der Kostenrechnung. Alle Sachkonten werden im Kontenplan dargestellt und sind

in Bestandskonten (für die Bilanz) sowie Aufwands- und Ertragskonten (für die Ergebnisrechnung)

zu unterteilen. SRM-User kontieren in der Regel auf die untenstehend dargestellten Kontenklassen.

Für die einzelnen Bereiche wurden sog. Kontierungsleitfäden erstellt. Diese sind zu finden auf

unserer Homepage: http://www.service.musin.de/service/finanzen/kontierungshilfen_c.html


Sachkonto/Kostenart

Auszug aus dem Kontenplan der LHM

1. und 2. Ziffer des Sachkontos

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Steuerkennzeichen (nur zur Info wird zentral bei der Rechnungserfassung durch die Finanzbuchhaltung abgewickelt!):

Steuerkennzeichen gewährleisten die korrekte Berechnung und Verbuchung der Umsatzsteuer.

Sie legen die Höhe des Steuersatzes sowie die Art der Steuer (Eingangs- und Ausgangssteuer)

fest. Durch die Eingabe eines Steuerkennzeichens im Beleg wird die Verbuchung der Umsatzsteuer

auf den entsprechenden Konten automatisch angestoßen. Abziehbare Vorsteuerbeträge werden

dabei vom System berechnet.

Bei Schulen sind i. d. R. die Steuerkennzeichen beginnend mit Z bzw. X (bei Beschaffungen für

Sporthallen s. nächste Seite) zu verwenden. Bei BgA´s (Betriebe gewerblicher Art)

Steuerkennzeichen beginnend mit V, N und A. Stahlgruber-Stiftung �S-Steuerkennzeichen�.

Innergemeinschaftlicher Erwerb (EU-Länder) Steuerkennzeichen �C�.

Handkassenabrechnungen werden generell mit Z0 (kein Steuervorgang) abgerechnet.

I. Allgemeiner Teil6. Steuerkennzeichen � Nicht BgA

(Betriebe gewerblicher Art)

Auszug der relevantesten SKZ:

Z0 Nicht-BgA - Kein VorsteuervorgangZ2 Nicht-BgA N - Vorsteuer aus 7 % mit 0 %Z4 Nicht-BgA N - Vorsteuer aus 19 % mit 0 %ZA Nicht-BgA und BgA N - Vorsteuer aus 5 % mit 0 %ZB Nicht-BgA und BgA N - Vorsteuer aus 9 % mit 0 %ZC Nicht-BgA und BgA N - Vorsteuer aus 5,5 % mit 0 %ZD Nicht-BgA und BgA N - Vorsteuer aus 10,7 % mit 0 %

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Betriebe gewerbliche Art (BgA):

Die Stadt München ist in verschiedenen Bereichen nicht nur hoheitlich, sondern auch gewerblich -

als sog. "Betrieb gewerblicher Art" - tätig.

Als BgA ist jede Einrichtung anzusehen, die einer nachhaltigen wirtschaftlichen Tätigkeit zur

Erzielung von Einnahmen dient und die sich innerhalb der Gesamtbetätigung der Stadt wirtschaftlich

heraushebt. BgA sind sowohl eigenständige Organisationseinheiten (ein oder mehrere

Unterabschnitte im kommunalen Rechnungswesen, Eigenbetriebe) als auch nur bestimmte Teile

einer Organisationseinheit oder bestimmte Tätigkeiten (z.B. einzelne Gebäudevermietungen,

Sporthallen, verpachtete Mensen).

I. Allgemeiner Teil6. Steuerkennzeichen-Matrix (Schulbereich)

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I. Allgemeiner Teil7. Berichtswesen - Budgetverwaltung

Berichtswesen � automatisierter Berichtsversand aus SAP/ERP:

Der automatisierte Berichtsversand wurde realisiert, um den Führungskräften bzw. Kostenstellen-

und Produktverantwortlichen, die keinen Zugang zum SAP ERP-System haben, die benötigten

Budgetinformationen zur Verfügung zu stellen.

Mit einer stadteigenen Programmierung wurde erreicht, dass automatisch im SAP ERP-System der

geforderte Bericht erstellt, dieser dann in eine PDF-Datei umgewandelt und anschließend an eine

bestimmte Mail-Adresse (i. d. R. die Organisationsmail der Einrichtung) versandt wird.

Zu finden auf unserer Homepage unter:http://www.service.musin.de/service/finanzen/berichtsversand_c.html

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I. Allgemeiner Teil7. Berichtswesen � Obligos

Unnötige Obligos (Mittelbindungen) entstehen, wenn:

� Sie die Rechnung zu der Bestellung vom Schulkonto zahlen und GL 2 nicht informiert haben,

� das Endrechnungskennzeichen bei der Rechnungserfassung nicht gesetzt wurde,

� Sie versehentlich eine Bestellung doppelt eingegeben haben,

� die Firma den bestellten Artikel nicht (mehr) liefern kann,

� Sie eine Rechnung zur Anweisung an GL 2.12 senden und die Bestellnummer auf der Rechnung nicht ersichtlich ist / Sie den Bestellabdruck nicht mitgesendet haben (bitte geben Sie uns IMMER die Bestellnummer (300xxxxx) an � mit der Einkaufswagennummer können keine Daten in ERP eruiert werden),

� Ihre Eingabe (Menge bzw. Einzelnettowert) bei der Freitextbestellung zu hoch war und nicht die gesamte Höhe der BANF (Bedarfsanforderung) beim Bestellen ausgeschöpft wurde,

� Ihre BANF von der Vergabestelle nicht bearbeitet wurde,

� Sie eine Freitextbestellung eingegeben haben � und GL 2.11 die BANF wg. fehlender Angaben nicht weiterbearbeiten konnte / bzw. noch auf Rückmeldung von Ihnen wartet.

Unter einem Obligo versteht man in der Kostenrechnung Kosten, die tatsächlich noch nicht angefallen sind, deren Wert aber berücksichtigt werden soll. Obligos entstehen durch die Eingabe von Bestellanforderungen (Anforderung beschreiben) und Bestellungen über die SRM-Kataloge. Die Obligos werden in der entsprechenden Spalte Ihrer Budgetberichte ausgewiesen. Unnötige Obligos melden Sie bitte unter Angabe der Bestell- bzw. BANF-Nummer (beginnend mit 300... bzw. 200...) an:

[email protected]

Hier wird das Obligo entfernt und die Mittel stehen Ihnen wieder zur Ausgabe zur Verfügung.

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I.Allgemeiner Teil8. Abkürzungsverzeichnis

Anbu Anlagenbuchhaltung bei GL 2AO AuszahlungsanordnungAO AnordnungsbefugnisBanf BestellanforderungBgA Betrieb gewerblicher ArtBuKr BuchungskreisERP Enterprise Resource PlanningFipo FinanzpositionGO GemeindeordnungIA InnenauftragKaStA Kassen- und SteueramtKLR Kosten- und Leistungs-RechnungKommHV KommunalHaushaltsVerordnungKST KostenstelleMKRw Münchner Kommunales RechnungswesenPSP Projekt-Struktur-PlanSRM Supplier Relationship ManagementVE Verpflichtungserklärung

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Teil II. Systemhandling

1. Allgemeines, Einstieg und Benutzeroberfläche

2. Einstellungen und Benutzerattribute

3. Anlegen eines Einkaufswagens - Kontierung in den Voreinstellungen

4. Anlegen eines Einkaufswagens

5. Status prüfen

6. Kataloghandling im Vertretungsfall

7. Personalwechsel

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RBS-GL 2.11

II. Systemhandling


*

* Genehmigung kann auch bereits im User integriert sein, z. B. Bereich Schulleitungen F 4, Kernbereich � hier entfällt die Freigabe Vorgesetzte/r

Das städt. Einkaufssystem SRM (Supplier Relationship Management oder Lieferanten-beziehungsmanagement) kennt vier verschiedene Beschaffungsarten (siehe Grafik).

Im Standardfall werden Sie die in SRM eingestellten Kataloge verwenden. In den Katalogen befindet sich ein Großteil der von Ihnen benötigten Artikel, beispielsweise nahezu alle Rahmenvertragsartikel. Im Bereich des RBS gibt es zusätzlich zum stadtweit genutzten Katalog �Katalog Allgemein LHM� einen refaratsspezifischen Katalog �Katalog Referat für Bildung und Sport�. Hier finden Sie Artikel wie z. B. Lehr- und Unterrichtsmittel, Spielzeug, Schulmöbel, Artikel aus dem T-Systems-Warenkorb u. ä. die ausschließlich im RBS nachgefragt werden.

Spezielle Abrufe (bspw. Kopierermieten) werden im SRM über sogenannte Produktabrufe abgebildet (nur Bereiche F1 bis F3 und KERN). Sollten Sie in den Katalogen keinen passenden Artikel finden und kein Produktabruf vorhanden sein, können Sie mittels einer Freitextbestellung die gewünschten Artikel beschreiben. Weiterhin können Sie einen Einkaufswagen mit Limitpositionen anlegen (nur Bereiche F1 bis F3 und KERN). Dieser Geschäftsprozess dient für Zahlungsabwicklungen, die nicht der Beschaffungsordnung (BeschO) unterliegen bzw. der Mittelbindung.

Um Ihre Arbeit effizient zu gestalten, können Sie auch für häufig bestellte Artikelkombinationen Vorlage-Einkaufswagen verwenden und so den Beschaffungszeitaufwand stark verringern (wird nur für Freitextartikel empfohlen).

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RBS-GL 2.11

II. Systemhandling


Sie erfassen in SRM einen Einkaufswagen, indem Sie einen oder mehrere Artikel aus den Katalogen auswählen, Freitextpositionen anlegen, Produktabrufe tätigen oder dem Einkaufwagen Limitpositionen hinzufügen. Mit dem Button �Bestellen� wird der Einkaufswagen gesichert und gemäß der voreingestellten Freigabestrategie der/dem zuständigen Genehmiger/in und eventuell der zuständigen Anlagenbuchhaltung zur Genehmigung zugesendet. Nach der Freigabe wird im Backendsystem (SAP ERP) entweder eine Bestellanforderung oder Bestellung erzeugt. Aus einer Freitextbestellung resultiert immer eine Bestellanforderung (BANF). Diese wird von GL 2.11 im Referat (bei Selbstbeschaffung) oder von der zuständigen Vergabestelle � nach Zuleitung durch GL 2.11 über ERP - in eine Bestellung (nach Ausschreibung) umgewandelt.

Bei Katalogabrufen resultiert im Backend in den meisten Fällen direkt eine Bestellung, die automatisch per Mail an den Lieferanten geschickt wird. Die Bestellung wird nach Rahmenvertrag ausgesteuert, d. h. dass u. U. mehrere Bestellungen generiert werden, auch wenn es sich um den gleichen Lieferanten handelt. Sie erhalten einen Abdruck der Bestellung in Ihrem Email-Account; bei Ausschreibung durch die Vergabestelle bzw. bei Generierung der Bestellung durch GL 2.11 erhalten Sie ebenfalls einen Bestellabdruck. Beachten Sie bitte, dass dies im Falle einer Ausschreibung u. U. einige Wochen dauert. In keinem Falle müssen Sie im SRM weitere Schritte veranlassen. Nach Eingang der Waren wird der Wareneingang und nach Eingang der Rechnung wird die Rechnung im SRM erfasst. (Rechnungserfassung nur Bereiche F1 bis F3 und KERN).Über die Funktion �Status prüfen� ist es möglich, Ihre Einkaufswagen zu verfolgen und den derzeitigen Status zu ermitteln.

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II. Systemhandling


Intranetadresse:

http://cip14.muenchen.de/sap/bc/gui/sap/its/bbpstart/

Jeweils nach spätestens drei Monaten werden Sie aufgefordert Ihr Kennwort zu ändern. Dieses muss folgende Kriterien erfüllen:

- Länge: mindestens 8 Zeichen- sich in mindestens 5 Zeichen vom zuletzt verwendeten Kennwort unterscheiden

Bestehend aus: - mindestens einer Ziffer- mindestens einem Sonderzeichen (z. B. #, ?)

Geben Sie im Feld „Benutzerkennung“ Ihren Benutzernamen einGeben Sie im Feld „Kennwort“ Ihr persönliches Passwort einWählen Sie den Button „ANMELDEN“-->Sie haben sich erfolgreich am System angemeldet.

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II. Systemhandling


Ihr SRM-Bildschirm besteht aus einer Funktionsleiste und einem zweigeteilten Bildschirm. In der Funktionsleiste sind die übergreifenden Befehle zur Navigation enthalten.Sie können direkt wieder zur Startseite oder Ihren persönlichen Einstellungen springen. Hier finden Sie auch den Link, um sich vom SRM ordnungsgemäß wieder abzumelden.

Der Link �Hinweise der LHM zu SRM� führt leider derzeit ins Leere.

Bitte beachten Sie, dass das SRM parallel geöffnet bleibt und bei längerer Nichtbenutzung alle Daten verloren gehen, da ein Systemlogout erfolgt. Achten Sie also darauf, dass angefangene Aktionen gesichert oder zumindest gemerkt werden.

Auf der linken Seite steht Ihnen ein Menübaum zur Verfügung, der jederzeit über einen kleinen Pfeil (oben rechts) ein-/ bzw. ausgeblendet werden kann. Die angezeigten Befehle und Aktionen finden Sie auch im rechten Teil des Bildschirms (Aktionsbereich).

Klicken Sie mit der linken Maustaste (Einfachklick), um die gewünschte Aktion auszulösen.

MENÜBAUM

AKTIONSFLÄCHE

FUNKTIONSLEISTE

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II. Systemhandling


Mit den Aktionsflächen können Sie Aktionen auslösen. Um eine Aktion zu starten, klicken Sie mit der linken Maustaste (Einfachklick).

Auch mit den Schaltflächen können Sie Aktionen auslösen. Um eine Aktion zu starten, klicken Sie mit der linken Maustaste (Einfachklick).

Mit den Links wechselt das Programm in den gewählten Bereich.

Um die Suchhilfe zu aktivieren, klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Fernglassymbol. Sie erhalten dann eine Suchhilfemaske. U.U. wird auch eine Lupe angezeigt.

Sie erkennen Felder mit Wertehilfe am Pfeilsymbol am rechten Ende des Feldes. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Pfeilsymbol. Sie erhalten dann eine Auflistung möglicher Eingabewerte oder gelangen in eine Suchmaske. Sie können mit der Maus den gewünschten Wert auswählen. Für unbekannte Stellen können Sie * setzen. Diese Felder werden auch als Drop-Down-Listen bezeichnet.

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II. Systemhandling

2. Einstellungen und Benutzerattribute

Bevor Sie mit dem System einkaufen, ist es erforderlich, das SRM-System auf Ihre Belange einzustellen. Alle gepflegten Werte (Tel.-Nr., Fax-Nr., Email, Rechnungs- und Anlieferadressen) werden automatisch den Positionen Ihres Einkaufswagens zugeordnet und müssen somit nicht bei jedem Einkauf manuell erfasst werden.

Ihre Einstellungen und Benutzerattribute im SRM-System werden bei der Beantragung einer SRM-Lizenz von GL 2.11 gepflegt.

Änderungen bezüglich Ihrer Adressdaten melden Sie bitte zeitnah an: [email protected].

Wir empfehlen in regelmäßigen Abständen die auf den Bestellabdrucken angedruckten Daten zu überprüfen!

Falls Sie Wünsche bezüglich Ihrer Einstellungen haben oder Unterstützung bei der Änderung benötigen, können Sie sich an GL 2 .11 wenden � wir pflegen gerne mit Ihnen Ihre Attribute oder berichtigen die Daten, wenn Sie feststellen, dass sich an Ihrer Einrichtung/Dienststelle Änderungen ergeben haben.

Diese Daten werden auf Ihren Bestellungen angedruckt. An dieangegebene E-Mailadresse werden Ihre Bestellabdrucke, wieauch Ihre Auszahlungsanordnungen versendet. Diese Datenwurden bereits bei der Erstellung Ihrer Kennung von IherKundenbetreuung hinterlegt.

Die Attribute wurden von Iher Kundenbetreuung ebenfallsbereits voreingestellt.

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RBS-GL 2.11

Folgende Kontierungsobjekte können Sie bei Ihren Beschaffungen über SRM mitgeben:

- Innenauftrag (IA � F-Auftrag), z. B. für Spenden

- Kostenstelle (KST), z. B. 19xxxx99 (päd. KST)

- Kombination Innenauftrag/PSP-Element/Sachkonto (W-Auftrag/PSP/mit WE) bei EU-Projekten

Eine Kontierung auf Ihr PSP-Element das Ihr investives Budget abbildet, ist nicht möglich � hier wird die Kontierung erst nach Übergabe des Einkaufswagens von der zuständigen Anlagenbuchhaltung abgeändert. Im Zuge dessen wird die Anlagennummer vergeben und ggf. nötige Versicherungen für den Artikel veranlasst.

Das Sachkonto wird bei Katalogabrufen i. d. R. in jeder Position aus der Warengruppe abgeleitet bzw. muss z. B. bei Freitextbestellungen manuell erfasst werden.

Hinweis: Die Fernglassuche (2) wird nicht empfohlen, da hier unter Umständen nicht mehr bebuchbare Kontierungsobjekte angezeigt werden!

II. Systemhandling

3. Anlegen eines Einkaufswagens � Kontierung in den �Voreinstellungen

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II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Voreinstellungen für Positionen - Sonstige

In den Voreinstellungen für Positionen können Sie bei Bedarf - neben der Kontierung - weitere Angaben, die für alle Positionen des aktuellen Einkaufswagens übernommen werden. Über diese Voreinstellungen können Sie Werte in allen Positionen des Einkaufswagens vorbelegen und sich somit einen späteren Erfassungsaufwand in jeder einzelnen Position ersparen.

Achtung: Die Voreinstellungen werden jeweils nur im aktuellen Einkaufswagen gezogen!

Einige Felder der Voreinstellungen werden den aus den in Ihren persönlichen Einstellungen gepflegten Attributen (bspw. Rechnungsadresse, Anlieferadresse,...) befüllt. Beachten Sie bitte, dass es erforderlich sein kann, einige Angaben in einer Einkaufswagenposition anders als in den Voreinstellungen für Positionen zu pflegen. In den Voreinstellungen für Positionen können Sie z. B. eine Anlieferadresse hinterlegen, eine Kontierung mitgeben (empfohlen!!!) oder über den Link �Erweiterte Angaben� weitere Felder aus dem Register Grunddaten vorbelegen.

Anlieferadresse: Über den Link �Details anzeigen� verzweigen Sie in die Details zur Anlieferadresse. Mit dem Fernglas gelangen Sie in eine Suchmaske für die Anlieferadresse. Hier ist es möglich eine andere Anlieferadresse (z. B. eine Filiale) zu selektieren.

Anpassung möglich

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In den �Erweiterten Angaben� in den Voreinstellungen können Sie weitere Einstellungen treffen, die für den aktuellen Einkaufswagen in alle später hinzugefügten Positionen übernommen werden z. B. die Abladestelle mitgeben, ein Steuerkennzeichen vorbelegen o. ä.

Ansonsten werden die Werte aus Ihren Attributen (z. B. Abladestelle, Mail, Tel.Nr. usw.) übernommen. Selbstverständlich ist es auch möglich jede einzelne Position Ihres Einkaufswagens entsprechend o. g. Angaben anzupassen.

Das Feld Abladestelle ist vor allem bei der Bestellung von Möbeln/Kopierpapier wichtig, da die Rahmenverträge der LHM grundsätzlich so ausgestaltet sind, dass der Lieferant die Waren �frei Verwendungsstelle� zu vertragen hat. Das heißt, dass die Waren in den Raum vertragen werden müssen, der auf Ihrer Bestellung angegeben ist.

II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Voreinstellungen für Positionen

Erweiterte Angaben

Markierte Felder werden aus den vorbelegten Attributen übernommen!

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II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Kataloge

Kataloge:

Referatsspezifisch:

Katalog Referat für Bildung und Sport:Lehr- und Unterrichtsmittel, lernmittelfreie Schulbücher, Umzüge/Transporte, spezielle Schul- und Kindergartenmöbel, Spielwaren, Tafeln,T-Systems-Warenkorb der Abteilung ZIB (Zentrum für Informationstechnologie im Bildungsbereich) � EDV Hard- und Software, u.v.m.

LHM-Katalog:

Katalog Allgemein LHM:Büroartikel, Sportartikel, Möbel, Multimedia, Schädlingsbekämpfung, Hygienepapiere, Verbrauchsmaterial, Streugut, Geschirr, Werkzeuge, Weissware u.v.m.

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II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Kataloge -- Pop-up-Fenster

Öffnet sich ein Katalog nicht, sobald Sie ihn angeklickt haben, müssen Sie ggf. die Pop-up-Einstellungen von Firefox anpassen. Hierzu klicken Sie im oberen Bereich des Fensters auf �Einstellungen�...

...und wählen �Pop-ups erlauben für cip14.muenchen.de� aus. Anschließend lassen sich die Kataloge problemlos öffnen.

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II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Katalogsuche

Einen ersten Schritt zur Strukturierung des Katalogangebotes, bietet immer die Schlagwortsuche. Diese Suchmöglichkeit findet Artikel nicht nur anhand eines Schlagwortes, sondern auch anhand diverser Synonyme. Auch ist es möglich, wenn Ihnen ein erstes Angebot aufgezeigt wird, die Suche weiter zu verfeinern. Beispielsweise können Sie zusätzlich nach der Farbe suchen.

Ein sehr nützliches Hilfsmittel zur Suche in diesem Stadium ist auch die erweiterte Suche. Hier können Sie nach weiteren Attributen, wie dem Hersteller, dem Lieferanten, der ERP-Materialnummer, etc. Ihre Suchergebnisse untergliedern. Natürlich können Sie die Suche auch nach Lieferant oder auf Hierarchieebene beginnen. Hier sind allerdings tiefergehende Kenntnisse über das Produkt bzw. den Rahmenvertrag erforderlich.

Hinweis: Betten Sie in der Schlagwortsuche den Suchbegriff immer in *. Suchen Sie beispielsweise Kopierpapier, tragen Sie in die Schlagwortsuche *Kopierpapier* ein. Suchen Sie gelbes Papier, sieht Ihr Eintrag in dem Feld Schlagwort so aus: *Papier*gelb*

Per Klick wählen Sie den gewünschten Artikelkatalog aus. Es öffnet sich der Startbildschirm des Katalogs.

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II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Artikelauswahl/Katalog

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II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Kataloge � Fragen und Informationen zu Artikeln

Fragen:

Vor allem bei der Bestellung von Möbeln und Kopierpapier sind oft im jeweiligen Artikel direkt � sobald diese in den Warenkorb gelegt wurden � diverse Fragen zu beantworten. Dies können z. B. Fragen zur Farbe des Gestells, Dekors und der gewünschten Abladestelle sein. Die Angaben geben Sie bitte, nachdem Sie die Position in SRM übernommen haben, per Klick auf die Lupe hinter der Position im Register �Dokumente und Anlagen� im Textfeld �Frage 1 Katalog� bzw. �Frage 2 Katalog� mit (z. B. bei einem Schreibtisch � Platte: Ahorn, Gestell: lichtgrau) an.

Fehlermeldung bei nicht beantworteten oder im falschen Textfeld beantworteten Fragen zum Artikel:

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RBS-GL 2.11

II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Artikelauswahl/Katalog

Der Katalog bietet auch eine praktische Möglichkeit diverse Artikel miteinander zu vergleichen. Markieren Sie dazu in der ersten Spalte der Tabellensicht die in Frage kommenden Artikel (Häkchen setzen) und fordern Sie mit dem Button �Vergleichen� den Vergleich an. Hier wird Ihnen eine Tabelle mit den wichtigsten Informationen zu den von Ihnen ausgewählten Artikeln angeboten.

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RBS-GL 2.11

II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Übernahme der Artikel in den Einkaufswagen

Hinweis:

Mit diesem Arbeitsschritt legen Sie die Artikel zunächst in den Einkaufswagen des Kataloges.

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RBS-GL 2.11

II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Übernahme der Artikel in den Einkaufswagen � Einkauf fortsetzen / Einkauf beenden

Möchten Sie ihren Einkauf beenden, betätigen Sie den Button �Bestellung abschließen� und der Einkaufswagen wird vom Katalog an das SRM übergeben. Nach der Übergabe an SRM ist es jetzt möglich in weiteren zur Verfügung stehenden Katalogen einzukaufen oder Freitextpositionen zu erfassen.

Wenn Sie aus weiteren Katalogen einkaufen möchten, öffnen Sie einfach den gewünschten Katalog � wenn Sie Freitextpositionen hinzufügen möchten, klicken Sie auf �Anforderung beschreiben�.

Hier können Sie die Menge abändern (bitte im Anschluss �Menge aktualisieren� anklicken) bzw. mit Klick auf die Mülltonne ausgewählte Artikel aus dem Einkaufswagen löschen

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II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Artikelbearbeitung in SRM � Details Positionen

Über die Lupe verzweigen Sie in die Details zur Position. Mit einem Klick auf die Brille verzweigen Sie nochmals direkt in den Katalogartikel. Ein Klick auf die Mülltonne löscht den Artikel aus Ihrem Einkaufswagen.

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Positionen in SRM weiterbearbeiten (Details zur Position): Kostenzuordnung

In diesem Reiter können Sie der jeweiligen Position � sofern dies nicht bereits bei den Vor-einstellungen zum Einkaufswagen geschehen ist - die gewünschte Kontierung mitgeben. Das Sachkonto wird i. d. R. beim Katalogabruf bereits vorgeschlagen. Sie können dies jedoch manuell ändern bzw. müssen ein Sachkonto eintragen, wenn keines im Artikel hinterlegt ist (Fehler-meldung erscheint � Einkaufswagen wird ohne Sachkonto nicht bestellt). Um die Finanzposition zu sehen, ist es erforderlich, in die Details zum Register Kontierung zu verzweigen. Nutzen Sie dazu bitte die Lupe.

Positionen in SRM weiterbearbeiten (Details zur Position): Dokumente und Anlagen

Öffnungszeiten: Für den identischen Text im kompletten Einkaufswagen ist es ausreichend den Text in der ersten Position zu pflegen � dieser wird anschließend automatisch in alle Folgepositionen übernommen und nur einmal auf dem Bestellformular angedruckt.

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Positionen in SRM weiterbearbeiten (Details zur Position): Anlieferadresse

Hier wird die Lieferadresse, die in Ihren Attributen vorbelegt ist angezeigt. Individuell können Sie pro Position auch eine abweichende Anlieferadresse hinterlegen. Es besteht eine Suchmöglichkeit nach bereits im System angelegten Adressen. Nach der Organisationseinheit kann im Feld �C/O� gesucht werden. Ebenfalls gute Suchergebnisse liefert die Suche im Feld �Straße�.

Positionen in SRM weiterbearbeiten (Details zur Position): Bezugsquellen/Leistungserbringer

Hier sehen Sie, welcher Lieferant und Rahmenvertrag Ihrer Bestellposition bei Katalogabrufen zugeordnet wurde. Sollten Sie eine Freitextbestellung erfassen, ist es möglich, hier einen WunschlieferantenWunschlieferanten zu hinterlegen. Eine Selektionsmöglichkeit steht zur Verfügung. Die zentrale Servicestelle /GL 2 Ihres Referates oder die Vergabestelle ist allerdings nicht an diesen Wunschlieferanten gebunden.

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RBS-GL 2.11

Genehmigungsvorschau: hier können Sie erkennen von welcher Stelle/Person Ihr Einkaufswagen evtl. noch zu genehmigen ist (z. B. Schulleitung, Anlagenbuchhaltung)Budget: Prüft das Budget auf der Finanzposition ab und hat keinen Bezug zu Ihrem Budget � Ausnahme: Budget auf PSP-Element

II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � zusätzliche Angaben

Hier bitte dem Einkaufswagen einen �sprechenden� Namen mitgeben!

Hier bitte Informationen für Ihre/n GenehmigerIn bzw. die Anlagenbuchhaltungen (ZIB, GL 2.23) mitgeben, z. B. können Sie hier bei investiven (anlagerelevante Beschaffung über 150 � netto) eine Info mitgeben, wenn diese aus einem Innenauftragsbudget (z. B. Spenden) beschafft werden soll.

Beispiel eines zweistufigen Genehmigungsworkflows: 1. Stufe � i. d. R. Kostenstellenverantwortliche/r (Ausnahmen möglich, z. B. Bereich F 4 und KERN � hier teilweise integrierte 1. Stufe der Genehmigung)2. Stufe � ggf. Anlagenbuchhaltung Bei Klick auf die genehmigende Person können Sie sich weitere Daten, z. B. die Tel.-Nr. anzeigen lassen!

Weitere Genehmigende (AnBu)

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RBS-GL 2.11

II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens

Der Button �Prüfen� ermöglicht es Ihnen, den Einkaufswagen auf etwaige Fehler zu checken. Hier können Sie ermitteln, ob Daten inkonsistent oder weitere Eingaben in der Position erforderlich sind. Kommt nach Betätigung des Buttons �Prüfen� der Hinweis �Einkaufswagen xxxxxx hat keine Fehler und kann bestellt werden�, dann aktivieren Sie den Einkaufswagen bitte mittels Klick auf den Button �Bestellen�.

Ist der EKW ok, kann er mittels �Bestellen� abgeschickt werden

Mit �Merken� kann der EKW zwischengespeichert werden. Die Weiterbearbeitung erfolgt über �Status prüfen�

�Aktualisieren� bietet sich an, wenn im EKW Änderungen durchgeführt wurden

Weiterbearbeitung eines gemerkten Einkaufswagens:

Wählen Sie die Funktion �Status prüfen�

Klicken Sie auf �Ändern� � der Einkaufswagen steht dann wieder in SRM zur Weiterbearbeitung zur Verfügung

Selektieren Sie den gemerkten Einkaufswagen per Mausklick

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RBS-GL 2.11

II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Freitextbestellung �Anforderung beschreiben�

Grundsätzlich sollten Sie vor dem Erfassen einer Freitextbestellung immer genau prüfen, ob der gewünschte Artikel in einem Katalog zu finden ist oder ein Produktabruf existiert. Dies erleichtert die Bearbeitung für Sie und beschleunigt den gesamten Beschaffungsprozess. Sollten Sie jedoch keinen passenden Artikel finden, können Sie Ihre Anforderung auf diesem Wege an eine Vergabestelle bzw. die zuständige zentrale Servicestelle stellen.

Klicken Sie auf �Anforderung beschreiben�

Klicken Sie anschließend auf �Zum Einkaufswagen hinzufügen�

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RBS-GL 2.11

II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Freitextbestellung �Anforderung beschreiben�

Position wurde in SRM übernommen � wenn Sie weitere Positionen hinzufügen wollen, können Sie einfach die vorhandene Position kopieren oder Sie klicken erneut auf �Anforderung beschreiben� bzw. kaufen aus den Katalogen ein

Um die weitergehenden Daten Ihrer Position zu prüfen bzw. zu ergänzen, müssen Sie in die Position verzweigen. Dazu wählen Sie bitte in der betreffenden Position Ihres Einkaufswagens das Lupen-Symbol.

Die Langbeschreibung (Spezifizierung Ihres gewünschten Artikels) zur Position geben Sie im Register �Dokumente und Anlagen� im Textfeld �Lieferantentext� ein. Bitte bedenken Sie hierbei, dass Sie den Artikel für eine evtl. Ausschreibung durch die Vergabestellen so präzise wie möglich beschreiben müssen. Es empfiehlt sich hierbei bereits im Vorfeld, z. B. über das Internet, Kataloge o. ä. Informationen zum gewünschten Artikel, wie z. B. Hersteller, Artikel-Nr. o. ä. einzuholen.

Dies verkürzt den Beschaffungsablauf sowohl für Sie als auch für die Vergabestellen bzw. für GL 2.11, wenn Sie den Artikel im Rahmen der Selbstbeschaffung bis 1.000 � in eigener Zuständigkeit beschaffen möchten. Hierbei müssten Sie GL 2 in der �internen Notiz� mitgeben, dass es sich um eine �Selbstbeschaffung� handelt. Auch die Mitgabe einer Bezugsquelle �Wunschlieferant� ist in diesem Falle zwingend erforderlich, da Bestellungen im Rahmen der Selbstbeschaffung anschließend direkt durch GL 2.11 an den gewünschten Lieferanten versendet werden. Bitte dokumentieren Sie in diesem Falle den nötigen Preisvergleich schriftlich und verwahren Sie diese Dokumentation für eine evtl. Revision an Ihrer Einrichtung/Dienststelle.

Prüfen Sie im Register Kostenzuordnung die Kontierung und betätigen Sie anschließend die Schaltflächen �Prüfen� und �Bestellen�. Die hiermit generierte Bestellanforderung wird nach systemtechnischer Genehmigung an GL 2.11 zur Weiterbearbeitung über ERP zugeleitet. Wenn Sie eine Freitextbestellung zu einer bereits vorliegenden Rechnung generieren, geben Sie für GL 2.11 bitte unbedingt in der �internen Notiz� den Hinweis �Rechnung liegt vor� mit (fehlt dieser Vermerk, besteht die Gefahr einer Doppelbestellung!!!).

Tipp: Per Klick auf das Symbol können Sie Positionen kopieren!

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RBS-GL 2.11

II. Systemhandling

4. Anlegen eines Einkaufswagens � Alte Bestellungen und Vorlagen

HINWEIS: Da die Rahmenverträge permanent wechseln, empfiehlt es sich, diese Funktion ausschließlich bei Freitextbestellungen zu verwenden!

Selektieren Sie den gewünschten Einkaufswagen

Wählen Sie die gewünschten Positionen und klicken Sie auf �Zum Einkaufswagen hinzufügen�. Die ausgewählten Positionen stehen Ihnen nun in SRM zur Weiterbearbeitung zur Verfügung.

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II. Systemhandling

5. Status prüfen

Der Button �Status Prüfen� bietet Ihnen einen Überblick über alle von Ihnen bisher erfassten Einkaufswagen. Sie können in den Einkaufswagen verzweigen und alle darin enthaltenen Positionen öffnen. Hier können Sie die gemachten Angaben kontrollieren und sich über die Register Genehmigung und Folgebelege über den Bearbeitungsstand der einzelnen Positionen informieren. So können Sie beispielsweise prüfen, ob Ihr/e Genehmiger/in bzw. die Anlagenbuchhaltungen einen Einkaufswagen schon freigegeben haben, ob eine Freitextposition schon in eine Bestellung umgewandelt wurde oder wann ein Wareneingang bzw. eine Rechnung gebucht wurde. Gemerkte Einkaufswagen können Sie über �Status prüfen� weiterbearbeiten.

Durch Anklicken des Pfeilchens vor dem Einkaufswagen , wird Ihnen der aktuelle Bearbeitungsstand der einzelnenPositionen angezeigt.Durch einen Klick auf die Postition, bzw. die Lupe hinter derPosition, gelangen Sie direkt in die jeweiligenPositionsdetails .3.

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II. Systemhandling

5. Status prüfen

Es ist möglich direkt nach einer Position oder nach einem Einkaufswagen zu suchen. Setzen Sie die gewünschte Bezeichnung immer in *. Nur so erzielen Sie die gewünschten Suchergebnisse.

Tipp: Wenn Sie hier bereits beim Anlegen des Einkaufswagens eine sprechende Klassifikation beim �Namen des Einkaufswagens� entwickeln, kann Ihnen diese das Finden des richtigen Einkaufswagens erleichtern.

Suchfelder

Suchbegriffe in * betten, z. B. *stuhl*

Zeitraum auswählen

Nummer Belegs (Einkaufswagennummer 100..., bzw. Bestellnummer 300...)

Bei �erledigten� Einkaufswagen - also bei allen Belegen, bei denen bereits ein Wareneingang bestätigt wurde UND bei allen angelegten Limit- bestellungen � muss der Haken bei �auch erle- digte Einkaufswagen� gesetzt werden. Nur dann findet das System den ursprünglichen Einkaufs- wagen.

Aktionsfelder

Mülltonne � Einkaufswagen die noch �in Genehmigung� bzw. �Gemerkt� sind können gelöscht werdenDrucker � Einkaufswagen druckenLupe � Verzweigung in die Positionsdetails; Einkaufswagen, die noch nicht �Genehmigt� sind, können Sie löschen oder abändern.Um den Einkaufswagen zu ändern, klicken Sie auf die Lupe und am Ende der Seite auf �Ändern�.

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II. Systemhandling

5. Status prüfen � Register �Folgebelege�

Um die gewünschte Position auszuwählen, klicken Sie auf dieLupe . In den jeweiligen Positionsdetails � im Bereich Folgebelege -ersehen Sie den Belegverlauf .

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Besonders wichtig für die weiterbearbeitenden Dienststellen(z. B. GL 2.11, Anlagenbuchhaltungen, Vergabestellen) sind die Nummernder jeweiligen Folgebelege � Spalte �Nummer in .....�

100xxxxxxx = Nummer des Einkaufswagens 200xxxxxxx = Nummer der Bedarfsanforderung (BANF) � Vorstufe zur Bestellung300xxxxxxx = Nummer der Bestellung (bei Rahmenvertragsabruf, nach Ausschreibung durch VGSt., oder bei Selbstbeschaffung Generierung der Bestellung durch GL 233xxxxxxxx = Nummer eines Produktabrufs38xxxxxxxx = Nummer einer Limitbestellung50xxxxxxxx = Nummer der Wareneingangsbuchung60xxxxxxxx = Rechnungsnummer (ggf. Nummer des Stornobelegs)

Die Historie zu denFolgebelegen könnenSie wahlweise alsTabelle (analog Beispiel)oder als Grafik anzeigenlassen!

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II. Systemhandling

6. Sicht auf Rahmenvertragsartikel im Procurement Catalog (ohne Lizenz, z. B. im Vertretungsfall)

Es besteht die Möglichkeit sich über das Rahmenvertragsangebot der LHM zu informieren, ohne über eine eigene SRM-Lizenz zu verfügen. Beachten Sie bei der Nutzung des Procurement Catalogs bitte, dass hier auch Rahmenvertragsartikel gelistet sind, die vom RBS u. U. nicht beschafft werden dürfen.

Über die Verlinkung im Intranet der Stadt München, oder direkt per Internetadresse:

http://intranet.muenchen.de/shared/app/sapsrm_katalog.html

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II. Systemhandling

6. Sicht auf Rahmenvertragsartikel im Procurement Catalog (ohne Lizenz, z. B. im Vertretungsfall)

Zur Eingabe des Einkaufswagens in SRM im Vertretungsfall, senden Sie den Einkaufswagen (mit dem Formular �Bestellschein�) an GL 2.11.

Nutzen Sie eine kombinierte Suche (Schlagwort + �Suche eingrenzen�) und betten das Schlagwort immer in Sternchen (*Suchbegriff*) um den gesuchten Artikel möglichst schnell zu finden. Drucken Sie anschließend einen Screenshot des/der gewünschten Artikel aus und geben diesen an Ihr Sekretariat/Vorzimmer zur Beschaffung weiter.

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II. Systemhandling

7. Personalwechsel

Sollten sich bei Ihnen Änderungen bezüglich der Bestellsachbearbeitung bzw. der Einkaufswagengenehmigung ergeben, teilen Sie uns dies bitte mittels des SRM-Lizenzantrages zeitnah mit. Wir vereinbaren dann einen Schulungstermin mit Ihnen (NUR Bestellsachbearbeitung). Im Zuge der Bearbeitung Ihres SRM-Lizenzantrages informieren wir zeitgleich das Team Kassen- und Kontenverwaltung, IKS (ELKABU) über die personelle Veränderung an Ihrer Einrichtung.

Zu finden auf der Homepage GL 2 Finanzen:

http://www.service.musin.de/service/finanzen/ebplizenzantr_c.html

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Anwenderhandbuch für SRM- User der Bereiche F 4 … · Referat für Bildung und Sport – Geschäftsleitung, Abt. Finanzen (GL 2) GL 2.1 Kundenbetreuung und Buchhaltung, Sg. Beschaffung