Arbeitshandbuch Online Inkasso - Implaneum · Dtaus0.xxx (xxx steht für eine fortlaufende 3-stellige Nummer, beginnend mit 001). Diese Datei enthält den gewünschten Sammel-Einzugsauftrag

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Arbeitshandbuch

Online-Inkasso

FinanzProfiT Arbeitsabläufe Version 4.14

Implaneum GmbH Seite - 2 -

Online-Inkasso:

Grundsätzliche Funktionalität des Online-Inkasso-Moduls

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Voraussetzungen für die Nutzung

3

Vertrag für Online-Inkasso vorbereiten

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Online-Inkasso durchführen

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Kontoführung, Einzeleinzüge und Rückbuchungen

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Online-Inkasso Berichte

9



Online-Inkasso-Modul

Grundsätzliche Funktionalität des Online-Inkasso-Moduls

FinanzProfiT bietet Ihnen die Möglichkeit, für Prämien-Inkasso Sammel-Lastschriftaufträge im DTA-oder SEPA-Format zu erzeugen. Diese Dateien können Sie an Ihre Bank weitergeben, oder aber in ein Online-Banking-Programm wie Quicken, MS Money, StarMoney (Sparkassen) oder Gen light (Volksbanken) einlesen.

Von dort kann der Sammel-Lastschriftauftrag online an die Bank übertragen werden. In Ihrem Online-Banking-Programm lässt sich dann auch die Überwachung der Zahlungseingänge durch Abruf der Kontoauszüge handhaben. Rückbelastungen werden an dieser Stelle erkannt und es kann ggf. die Wiederholung rückbelasteter Anforderungen durchgeführt werden.

Finanz ProfiT bietet eine Aufstellung vorgemerkter Zahlungen zur nächsten Fälligkeit und eine Aufstellung der Lastschriften, welche zuletzt an das DTA-System übergeben wurden. Die einzelnen Kundenkonten werden bei den entsprechenden Verträgen geführt.

Voraussetzungen für die Nutzung des Inkasso

1. Zunächst müssen Sie eine Lizenzberechtigung für das Zusatzmodul Online Inkasso besitzen. Ob Sie eine

Lizenzberechtigung haben, erkennen Sie durch Prüfung Ihrer Lizenz über das Utility-Programm.

2.

Stellen Sie einmalig in den Stammdaten / Register Inkasso für die betreffende Firma ein Firmen-Bankkonto für Zentral-inkasso-Einzug und/oder für Agenturinkasso-Einzug ein.




Vertrag für Online Inkasso vorbereiten

Erfassen Sie zunächst wie gewohnt die Vertragsdaten.

Stellen Sie sicher, dass auf dem Registerblatt ‚Sparten / Beitrag’ der korrekte Bruttobeitrag steht; das Beitragsfeld auf dem Registerblatt 'Allgemein' enthält in aller Regel den Nettobeitrag.



Stellen Sie beim entsprechenden Vertrag auf dem Registerblatt 'Abwicklung' die Inkassoart auf 'Zentralinkasso-Einzug' oder 'Agenturinkasso-Einzug'.

Stellen Sie sicher, dass in der Kundenadresse schon die richtige Bankverbindung des Kunden angegeben ist oder tragen Sie die Bankverbindung beim entsprechen-den Vertrag auf dem Registerblatt 'Abwicklung' ein. Markieren Sie an derselben Stelle die Option 'Einzugsermächtigung liegt vor' (bei DTA) bzw. erstellen Sie das SEPA-Lastschriftmandat, das Sie dem Kunden mitteilen. Aktivieren Sie nun über das Symbol das Online-Inkasso Ver-fahren für diesen Vertrag. Unter ‚Fällig’ erscheint nun die nächste Betragsfälligkeit mit Betrag und Datum




Online-Inkasso durchführen

Um Online-Inkasso durchzuführen, verwenden Sie den Menübefehl 'Online Inkasso' im Extras-Menü der Verträge...

Es erscheint der Dialog DTA-Abschluss bzw. SEPA-Abschluß. Dort sehen Sie alle aktivierten und zum aktuellen Datum fälligen Inkasso-Beträge. Erscheint im linken Teilfenster das korrekte Firmenkonto? Wenn nicht, Dialog abbrechen, in den Stammdaten Zentral-Inkasso-Konto einstellen und DTA-Abschluss neu starten. Markieren Sie einzelne Einträge oder klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Erstellen’ , um alle Einträge zu erledigen.

Wenn die Funktion ohne Fehler-meldung zu Ende geführt wurde, existiert jetzt im Unterverzeichnis Finfocus\DTA\12345679 (wenn Ihre Kontonummer 12345679 lautet (anderer Pfad in Verträge \ Einstellungen \ Optionen \ Inkasso einstellbar) eine Datei mit Namen Dtaus0.xxx (xxx steht für eine fortlaufende 3-stellige Nummer, beginnend mit 001). Diese Datei enthält den gewünschten Sammel-Einzugsauftrag im DTA-Format.

Bei allen bearbeiteten Verträgen wird das Feld ‚Fällig’ nach ‚Zuletzt bearbeitet’ umgesetzt. Im Feld ‚Fällig’ steht anschließend der nächste Inkasso-Betrag sowie der nächste Fälligkeitstermin.




Kontoführung, Einzeleinzüge und Rückbuchungen

Kontoführung: Zu öffnen über die Schaltfläche

Im Inkasso-Konto erscheinen alle Inkasso-Buchungen zum Vertrag: Lastschriften und gegebenenfalls auch Rückbuchungen und ander-weitige Begleichungen (siehe unten). Über das Kontextmenü (rechter Mausklick) ist es möglich, einen Eintrag zu verändern, ergänzen oder zu löschen.

Einzeleinzug:

(nicht verfügbar bei SEPA)

Zu öffnen über die Schaltfläche

. Mit Ausführung der Funktion ‚Einzeleinzug’ wird eine DTA-Erstellung eröffnet. In diesem Fenster werden alle für den Einzel-einzug gesammelten Beträge auf-gelistet. Anschließend positionieren Sie einen weiteren Vertrag, um ebenfalls die Funktion „Einzeleinzug“ auszuführen oder sie aktivieren die Schaltfläche „Erstellung abschließen“ im Fenster „Inkasso Einzeleinzug“.



Rückbuchungen:

Zu öffnen über die Schaltfläche

Eine Rückbuchung realisieren Sie über ‚Inkasso-Funktionen’ oder über das Kontextmenü im Dialog ‚Inkasso Konto’. Es wird der letzte (bzw. im Dialog ‚Inkasso Konto’ der markierte) Einzug zurückgebucht. Auf Wunsch werden auch die Bankgebühren belastet. Die Höhe der Bankgebühren stellen Sie in Verträge \ Einstellungen \ Optionen \ Inkasso ein. Je nach Einstellung wird der Betrag zusammen mit der nächsten Fälligkeit erneut eingezogen oder Sie führen einen sofortigen Neueinzug durch.

Anderweitiges Begleichen: Wenn Ihr Kunde den rückbelasteten Betrag bereits vor einem erneuten Einzug Ihrerseits an Sie angewiesen hat, oder ein Kunde ausnahmsweise anderweitig bezahlt hat (z. B. per Überweisung oder Scheck), verbuchen Sie dies über diese Funktion:

zu öffnen über die Schaltfläche

In den Inkasso-Kontoverlauf wird eine Eingangsbuchung über den aktuell fälligen Betrag aufge-nommen und in ‚Fällig’ wird der nächste Inkasso-Betrag (ergibt sich aus dem Brutto-Beitrag) sowie der nächste Fälligkeitstermin eingesetzt.




Berichte

Die Berichte zum Online-Inkasso- Modul erreichen Sie über das Berichtswesen unter der Rubrik Buchhaltung / Online Inkasso.

Der Bericht ‚Fällige Beiträge’ liefert eine Aufstellung vorgemerkter Zahlungen zur nächsten Fälligkeit.



Der Bericht ‚Bearbeitete Beträge’ liefert eine Aufstellung der Lastschriften, welche zuletzt an das DTA-System übergeben wurden.

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Documents

Arbeitshandbuch Online Inkasso - Implaneum · Dtaus0.xxx (xxx steht für eine fortlaufende 3-stellige Nummer, beginnend mit 001). Diese Datei enthält den gewünschten Sammel-Einzugsauftrag