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„Was früher drei Tage dauerte,dauert heute drei Stunden.“

Wie die Stadt Oberasbach ihren Sitzungsdienst optimiert hat

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Praxisbericht

„Jeder von uns Sitzungsdienstverantwortlichen kennt den Ablauf im Sitzungsdienst ohne den Einsatz einer Software“, berichtet Viola Krüger. „Tage vor der Sitzung herrscht Hektik und Anspannung. Papierberge werden sortiert, kopiert oder gedruckt. Tagesordnungspunkte werden von Hand zusammengestellt - eine Sortierarbeit hohen Ausmaßes. Das habe ich alles selber miterlebt und ich kenne die Anstrengungen zur Genüge.“ Umso leichter fiel Viola Krüger der Auftrag, eine Software für den Sit-zungsdienst einzuführen. Sie schaute sich in verschiede-nen Richtungen um und „nicht nur wegen der räumlichen Nähe zur AKDB und zur LivingData“ entschied man sich schließlich für die Einführung von Session Sitzungsdienst. Und Viola Krüger nimmt das Fazit gleich vorweg: „Aus heutiger Sicht kann ich mit Bestimmtheit sagen, dass wir richtig entschieden haben. Meiner Meinung nach gibt es nichts vergleichbar Gutes auf dem Markt.“

Eines schickt Viola Krüger allerdings gleich voraus: „Man muss sich von dem Gedanken frei machen, dass die Software die Arbeit von ganz alleine macht. Die Einfüh-rung der Software ist ein Prozess. Dort, wo Oberasbach heute steht, kommt man nur mit hohem Engagement und Durchhaltevermögen hin.“ Die Einführung ist eine Pha-

se, die ständige Anpassungen erfordert. „Bis Session fast von alleine läuft, das dauert natürlich seine Zeit“, resü-miert die Verantwortliche im Sitzungsdienst augenzwin-kernd. „Und die Akzeptanz kommt mit der Praxis.“ Um den Mitarbeitern im Sitzungsdienst die Arbeit schmackhaft zu machen, hatte sich Viola Krüger während der Einführungs-phase ein „Bonbon“ überlegt: Sie pflegte nach und nach auch ältere Sitzungen ein, so dass diese über die Volltextsuche re-cherchiert werden konnten. Was mit Hil-fe von Session heu-te möglich ist, bringt Viola Krüger auf den Punkt: „Was im Sitzungsdienst früher drei Tage dauerte, das bewältigen wir heute in drei Stunden.“ So spart man im Rathaus nicht nur Arbeitszeit, sondern auch eine gro-ße Menge an Papier, weil mit Hilfe von SessionNet alle Dokumente ins Ratsinformationssystem (RIS) geladen werden und die Stadträte diese online einsehen können. „Wir drucken seit der Einführung von Session nur noch bestimmte Unterlagen aus. Alles in allem ist das für Vi-ola Krüger „ein entspannter Sitzungsdienst, denn auch Nachträge können schnell eingetragen werden und auch die Niederschrift, die ja alle Infos direkt aus Session be-

zieht, schreibt sich fast von selbst.“Dass die Stadträte einige Zeit gebraucht haben, um das Ratsinformationssystem anzuerkennen, daraus macht Viola Krüger gar keinen Hehl. „Das kommt natürlich nicht

von heute auf morgen.“ Aber in enger Zusam-menarbeit mit den Ver-antwortlichen im Hause LivingData, mit deren Arbeit Viola Krüger hoch zufrieden ist, wurde die Einführung von Session im Rathaus schließlich ein Erfolg. „Für Sessi-on spricht heute eine ganze Menge“, erzählt Viola Krüger. „Unter an-derem die Individualität, mit der das System ganz auf die Bedürfnisse der

Verwaltung zugeschnitten bzw. konfiguriert werden kann. Unser Genehmigungsver-fahren zum Beispiel läuft nun schon seit Mai 2009 völlig papierlos.“

Und nachdem der Workflow heute schon von der Ein-ladung bis zur Freigabe der Niederschriften rund läuft, wagt man im Rathaus nun auch den letzten Schritt: Dem-nächst wird mit der Session-Erweiterung Mandatos die Gremienarbeit revolutioniert. Die Mandatsträger werden mit iPads ausgestattet, auf denen eine Anwendung, die sog. Mandatos App, läuft. Mit Hilfe dieser App haben

Gremienmitglieder ihre Sitzungsunterlagen, persönliche Notizen, Termine, Kontakte – und sogar eine, selbstver-ständlich geschützte, moderne Volltextrechereche - im-mer und überall griffbereit auf ihrem iPad-Bildschirm zur Verfügung. Auf dem Tablet PC von Apple können Sitzungsunterlagen nicht nur gelesen, sondern auch be-arbeitet werden. Papierbasierte Arbeitsabläufe gehören endgültig der Vergangenheit an. So haben die Mandats-träger in Oberasbach ihr Gremienbüro schon bald immer mit dabei. Viola Krüger ist sich heute schon sicher, dass auch der letzte Schritt von Erfolg gekrönt sein wird.

„Was früher drei Tage dauerte, dauert heute drei Stunden“Wie die Stadt Oberasbach ihren Sitzungsdienst optimiert hat

Mit ihren fast 18.000 Einwohnern zählt die Stadt Oberasbach zu den Siedlungsschwerpunkten im Landkreis Fürth. Ruft man die Startseite der Internetpräsenz von Oberasbach auf, fällt einem sofort eines ins Auge: Oberasbach ist eine Kommune, in der Bürgerservice groß geschrieben wird. Und das sicher nicht nur virtuell. Zu einem der Themenschwerpunkte auf den Internetseiten der Stadt Oberasbach zählt heute, als Unterkate-gorie des Navigationspunktes „Bürgerservice“, die virtuelle Gremienarbeit oder das Bürgerinfoportal über die Arbeit des Stadtrates Oberasbach. Dass das nicht immer so war, davon weiß Viola Krüger zu berichten, die im Rathaus die Fäden zieht, wenn es um das Thema Sitzungsdienst geht. Wir haben mit der „rechten Hand“ von Bürgermeisterin Birgit Huber über ihre Erfahrungen bei der Einführung der Sitzungsdienst-Software „Session“ und „SessionNet“ gesprochen.

Das Rathaus von Oberasbach

Bürgermeisterin Birgit Huber (sitzend) mit Ihrer „rechten Hand“ Viola Krüger

Stadt Oberasbach

Landkreis FürthEinwohner: ca. 18.000Fläche: 1.221 haHöhe: 291-351 m über NN