aws erp-Kredite - Leitfaden - oeht.at und... · aws erp-Kredite | Leitfaden | Seite 3 ob die Anrechnung durch den Lieferanten (oder auch einem Dritten) direkt auf der förderungsgegenständlichen

aws erp-Kredite | Leitfaden | Seite 1

aws erp-Kredite - Leitfaden

Zum Nachweis der Anerkennbarkeit von Kosten bei investiven und F&E-Projekten und der

widmungsgemen Verwendung von ERP-Krediten.

A. Einleitung

Die Sicherstellung der widmungsgemen Verwendung von Frderungsmitteln steht im zentralen

Interesse der Frderungsgeberinnen und Frderungsgeber. Aus der Perspektive eines integrierten

Qualittsmanagements ist es nicht ausreichend, erst bei der Projektabrechnung Festlegungen ber

die Frderungsfhigkeit und Anerkennbarkeit von Kosten zu treffen, sondern bereits bei der

Interpretation der Richtlinien vor Genehmigung einer Frderung anzusetzen.

Fragen der Frderungsfhigkeit und Anerkennbarkeit von Kosten sind im Laufe der Bearbeitung eines

Frderungsfalles beginnend von der ersten Beratung ber die Begutachtung eines konkreten

Projektes im Genehmigungsverfahren, bis hin zur Abrechnungskontrolle stndig zu beantworten. Die

Vielfalt der Detailfragen reduziert sich bei nherer Betrachtung auf die Behandlung von investiven

Projekten einerseits, bei denen Kosten fr maschinelle Anlagen und Baulichkeiten im Mittelpunkt

stehen, und auf F&E-Projekte andererseits, bei denen die Bewertung von internen Personalkosten

und die Zurechenbarkeit von Gemeinkosten die Hauptproblemfelder darstellen.

Der vorliegende Leitfaden soll ohne Anspruch auf Vollstndigkeit Orientierungshilfe fr alle mit der

Abwicklung und Prfung der Frderungsaktionen des ERP-Fonds befassten Personengruppen sein

und die wichtigsten und hufigsten Fragen hierzu beantworten.

Hauptaufgabe des Leitfadens ist es, so weit als mglich einheitliche Vorgangsweisen betreffend Form

und Inhalt der Prfung von Anerkennbarkeit frderungsrelevanter Kosten sowie des Nachweises der

widmungsgemen Verwendung von Frderungsmitteln des ERP-Fonds festzulegen. In diesem Sinne

liefert er einen entscheidenden Beitrag zur Qualittssicherung und zu mehr Transparenz im

Frderungswesen.

ACHTUNG: Fr Frderungen aus dem EFRE-Strukturfonds (Strukturfondsperiode 2014-2020) gelten

eigen Regeln, fr welche derzeit wegen noch fehlender rechtlicher Rahmenbedingungen im Rahmen

dieses Leitfadens noch keine Aussagen gemacht werden knnen.

B. Grundstzliches

Grundstzlich werden nur vollstndige und ordnungsgem beendete und in Betrieb befindliche

Projekte (bzw. Teilprojekte oder in sich abgeschlossene Projektphasen) gefrdert. Demgem muss

auch immer das gesamte abgeschlossene Projekt abgerechnet werden. Die Abrechnung und

Darstellung bis zur Hhe des seinerzeit als frderbar anerkannten Prliminares gengt jedenfalls dann

nicht, wenn die tatschlichen (frderbaren) Projektkosten hher sind.

Wesentliche betragliche bzw. inhaltliche nderungen (z. B. das Nichterreichen des Projektzieles,

usw.) des der Frderung zugrundeliegenden Projektes bzw. Projektteiles bedrfen zur

Aufrechterhaltung der Frderung der schriftlichen Zustimmung der Frderungsstelle.


C. Frderbare (anerkennbare) Kosten bei investiven (Teil-)Projekten

1. Allgemeines

Die rechtlichen Rahmenbedingungen fr die Anerkennung von Kosten in investiven (Teil-)Projekten

sind im Wesentlichen die jeweiligen Frderungsrichtlinien des spezifischen Frderungsprogrammes.

Als zentrale Definition ergibt sich daraus, dass die frderbaren Kosten sich aus allen dem Projekt

zurechenbaren Ausgaben bzw. Aufwendungen errechnen, die direkt, und tatschlich entstanden sind.

Eine generelle Beschreibung der frderbaren Kosten bzw. die rechtlichen Rahmenbedingungen fr die

Anerkennung von Kosten findet sich daher in den jeweils der Frderung zugrundeliegenden

Frderungsrichtlinien.

2. Eindeutig frderbare (anerkennbare) Kosten

Eindeutig frderbar sind alle projektbezogenen Kosten, die bezahlt wurden und aktiviert sind (in allen

Frderungsprogrammen fr betriebliche Investitionen ist grundstzlich die Aktivierung der gefrderten

Investitionen durchzufhren).

Grundstzlich frderbar (anerkennbar) sind dabei aber nur die laut Frderungszusage genehmigten

und damit dem Projekt zuordenbaren tatschlichen von der Frderungsnehmerin bzw. dem

Frderungsnehmer bezahlten Nettobetrge (das heit, durchlaufende Umsatzsteuerbetrge, Skonti,

Rabatte sowie noch offene Haftrcklsse, etc., sind nicht anerkennbar). Dieser grundstzlich

frderbare bezahlte Nettobetrag wird noch durch vom Lieferanten angebotene aber von der

Frderungsnehmerin bzw. dem Frderungsnehmer nicht lukrierte Skonti reduziert (das heit, erfolgte

die Zahlung erst nach Ablauf einer angebotenen Skontofrist ohne Abzug von Skonto, so ist der dabei

nicht abgezogene angebotene mgliche Skonto von den bis dahin frderbaren Kosten abzuziehen

siehe auch Punkt 4.) Finanzierungskosten).

Achtung: Frderungsfhig sind nur Projekte, fr die vor Beginn des Vorhabens oder der Ttigkeit ein

Frderungs- bzw. aws-erp-Kreditantrag gestellt wird. Als Einbringung des Frderungsantrages gilt das

Einlangen des Antrages bei der AWS oder dem ERP-Fonds. Als Beginn des Vorhabens/Projektes gilt

die erste verbindliche Bestellung/Beauftragung oder eine frhere Verpflichtung die das Vorhaben

unumkehrbar macht bzw. ein frherer Beginn der Bau- oder Projektttigkeit. Der Kauf von

Grundstcken und Vorarbeiten wie die Einholung von Genehmigungen, Preisausknften, und die

Erstellung vorlufiger Durchfhrbarkeitsstudien gelten nicht als Beginn des Vorhabens.

3. Unter bestimmten Voraussetzungen frderbare (anerkennbare) Kosten

Folgende demonstrativ aufgezhlte Kostenarten bzw. Zahlungen sind unter bestimmten

Voraussetzungen frderbar (anerkennbar):

Zahlungen von Fremdwhrungskonten oder in fremder Whrung: anerkennbar ist der jeweils am

Tag der Zahlung mittels Tageskurs (Eurokurs) ermittelte Eurobetrag ohne Wechsel- oder

Bankspesen, etc.

Zahlungen unter Eigentumsvorbehalt eines Dritten (meist Bank) sind grundstzlich anerkennbar,

wenn das Wirtschaftsgut bei der Frderungsnehmerin bzw. dem Frderungsnehmer aktiviert ist

und der Gegenwert der Zahlung der Bank (an den Lieferanten) als Verbindlichkeit auf einem

Bankkonto der Frderungsnehmerin bzw. des Frderungsnehmers unmittelbar aufscheint (beide

Vorgnge sind nachzuweisen).

Zahlungen mittels Gegenverrechnung (darunter ist der Ausgleich beiderseitiger Ansprche aus

Lieferungen und Leistungen aus der jeweils blichen Geschftsttigkeit zu verstehen; siehe auch

355 UGB) sind, wenn eindeutig nachvollziehbar, und der Ausgleich fristenkonform

(Investitionsdurchfhrungsfrist) erfolgt, anerkennbar.

Davon zu unterscheiden sind Zahlungen, bei denen mittels in Zahlung geben (Rckgabe) eines

anderen (meist gebrauchten) Wirtschaftsgutes zumindest ein Teil des Kaufpreises geleistet wird.

Dabei wird der vom Lieferanten angerechnete Betrag fr die Rcknahme des alten

Wirtschaftsgutes (meist ein Vorgngermodell) nicht als frderbar anerkannt, sondern nur der

darber hinausgehende zustzliche (echte) Zahlungsbetrag. Es macht dabei keinen Unterschied,


ob die Anrechnung durch den Lieferanten (oder auch einem Dritten) direkt auf der

frderungsgegenstndlichen Rechnung ausgewiesen ist, oder in einem gesonderten Vorgang

erfasst ist (das heit, keine Frderung von reinen Ersatzinvestitionen - Nettozuwachsfrderung).

Eigenleistungen der Frderungsnehmerin bzw. des Frderungsnehmers mssen belegmig

(projektbezogene individuelle transparente Zeitaufzeichnungen, individuelle Lohnnachweise,

Materialentnahmescheine, Kalkulation, etc.) nachvollziehbar sein und in ihrer bzw. seiner

Bewertung dem im Kapitel F&E hinsichtlich Personal-, Material- und Gemeinkosten Gesagten

entsprechen. Sie mssen jedenfalls aktiviert sein (Ausnahme F&E-Projekte, siehe dort) und

zwingend mittels Besttigung einer Wirtschaftsprferin bzw. eines Wirtschaftsprfers

nachgewiesen werden.

Leasing: Bei mittels aws erp-Krediten gefrderten Projekten knnen Leasingfinanzierte

Investitionen (indirektes Leasing) anerkannt werden, wenn die Leasingnehmerin bzw. der

Leasingnehmer schon beim Kreditantrag ein entsprechendes verbindliches Leasinganbot hierzu

vorgelegt hat.

Bei diesen durch Leasing finanzierten einzelnen Wirtschaftsgtern ist grundstzlich darauf zu

achten, dass der jeweilige Leasingvertrag einen der gewhnlichen Nutzungsdauer des geleasten

Wirtschaftsgutes annhernd entsprechenden Leasingzeitraum vorsieht, oder eine Rckkaufklausel

enthlt. Mit den Frderungsmitteln sind grundstzlich Mietvorauszahlungen zu leisten, welche 30

% des Nettohandelswertes des Leasinggutes nicht bersteigen (bzw. 50 % inklusive Kaution).

Anrechenbar sind fr die Ausntzung des aws erp-Kredites nur die tatschlich geleisteten

Zahlungen (Mietvorauszahlung, Kaution, Leasingraten). Fr die Feststellung der aws erp-

anerkennbaren Kosten wird allerdings der Nettohandelswert laut Leasingvertrag anerkannt

(ebenso wie fr die Bemessung der aws erp-Kreditquote).

Mietkauf: Bei mittels aws erp-Kredit-gefrderten Projekten knnen Finanzierungen von

Investitionen mittels sogenannten Mietkauf anerkannt werden, wenn das entsprechende

Wirtschaftsgut bei der Frderungsnehmerin bzw. beim Frderungsnehmer aktiviert ist, dem ERP-

Fonds keine Finanzierungskosten (Zinsen, Provisionen, etc.) abgerechnet werden und die Dauer

des vertraglich festgelegten Mietkaufes (letzte Rate) innerhalb der genehmigten

Investitionsdurchfhrungsfrist liegt. Die vollstndige Bezahlung des Wirtschaftsgutes durch die den

Mietkauf abwickelnde Gesellschaft (meist Bank oder Leasingunternehmen) an den ursprnglichen

Lieferanten ist nachzuweisen.

Zahlungen (Rechnungen) innerhalb eines Konzernes (bzw. innerhalb verbundener Unternehmen)

fr im Konzern hergestellte (oder veredelte) Wirtschaftsgter oder dergleichen sind grundstzlich

anerkennbar, wenn diese eindeutig nachvollziehbar sind und kostengnstiger sind als eine

Externe Beauftragung. Die Preisangemessenheit ist unabhngig von Frderungsintensitt und

Rechnungsbetrag durch Einholung von drei Preisausknften nachzuweisen. Abweichungen von

diesem Nachweis sind zu begrnden und zu dokumentieren. Zu Kosten fr den Erwerb von

Patenten, Lizenzen, technischer Kenntnisse innerhalb verbundener Unternehmen siehe Punkt 4.

Broeinrichtung: In den Frderungsprogrammen fr betriebliche Investitionen sind unter

Einrichtungen grundstzlich Produktionseinrichtungen zu verstehen. Um frderbar zu sein, sollten

Broeinrichtungen einen klar definierten Projektbezug haben und im Frderungsvertrag

(Kostengliederung) angefhrt sein. Beispielsweise kann bei industrienahen Dienstleistern oder

Unternehmensgrndungen (oder Neuerrichtungen) die Broeinrichtung als projektgegenstndlich

dargestellt werden. In aws erp-Technologieprojekten kann die Broausstattung

projektgegenstndlich sein, wenn sie ausschlielich fr Forschungszwecke bentzt wird

Auenanlagen: Auenanlagen, wie Zufahrtsstraen, Freilagerpltze, Parkpltze, Beleuchtung,

Markierungen und Grundstcksbegrnung, etc. sind im Regelfall als Baukosten zu behandeln und

grundstzlich im projektnotwendigen Ausma frderfhig.

Sozialrume: Wie fr alle anderen Baukosten gilt auch hier, dass grundstzlich ein Projektbezug

herzustellen ist und die Anerkennung auf das projektnotwendige Ausma beschrnkt ist.

Einrichtungen fr Sozialrume sind nicht frderbar, auer beim ERP-Kleinkredit.

Netzbereitstellungs- und Netzzutrittsentgelte bei Projektbezug

Gebrauchte Wirtschaftsgter im ERP-Kleinkreditprogramm und generell bei KMUs im ERP-

Regional- und ERP-KMU-Programm


Schulungskosten: Beihilfen, die Einzelpersonen (auch auf dem Umweg ber eine

Pauschalverrechnung mit dem Betrieb) fr Hherqualifizierungsmanahmen und

Ausbildungsmanahmen gewhrt werden, mssen bei der EU als solche notifiziert sein. Die aws

erp-Programme sind nicht als Ausbildungsbeihilfen notifiziert.

Folgende Schulungskosten knnen bei investiven Projekten anfallen:

Einschulung auf eine neue Produktionsanlage durch den Maschinenhersteller oder andere

Externe: Hierbei handelt es sich um eine projektbezogene externe Beratung, die zumeist normal

fakturiert wird und oft bereits im Lieferumfang der Maschine enthalten ist. Unabhngig davon, wo

diese Einschulung stattfindet, sind lediglich die dafr fakturierten Kosten frderbar (siehe

Richtlinien: immaterielle Kosten), nicht jedoch die internen Personalkosten fr den Zeitaufwand der

eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder etwaige Reisekosten zum Ort der Einschulung. In

der Kostengliederung sollten diese Kosten zweckmigerweise als externe Beratung klassifiziert

werden.

Einschulung auf neue Anlagen durch internes Personal: Hierbei handelt es sich um laufenden

Betriebsaufwand, der zudem nicht aktivierungsfhig ist. Diese Kosten sind nicht frderungsfhig.

Besuch von Kursen (projektunspezifische Hherqualifizierung einzelner Mitarbeiterinnen und

Mitarbeiter, z. B. Standardsoftware, Sprachen, Managementseminare, ...) Hierbei handelt es sich

um eine Ausbildungsmanahme fr die jeweiligen Einzelpersonen. Ein Projektbezug ist nicht

herstellbar. Diese Kosten sind daher nicht frderbar.

4. Eindeutig nicht frderbare (anerkennbare) Kosten sind

Umsatzsteuer und andere Steuern (Abgaben) und Gebhren sofern sie nicht tatschlich und

endgltig von der bzw. vom Begnstigten getragen werden mssen

Abbruchkosten (gemeint sind nur groflchige Abrisskosten wie z. B. Abriss ganzer Gebude,

nicht reine Adaptierungen oder Umbauten)

Finanzierungskosten (darunter sind auch auf der Rechnung angebotene, aber nicht lukrierte Skonti

zu verstehen)

Bankspesen, (z. B. Umwechslungsspesen, Bankprovisionen bei Nichteurozahlungen, etc.)

Barzahlungen (auer bei ERP-Kleinkrediten bis EUR 400,-- brutto)

Kosten aufgrund von Zahlungen mittels Kreditkarte (auer bei ERP-Kleinkrediten)

Kosten fr einzelne geringwertige Wirtschaftsgter, die nicht Teil eines ber diese Grenze

hinausgehenden Wirtschaftsgutes sind (und nicht aktiviert werden)

Kosten aus Kleinbetragsrechnungen unter EUR 150,--

Kosten fr kurzlebige Wirtschaftsgter

Gebrauchte Wirtschaftsgter bei Grounternehmen

Kosten fr nicht aktivierte Investitionen (gilt nicht fr die reinen aws erp-

Technologiefrderungsprogramme

Kosten fr nicht am genehmigten Projektstandort befindliche Wirtschaftsgter (wenn im

Frderungsvertrag nicht extra geregelt)

Kosten fr Kfz bzw. Befrderungsmittel (ausgenommen innerbetriebliche Transportmittel), auer es

ist im Frderungsvertrag ausdrcklich vorgesehen

Kosten fr Laptops, Mobiltelefone, mobile Digitalkameras, Rasenmher, Schneepflge, allgemeine

Reinigungsgerte oder hnliches, die nicht unmittelbar und ausschlielich am Investitionsstandort

fr den produktiven Bereich verwendet werden

Kosten fr Bewirtung, Gleichenfeiern oder hnliches

Kosten fr vorbereitende Planung (auch eigene Bauaufsicht und eigene Bauplanung)

Kosten fr Ersatzteile (Ausnahme: Erstausstattungen)

Kosten fr Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturen)

Betriebsmittel (z. B. Kraftstoffe, etc.)

Kosten fr den Erwerb von Patenten, Lizenzen oder technischen Kenntnissen innerhalb von

verbundenen Unternehmen i.w.S. (diese mssen von echten Dritten zu Marktbedingungen

erworben werden und ausschlielich im gefrderten Unternehmen genutzt werden wobei auch die

in den ERP-Richtlinien bestimmten Behaltefristen einzuhalten sind)

Kosten fr Wohnrumlichkeiten (Betriebswohnungen, etc.), Reserve- und Leerflchen


Rechnungen, die nicht auf die Frderungsnehmerin bzw. den Frderungsnehmer lauten, bzw.

Zahlungen, die nicht von der Frderungsnehmerin bzw. vom Frderungsnehmer geleistet wurden

Rechnungen und Zahlungen ohne inhaltlichen Bezug zum jeweiligen Vorhaben

(Teil-) Betrge aus Zahlungen fr Investitionen, fr die nachtrglich Gutschriften gewhrt bzw.

rckverrechnet wurden (in Hhe der Gutschrift). Gleiches gilt fr Haftrcklsse die gegen eine

aufrechte Bankgarantie des Lieferanten bezahlt wurden.

D. Frderbare (anerkennbare) Kosten in F&E-(Teil-)Projekten

1. Allgemeines

Die rechtlichen Rahmenbedingungen fr die Anerkennung von Kosten in F&E-Projekten bilden im

Wesentlichen

der Gemeinschaftsrahmen fr staatliche Forschungs-, Entwicklungs- und Innovationsbeihilfen der

EU

die jeweiligen Frderungsrichtlinien der spezifischen Frderungsaktion

Als zentrale Definition ergibt sich daraus, dass die frderbaren Kosten sich aus allen dem Projekt

zurechenbaren Ausgaben bzw. Aufwendungen errechnen, die direkt, tatschlich und zustzlich (zum

herkmmlichen Betriebsaufwand) entstanden sind.

Generell nicht frderbar sind unter anderem folgende Kostenarten:

Marketing, Werbung und Vertrieb

Finanzierungskosten

kalkulatorische Wagnisse

kalkulatorische Zinsen

Gewinntangente

Ebenfalls nicht frderbar sind des weiteren Kosten vor dem vertraglich festgelegten

Anerkennungsstichtag).

In F&E-Frderungsprogrammen (wie z. B. aws erp-Technologieprogramm) ist die Aktivierung nicht

zwingend erforderlich.

Kostenarten

a) Personalkosten

Personaleinzelkosten

Frderbar sind laut den einschlgigen Richtlinien ausschlielich Personalkosten von Mitarbeiterinnen

und Mitarbeitern, die ganz oder teilweise fr das betrachtete F&E-Vorhaben eingesetzt werden. Die

Personalkosten setzen sich aus den direkten Gehalts- bzw. Lohnkosten und den

Personalnebenkosten zusammen.

Zur Berechnung der Personalkosten und Personalnebenkosten ist vom Grundsatz auszugehen, dass

nur individuell ermittelte Stundenstze auf Basis des Bruttogehalts (ev. Bruttolohns) und der

Normalarbeitszeit der jeweiligen Projektmitarbeiterin bzw. des jeweiligen Projektmitarbeiters anerkannt

werden knnen. Es wird die vereinfachende Annahme getroffen, dass das gefrderte Projekt im

Rahmen der Normalarbeitszeit durchgefhrt wird. berstunden-zuschlge finden daher in den

anerkannten Personalkosten keine Bercksichtigung.

Als Personalnebenkosten gelten Sonderzahlungen, Dienstgeberbeitrge zur Sozialversicherung,

Sozialleistungen, Abfertigungen, bezahlte Nichtanwesenheitszeiten (Urlaub, Krankenstand,

Feiertage). Die Personalnebenkosten knnen als Zuschlagsatz zu den direkten Gehalts- bzw.

Lohnkosten ausgedrckt werden. Es werden grundstzlich nur nachgewiesene Gehaltsnebenkosten


anerkannt. Eine pauschale Anerkennung von z. B. 100 % Gehaltsnebenkosten zum

Bruttomonatsgehalt kann nicht erfolgen.

Zur Ermittlung der anerkennbaren Kosten wird bei der Abrechnung der Stundensatz inklusive der

anteiligen Personalnebenkosten dann mit der tatschlich geleisteten Arbeitszeit gem der projekt-

und personenbezogenen Zeitaufzeichnungen multipliziert.

Beispiel:

Ein Projekt hat einen Durchfhrungszeitraum von einem Jahr.

Eine Projektmitarbeiterin bzw. ein Projektmitarbeiter erhlt ber den gesamten Projektzeitraum ein

gleichbleibendes Bruttomonatsgehalt von EUR 4.000,00 bei einer Normalarbeitszeit von 38,5

Wochenstunden. Ihr bzw. sein Stundensatz ohne Bercksichtigung der Personalnebenkosten

errechnet sich daher aus

Bruttomonatsgehalt 12 _________________________________________

Wochenstunden Normalarbeitszeit 52,25 Wochen

Mit den Zahlen des Beispiels ergibt sich so ein Stundensatz ohne Personalnebenkosten in Hhe von

EUR 23,87.

Es wurden zwei Bruttogehlter Sonderzahlung und darber hinaus keine Sozialleistungen oder

geldwerte Leistungen (vertraglich geregelte Leistungsprmie, Dienstwagen, Jahresnetzkarte etc.)

ausbezahlt oder erbracht.

Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter hat fnf Wochen Urlaub konsumiert und befand sich elf Tage

im Krankenstand.

Damit hat das Unternehmen bezogen auf diese Mitarbeiterin bzw. diesen Mitarbeiter

Personalnebenkosten in Hhe von 96 % des Bruttogehalts nachgewiesen.

Der Stundensatz fr die Berechnung der anerkennbaren Kosten betrgt daher EUR 46,78.

Es wurden gem Projektaufzeichnungen 1.200 Stunden fr das Projekt geleistet. Die anerkennbaren

Kosten fr diese Mitarbeiterin bzw. diesen Mitarbeiter betragen daher EUR 56.139,23.

Hinweis: ndert sich das Bruttogehalt der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters oder die Grundlagen fr

die Berechnung der Personalnebenkosten whrend der Projektlaufzeit, sind fr den Nachweis der

tatschlich entstandenen und anerkennbaren Kosten entsprechende Zeitabschnitte zu bilden, und fr

jeden Abschnitt die jeweils zutreffenden Stundenstze zu errechnen und mit der Anzahl der in den

jeweiligen Zeitabschnitten geleisteten projektbezogenen Stunden zu multiplizieren.

Personalgemeinkosten

Frderungsfhig sind Overheadkosten, die direkt durch das F&E-Projekt verursacht werden und nur

mit extrem hohem Aufwand als Einzelkosten zu identifizieren wren.

Die Zuteilung der Gemeinkosten muss transparent und plausibel sein. Die Gemeinkosten mssen (z.

B. nach Arbeitszeit, Gehaltskosten, Broflche) smtliche fr das Unternehmen (Betrieb, Dienststelle)

insgesamt sachlich in Betracht kommenden Kostenstellen zugeordnet werden. Direkt dem Vorhaben

als Einzelkosten verrechnete Kosten drfen nicht gleichzeitig auch in den Gemeinkosten verrechnet

werden.

Grundstzlich mssen auch Gemeinkosten durch tatschliche Zahlungen nachgewiesen werden.


i) Ermittlung bei Unternehmen ohne Kostentrgerrechnung

Bei Unternehmen ohne Kostenrechnung ist die detaillierte Ermittlung des tatschlichen

Gemeinkostensatzes mangels dazu notwendiger Aufzeichnungen unmglich.

Bei Unternehmen mit adquater Kostenrechnung ist es trotzdem oft sehr aufwndig, die nicht

frderungsfhigen Kostenarten herauszufiltern.

In begrndeten Fllen kann zur Vereinfachung der Abwicklung bei der Abrechnung die pauschale

Anerkennung von 20 % Gemeinkosten auf den zuvor ermittelten individuellen Stundensatz vereinbart

werden.

ii) Ermittlung bei Unternehmen mit Kostentrgerrechnung

Bei Vorliegen einer vollstndigen und kohrenten Kostenstellen- bzw. Kostentrgerrechnung werden

hhere Gemeinkostenzuschlge akzeptiert, wenn

alle nicht frderungsfhigen Kostenarten herausgefiltert wurden, und

der Zuordnungsmechanismus der Gemeinkosten offen gelegt wurde.

Insbesondere sind herauszufiltern:

Marketing, Werbung und Vertrieb

Finanzierungskosten

kalkulatorische Wagnisse

kalkulatorische Zinsen

Gewinntangente

einzelverrechnete Kosten

Abschreibungen fr Anlagen, die ohnehin zur Gnze einzelverrechnet werden.

Umlage von Unterauslastungen anderer Unternehmensbereiche auf die Kostenstze des F&E-

Bereiches.

Sonderfall: Geschftsfhrende Gesellschafterinnen und Gesellschafter

Ist eine Geschftsfhrerin bzw. ein Geschftsfhrer zu 25 % oder weniger am Unternehmen beteiligt,

gilt sie bzw. er als Angestellte bzw. Angestellter. Die Ermittlung ihres bzw. seines Stundensatzes

erfolgt analog zu Punkt 2. a) und b).

Ist die Geschftsfhrerin bzw. der Geschftsfhrer hingegen zu mehr als 25 % am Unternehmen

beteiligt, gibt es in der Regel keine vertraglich geregelten, zahlungswirksamen Gehaltskosten und es

gilt folgende Regelung:

Als frderbar anerkannt werden ausschlielich die projektbezogenen Arbeitsstunden von

geschftsfhrenden Gesellschafterinnen und Gesellschaftern kleinster Unternehmen (das sind in

der Regel Unternehmen mit maximal zehn unselbststndig beschftigten Mitarbeiterinnen und

Mitarbeitern, die aber im brigen der KMU-Definition der EK entsprechen).

Arbeitsstunden von Geschftsfhrenden Gesellschafterinnen und Gesellschaftern grerer

Unternehmen werden nicht anerkannt.

Es knnen akzeptable Personalkosten gegebenenfalls durch einen gut dokumentierten Nachweis

von Opportunittskosten (was wrde die Erbringung der Leistung durch einen Angestellten

vergleichbarer Qualifikation kosten?) glaubhaft gemacht werden.

b) Sachkosten und Sonstige Kosten

Externe F&E-Kosten

Aufwendungen fr externe F&E-Auftrge mit direktem Projektbezug sind frderungsfhig.

Alle anerkennbaren externen Kosten verstehen sich exklusive Abgaben, wie z. B. Umsatzsteuer (mit

Ausnahmen).


Reisekosten

Reisekosten (Diten, Nchtigungskosten, Fahrtkosten) sind anrechenbar, wenn sie nach den

steuerrechtlichen Bestimmungen in sterreich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden knnen

oder den dienstrechtlichen Regelungen fr ffentlich Bedienstete entsprechen.

Sachkosten

Darunter ist Material, das ausschlielich fr das F&E-Projekt genutzt wird, zu verstehen; jedoch

werden geringwertige Wirtschaftsgter im Allgemeinen nicht anerkannt. Ebenfalls keine Frderbarkeit

besteht fr Werbe-, Vertriebs- und Marketingaufwendungen.

Anlagen (Maschinenstunden)

Maschinelle Anlagen, die im Zuge von Pilot- bzw. Demonstrationsvorhaben ber einen definierten

Zeitraum (Projektlaufzeit) ausschlielich fr dieses Projekt verwendet werden, knnen in Form einer

aliquotierten Abschreibung, oder, wenn sie nicht ausschlielich fr das F&E-Vorhaben verwendet

werden, in Form von Maschinenstundenstzen anerkannt werden. Anhand von Bilanz und

Anlagenspiegel ist hierbei die Dauer des Abschreibungszeitraums unter Umstnden gemeinsam mit

der Frderungswerberin bzw. dem Frderungswerber zu bestimmen. Fr EDV-Hard- und Software

wird seitens des ERP-Fonds generell mit dreijhriger Abschreibungsdauer gerechnet, im Rahmen des

aws erp-Technologieprogramms wird projektbezogene Hard- und Software soferne richtliniengem

zulssig in vollem Kostenumfang anerkannt.

Leasing

Behandlung erfolgt sinngem wie bei investiven Projekten bzw. Projektteilen.

E. Art des Nachweises

1. Nachweis bei investiven Projekten

a) Gesamtverwendungsnachweis (= GVN) bzw. Endabrechnung (Soll-Ist-Vergelich)

Grundstzlich hat jede aws erp-Frderungsabrechnung aus einer Gegenberstellung des Prliminare

gem Frderungszusage (analog der Gliederung des in der jeweiligen Frderungsbewilligung

genehmigten Investitionsvorhabens) mit den tatschlichen Ist-Kosten zu bestehen (=

Gesamtverwendungsnachweis, GVN)

Ein nicht verbindliches Muster ist auf der aws-Homepage unter Downloads/Abrechnung, aws erp

Kredit/EFRE-Zuschu-Formblatt 2 dargestellt.

Der Gesamtverwendungsnachweis stellt eine Zusammenfassung der unter b.) beschriebenen Kredit

(Frderungs-)

Verwendungsnachweisliste dar. Der GVN ist generell von der Frderungsnehmerin bzw. vom

Frderungsnehmer firmenmig zu fertigen. Bei Abrechnungen von aws erp-Krediten ist zustzlich

von der aws erp-Treuhandbank bankmig mit dem Passus anhand der Belege berprft und fr in

Ordnung befunden zu unterfertigen.

Neben den Gesamtkosten in den einzelnen Kostenpositionen sind auch gegenber dem

Projektrahmen entstandene Mehr- oder Minderkosten ziffernmig darzustellen. Etwaige

Kostenabweichungen von 10 % oder mehr gegenber den gem der jeweiligen Frderungszusage

genehmigten Anstzen oder generelle nderungen des Projektes sollten formlos auf einem separaten

Beiblatt kurz begrndet werden.

b) Kredit-(Frderungs-)-Verwendungsnachweisliste: (= KVN-Liste oder Detailliste).

Jedem Gesamtverwendungsnachweis ist zwingend eine KVN-Liste beizufgen. Hier sind die

einzelnen im GVN bereits positionsweise zusammengefassten Rechnungen und Zahlungen detailliert

aufzulisten. Diese Auflistung soll eine blockweise Zuordnung zu den Positionsbezeichnungen des

GVN ermglichen.


Ein nicht verbindliches Muster ist auf der aws-Homepage unter Downloads/Abrechnung, aws erp

Kredit/EFRE-Zuschu-Formblatt 1 dargestellt.

Die KVN-Liste sollte neben der Bezeichnung der Frderungsnehmerin bzw. dem Frderungsnehmer

und der jeweiligen Frderungszusagenummer enthalten:

Zuordnung zur Teilposition (Pos.Nr.) des Projektes gem Frderungszusage (sinnvoll wre die

Verwendung eines eigenen Blattes pro Teilposition)

Gegenstand: Bezeichnung der Art der Investitionen bzw. des Investitionsgutes

Zahlungsempfngerin bzw. Zahlungsempfnger (Lieferant): Bezeichnung des Rechnungslegers

bzw. Lieferanten

Sonstiges (z. B. Whrung, etc.)

Rechnungsbetrag (brutto) so wie er auf der Rechnung aufscheint

Rechnungsdatum

Zahlungsdatum (Valutatag)

Datum der Bestellung/Beauftragung oder das Datum einer frheren Verpflichtung die das Projekt

unumkehrbar macht oder ein frherer Beginn der Bau- oder Projektttigkeit

Zahlungsbetrag in Euro brutto

Frderungsrelevante Kosten: hier ist der jeweils tatschlich bezahlte Betrag ohne Umsatzsteuer,

ohne Rabatte, Skonti (auch ohne angebotene nicht lukrierte) sowie ohne eventuell noch offener

Haftrcklsse oder dergleichen anzugeben (und nicht die oftmals theoretischen

Rechnungsnettobetrge)

Seitennummer

Zwischensumme bzw. Seitenbertrge

Datum und firmenmige Fertigung (Stempel und Unterschrift)

Bei aws erp-Krediten: bankmige Fertigung

c) Teilabrechnungen von gefrderten Projekten

Auch fr Teilabrechnungen von gefrderten Projekten gilt das unter a.) und b.) Angefhrte.

2. Nachweis bei F&E- (Teil-) Projekten

Auch bei F&E- (Teil-) Projekten gilt das unter 1.) gesagte sinngem.

F. Prfung von Projektkosten

1. Allgemeines

Eine Prfung von frderungsrelevanten Kosten sollte grundstzlich auch vor Ort erfolgen und nur

aufgrund bereits vorliegender Verwendungsnachweislisten (siehe Punkt E 1.) sowie anhand der

dazugehrigen Belege.

Dies sind im Wesentlichen:

Rechnungen (Definition der Rechnung siehe 11 Umsatzsteuergesetz bzw. Anhang 4; wenn ntig

inklusive Bestellungen, Lieferscheinen, Anboten, Vertrgen, etc.)

Zahlungsunterlagen (Zahlscheine, Auszge elektronischer Zahlungsmedien, etc.)

Bankauszge und -belege als Nachweis der erfolgten Zahlung

Anlageverzeichnis (Inventar, Sachkonten)

(testierte) Bilanzen und G+V

Aktivierungsnachweis durch Wirtschaftsprferin bzw. Wirtschaftsprfer

Projektbezogene individuelle transparente Zeitaufzeichnungen (Stundenlisten) oder dergleichen

Lohn- und Gehaltsaufzeichnungen

Materialentnahmescheine oder dergleichen

Kostenrechnung

Sonstige geeignete Unterlagen


Belege mssen nicht mehr ausschlielich anhand des Originals auf Papier geprft werden. Kopien,

elektronische Belege, etc., sind zulssig, wenn die urschriftgetreue Wiedergabe gesichert ist,

Doppelfrderungen auszuschlieen sind, das verwendete EDV-System anerkannten

Sicherheitsstandards gengt, das die Gewhr bietet, dass die aufbewahrten Unterlagen den

nationalen Rechtsvorschriften entsprechen und dass sie fr Rechnungsprfungszwecke glaubwrdig

sind.

2. Stichprobe

Die Prfung einer Frderungsabrechnung speziell durch ERP-Treuhandbanken kann auch mit Hilfe

eines geeigneten reprsentativen Stichprobenverfahrens durchgefhrt werden. Die dabei gewhlte

Methode bleibt frei, sollte jedoch entsprechend begrndet und dokumentiert werden und mindestens

50% der anerkennbaren Kosten umfassen. Dabei ist bei der Prfung der Belege grundstzlich auf ein

reprsentatives Verhltnis zwischen groen, mittleren, und kleineren Investitionen sowie/oder auf die

inhaltlichen Schwerpunkte oder eventuelle abrechnungstechnisch anspruchsvolle Unterlagen des

Projektes zu achten.

Werden bei der stichprobenartigen Prfung der Belege systematische oder eindeutig nicht frderbare

Kosten betreffende Mngel festgestellt, so sind die Abrechnungsunterlagen (KVN-Liste) gemeinsam

mit der Frderungsnehmerin bzw. dem Frderungsnehmer umfassend zu korrigieren. Dies

insbesondere dann, wenn unter Bercksichtigung der festgestellten Fehlerrate die Frderquote ber

zulssige Hchstgrenzen steigen wrde (z.B. bei ursprnglich 100% Frderquote oder bei sonstiger

berschreitung wettbewerbsrechtlicher Barwerthchstgrenzen, etc.).

Bei Feststellung von wesentlichen Mngeln (mehr als 10% Fehlerquote) der Abrechnung hat darber

hinaus eine Vollprfung zu erfolgen (= 100 % der abgerechneten Summe).

3. Vor-Ort-Prfung

Darber hinaus sollte jedes gefrderte Projekt anhand z. B. der KVN-Liste sowie des sogenannten

Inventars bzw. Anlageverzeichnisses, etc., zumindest reprsentativ stichprobenartig dahingehend

geprft werden, ob die abgerechneten Baulichkeiten, Maschinen bzw. maschinellen Anlagen, etc.,

auch tatschlich vor Ort vorhanden (und in Betrieb) sind und sollte dies auch dokumentiert werden.

G. Sonderfall aws erp-Kleinkredite

Fr aws erp-Kleinkredite ist, mit der in den Richtlinien dazu gemachten Einschrnkungen, das in den

Punkten A bis F zu Abwicklung und Kontrolle gesagte grundstzlich ebenfalls zu beachten. Allerdings

sollte im Hinblick auf eine Verhltnismigkeit in der Abwicklung, ein dem angemessener, mglichst

geringer Aufwand Platz greifen. Zudem ist bei diesen Krediten ein breiteres Spektrum an

anerkennbaren Kosten zulssig als bei allen anderen aws erp-Krediten, z.B. sind hier Barzahlungen

bis EUR 400,-- brutto zulssig, ebenso werden Zahlungen mittels Kreditkarte anerkannt, oder

Einrichtungen fr Sozialrume, etc. (Details dazu siehe auch in den ERP-Richtlinien fr Kleinkredite

und auch auf der aws-Homepage unter Downloads/Abrechnung, aws erp-Kleinkredit).


H. Anhnge

Anhang 1

Merkliste fr die Systemprfung der Kostenaufzeichnung und Kostenrechnung bei

der Frderungswerberin bzw. beim Frderungswerber

Wurde das gesamte Projekt abgerechnet?

Wurde das Projektziel erreicht?

Gibt es individuelle personen- und projektbezogene Zeitaufzeichnungen?

Werden diese Aufzeichnungen ausschlielich fr das gefrderte Projekt erstellt?

Knnen Daten nachtrglich verndert werden?

Enthalten die Zeitaufzeichnungen Ttigkeitsvermerke?

Erfolgen die Zeitaufzeichnungen regelmig?

Gibt es Nebenaufzeichnungen und sind diese nachvollziehbar?

Hat das Unternehmen eine Kostenrechnung?

Ist das Kostenrechnungssystem in das Gesamtunternehmen integriert?

Welche Kostenarten sind erfasst?

Welche Kostenstellen werden gebildet?

Wie sind Kostentrger definiert?

Anhang 2

Checkliste erp-EFRE-Kontrolle fr die Prfung von investiven Projekten (vor Ort)

Firma:

GZ:

FV-Nr.:

Bin ich ausreichend ber zu kontrollierendes Projekt und Firma, etc. informiert (Gutachten, Rechtsform,

Projekt,) etc.?

Information der Kundin bzw. des Kunden ber Zweck und Ablauf der Kontrolle (Wer bin ich? Was

will ich? Worum geht es eigentlich? Wichtig: Unsere Aufgabe ist es eventuelle inhaltliche bzw.

formelle Mngel bei der Abrechnung gemeinsam mit der Kundin bzw. dem Kunden zu korrigieren,

um Frderungen mglichst erhalten zu knnen

Sind ausreichend Budgetmittel zur Auszahlung der Frderungsvaluta vorhanden?

Gibt es Abnderungen zum Frderungsvertrag (Fristen, Projekt, Rechtsform, Firmenwortlaut, etc.)?

Gibt es besondere Auflagen im Frderungsvertrag? Sind diese erfllt?

Gibt es fr das Projekt noch andere Frderungen? Wenn ja, welche?

Gibt es vollstndige KVN-Listen und (Teil-)GVN?

Wurden Belege (Rechnung, Zahlungsbelege und Bankauszge, etc.) vorgelegt? Sind diese vollstndig?

Wurde das gesamte Projekt abgerechnet? Sind alle Teilzahlungen inklusive Schlussrechnung

erfasst? Sind noch Haftrcklsse offen (Bankgarantien)?

Wurde das Projektziel erreicht?

Ist die Fristenkonformitt gegeben (z. B. erste verbindliche Bestellung/Beauftragung, etc.)? Sind

Fristverlngerungen notwendig? Wenn ja, bis wann?

Sind tatschliche Nettokosten (Mehrwertsteuer, Skonti, Rabatte und Haftrcklsse abgezogen)

abgerechnet? Wurden angebotene nicht lukrierte Skonti abgezogen?

Ist die Stichprobe reprsentativ?

Liegt ein Anlagenverzeichnis vor (oder zumindest Sachkonten)? Geprft?

Ist die Zuordnung der abgerechneten Betrge zu genehmigtem Projekt eindeutig mglich

(Projektnummern)?

Gibt es Gegenverrechnungen (an Zahlung statt)? Wenn ja, sind diese nachvollziehbar, etc.?

Wurden Eigenleistungen abgerechnet? Wenn ja, Personal- und/oder/keine Materialkosten?

Projektbezogene Zeitaufzeichnungen? Kalkulation in Ordnung? Aktivierung?

Gibt es konzerninterne Leistungen und Umstze? Wenn ja, sind diese nachvollziehbar und in Ordnung?

Gibt es Fremdwhrungsrechnungen bzw. -zahlungen? Wenn ja, richtig abgerechnet (Kurs, Bankspesen)?

Wurden die gefrderten Wirtschaftsgter aktiviert? Wurden GWG bzw. kurzlebige Wirtschaftsgter

abgezogen? Aktivierungsbesttigung der Wirtschaftsprferin bzw. des Wirtschaftsprfers vorliegend?

Wurden Wirtschaftsgter ber Leasing oder Mietkauf finanziert?


Besteht Eigentumsvorbehalt?

Gebrauchte Wirtschaftsgter bei Grounternehmen abgerechnet? Zuleistungen dazu?

Wurden Abbruchkosten abgerechnet?

Wurden sonstige nicht frderbare Kosten abgerechnet (siehe aws erp-Leitfaden)?

Sind projektgegenstndliche Bauten, Maschinen und maschinelle Anlagen, etc. vor Ort vorhanden

und in Betrieb? Maschinen (Anlagen-)kontrolle durchgefhrt? Protokoll dazu?

Sind die wettbewerbsrechtlichen Barwerthchstgrenzen eingehalten?

Sind vergaberechtliche Bestimmungen zu beachten?

Wurden Kopien der wesentlichen Belege zu beanstandeten (nicht anerkannten) Positionen der

Abrechnung fr den Prfungsakt angefertigt?

Doppelfrderungen?

Belege zurckgegeben? Besttigung darber vorliegend (Belege [x-Ordner] vollstndig zurck

erhalten am ...)?

Ergebnis der Kontrolle? Kommt es zu Krzungen der Frderungen?

Information der Kundin bzw. des Kunden ber Ergebnis der Prfung?

Anhang 3

Beispiel der wesentlichsten Punkte eines Prfungsprotokolls bzw. Prfberichtes

Geprfte Frderung (FV-Nr., etc.)

betreffend Firma

aws erp-Treuhandbank (bei aws erp-Kredit)

Tag der berprfung

Ort

Kontrollorgan

Auskunftsgeberin bzw. Auskunftsgeber

gefrdertes Projekt

ursprngliche Projekthhe

Frderungshhe

Art und Ausma der Prfung (Stichprobe oder Vollprfung, etc.)

Bezeichnung bzw. Beschreibung der festgestellten Mngel (bzw. besonderer Problemstellungen)

Abzugspositionen (summenmig)

Ergebnis der Prfung (neue anerkennbare Kosten)

Auswirkungen der Prfung (Konsequenzen)

Sonstiges

Unterschrift zumindest des Kontrollorganes

Anhang 4

Erforderliche Rechnungsmerkmale gem 11 UStG

Fr Rechnungen bis EUR 400,-- (inkl. Ust., sogenannte Kleinbetragsrechnungen):

Name und Anschrift des Liefernden/Leistenden

Beschreibung der Lieferung (Menge und Bezeichnung) oder Leistung (Art und Umfang)

Tag der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistung

Entgelt fr die Lieferung/Leistung (brutto inkl. Ust.)

Steuersatz bzw. Hinweis auf Befreiung oder bergang der Steuerschuld

Ausstellungsdatum

Fr Rechnungen ber EUR 400,-- (inkl. Ust.) zustzlich:

Name und Anschrift des Empfngers

Steuerbetrag (und Entgelt netto)

UID-Nummer des Liefernden/Leistenden

Fortlaufende Rechnungsnummer Fr Rechnungen ber EUR 10.000,-- (inkl. Ust.), zustzlich:

UID-Nummer des Empfngers

Documents

aws erp-Kredite - Leitfaden - oeht.at und... · aws erp-Kredite | Leitfaden | Seite 3 ob die Anrechnung durch den Lieferanten (oder auch einem Dritten) direkt auf der förderungsgegenständlichen