AZAVplus Prfdokumentation

Antrag und Prfdokumentation

Kundennummer:

ZP

Unterlagen eingegangen

Entgelt gezahlt

Prfart

|_| Erstzertifizierung

|_| berwachungsprfung

|_| Rezertifizierung

|_| Nachaudit vor Ort

Gutachter/-in:

Prfdatum:

Fllt die Prfstelle aus.

Zuletzt bearbeitet von: Soltendieck

Dok.-Nr.: FB-01.03

Version:

03/27.09.2017

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ZAZAVplus_Prfdokumentation_FB-01.03.docx

Freigabe durch:

So.

A. Allgemeine Angaben zum Bildungstrger

Organisation:

Strae, Hausnummer.:

PLZ, Ort:

Leitung des Trgers:

Ansprechpartner/-in fr

ZAZAVplus

Telefon:

E-Mail:

B. Angaben zur Gre des Bildungstrgers

Anzahl Standorte[footnoteRef:1] [1: Standorte eines Bildungstrgers haben zwar unterschiedliche postalische Adressen, sind jedoch keine eigenstndigen Organisationseinheiten, d.h. die Zentrale kann die Umsetzung der ZAZAVplus-Anforderungen einfordern und deren Einhaltung berprfen.]

Anzahl Mitarbeitende (Vollzeitquivalent)

Anzahl Mitarbeitende (Personen)

Anzahl Honorarkrfte

C. Qualittsmanagementsystem

AZAV-Trgerzertifizierung seit:

AZAV-Trgerzertifikat gilt bis:

ggf. weiteres QM-System (Welches? Seit wann?)

Ort/Datum/Rechtsverbindliche Unterschrift des Bildungstrgers

Allgemeine Anforderungen an die Kundendokumentation

Dokumente, die fr eine ZAZAVplus-Zertifizierung eingereicht werden, drfen nicht lter als

zwei Jahre sein. Alle Nachweise mssen dem jeweiligen Prfpunkt zugeordnet werden knnen (sprechende Dateinamen) und werden von der Prfstelle nur dann akzeptiert, wenn dies umgesetzt ist und die Unterlagen strukturiert vorgelegt werden.

Sollten Sie organisationsspezifische Abkrzungen verwenden, reichen Sie bitte die Erklrungen dazu ein (z.B. als Glossar).

Zustzlich mssen folgende Unterlagen beigefgt werden:

Unterschriebener Antrag ZAZAVplus.

Gltiges AZAV-Zertifikat (bergangsweise ggf. das AZWV-Zertifikat)

!

Auditbericht der Fachkundigen Stelle zur letzten AZAV-Erst- bzw. Rezertifizierung

Wenn zutreffend, Berichte zu den berwachungsaudits der Fachkundigen Stelle, die zum aktuellen AZAV-Zertifizierungszyklus gehren.

ggf. Unterlagen zu den Feststellungen der Fachkundigen Stelle

Die Prfstelle kann bei Bedarf weitere Unterlagen anfordern.

Bitte senden Sie mglichst alle Unterlagen in digitaler Form an die Prfstelle. Die Prfdokumentation muss als Word-Dokument vorgelegt werden.

Was bedeutet Stand der Technik?

Die Interpretation der ZAZAVplus-Anforderungen folgt dem Stand der Technik. Dies entspricht der gngigen AZAV-Zertifizierungspraxis und ist dadurch den Einrichtungen vertraut. Dies bedeutet z.B.:

Interne Prfungen zur Funktionsweise des Unternehmens werden mit der Durchfhrung interner Audits gleichgesetzt.

Eine Managementbewertung, die den Anforderungen der ISO9001 entspricht, muss durchgefhrt werden. Die Mglichkeit der Vorlage einer vergleichbaren Ersatzdokumentation ist mit der Prfstelle zu klren.

Verfahrensbeschreibungen mssen Aussagen enthalten zu Wer macht was, wann, wie und ggf. womit.

Prozessbeschreibungen ( Glossar, S. 21 der Prfkriterien) mssen nicht nur die Prozessschritte abbilden, sondern auch Verantwortlichkeiten, dazugehrige (mitgeltende) Unterlagen und ggf. ergnzende Hinweise ausweisen. Empfehlenswert, aber nicht verpflichtend, ist die Darstellung als Flussdiagramm.

Es muss erkennbar sein, dass die qm-relevanten Dokumente im NEBG-Bereich der Dokumentenlenkung ( Glossar, S. 21 der Prfkriterien) unterliegen.

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1. Qualittsmanagementsystem

AZAV-Anforderungen (s. lfd. Nr. 23 ZAZAVplus-Prfkriterien und verfahren)

QM-System

Das QM-System muss den anerkannten Regeln der Technik entsprechen. Zugriff und Verteilung auf die QM-Dokumentation durch alle Mitarbeiter und Lehrkrfte sind ergnzend darzustellen. Stand der Technik bedeutet:

Qualittsmanagementhandbuch / Selbstreport

Organigramm

Qualittspolitik und ziele

Verantwortung der Leitung

Prozessorientierter Ansatz

Prozess der stndigen Verbesserung

Mitarbeiter- und Kundenorientierung

Liste der mitgeltenden Dokumente und Formbltter

Liste der dokumentierten Verfahren

Prozessbeschreibungen zu/-r

Lenkung von Dokumenten und Daten

Lenkung von Aufzeichnungen

Korrektur- und Vorbeugungsmanahmen

ggf. Beschaffung(insbesondere bei gewerblich-technisch orientierten Bildungstrgern)

Ergnzende ZAZAVplus-Anforderung

Der ntige Mindeststandard des QM-Systems wird durch das AZAV-Zertifikat nachgewiesen. Um die Einbindung des NEBG gefrderten Bildungsbereichs in das QM-System nachzuweisen mssen eingereicht werden:

Pflichtnachweise sind:

a) Eine Dokumentenliste, die eine bersicht ber alle qm-relevanten Dokumente bietet und die Angaben fr die Dokumentenlenkung enthlt.

b) Eine Dokumentenliste, die eine bersicht ber die qm-relevanten Aufzeichnungen bietet und die Angaben fr deren Lenkung enthlt.

c) soweit zutreffend weitere geeignete Nachweise, z.B. Inhaltsverzeichnis QM- oder Organisations-Handbuch.

Ihren Text oder Verweis auf Anlagen einfgen.

FeststellungenEmpfehlung:

Die Umsetzung steht im Ermessen des Bildungstrgers. Wird die Empfehlung nicht umgesetzt, muss dies begrndet werden.

Korrekturhinweis:

Die Umsetzung ist terminiert und muss nachgewiesen werden.

Abweichung:

Die Umsetzung ist innerhalb von drei Monaten nachzuweisen. Das Zertifikat wird erst vergeben, wenn die Abweichung behoben wurde.

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Ergebnis der Prferin/des Prfers zu Qualittsmanagementsystem

Einschtzung der eingereichten Unterlagen:

Feststellungen*:

2. Unternehmensorganisation und fhrung

AZAV-Anforderung (s. lfd. Nr. 15 ZAZAVplus-Prfkriterien und verfahren)

Unternehmensorganisation und fhrung, einschlielich Verantwortung der Leitung

Dokumentation der Strategie und Unternehmensplanung

Festlegung von Unternehmenszielen

Durchfhrung von Prfungen zur Funktionsweise des Unternehmens

Darstellung der Aufbauorganisation, Verantwortlichkeiten und Befugnisse

Darstellung der Geschftsprozesse und deren Wechselwirkung

Darstellung der internen Kommunikation

Ergnzende ZAZAVplus-Anforderung

Strategie, Unternehmensplanung und Unternehmensziele mssen den NEBG gefrderten Bildungsbereich explizit bercksichtigen.

Pflichtnachweise sind:

a) Managementbewertung[footnoteRef:2] (auch Management Review oder Managementbericht). [2: Die Anforderungen der ISO 9001:2008 mssen erfllt werden, d. h. es mssen folgende Informationen in die Bewertung einflieen: a) Ergebnisse von Audits, b) Rckmeldungen von Kunden, c) Prozessleistung und Produktkonformitt, d) Status von Vorbeugungs- und Korrekturmanahmen, e) Folgemanahmen vorangegangener Managementbewertungen, f) nderungen, die sich auf das QM-System auswirken knnen und g) Empfehlungen fr Verbesserungen.]

b) soweit zutreffend weitere geeignete Dokumente

Die Prfungen zur Funktionsweise des Unternehmens werden mit der Durchfhrung von internen Audits gleichgesetzt.

Pflichtnachweise sind:

a) Verfahrensbeschreibung Internes Audit

b) bersicht aller geplanten internen Audits, die zusammen das gesamte QM-System abbilden (bliche Bezeichnungen fr dieses Dokument: Auditprogramm, -rahmenplan, jahresplan, bersicht). Der NEBG gefrderte Bildungsbereich muss erkennbar ausgewiesen sein.

c) Auditberichte/-protokolle der durchgefhrten internen Audits, die einen Bezug zum NEBG gefrderten Bildungsbereich aufweisen. Feststellungen und Verbesserungspotenzial mssen eindeutig ausgewiesen sein.

d) Dokument (z. B. To-Do-Liste), das eine bersicht ber den Umsetzungsstand der Verbesserungsmanahmen ermglicht.

Der ntige Mindeststandard der Aufbauorganisation, Geschftsprozesse und internen Kommunikation wird durch das AZAV-Zertifikat nachgewiesen.

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Ihren Text oder Verweis auf Anlagen einfgen.

*Feststellungen:Empfehlung. Die Umsetzung steht im Ermessen des Bildungstrgers. Wird die Empfehlung nicht umgesetzt, muss dies begrndet werden.

Korrekturhinweis. Die Umsetzung ist terminiert und muss nachgewiesen werden.

Abweichung. Die Umsetzung ist innerhalb von drei Monaten nachzuweisen. Das Zertifikat wird erst vergeben, wenn die Abweichung behoben wurde.

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Ergebnis der Prferin/des Prfers zu Unternehmensorganisation/und

-fhrung

Einschtzung der eingereichten Unterlagen:

Feststellungen*:

3. Organisationsziele, Kennzahlen und Indikatoren

AZAV-Anforderung (s. lfd. Nr. 17 ZAZAVplus-Prfkriterien und verfahren)

Zielvereinbarungen

Dokumentation zu Zielvereinbarungen und zur Messung der Zielerreichung sowie Nachweis, dass auf Grundlage der erhobenen Kennzahlen oder Indikatoren Optimierungsprozesse eingeleitet werden. Insbesondere mssen vorliegen:

Zusammenstellung aller Kennzahlen und Indikatoren

Zielvereinbarungen in Bezug auf das Unternehmen,

Geschftsprozesse und die Manahmen

aktuelle Messergebnisse des Grades der Zielerreichung

abgeleitete Verbesserungsschwerpunkte

Ergnzende ZAZAVplus-Anforderung

Die obigen Anforderungen zur Zielerreichung mssen auf den NEBG gefrderten Bildungsbereich bertragen werden. Ausnahme ist der Unterpunkt Geschftsprozesse und die Manahmen. Hierzu wird der Mindest