basierten Produ k- ten der Statistik der BA am Beispiel ... · sen erwerbsfähiger Hilfebedürftiger bzw. Arbeitsloser - Excel Nutzerhilfe Excel-basierten Produ-Versionen 2002 / XP

Seite 1

Nutzerhilfe zur Arbeit in Microsoft Excelten der Statistik der BA am Beispiel der Übergangsanal

sen erwerbsfähiger Hilfebedürftiger bzw. Arbeitsloser

- Excel

Nutzerhilfe Excel

Nutzerhilfe zur Arbeit in Microsoft Excel -basierten Produten der Statistik der BA am Beispiel der Übergangsanal


Excel -Versionen 2002 / XP -

Nutzerhilfe Excel-Produkte

basierten Produ k-ten der Statistik der BA am Beispiel der Übergangsanal y-



Seite 2

Impressum

Titel:

Nutzerhilfe zur Arbeit in Microsoft Excel-basierten Produkten der Statistik der BA am Beispiel der Übergangsanalysen erwerbsfähiger Hilfebedürftiger bzw. Arbeitsloser - Excel-Versionen 2002 / XP

Herausgeber: Bundesagentur für Arbeit Statistik Nürnberg

Erstellungsdatum: Februar 2011

© Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Nürnberg, 2011


Seite 3

Inhalt

1. Filterfunktion nutzen ............................................................................................. 4

2. Sortierfunktion nutzen .......................................................................................... 6

3. Suchfunktion nutzen............................................................................................. 8

4. Kombinierte Anwendungsmöglichkeiten ............................................................ 10

Seite 4

1. Filterfunktion nutzen

Microsoft Excel ermöglicht es dem Anwender, Listen anhand bestimmter Kriterien zu filtern.

Mit dieser Funktion lässt sich

bzw. vereinfachen. Im Folgenden

len zu den Übergangsanalyse

schrittweise veranschaulicht.

Zum Beispiel soll eine bestimmte Reihe von Trägern ausgewählt werden. Um die Ansicht auf

die gewünschten Träger einzuschränken können folgende Einstellungen vorgenommen we

den:

1. Im Menü „Daten“ auswählen.

2. Registerkarte „Filtern“ auswähle

3. „AutoFilter“ anklicken.

In der ersten Zeile erscheint jeweils am rechten Rand der Kopfspalte (Zelle mit der Spalte

überschrift) ein Dreieck mit der Spitze nach unten. Dieses kann für jede Spalte angeklickt

werden, um eine Auswahl der anzuzeigen

Nutzerhilfe Excel


sich die Auswertung bzw. Analyse größerer Tabellen beschleunigen

. Im Folgenden wird die Anwendung der Filterfunktion auf die

gangsanalysen erwerbsfähiger Hilfebedürftiger bzw. Arbeitsloser im SGB II


die gewünschten Träger einzuschränken können folgende Einstellungen vorgenommen we

Im Menü „Daten“ auswählen.

„Filtern“ auswählen.

In der ersten Zeile erscheint jeweils am rechten Rand der Kopfspalte (Zelle mit der Spalte


werden, um eine Auswahl der anzuzeigenden Merkmalsträger vorzunehmen.



die Auswertung bzw. Analyse größerer Tabellen beschleunigen

auf die Datentabel-

erwerbsfähiger Hilfebedürftiger bzw. Arbeitsloser im SGB II


die gewünschten Träger einzuschränken können folgende Einstellungen vorgenommen wer-

In der ersten Zeile erscheint jeweils am rechten Rand der Kopfspalte (Zelle mit der Spalten-


malsträger vorzunehmen.


4. Dreieck in der 3. Kopfspalte (C) anklicken.

5. Den gewünschten Träger in der Liste auswählen.

Dem Tabellenblatt ist nun ein Filter vorgeschaltet, der die Ausgabe der Träger auf die ARGE

Parchim beschränkt. Mit der Filterfunkti

unterschiedliche Regionen oder Monate auflisten, ohne besonderen Bearbeitungsaufwand

auf die interessierenden Merkmalsträger reduzieren. Aufwändiges manuelles Suchen, Kopi

ren oder Scrollen innerhalb de

Dreieck in der 3. Kopfspalte (C) anklicken.

Den gewünschten Träger in der Liste auswählen.


Parchim beschränkt. Mit der Filterfunktion lassen sich große Tabellen, die Merkmale z.


auf die interessierenden Merkmalsträger reduzieren. Aufwändiges manuelles Suchen, Kopi

ren oder Scrollen innerhalb der Excel-Mappe entfällt.

Seite 5


on lassen sich große Tabellen, die Merkmale z. B. für


auf die interessierenden Merkmalsträger reduzieren. Aufwändiges manuelles Suchen, Kopie-

Seite 6

2. Sortierfunktion nutzen Neben dem Ausblenden von unerwünschten Tabellenelementen bietet Microsoft Excel die

Möglichkeit der Sortierung. Mit dieser Funktion lassen sich komplexe Tabellen alphabetisch,

numerisch oder nach individuelle

Bei der Betrachtung der Übergangsanalysen lassen sich mit diesem Werkzeug etwa die

Werte der verschiedenen Monate für

diese Weise werden - ähnlich wie bei der Filterfunktion

einem Träger auf einen Blick geliefert

Im Gegensatz zum Filter blendet die Sortieren

und reduziert somit den Umfang der Tabelle nicht.

1. Im Menü „Daten“ anklicken.

2. Menüpunkt „Sortieren…“ auswählen.

3. Im „Sortieren“-Menü erscheinen unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten der g

wünschten Sortierung. Im vorliegenden Fall wurde unter „Sortieren nach“ das Mer

mal „tr_name“ in absteigender Sortierung ausgewählt.

Nutzerhilfe Excel

nutzen

Neben dem Ausblenden von unerwünschten Tabellenelementen bietet Microsoft Excel die


numerisch oder nach individuellen Bedürfnissen sortieren.


Monate für einzelne Trägerbezirke untereinander sortieren. Auf

ähnlich wie bei der Filterfunktion - alle vorliegenden Informationen zu

räger auf einen Blick geliefert.

Im Gegensatz zum Filter blendet die Sortieren-Funktion jedoch keine Zeilen bzw. Träger

mit den Umfang der Tabelle nicht.

Im Menü „Daten“ anklicken.

Sortieren…“ auswählen.

Menü erscheinen unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten der g


absteigender Sortierung ausgewählt.


Neben dem Ausblenden von unerwünschten Tabellenelementen bietet Microsoft Excel die



bezirke untereinander sortieren. Auf

lle vorliegenden Informationen zu

Zeilen bzw. Träger aus

Menü erscheinen unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten der ge-

wünschten Sortierung. Im vorliegenden Fall wurde unter „Sortieren nach“ das Merk-


4. Im nächsten Schritt lässt sich unter „Anschließend nach“ ein weiteres Kriterium ei

tragen, nach dem sortiert werden soll. Im vorliegenden Fall wurde die ARGE Parchim

gewählt.

Excel hat die Liste der Träger nun alphabetisch und in absteigender Reihenfolge sortiert.

Gleichzeitig sind alle Zeilen markiert, die der ARGE Parchim zugeordnet sind. Auf diese

Weise lässt sich in kürzester Zeit eine Sortierung bzw. eine bessere Übersichtlichkeit der

Tabelle herstellen.

t lässt sich unter „Anschließend nach“ ein weiteres Kriterium ei



sind alle Zeilen markiert, die der ARGE Parchim zugeordnet sind. Auf diese


Seite 7

t lässt sich unter „Anschließend nach“ ein weiteres Kriterium ein-



sind alle Zeilen markiert, die der ARGE Parchim zugeordnet sind. Auf diese


Seite 8

3. Suchfunktion nutzen

Neben der bereits beschriebenen Filter

wender ein Instrument zur Suche nach bestimmten Elementen in einer Tabelle. Diese Fun

tion ermöglicht es, in umfangreichen Tabellen direkt nach bestimmten

und erleichtert auf diese Weise den

bellenblättern.

Struktur und Gebrauch Aufbau der Tabelle bleiben von der Suchfunktion unangetastet. Aus

diesem Grund bietet sich eine Anwendung an, wenn nur ein schneller Abruf von einzelnen

Informationen ohne systematische Aufbereitung der Daten gewünscht ist.

Im vorliegenden Fall wird am Beispiel der Übergangsanalyse gezeigt, wie in kürzester Zeit

über die Suchfunktion ein bestimmter Träger gefunden werden kann. Dazu sind zunächst

folgende Einstellungen vorzunehmen:

1. In der Menüleiste „Bearbeiten“ auswählen.

2. Menüpunkt „Suchen…“ auswählen.

Nutzerhilfe Excel

Neben der bereits beschriebenen Filter- und Sortierfunktion bietet Microsoft Excel dem A

wender ein Instrument zur Suche nach bestimmten Elementen in einer Tabelle. Diese Fun

tion ermöglicht es, in umfangreichen Tabellen direkt nach bestimmten Inhalten

und erleichtert auf diese Weise den Umgang mit großen und teilweise unübersichtlichen T



nen ohne systematische Aufbereitung der Daten gewünscht ist.



ngen vorzunehmen:

leiste „Bearbeiten“ auswählen.

„Suchen…“ auswählen.


d Sortierfunktion bietet Microsoft Excel dem An-

wender ein Instrument zur Suche nach bestimmten Elementen in einer Tabelle. Diese Funk-

Inhalten zu suchen

Umgang mit großen und teilweise unübersichtlichen Ta-



nen ohne systematische Aufbereitung der Daten gewünscht ist.




3. Im „Suchen und Ersetzen“

nach dem gesucht werden soll. Im konkreten Fall soll Microsoft Excel die Tab

nach allen Einträgen durchsuchen, die das Merkmal „Parchim“ beinhalten.

4. Mit Klick auf „Weitersuchen“ bestätigen. Excel

gewünschten Eintrag enthält. Ein erneuter Klick auf die „Weitersuchen“

zeigt daraufhin den folgenden Eintrag an.

Im „Suchen und Ersetzen“-Fenster unter „Suchen nach:“ den Suchbegriff eingeben,

nach dem gesucht werden soll. Im konkreten Fall soll Microsoft Excel die Tab


„Weitersuchen“ bestätigen. Excel „springt“ nun zur ersten

gewünschten Eintrag enthält. Ein erneuter Klick auf die „Weitersuchen“

araufhin den folgenden Eintrag an.

Seite 9

Fenster unter „Suchen nach:“ den Suchbegriff eingeben,

nach dem gesucht werden soll. Im konkreten Fall soll Microsoft Excel die Tabelle


ersten Zelle, die den

gewünschten Eintrag enthält. Ein erneuter Klick auf die „Weitersuchen“-Schaltfläche

Seite 10

4. Kombinierte Anwendungsmöglichkeiten Nachdem in den vorangegangenen Kapiteln einige ausgewählte Funktion von Microsoft E

cel isoliert angewandt worden sind, werden nun Kombinationsmöglichkeiten der verschied

nen Funktionen gezeigt.

Die gleichzeitige Anwendung der bereits beschriebenen Werkzeuge bietet sich vor allem bei

der Aufbereitung bzw. Analyse von umfangreichen Tabellen an, die eine Vielzahl von unte

schiedlichen Variablen und Merkmalen aufweisen.

Eine Kombination der verschiedenen Hilfen ermöglicht dem Anwender dabei umfangreiche

Gestaltungs- und Anpassungsmöglichkeit

eine kurze Gegenüberstellung von fünf

1. In der Menüleiste „Daten“

2. Menüpunkt „Filter“ auswählen.

3. „AutoFilter“ auswählen. In der ersten Zeile des Tabellenblatts erscheint jeweils am

rechten Rand der Kopfspalte (Zelle mit der Spaltenüberschrift) ein Dreieck mit der

Spitze nach unten.

Dieses kann für jede Spalte angeklickt w

Merkmalsträger vorzunehmen.

Nutzerhilfe Excel

Kombinierte Anwendungsmöglichkeiten

Nachdem in den vorangegangenen Kapiteln einige ausgewählte Funktion von Microsoft E

cel isoliert angewandt worden sind, werden nun Kombinationsmöglichkeiten der verschied


der Aufbereitung bzw. Analyse von umfangreichen Tabellen an, die eine Vielzahl von unte

schiedlichen Variablen und Merkmalen aufweisen.

nation der verschiedenen Hilfen ermöglicht dem Anwender dabei umfangreiche

und Anpassungsmöglichkeiten. Am konkreten Beispiel wird d

eine kurze Gegenüberstellung von fünf Trägern gelingt.

„Daten“ auswählen.

„Filter“ auswählen.

„AutoFilter“ auswählen. In der ersten Zeile des Tabellenblatts erscheint jeweils am


Dieses kann für jede Spalte angeklickt werden, um eine Auswahl der anzuzeigenden

Merkmalsträger vorzunehmen.


Nachdem in den vorangegangenen Kapiteln einige ausgewählte Funktion von Microsoft Ex-

cel isoliert angewandt worden sind, werden nun Kombinationsmöglichkeiten der verschiede-


der Aufbereitung bzw. Analyse von umfangreichen Tabellen an, die eine Vielzahl von unter-

nation der verschiedenen Hilfen ermöglicht dem Anwender dabei umfangreiche

demonstriert, die

„AutoFilter“ auswählen. In der ersten Zeile des Tabellenblatts erscheint jeweils am


erden, um eine Auswahl der anzuzeigenden


4. Im Menü „Benutzerdefinierter AutoFilter“ lassen sich verschiedene Filterkriterien se

zen. Im vorliegenden Fall soll die Auswahl auf alle

den Inhalt „Aschaffenburg

die Einstellung „oder“ angeklickt ist, da ansonsten nur Merkmale angezeigt werden,

die beide Kriterien erfüllen.

„Benutzerdefinierter AutoFilter“ lassen sich verschiedene Filterkriterien se

zen. Im vorliegenden Fall soll die Auswahl auf alle Zeilen beschränkt werden, die die

Aschaffenburg“ bzw. „Aachen“ beinhalten. Hierbei ist zu beachten, dass


die beide Kriterien erfüllen.

Seite 11

„Benutzerdefinierter AutoFilter“ lassen sich verschiedene Filterkriterien set-

beschränkt werden, die die

ist zu beachten, dass


Seite 12

Zwischenbetrachtung:

Excel blendet nun alle anderen Träger aus und

Der Umfang der Tabelle ist damit bereits deutlich reduziert und zeigt nur noch Regionen an,

die auch vom Anwender gewünscht sind.

Warum bietet sich nun die Anwendung der Sortier

Die Anwendung der Filter-Funktion hat die Zahl der ausgewiesenen Regionen zwar red

ziert, Form und Struktur der Tabelle jedoch nicht verändert. Diese ist nach wie vor nicht so

derlich gut strukturiert und noch nicht für den gewünschten Vergleich von

da die Sortierung nach Berichtsmonat und nicht nach

Funktion kann eine entsprechende Umstrukturierung erfolgen.

1. In der Menüleiste „Daten“ auswählen.

2. Menüpunkt „Sortieren…“ auswählen.

3. Im „Sortieren“-Menü erscheinen unt


mal „tr_name“ in absteigender Sortierung ausgewählt.

Nutzerhilfe Excel

Excel blendet nun alle anderen Träger aus und weist nur noch die ausgewählten Träger aus.


die auch vom Anwender gewünscht sind.

Warum bietet sich nun die Anwendung der Sortier-Funktion an?

Funktion hat die Zahl der ausgewiesenen Regionen zwar red

ziert, Form und Struktur der Tabelle jedoch nicht verändert. Diese ist nach wie vor nicht so

derlich gut strukturiert und noch nicht für den gewünschten Vergleich von

die Sortierung nach Berichtsmonat und nicht nach Trägern erfolgt ist.

Funktion kann eine entsprechende Umstrukturierung erfolgen.

„Daten“ auswählen.

„Sortieren…“ auswählen.

Menü erscheinen unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten der g


absteigender Sortierung ausgewählt.


weist nur noch die ausgewählten Träger aus.


Funktion hat die Zahl der ausgewiesenen Regionen zwar redu-

ziert, Form und Struktur der Tabelle jedoch nicht verändert. Diese ist nach wie vor nicht son-

derlich gut strukturiert und noch nicht für den gewünschten Vergleich von Trägern geeignet,

erfolgt ist. Durch die Sortier-

erschiedliche Auswahlmöglichkeiten der ge-

wünschten Sortierung. Im vorliegenden Fall wurde unter „Sortieren nach“ das Merk-


4. Im nächsten Schritt lässt sich unter „Anschließend nach“ ein weiteres Kriteri

tragen, nach dem sortiert werden soll. Im vorliegenden Fall wurden die ARGE

Aschaffenburg und die ARGE Aachen gewählt.

Im nächsten Schritt lässt sich unter „Anschließend nach“ ein weiteres Kriteri


fenburg und die ARGE Aachen gewählt.

Seite 13

Im nächsten Schritt lässt sich unter „Anschließend nach“ ein weiteres Kriterium ein-


Seite 14

Zwischenbetrachtung:

Zunächst ist im Rückgriff auf die Filter

Träger beschränkt worden. Damit sind zwar weniger Daten ausgewiesen worden, die Übe

sichtlichkeit der Tabelle hat sich allerdings nicht verbessert. Mit der Sortier

nächsten Schritt eine alphabetische Sortierung nach Träger realisiert worden. Konkret hat

der Anwender durch die Kombination der beiden Hilfen also Umfang und Sortierung des T

bellenblattes seinen individuellen Bedürfnissen anpassen können.

Warum bietet sich trotz der bereits realisierten Umformungen die Anwendung der Such

Funktion an?

Obwohl das Tabellenblatt nun weitgehend vom Nutzer optimiert worden ist, muss er in der

Tabelle scrollen, will er bestimmte Regionen und Merkmale betrachten, da nicht alle Eleme

te auf den ersten Blick ersichtlich sind. Die Suche vereinfacht das Finden dieser Merkma

1. In der Menüleiste auf „Bearbeiten“ klicken

2. Menüpunkt „Suchen...“ anklicken

3. Im „Suchen und Ersetzen“


nach allen Zellen durchsuchen, die d

4. Mit „Weitersuchen“ bestätigen.

wünschten Eintrag enthält

zeigt den nächsten Eintrag an.

Nutzerhilfe Excel

Zunächst ist im Rückgriff auf die Filter-Funktion der Umfang der Tabelle auf ausgewählte

orden. Damit sind zwar weniger Daten ausgewiesen worden, die Übe

sichtlichkeit der Tabelle hat sich allerdings nicht verbessert. Mit der Sortier


nwender durch die Kombination der beiden Hilfen also Umfang und Sortierung des T

bellenblattes seinen individuellen Bedürfnissen anpassen können.

Warum bietet sich trotz der bereits realisierten Umformungen die Anwendung der Such

Tabellenblatt nun weitgehend vom Nutzer optimiert worden ist, muss er in der

Tabelle scrollen, will er bestimmte Regionen und Merkmale betrachten, da nicht alle Eleme

te auf den ersten Blick ersichtlich sind. Die Suche vereinfacht das Finden dieser Merkma

auf „Bearbeiten“ klicken.

„Suchen...“ anklicken.

Im „Suchen und Ersetzen“-Fenster unter „Suchen nach:“ den Suchbegriff eingeben,


durchsuchen, die den Inhalt „Aschaffenburg“ haben

Mit „Weitersuchen“ bestätigen. Excel „springt“ nun zur ersten Zelle, d

en Eintrag enthält. Ein erneuter Klick auf die „Weitersuchen“

Eintrag an.


Funktion der Umfang der Tabelle auf ausgewählte

orden. Damit sind zwar weniger Daten ausgewiesen worden, die Über-

sichtlichkeit der Tabelle hat sich allerdings nicht verbessert. Mit der Sortier-Funktion ist im


nwender durch die Kombination der beiden Hilfen also Umfang und Sortierung des Ta-

Warum bietet sich trotz der bereits realisierten Umformungen die Anwendung der Such-

Tabellenblatt nun weitgehend vom Nutzer optimiert worden ist, muss er in der

Tabelle scrollen, will er bestimmte Regionen und Merkmale betrachten, da nicht alle Elemen-

te auf den ersten Blick ersichtlich sind. Die Suche vereinfacht das Finden dieser Merkmale:

Fenster unter „Suchen nach:“ den Suchbegriff eingeben,


aben.

, die den ge-

. Ein erneuter Klick auf die „Weitersuchen“-Schaltfläche


Seite 15

In der Beispieltabelle mit lediglich fünf ausgewiesenen Trägern ist die Nutzung der Suchfunk-

tion nicht unbedingt nötig. In größeren Vergleichstabellen beschleunigt die Suchfunktion das

Auffinden von bestimmten Informationen allerdings stark.

Documents

basierten Produ k- ten der Statistik der BA am Beispiel ... · sen erwerbsfähiger Hilfebedürftiger bzw. Arbeitsloser - Excel Nutzerhilfe Excel-basierten Produ-Versionen 2002 / XP