Bedienungsanleitung NAV 2013

TempVision® Zeitwirtschaftssystem Die optimale Lösung für Ihre Zeitwirtschaft

Zeitwirtschaft auf Basis Microsoft Dynamics NAV®

Bedienungsanleitung

NAV 2013

TempVision - Seite 2

Inhaltsübersicht

Personal – Verwaltung von Mitarbeiterdaten ............................................................................ 3

Kostenstellen .................................................................................................................... 3

Abteilungen ...................................................................................................................... 4

Tätigkeiten, Firmen, Abrechnungskreise .......................................................................... 5

Gruppe 1-3 ........................................................................................................................ 6

Personal ............................................................................................................................ 6

Allgemein .......................................................................................................................... 7

Gruppierung/Arbeitsplan ................................................................................................. 8

Parameter ....................................................................................................................... 10

Soft-Terminal, Urlaub/Tage ............................................................................................ 11

Urlaub/Stunden .............................................................................................................. 12

Steuerung/Fehltage, BDE, Intern, Projekte .................................................................... 13

Die Zeitvorgaben – Anlage von Arbeitszeiten ........................................................................... 14

Sollobjekte ...................................................................................................................... 15

Pausenobjekte ................................................................................................................ 19

Tagesobjekte ................................................................................................................... 21

Zeitobjekte ...................................................................................................................... 22

Die Personalplanung – Vergabe von Fehlzeiten ........................................................................ 23

Vergabe eines Fehlgrundes ............................................................................................ 23

Löschen eines Fehlgrundes ............................................................................................. 24

Die Zeitverarbeitung – Bearbeitung von Datensätzen .............................................................. 25

Status der Datensätze ..................................................................................................... 25

Funktionen ...................................................................................................................... 27

Hinweise zur Verwaltung von Buchungen ...................................................................... 30

Periodenbewertung und Periodenende .................................................................................... 32

Periodenbewertung, Zusammenstellung Lohn-Daten ................................................... 33

Lohnjournal, Lohn-Buchungsblatt .................................................................................. 34

Vorträge bilden ............................................................................................................... 35

Periodenende ................................................................................................................. 38

Übergabe BDE-Daten .................................................................................................................. 39

Zusammenstellung BDE-Daten ....................................................................................... 39


Personal - Verwaltung von Mitarbeiterdaten Bevor Sie mit der Anlage von Mitarbeitern beginnen, ist es erforderlich, verschiedene Gruppierungen wie z.B. Abteilungen oder Kostenstellen festzulegen. In der Personaldatei werden dem Mitarbeiter die jeweiligen Gruppierungen zugeordnet. Bei der Anlage können Sie sich auf die Vergabe von Bezeichnungen, Kürzeln und Symbolen beschränken. Die Erfassung der 10-stelligen Kürzel halten wir aus dem Grund für sinnvoll, da sie an vielen Stellen des Programms aus Platzgründen bevorzugt angezeigt / ausgedruckt werden. Folgende Gruppierungsmerkmale stehen in der Startmaske im Menü „Personal“ zur Verfügung:

Kostenstellen:

Sie erfassen hier Nummer, Beschreibung und Beschreibung 2. Sollten Sie mit Kostenstellenumbuchung arbeiten, ist die Erfassung einer Terminaleingabe ebenfalls notwendig!


Abteilungen: Die Anlage einer Abteilung ist sehr einfach: Wählen Sie im Menü Personal den Punkt „Abteilungen“ an. Geben Sie eine freie Nummer ein und erfassen Sie eine beliebige Bezeichnung.

Sollten Sie mit unserem Zusatzmodul Einsatzplanung arbeiten, ist die Hinterlegung von Kapazitäten in den einzelnen Schichten empfehlenswert.


Tätigkeiten:

Hier erfassen Sie Nummer, Beschreibung und Beschreibung 2. Sollten Sie mit unserem Zusatzmodul Einsatzplanung arbeiten, ist es empfehlenswert die Qualifikation sowie den Status examiniert zu erfassen:

Firmen:

Hier erfassen Sie Nummer, Beschreibung und Beschreibung 2. Abrechnungskreise:

Hier erfassen Sie Nummer, Beschreibung und Beschreibung 2. Gruppe 1 – 3:


Die nachfolgenden Gruppen 1 – 3 dienen zu individuellen Berechnungsprozessen. Zum Beispiel kann man hiermit individuelle Monatsendesteuerungen bei den Mitarbeitern hinterlegen.

Die Erfassung wird im Projektverlauf mit dem Kunden individuell besprochen und festgelegt! Personal: Eine sorgfältige Vorgehensweise bei der Neuanlage bzw. Pflege von Personaldaten ist für eine korrekte Verarbeitung unerlässlich. Die einzelnen Funktionen möchten wir Ihnen anhand von Beispielen erklären: Starten Sie zunächst das Programm Personal aus dem Menü TempVision Zeitwirtschaft „Personal“.


In der Karte „Allgemein“ werden Mitarbeiterinformationen hinterlegt. Diese beziehen sich auf Adresse, Kontaktdaten und Datumsfelder.

Wir möchten Ihnen an dieser Stelle zunächst die wichtigsten Felder vorstellen, die bei der Neuanlage eines Datensatzes unbedingt vorhanden sein müssen. - Personalnummer

- Identnummer - Name des Mitarbeiters - Eintrittsdatum - Beginn Planfortschreibung - Zeitobjekt - Urlaubsanspruch (nicht unbedingt erforderlich, jedoch empfehlenswert)

Alle weiteren Felder sind optional, das heißt, es liegt in der Hand des Anwenders diese zu füllen. Der Zugriff auf einen Mitarbeiter

Wenn Sie in der Personalkarte sind, sehen Sie die Übersicht aller Mitarbeiter. Setzen Sie den Zeiger auf die gewünschte Person und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter oder durch einen Doppelklick mit der Maus.

Erläuterungen zu den Pflichtfeldern Personalnummer

Die Personalnummer ist die interne Nummer des Mitarbeiters. Wenn Sie ein EDV-gestütztes Lohnprogramm einsetzen, sollte die Personalnummer mit dem Lohnprogramm übereinstimmen.

Identnummer

Die Identnummer entspricht der Nummer des Ausweises bzw. der Stempelkarte, mit dessen Hilfe Buchungen wie z.B. Kommen, Gehen oder Pause an den Zeiterfassungsterminals vorgenommen werden.


Hinweis: Bei Verlust eines Ausweises können Sie dem Mitarbeiter eine neue Ausweisnummer vergeben. Tragen Sie die neue Identnummer ein, bestätigen Sie mit Enter und verlassen Sie das Programm. Die Sicherheitsabfrage, ob die Änderung gewünscht ist, bestätigen Sie mit Ja. Möchten Sie die Änderung nicht übernehmen, klicken Sie auf Nein.

Name Erfassen Sie hier den Namen des Mitarbeiters. Anschrift Die Eingabefelder Straße, PLZ, Ort, Telefon- und Fax sowie Geschlecht beinhalten redaktionelle Informationen. Diese Felder können optional gepflegt werden. Das heißt, es ist nicht unbedingt erforderlich diese Felder auszufüllen. Eintrittsdatum Erfassen Sie hier das Eintrittsdatum des Mitarbeiters. Austrittsdatum Beinhaltet das Datum, an dem der Mitarbeiter aus der Firma austreten wird. Des Weiteren ist ein Datensatz nur dann löschbar, wenn ein gültiges Austrittsdatum vorliegt. Geburtsdatum Das Geburtsdatum des Mitarbeiters. Dieses Feld kann optional gepflegt werden. Sie können sich anhand dieser Eingabe eine Geburtstagsliste ausdrucken lassen. Verwenden Sie dazu den Bericht „Geburtstagsliste“.

In der Karte „Gruppierungen/Arbeitsplan“ werden dem Mitarbeiter Organisationsgruppen und Arbeitszeitvorgaben zugeordnet.


Erläuterungen zu den Feldern

Beginn Datum Planfortschreibung Bei Neuanlage eines Datensatzes sollte das Beginndatum der aktuellen Periode eingetragen sein. Bei Änderungen eines Datensatzes ist dieses Feld nur dann von Bedeutung, wenn man ein neues Zeitobjekt vergeben möchte. TempVision aktualisiert sämtliche Planeintragungen ab diesem Datum selbständig. Anschließend muss die Funktion Planfortschreibung ausgeführt werden. (Für die Dienstplangestaltung gilt in jedem Fall das Beginndatum des Dienstplans. Dies ist in der Regel immer ein Montag. Sollte das zugewiesene Zeitobjekt über mehrere Wochen gehen, so muss darauf geachtet werden, mit welcher Woche der Mitarbeiter beginnt.) Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Gruppierung Den von Ihnen angelegte Mitarbeiter können Sie verschiedenen Gruppierungen wie z.B. Kostenstellen, Abteilungen etc. zuordnen. Klicken Sie mit der Maus in das gewünschte Erfassungsfeld, klicken Sie auf „Pfeil“ und wählen Sie aus der Liste die entsprechende Gruppierung für diesen Mitarbeiter aus. Bedenken Sie, dass das Feld „Region“ in dem Moment gepflegt werden sollte, wenn Sie bei überregionalen Niederlassungen mit verschiedenen Kalendarien arbeiten. Kostenstelle Die Stammkostenstelle des Mitarbeiters wird hier zugewiesen. Abteilung Die Stammabteilung des Mitarbeiters wird hier zugewiesen. Tätigkeit Dem Mitarbeiter wird eine Tätigkeit zugewiesen. Firmen Der Mitarbeiter wird einer Firma zugewiesen. Abrechnungskreis Der Mitarbeiter wird einem Abrechnungskreis zugewiesen. Gruppe 1- 3 Dem Mitarbeiter werden evtl. individuelle Kennzeichnungen über die Gruppen zugewiesen. Zeitobjekt An dieser Stelle treffen Sie die Zuordnung eines Zeitobjektes.

Region

Sollte dieser Mitarbeiter nicht in dem Hauptbundesland eingesetzt werden, kann hier das Bundesland von seinem Einsatzort aktiviert werden, damit die jeweiligen Feiertage erkannt und berechnet werden.

VIP

Ein als VIP gekennzeichneter Mitarbeiter wird in der Management-Info angezeigt wenn er Geburtstag hat.

Zusätzliche Funktion

Planfortschreibung Die Planfortschreibung ist notwendig um eine Aktualisierung des Arbeitsplans herbeizuführen, wenn eine Änderung des Zeitobjektes erfolgt ist.


In der Karte „Parameter“ kann der Mitarbeiter für verschiedene Programmbereiche deaktiviert werden.

Erläuterungen zu den Feldern Personalnummer Lohn Falls die Personalnummer nicht mit der im Lohnprogramm übereinstimmt, kann hier zusätzlich die Personalnummer hinterlegt werden. Mandantenzugehörigkeit

Wenn dieser Mitarbeiter abrechnungstechnisch in einen anderen Mandanten gehört, muss dieser hier zugewiesen werden. Ziel-Mandant Lohn Wenn dieser Mitarbeiter abrechnungstechnisch in einen anderen Mandanten gehört, muss dieser hier zugewiesen werden. Ziel-Buch.-blatt Lohn Sollten mehrere Buch.-Blätter von TempVision gefüllt werden, muss hier der Buch.-Blattname für diesen Mitarbeiter erfasst werden. Alle Module inaktiv Der Mitarbeiter wird für ALLE Programme innerhalb von TempVision deaktiviert! Diesen Parameter verwendet man i.d.R. bei ausgeschiedenen Mitarbeitern.

Beginn / Ende Integration Hiermit können Sie abgrenzen, dass nur ein Teil der aktuellen Periode in den Lohn integriert werden soll. Hierbei werden nur Daten in den Lohn übergeben, die in dem von Ihnen definierten Zeitraum liegen. Die folgenden Parameter deaktivieren den Mitarbeiter für die jeweiligen Programme.

Sie sollten bei der Steuerung dieser Felder umsichtig verfahren und im Zweifelsfalle mit dem Hersteller Rücksprache halten.

Alle übrigen Felder werden während des Projektverlaufes mit dem Kunden individuell abgestimmt.


In der Karte „Soft-Terminal“ wird der Mitarbeiter für die Nutzung des Soft-Terminals eingerichtet.

Erläuterungen zu den Feldern

Soft-Terminal Passwort

Hier wird das individuelle Passwort für den Mitarbeiter hinterlegt, mit dem er sich im Soft-Terminal anmeldet. Personal User ID Sollte die Soft-Terminal Anmeldung über die Navision-Anmeldung gesteuert werden, muss hier die User-ID hinterlegt werden. Über die weiteren Felder können Funktionsbuttons im Soft-Terminal deaktiviert werden.

In der Karte „Urlaub/Tage“ werden alle Urlaubsansprüche in Tagen verwaltet.

Urlaubsverwaltung TempVision ist in der Lage, den Urlaubsanspruch sowohl in Tagen, als auch in Stunden zu verwalten. Im Allgemeinen erfolgt die Urlaubssaldierung jedoch in Tagen. Erfassen Sie hierzu den Urlaubsanspruch, untergliederbar in Tarif, Behindertenurlaub, Sonderurlaub.


In der Karte „Urlaub/Stunden“ werden alle Urlaubsansprüche in Stunden verwaltet.

Tarifurlaub Hier wird der Jahresanspruch für Tarifurlaub in Tagen / Stunden erfasst. Behindertenurlaub Hier wird der jährliche Zusatzurlaub in Tagen / Stunden erfasst. Übertrag Vorjahr / Tarifurlaub Sollten dem Mitarbeiter noch Urlaubstage aus dem Vorjahr zustehen, können Sie diese in den Feldern „Übertrag Vorjahr“ erfassen.

Am Jahresende wird automatisch eine Berechnung des Vortrages (plus oder minus) durchgeführt. Sie erhalten des Weiteren zwei Resturlaubsinformationen, die sich folgendermaßen unterscheiden:

Resturlaub genommen Resturlaub verplant

Bezeichnet den Rest des bereits genommenen Urlaubs bis zum aktuellen Tag.

Bedeutet, dass auch zukünftiger Urlaub, der schon eingeplant und vergeben wurde, bei der Saldierung berücksichtigt wird.


In der Karte „Steuerung Fehltage“ kann die Berechnung an Fehltagen gesteuert werden.

Sollte die Stundenberechnung an Fehltagen nicht laut Plan berechnet werden sondern mit einem durchschnittlichen Wert, kann dieser hier pro Wochentag erfasst werden. Die betreffenden Zeitkonten müssen im Projektverlauf entsprechend parametriert werden. Die Karte „BDE“ wird für individuelle Steuerungen im Bereich Betriebsdatenerfassung benötigt.

Die Karte „Intern“ verwaltet verschiedene Informationen.

Die Karte „Projekte“ ist für individuelle Projekte vorgesehen.


Die Zeitvorgaben - Anlage von Arbeitszeiten

Folgende Programme sind nach Klick auf den Menüpunkt „Zeitvorgaben Struktur“ anwählbar. „Zeitvorgaben“ bietet Ihnen eine grafische Darstellung zur Vorgehensweise bei der Erstellung neuer Arbeitszeiten. Um z.B. ein Tagesobjekt zu generieren, müssen Sie vorher jeweils ein Soll- und ein Pausenobjekt erstellen. Aus einem Tagesobjekt (und evtl. einer Alternative) können Sie ein Zeitobjekt bilden. Alle Funktion die hier aufgeführt sind, können Sie auch direkt im Menüpunkt Zeitvorgaben anwählen. Struktur einer Arbeitszeitvorgabe: Sollobjekte

1 Arbeitszeit Beginn 2 Arbeitszeit Ende 3 Sollarbeitszeit 4 Kernzeit 5 Bandbreite .. Pausenobjekte

1 Pausenbeginn 2 Pausenende 3 Pause in Minuten .. Tagesobjekte ...setzen sich durch bis zu 2 Sollobjekte und bis zu 4 Pausenobjekte zusammen

1 Sollobjekt 1 Pausenobjekt 2 Sollobjekt 2 Pausenobjekt 3 Pausenobjekt 4 Pausenobjekt Alternativen ...setzen sich durch mehrere Tagesobjekte zusammen

1 Tagesobjekt 2 Tagesobjekt 3 Tagesobjekt .. Zeitobjekte ...setzen sich durch Tagesobjekte und/oder Alternativen zu einem Arbeitsplan zusammen

1 Tagesobjekt 1 Alternative 2 Tagesobjekt 2 Alternative 3 Tagesobjekt 3 Alternative ..


Anlage von Arbeitszeitvorgaben Sollobjekte Zur Anlage der Sollobjekte muss zunächst pro Objekt eine Nummer hinterlegt werden. Die Möglichkeit zwei Beschreibungen hinterlegen zu können, soll Ihnen das Wiederauffinden der angelegten Sollobjekte erleichtern. Das Feld Beschreibung ermöglicht die Eingabe von 50 Zeichen, das Feld Beschreibung 2 die von 10 Zeichen. Optional können Sie auch ein kurzes, prägnantes Symbol erfassen. Beispiel1 Gleitzeit für Montag – Donnerstag

Beispiel 2 Gleitzeit für Freitag

Beispiel 3 Frühschicht

Beispiel 4 Spätschicht

Beispiel 5 Nachtschicht


Arbeitszeit - Beginn / Ende Die Anlage der Sollarbeitszeit geschieht durch Eingabe der jeweiligen Uhrzeiten in den Feldern "Soll Beg.Buch/Bezug" und "Soll End.Buch/Bezug". Sollte sich die erfasste Sollzeit auf den Vortag oder den Folgetag beziehen (z.B. bei Nachtschicht), erfassen Sie im Feld "Soll Beginn Bezug / Soll Ende Bezug" ein V für Vortag oder ein F für Folgetag. Dies könnte zum Beispiel wie folgt aussehen: Soll Beginn = 21:00 Uhr Soll Ende = 06:00 F Uhr Sollarbeitszeit Die beiden Felder "Sollzeit Stunden" / "Sollzeit Minuten" dienen zur Angabe der Sollarbeitszeit. Diese errechnet sich aus den von Ihnen erfassten Zeitangaben in den Feldern "Soll Beg.Buch/Bezug" / "Soll End.Buch/Bezug". Bitte achten Sie darauf, die Pause aus den „Sollzeit Stunden“ herauszurechnen. z.B.: Soll Beginn = 08:00 Uhr Soll Ende = 17:00 Uhr Es wird automatisch eine Sollzeit von 9 Stunden erzeugt. Bei einer Stunde Pause, müssen die 9 Stunden auf 8 Stunden geändert werden. Beispiel 1 Gleitzeit Montag – Donnerstag Beispiel 2 Gleitzeit Freitag

Beispiel 3 Frühschicht Beispiel 4 Spätschicht

Beispiel 5 Nachtschicht


Kernzeit Die Felder "Kernzt.Beg.Buch/Bezug 1/2"und "Kernzt.End.Buch/Bezug 1/2" dienen zur Anlage der Kernzeit. Die Kernzeit legt fest innerhalb welchen Zeitraums der/die Mitarbeiter, denen das Sollobjekt zugeordnet wird, anwesend sein müssen. Bandbreite Hier können Sie durch Eingabe des Zeitraums in den Feldern "Bandbr.Beg.Buch/Bezug" und "Bandbr.End.Buch/Bezug" erfassen wann der/die Mitarbeiter, welchen Sie das Sollobjekt zuordnen, anwesend sein dürfen. Sollte sich die erfasste Bandbreite auf den Vortag oder den Folgetag beziehen (z.B. bei Nachtschicht), erfassen Sie im Feld "Soll Beginn Bezug / Soll Ende Bezug" ein V für Vortag oder ein F für Folgetag. Dies könnte zum Beispiel wie folgt aussehen: Bandbreite Beginn = 21:00 Uhr Bandbreite Ende = 06:00 F Uhr Sonstiges In der Karte „Zeitkonten“ können Standard - Kontenvorbelegungen für die gewählte Arbeitszeit außer Kraft gesetzt werden.

Mehr Beginn Zeitkontennr. = 201 Eine erkannte Mehrarbeit vor Beginn der Sollarbeitszeit, läuft auf das Zeitkonto 201 Mehrarbeit ungenehmigt.

Mehr Ende Zeitkontennr. = 200 Eine erkannte Mehrarbeit nach Ende der Sollarbeitszeit, läuft auf das Zeitkonto 200 Mehrarbeit genehmigt.

Fezt Beginn Zeitkontennr. = 301 Eine erkannte Fehlzeit nach Beginn der Sollarbeitszeit, läuft auf das Zeitkonto 201 Fehlzeit genehmigt.

Fezt Ende Zeitkontenr. = 300 Eine erkannte Fehlzeit vor Ende der Sollarbeitszeit, läuft auf das Zeitkonto 300 Fehlzeit ungenehmigt.


In der Karte „Zeitraster“ können Standard - Kontenvorbelegungen für die gewählte Arbeitszeit, in bestimmten Zeiträumen außer Kraft gesetzt werden.

In diesen Feldern können Zeitraser hinterlegt werden, aus denen die Stundenverteilung auf die jeweiligen Konten hervorgeht. In diesem Beispiel werden erkannte Mehrarbeiten automatisch, in einem vorgegebenen Zeitraum auf die Konten Mehrarbeit genehmigt bzw. Mehrarbeit ungenehmigt gebucht.

Alle weiteren Felder sind individuell und werden im Laufe des Projektes mit dem Kunden abgesprochen.


Pausenobjekte Zur Anlage eines Pausenobjekts muss zunächst eine Nummer hinterlegt werden. Die Möglichkeit zwei Beschreibungen zu hinterlegen, soll Ihnen das Wiederauffinden der angelegten Pausenobjekte erleichtern. Das Feld Beschreibung ermöglicht die Eingabe von 50 Zeichen, das Feld Beschreibung 2 die von 10 Zeichen. Pausen- Beginn / Ende Die Felder "Pause Beg.Buch/Bezug" und "Pause End.Buch/Bezug" dienen zur Anlage des Pausenzeitraums. Sollte die exakte Erfassung der Pausenzeit durch Uhrzeitangaben erforderlich sein, so können Sie diese hier eintragen. Ist die Erfassung der Pause in Minuten / Stunden ausreichend, so können diese Felder frei gelassen werden. Sollte sich die erfasste Pausenzeit auf den Vortag oder den Folgetag beziehen (z.B. bei Nachtschicht), erfassen Sie im Feld "Soll Beginn Bezug / Soll Ende Bezug" ein V für Vortag oder ein F für Folgetag. Dies könnte zum Beispiel wie folgt aussehen: Beginn Pause = 23:45 Uhr Ende Pause = 00:15 F Uhr Pause in Minuten / Stunden Die Felder "Pause Stunden" / "Minuten" dienen zur Angabe der Pausenzeit. Beim Eintragen einer Pausenzeit in Stunden ist zu berücksichtigen, dass der jeweilige Wert dezimal eingetragen werden muss. Somit stehen 30 Minuten für 0.50 Stunden.


In der Karte „Dynamische Pause“ können Pausenzeiten nach Anwesenheit aktiviert werden.

In diesem Beispiel entsteht zwischen 0 – 360 Minuten keine Pause zwischen 360 – 540 Minuten 30 Minuten Pause zwischen 540 – 1440 Minuten 45 Minuten Pause In der Karte „Raucherpause“ können Zeiträume für Raucherpausen festgelegt werden.

In diesem Beispiel wird im Zeitraum 08:00 – 20:00 eine Raucherpause erkannt, wenn die gebuchte Pause zwischen 0 und 5 Minuten liegt.


Tagesobjekte Tagesobjekte vereinen bis zu 2 Sollobjekte und bis zu 4 Pausenobjekte. Zur Anlage der Tagesobjekte muss zunächst pro Objekt eine Nummer hinterlegt werden. Die Möglichkeit zwei Beschreibungen hinterlegen zu können, soll Ihnen das wiederauffinden der angelegten Tagesobjekte erleichtern. Hierbei ist zu beachten, dass bei der Anlage eines Sollobjektes automatisch ein Tagesobjekt mit gleicher Nummer und Beschreibung angelegt wird. Das Sollobjekt ist bereits eingetragen. Die Pausenobjekte müssen hinzugefügt werden. Das Feld Beschreibung ermöglicht die Eingabe von 50 Zeichen, das Feld Beschreibung 2 die von 10 Zeichen. Optional können Sie auch ein kurzes, prägnantes Symbol erfassen. Sollobjektnr. 1 / 2 In das Feld "Sollobjektnr. 1" können Sie ein zuvor angelegtes Sollobjekt eintragen bzw. sich durch betätigen des Lookup Buttons alle Objekte anzeigen lassen und das gewünschte auswählen. Sollten Sie ein zweites Sollobjekt erfassen wollen, so ist dies durch eine Eintragung im Feld "Sollobjektnr. 2" möglich. Beispiel: Sollobjekt 1 08:00 -12:00 Uhr Sollobjekt 2 14:00 -18:00 Uhr Mitarbeiter hat 2 Schichten an einem Tag. Pausenobjektnr. 1-4 Die Felder "Pausenobjektnr. 1-4" dienen zur Auswahl von Pausenobjekten. Alternativen Alternativen dienen der Zusammenfassung mehrerer Tagesobjekte. Dies ist notwendig, wenn Mitarbeiter beispielsweise an einem Tag zwischen verschiedenen Dienstzeiten wählen können. Zur Anlage der Alternativen muss zunächst eine Nummer hinterlegt werden. Die Möglichkeit zwei Beschreibungen zu hinterlegen soll Ihnen das Wiederauffinden der angelegten Alternativen erleichtern. Das Feld Beschreibung ermöglicht die Eingabe von 50 Zeichen, das Feld Beschreibung 2 die von 10 Zeichen. Die Tabelle Tagesobjekte Die Felder "Tagesobjektnr." und "Tagesobjektbeschr." dienen der Erfassung bereits angelegter Tagesobjekte, welche in einer Alternative vereint werden sollen.


Zeitobjekte Zeitobjekte dienen der Zusammenfassung von Tagesobjekten und Alternativen, welche sich in einem bestimmten Zyklus wiederholen. Zur Anlage der Zeitobjekte muss zunächst eine Nummer hinterlegt werden. Die Möglichkeit zwei Beschreibungen zu hinterlegen, soll Ihnen das Wiederauffinden der angelegten Zeitobjekte erleichtern. Das Feld Beschreibung ermöglicht die Eingabe von 50 Zeichen, das Feld Beschreibung 2 die von 10 Zeichen. Im Feld Tageszyklus erfassen Sie, in welchem Zyklus sich die Vorgaben wiederholen sollen. Die Tabelle Tagesobjekte Zeitobjekte können einen wiederkehrenden Zyklus von bis zu 26 Wochen darstellen. Jeder einzelne Tag innerhalb dieses Zyklus kann mit einem Tagesobjekt und/oder einer Alternative belegt werden. Das fertig erstellte Zeitobjekt wird dem Mitarbeiter im Personalstamm zugeordnet. Für die Anlage von Zeitobjekten müssen Tagesobjekte und ggf. auch Alternativen angelegt sein.


Die Personalplanung - Vergabe von Fehlzeiten Starten Sie das Programm Personalplanung aus dem Menü TempVision Zeitwirtschaft „Planung & Verarbeitung“. Aufruf eines Mitarbeiters Sie können einen Mitarbeiter direkt anhand seiner Ident- bzw. Personalnummer aufrufen. Sollte diese Nummer nicht bekannt sein, betätigen Sie den Lookup Button, so erhalten Sie eine Auswahl aller Mitarbeiter. Setzen Sie den Zeiger auf die gewünschte Person und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter oder klicken Sie auf „OK “. Vergabe eines Fehlgrundes Erfassen Sie ein beliebiges Von - Bis Datum und wählen Sie die Funktion Einfügen. Um einen beliebigen Fehlgrund zu vergeben, betätigen Sie den Lookup Button in dem Feld “Fehltag 1/1. Tageshälfte“, dann erhalten Sie eine Auswahl von Fehlgründen.

Setzen Sie den Zeiger auf den gewünschten Fehlgrund und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter oder klicken Sie auf „OK “.


Wenn Sie jetzt nochmals mit Enter bestätigen, schlägt das System Ihnen die Nummer des Zeitkontos automatisch auch für die zweite Tageshälfte vor. Der gewählte Fehlgrund bezieht sich somit auf den ganzen Tag. Soll der Mitarbeiter für die 2. Tageshälfte einen anderen Fehlgrund erhalten, wählen Sie ein anderes Konto aus dem Fehlgrundkatalog aus. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche „Speichern“. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, insgesamt 2 verschiedene Fehlgründe pro Tag zu erfassen. Dies wird zum Beispiel dann benötigt, wenn dem Mitarbeiter ein Urlaubstag hinterlegt wird und gleichzeitig eine Rufbereitschaft geplant werden soll. Löschen eines Fehlgrundes

Um einen bereits vergebenen Fehlgrund wieder zu löschen, erfassen Sie den gewünschten Tag / Zeitraum und wählen Sie anschließend die Funktion „Löschen“. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche „Speichern“.

Weitere Funktionen der Personalplanung

Menüpunkt Filter

Andere Filterkriterien Hier können Sie entweder nur eine Person auswählen, oder auf die verschiedenen Gruppierungsmöglichkeiten filtern.

Menüpunkt Aktionen Funktionen

Anzeige Fehltag 2 Sie können 2 Fehlgründe für einen Tag hinterlegen (siehe „Vergabe eines Fehlgrundes“). Um den zweiten Fehltag in der Personalplanung anzuzeigen müssen Sie diese Funktion anwählen.

Urlaubsabgleich Dieses Hilfsprogramm ist nur in Rücksprache mit dem Hersteller anzuwählen.

Menüpunkt Verknüpfte Informationen Übersicht

Personal Zugriff auf die Personalstammdatei des Mitarbeiters, welchen Sie gerade im Zugriff haben.

Buchungsblatt Hier können Sie die Abwesenheiten im Stapel erfassen.

Planungs-Zeilen Gibt Ihnen Auskunft über die in der Planung des Mitarbeiters hinterlegten Fehlgründe und Tagesobjekten.

42-Tage Check Bei Anwahl dieses Programmpunktes erhalten Sie eine Meldung in dem Fall, dass ein zusammenhängender Fehlzeitraum von mehr als 42 Tagen erkannt wurde. Voraussetzung hierfür ist eine entsprechende Parametrierung des Zeitkontos „Krank“. Sollte dies in Ihrem System nicht parametriert sein, halten Sie bitte Rücksprache mit dem Hersteller.


Die Zeitverarbeitung - Bearbeitung von Datensätzen Die Aufgabe des Zeitverarbeitungsprogramms besteht darin, komfortable Bewertungen des

Datenbestandes durchzuführen. Grundsätzlich existiert zu jedem Mitarbeiter pro Tag ein Datensatz, aus dem hervorgeht, wann der

Mitarbeiter gestempelt hat, bzw. aus welchem Grund der Mitarbeiter gefehlt hat. Die unterschiedlichen Zeitkonten (Anwesenheiten, Mehrarbeiten, Fehlzeiten, Zuschläge etc.) werden

automatisch berechnet und in Stundenwerten dargestellt. Beachten Sie bitte, dass die Stundenwerte immer dezimal ausgewiesen werden. 7,5 Stunden bedeutet: siebeneinhalb Stunden.

WICHTIG Sämtliche manuellen Änderungen, innerhalb eines Datensatzes, werden erst in dem Moment abgespeichert, wenn Sie die Schaltfläche „Speichern“ auslösen.

Zugriff Abweichend oder Komplett

Wenn Sie mit der Schaltfläche „Personal“ oder „Datum“ durch Ihren Datenbestand blättern oder nach erfolgter Abspeicherung eines Datensatzes automatisch auf den nächsten gelangen, werden Sie feststellen, dass immer nur unbearbeitete oder abweichende Datensätze erscheinen. Diese Funktion soll Ihnen die Bearbeitung erleichtern. Wir bezeichnen diesen Modus als „abweichenden Zugriff“. Den aktuellen Verarbeitungsmodus können Sie dem Status des Hakens „Zugriffsstatus Abweichend““ entnehmen. Für den Fall, dass Sie bewusst einzelne Tage eines Mitarbeiters lückenlos durchblättern möchten, können Sie den Zugriff beliebig ändern, indem Sie den Status des Hakens ändern. Das Gegenstück zum abweichenden Zugriff ist der Komplettzugriff. Sie haben nun auch Zugriff auf bereits verarbeitete Datensätze. Bei erneuter Anwahl der Zeitverarbeitung befindet sich das System wieder im Zustand „Abweichend“. Jedem Datensatz ist ein Status zugeteilt. Folgende werden unterschieden:

Unbearbeitet (UNB) Ein Datensatz, für den noch keine Vorverarbeitung (Soll-/Ist vergleich) durchgeführt wurde.

Abweichend (ABW)

Die Vorverarbeitung für diesen Datensatz führte zu dem Ergebnis, dass der Mitarbeiter nicht entsprechend seiner Sollvorgabe gearbeitet hat. Aus diesem Grund bekommen Sie den Satzinhalt zur Korrektur vorgeschlagen. In dem Feld „Grund der Abweichung“ können Sie ersehen, weshalb der Datensatz auf „Abweichend“ steht.

In Ordnung (OK) Dieser Datensatz entspricht den Arbeitszeitvorgaben und braucht nicht mehr bearbeitet zu werden. Selbstverständlich haben Sie dennoch die Möglichkeit manuelle Änderungen an diesem Datensatz vorzunehmen.

Bearbeitet (BEA) Dieser Datensatz wurde bereits bearbeitet.

Manuell (MAN) Auch dieser Datensatz wurde bearbeitet. Darüber hinaus wurden manuelle Veränderungen der Zeitkonten-Ergebnisse vorgenommen.

Ziel dieser manuellen Korrekturen ist es, einen zum Periodenende vollständig bewerteten Datenbestand vorzufinden.

Dadurch, dass Sie diese Eingriffe auf die laufende Periode verteilen, reduzieren Sie das konzentriert entstehende Arbeitsaufkommen bei den monatlichen Abschlussarbeiten.

Sollten Sie eine automatische Lohnintegration durchführen, ist ein vollständig korrigierter

Datenbestand immer Voraussetzung.


Bild 1: Beispiel für den Status „Abweichend

Bild 2: Beispiel für den Status „Bearbeitet“

Durch den Integrationsstatus entnimmt man, ob der Datensatz bereits im Rahmen der Periodenbewertung für die Lohnintegration / Betriebsdatenintegration freigegeben wurde und somit nicht mehr manuell bearbeitet werden darf.

Tipps Sie können einen Mitarbeiter direkt anhand seiner Ident- bzw. Personalnummer aufrufen. Sollte diese nicht bekannt sein, über den Lookup Button erhalten Sie eine Auswahl aller Mitarbeiter. Setzen Sie den Zeiger auf die gewünschte Person und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter oder klicken Sie auf „OK“. Im Falle eines vorliegenden Fehlgrundes wird das Kürzel und der Wert in Stunden und Minuten angezeigt.


Bedeutung der Spalten Kom Orig / Kom Ist / Kom Soll KOM ORIG Zeigt Ihnen die Original-Stempelzeit des Mitarbeiters an KOM IST Die ggf. gerundete Zeit (Karenzierung), mit der das System tatsächlich rechnet KOM SOLL Die Arbeitszeitvorgabe des Mitarbeiters

In der Mitte des Bildschirms sehen Sie die Zeitkonten, welche TempVision für diesen Datensatz errechnet hat: wir haben die Zeitkonten hierbei in logische Kategorien unterteilt:

Sollzeit Anwesenheit Pause Vortrag Saldo

Fehlzeit Mehrarbeit Zuschläge Sonstige Intern

Die Berechnung der Zeitkonten-Werte in diesen Fenstern erfolgt automatisch.

WICHTIG Sämtliche Bearbeitungsmöglichkeiten des Programms „Zeitverarbeitung“ beziehen sich ausschließlich auf den aktuellen Mitarbeiter und Tag, welcher auf dem Bildschirm zu sehen ist. Bedenken Sie, dass TempVision den Zugriff auf zukünftige Tage nicht gestattet.

Speichern

Speichert den Datensatz, der sich momentan auf dem Bildschirm befindet. Der Status des gespeicherten Tages wird anschließend auf „bearbeitet“ gesetzt und der nächste Datensatz wird angezeigt.

Nächster MItarbeiter

Vorheriger Mitarbeiter

Zeigt Ihnen den ersten Datensatz des vorherigen oder nächsten Mitarbeiters an.

Nächstes Datum

Vorheriges Datum

Zeigt Ihnen den vorherigen oder nächsten Datensatz für den Mitarbeiter an, den Sie im Zugriff haben. ( Beachten Sie bitte hierzu auch die Schaltfläche oder )

Bedenken Sie, dass die Programmpunkte aus dem Menü „Funktion“ nur anwählbar sind, wenn sich ein Datensatz zur Bearbeitung auf dem Bildschirm befindet.

Menüpunkte

Buchungen

Erlaubt die manuelle Erfassung oder die Löschung von verschiedenen Buchungen (z.B. Kommen- oder Gehen - Buchungen).

Vergisst ein Mitarbeiter seine Identkarte, hat er keine Möglichkeit zu stempeln. Sie können über die Funktion „Vorschläge“ die Vorgaben der Sollzeit als Istzeiten komfortabel einsetzen.

Mehrarbeiten

TempVision bucht die Mehrarbeit i.d.R. auf das Sammelkonto „genehmigte Mehrarbeit“. Sollten Sie beabsichtigen diese in eine ungenehmigte Mehrarbeit umzuwandeln, muss eine Umbuchung der genehmigten Mehrarbeit vorgenommen werden. Durch das Betätigen des Lookup Buttons erhalten Sie eine Liste aller möglichen Konten, die für die Umbuchung in Frage kommen. In Abhängigkeit von den Vorstellungen des Anwenders, können unterschiedliche Varianten hinsichtlich der Mehrarbeitsvorschläge eingerichtet werden. Im


Rahmen einer Gleitzeitvereinbarung werden Mehrarbeiten erfahrungsgemäß als genehmigt akzeptiert. Bei fest vorgegebenen Arbeitszeiten kann es durchaus beabsichtigt sein nur im Ausnahmefall Mehrarbeit zu genehmigen, bzw. diese mit einem Zeitzuschlag zu belegen.

Beispiel: Es existiert eine Mehrarbeit zwischen 16:00 und 19:00 Uhr. Sie möchten eine Umbuchung auf 2 Stunden genehmigte und 1 Stunde ungenehmigte Mehrarbeit vornehmen. Hierzu müssen Sie dem System mitteilen, dass die Genehmigte ab 16:00 gilt, die Ungenehmigte ab 18:00. 1. Erfassen Sie nun unter dem ersten Splitpunkt 16:00 Uhr und im Feld „Zeitkonto 1. Splitpunkt“ die Zeitkontennummer der genehmigten Mehrarbeit. In dem Feld „Stunden 1. Splitpunkt“ können Sie nun 2 Stunden erfassen. 2. TempVision errechnet hieraus automatisch den zweiten Splitpunkt 18:00 Uhr. Erfassen Sie nun in dem Feld „Zeitkonto 2. Splitpunkt“ das Zeitkonto der ungenehmigten Fehlzeit und in dem Feld „Stunden 2. Splitpunkt“ 1 Stunde.

Bis zu vier Splitpunkte können über diesen Programmpunkt vergeben werden. Nach der Bestätigung mit „OK“ werden die vorgenommenen Änderungen aktiv.

Fehlzeiten in Stunden

TempVision bucht im Allgemeinen Fehlzeiten zunächst auf ein Sammelkonto „ungenehmigte Fehlzeit“. Sollten Sie beabsichtigen diese in eine bezahlte, genehmigte Fehlzeit umzuwandeln (Beispiel: Arztbesuch oder betrieblich bedingte Abwesenheit), muss eine Umbuchung der ungenehmigten Fehlzeit vorgenommen werden. Diese können Sie mit diesem Programmpunkt vornehmen. Durch das Betätigen des Lookup Buttons erhalten Sie eine Liste aller möglichen Konten, die für die Umbuchung in Frage kommen. Beispiel für Splittung: Es existiert eine Fehlzeit zwischen 07:00 und 10:00 Uhr. Sie möchten eine Umbuchung auf 2 Stunden Arztbesuch und 1 Stunde ungenehmigte Fehlzeit vornehmen. Hierzu müssen Sie dem System mitteilen, dass der Arztbesuch ab 07:00 gilt, die ungenehmigte Fehlzeit ab 09:00. 1. Erfassen Sie nun unter dem ersten Splitpunkt 07:00 Uhr und im Feld „Zeitkonto 1. Splitpunkt“ die Zeitkontennummer des Arztbesuchs. In dem Feld „Stunden 1. Splitpunkt“ können Sie nun 2 Stunden erfassen. 2. TempVision errechnet hieraus automatisch den zweiten Splitpunkt 09:00 Uhr. Erfassen Sie nun in dem Feld „Zeitkonto 2. Splitpunkt“ das Zeitkonto der ungenehmigten Fehlzeit und in dem Feld „Stunden 2. Splitpunkt“ 1 Stunde.

Bis zu vier Splitpunkte können über diesen Programmpunkt vergeben werden.

Nach der Bestätigung mit „OK“ werden die vorgenommenen Änderungen aktiv.

Planung / Fehltage

Erlaubt die Erfassung oder Löschung eines Fehlgrundes (Urlaub, Krank usw.) für die erste und / oder zweite Tageshälfte. Die Arbeitszeitvorgaben des Mitarbeiters, für den aktuellen Datensatz, werden in diesem Fenster dargestellt und sind änderbar.

Pausen

Hiermit können Sie die Inhalte des Tagesobjektes (z.B. Soll- oder Pausenobjekte) ausschließlich für diesen Tag aktivieren bzw. deaktivieren. Das häufigste Anwendungsbeispiel ist die Aktivierung eines anderen Tagesobjektes. Hierzu können Sie im ersten Feld das gewünschte Objekt eintragen, mit dem die Ist-Buchungen des Mitarbeiters abgeglichen werden sollen.


Wurden Pausen „durchgearbeitet“, können Sie diese anklicken um eine Mehrarbeit für diesen Zeitraum zu erzeugen.

Sie können auch individuelle Pausenvorgaben generieren, indem Sie in den Feldern eine Beginn- und Endzeit erfassen. Das Feld „Minuten“ wird anhand Ihrer Eingaben automatisch berechnet.

Karenzierungen

Hier können Sie eine andere Karenzierungsvereinbarung aktivieren. Nach Druck auf den Lookup Button werden alle verfügbaren Karenzierungen angezeigt. Wählen Sie den entsprechenden Eintrag mit ENTER aus der Liste aus und klicken Sie auf „OK“. Die Änderung wird sofort wirksam.

Da eine Karenzgruppe mehrere Karenzobjekte beinhaltet, besteht unter Umständen der Bedarf einzelne Karenzobjekte aus der Verarbeitung herauszunehmen.

Vorträge

Saldenvorträge aus dem Vormonat werden grundsätzlich im ersten Tag der aktuellen Periode verwaltet und angezeigt.

Möchten Sie Änderungen an diesem Vortrag vornehmen, greifen Sie zunächst auf den ersten Tag der aktuellen Periode für den entsprechenden Mitarbeiter zu. Über diesen Programmpunkt können Sie nun das Zeitkonto für den Saldenvortrag ansprechen und mit einem neuen Stundenwert bebuchen. Speichern Sie anschließend die Änderung ab.

Bewerten

Erlaubt die manuelle Veränderung von bis zu vier Zeitkontenergebnissen. Bei Verteilungen auf verschiedene Kostenstellen können diese gezielt angesprochen werden. Über das Aktivieren der Felder „Zeitkonto geschützt“ bewirken Sie, dass diese Werte auch nach einer Neuberechung des Datensatzes erhalten bleiben. Bedenken Sie, dass Ihre manuellen Eingaben in diesem Fenster keiner inhaltlichen Prüfung des Programms unterliegen. Wir empfehlen daher, umsichtig mit diesem Programmpunkt umzugehen.

Kostenstellen

Diese Funktion ist nur für Anwendungen relevant, welche eine Umbuchung der Kostenstelle in Hinblick auf die Integration in ein Lohn- / Gehaltsprogramm vorsehen. Nach erfassen der gewünschten Kostenstelle, werden sämtliche Zeitkonten auf diese umgebucht.

Auftragsdaten

Diese Funktion ist nur für Anwendungen relevant, welche eine Umbuchung der Auftragsdaten in Hinblick auf die Integration in ein Lohn- / Gehaltsprogramm vorsehen. Nach erfassen der gewünschten Auftragsdaten, werden sämtliche Zeitkonten auf diese umgebucht.

Terminal- buchungen

Hier können Sie die Buchungen aus der Stempeluhr übernehmen.

Vorverarbeitung

Der Punkt „Vorverarbeitung von“ beschreibt immer das Datum der letzten Vorverarbeitung. Beim Punkt „Vorverarbeitung bis“ handelt es sich um den gestrigen Tag, da der aktuelle Tag noch nicht vollständig ist. Das vorgeschlagene Datum können Sie ändern, wenn Sie eine rückwirkende Verarbeitung auslösen möchten. Hierbei werden alle Datensätze nochmals neu berechnet. Dies wird z.B. dann benötigt, wenn Änderungen an der Arbeitszeit oder an der internen Steuerung vorgenommen wurden. Alle aktivierten Datensätze werden in diesem Fall berücksichtigt. Sie haben die Möglichkeit, Datensätze mit einem bestimmten Status (z.B. unbearbeitet, abweichend, in Ordnung, bearbeitet oder manuell) von der Verarbeitung auszuschließen. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie den gewünschten Datenstatus. Im Allgemeinen können die vorgeschlagenen Werte, innerhalb des Fensters, in Ihrer ursprünglichen Form beibehalten werden.


Ist der Parameter „Terminalbuchungen“ aktiviert, werden zuerst die Buchungen aus der Stempeluhr übernommen und danach die Vorverarbeitung gestartet.

Zeitkorrekturen verbuchen

Die über die „Zeitkorrektur“ erfassten Daten werden mit diesem Punkt übernommen.

Rückgängig

Alle manuellen Änderungen seit dem letzten speichern werden rückgängig gemacht. Auf diese Weise werden Änderungen, die nicht gewünscht oder nicht mehr nachvollziehbar sind, gelöscht. Beachten Sie, dass Sie diesen Programmpunkt nur anwählen können solange der Datensatz noch nicht gespeichert wurde.

Neuberechnung

Sollten sich Änderungen im Bereich der Berechnungsmethoden (Beispiel: Zeitzuschläge) ergeben haben, können Sie auch bereits verarbeitete Datensätze einer erneuten Berechnung zuführen und damit möglicherweise andere Ergebnisse erzeugen.

Testbuchung

Fügt eine Testbuchung ein: 08:00 Uhr - 17:00 Uhr. Diese Funktion wird nur bei Demonstrationen der Software genutzt.

CASE- Prozeduren aktiv

Zeigt an welche Steuerungen zurzeit für den Datensatz der im Zugriff ist bestehen. Bevor Sie diesen Punkt anwählen, sollten Sie erst eine „Neuberechnung“ durchführen. Diese Funktion ist speziell für den Hersteller gedacht.

Zurücksetzung geschützter Daten

Mit diesem Punkt können Sie den Datensatz in seinen Originalzustand zurücksetzen.

Analyse-Intern

Gibt Auskunft zu welchem Zeitpunkt welches Zeitkonto entstanden ist.

Allgemeine Hinweise zur Verwaltung von Buchungen Das Programm Zeitverarbeitung erlaubt Ihnen das Hinzufügen, Verändern oder Löschen von Buchungsereignissen, welche am Zeiterfassungsterminal gestempelt wurden. Beachten Sie die Kennzeichnung der Buchungen in der Zeitverarbeitung: 16:45e diese Buchung wurde manuell hinzugefügt 16:36g eine Originalbuchung wurde gelöscht Im Rahmen der Bearbeitung des Datenbestandes werden, Sie die Situation vorfinden Buchungen manuell nachzuerfassen. Dies ist oftmals dann der Fall, wenn ein Mitarbeiter falsch oder nicht vollständig stempelt. Erfassen Sie die fehlende Buchung im Format SS:MM (z.B. 05:00), wobei Sie den Doppelpunkt der Uhrzeit nicht eingeben müssen. Das „Bezug“ Feld unter der Uhrzeit ist für Nachtschichtler vorgesehen, deren Gehen-Buchung sich im Folgetag befindet. Folgende Eingaben sind hier möglich: F für Folgetag V für Vortag


Menüpunkt Übersicht

Personal Gestattet den Zugriff auf die Personalstammdatei des Mitarbeiters, welchen Sie gerade in der Zeitverarbeitung bearbeitet haben.

Planungs-Zeilen Gibt Ihnen Auskunft über die Planfortschreibung mit Fehlgründen und Tagesobjekten bzw. Alternativen.

Analyse intern Gibt Ihnen Auskunft (tägliche, monatliche etc.) über die entstandenen Zeitkonten.

Zeitbuchungen

Listet die täglichen Buchungen auf.

Offene Posten

Listet Datensätze mit verschiedenem Buchungsstatus auf.

Zeitkontenjournal

Start des Berichtes „Zeitkontenjournal“.

Menüpunkt Filter

Datumsfilter

Hiermit können Sie den Verarbeitungszeitraum eingrenzen. Sie können beispielsweise nur einen bestimmten Tag oder einen bestimmten Zeitraum bearbeiten. Nach einem Klick auf die Schaltfläche „Personal“ blättern Sie durch Ihren Datenbestand, wobei nur der gewählte Zeitraum angezeigt wird.

Andere Filterkriterien Hier können Sie entweder nur eine Person auswählen oder die verschiedenen Gruppierungsmöglichkeiten.


Periodenbewertung und Periodenende WICHTIG: Stellen Sie zuerst sicher, dass Ihr Datenbestand lückenlos ist. Dazu wählen Sie im Programm „Zeitverarbeitung“ den Punkt „Filter > Datumsfilter“ an. Geben Sie hier Beginn- und Enddatum der abzuschließenden Periode ein und klicken Sie beim Datum auf „Nächstes Datum“. Sollte sich ein Datensatz automatisch öffnen, so muss dieser noch bewertet und gespeichert werden. Wenn die Meldung „Ende der Personaldatei erreicht“ erscheint, liegen keine Abweichungen mehr vor und Sie können mit den Abschlussarbeiten fortfahren.

Mit Hilfe der Periodenbewertung können Sie zum Periodenende eine Zusammenstellung der lohnrelevanten Daten bzw. der Zeitsalden durchführen. Voraussetzung hierfür ist ein komplett bearbeiteter Datenbestand (keine unvollständigen Buchungen, keine noch zu bewertenden Fehlzeiten oder Mehrarbeiten offen). Die Durchführung des Programms „Periodenbewertung“ ist nicht stichtagsgebunden. Sie können die Bearbeitung auch während der bereits angebrochenen, neuen Periode vornehmen.


Nun gehen Sie in das Menü TempVision Zeitwirtschaft Periodische Aktivitäten und klicken Sie auf „Periodenbewertung“.

1. Abrechnungsfilter setzen, z.B. die „1“ für Gewerbliche oder die „2“ für Angestellte. 2. Zusammenstellung Lohn-Daten fahren.

Wichtig!! Hierbei entstehen Vorgangsnummern. Diese sind für die weitere Verarbeitung wichtig.


Mit „Ja“ bestätigen.

3. Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle das Lohnjournal ausdrucken!

4. Lohn-Buchungsblatt füllen. Wichtig für die Verarbeitung des Programms ist es, dass Sie im Feld Vorgangsnummer die entsprechende „Vorgangsnummer“ eingetragen haben.

Beachten Sie bitte auch, dass der Zeitraum der in den Feldern „Von – Bis Datum“ eingetragen ist genau der Periode entspricht, die Sie abschließen wollen. Sollten Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, so müssen Sie im Feld „Ziel-Mandant“ noch den passenden Mandanten eintragen.


Die Vorgangsnummer bekommen Sie in einer Maske angezeigt, wenn Sie das Feld „Vorgangsfilter“ öffnen.

Hier bekommen Sie die letzten Vorgänge aufgelistet. Auswahl über „Nur Lohn-Buch.-blatt füllen“

Anmerkung: Bei den ersten Abschlüssen ist es besser, die Verarbeitung in zwei Schritten durchzuführen. Später kann man die Funktionen „Nur Lohn-Buchungsblatt füllen“ und „Vorträge bilden“ mit der Funktion „Lohnbuchungsblatt füllen / Vorträge bilden“ in einem Lauf zusammen durchführen.

1. Lohn-Buchungsblatt füllen 2. Vorträge bilden

Achten Sie in jedem Fall darauf, dass das Lohn-Buchungsblatt sowie das Abwesenheits-Buchungsblatt leer sind. Das System fragt Sie nun:

Klicken Sie auf „Ja“ und die Übergabe beginnt.


Nach der Übergabe meldet sich das System mit „Übergabe Lohn/Vorträge beendet“. Klicken Sie nun auf „OK“.

5. Abwesenheits-Buchungsblatt füllen. (Optional)

Anwahl über „Abwesenheits-Buchblatt füllen“

Auch hier müssen Sie vorher die Vorgangsnummer und den Mandanten festlegen, damit Sie das Abwesenheits-Buchblatt füllen können. Der Ablauf bezüglich der Vorgangsnummer und des Mandanten ist wie beim Füllen des Lohn-Buchungsblattes.

Nach der Anwahl fragt das System nach, ob Sie das Abwesenheits-Buchblatt für den ausgewählten Zeitraum füllen wollen. Klicken Sie auf „Ja“, um das Programm zu starten.

Wenn das Programm beendet ist, erscheint die Meldung „Abrechnungs-Buchblatt gefüllt“.


Wechseln Sie in das Lohnprogramm und kontrollieren Sie die Buchblätter!!! 6. Nur Vorträge bilden Anwahl über „Nur Vorträge bilden“.

Auch bei dieser Verarbeitung ist auf die Vorgangsnummer und den Mandanten zu achten.

Das Programm meldet sich mit „Übergabe Lohn/Vorträge beendet“ zurück. 7. Als letzte Abschlussarbeit wird das Periodenende gefahren.

Anwahl über den Aktionsbereich „Periodenende“.

Klicken Sie auf „Ja“ um die Periode abzuschließen. Beachten Sie, dass nach dem Abschluss der Periode keine Änderungen mehr in der Vorperiode möglich sind.


Als letzte Aktion im Bereich des Periodenabschlusses, werden Sie aufgefordert das Programm zu verlassen. Info: TempVision verfügt über kein spezielles Jahresabschlussprogramm. Den für die Urlaubssaldierung wichtigen Zeitpunkt erkennt das System selbstständig.


Übergabe BDE-Daten Aufruf des Programms über „Periodische Aktivitäten“ „Periodenbewertung“.

Unter dem Reiter „Aktionen“ die Funktion „Zusammenstellung BDE-Daten“ über das gezeigte Symbol wählen.

Über den Filter „Von Datum“, „Bis Datum“ können Sie den Zeitraum für die BDE-Übernahme festlegen. Die Übernahme kann auf den Tag, die Woche oder den Monat bezogen erfolgen.


Das System fragt Sie nun, ob Sie die BDE-Daten Zusammenstellen wollen und macht Sie darauf aufmerksam, dass bestehende BDE-Daten überschrieben werden. Überprüfen Sie in jedem Fall die Vollständigkeit der Übergabe.

Das Programm meldet sich mit „Zusammenstellung der BDE-Daten beendet“ zurück. Bestätigen Sie die Meldung der der Eingabe -Taste. Mit der Zusammenstellung der BDE-Daten ist gleichzeitig eine neue Vorgangsnummer entstanden. Bevor Sie nun die Daten in das BDE-Buchblatt übergeben, sollten Sie sicherstellen, dass im Ist-Meldungs-Buchbatt keine Daten mehr vorhanden sind. Sie finden das Ist-Meldungs-Buchblatt unter „Hauptmenü Produktion Ist-Meldungs-Buchblatt“. Der Buch-Blattname lautet = „TEMPVISION“.


Nun können Sie die BDE-Daten an das Ist-Meldungs-Buchblatt übergeben. Beachten Sie bitte, dass Sie im Feld „Vorgangsfilter“ die Richtige Vorgangsnummer eingestellt haben.

Das Programm fragt Sie nun, ob Sie die Übergabe BDE für die Vorgangsnummer. xy starten wollen. Während der Übergabe finden diverse Prüfungen statt. Sollte es zu Fehlern kommen, werden Sie darauf aufmerksam gemacht. Die Übergabe bricht an dieser Stelle ab und das Buchblatt wird nicht gefüllt. Beachte: Solange es zu Fehlern kommt erfolgt keine Übergabe. Sie müssen die Sätze zuerst in der Periodenbewertung von TempVision korrigieren. Wichtig!! Aufträge die Sie noch mit BDE-Daten bebuchen wollen, dürfen in Navision nicht beendet werden, da sonst keine BDE-Daten für diese Aufträge in das Ist-Meldungsbuchblatt übertragen werden. Also – BDE-Daten können nur für freigegebene Aufträge verbucht werden. Ist die Übergabe erfolgreich gewesen, meldet sich das Programm mit „Übergabe BDE beendet“ zurück.

Nach erfolgreicher Übergabe der Daten bitte nicht vergessen das Ist-Meldungs-Buchblatt zu verbuchen.

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Bedienungsanleitung NAV 2013