BM&A Arbeitskreis: Post-Merger: Bessere Ergebnisse durch klare Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse (06.11.2015)

Corptree Consulting Group Thorsten Sabrautzky Stadtmauerweg 24 a 92676 Eschenbach

Web: www.corptree.de Telefon: 09645 918406 Mobil: 0173-2631965 Xing & LinkedIn

Roter Faden ‘Delegation of Authority‘ (Artikel im Handelsblatt im September 2015)

1)  Vorstellung von Thorsten Sabrautzky (Xing & LinkedIn) und Corptree (www.corptree.de)

2)  Einordnung ‘Rechtskonformes Delegieren als strategisches Führungselement‘

! Inhouse-Seminare & Comply Seminare: 14.04.2016 Münster und 15.11.2016 München

! Rechtskonformes Delegieren im Vertrieb Erfolgsfaktor und Krisenvorbeugung zugleich

3)  Ziele und Vorteile

4)  Wesentlichen Bausteine

5)  LEAD als mögliche Software-Lösung (kostenloser Download)

6)  Diskussion

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Klopp gesteht (kulturelle) Probleme mit dem Fußball in England (Zitate aus einem Artikel der Zeitung ‘Welt‘ vom 28.10.15, Bilder vom Mirror)

Vor seinem ersten Auftritt im Pokal mit dem FC Liverpool gibt Jürgen Klopp kulturelle Verständnisprobleme zu. Auf Reporterfragen reagiert er unwirsch. Seine Arbeit verteidigt er vehement.

Dass es schwierig werden würde, war klar. Dass der Gegenwind für Jürgen Klopp allerdings so früh kommen würde, erstaunt dann doch.

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Nein, er sei da falsch verstanden worden. Er habe seine Spieler nicht kritisiert, lediglich eine gewisse Spannungslosigkeit in der Körpersprache seiner Mannschaft festgestellt. "Ich denke, das Problem sind vielmehr meine Sprachkenntnissen. Ich habe einfach nicht genügend Vokabeln, um auch die kleinen, sprachlichen Nuancen deutlich zu machen", sagte Klopp. Und schaute dabei angemessen zerknirscht.

Einfach ist die Umstellung auf die Kultur in seiner neuen Wahlheimat allerdings nicht. Klopp offenbarte gewisse Verständnisprobleme für die einheimischen Gepflogenheiten. "Ich bin nicht lange genug hier, um die Bedeutung der englischen Cup-Wettbewerbe zu verstehen", sagte er. Und: "Für mich ist es immer dasselbe: Ich will Spiele gewinnen." Auch die Regeln bei der Ausleihe von Spielern habe er "nicht alle verstanden", gab Klopp zu, "das ist in Deutschland völlig anders"

Struktur, Organisation und Personal: Gründe für Scheitern sind vielfältig! (Bilder: Autocult GmbH; Modelle & Geschichte unter www.shop-modellautos.de)

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Schlörwagen (1939): Seiner Zeit voraus!

Sein Prototyp, mit dem Spitznamen „Göttinger Ei“, auf dem Fahrgestell eines Mercedes-Benz 170 H gebaut, hatte 20 % - 40 % weniger Kraftstoffverbrauch als sein Serienmodel. Karl Schlör sagte sogar eine höhere Höchstgeschwindigkeit von ca. 30 % bis 40 % voraus. Die Form und noch mal die Form!

Ruhrfahrzeugbau Pinguin (1953): Der Porsche auf drei Rädern

Kein Wunschtraum – sondern Wirklichkeit! Das Interesse des Publikums war riesengroß. Konstrukteur Volkhart hatte zwar eine elegante Linie gezeichnet, jedoch die Abstimmung des Fahrwerks auf das hohe Fahrzeuggewicht und den daraus resultierenden Stabilitäts-schwierigkeiten übersehen. Es wurden nur 10 Pinguine gefertigt.

Alamagny (1948): Die erste Raute

Europa im Jahre 1946: Die Wirtschaft kämpft immer noch mit dem Einfluss des Zweiten Weltkrieges und die Menschen suchen nach einer günstigen Beförderung, da fast alle Fahrzeuge zerstört wurden. Mikroautos für wenig Geld sind die Lösung! Das Design und die Sitzanordnung kam nicht an!

Wie verbessern erfolgreiche Unternehmen die Qualität und Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung?

1.  Sie konzentrieren sich auf die Bereiche mit der höchsten Wirkung, die wichtigsten strategischen und operativen Entscheidungen, und auf die Bereiche mit dem höchsten Risiko (wie in ihrer Risikomatrix und dem Revisionsplan definiert).

2.  Sie etablieren klare Ressortzuständigkeiten sowie transparente Verantwortlichkeiten und Grenzen, in denen Individuen entscheiden und arbeiten können. Dies erlaubt eine kontrollierte Dezentralisierung von Entscheidungsbefugnissen.

3.  Sie setzen strategische oder wichtige operative Entscheidungen effektiv und effizient um.

4.  Sie handeln im Rahmen der entsprechenden Gesetze, gesetzliche Vorschriften, Verträge und Statuten oder vergleichbaren Kontrollunterlagen, sowie interne Vorschriften, wie beispielsweise einen Verhaltenskodex, Normen, Richtlinien, Prozesse, Verfahren und Werte.

5.  Sie haben motivierte Mitarbeiter, die Verantwortung tragen, und eine gemeinsame Unternehmenssprache, und somit eine gemeinsame Unternehmenskultur.

Organisationen, die schnell entscheiden und umsetzen, haben einen erheblichen Wettbewerbsvorteil und motivieren ihre Mitarbeiter. Daher sind sie sehr viel erfolgreicher.

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Post-Merger Integration: Best of both (zwei Unternehmen/Haushalte werden zusammengeführt)

Unternehmen ‘1‘ • Strategie • Struktur • Prozesse & Systeme • Menschen • Unternehmenskultur (Sprache & Emotionen)

Unternehmen ‘2‘ • Strategie • Struktur • Prozesse & Systeme • Menschen • Unternehmenskultur (Sprache & Emotionen)

Unternehmen ‘Neu‘ •  Strategie •  Struktur •  Prozesse & Systeme •  Menschen •  Unternehmenskultur

(Sprache & Emotionen)

Struktur

• Geografischer Fußabdruck

• Legale Firmenstruktur

• Ressorts und Organisation

• Berichtslinien

•  Jobs & Verantwortlichkeiten

• Strategische Partnerschaften

• Governance Struktur

Prozesse

• Entscheidungsfindung

• Standardisierung und Vereinfachung

• Durchgängige end-to-end Geschäftsprozesse

• Richtige Technologie und erweiterte Konnektivität

• Funktionsübergreifende Verknüpfungen

• Wissensmanagement und Performance-Management- Systeme

Menschen

• Führung

• Ausbildung und Fähigkeiten

• Entwicklung

• Personalplanung

• Bezahlung und Belohnung

• Werte und Kultur

Strukturen, Prozesse und Bereiche, die erfolgreiche Unternehmen richtig machen: Eine fitte Organisation & niedrige Gesamtkosten sind die Folgen!

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Individuelle Angestellte des Unternehmens

Einzelne Mitglieder des Vorstandes

Vorstandsvorsitzender (CEO)

Aufsichtsrat

Aktionäre

Delegieren und Verantwortung startet immer bei der Unternehmensleitung und fließt hinab in die Organisation

Leitungsorgane haben die rechtliche Pflicht, das Unternehmen so zu organisieren, dass Rechtsverstöße vermieden werden (Organisationspflicht!).

Eindeutige Ressortverantwortlichkeiten werden geschaffen und ihnen werden relevante Unternehmenspflichten zugewiesen.

Die Übertragung der Entscheidungsbefugnisse muss zweifelsfrei nachweisbar sein. Ansonsten entsteht eine Rechtsunsicherheit und ein unnötiges Risiko für das Unternehmen (Haftung/Produkthaftung) und die Mitarbeiter (personalrechtliche Fragen).

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Unternehmensstrategie

Geschäftsstrategie

•  Werte •  Überzeugung •  Kultur •  Verhalten

•  Umwelteinflüsse •  Mission •  Vision •  Pläne & Ziele

Strategien der einzelnen Funktionen

EDV Finanzen Personal Marketing Gesundheit & Sicherheit

Technologie

Audit Recht M & A Compliance Treasury Steuer

Delegieren und Verantwortung startet immer bei der Unternehmensleitung und fließt hinab in die Organisation, unabhängig der einzelnen Bereiche.

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Treibene Kraft

Resulte und Geschäftserfolg

Strategie

Unternehmensziele

Individuelle Ziele

Aktivitäten

Kultur

Werte & Überzeugung

Brand & Standards

Verhalten & Compliance

Begleitende K

raft

Vision & Mission

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Endscheidungsbefugnisse

Entscheidungsbefugnisse als wertvolle Ressource für die Erreichung der Unternehmensstrategie und als integrales Element der Unternehmenskultur.

Generelle Struktur von Entscheidungsbefugnissen im Unternehmen Wer darf was entscheiden / prüfen / unterschreiben / zertifizieren und liegt die notwendige Qualifikation vor?

Delegieren von Entscheidungsbefugnissen

Extern definierte Verantwortlichkeiten

Gesetze und Verträge

Richtlinien und Normen

Intern definierte Verantwortlichkeiten

Budget-Plan und Ressourcen

Geschäftliche Zuständigkeiten

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Von inkonsistenten und verteilten Datensätze (Excel oder Word) in eine strukturierte und automatisierte Welt: Ein echtes Rückgrat für das interne Kontrollsystem und somit eine Verbesserung der Governance.

Häufige Situation

•  Keine unternehmensgültige Delegieren-Policy

•  Verschiedene Befugnisstrukturen und Definitionen

•  Stand alone unverbundene Systeme und Prozesse

•  Doppelte Arbeit und nicht konsistente individuelle Entscheidungsbefugnisse

•  Keine Übersicht und Kontrolle über Befugnisse

•  Keine historischen Daten

Strategische Richtung ! single source of truth

•  Eine konzernweite Delegieren-Policy (verpflichtend)

•  Eine gültige Befugnisstruktur für das Unternehmen

•  Ein offizielle IT-Integrierte Datenbank für Befugnisse

• Standardisierte und einheitliche Prozesse vermeiden doppelte Arbeit, Fehler und Probleme beim Audit

• Jede entscheidungsbefugte Person hat nur einen Eintrag für die individuellen Befugnisse (inkl. historischer Daten).

Word & Excel SharePoint ERP (SAP) Lokales

System Offizielle

Datenbank

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Unternehmens- gleiche

Befugnisse zentral definiert

Funktions-spezifische Befugnisse definiert von der relevanten Funktion

Geschäfts-spezifische Befugnisse definiert von dem relevanten Geschäft

Strategische Planken

Generelle Struktur von Entscheidungsbefugnissen

Stabilität in guten und turbulenten Zeiten

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Richtiges Delegieren versetzt die Organisation in die Lage, 80-90 % des Tagesgeschäftes ohne Eskalation zum Vorgesetzten erfolgreich zu leisten.

20 % strategische

und top-operative

Entscheidungen

80 % Entscheidungen sind

operativer Natur

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25 % der Mitarbeiter verfügen normalerweise über Entscheidungsbefugnisse. In der Regel sind 10 % dieser Befugnisse finanzieller Natur und 90 % nicht-finanzieller Natur.

Risikowahrscheinlichkeit

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Ris

iko Hohe Auswirkung,

Niedrige Wahrscheinlichkeit Hohe Auswirkung, Hohe Wahrscheinlichkeit

Niedrige Auswirkung, Niedrige Wahrscheinlichkeit

Niedrige Auswirkung, Hohe Wahrscheinlichkeit

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ung

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Ziele des Programms ‘Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse’ ! Bessere und schnellere Entscheidungen plus Rechtskonformität

•  Besserer Geschäftserfolg durch Konzentration auf die wichtigsten strategischen und operativen Entscheidungen ! wertvolle Ressource für die Erreichung der Unternehmensstrategie,

•  Delegationen werden klar, zugänglich und leicht verständlich gemacht. Keine Zeitverschwendung durch Doppelarbeit und Suche, wer entscheiden darf;

•  Schnelle Qualitäts-Entscheidungen durch die richtigen Personen;

•  Reduktion des Geschäfts- und Haftungsrisikos;

•  Konzentration auf das Kerngeschäft und Kosteneinsparung (direkte und indirekte Kosten wie zum Beispiel Einkaufsausgaben) durch Standardisierung und Vereinfachung;

•  Durch eine konzernweite Lösung entsteht nicht nur ein Wettbewerbsvorteil, sondern auch ein wahres Rückgrat für das interne Kontrollsystem und somit eine Verbesserung der Kontrolle und Governance.

•  Rechtskonformes Delegieren, Corporate Governance und Compliance;

•  Motivierte Mitarbeiter, klare Verantwortlichkeiten und gemeinsame Unternehmenskultur.

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Vorteile des Programms ‘Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse’ ! Mehr Ergebnis durch weniger Einsatz, und Rechtskonformität

•  Eine konzernweite Delegieren-Policy (verpflichtend)

•  Eine Governance- und Unterstützungsstruktur innerhalb des Konzerns

•  Eine Entscheidungsbefugnis-Struktur (finanziell und nicht-finanziell) für den Konzern

•  Jede entscheidungsbefugte Person hat nur einen Eintrag für die individuellen Befugnisse

•  Die Entscheidungsbefugnis-Struktur und alle individuellen Entscheidungsbefugnisse sind in einen offiziellen Register / Datenbank verfügbar und gespeichert (inkl. historischer Daten) !single source of truth

•  Über Schnittstellen werden finanzielle Entscheidungsbefugnisse (P-2-P) von dem offiziellen Register an Transaktionssysteme (SAP, Einkauf, Reisekosten etc.) übermittelt.

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Die wesentlichen Bausteine des Prozesses ‘Entscheidungsbefugnisse‘

Organisations-Handbuch, Delegieren-Policy, Governance Struktur und Betriebsmodell

Unternehmensgültige Struktur und Definition von Entscheidungsbefugnissen, basierend auf existierenden Policies (not re-invent the wheel)

Dokumentation und Visualisierung von individuellen Entscheidungsbefugnissen

Intelligente Softwarelösung, inklusive historischer Daten & Schnittstellen zu Transaktionssystemen

Roll-Out, Management of Chance Prozess (MoC), Training für Controller und Mitarbeiter

Definieren

Organisieren für Implementation

Implementation

IT-System

Training & Kultur

Operation und Dokumentation

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Das Ziel ist es, die 5/10/20 wichtigsten Entscheidungspunkte zu identifizieren, die ermöglichen das Geschäft / Funktion durchzuführen: von oben nach unten

Nutzung der existierenden Standards/

Policies

Nutzung aller bestehenden Befugnisse

Abgleich mit Befugnissen

anderer Firmen

Vorschlag erarbeiten und in individuellen

Workshops validieren (Buy-in und Training):

• Corporate (Gruppe) • Geschäftsspezifisch • Funktionsspezifisch

Darum geht es:

•  Welche Entscheidungsbefugnisse benötigt die Organisationsleitung, um den relevanten Verantwortungsbereich erfolgreich zu führen?

•  Der Fokus liegt auf Entscheidungs-punkten und nicht auf Ausführungs-Aktivitäten (Exekution)!

•  Es geht um Entscheidungspunkte, die für eine bestimmte Organisation reserviert sind. Oder umgekehrt, Entscheidungspunkte, die nicht in anderen Organisationseinheiten sein sollten.

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Unternehmens-Ziele

Divisions- Ziele

Abteilungs-Ziele

Individuelle Ziele

Vereinbarung von Budgets und Zielen

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Individuelle Ziele richten sich nach den Zielen der nächst höheren Ebene und unterstützen uneingeschränkt die erfolgreiche Strategieumsetzung!

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Zielvereinbarung

     Vorgesetzter und Mitarbeiter vereinbaren Ziele gegenseitig

Zielvereinbarungs- Gespräch

Vereinbarung über Befugnisse

Vorgesetzter und Mitarbeiter vereinbaren Befugnisse gegenseitig

Entscheidungsbefugnis- Gespräch

Klarheit und Transparenz von Aufgaben, Ressourcen und Entscheidungsbefugnissen ! Ermächtigung der Mitarbeiter zu agieren und zu entscheiden ! Freiheit und Motivation

Empowerment der richtigen Mitarbeiter und Stärkung der persönlichen Eigenverantwortung ! gleichzeitig aber auch Job-Enforcement

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Rechtskonformes Delegieren: Wie entsteht Verantwortung?

Entstehung von Verantwortung

Gemeinsame Annahme und Übergabe der Aufgabe, Ziele, Ressourcen und Entscheidungsbefugnis

Vereinbarung über die zu erfüllende Aufgabe, Ziele und Entscheidungsbefugnisse

Finanzielle und nicht finanzielle Befugnisse Um Rechtskonformität zu erreichen, müssen Befugnisse nachweisbar dokumentiert sein, verfügbar für eine Überprüfung und die Revision.

Auswahl der richtigen vertrauenswürdigen Person

Mit der richtigen Qualifikation und der ausreichenden Erfahrung um die Aufgabe zu erfüllen Vorgesetzter hat die Unterweisungs- und Kontrollpflicht

Aufgabe, die zu erfüllen ist

Zweck, Grenzen, zu erreichendes Ziel, notwendige Ressourcen sind frei verfügbar und die Aufgabe muss erreichbar sein

Ablehnung

Kontrolle

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Potentielle technische Lösung ! Single source of truth für alle Entscheidungsbefugnisse und Kontroll- und Auditinformationen

LEAD Portal Dokumentation und Visualisierung von Entscheidungsbefugnissen

Die Entscheidungsbefugnis-Struktur und alle individuellen Entscheidungsbefugnisse sind in einen offiziellen Register / Datenbank verfügbar und gespeichert (inkl. historischer Daten).

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Strategie

Legale Firmenstruktur

Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse

Management Information (MI oder KPI)

Juristische Personen bestimmen die Firmen- und Rechtsstruktur, durch die Strategie und Business-Plan umgesetzt werden.

Sie sollten nur über eine offizielle Datenbank bzgl. rechtlicher Firmenstruktur verfügen:

•  Stärkung des strategischen Managements des Unternehmens;

•  Verbesserung der Kontrolle und Governance der Gesellschaften;

•  Compliance mit den relevanten Recht und der Optimierung der steuerlichen Pflichten.

Die richtigen MI definieren und messen den Fortschritte in Bezug auf Pläne und Ziele (Person oder Organisation).

Sie sollten nur ein Performance Management-Framework mit allen strategierelevanten KPIs besitzen:

•  Gemeinsames Verständnis über deren Zweck und Bedeutung;

•  Vermeidung von Doppelarbeit und Fehlern in der Berechnung und Berichterstattung;

•  Rationalisierung der Berichte.

Angebot Corptree: Verbesserung der Qualität der Entscheidungsfindung durch Klarheit, Transparenz, Standardisierung und Best Practice

Erfolgreiche Unternehmen ermöglichen und erwarten eine schnelle hochwertige Entscheidungsfindung.

Sie sollten nur über eine offizielle Datenbank für Zuständigkeiten und für Verantwortlichkeiten verfügen:

•  Befähigung der richtigen Personen, Entscheidungen zu treffen;

•  Verbesserung von Klarheit des Zweckes & persönliche Verantwortung;

•  Standardisierung und Vereinfachung des Prozesses und Erfassung historische Daten.

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Vernetzung von LEAD mit anderen Daten-Banken ist ebenfalls möglich

Reisekosten

Lokale Controller administrieren die Daten

Datenbank der E.ON-Entscheidungsbefugnisse

Adress- informationen

Datenimport Corptree-Software LEAD Präsentation

Einkaufsystem

ERP (SAP)

E.ON Intranet

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Zuständigkeitsstruktur

Die Zuständigkeitsstruktur der Organisation wird sichtbar und es kann hoch und runter navigiert werden.

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Überblick aller Zuständigkeiten im Konzern ! eine Gesamtübersicht! Finanzielle und nicht-finanzielle Entscheidungsbefugnisse

Alle Kategorien und die einzelnen Zuständigkeiten können individuell definiert werden.

Ausführliche Definitionen und wichtige Dokumente können beigefügt werden.

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Übersicht eigener Entscheidungsbefugnisse

Individuelle Zuständigkeiten werden klar und genau vereinbart. Kostenstellen können ebenfalls dokumentiert werden.

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Übersicht: Team-Entscheidungsbefugnisse & Unternehmensübersicht

Die individuelle Zuständigkeitsstruktur eines Teams wird nebeneinander klar und transparent in einem Excel-Format angezeigt.

Gleiches existiert für das gesamte Unternehmen! 28

Drei unterschiedliche Suchfunktionen: Wer hat eine bestimmte Entscheidungsberechtigung innerhalb des Konzerns?

Für alle einsehbar: Kontaktinformation von den einzelnen Personen verfügbar.

Komplette Kommunikationslisten im Backend verfügbar!

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Audit-Informationen: Historische Daten

Alle Veränderungen der individuellen Zuständigkeiten werden aufgezeichnet.

Somit wird angezeigt, wer welche Zuständigkeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit hatte.

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What’s in it for the company?

1. Integrität Delegationen werden klar, zugänglich und leicht verständlich gemacht. Durch eine konzernweite Lösung bewegt sich das Unternehmen aus inkonsistenten und verteilten Datensätze (Excel oder Word) in eine strukturierte und automatisierte Welt: Ein echtes Rückgrat für das interne Kontrollsystem und somit eine Verbesserung der Kontrolle und Governance.

2. Strategie Eine konzernweite Lösung ist eine wertvolle Ressource für die Erreichung der Unternehmensstrategie und gibt den Mitarbeitern die Sicherheit, dass sie in ihren Entscheidungsrahmen handeln, und damit einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg beitragen. Das gesamte Unternehmen arbeitet nach einer Entscheidungsstruktur.

3. Standardisierung und Vereinfachung Eine transparente Steuerung und eine Governance-Struktur mit gemeinsamen Prozessen und einem System reduziert doppelte Arbeit und Fehler, und reduziert daher unnötige Kosten.

4. Effizienz Eine Datenbank, die für alle zugänglich ist, bedeutet verbesserte Integrität der Daten und Controller verbringen weniger Zeit mit dem Administrieren von Datensätzen.

5. Effektivität - Erfordert weniger Zeit für die Klärung ‘Wer darf was entscheiden?‘ - Stellt sicher, die richtigen Personen die Entscheidungen treffen; und - Die richtigen Personen werden befähigt Aktivitäten zu ergreifen.

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Corptrees Angebot basiert auf 10 Jahre Erfahrung in Zuständigkeiten: Beratung (deutsch und englisch) und Delegieren-Software LEAD

Consulting • Entwicklung der Group-Delegieren-Policy;

• Aufbau der notwendigen Gesamtverantwortung, der Governance-Struktur und des Betriebsmodells des Delegieren-Programms;

• Durchführung von Workshops mit dem Senior Management;

• Empfehlungen über erforderliche Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse (Vollständigkeit und Änderungen);

• Entwicklung der individuellen Befugnis-Definitionen im Einklang mit bestehenden Standards und Richtlinien;

• Unterstützung des Kommunikations- und Engagements Prozess, um Delegieren richtig in die Organisation einzubetten und auszurollen;

• Begleitung des Management of Change Prozesses und die Durchführung des Trainings für Mitarbeiter.

• Projekt-Management nach Kundenwunsch

Software LEAD • Delegieren-Software & Software-Updates

• Kundenspezifische Funktionsanpassungen

• Schnittstellen von/zu anderen Systemen

• Technische Installationsunterstützung & Help-desk

• Anwendertraining für Administratoren (Controller)

• Laden von Daten (Zuständigkeiten und individuelle Profile)

• Unternehmensspezifische Corporate-Identity-Anpassungen

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