BME-Umfrage · 2015-06-17 · Wir freuen uns, Ihnen die neunte Ausgabe der „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ präsentieren zu dürfen. 2015 konnte ein neuer Teilnehmerrekord verzeichnet

Durchschnitts- und Best-in-Class-Werte

n e tBMEnet GmbH

BME-UmfrageTOP-Kennzahlen im Einkauf

Kennzahlen zu:• Kosten des Einkaufs

• Einkaufsorganisation

• Lieferantenmanagement

Leseprobe

© Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. TOP-Kennzahlen im Einkauf | 2

Inhaltsverzeichnis Danksagung ............................................................................................................................................. 3 Vorwort ................................................................................................................................................... 4 Rückblick auf die wirtschaftliche Entwicklung 2014 ............................................................................... 5 Einkaufskennzahlen richtig verstehen..................................................................................................... 7 Methodik: Auswahl der Best in Class ...................................................................................................... 8 Best in Class 2015: Kernaussagen ......................................................................................................... 10Teilnehmer 2015 ................................................................................................................................... 15 Organisation & Mitarbeiterstruktur im Einkauf .................................................................................... 17 Beschaffungsstruktur ............................................................................................................................ 19 Beschaffungsstrategie ........................................................................................................................... 20 Nicht-traditionelle Beschaffungsfelder ................................................................................................. 21 Early Involvement .................................................................................................................................. 22 Lieferantenbewertung ........................................................................................................................... 23 Ziele für den strategischen Einkauf ....................................................................................................... 24 Vereinbarung des Zahlungsziels ............................................................................................................ 25 Rechnungsprüfung ................................................................................................................................ 26 Durchlaufzeit ......................................................................................................................................... 29 Einkaufskennzahlen

Kennzahl 1: Einkaufsvolumen vom Umsatz........................................................................................... 30 Kennzahl 2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen .............................................................................. 32 Kennzahl 3: Einkaufskosten vom Umsatz .............................................................................................. 34 Kennzahl 4: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf ...................................................................... 36 Kennzahl 5: Kosten je Bestellvorgang ................................................................................................... 38 Kennzahl 6: Anzahl Bestellungen je Einkäufer ...................................................................................... 40 Kennzahl 7: Artikelanzahl je Mio. € Einkaufsvolumen .......................................................................... 42 Kennzahl 8: Durch den Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen ....................................................... 44 Kennzahl 9: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge ................................................................... 46 Kennzahl 10: Weiterbildungskosten je Mitarbeiter im Einkauf ............................................................ 48 Kennzahl 11: Einkaufsvolumen über Internetauschreibungen und Online-Auktionen ........................ 50 Kennzahl 12: Liefertermintreue aller Lieferungen ................................................................................ 52 Kennzahl 13: Reklamationsquote aller Lieferungen.............................................................................. 54 Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung ...................................................... 56 Kennzahl 15: Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen ................................................................ 58 Kennzahl 16: Anteil Bestellpositionen mit elektronischer (automatisierter) Rechnungsabwicklung ... 60 Kennzahl 17: Kostenveränderung ......................................................................................................... 62 Kennzahl 18: Anzahl Bestellpositionen je Bestellung ............................................................................ 64 Kennzahl 19: Vollkosten je Einkäufer .................................................................................................... 66 Kennzahl 20: Einkaufskosten je Lieferant.............................................................................................. 68 Kennzahl 21: Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen .......................................................... 70 Kennzahl 22: Durchschnittswert je Bestellung ...................................................................................... 72 Kennzahl 23: Durchschnittliches Zahlungsziel ....................................................................................... 74 Kennzahl 24: Einkaufsvolumen über Skonto ......................................................................................... 76 Kennzahl 25 A/B: Kostenvermeidung ................................................................................................... 78 Impressum

BME e.V. ................................................................................................................................................ 80 Ansprechpartner ................................................................................................................................... 80 Herausgeber .......................................................................................................................................... 80


Danksagung

Im Namen des BME e.V. danken wir allen Unternehmen, die an der aktuellen Erhebung „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ teilnahmen, sowie auch allen Unternehmen, die in den vergangenen Jahren die Umfrageergebnisse bezogen. Ihre Fragen, Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge waren uns stets eine große Hilfe.

Ganz besonders bedanken möchten wir uns bei allen ständigen Mitgliedern des BME-Arbeitskreises „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ für ihre tatkräftige Unterstützung bei der inhaltlichen Gestaltung.

Holger Wiegand, Head of Sourcing Operations EMEA, 3M EMEA GmbH

Andreas Lienesch, Controlling Einkauf und Logistik, Big Dutchman AG

Thomas Schöne, Einkaufsleiter, Big Dutchman International GmbH

Frank Diebold, Leiter Einkauf und Supply Chain Management, Brauerei C. & A. VELTINS GmbH & Co. KG

Ralf Sommer, Leiter Supply Support, InfraServ GmbH & Co. Höchst KG

Marcus Urbach, Leiter Einkauf, InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG

Martin Müller-Raidt, Direktor Zentrales Beschaffungsmanagement, KfW Bankengruppe

Andreas Priesing, Einkauf, Miele & Cie. KG

Guido Bader, Einkaufsplanung, Kennzahlen & Richtlinien, RWE GBS GmbH

Anton Kirmeier, Geschäftsbereichsleiter Organisation/IT und Beschaffung Stadtwerke Mainz AG

Thomas Fobbe, Leiter Einkauf und Facility Management, Mitglied der Geschäftsleitung, TRILUX GmbH & Co. KG

Sonja Brepols, Purchasing Controller, Zentis GmbH & Co. KG

Mischa Miller, Leiter SCM Datenmanagement und Reporting, ZF Friedrichshafen AG

Vielen Dank für Ihre hilfreichen Anregungen und Ihr außerordentliches Engagement!


Vorwort

Wir freuen uns, Ihnen die neunte Ausgabe der „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ präsentieren zu dürfen. 2015 konnte ein neuer Teilnehmerrekord verzeichnet werden: Rund 240 Unternehmen, von DAX-30-Konzernen bis hin zu KMU, stellten ihre internen Daten zur Verfügung, um sich an einer der europaweit größten Benchmarking-Analysen von Prozessen und Kosten im Einkauf zu beteiligen. Mit den TOP-Kennzahlen ist ein anerkannter Standard für Deutschland und angrenzende Staaten zur Leistungsmessung des Einkaufs entstanden.

Das Geschäftsjahr 2014 bestätigt, dass die Einkaufsabteilungen ihre Kosten und Prozesse im Griff haben: Die Hauptkennzahlen bleiben alle stabil. Viele Unternehmen konnten Kostenreduzierungen von rund zwei Prozent verbuchen, wobei in vielen Branchen die aktuelle Marktsituation dazu beigetragen hat. Denn an der grundsätzlichen Ausrichtung des Einkaufs hat sich nicht viel geändert. Ein Großteil der Einkäufer (rund 60 Prozent) bleibt operativ tätig. Auch die Umsetzung von Einkaufsstrategie sowie die Early-Involvement-Quote stagnieren.

Die Best-in-Class-Unternehmen sind hier einen Schritt weiter. Sie nutzten die aktuell komfortable Marktsituation, um sich den strategischen Fragestellungen zu widmen: Was muss der Einkauf heute tun, um nachhaltig seinen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg zu steigern? Die meist genannten Prioritäten sind Kostenreduzierung, Versorgungssicherheit, frühzeitige Einbindung des Einkaufs in den Beschaffungsprozess sowie eine Verbesserung der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.

Weiterhin viel zu tun gibt es in den sogenannten „nicht-traditionellen Beschaffungsfeldern“. Marketing- und Beratungsleistungen zum Beispiel werden in den meisten Unternehmen noch immer von den Bedarfsträgern eingekauft. Eine große Hürde für den Einkauf stellt hier die in vielen Fällen mangelnde Fachkompetenz und das fehlende Know-how in diesen Spezialgebieten dar – ein Indiz dafür, wie wichtig Mitarbeiterqualifizierung und Weiterbildung sind. Dass hier noch viel Handlungsbedarf ist, zeigt die seit Jahren stagnierende Kennzahl „Weiterbildungskosten je Mitarbeiter im Einkauf“.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass der Einkauf seine Position in den vergangenen Jahren deutlich gestärkt hat. Dafür spricht die Entwicklung der wichtigsten Kennzahlen. Die aktuelle Situation kann aber über vorhandene Verbesserungspotenziale hinwegtäuschen. Dies bestätigt die nach wie vor recht große Differenz (30 bis 50 Prozent) bei den Hauptkennzahlen zwischen dem Durchschnitt und den Klassenbesten. Die Unternehmen, die heute auf der Stelle treten, werden spätestens bei einer Eintrübung der Konjunktur heftigen Gegenwind verspüren, was die Effizienz und Effektivität betrifft.

Volkmar Klein Evgenia Gavrina

Bereichsleiter BME-Benchmark-Services Projektmanagerin BME-Benchmark-Services


Einkaufskennzahlen richtig verstehen

Bei der Interpretation der Kennzahlen ist es sehr wichtig, diese nicht isoliert, sondern in Zusammenhang miteinander zu betrachten. Nicht zuletzt fließen bei der Leistungsbewertung des Einkaufs die Faktoren mit ein, die außerhalb seines Wirkungskreises liegen, seien es externe Markteinflüsse sowie Absatz- oder Produktionsplanungen. Andererseits können einige strukturelle Verschiebungen zur „Verbesserung“ der einen Werte und gleichzeitig zur „Verschlechterung“ der anderen führen. Deshalb empfehlen wir, die Kennzahlen stets im Kontext Ihrer Einkaufsstrategie und Unternehmensziele zu verstehen.

Keine isolierte Betrachtung einzelner Werte

Festlegung der Vergleichspartner

Festlegung der Hauptkennzahlen

Berücksichtigung der Unternehmensstruktur/Prozesse und der Markteinflüsse

Die Aussagekraft der Ergebnisse nimmt zu, wenn man die Durchschnittswerte den Best-in-Class-Werten gegenüberstellt


Teilnehmer 2015

Bei der aktuellen Erhebung konnte der BME einen neuen Teilnehmerrekord einstellen. Mit rund 240 Teilnehmern (was einem Zuwachs von neun Prozent gegenüber dem Vorjahr entspricht), welche in der Summe mehr als 180 Mrd. Euro Einkaufsvolumen und rund 20.000 Mitarbeiter im Einkauf aus allen Branchengruppen und Unternehmensgrößen vertreten, weisen die Kennzahlen des BME einen repräsentativen Charakter auf.


Rund 22 Prozent aller Teilnehmer sind Newcomer, darunter sowohl Global Player als auch klein- und mittelständische Unternehmen. Mit zirka 78 Prozent der „Stammgäste“, die regelmäßig an der Umfrage teilnehmen, ist eine kontinuierliche statistische Basis vorhanden. Dabei ist keine strukturelle Veränderung zum Vorjahr festzustellen, weder bei Branchen-, noch bei Umsatzverteilung.


Methodik: Auswahl der Peer Group

Die Einkaufskennzahlen sind ein wichtiges Instrument für die Darstellung interner Entwicklungstrends. Der wichtigste Grundsatz der Analyse ist der Vergleich mit ähnlichen Unternehmen. Deshalb ist die Auswahl geeigneter Vergleichspartnern von entscheidender Bedeutung. Bei der Interpretation der Kennzahlen ist weiterhin wichtig, dass diese als komplexes System betrachtet werden.

Die Umfrageergebnisse sind in folgenden Auswertungen erhältlich:

Durchschnittswerte

Die aktuellen Umfrageergebnisse zeigen, dass in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen teilweise erhebliche Unterschiede vorliegen. Deshalb wurden neben dem Durchschnitt aller Teilnehmer die Mittelwerte in jeweils fünf Branchengruppen und Umsatzklassen gebildet.

Best-in-Class-Werte

Stellen Profile real existierender Unternehmen dar, deren Einkaufskosten im Verhältnis zu ihrem Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 – die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen bestehen) am geringsten sind.

Wie im vergangenen Jahr wurden als Best in Class zunächst je zehn Unternehmen pro Branchengruppe und Umsatzklasse ausgewählt, deren Einkaufskosten im Verhältnis zum Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 – die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen bestehen) am geringsten sind. Abschließend wurden diese mit Blick auf folgende Hauptkennzahlen nochmals geprüft:

- Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen

- Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf

Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf

Anzahl Bestellungen je Einkäufer

Kosten je Bestellvorgang

Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung

Einkaufsprozess

Einkaufsorganisation

Durch Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen

Einkaufsvolumen über langfristige Verträge

Liefertermintreue

Reklamationsquote

Beschaffungsstruktur

Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen

Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen

Artikelanzahl je Mio. € Einkaufsvolumen

Kostenveränderung

Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen


- Liefertermintreue

- Reklamationsquote

- Einkaufsvolumen in Verantwortung des Einkaufs

- Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge

- Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen

- Abrufquote aus Rahmenverträgen (Kontrakt/Katalog). Die Mittelwerte der jeweils fünf Besten sind die Best-in-Class-Werte. Insgesamt wurden hier 23 Kennzahlen ermittelt. Die Kennzahlen 14 (Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsfunktion) und 25 (Kostenvermeidung) stellen die Durchschnittswerte dar. Auswertung der Ergebnisse: Die Aussagekraft der Best-in-Class-Werte nimmt zu, wenn diese den aktuellen Durchschnittswerten gegenübergestellt werden (siehe Abbildung).

Am Beispiel der Führungskennzahl „Einkaufskosten zum Einkaufsvolumen“ lässt sich gut erkennen, dass die Unterschiede zwischen den Best in Class und dem Durchschnitt in der Regel 30 bis 50 Prozent betragen. Dies gilt für fast alle Hauptkennzahlen! Bei den sog. „neutralen“ Kennzahlen kann vorkommen, dass die Best-in-Class-Werte sogar leicht unter dem Durchschnitt liegen. Da unser Ziel war, hier echte Unternehmensprofile abzubilden, um dann von den Besten lernen zu können, wurden als Best-in-Class-Werte stets die Mittelwerte der ausgewählten fünf Best-in-Class-Unternehmen dargestellt.

Durchschnitt aller

Teilnehmer

Metall-, Elektro-, und Kunststoff-

industrie, Maschinenbau

Energie, Versorgung,

GöR

Dienstleister Chemie-, Bio- und

Pharmaindustrie

Kfz-Industrie und

Systemzulieferer


Best in Class 2015: Kernaussagen

Die Ergebnisse der aktuellen Erhebung belegen: 2014 befand sich der Einkauf in einer Komfortzone. Operativ konnte er sich bei den Kennzahlen moderat verbessern, was angesichts einer eher entspannten Marktsituation aber auch nicht überrascht. Festzuhalten bleibt jedoch auch, dass ein Großteil der strategischen Indikatoren unverändert geblieben ist.

Umso auffälliger ist die weiterhin positive Entwicklung der Best-in-Class-Unternehmen. Sie haben die günstige Konjunkturlage genutzt, um sich strategischen Aufgaben zu widmen. Das Resultat kann sich sehen lassen: Bei vielen strategischen Kennzahlen konnten sie den Vorsprung vergrößern.

Was kennzeichnet die Best-in-Class-Unternehmen?

Einkauf als Werttreiber: Hohe hierarchische Eingliederung des Einkaufs in Verbindung mit entsprechender Unternehmenskultur (internes Einkaufsmarketing) führt dazu, dass der Einkauf oft für mehr als 90 Prozent des Gesamtbeschaffungsvolumens verantwortlich ist. Auch in den sogenannten nicht-traditionellen Beschaffungsfeldern wie Reise-, Beratung- oder Marketingleistungen arbeitet der Einkauf eng mit den Bedarfsträgern zusammen. Gemeinsam werden für nahezu alle Materialgruppen Beschaffungsstrategien definiert, auch wenn es letztendlich bedeutet, dass der operative Einkauf bewusst an die Bedarfsträger delegiert wird.

Einkaufsorganisation: Die hybride Organisationsform in Verbindung mit Projekteinkauf und

Warengruppenmanagement ist weiterhin dominierend. Immer mehr Unternehmen setzen auf flexible anpassungsfähige Strukturen. Auffällig ist auch, dass die Best-in-Class-Unternehmen nur noch ein Drittel ihrer Personalressourcen für das operative Tagesgeschäft einsetzen.

Hohe Prozesseffektivität und Effizienz: Die Automatisierung des Bestell- und Abrechnungsprozesses in Verbindung mit der Standardisierung der Bedarfe schreitet weiter voran. Die Klassenbesten schreiben nicht nur mehr Bestellungen, sie erzielen per anno ein Einkaufsvolumen, das je Mitarbeiter um ca. 30 Prozent höher liegt. Auch die Anzahl der Artikel und Lieferanten sind bei den Best in Class nur halb so hoch wie bei dem Durchschnitt. Dadurch konnten sie ihre Kosten in den vergangenen Jahren um 30 bis 50 Prozent senken.

Lieferantenmanagement: Fast alle Best-in-Class-Unternehmen führen regelmäßig Lieferantenbewertungen durch und messen konsequent die Liefertermintreue und Reklamationsquote. In vergangenen Jahren konnte dadurch eine Optimierung des Lieferantenstammes erreicht werden. Viele Best-in-Class-Unternehmen verfahren nach dem Prinzip „ein Artikel – ein Lieferant“.

Regelmäßiges Controlling / externes Benchmarking: Gut zwei Drittel der Best-in-Class-Unternehmen nehmen regelmäßig an der BME-Erhebung teil. In vergangenen Jahren konnten Sie sich einen deutlichen Vorsprung verschaffen: die Schere zwischen den Best-in-Class und dem Durchschnitt ist deutlich auseinandergegangen.

Die Ergebnisse der vorliegenden Auswertung zeigen, dass die Best-in-Class-Unternehmen bei fast allen Hauptkennzahlen deutlich besser (in einzelnen Fällen sogar bis zu 50 Prozent) als der Durchschnitt abgeschnitten haben. Das bedeutet, dass die Professionalität und Effizienz der Einkaufsabteilungen bei vielen Unternehmen einen höheren Stellenwert gewonnen haben.


Kennzahl 2

Durchschnittswerte


Kennzahl 2

Best-in-Class-Werte


Kennzahl 2 Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen

Formel Beschreibung

Gesamtkosten der Einkaufsabteilung in T€ x 100 Durch EK verantwortetes Gesamteinkaufsvolumen in T€

Einheit Prozent

Parameterdefinition Gesamtkosten der Einkaufsabteilung

Alle direkten und indirekten Kosten, die für die Durchführung der Einkaufsfunktion auf der Kostenstelle Einkauf anfallen inkl. Personalkosten, IT-/Systemkosten. Ohne Rechnungsprüfung, Qualitätssicherung etc. und ohne Erlöse für Verkäufe von Lagerhütern, gebrauchten Maschinen etc. (siehe auch Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten).

Durch EK verantwortetes Einkaufsvolumen

In der Berichtperiode fakturiertes Bestellvolumen (Rechnungsvolumen), das in der Verantwortung des Einkaufs liegt und direkt dem Einkauf zuzuordnen ist.

Kategorie Prozesse/Kosten

Anforderungsformular

Fax-Antwort an +49 (0)69 30838-199

TOP-Kennzahlen im Einkauf 2015 Durchschnittswerte Best-in-Class-Werte

BME-Mitglieder: 1.480,- € zzgl. MwSt BME-Mitglieder: 1.480,- € zzgl. MwSt

Nicht-BME-Mitglieder: 1.880,- € zzgl. MwSt. Nicht-BME-Mitglieder: 1.880,- € zzgl. MwSt.

Anrede: Frau Herr

Name:

Vorname:

Funktion:

Firma:

Adresse:

E-Mail:

Tel.:

Fax:

BME-Mitgliedsnummer:

Branche:

Umsatz (in Mio. €):

Betriebsgröße (Mitarbeiteranzahl):

Hiermit fordern wir verbindlich die „TOP-Kennzahlen im Einkauf 2015“ an.

Datum und Unterschrift:

n e tBMEnet GmbH

Volkmar Klein Bereichsleiter BME-Benchmark-Services Tel.: +49 (0) 69 30838-301 Fax: +49 (0) 69 30838-199 E-Mail: [email protected]

Evgenia Gavrina Projektmanagerin BME-Benchmark-Services Tel.: +49 (0) 69 30838-312 Fax: +49 (0) 69 30838-199 E-Mail: [email protected]

Ansprechpartner:

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BME-Umfrage · 2015-06-17 · Wir freuen uns, Ihnen die neunte Ausgabe der „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ präsentieren zu dürfen. 2015 konnte ein neuer Teilnehmerrekord verzeichnet