Capitol Vertragsverwaltung 1 Am Beispiel Pachtvertrag

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CapitolVertragsverwaltung

Am Beispiel Pachtvertrag

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Inhaltsverzeichnis

1. Verpachtung - Einnahme

a) Vertragskonditionen in Capitol als Zuordnung hinterlegen

b) Muster Vertrag als Dokumentenvorlage in Capitol

hinterlegen

2. Anpachtung – Ausgabe

a) Vertragskonditionen in Capitol als Zuordnung hinterlegen

3. Auswertung

a) Von befristeten Verträgen

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1 Verpachtung – EinnahmeVertragskonditionen in Capitol

als Zuordnung hinterlegen

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Vertragskonditionen aus Vertrag entnehmen

Konditionen:Vertragspartner:

Hausverwaltung Mooser

Dahlienstraße 555

83026 Rosenheim

Grundstück:Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim,

Flur: 66889, Flurstück: 5597878,

1580m²

Pachtvertragsnummer:

223369-2013

Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre,

16.10.2013 – 15.10.2018

Pachtpreis: 5 € / m²

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Zuordnung für Vertrag anlegen- Person neu hinterlegen

Konditionen:Vertragspartner: Hausverwaltung MooserDahlienstraße 55583026 Rosenheim

Grundstück:Sepp-Heindl-Straße 55 Rosenheim, Flur: 66889, Flurstück: 5597878, 1580m²

Pachtvertragsnummer: 223369-2013

Pachtdauer & Zeitraum: fünf Jahre,16.10.2013 – 15.10.2018


1. Öffnen Sie das Zuordnungsmodul

2. Klicken Sie auf hinzufügen

3. Wählen Sie unter „Personendaten“ neu anlegen

4. Es öffnet sich das Personenmodul.

5. Geben Sie hier alle Informationen zur Person an.

6. Klicken Sie auf Speichern

7. Die Person wurde hinterlegt.

6

Zuordnung für Vertrag anlegen- Grundstück neu hinterlegen






1. Wählen Sie unter „Objektdaten“ neu anlegen

2. Es öffnet sich das Objektmodul.

3. Geben Sie hier alle Informationen zum Objekt an.

7

Zuordnung für Vertrag anlegen- Grundstück neu hinterlegen






1. Wechseln Sie auf den Reiter Flächen. Geben Sie

hier die Grundstücksfläche an.

2. Klicken Sie auf Speichern

3. Das Grundstück wurde bei der Zuordnung

hinterlegt.

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Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtvertragsnummer und Dauer hinterlegen






1. Geben Sie unter Zuordnungsdaten die

Pachtvertragsnummer als Kurzbezeichnung ein.

2. Wählen Sie die Zuordnungsart „Verpachtung“ aus

3. Geben Sie den Vertragsbeginn an.

4. Klicken Sie auf „Befristet“.

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Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtvertragsnummer und Dauer hinterlegen






1. Geben Sie die Laufzeit in Monaten an.

2. Klicken Sie auf rechnen.

3. Das Ablaufdatum wird automatisch berechnet.

4. Bestätigen Sie mit OK.

5. Das Ablaufdatum wurde hinterlegt.

6. Wählen Sie den Zahlungszyklus „jährlich“ aus.

7. Geben Sie bei Monat „Oktober“ an.

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Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtpreis hinterlegen






1. Markieren Sie unter „aktuelle Sollzahlungen“ das

Konto „Pacht“.

2. Klicken Sie auf Zahlungsentwicklung

3. Klicken Sie auf neu

4. Wählen Sie die Funktion „Einzelpreis

5. Geben Sie den m² Preis an.


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1. Der gesamte Pachtpreis wird berechnet.

2. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.

3. Die Sollzahlung wurde übernommen.

4. Speichern Sie die Zuordnung ab.

5. Der Pachtvertrag wurde in Capitol hinterlegt.

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1 Verpachtung – EinnahmeMuster Vertrag als Dokumentenvorlage

in Capitol hinterlegen

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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Dokument in Datenbank laden

1. Öffnen Sie das Modul Dokument.

2. Klicken Sie auf hinzufügen.

3. Wählen Sie neues Dokument aus Datei laden.

4. Laden Sie das gewünschte Dokument.

5. Das Dokument wurde in die Datenbank

geladen.

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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen raussuchen

1. Klicken Sie nun auf Textersetzungsoptionen.

2. Suchen Sie die benötigten

Textersetzungsoptionen aus der Liste und

wählen Sie diese über doppelklick aus.

3. Hierzu können Sie das gewünschte Modul

vorher auswählen.

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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen raussuchen

1. Auswahl der benötigten

Textersetzungsoptionen Ihre

Dokumentenvorlage zu Hand und markieren

Sie alle benötigten Felder.

2. Bei der Auswahl der Felder hilft Ihnen auch

unser Handbuch unter: www.capitol-classic.de

Benötigte Felder:

Person: Name, Straße, PLZ, Ort

Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche,

Zuordnung: Pachtvertragsnummer,

Vertragsbeginn, Vertragsende

http://www.capitol-classic.de/handbuch/handbuecher_html/Stammdaten/Handbuch_Dokumente/index.htm

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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen Personenmodul

1. Wählen Sie Person aus.

2. Wählen Sie die gewünschten Felder über

Doppelklick aus.

Name

Straße

Ort

Postleitzahl

Benötigte Felder:


Objekt: Gemarkung, Flur, Flurnummer, Fläche



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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen Objektmodul

1. Wählen Sie Objekt aus.


Doppelklick aus.

Benötigte Felder:





Flur

Flurnummer

Gemarkung

Fläche

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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen Zuordnungsmodul

1. Wählen Sie Zuordnung aus.


Doppelklick aus.

Benötigte Felder:





Pachtvertragsnummer

Vertragsbeginn

Vertragsende

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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen in Dokument einfügen

1. Wurden alle Textersetzungsoptionen gefunden

klicken Sie auf „in Zwischenablage kopieren“.


Benötigte Felder:





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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Textersetzungsoptionen in Dokument einfügen

1. Klicken Sie auf Dokument bearbeiten.

2. Fügen Sie die Textersetzungsoptionen in der

Zwischenablage in das Dokument ein.

3. Setzen Sie die einzelnen Optionen als

Platzhalter an den gewünschten Stellen im

Dokument.

4. Speichern und Schließen Sie das Dokument

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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Dokument als Vorlage abspeichern

1. Die Textersetzungsoptionen im Dokument

wurden übernommen.

2. Geben Sie einen Betreff für das Dokument an.

3. Wählen Sie „Dokument-Vorlage“ aus

4. Speichern Sie das Dokument ab.

5. Die Dokumentenvorlage wurde in Capitol

hinterlegt.

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Mustervertrag als Dokumentenvorlage anlegen- Dokumentenvorlage überprüfen

1. Öffnen Sie das Zuordnungsmodul.

2. Wählen Sie die gewünschte Zuordnung.

3. Wechseln Sie auf den Reiter Dokumente.

4. Klicken Sie auf Dokument hinzufügen.

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1. Klicken Sie auf Dokument aus Vorlage.

2. Wählen Sie die Dokumentenvorlage über

Doppelklick aus.

3. Das Dokument wurde geladen.

4. Klicken Sie auf Textersetzung.

5. Die Textersetzung wurde durchgeführt.

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1. Über Doppelklick auf die

Dokumentenvorschau wird das Dokument

geöffnet.

2. Überprüfen Sie, ob alle

Textersetzungsoptionen korrekt ersetzt

wurden.

3. Wurde alles korrekt ersetzt, kann das

Dokument bei der Zuordnung hinterlegt

werden.

Hinweis:Die Dokumentenvorlagen müssen nur einmal hinterlegt werden und können jederzeit verwendet werden. Je mehr Platzhalter vorhanden sind desto dynamischer kann die Vorlage verwendet werden

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2 Anpachtung – AusgabeVertragskonditionen in Capitol

als Zuordnung hinterlegen

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Vertragskonditionen aus Vertrag entnehmen

Konditionen:Vertragspartner:

Stadtverwaltung Musterstadt

Musterstraße 1

12345 Musterstadt

Grundstück:Flurstück 0098, Flur: 0098,

Flurstück: 0098, 1000m²

Pachtvertragsnummer:

369369-2013

Pachtdauer & Zeitraum: vierJahre,

16.10.2013 – 15.10.2017


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Zuordnung für Vertrag anlegen- Vorhandene Person verknüpfen

Konditionen:Vertragspartner: Stadtverwaltung Musterstadt Musterstraße 112345 Musterstadt

Grundstück:Flurstück 0098, Flur: 0098, Flurstück: 0098, 1000m²


Pachtdauer & Zeitraum: vier Jahre,16.10.2013 – 15.10.2017


1. Öffnen Sie das Zuordnungsmodul

2. Klicken Sie auf hinzufügen

3. Wählen Sie unter „Personendaten“ Person

suchen

4. Es öffnet sich die Personensuche

5. Wählen Sie die Person über Doppelklick aus

6. Die Person wurde hinterlegt.

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Zuordnung für Vertrag anlegen- Vorhandenes Grundstück verknüpfen 1. Wählen Sie unter „Objektdaten“ Objekt suchen.

2. Es öffnet sich die Objektsuche.

3. Wählen Sie das gewünschte Objekt über

Doppelklick aus.

4. Das Grundstück wurde bei der Zuordnung

hinterlegt.

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Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtvertragsnummer und Dauer hinterlegen 1. Geben Sie unter Zuordnungsdaten die

Pachtvertragsnummer als Kurzbezeichnung ein.

2. Wählen Sie die Zuordnungsart „Anpachtung“ aus

3. Geben Sie den Vertragsbeginn an.

4. Klicken Sie auf „Befristet“.

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Zuordnung für Vertrag anlegen- Pachtvertragsnummer und Dauer hinterlegen 1. Geben Sie die Laufzeit in Monaten an.


3. Das Ablaufdatum wird automatisch berechnet.

4. Bestätigen Sie mit OK.

5. Das Ablaufdatum wurde hinterlegt.

6. Wählen Sie den Zahlungszyklus „jährlich“ aus.

7. Geben Sie bei Monat „Oktober“ an.

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1. Markieren Sie unter „aktuelle Sollzahlungen“ das

Konto „Pacht Anpachtung“.

2. Klicken Sie auf Zahlungsentwicklung

3. Klicken Sie auf neu

4. Wählen Sie die Funktion „Einzelpreis

5. Geben Sie den m² Preis an.


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1. Der gesamte Pachtpreis wird berechnet.


3. Die Sollzahlung wurde übernommen.

4. Speichern Sie die Zuordnung ab.

5. Die Anpachtung wurde in Capitol hinterlegt.

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3 AuswertungBefristete Verträge

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Auswertung befristete Verträge- Filtereinstellungen festlegen 1. Öffnen Sie das Zuordnungsmodul

2. Wechseln Sie unter Filter auf den Reiter

„Vertragsverwaltung“.

3. Wählen Sie hier Laufzeit = nur befristete

4. Klicken Sie auf suchen

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Auswertung befristete Verträge- Auswertung starten 1. Es werden alle befristeten Verträge angezeigt

2. Klicken Sie auf Drucken / Nutzerliste

3. Capitol generiert die Auswertung

4. Auf der Nutzerliste erhalten Sie sogleich eine

Übersicht der Ablaufdaten.

Diese Liste kann beliebig bearbeiten werden.

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Tel.: +49 80 31 – 24881

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