Case Study Unternehmensqualität VAMED-KMB Krankenhausmanagement und Betriebsführungsges.m.b.H.

Ausgangssituation, ZielsetzungMit rund 1.000 hochqualifizierten Mitarbeitern ist VAMED-KMB Krankenhausmanagement und Betriebs- führungsges.m.b.H., Tochterunternehmen der VAMED, eines der größten Facility Management Unternehmen im Gesundheitsbereich und ein kompetenter Partner im Wiener Gesundheitswesen. Für den Wiener Krankenan-staltenverbund betreut das Unternehmen das Allgemeine Krankenhaus der Stadt Wien – Medizinischer Universi-tätscampus (AKH) seit der Einrichtung mit technischen Betriebsführungsleistungen in den Bereichen Haus-, Bau- und Medizintechnik, Informations- und Kommu-nikationstechnologie sowie infrastrukturellen und kauf-männischen Diensten.

Die Projektrealisierung bei laufendem Krankenhausbe-trieb ist eine weitere Kernkompetenz des Unternehmens.

Ziel der VAMED-KMB ist, als eines der besten Dienstleis- tungsunternehmen Europas den Menschen allerhöchste Qualität zu bieten. Die Grundlage dafür bieten die an-erkannten und hohen europäischen Qualitätsstandards des EFQM Excellence Modells. Bekräftigt wird diese Hal-tung im Leitsatz des Unternehmens „von menschen excellence für menschen“.

VAMED-KMB Prize Winner EFQM Excellence Award

BeweggründeDas EFQM Excellence Modell erschien VAMED-KMB aus zwei Gründen als besonders geeignet: Einerseits war es für VAMED-KMB wichtig, die Erwartungen und Bedürfnisse aller Interessengruppen (Mitarbeiter, Kun-de, Partner, Eigentümer, Gesellschaft) sicherzustellen und andererseits war es die Radar-Logik zur struktu-rierten Planung und Betrachtung von Leistungen, welche bereits seit 1991 Bestandteil der Verträge war und ein wesentlicher Faktor für die Nachhaltigkeit der Leistungs-erbringung ist.

VorbereitungDie Einführung des EFQM Excellence Modells wur-de bei VAMED-KMB 2003 entschieden. Am Beginn war es wichtig, die notwendigen Strukturen und Vorausset-zungen zu schaffen, allen voran das Commitment der gesamten Führung zu gewinnen. Die erste Selbstbewer-tung zur Erhebung des Status Quo erfolgte im selben Jahr mit Ableitung zentraler Maßnahmen wie der Neu-strukturierung der Organisation, Leitbildentwicklung und Rezertifizierung.

Ein wesentlicher Schritt auf dem Excellence Weg war die Ausbildung aller Führungskräfte und Schlüsselper-sonen als EFQM Assessoren (Stand Nov. 2012: 152). Dies war Voraussetzung um den nötigen Wandel zu be-gleiten und um die Selbstbewertung zu verfeinern – mit dem Ziel, ein fundiertes Selbstbild von Führungskräften unterschiedlicher Disziplinen zu erhalten und dieses ei-nem Fremdbild gegenüberzustellen und aus den Abwei-chungen zu lernen. Die Einbindung externer Assessoren in der Rolle der Assessment Teamleader unterstützt den Bewertungsprozess und liefert wertvollen Input für Ler-nen von anderen. Seit 2003 finden die Selbstbewer-tungen jährlich statt. Auf Basis der Ergebnisse werden

Verbesserungspotenziale abgeleitet und im Rahmen von Verbesserungsprojekten nach der C2E-Struktur be-arbeitet (Beispiele: Etablierung Mitarbeiterorientierung, Technologiemanagement, Risikomanagement, Bench-marking etc.).

Externe BewertungWichtige Meilensteine auf dem Excellence-Weg waren und sind externe Bewertungen. 2008 erfolgte die erste Bewerbung in Österreich für den Staatspreis Unterneh-mensqualität mit dem Ziel, zu den besten Unternehmen zu gehören. Die Auszeichnungen mit dem Finalistenpreis, dem Jurypreis und Recognised for Excellence waren ein Beleg für den Erfolg des VAMED-KMB-Excellence-Weges. 2009 wurde VAMED-KMB mit dem Staatspreis Unternehmensqualität ausgezeichnet. 2010 erfolgte die erste internationale Bewerbung um den EFQM Ex-cellence Award. Die Auszeichnung als Prize Winner 2010 im Bereich „Succeeding through People“ bestä-tigte das Ziel „von menschen excellence für menschen“. Der Excellence-Weg der VAMED-KMB wurde auch 2012 mit der Auszeichnung als Prize Winner, diesmal in der Kategorie „Kreativität und Innovation“, honoriert.

Die Betreuung von 51.000 medizintechnischen sowie 16.000 haustechnischen Geräten und Anlagen stellt für VAMED-KMB eine große Herausforderung dar. „Die Aus-zeichnung im Award-Finale 2012 der EFQM als Prize Winner und Vorbildunternehmen in der Kategorie „Krea-tivität und Innovation“ ist eine besondere Anerkennung, bestätigt sie doch das verantwortungsvolle Management der Anlagen und Technologien und die Innovationskraft unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“ bekräftigt Otto Müller, Geschäftsführer der VAMED-KMB.

VAMED-KMB Prize Winner EFQM Excellence Award

VAMED-KMB Prize Winner EFQM Excellence Award

Lessons LearntCommitment der Führung, d.h. aktive Mitwirkung und Unterstützung des Managements ist ein wesentlicher Er- folgsfaktor. Es müssen Voraussetzungen geschaffen wer- den, durch Qualifizierung (z.B. Assessorenausbildung für Selbstbewertung) und Schaffung von Strukturen (Ziel-vereinbarungssystem, Anerkennungssysteme, Plattform Mitarbeiterorientierung etc.). Bei Ableitung von Verbes-serungsinitiativen aus Selbstbewertungen, Kunden- und Mitarbeiterbefragungen ist auf Fokus statt Aktionismus zu achten. Veränderungsdruck, Kapazität, klare Ziele, umsetzbare erste Schritte müssen gegeben sein, sonst laufen Projekte Gefahr zu scheitern.

Integration Unternehmensqualität in die täglichen Abläufe: VAMED-KMB berücksichtigt die fundamenta-len Grundkonzepte der Excellence in der täglichen sowie auch in der strategischen Arbeit, um diese tatsächlich zu leben. Auch die RADAR-Logik ist ein ständiger Wegbe-gleiter aller Mitarbeiter und wird beispielsweise im Rah-men der Prozessgestaltung beachtet.

Schwerpunkte mit konkreten BeispielenDie zentralen Stärken, auf die VAMED-KMB bauen kann, sind loyale, hoch motivierte Mitarbeiter, die Vertragspart-nerschaft mit dem Kunden und das Know-how in Be-triebsführung und Projektmanagement von komplexen Einrichtungen. Diese bauen u.a. auf folgende Vorgehen:

Mitarbeiterorientierung: abgeleitet aus der ersten Selbstbewertung wurde diese Plattform gestartet zur Orientierung an den Bedürfnissen der Mitarbeiter und um diesen Orientierung zu geben. Die wichtigsten In-strumente umfassen Werkstättengespräche und eine Führungskräfteplattform, „Excellence News für mich“ zur Kommunikation und Information, ein Mitarbeiterbeirat als Forum für Mitarbeiter und die Mitarbeiterbefragung als Feedbackinstrument und zur aktiven Mitwirkung. Letztere bestätigt die signifikante Verbesserung der Mitarbeiterzu-friedenheit und Motivation.

Weiterentwicklung der Vertragspartnerschaft: Die „Plattform Technik für Menschen“ wurde geschaffen, um Ziele im Synergiebereich mit dem Kunden gemeinsam zu verfolgen. Als Kerninstrument der Strategieentwicklung und -verfolgung wurde 2006 das Balanced²Scorecard-Modell (B²SC) entwickelt. Sowohl die TDR als auch VAMED-KMB haben eine BSC. Durch das B²SC-Modell werden die Scorecards der Vertragspartner in Überein-stimmung gebracht und durch die gemeinsame Entwick-lung für den gemeinsamen Zielbereich verschmolzen. Weiters ist der Kunde seit 2007 in die jährlichen Self-Assessments mit einem eigenen Team eingebunden. Auf dieser 2006 gegründeten Plattform arbeiten die VAMED- KMB und das AKH gemeinsam an der Weiterentwick-lung der Dienstleistungen – immer unter der Prämisse, dass die Technik zum Nutzen für den Menschen da ist. Die ehrgeizige Bestrebung ist es, Excellence zu fördern und auch den Austausch von Best-Practice Modellen voranzutreiben – so wurden insgesamt 40 gemeinsame Präsentationen, Veranstaltungen und Publikationen im Sinne der Excellence auf der Plattform vorgestellt.

Innovations- und Technologiemanagement: struktu-riertes Technologiemanagement sowie Management der Anforderungen an Mitarbeiter und die Schaffung eines Umfelds, das Innovationen fördert, bilden einen zentralen Rahmen, denn die Nutzung kollektiver Intelligenz ist der Schlüssel zur Innovation. Der Erfolg des Innnovations-managements hängt u.a. vom Auswahlprozess ab, der bestimmt, welche Ideen eine umfassende Weiterent-wicklung erfahren sollen. Genauso wichtig ist die Gestal-tung eines Innovationsportfolios, das festlegt, in welchen Feldern Innovationen gesucht werden sollen. Dieses Portfolio soll auf Grundlage der strategischen Ausrich-tung auch klarstellen, wie intensiv jeder Bereich mit Inno-vationen unterstützt werden soll.

VAMED-KMB Prize Winner EFQM Excellence Award

Energiemanagement: Ein weiteres wichtiges Ziel der Plattform ist, im Sinne der Gemeinschaft, einen wesent-lichen Beitrag zum Umwelt- und Naturschutz zu leisten. Das strategische Ziel, den Energieverbrauch im AKH um das zweifache Kyoto-Ziel (Energieeffizienzprogramm I) zu reduzieren, wurde durch das gemeinsame Bemühen um die Natur und Umwelt für die Menschen bereits 2007 er-reicht. Konkret bedeutet dies, dass der Energieverbrauch und die daraus abgeleiteten CO2-Tonnenäquivalente für das AKH bedeutend reduziert werden konnten. Es konn-te kostenmäßig seit 1996 rund ein Jahresmedienbedarf (Energie-, Trink- und Abwasser) des AKH eingespart wer-den. Stellt man die Kostenentwicklung und den Mittelein-satz für Energieprojekte gegenüber, so ergibt sich eine Effizienz des Mitteleinsatzes von mehr als 500 Prozent. AKH und die VAMED-KMB werden den Weg für Umwelt und Natur für die Menschen gemeinsam weitergehen und haben dazu weitere Ziele definiert. In Übereinstim-mung mit den gemeinsamen Zielsetzungen ausgehend von den klimabereinigten CO2-Tonnenäquivalenten 2011, sollen bis ins Jahr 2027 jährlich zusätzlich 1 Prozent (rd. 1.250t) vom bereits derzeit um rund 15 Prozent re-duzierten, direkten und indirekten CO2-Tonnenäquivalent von 1996 eingespart werden. Dieses Ziel soll im Rahmen von „Healthy Energy 2027 – AKH Energieeffizienzpro-gramm II“, das 2011 gemeinsam verabschiedete Strate-giepapier für das Energieeffizienzprogramm II von AKH und VAMED-KMB, umgesetzt werden.

Umsetzung, WeiterentwicklungGelebte Excellence ist wegbegleitend für die Zukunfts-gestaltung des Unternehmens, um als kompetenter und hochintegrierter Partner im Wiener Gesundheitssystem gemeinsam mit den Kunden die Gesundheitsversorgung

der Menschen bei eingeschränkten Mitteln nachhaltig sicherzustellen. Interne und externe Assessments wer-den VAMED-KMB weiterhin dabei unterstützen, das ge-wünschte Zukunftsbild zu erreichen.

Rückfragen an:VAMED-KMB Krankenhausmanagementund Betriebsführungsges.m.b.H.Mag.a Sabine KernE-Mail: sabine.kern@vamed.com

Energieeffizienz

CO2 Reduktion in %

Kyoto-Ziel 5,2 %

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