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Der neue Produkthaushalt bei der Stadt Nürnberg · SAP HCM/HR SUN DTA Banken Externe Verfahren: Finanzamt, Ewag, etc. Verfahren, die eine Schnittstelle zu den einmaligen Einnahmen

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  • Der neue Produkthaushalt bei der Stadt Nürnberg

    Eine Herausforderung für das Controlling-Informationssystem (CIS)

    Dietmar Kloiber, Stadt Nürnberg

    ERP Future 2013 - Business - Public Sector12. November 2013

    Finanzreferat

  • Agenda

    1. Die Stadt Nürnberg stellt sich vor2. Ausgangssituation3. Einführung des neuen Produkthaushaltes4. Neue Anforderungen an Controlling/IT5. Realisierung eines Controlling-Informationssystems (CIS)

    über SAP BW6. Fazit

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 2

  • 1. Die Stadt Nürnberg stellt sich vorDie Stadt, Stadtverwaltung und der Haushalt auf einen Blick

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 3

    Haushaltszahlen in Mio. €Ordentliche Erträge (Plan 2013) 1.512,7

    Ordentliche Aufwendungen (Plan 2013) 1.482,0

    Jahresüberschuss (Plan 2013) 13,0

    Steuereinnahmen (Plan 2013) 793,2

    Nettoneuverschuldung (Plan 2013) 12,3

    Bruttoinvestitionen (Plan 2013) 171,8

    Schuldenstand (Investitionen, Ist 31.12.2012) 1.216,0

    Bilanzsumme (Ist 31.12.2012) 3.884,3

    Stadtverwaltung9.800 Beschäftigte in der Kernverwaltung und den Eigenbetrieben

    20.000 Beschäftige im Gesamtkonzern

    43 Dienststellen, 6 Eigenbetriebe, 1 Kommunal-unternehmen,19 direkte Beteiligungen

    Die Stadt NürnbergHalbmillionenmetropole im Schnittpunkt derVerkehrswege in Europa

    Tourismusstandort: Zum Beispiel Weihnachtsstadt mit Christkindlesmarkt mit 2,6 Mio. Übernachtungen; Albrecht Dürer

    Internationaler Flughafen, Messestandort

    Stadt der Menschenrechte

    Friedrich-Alexander Universität und Technische Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm

    Metropolregion Nürnberg: einer der 10 großenWirtschaftsräume in Deutschland, mit 3,6 Mio. Einwohner

  • 2. AusgangssituationDie Stadt Nürnberg auf dem Weg zum Produkthaushalt

    90er Jahre: Erste Ansätze zur Steuerung über Produkte 21.11.2003: Beschluss Innenministerkonferenz zur Reform des

    kommunalen Haushaltrechts 01.01.2005: Stadt Nürnberg stellt auf Doppik und SAP um:

    » Steuerung noch grundsätzlich über Ressourcenverbrauch (Input) 01.01.2007: Landesrechtlicher Rahmen = gesetzliche Vorgaben:

    » Produkte rücken in den Mittelpunkt der Betrachtungen !!!» Ziele und Kennzahlen zur Steuerungsunterstützung

    Vermehrter Wunsch nach Transparenz und steuerungsrelevanten Informationen von Seiten der Politik, Verwaltung und Bürger

    => 25.03.2009: Beschluss Ältestenrat zur Weiterentwicklung der Nürnberger Haushaltswirtschaft und des Rechnungswesens

    Ab dem Haushaltsjahr 2014: Einführung des Produkthaushalts

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 4

  • 2. AusgangssituationVerfahren im Finanzwesen vor Umstellung auf Doppik/SAP

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 5

    Vermögen

    PKF/W (Wiederkehrende Einnahmen)

    PKF/E (Einmalige Einnahmen)

    SHAhülSKF (Sachkonten-führung)

    BAVhül

    WINhül

    Veranlagungs-verfahren (Grundabgaben, Gewerbesteuer, etc.)

    Haushaltsplan (HAIDI)

    Dausy

    Vermögen (Accessver-fahren Ref. II)

    FAD

    Paisy

    StEB

    DTA Banken

    NORIS-KLR (Kosten und Leistungs-rechnung)

    FAD Externe Verfahren: Finanzamt, Ewag, etc.

    Verfahren, die eine Schnittstelle zur Sachkontenführung (Auszahlungen) haben, wie Jugendamt, PROSOZ, Beihilfe etc.

    Verfahren mit einer Schnittstelle zu BAVhül

    Verfahren mit einer Schnittstelle zu SHAhül

    Verfahren mit einer Schnittstelle zur WINhül

  • 2. AusgangssituationVerfahren im Finanzwesen nach Umstellung auf Doppik/SAP

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 6

    Standardsoftware Veranlagungs-verfahren (Grundabgaben, Gewerbesteuer, etc.)

    SAP HCM/HR

    SUN

    DTA Banken

    Externe Verfahren: Finanzamt, Ewag, etc.

    Verfahren, die eine Schnittstelle zu den einmaligen Einnahmen haben, wie KFZ-Zulassung, BOB, BAV, Wohnungsvermittlung etc

    Verfahren, die eine Schnittstelle zur Sachkontenführung (Auszahlungen) haben, wie Jugendamt, PROSOZ, Beihilfe, etc.

    Verfahren mit einer Schnittstelle zur ehemaligen Hül wie z. B. MAWI, Prosoz, etc.

    Standardsoftware "Neues Finanzwesen„

    SAP (aktuell: ERP 6.0 EHP 5)

  • 2. AusgangssituationEinsatz von SAP-Modulen bei der Stadt Nürnberg

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 7

    Modul Kern-verwaltung

    Theater Abfallbetrieb Altenheime Bäder Service öffentlicher

    Raum

    FI ja ja ja ja ja ja

    CO ja ja ja ja ja ja

    PSCD ja nein nein nein nein nein

    TFA ja nein nein nein nein nein

    IM geplant nein nein nein nein nein

    PSM ja ja nein nein nein nein

    TR ja nein nein ja nein nein

    MM ja In Vorbereitung ja ja nein ja

    SD ja nein ja ja nein ja

    PM ja In Vorbereitung ja nein nein ja

    CS ja nein ja nein nein ja

    PS ja nein nein nein nein ja

    RE/FX ja nein nein nein nein nein

    HCM / HR ja ja ja ja ja ja

    BW/BI ja nein nein nein nein geplant

  • 3. Einführung des neuen ProdukthaushaltesDie Stadt Nürnberg auf dem Weg zu einer neuen Steuerung

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 8

    Input Leistungs-erstellung Output Outcome

    Womit?

    ►Personal►Sachmittel►Finanzmittel

    Wie?

    ► Prozesse► Strukturen

    Was?

    ► Leistung► Produkt

    Wozu?

    ► Wirkung► Ergebnis

    Messung mit Hilfe von Zielen und Kennzahlen

    bis zum Haushalt 2013 ab dem Haushalt 2014

  • 3. Einführung des neuen ProdukthaushaltesProduktlogik

    Haushaltsplan mit Produkten als zentrales Instrument der Verwaltungssteuerung

    Produktbildung im Rahmen des gesetzlichvorgeschriebenen ProduktrahmensBeispiel: Presseamt

    Das Produkt als zentralerInformationsträger

    251 Produkte, über 1.000 Leistungen Im Haushalt werden die Produkt-

    infos auf 2 Seiten dargestellt(http://www.nuernberg.de/imperia/md/stadtfinanzen/dokumente/band_2.pdf)

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 9

    Produkt

    Trans‐parenz

    Leistungenund

    Kosten, Budget

    Steuerung über Ziele 

    und Kennzahlen

    Verant‐wortung

  • 3. Einführung des neuen ProdukthaushaltesBeispiel Produktdatenblatt aus dem Haushalt

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 10

    Ziele und Kennzahlen

    Produktbeschreibung

  • 4. Neue Anforderungen an Controlling und ITWarum setzen wir ein Datawarehouse ein?

    „Zusammenhalten“ der Produktdaten (Ziele, Kennzahlen, Finanzdaten) Neben Daten aus dem ERP-System werden auch Daten aus anderen

    Verfahren benötigt, zum Beispiel für Kennzahlenbildung Datenhaltung muss für Auswertungen optimiert sein Übergreifende Verknüpfung und Auswertung von Daten notwendig Für „power user“ muss flexible Erstellung und Erweiterung von

    Berichten möglich sein Automatisierte Broadcastingfunktion für wichtige Berichtsadressaten

    (zum Beispiel Dienstellenleitung) Integrierte Planung (insbesondere für Investitionen) muss möglich sein Zugriff nur auf berechtigte Daten muss möglich sein (Authentifizierung)

    => Einsatz eines Datawarehouses notwendig!Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 11

  • 4. Neue Anforderungen an Controlling und ITCIS: Warum setzen wir das Data Warehouse der SAP ein?

    Die „Controllerinnen und Controller“ in allen Bereichen haben bereits SAP-Lizenzen, d.h. es müssen in der Regel keine weiteren SAP-Lizenzen beschafft werden

    Für Daten, die aus dem SAP System übernommen werden sollen, gibt es bereits vordefinierte Übernahmeprogramme

    Andere Verfahren können leicht angebunden werden Die Technologie ist bekannt, beherrschbar und zukunftssicher Office-Welt (z.B. Mail, Excel Integration, ...) und Web-Technologie

    sind integriert Die Haushaltsplanung und später auch die Konsolidierung lassen

    sich integrieren

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 12

  • 4. Neue Anforderungen an Controlling und ITVorteile Reporting SAP BW gegenüber Operatives System

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 13

    Performance-optimierte Datenhaltung

    Flexible Berichtserstellung und Erweiterung

    SAP BWOperatives SystemKriterium

    prozessüber-greifendes Reporting

    Belastung des Quellsystems durch operative Prozesseund Reporting

    Performance

    Neue Reports müssen als Bericht programmiert werdenFlexibilität

    Prozessübergreifendes Reporting durch InfoCubes

    Integration von Daten aus verschiedenen Systemen

    Standardreports sind abhängig von der Anwendung

    Anwendungsübergreifende Reports sind nicht möglich

    Grafische Darstellung

    Template-Funktionen Automatische Grafikanbindung

    Grafiken müssen berichts-spezifisch definiert werden

  • 5. Realisierung eines CIS über SAP BWBegriffliche Abgrenzungen

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 14

    Controlling‐Informations‐system (CIS)

    Business Intelligence 

    (BI)

    SAP Business Warehouse

    Nürnberger Ausprägung der fachlichen Inhalte

    Nürnberger Ausprägung der fachlichen Inhalte

    Methoden, Regeln und Tools zum Aufbau der fachlichen Sicht

    Methoden, Regeln und Tools zum Aufbau der fachlichen Sicht

    Technische Basis: Data Warehouse der SAPTechnische Basis: Data Warehouse der SAP

  • 4. Realisierung eines CIS über SAP BWBeispiel: Integrierte Planung

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 15

    Personalkostenplanung (primär)

    Sachkostenplanung (primär)

    Investitionsplanung

    Kennzahlenplanung

    Sekundärkostenplanung

    BW

    ERP

    RetraktionExtraktion

  • 4. Realisierung eines CIS über SAP BWBeispiel: Abbildung der Ziele und Kennzahlen

    Planung über BW Isterfassung über Excel-upload

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 16

  • 4. Realisierung eines CIS über SAP BWBeispiel: Controllingprozess und zugehörige Berichte (1)

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 17

    Jahres-Gespräch

    Jan Feb März Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez

    Leistungs-verantw.

    Dienststelle

    GB / Ref

    Controlling-Team

    StR/ÄR und FA

    Controlling-Board

    Steuerungs-gruppe CO

    Mt-BtTeil-budget

    Stk/OrgA

    Mt-BtInvest.

    Jahr-BtBudget-abschl.+Z & Knz

    Informationsmöglichkeiten Informationsmöglichkeiten Informationsmöglichkeiten

    Info-Mglk Info-Mglk Info-Mglk Info-Mglk Info-MglkInfo-Mglk

    Bei Bedarf

    Bei Bedarf

    Bei Bedarf

    Bei Bedarf

    Bei Bedarf

    Bei Bedarf1. CO-

    Gespräch

    1. CO-Berichtintern

    CO-BtTeil-budget+Z & Knz

    2. CO-Gespräch

    2. CO-Berichtintern

    CO-BtTeil-budget+Z & Knz

    BündelungBewertungCO-Berichte

    Bündelung BewertungCO-Berichte

    1. Controlling-bericht Politik

    2. Controlling-bericht Politik

    Mt-BtTeil-budget

    Mt-BtInvest.

    Mt-BtTeil-budget

    Mt-BtInvest.

    Mt-BtTeil-budget

    Mt-BtInvest.

    Mt-BtTeil-budget

    Mt-BtInvest.

    Mt-BtTeil-budget

    Mt-BtInvest.

    Mt-BtInvest.

    Mt-BtInvest.

    Mt-BtInvest.

    Info-Mglk

    Bei Bedarf

    Mt-BtTeil-budget

    Mt-BtInvest.

    Info-Mglk

    Bei Bedarf

    Mt-BtTeil-budget

    Mt-BtInvest.

    Jahres-Berichtintern

    Verbindung mitJahresabschluss

    Sammlung BewertungJ-Berichte

    Übersicht GesamthaushaltStellenübersicht

    Übersicht GesamthaushaltStellenübersicht

    Übersicht GesamthaushaltStellenübersicht

    Übersicht GesamthaushaltStellenübersicht

    Info-Mglk

    Bei Bedarf

    Mt-BtTeil-budget

    Mt-BtInvest.

    Jahres-Berichtintern

  • 4. Realisierung eines CIS über SAP BWBeispiel: Controllingprozess und zugehörige Berichte (2)

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 18

  • 4. Realisierung eines CIS über SAP BWBeispiel: Controllingprozess und zugehörige Berichte (3)

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 19

  • 6. Fazit

    Trotz eines nicht zu unterschätzenden Einführungsaufwandes

    (zum Beispiel:» konzeptionelle Arbeit (zum Teil unter Ungewissheit)» Beraterunterstützung notwendig» Achtung: Einführungskosten im Blick behalten» Personalgewinnung und -haltung für BW im public sector sehr schwierig)

    ist ab einer bestimmten Größenordnung der Kommune aus Kosten-Nutzen Abwägungen heraus die Einführung eines BW -insbesondere für das Controlling - auf jeden Fall sinnvoll und empfehlenswert!

    Im nächsten Schritt ist der Einsatz von BO geplant.

    Finanzreferat | Der neue Produkthaushalt der Stadt Nürnberg - eine Herausforderung für das CIS 20

  • Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

    Finanzreferat

    Projekt„Weiterentwicklung Haushaltswirtschaft“

    Theresienstraße 790403 Nürnberg

    Dietmar Kloiber

    +49 (0)9 11 / 2 31-1 43 [email protected]://www.stadtfinanzen.nuernberg.de