Die Bedeutung von organisationalem Lernen bei der Konstruktion, Einführung und dem Betrieb von Wissensportalen Markus Schmidt 0057501

Die Bedeutung von organisationalem Lernen bei der Konstruktion,

Einführung und dem Betrieb von Wissensportalen

Markus Schmidt

0057501

Juni 2006 Übersicht2

Agenda

Problembeschreibung Methodik und Lösungsansatz Aufbau der Arbeit Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM Wissensportale Hypothesen

Juni 2006 Problembeschreibung 3

Problembeschreibung 1/2

Nicht mehr zeitgemäße und unangebrachte

Definition und Umsetzung von

Unternehmensführung,

eine fragmentierte und „schlechte“

Informationsinfrastruktur und

eine starre Unternehmenskultur führen zu

Juni 2006 Problembeschreibung 4

Problembeschreibung 2/2

Fehlendem Verständnis für Komplexität, Interdependenzen und Systemdenken

Eingeschränkter Wissensverteilung und –weitergabe Einem Rückgang an Flexibilität des gesamten

Unternehmens (im Bezug auf Problemlösungs- und Korrekturfähigkeiten)

Höherem zeitlichen und monetärem Aufwand Eingeschränkter Entwicklung von Innovation, Kreativität

und Lernfähigkeiten (bzw. Korrekturfähigkeiten) und dadurch auch zu

Eingeschränkter Entwicklung neuer und Ausbau der bestehenden Wettbewerbsvorteile>>>Ein Stillstand im Lernen ist oft ein Rückschritt<<<

Juni 2006 Methodik und Lösungsansatz 5

Methodik und Lösungsansatz

Konstruktion, Einführung und Betrieb eines Wissensportals (WP) Verbesserung der Wissensverteilung und –weitergabe Verbesserung der Kommunikation Förderung von Systemdenken (vor allem durch die Vielfalt

an Standpunkten, Perspektiven und erhaltenem Feedback)

Hauptziel der Arbeit:Aufzeigen, wie organisationales Lernen (speziell in Kombination mit einem WP) die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Organisation erhöhen kann.

Juni 2006 Aufbau der Arbeit 6

Aufbau und Gliederung

• Einleitung• Grundlagen org. Lernen• Unternehmenskultur im Wandel der Zeit• Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM• Wissensportale

o Motivationo Konstruktiono Einführungo Betrieb

• Abschluss

Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends 7

Neuere Ansätze im WM (Optional)

U-Theorie

Ba

TNKM

Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM8

Die U-Theorie nach Scharmer

Entwicklung einer neuen Fähigkeit, Möglichkeiten und Chancen zu erkennen und zu erspüren sobald diese auftauchen und sichtbar werden.Es geht also nicht primär darum, aus vergangenen Erfahrungen zu lernen (Lernen als Reflexion der Vergangenheit), sondern wie die gerade entstehenden Zukunftsmöglichkeiten erfahren und genutzt werden können (Lernen aus dem in die Gegenwart kommen der Zukunft).

Juni 2006 Aktuelle Entwicklungen und Trends im WM 9

Gründe/Motivation

Handeln von einer inneren Quelle, von einem inneren Ort heraus (was Experten implizit anwenden können). Treffen von Geschäftsentscheidungen ohne über die Grundlegeln (Routinen) nachdenken zu müssen mit einer ganzheitlichen Sichtweise. Grundregeln werden im Unterbewusstsein abgerufen, beeinflussen aber nicht die Konzentration auf die gegenwärtige Situation.

Klares Denken und Handeln wird möglich Wichtige Entscheidungen können während des Prozesses

getroffen werden Zeitersparnis Wettbewerbsvorteile


Die linke Seite - Sensing

SuspendingErmöglicht uns, unsere eigene Sichtweise und mentalen

Modelle zu sehen, unsere Überzeugungen loszulassen und für andere nachvollziehbar darzustellen.

Suspending


Die linke Seite - Sensing

RedirectingAufbauend auf die Bewusstmachung durch suspending ist

dann eine Neuorientierung in der Wahrnehmung möglich und neue Perspektiven können sich entfalten.

Redirecting

Suspending


Der Wendepunkt - Presencing

Letting goDistanz und Abstand zur gegenwärtigen Realität gewinnen und

bisherige Konzepte, Ideen und Annahmen aufgeben um eine objektive Beurteilung der Situation vorzunehmen.

Redirecting

Suspending

Letting go


Der Wendepunkt - Presencing

Letting comeDurch die gewonnene Distanz können neue Möglichkeiten kommen und gesehen

werden. Man konzentriert sich aufs Neue und besinnt sich auf das Wesentliche.Besinnung bzw. Neuentdeckung elementarer Fähigkeiten wie Intuition und

Hausverstand.

Redirecting

Suspending

Letting go Letting come


Die rechte Seite - Realizing

CrystallizingKonzentration und Bewusstmachung des Zwecks, der Beweggründe und

gemeinsamen Vision. Aus den neuen Erkenntnissen werden klare und umsetzbare Ideen entwickelt (Bündelung der Aufmerksamkeit auf die

Ziele).

Redirecting

Suspending


Crystallizing



PrototypingÜbersetzen der neu gewonnenen Visionen in Mikrowelten, welche die neuen

Visionen und Möglichkeiten verkörpern (z.B. in Pilotprojekten). Die im crystallizing entwickelten Ideen werden ausprobiert, getestet und adaptiert.

Redirecting

Suspending


Crystallizing

Prototyping



InstitutionalizingDie neuen Denk- und Handlungsmuster werden in die Organisation eingebettet und nehmen somit dauerhafte

Formen an.

Redirecting

Suspending


Crystallizing

Prototyping

Institutionalizing


Die U-Bewegung

Iterativer Prozess mit 3 Schritten und 7 Fähigkeiten/Stufen


U-Theorie und WP

• Kommunikations- und Kollaborationsdienste für gemeinsame U-Bewegung

• Aufbau von neuen Fähigkeiten des Beobachtens, „zur Ruhe Kommens“ und des Schaffens

• Rapid-Prototyping (schnelle Anpassung an Veränderungen und der bisherigen Lösung)

• Feedback und Integration einer Vielfalt an Perspektiven über WP (Lern- und Innovationsfähigk., Bewusstseinserweiterung)

• Unterstützung der Wissensschaffung• Iterative U-Bewegungen für Tests, Experimente und

Optimierung am WP• Geschlossenes kreatives Umfeld durch Groupware (Chat-

Rooms, Foren etc.)• Möglichkeit zu virtuellen Sitzungen in vertrauter Umgebung

(von zu Hause aus) oder in Form von cyber-ba


Das Konzept Ba nach Nonaka, Toyama und Scharmer

Japanisches Wort „ba“ grob übersetzt alsPlatz, Ort (Atmosphäre, Klima)

Ba entwickelt sich überall dort, wo ein gemeinsamer Kontext (Interessen, eine gemeinsame Vision etc.) mehrere Individuen oder Gruppen zusammenbringt Ba kann zufällig entstehen oder gezielt energetisiert werden


Das Konzept Ba

• Trennung der kreativen Arbeit von den Routinen des Alltags

• Schaffung eines Platzes der Ruhe für Presence und die U-Bewegung, also eines kreativen Umfeldes zur kontinuierlichen Förderung und Unterstützung von Innovation und Wissensschaffung

• Qualität des Platzes bestimmt Qualität des geschaffenen Wissens


Das Konzept Ba

• Ba ist also ein gemeinsamer Kontext in Bewegung indem Wissen ausgetauscht, geschaffen und genutzt wird

• Info wird zu Wissen, wenn sie in einem Kontext interpretiert wird (Ba bietet die Möglichkeit eines solchen Kontexts zur Wissensschaffung) Wissen ist in Ba eingebettet Ohne Ba verwandelt sich Wissen in Info, die unabhängig von Ba weitergegeben werden kann (Info ist nicht an Ba gebunden)


Das Konzept Ba

4 Arten von Ba:

• Originating Ba – individuelle face-to-face Interaktion (gemeinsam ausgerichtetes Verhalten entsteht)

• Interacting oder Dialoguing Ba – Personen mit der richtigen Mischung an Vorwissen treffen zusammen, um gemeinsam Begriffe und Konzepte zu entwickeln

• Cyber oder Systemizing Ba – virtueller Platz der Interaktion für Gruppen (WP)

• Exercising Ba – üben von Handlungen (z.B. Training, Mentoring) und praktische Umsetzung


Konfiguration mehrerer Ba in einem Unternehmen


Das Konzept Ba

Nonaka nennt 5 Elemente für gutes Ba:

• Selbstorganisation• Offene Grenzen (im Unterschied zu COP)• Überschreitung der Gewohnheitsmuster von

Zeit, Raum und Selbst• Interdisziplinäre Dialoge mit vielen

unterschiedlichen Standpunkten• Gleichwertigen Zugang zum Zentrum und

maximale Leistungsfähigkeit mit minimalen Konflikten (Jeder kann zum Zentrum werden)


Ba und Wissensportale

• Cyber (virtuelles) Ba• Verbindung unterschiedlicher

gemeinsamer Kontexte im Unternehmen (private Interessensgruppen, informale Netze, organisational-formale Teams)

• Förderung von Wissensverteilung und –verbreitung

• Reichhaltigkeit/Vielfalt an Standpunkten und Feedback


The New Knowledge Management nach Firestone und McElroy

TNKM = Integration bzw. Kombination von Angebots- und Nachfrageseite von WM (WM der 2. Generation)

Knowledge Life Cycle (KLC)


TNKM - KLC


TNKM - KLC

• WP ist im KLC primär auf der Angebotsseite (Diffusion von Wissen)

• Zur Erinnerung: Wissen kann nur von Menschen geschaffen werden

• Nachfrageseitig als Medium und Werkzeug zur Wissensschaffung und –validierung (Cyber-Ba, Kommunikation) WP unterstützt jede Phase im KLC (2. Generation)


TNKM - KLC


TNKM - KLC

Die Menge der Interaktionen bei Problemlösungen bildet ein kontinuierliches und dynamisches Netz aus dem Wissen geschaffen und in die Geschäftsprozesse integriert wird. Die Essenz eines WP liegt in der Unterstützung dieses Netzes und dessen Management.

Juni 2006 Wissensportale31

Wissensportale(Firestone/Collins)

Motivation/Idee Abgrenzung EIP – EKP Erfolgsfaktoren Vorteile Dienste/Funktionalitäten Kosten / Nutzen WP und Value Networks

Juni 2006 Wissensportale 32

Motivation/Idee

Die grundlegende Idee von Wissensportalen besteht darin, die vorhandenen Informationen so aufzubereiten, dass jemand, der in der Zukunft mit Problemen im Unternehmen konfrontiert ist, die richtigen Informationen und Kontaktpersonen zur Hand hat, um die Probleme effektiv lösen zu können.

Firestone und McElroy beschreiben ein Wissensportal als eine Applikation (Werkzeug), die umfassend Wissensprozesse und Wissensmanagement unterstützt.


Motivation/Idee

Das Wissensportal soll primär den Zugang zu Menschen und weniger zu Information ermöglichen (Wissensschaffung ist ein sozialer dynamischer Prozess).

Typische Zielgruppen:• Organisationen mit einer großen Anzahl an Mitarbeitern• Organisationen mit einer dezentralen Struktur• Organisationen mit hoher Mitarbeiterfluktuationsrate• Organisationen, welche vermehrt Kooperationen

durchführen oder über weite Distanzen kommunizieren müssen


Motivation/Idee

WP ermöglichen es einer Organisation, dieintern gespeicherten Infos freizulegen und den Benutzern einen Zugang zu personalisierter Info und zu personalisiertem Wissen zur Verfügung zu stellen, damit sie ihre Geschäftsentscheidungen auf deren Basis effizienter und effektiver treffen können.


EIP vs. EKP nach Firestone

• EIP und EKP haben prinzipiell dieselben Nutzen (ROI, Wettbewerbsvorteile, Steigerung der Effektivität und Bündelung von Innovationen)

• EIP nehmen die Korrektheit der Info, welche sie bereitstellen, als gegeben an

• EKP nehmen Validierung der Info vor

EIP birgt das Risiko (durch unangebrachte oder fehlerhafte Info-weitergabe), dass die Nutzen nicht ausgeschöpft werden können


EIP vs. EKP

EKP ist nun ein erweitertes EIP, welches

als Ziel die Wissensschaffung, -integration

und –management hat. Darüber hinaus

konzentriert es sich auf die Bereitstellung,

Schaffung, Management und Validierung

von Info.


Erfolgsfaktoren WP

4 kritische Erfolgsfaktoren von Wissensportalen:

• Kontext und Inhalt• Unternehmenskultur und –verhalten• Prozesse und Unternehmensführung• Infrastruktur und Umgebung


Einige Vorteile WP 1/2

• Konsistente Darstellung der Organisation• Direkter und personalisierter Zugang zu

organisationsweiten Infos, Experten, Abfragen und Ressourcen (organisationale Wissensbasis)

• Zeit- und Ortsunabhängigkeit• Verfügbarkeit (24/7)• Wartung und Aktualisierung der Wissensbasis• Verbesserung der Informationsinfrastruktur• Reduktion von Redundanzen• Integration von semantischer Suche


Einige Vorteile WP 2/2

• Schnellere und einfachere Kooperationsstrategien

• Breitere Wissensbasis• Bessere und effektivere Entscheidungsfindung

auf allen Ebenen (vor allem am PoS)• Entwicklungsmöglichkeit neuer Lernfähigkeiten• Senkung der Transaktionskosten• Schaffung/Ausbau von Wettbewerbsvorteilen• Zeitersparnis bei Routinetätigkeiten


Ebenen eines WPnach Jansen, Thiesse & Bach


Dienste und Funktionalitäten

Funktionalitäten:• Benutzeroberfläche / Präsentation (mit

den Elementen Portalbanner, Portalmenü, Personalisierung, Inhaltsseitenreiter, Inhaltsfenster, Inhaltsseite und Inhaltsrelevante Information)





• Systeme zur Wissensorganisation (beinhalten alle Schemata zur Organisation von Info und zur Schaffung von Beziehungen für das Content-Management und dienen somit zur Organisation von Inhalten für die Informationssuche und die Verwaltung von Datenbeständen Art Info-Landkarte und digitale Bibliothek)



• Suche und Indizierung• Personalisierung und Rollen

(Personalisierung von Layout, Darstellung, Position, Favoriten/Bookmarks, Inhaltsseiten etc.) Wird durch Benutzer- und Rollenmanagement ermöglicht und über den Single-Login gesteuert (Benutzer kann somit WP an sein persönliches Vorwissen anpassen)






Kosten und Nutzen

• WP ist primär Integrations- und weniger neuer Programmieraufwand (abhängig von den Legacy-Systemen und der bestehenden IT-Infrastruktur)

• Traditionelle Metriken für WP nur bedingt anwendbar

• Mögliche Analysen:Analyse von Web-Statistiken (Benutzer, Zugriffe,...), Arbeitseinsparungen, direkte Senkung der Ausgaben, direkte Erhöhung der Einnahmen, Veränderung der Arbeitszufriedenheit und Projektkosten


Kosten und Nutzen

Nutzen:• Zeit-, Geld- und Personaleinsparungen

durch die Verwendung des WP• Verkürzung der Schulungszeit oder

Lernkurve durch einen integrierten Zugang zu mehreren Informationsquellen

• Kundenzufriedenheit (schnellere Reaktion auf Kundenbedürfnisse etc.)


Kosten und Nutzen

Nutzen:• Arbeitsersparnis:

o Geringere Anzahl Vollzeitbeschäftigter (durch Umstrukturierungen etc.)

o Geringere Anzahl notwendiger Schritte in Arbeitsprozessen (Optimierungen)

o Geringere Anzahl gemachter Fehlero Geringere Anzahl notwendiger Kundenauskünfte

(Selbsthilfe)o Einsparungen an Ressourcen (z.B. Servicereisen)o Kürzere Zeitspanne zur Erreichung der

Professionalität


Kosten und Nutzen

Nutzen:• Kostenersparnis:

o Reduzierte Transaktionskosten in der Wertschöpfungskette

o Reduzierte Ausgaben und Gebühren für Lieferungen und geringere postalische Ausgaben

o Reduzierte Kommunikations- und Werbungskosten durch die Einsparung an Druck- und Publikationskosten, Telefon- und Faxgebühren, Reiskosten für Meetings etc.

o Reduzierte Schulungskosten (Reisekosten für Schulungen, Schulungsmaterial, Schulungsräume und –personal)

o Reduzierte Beschaffungskosten (E-Procurement)


Kosten und Nutzen

Nutzen:

• Zusätzliche Einnahmen:o Durch neue Kunden, Kunden in noch nicht

erschlossenen globalen Märkten, E-Business- und Internetkunden (E-Commerce) etc.

o Durch Werbung am Wissensportal und Kooperationen bzw. entwickelte Innovationen


Kosten und Nutzen

Kosten:Projektkosten:

o Für die Implementierung der Lösung, Identifikation von Geschäftsanforderungen, Architektur des Wissensportals, Entwicklung und Einführung

o Arbeitskosten für Design- und Prototypentwicklungo Softwarekosten (Programmlizenzen,

Zugangslizenzen etc.)o Schulungskosten (Administratoren, Benutzer etc.)o Technische Wartungs- und Supportkosten

(Drittanbieter)o Serverbezogene Kosten (Hardware, OS, Upgrades)


Kosten und Nutzen

Kosten:Projektkosten:

o Netzwerkbezogene Kosten (Upgrades, Netzwerkkarten, Gateways, Hubs, Routers, Switches)

o Klientenbezogene Kosten (Hardware, Upgrades, Speicher)

o Laufende Arbeitskosten für interne und externe Kunden (Support, Administration, technische Unterstützung)

o Erneuerungskosten für technische Wartungs- und Supportverträge (Verlängerung des Servicevertrags etc.)


WP und Value Networks

Vereinfachtes VN mit den wichtigsten materiellen (tangibles) und immateriellen (intangibles) Wertaustauschen

• Interne Rollen – Unternehmensführung, XY Inc., WP-Entwicklungsteam

• Externe Rollen – Lieferanten, Kunden, Partner, Provider

Einfluss- und Wertschöpfungsanalyse





Beiträge eines WP zur Wertschöpfung:• Wettbewerbsvorteile• Change-Management• Vorteile für WM (Unterstützung sämtlicher

Arbeitsprozesse und der WM-Ziele)• Intellektuelles Wachstum• Entwicklung von Kooperationen• Vorteile aus der frühen Anpassung an

Veränderungen Wettbewerbsvorteile

Juni 2006 Hypothesen57

Verifikation der Hypothesen

H0: Die Informationsinfrastruktur wird durch dieEinführung und den Betrieb eines WP verbessert.

Integration WP in die bestehende Informationsinfrastruktur

Zentraler Zugang zu Info und Wissensbasis Zentraler Zugang zu Diensten und

Funktionalitäten (Applikationen)



H1: Die Integration eines WP in die Unternehmenskultur erhöht die Effizienz und Effektivität bei der Lösung komplexer Probleme und die Innovationsfähigkeit des Unternehmens.

Verbesserung der Informationsinfrastruktur (H0) spart Kosten und Zeit ein (Effizienz und Effektivität wird erhöht)

WP schafft kreatives Umfeld und damit günstige Bedingungen zur Erhöhung der Innovationsfähigkeit (cyber-ba)

Tatsächliche Erhöhung allerdings von MA abhängig



H2: Ein geeigneter Führungsstil und eine geeignete Definition von Unternehmensführung fördern Lernprozesse (org. Lernen) und die Wissensverteilung und –weitergabe.

Dezentraler Führungsstil fördert Lern- und Führungsqualitäten in der gesamten Organisation

Geeignetes Anreizsystem (Motivation der MA) fördert Wissensverteilung und -weitergabe



H3: Der Einsatz eines WP fördert die

Wissensverteilung und –weitergabe.

Geeignetes Anreizsystem Vorher genannte Vorteile WP Erhöhtes Verständnis für Komplexität,

Interdependenzen und Systemdenken



H4: Die Einführung und der Einsatz eines WP

führen zu einem erhöhten Verständnis für

Komplexität, Interdependenzen und einem

erhöhten Maß an Systemdenken.

Ganzheitliche Sichtweise der Organisation Verbesserung der Informationsinfrastruktur Verstärkte Zusammenarbeit (Teamwork, Kooper.)



H5: Das Unternehmen wird durch den Einsatz

eines WP flexibler im Bezug auf die Lösung

komplexer Probleme.

Abhängig von den Mitarbeitern (Umgang und Art des Einsatzes des WP)

WP schafft allerdings günstige Bedingungen und Voraussetzungen für erhöhte Flexibilität (Werkzeug)



H6: Das Unternehmen kann durch den Einsatz eines WP neue Wettbewerbsvorteile schaffen und bestehende Wettbewerbsvorteile ausbauen und halten.

Ähnlich wie bei H5 (abhängig von MA, WP schafft günstige Bedingungen für Wettbewerbsvorteile)

Gute Voraussetzungen für Innovation und Kooperationen (Wissensschaffung)


Zitate

„Computers communicate faster and better than layers of middle management. They also demand knowledgeable users who can transform their data into information.”

„To make a difference, you’ve got to be (live) the difference.“ Peter F. Drucker

“We do not think and talk about what we see; we see what we are able to think and talk about.” Edgar Schein

Danke für die Aufmerksamkeit !!!

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