CeBIT 2013 Hannover ECM-Forum bdquoShared Contentldquo

Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites

Vertragsmanagement

Frank Ruumlttger ndash IQDoQ GmbH

08032013 1000 Uhr

Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information

VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement

Agenda

bull Einfuumlhrung

bull Grundsaumltze des Vertragsmanagements

bull Voraussetzungen

bull Anforderungen digitales Vertragsmanagement

bull Nutzenaspekte

bull Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

bull Fazit

bull Zusammenfassung und Reacutesumeacute

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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement

Was ist Vertragsmanagement

Vertragsmanagement ist die Schaffung von

optimalen Strukturen fuumlr die Aufgaben

bull Vertragsplanung

bull Vertragsgestaltung

bull Vertragsverhandlungen

bull Implementierung von Vertraumlgen

bull Verwaltung von Vertraumlgen

bull Vertragsarchivierung

bull Vgl Mag Martina Flitsch Vertraumlge und Vertragsmanagement in Unternehmen LINDE Verlag WIEN Wien 2010

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Probleme beim Vertragsmanagement

bull Dezentrale amp heterogene Ablagen von Vertragsbestandteilen

bull Haumlufig kein zentrales Vertragsmanagement aller Vertraumlge

bull Fachabteilungen haben die Hoheit uumlber ihre Vertraumlge

bull Verlust von Vertragsbestandteilen

bull Versaumlumnis von Fristen

bull Steigende Anzahl von Vertraumlgen

Risiko lsquoMangelnde Vertragstransparenzlsquo

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Grundsaumltzliche Uumlberlegungen bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

bull Geltungsbereich

bull bdquoUumlber welche Vertraumlge im Unternehmen reden wirldquo

bull Angestrebter Nutzen amp Ziele

bull Vollstaumlndige Vertragsdokumentation

bull Minimierung von Risiken und Kosten

bull Verbesserung der Prozesslaufzeiten

bull hellip

bull Stakeholder-Kommunikation

bull bdquoWer sollte und wer muss mit ins Boot genommen werdenldquo

bull Verantwortlichkeit

bull Projektorganisation amp Projektplan Fachseite

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Anforderungen an digitales Vertragsmanagement

Die funktionalen Anforderung lassen sich in vier Bereiche gliedern

1 lsquoKlassischelsquo DMS-Funktionalitaumlten

2 Fristenmanagement

3 Korrespondenz- amp Vertragsvorlagen- module

4 Tool zur Vertragsdatenanalyse

Branchenspezifische Aspekte

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shared content Teilnehmer an Vertragsprozessen

bull Rechtsabteilung

bull Fachabteilungen

bull Management

bull Datenschutz

bull Betriebsrat

bull Vertragspartner

bull Beratungshaumluser Kanzleien

hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte

die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-

feldern des Unternehmens ergeben

____________________________________ Intern Extern

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shared content Prozesse Rollen amp Rechte

Aufgabenbereiche Vertragsmanagement

Prozesse

Vertragsmanagement

Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer

P1

PN

A1

AN

Mitarbeiter 1

Mitarbeiter N

Rollen amp Rechte

Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen

Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)

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shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen

Operative Anwendungen

FiBu

zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)

Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme

Digitale Vertragsakte

CRM

HR

andere

1

2

bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte

bull Organisationsstrukturen bull Rollen

bull Analysen bull Reports

1

2

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shared content Mobile Endgeraumlte

Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten

Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012

Zwei wichtige Szenarien

bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)

bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)

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Produkt- und Lieferantenauswahl

bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip

bull Integration in bestehendes ERP-System

bull Integration in bestehendes DMSECM-System

bull Eigenstaumlndiges System

bull hellip hat Auswirkungen auf

bull Schnittstellen

bull Funktionalitaumlt

bull Projektressourcen

bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen

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Bestandsaktenerfassung I

Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden

Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung

bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo

bull Standort

bull Physikalische Form der Ablage

bull Ablagestruktur

bull Vorhandene Metadaten

bull Volumen

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Bestandsaktenerfassung II

bull Dokumentenlogistik

bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo

bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten

bull Transport

bull Konvertierung

bull Vorab-Sichtung

bull Ergebniskontrolle

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Bestandsaktenerfassung III

Dienstleister Rechtsabteilung extern

vor Ort

Wer digitalisiert die Papierakten

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Was ist Vertragsmanagement

Vertragsmanagement ist die Schaffung von

optimalen Strukturen fuumlr die Aufgaben

bull Vertragsplanung

bull Vertragsgestaltung

bull Vertragsverhandlungen

bull Implementierung von Vertraumlgen

bull Verwaltung von Vertraumlgen

bull Vertragsarchivierung

bull Vgl Mag Martina Flitsch Vertraumlge und Vertragsmanagement in Unternehmen LINDE Verlag WIEN Wien 2010

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Probleme beim Vertragsmanagement

bull Dezentrale amp heterogene Ablagen von Vertragsbestandteilen

bull Haumlufig kein zentrales Vertragsmanagement aller Vertraumlge

bull Fachabteilungen haben die Hoheit uumlber ihre Vertraumlge

bull Verlust von Vertragsbestandteilen

bull Versaumlumnis von Fristen

bull Steigende Anzahl von Vertraumlgen

Risiko lsquoMangelnde Vertragstransparenzlsquo

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Grundsaumltzliche Uumlberlegungen bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

bull Geltungsbereich

bull bdquoUumlber welche Vertraumlge im Unternehmen reden wirldquo

bull Angestrebter Nutzen amp Ziele

bull Vollstaumlndige Vertragsdokumentation

bull Minimierung von Risiken und Kosten

bull Verbesserung der Prozesslaufzeiten

bull hellip

bull Stakeholder-Kommunikation

bull bdquoWer sollte und wer muss mit ins Boot genommen werdenldquo

bull Verantwortlichkeit

bull Projektorganisation amp Projektplan Fachseite

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Anforderungen an digitales Vertragsmanagement

Die funktionalen Anforderung lassen sich in vier Bereiche gliedern

1 lsquoKlassischelsquo DMS-Funktionalitaumlten

2 Fristenmanagement

3 Korrespondenz- amp Vertragsvorlagen- module

4 Tool zur Vertragsdatenanalyse

Branchenspezifische Aspekte

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shared content Teilnehmer an Vertragsprozessen

bull Rechtsabteilung

bull Fachabteilungen

bull Management

bull Datenschutz

bull Betriebsrat

bull Vertragspartner

bull Beratungshaumluser Kanzleien

hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte

die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-

feldern des Unternehmens ergeben

____________________________________ Intern Extern

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Aufgabenbereiche Vertragsmanagement

Prozesse

Vertragsmanagement

Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer

P1

PN

A1

AN

Mitarbeiter 1

Mitarbeiter N

Rollen amp Rechte

Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen

Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)

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Operative Anwendungen

FiBu

zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)

Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme

Digitale Vertragsakte

CRM

HR

andere

1

2

bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte

bull Organisationsstrukturen bull Rollen

bull Analysen bull Reports

1

2

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Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten

Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012

Zwei wichtige Szenarien

bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)

bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)

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Produkt- und Lieferantenauswahl

bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip

bull Integration in bestehendes ERP-System

bull Integration in bestehendes DMSECM-System

bull Eigenstaumlndiges System

bull hellip hat Auswirkungen auf

bull Schnittstellen

bull Funktionalitaumlt

bull Projektressourcen

bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen

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Bestandsaktenerfassung I

Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden

Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung

bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo

bull Standort

bull Physikalische Form der Ablage

bull Ablagestruktur

bull Vorhandene Metadaten

bull Volumen

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Bestandsaktenerfassung II

bull Dokumentenlogistik

bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo

bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten

bull Transport

bull Konvertierung

bull Vorab-Sichtung

bull Ergebniskontrolle

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Bestandsaktenerfassung III

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vor Ort

Wer digitalisiert die Papierakten

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Probleme beim Vertragsmanagement

bull Dezentrale amp heterogene Ablagen von Vertragsbestandteilen

bull Haumlufig kein zentrales Vertragsmanagement aller Vertraumlge

bull Fachabteilungen haben die Hoheit uumlber ihre Vertraumlge

bull Verlust von Vertragsbestandteilen

bull Versaumlumnis von Fristen

bull Steigende Anzahl von Vertraumlgen

Risiko lsquoMangelnde Vertragstransparenzlsquo

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Grundsaumltzliche Uumlberlegungen bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

bull Geltungsbereich

bull bdquoUumlber welche Vertraumlge im Unternehmen reden wirldquo

bull Angestrebter Nutzen amp Ziele

bull Vollstaumlndige Vertragsdokumentation

bull Minimierung von Risiken und Kosten

bull Verbesserung der Prozesslaufzeiten

bull hellip

bull Stakeholder-Kommunikation

bull bdquoWer sollte und wer muss mit ins Boot genommen werdenldquo

bull Verantwortlichkeit

bull Projektorganisation amp Projektplan Fachseite

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Anforderungen an digitales Vertragsmanagement

Die funktionalen Anforderung lassen sich in vier Bereiche gliedern

1 lsquoKlassischelsquo DMS-Funktionalitaumlten

2 Fristenmanagement

3 Korrespondenz- amp Vertragsvorlagen- module

4 Tool zur Vertragsdatenanalyse

Branchenspezifische Aspekte

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shared content Teilnehmer an Vertragsprozessen

bull Rechtsabteilung

bull Fachabteilungen

bull Management

bull Datenschutz

bull Betriebsrat

bull Vertragspartner

bull Beratungshaumluser Kanzleien

hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte

die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-

feldern des Unternehmens ergeben

____________________________________ Intern Extern

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Aufgabenbereiche Vertragsmanagement

Prozesse

Vertragsmanagement

Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer

P1

PN

A1

AN

Mitarbeiter 1

Mitarbeiter N

Rollen amp Rechte

Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen

Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)

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Operative Anwendungen

FiBu

zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)

Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme

Digitale Vertragsakte

CRM

HR

andere

1

2

bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte

bull Organisationsstrukturen bull Rollen

bull Analysen bull Reports

1

2

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shared content Mobile Endgeraumlte

Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten

Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012

Zwei wichtige Szenarien

bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)

bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)

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Produkt- und Lieferantenauswahl

bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip

bull Integration in bestehendes ERP-System

bull Integration in bestehendes DMSECM-System

bull Eigenstaumlndiges System

bull hellip hat Auswirkungen auf

bull Schnittstellen

bull Funktionalitaumlt

bull Projektressourcen

bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen

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Bestandsaktenerfassung I

Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden

Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung

bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo

bull Standort

bull Physikalische Form der Ablage

bull Ablagestruktur

bull Vorhandene Metadaten

bull Volumen

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Bestandsaktenerfassung II

bull Dokumentenlogistik

bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo

bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten

bull Transport

bull Konvertierung

bull Vorab-Sichtung

bull Ergebniskontrolle

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Bestandsaktenerfassung III

Dienstleister Rechtsabteilung extern

vor Ort

Wer digitalisiert die Papierakten

Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information

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Grundsaumltzliche Uumlberlegungen bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

bull Geltungsbereich

bull bdquoUumlber welche Vertraumlge im Unternehmen reden wirldquo

bull Angestrebter Nutzen amp Ziele

bull Vollstaumlndige Vertragsdokumentation

bull Minimierung von Risiken und Kosten

bull Verbesserung der Prozesslaufzeiten

bull hellip

bull Stakeholder-Kommunikation

bull bdquoWer sollte und wer muss mit ins Boot genommen werdenldquo

bull Verantwortlichkeit

bull Projektorganisation amp Projektplan Fachseite

Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information

VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement

Anforderungen an digitales Vertragsmanagement

Die funktionalen Anforderung lassen sich in vier Bereiche gliedern

1 lsquoKlassischelsquo DMS-Funktionalitaumlten

2 Fristenmanagement

3 Korrespondenz- amp Vertragsvorlagen- module

4 Tool zur Vertragsdatenanalyse

Branchenspezifische Aspekte

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VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement

shared content Teilnehmer an Vertragsprozessen

bull Rechtsabteilung

bull Fachabteilungen

bull Management

bull Datenschutz

bull Betriebsrat

bull Vertragspartner

bull Beratungshaumluser Kanzleien

hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte

die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-

feldern des Unternehmens ergeben

____________________________________ Intern Extern

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shared content Prozesse Rollen amp Rechte

Aufgabenbereiche Vertragsmanagement

Prozesse

Vertragsmanagement

Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer

P1

PN

A1

AN

Mitarbeiter 1

Mitarbeiter N

Rollen amp Rechte

Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen

Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)

Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information

VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement

shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen

Operative Anwendungen

FiBu

zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)

Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme

Digitale Vertragsakte

CRM

HR

andere

1

2

bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte

bull Organisationsstrukturen bull Rollen

bull Analysen bull Reports

1

2

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shared content Mobile Endgeraumlte

Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten

Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012

Zwei wichtige Szenarien

bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)

bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)

Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information

VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement

Produkt- und Lieferantenauswahl

bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip

bull Integration in bestehendes ERP-System

bull Integration in bestehendes DMSECM-System

bull Eigenstaumlndiges System

bull hellip hat Auswirkungen auf

bull Schnittstellen

bull Funktionalitaumlt

bull Projektressourcen

bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen

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Bestandsaktenerfassung I

Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden

Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung

bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo

bull Standort

bull Physikalische Form der Ablage

bull Ablagestruktur

bull Vorhandene Metadaten

bull Volumen

Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information

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Bestandsaktenerfassung II

bull Dokumentenlogistik

bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo

bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten

bull Transport

bull Konvertierung

bull Vorab-Sichtung

bull Ergebniskontrolle

Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information

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Bestandsaktenerfassung III

Dienstleister Rechtsabteilung extern

vor Ort

Wer digitalisiert die Papierakten

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Anforderungen an digitales Vertragsmanagement

Die funktionalen Anforderung lassen sich in vier Bereiche gliedern

1 lsquoKlassischelsquo DMS-Funktionalitaumlten

2 Fristenmanagement

3 Korrespondenz- amp Vertragsvorlagen- module

4 Tool zur Vertragsdatenanalyse

Branchenspezifische Aspekte

Verband Organisations- und Informationssysteme eV voice of information

VOI ndash ECM Forum zur CeBIT 2013 IQDoQ GmbH Die digitale Vertragsakte als Basis fuumlr ein unternehmensweites Vertragsmanagement

shared content Teilnehmer an Vertragsprozessen

bull Rechtsabteilung

bull Fachabteilungen

bull Management

bull Datenschutz

bull Betriebsrat

bull Vertragspartner

bull Beratungshaumluser Kanzleien

hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte

die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-

feldern des Unternehmens ergeben

____________________________________ Intern Extern

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shared content Prozesse Rollen amp Rechte

Aufgabenbereiche Vertragsmanagement

Prozesse

Vertragsmanagement

Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer

P1

PN

A1

AN

Mitarbeiter 1

Mitarbeiter N

Rollen amp Rechte

Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen

Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)

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Operative Anwendungen

FiBu

zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)

Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme

Digitale Vertragsakte

CRM

HR

andere

1

2

bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte

bull Organisationsstrukturen bull Rollen

bull Analysen bull Reports

1

2

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Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten

Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012

Zwei wichtige Szenarien

bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)

bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)

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Produkt- und Lieferantenauswahl

bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip

bull Integration in bestehendes ERP-System

bull Integration in bestehendes DMSECM-System

bull Eigenstaumlndiges System

bull hellip hat Auswirkungen auf

bull Schnittstellen

bull Funktionalitaumlt

bull Projektressourcen

bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen

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Bestandsaktenerfassung I

Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden

Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung

bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo

bull Standort

bull Physikalische Form der Ablage

bull Ablagestruktur

bull Vorhandene Metadaten

bull Volumen

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Bestandsaktenerfassung II

bull Dokumentenlogistik

bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo

bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten

bull Transport

bull Konvertierung

bull Vorab-Sichtung

bull Ergebniskontrolle

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Bestandsaktenerfassung III

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vor Ort

Wer digitalisiert die Papierakten

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bull Fachabteilungen

bull Management

bull Datenschutz

bull Betriebsrat

bull Vertragspartner

bull Beratungshaumluser Kanzleien

hellip unter Beruumlcksichtigung unternehmensspezifischer Aspekte

die sich aus der Unternehmensstruktur und den Geschaumlfts-

feldern des Unternehmens ergeben

____________________________________ Intern Extern

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shared content Prozesse Rollen amp Rechte

Aufgabenbereiche Vertragsmanagement

Prozesse

Vertragsmanagement

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P1

PN

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Mitarbeiter 1

Mitarbeiter N

Rollen amp Rechte

Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen

Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)

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shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen

Operative Anwendungen

FiBu

zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)

Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme

Digitale Vertragsakte

CRM

HR

andere

1

2

bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte

bull Organisationsstrukturen bull Rollen

bull Analysen bull Reports

1

2

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shared content Mobile Endgeraumlte

Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten

Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012

Zwei wichtige Szenarien

bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)

bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)

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Produkt- und Lieferantenauswahl

bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip

bull Integration in bestehendes ERP-System

bull Integration in bestehendes DMSECM-System

bull Eigenstaumlndiges System

bull hellip hat Auswirkungen auf

bull Schnittstellen

bull Funktionalitaumlt

bull Projektressourcen

bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen

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Bestandsaktenerfassung I

Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden

Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung

bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo

bull Standort

bull Physikalische Form der Ablage

bull Ablagestruktur

bull Vorhandene Metadaten

bull Volumen

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Bestandsaktenerfassung II

bull Dokumentenlogistik

bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo

bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten

bull Transport

bull Konvertierung

bull Vorab-Sichtung

bull Ergebniskontrolle

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Bestandsaktenerfassung III

Dienstleister Rechtsabteilung extern

vor Ort

Wer digitalisiert die Papierakten

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shared content Prozesse Rollen amp Rechte

Aufgabenbereiche Vertragsmanagement

Prozesse

Vertragsmanagement

Prozeszligschnitt Aktivitaumlt Prozeszligteilnehmer

P1

PN

A1

AN

Mitarbeiter 1

Mitarbeiter N

Rollen amp Rechte

Rollen amp Rechte koumlnnen uumlber das Organisationsmodell des Unternehmens hinausgehen

Prozesse koumlnnen unternehmensuumlbergreifend sein (Vertragspartner)

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shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen

Operative Anwendungen

FiBu

zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)

Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme

Digitale Vertragsakte

CRM

HR

andere

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bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte

bull Organisationsstrukturen bull Rollen

bull Analysen bull Reports

1

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shared content Mobile Endgeraumlte

Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten

Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012

Zwei wichtige Szenarien

bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)

bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)

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Produkt- und Lieferantenauswahl

bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip

bull Integration in bestehendes ERP-System

bull Integration in bestehendes DMSECM-System

bull Eigenstaumlndiges System

bull hellip hat Auswirkungen auf

bull Schnittstellen

bull Funktionalitaumlt

bull Projektressourcen

bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen

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Bestandsaktenerfassung I

Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden

Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung

bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo

bull Standort

bull Physikalische Form der Ablage

bull Ablagestruktur

bull Vorhandene Metadaten

bull Volumen

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Bestandsaktenerfassung II

bull Dokumentenlogistik

bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo

bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten

bull Transport

bull Konvertierung

bull Vorab-Sichtung

bull Ergebniskontrolle

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Bestandsaktenerfassung III

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vor Ort

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shared content Schnittstellen zu operativen Anwendungen

Operative Anwendungen

FiBu

zB fuumlr die Liquiditaumltsplanung (periodenbezogene Zahlungsstroumlme)

Unidirektionaler Austausch Operative Anwendungen sind die lsquofuumlhrendenlsquo Systeme

Digitale Vertragsakte

CRM

HR

andere

1

2

bull Stammdaten bull Vertragsdaten bull Vertragspartner bull Vertragsobjekte

bull Organisationsstrukturen bull Rollen

bull Analysen bull Reports

1

2

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shared content Mobile Endgeraumlte

Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten

Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012

Zwei wichtige Szenarien

bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)

bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)

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Produkt- und Lieferantenauswahl

bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip

bull Integration in bestehendes ERP-System

bull Integration in bestehendes DMSECM-System

bull Eigenstaumlndiges System

bull hellip hat Auswirkungen auf

bull Schnittstellen

bull Funktionalitaumlt

bull Projektressourcen

bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen

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Bestandsaktenerfassung I

Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden

Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung

bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo

bull Standort

bull Physikalische Form der Ablage

bull Ablagestruktur

bull Vorhandene Metadaten

bull Volumen

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Bestandsaktenerfassung II

bull Dokumentenlogistik

bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo

bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten

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Bestandsaktenerfassung III

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Mobile Endgeraumlte bieten heute zunehmend die technologische Voraussetzungen fuumlr Dokumenten-Management von Akten

Vgl Frieder Engstfeld bdquoeAkte2Go Konzepte fuumlr die mobile Nutzung elektronischer Aktenldquo Vortrag auf dem OumlV-Symposium Muumlnster 2882012

Zwei wichtige Szenarien

bull bdquoIch habe meine Akten dabeildquo (Externe Besprechungen)

bull bdquoIch bearbeite meine Aktenldquo (Externes Arbeiten)

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Produkt- und Lieferantenauswahl

bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip

bull Integration in bestehendes ERP-System

bull Integration in bestehendes DMSECM-System

bull Eigenstaumlndiges System

bull hellip hat Auswirkungen auf

bull Schnittstellen

bull Funktionalitaumlt

bull Projektressourcen

bull Teilprojekt Erfassung von Bestandsvertraumlgen

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Bestandsaktenerfassung I

Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden

Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung

bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo

bull Standort

bull Physikalische Form der Ablage

bull Ablagestruktur

bull Vorhandene Metadaten

bull Volumen

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Bestandsaktenerfassung II

bull Dokumentenlogistik

bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo

bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten

bull Transport

bull Konvertierung

bull Vorab-Sichtung

bull Ergebniskontrolle

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Bestandsaktenerfassung III

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vor Ort

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Produkt- und Lieferantenauswahl

bull Die Einbindung in bestehende IT-Systemehellip

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bull Schnittstellen

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Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden

Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung

bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo

bull Standort

bull Physikalische Form der Ablage

bull Ablagestruktur

bull Vorhandene Metadaten

bull Volumen

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Bestandsaktenerfassung II

bull Dokumentenlogistik

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Bestandsaktenerfassung I

Bestehende Akten sollen in das neue System uumlbernommen werden

Teilprojekt bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

Dabei sind zwei Aspekte von besonderer Bedeutung

bull Ist-Stand der Bestandsakten bdquoWas ist wo und wie abgelegtldquo

bull Standort

bull Physikalische Form der Ablage

bull Ablagestruktur

bull Vorhandene Metadaten

bull Volumen

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bull Dokumentenlogistik

bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo

bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten

bull Transport

bull Konvertierung

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Bestandsaktenerfassung III

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bdquoWie kommen die (heutigen) Vertragsakten in das neue Systemldquo

bull Erfassungsverfahren von Vertragsakten

bull Transport

bull Konvertierung

bull Vorab-Sichtung

bull Ergebniskontrolle

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Bestandsaktenerfassung III

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Bestandsaktenerfassung III

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Nutzenaspekte

bull Einfache Verwaltung

bull zentraler Zugriff auf alle Vertraumlge im Unternehmen

bull Fachabteilungen koumlnnen jederzeit auf bdquoihreldquo Vertragsdaten zugreifen

bull Schnellere Prozesse

bull Vertragspruumlfung -erstellung und -freigabe

bull Handlungsbedarf wird aktiv angezeigt (zB Kuumlndigungsfristen)

bull Mehr Sicherheit

bull Vertraumlge koumlnnen nicht bdquoin falsche Haumlnde geratenldquo

bull Risikomanagement und Compliance verbessert

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Reacutesumeacute Vertragsmanagement

bull Digitales Vertragsmanagement verwaltet nicht nur Vertraumlge sondern unterstuumltzt die Arbeitsablaumlufe von der Vertragserstellung uumlber das Vertragscontrolling bis zur Vertragsbeendigung

bull Ein digitales Vertragsmanagement ist mehr als ein konventionelles bull DMS-System

bull DMS ist allerdings unverzichtbarer Baustein

bull Ein separates digitales Vertragsmanagement kann wirtschaftlich guumlnstiger sein als die Integration in ein bestehendes ECM-System

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Reacutesumeacute Projektdurchfuumlhrung

bull Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen

bull Bestandsaktenuumlbernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll Teilprojektleitung in der IT

bull Anwenderzugriff Die Administration der Rollen (und damit der Rechte) sollte in der Fachabteilung aufgehangen sein

bull IT und insbesondere IT-Betrieb schon in die erste Planungsphase einbinden

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Reacutesumeacute shared content

bull DMS-Systeme besitzen auf Grund Ihrer implementierten Rollen- und Rechtekonzepte optimale Voraussetzungen unterschiedlichen Anwendern Zugriff auf bdquoContentldquo zu gewaumlhren

bull Die Digitalisierung der Papierbestandsakten ist dabei notwendige Voraussetzung und haumlufig die groumlszligte Herausforderung fuumlr die Fachabteilung bei der Einfuumlhrung einer digitalen Vertragsakte

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Wir unterstuumltzen Sie gerne - IQDoQ GmbH

bull HyperDoc maszliggeschneiderte ECM-Loumlsungen

bull IQAkten digitale Akten ndash ready to use

bull IQAkte Vertrag

bull IQAkte Personal

bull Weitere Informationen

bull Frank Ruumlttger kontaktiqakte-vertragde

bull wwwIQAkte-Vertragde

Seit uumlber 25 Jahren Ihr Spezialist fuumlr Akten- und Dokumentenloumlsungen

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Vielen Dank fuumlr Ihr Interesse

Weitere Informationen unter wwwecm-navigatorde

und wwwecmtodayde

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Reacutesumeacute Vertragsmanagement

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bull Ein digitales Vertragsmanagement ist mehr als ein konventionelles bull DMS-System

bull DMS ist allerdings unverzichtbarer Baustein

bull Ein separates digitales Vertragsmanagement kann wirtschaftlich guumlnstiger sein als die Integration in ein bestehendes ECM-System

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bull Die Projektleitung sollte durch die Fachabteilung erfolgen

bull Bestandsaktenuumlbernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll Teilprojektleitung in der IT

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bull IT und insbesondere IT-Betrieb schon in die erste Planungsphase einbinden

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bull Bestandsaktenuumlbernahme als Teilprojekt planen Sinnvoll Teilprojektleitung in der IT

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