CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“

ECM-Spezialist vs. ERP-Modul - Was ist der Königsweg beim

Dokumentenmanagement?

Volker Feist – Trovarit AG

05.03.2013, 13:00 Uhr

©2013 Trovarit AG

Volker Feist

ECM‐Spezialist vs.

ERP‐Modul ‐ Was ist der

Königsweg beim

Dokumentenmanagement?

Gegenüberstellung eines umfassenden DMS mit

integrierten Dokumenten-Funktionen im ERP

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Volker Feist

Zielsetzung des Vortrags

• Bedeutung von ECM / DMS

• Unterschiede von ECM / DMS gegenüber

integrierten Dokumenten-Funktionen im

ERP

• Aspekte für ein umfassendes ECM / DMS

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Volker Feist

Gliederung

• Grundlagen ECM / DMS

• Aufbau und Zielsetzung

ERP-System

ECM / DMS

• Vergleich der Funktionalitäten

• Zusammenfassung & Fazit

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Volker Feist

Grundlagen ECM / DMS

Enterprise Content Management (ECM)

Input Management

Output Management

Dokumenten Management System (DMS)

Ablage

Archiv

Records Management

Workflow

Business Process Management Collaboration

Portal

Web Content Management

Schnittstellen / Integrationen

ERP, CRM, MES, BI, AD,

E-Mail, SharePoint, Storage-Systeme, usw.

Cloud Spezielle Lösungen

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Volker Feist

Grundlagen ECM / DMS

Bereitstellung von Technologien Indexierung / Suche / Trefferliste

z.B. Volltext. Taxonomien, Federated Search

Formatkonvertierung / -Viewing

z.B. PDF/A

Verschlüsselung / Digitale Signatur

Komprimierung / Single Instance / Deduplizierung

Vorder-/Hintergrundbilder / Redlining / Notizen

Verwaltungen Ablage und Archivierung (veränderbare und

nicht-veränderbare Dokumente)

Benutzer / Rechte / Protokollierung

Indexstrukturen / Dokumentenklassen

Ordner- /Aktensystem

Check-In & -Out

Dokumenten-Status

Dokumenten Management System (DMS)

Ablage

Archiv

Vereinfachung

von

Arbeitsschritten

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Volker Feist

Grundlagen ECM / DMS

ERP-Systeme

SAP

MS Dynamics

usw.

E-Mail Server

Novell GroupWise

MS Exchange

usw.

Weitere Schnittstellen / Integrationen

MS Active Directory (AD), Novell eDirectory

MS SharePoint

Storage-Systeme: NAS / SAN, Appliances, HSM

MES-, BI-, CAD-Systeme usw.

Schnittstellen / Integrationen

ERP, CRM, MES, BI, AD,

E-Mail, SharePoint

Storage-Systeme, usw.

Zentrale

Ablage /

Archivierung

von

Dokumenten

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Volker Feist

Gliederung

• Grundlagen ECM / DMS

• Aufbau und Zielsetzung

ERP-System

ECM / DMS

• Vergleich der Funktionalitäten

• Zusammenfassung & Fazit

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Volker Feist

Aufbau ERP

ERP

Unternehmen

Wertschöpfung

Daten

Bereich A Bereich B Bereich C Bereich D usw.

PDM/PLM

Beis

pie

l-

Mo

du

le

FiBu

CRM

Versand Einkauf

Dokumenten Funktionen

Ziel: Zentrale

Verwaltung von

Geschäftsdaten

©2013 Trovarit AG

Volker Feist

Aufbau ECM / DMS

Unternehmen

Wertschöpfung

Bereich A Bereich B Bereich C Bereich D usw.

Beis

pie

l-

Ap

pli

kati

on

en

ECM / DMS Dokumente

E-Mail - Client & Server

Workflow / Collaboration

ERP

CAD Fach-

anwendung Capture

Ziel: Zentrale

Verwaltung

ALLER

Dokumente

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Volker Feist

Aufbau mit ERP & ECM / DMS

Unternehmen

Wertschöpfung

Bereich A Bereich B Bereich C Bereich D usw.

ECM / DMS Dokumente

Ziel: Zentrale

Verwaltung

ALLER Daten &

Dokumente

Dokumente aller

Bereiche

ERP Daten Geschäftsdaten aller

Bereiche

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Volker Feist

Gliederung

• Grundlagen ECM / DMS

• Aufbau und Zielsetzung

ERP-System

ECM / DMS

• Vergleich der Funktionalitäten

• Zusammenfassung & Fazit

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Volker Feist

Vergleich der integrierten Funktionalitäten

Dokumentenmanagement ECM/DMS-Spezialisten

ERP-Spezialisten

Volltextsuche/-Indexierung 74,68% 20,74%

Erstellung und Speicherung von Suchanfragen

62,03% 16,49%

Versionshistorie 68,35% 22,87%

Änderungsprotokolle 63,29% 22,87%

Erweiterte Suchfunktion 63,29% 23,40%

Referenzierungen zwischen Dokumenten / Akten

53,16% 15,43%

Erstellung Indexmasken / Feldstrukturen 50,63% 15,96%

Automatische Indexierung 51,90% 17,55%

Abbildung elektronischer Kundenakte 48,10% 17,55%

Ablagestruktur definieren 67,09% 36,70%

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Volker Feist

Vergleich der integrierten Funktionalitäten

Capture/Input ECM/DMS-Spezialisten

ERP-Spezialisten

Erfassung / Texterkennung für NonCoded Information (NCI)

40,51% 9,57%

Dokumentenerfassung über Scannerschnittstellen

53,16% 25,53%

Stapelverarbeitung 45,57% 19,68%

Scanmodul 43,04% 18,09%

COLD-Modul für Spooldatenablage vorhanden

34,18% 10,11%

Eigenes Modul zur Posteingangsbearbeitung

36,71% 14,89%

Lernende Formularerkennung 24,05% 4,79%

Manuelle Formularerkennung 30,38% 13,83%

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Volker Feist

Vergleich der Funktionalitäten

Aspekte

ERP

Dokumenten-

Modul

Umfassendes

DMS / ECM

DMS-Funktionsumfang niedrig hoch

Funktionsumfang

vom Input Management niedrig hoch

Performance bei großer

Anzahl Dokumente

??? (testen) optimierte

Technologien

Zentrale Verwaltung von

Dokumenten aller

Applikationen

schwieriger leichter (höheres

Schnittstellenangebot

)

Überschaubarkeit und

Aktenbildung in Projekten

nur innerhalb der

ERP-Module

umfassend für alle

Applikationen

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Volker Feist

Gliederung

• Grundlagen ECM / DMS

• Aufbau und Zielsetzung

ERP-System

ECM / DMS

• Vergleich der Funktionalitäten

• Zusammenfassung & Fazit

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Volker Feist

Zusammenfassung

• Bedeutung: Ein ECM/DMS oder ein Dokumenten-Modul im ERP

umfasst alle Bereiche im Unternehmen im Gegensatz zu

anderen Applikationen/Modulen (z.B. CRM, CAD, FiBu)

• Reichweite: ECM/DMS ist grundsätzlich branchenunabhängig

• Mehrwert: ECM/DMS-Lösungen bieten für Dokumenten(-Prozesse)

optimierte Technologien, einen höheren Funktionsumfang

und eine zentrale Aktenbildung als ein Dokumenten-

Modul im ERP

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Volker Feist

Fazit

Aspekte für ein ECM / DMS

Überschaubarkeit / Anzahl der Dokumenten-

Ablagen

Dokumentenvolumen / Performance

Komplexität der Prozesse

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Volker Feist

Leistungen der Trovarit AG

Entscheidungsunterstützung

IT-Matchmaker®

Konfliktlösung & Mediation

Software-Einführung

Projekteinrichtung

Projektcontrolling

Projektabnahme

Projektsanierung

Prozessberatung

Online-Potenzialanalyse

Prozessanalyse

Prozessoptimierung

Software-Auswahl

Lastenheft, Marktrecherche

Ausschreibung,

Anbieterpräsentation

Vertragsverhandlungen

Projektmanagement

Fachmoderation

Einsatz-Optimierung

Befragung über Online-Portal

Ableitung von

Verbesserungsmaßnahmen

Umsetzung

SICHERHEIT und EFFIZIENZ in perfekter Balance

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Volker Feist

Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Diplom Wirtschaftsingenieur

Volker Feist

Leiter Kompetenzzentrum ECM/DMS

Senior Consultant

Trovarit AG

Pontdriesch 10/12

52062 Aachen

Tel +49 (0)241 40009-0

volker.feist@trovarit.com

www.trovarit.com | www.it-matchmaker.com

CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“

Vielen Dank für Ihr Interesse!

Weitere Informationen unter: www.ecm-navigator.de

und www.ecmtoday.de