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Referent: Dr. Karsten Sontow, Trovarit AG
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CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“
ECM im Mittelstand (eine Marktstudie)
Dr. Karsten Sontow, Trovarit AG
06.03.2013, 12:30 Uhr
1
(eine Marktstudie) BITKOM Arbeitskreis „Markt & Strategie“, Dr. Karsten Sontow, Trovarit AG
ECM im Mittelstand
Hannover, 06.03.2013
Inhaltsverzeichnis
3
1. Motivation und Hintergrund der Studie
2. Status Quo des Enterprise Content Management (ECM) in Deutschland
3. Erfahrungswerte aus der ECM-Praxis
4. Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland
5. Fazit
2. Motivation und Hintergrund der Studie
Zahlreiche Fragen konnten vor der Studie nicht zufriedenstellend beantwortet
werden.
Wie bekannt sind übliche Begriffe aus dem ECM/DMS-Umfeld bei Anwendern?
Wie verbreitet ist der ECM/DMS-Einsatz – insbesondere im Mittelstand?
Welchen Nutzen bieten ECM/DMS-Lösungen aus der Sicht der Praxis
Welche Rolle spielen neue Technologien aus der Sicht von Anwendern (z.B. Cloud)?
Studie soll Antworten auf diese und weitere für ECM-Anwender und –Anbieter relevante Fragen liefern.
5
Zielsetzung
Telefoninterviews mit standardisiertem Fragebogen
Fokus auf Mittelstand
Branchenübergreifend
Webgestützte Erfassung
Zeitraum: Anfang August bis Anfang Oktober
Organisation: Arbeitskreis „Markt & Strategie“ des BITKOM e.V. unterstützt durch FIR an der RWTH Aachen, Aixsolution e.V.
Mengengerüst
Angerufene Unternehmen: 1.207
Verwertbare Fragebögen: 318
6
Studiendesign
Informationen zur Stichprobe
7
0,2%
18,6%
43,1%
38,1%
Unternehmensgröße
k.A.
1-50
50-200
201-5000
(N=318)
29,9%
7,5%62,6%
Branche
Dienstleistung
Handel
Industrie
(N=318)
2. Status Quo des ECM in Deutschland
Begriffsverständnis im ECM-Umfeld
9
7%
10%
11%
12%
14%
19%
19%
20%
22%
27%
31%
34%
40%
41%
29%
30%
27%
28%
24%
26%
23%
29%
43%
28%
28%
29%
26%
36%
64%
60%
61%
60%
62%
55%
57%
51%
34%
44%
40%
37%
34%
23%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Digital Asset Management (N=155)
Collaboration Management (N=156)
Inputmanagement (N=150)
Electronic Report Management (N=156)
Records Management (N=145)
Document Capturing (N=160)
Information Life Cycle Management (N=155)
Outputmanagment (N=157)
Business Process Management (N=166)
(Web-)Content Management (N=158)
Invoicing (N=162)
Enterprise Content Management (N=187)
Workf low Management (N=166)
E-Mail Management (N=170)
Verteilung der Häufigkeit der Antworten
Könnte ich gut erklären
Schon davon gehört
Nicht bekannt
Begriffsverständnis im ECM-Umfeld i.A.d. Unternehmensgröße
10
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Digital Asset Management
Collaboration Management
Inputmanagement
Electronic Report Management
Records Management
Document Capturing
Information Life Cycle Management
Outputmanagment
Business Process Management
(Web-)Content Management
Invoicing
Enterprise Content Management
Workf low Management
E-Mail Management
Häufigkeit der Angabe "Könnte ich gut erklären"i.A.d. der Unternehmensgröße (# Mitarbeiter)
201-5000 (N=60)
50-200 (N=59)
1-50 (N=46)20-50 (N=46)
51-200 (N=59)
201-5000 (N=60)
Erwarteter Nutzen von ECM-Lösungen
11
4%
6%
7%
12%
12%
14%
16%
19%
34%
57%
67%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Sonstiges
Höhere Prozessintegration
Prozesse automatisieren
Höhere Datenintegration
Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust
Bessere Zusammenarbeit (Kollaboration)
Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien
Bessere Informationen
Ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit
Aufwand & Kosten für Dokumentation senken
Schneller Zugrif f auf Informationen
Häufigkeit der Nennung (N=176)
Erwarteter Nutzen von ECM-Lösungen i.A.d. Bekanntheit von ECM
12
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust
Bessere Informationen
Prozesse automatisieren
Höhere Prozessintegration
Höhere Datenintegration
Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien
Bessere Zusammenarbeit (Kollaboration)
Orstunabhängige Informationsverfügbarkeit
Schneller Zugrif f auf Informationen
Aufwand & Kosten für Handhabung von Dokumenten senken
Anteil der Teilnehmer i.A.d. Bekanntheit des Begriffs ECM
ECM könnte ich gut erklären (N=75)
Schon von ECM gehört (N=69)
ECM nicht bekannt (80)
Setzen Sie eine ECM-Software ein?
13
28,9%
71,1%
Ja Nein
(N=318)
ECM-Einsatz i.A.d. Unternehmensgröße
14
5%
18%
54%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
< 50 (N=59) 50-199 (N=137) 200+ (N=123)
An
teil
der
Un
tern
eh
men
Unternehmensgröße (# Mitarbeiter)
ECM/DMS Einsatz
3. Erfahrungswerte aus der ECM-Praxis in Deutschland
Einsatz von ECM-Lösungen nach Unternehmensbereichen
16
2,4%
3,5%
7,1%
7,1%
8,2%
9,4%
9,4%
9,4%
17,6%
17,6%
18,8%
69,4%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Sonstiges
Kunden- / Patientenbetreuung
Forschung, Produktentwicklung
Produktion
Geschäf tsleitung
Personal
Technische Bereiche (z.B. Instandhaltung)
Logistik (Lager, Versand)
Einkauf
Vertrieb
Buchhaltung / Controlling
Unternehmensweit
Häufigkeit der Nennung (N=85)
Einsatz von ECM-Lösungen nach Aufgabenbereichen
17
44%
44%
52%
57%
57%
57%
63%
79%
90%
24%
12%
30%
16%
17%
26%
18%
9%
5%
32%
44%
17%
27%
26%
17%
18%
12%
5%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
(Web-)Content Management
Collaboration Management
E-Mail Management
Business Process Management
Outputmanagment
Invoicing
Inputmanagement
Archivierung
Dokumentenmanagement
Verteilung der Häufigkeit der Antworten (N=82)
Zentrale ECM/DMS-Lösung
Anderes Sof tware-Produkt
Keine Angabe
Ausschlaggebende Aspekte bei der ECM-Auswahl
18
0%
2%
4%
4%
5%
5%
6%
7%
9%
10%
10%
11%
13%
15%
26%
35%
50%
50%
62%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
Branchenkompetenz des Anbieters
Betriebs-/Preismodell
Release-Fähigkeit
Einführungsdauer
Beibehaltung des Anbieters
Standorte des Anbieters
Verfügbarkeit einer bestimmten Plattform
Fachkompetenz & Auf treten des Anbieters
Internationale Ausrichtung der Sof tware
Moderne Technologie
Referenzen
Marktposition des Anbieter
Betriebskosten
Anschaf fungskosten
Ergonomie
Anpassbarkeit & Flexibilität
Praktikabilität/Eignung für Mittelstand
Kosten/Nutzen-Verhältnis
Funktionalität
Anteil der Teilnehmer (N=82)
Rollenverteilung bei...
19
33%
21%
24
76
46%
26%
16%
29
71
58%
Wir selbst (Ohne externe Unterstützung)
%
%
%
%
Systemhaus / Vertriebspartner des Herstellers
Hersteller
> 200 MA <= 200 MA
...Implementierung ...Betrieb
N=82 N=82
Inanspruchnahme von Dienstleistungen der ECM-Anbieter
20
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
kein Service
Kaufmännische Trainings
Internetportal für Kunden
Kundenveranstaltung
Technisches Training
Support - 24/7 Erreichbarkeit
Anwendertrainings
Fernwartung / Remote Support
Updates / Release Management
Anteil der Teilnehmer (N=103)
Bereitstellung und Abrechnung von ECM-Lösungen
21
1,2% 3,6%
95,2%
Bereitstellungsform
Cloud-Service (On-Demand/SaaS)Hosting (Externes Rechenzentrum)Klassisch (Eigenbetrieb, On-Premise)
(N=84)
0,0% 1,3%
98,7%
Abrechnungsmodell
Nutzungsabhängige Abrechnung (z.B. je Dokument)Miete (Nutzungsdauer)
Klassisch (Lizenzkauf oder Finanzleasing)
(N=75)
4. Perspektiven für den ECM-Einsatz in Deutschland
Planen Sie in nächster Zeit Investitionen in eine ECM-Lösung?
23
8%
7%
85%
Erstanschaf fung geplant
Ergänzung/Ersatz geplant
Keine Anschaf fung geplant
N=318
29%
8%
29%
+28%
Herbst 2012 Geplant
Geplante Investitionsschwerpunkte i.A.d. ECM-Bereichs
24
6,1%
6,1%
6,1%
10,2%
12,2%
12,2%
14,3%
14,3%
22,4%
65,3%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
(Web-)Content Management
Collaboration Management
Outputmanagment
E-Mail Management
Business Process Management
Invoicing
Archivierung, Records Management
Inputmanagement
Dokumentenmanagement
Integriertes ECM/DMS
Häufigkeit der Nennung (N=49)
Geplante Investitionsschwerpunkte i.A.d. Unternehmensbereichs
25
0,0%
0,0%
2,0%
6,1%
6,1%
8,2%
12,2%
14,3%
18,4%
18,4%
71,4%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Forschung, Produktentwicklung
Produktion
Kunden- / Patientenbetreuung
Technische Bereiche (z.B. Instandhaltung)
Logistik (Lager, Versand)
Personal
Geschäf tsleitung
Vertrieb
Buchhaltung / Controlling
Einkauf
Unternehmensweit
Häufigkeit der Nennung (N=49)
Angestrebte Bereitstellungsform und Abrechnungsmodell
26
91,7%
5,6%
2,8%
Lizenzkauf
Miete
Nutzungsabhängig
94,4%
5,6%
Klassisch (Eigenbetrieb, On-Premise)
Hosting (Externes Rechenzentrum)
Cloud-Service (On-Demand, SaaS)
Bereitstellungsform Abrechnungsmodell
Eignung von ECM-Modulen für die Cloud
27
5,0%
5,0%
5,0%
5,0%
5,0%
7,5%
7,5%
7,5%
12,5%
27,5%
70,0%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Archivierung, Records Management
Business Process Management
Dokumentenmanagement
Inputmanagement
Invoicing
E-Mail Management
Collaboration Management
Outputmanagment
Integriertes ECM/DMS
(Web-)Content Management
kein Bereich
Häufigkeit der Nennung (N=40)
5. Fazit
Der ECM-Markt ist ein relativ „junges“ Marktsegment im Bereich der Business
Software
Die Mehrheit der Teilnehmer bescheinigt einer ECM-Lösung Nutzen i.S.v. Effizienzgewinnen – v.a. Schnellerer Informationszugriff und geringerer Aufwand für
die (notwendige) Archivierung
Der Einsatz von ECM-Lösungen nimmt deutlich zu – insbesondere der Mittelstand hat hier noch Nachholbedarf
Der ECM-Markt leidet unter einem Kommunikationsproblem - viele der anbieterseitig gängigen Begriffe rund um ECM sind der Mehrzahl der potentiellen Kunden unbekannt
29
Fazit
Download unter www.ecm-navigator.de/ecm-im-mittelstand
Download unter www.trovarit.com/studien/ecm-mittelstand
Bericht zur Studie
30
Mit freundlicher Unterstützung von
31
DocuWare GmbH Therese-Giehse-Platz 2 | 82110 Germering Tel.: +49 89 894433-0 | Fax: +49 89 894433-66 [email protected] www.docuware.com
EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof 4 | 45468 Mülheim an der Ruhr Tel.: +49 208 45016-0 | Fax: +49 208 45016-90 [email protected] www.easy.de
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OPTIMAL SYSTEMS GmbH Cicerostraße 26 | 10709 Berlin Tel.: +49 30 895708-0 [email protected] www.optimal-systems.de
SAPERION AG Steinplatz 2 | 10623 Berlin Tel.: +49 30 60061-0 [email protected] www.saperion.com
Trovarit AG - the IT-Matchmaker Pontdriesch 10/12 | 52062 Aachen Tel.: +49 241 40009-0 | Fax: +49 241 40009-11 [email protected] www.trovarit.com
T-Systems International GmbH Systems Integration Global Delivery Unit Horizontal Solutions Global Delivery Center Collaboration & ECM Fasanenweg 5 | 70771 Leinfelden-Echterdingen Tel.: +49 711 999-9575 [email protected] www.t-systems.de/imagemaster
www.ecm-navigator.de www.bitkom.org/ecm
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Dr. Karsten Sontow
Vorstand
Trovarit AG
+49 (0) 241 400090
www.trovarit.com
CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“
und www.ecmtoday.de
Vielen Dank für Ihr Interesse!
Weitere Informationen unter:
www.ecm-navigator.de/termine/ecm-im-mittelstand-eine-markstudie
