Direkte Steuern: Kurs Richtung Zukunft 5 Schritte zu einer modernen Steuerabteilung

Steuerabteilungen sind dafür verantwortlich, komplexe Transaktionen und Berechnungen in einfache, verwertbare geschäftliche Antworten umzuwandeln. Ganz gleich, ob es sich um die Vorbereitung auf die Audit-Beweisführung oder auf das Wachstum des Unternehmens handelt: Steuer-Workflows müssen nahtlos über verschiedene Funktionsteams, Standorte und Zeitzonen hinweg genutzt werden können. Es werden weiterhin höhere Erwartungen hinsichtlich Geschwindigkeit und Korrektheit gesetzt, obwohl Investitionen in Talent und Technologie mit diesen Erwartungen nicht Schritt halten.

Daten- und Prozessmanagement

Da Steuertechnologie eine anpassbare und kollaborative webbasierte Plattform bietet, auf die von überall aus zugegriffen werden kann, können Sie sich die Daten Ihres Unternehmens zu eigen machen und Workflow-Prozesse global verwalten. Zentrale Dokumentenverwaltung und -speicherung ermöglichen Ihnen die Anpassung der Zugriffsberechtigungen, wodurch Ihre Steuerabteilung als papierloses Büro geführt werden kann. Standardisierte Indizierungs- und Suchfunktionen ermöglichen es Teams, ein Dokumentationsarchiv schnell und einfach zu durchsuchen und schneller auf Audit-Anfragen und andere geschäftliche Fragen zu reagieren.

Aufgabenfestlegung und -automatisierung

Die Nutzung von Steuertechnologie zur Aufgabenfestlegung und -automatisierung verbessert Ihre Effizienz und Ihre internen Kontrollmechanismen, da Sie in der Lage sind, Projekte näher zu betrachten und ihren Status in jeder Phase zu überprüfen. Durch die Möglichkeit, Aufgaben Prioritäten zuzuordnen, manuelle Aufgaben zu automatisieren und Arbeitsergebnisse zu verfolgen sowie Berichte zu ihnen erstellen, sorgt Steuertechnologie für einen termingerechten Projektabschluss.

Kalenderverwaltung

Haben Sie sich schon einmal gefragt, ob es eine einfachere Möglichkeit gibt, die Tausenden von internen und externen Verpflichtungen, die im Laufe des Jahres fällig sind, nachzuverfolgen? Durch die Integration von Steuertechnologie können Sie Fälligkeitsdaten nachverfolgen, überfällige Posten sofort ermitteln, den Status der ausstehenden Posten aktualisieren und Verpflichtungen kennzeichnen, die sofort überprüft werden müssen. Und mit benutzerdefinierten Ansichten und Suchfunktionen lassen sich Termininformationen schnell abrufen.

Mit ONESOURCE können Sie:

•Steuerdaten und Prozesse global verwalten

•Teamübergreifend zusammenarbeiten

• Aufgaben zuweisen und den Projektfortschritt überwachen

•Kalender verwalten und Termine verfolgen

1) Aktualisierung und Konsolidierung

Mit ONESOURCE können Sie:

• Daten aus beliebigen Quellen erfassen, sammeln und integrieren

• Arbeitsblätter sicher verwalten und speichern

• Saldenbilanzdaten automatisieren und integrieren

• Mit unabhängigen Controllern interagieren, ohne Excel verwenden zu müssen

2) Daten aus mehreren Quellen

Die Verwaltung der Steuerinformationen für moderne Unternehmen, insbesondere multinationale Unternehmen, wird mit der Zeit nicht einfacher. Und auch die internen Erwartungen steigen, insbesondere, wenn ein globales Wachstum gewünscht wird. Es müssen Daten gefunden, erfasst, validiert, berechnet, freigegeben und demonstriert werden. Diese Aufgaben sind zeit- und arbeitsintensiv, und das ist der Grund, weshalb die durchschnittliche Steuerabteilung 80 % ihrer Zeit mit der Erfassung und Eingabe von Daten verbringt und nur 20 % damit, sie tatsächlich zu nutzen. Da bleibt nicht viel Spielraum für strategische Beiträge. Glücklicherweise kann Steuertechnologie diesen Trend umkehren, arbeitsintensive Aufgaben automatisieren und Steuerexperten für mehr wertschöpfende Aktivitäten freistellen.

Automatisierung der Datenerfassung und globaler Zugriff

Steuertechnologie unterstützt Sie mit sicheren, webbasierten Vorlagen bei der Standardisierung und Automatisierung Ihrer Steuerunterlagen. Sie entscheiden über die Posten, die Organisation und die Zugriffsrechte für interne Mitarbeiter und externe Quellen.

Zudem können Sie mit Datenerfassungs-Software Anfragen und Erinnerungen weltweit weiterleiten und überwachen. Teammitglieder in den jeweiligen Ländern geben die erforderlichen Informationen ein, konvertieren die Werte in die lokale Währung und wandeln sie in Echtzeit in berichtsfertige Daten um. Darüber hinaus können Hinweise und Dokumente hinzugefügt werden, die beim Abruf der Daten verfügbar sind. Dies erhöht die Revisionssicherheit des Audit Trails und bietet zusätzliche Details für Analysen. Und weil die Daten in einer zentralen Ablage gespeichert werden, können sie leicht geprüft werden.

Datenoptimierung

Steuerexperten wissen nur zu gut, wie schwer es ist, Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenzustellen. Steuertechnologie befähigt Sie, Daten aus beliebigen Quellen sicher zu erfassen und zu sammeln, sodass Sie die Daten nahtlos an Ihre Arbeitsblätter sowohl für die Unternehmenssteuer als auch für die Steuerrückstellung freigeben können. Eine manuelle Konsolidierung ist so nicht mehr erforderlich, und die Daten stehen für den globalen Abruf und die Berichterstellung direkt von Excel aus zur Verfügung. Außerdem hilft die Steuertechnologie bei der Identifizierung von Duplikaten oder falschen Codes, wodurch zeitraubende Fehler vermieden werden und Ihre Compliance erhöht wird.

Automatisierung der Saldenbilanz

Im heutigen Steuerumfeld ist es üblich, dass Ihre Abteilung mit Saldenbilanzdaten arbeitet, die aus mehreren Hauptbüchern, ERPs oder anderen Extrakten stammen, die unterschiedliche Kontencodierungsstrukturen aufweisen. Steuertechnologie sorgt für harmonisierte und konsolidierte Saldenbilanzdaten und kann diese auf dem neuesten Stand halten, selbst wenn sich die Buchnummern fortlaufend ändern. Sie ermöglicht außerdem einen gemeinsamen Master-Kontenplan zur Standardisierung der Saldenbilanzdaten für die gesamte Steuerabteilung. Gleichzeitig werden Verwaltungs- und Wartungsredundanzen auf ein Minimum reduziert. Dadurch haben Sie mehr Zeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.

Datenerhaltung

Darüber hinaus können Quelldaten zu einem bestimmten Zeitpunkt erhalten und konsolidiert werden, um notwendige Auflagen zu erfüllen, damit die Daten auf der richtigen Ebene für die jeweilige Aufgabe genutzt werden können.

„[Mit ONESOURCE] haben wir so viel mehr erreicht, als wir mit Excel allein geschafft hätten. Mit DataFlow, WorkFlow und FileRoom haben [wir] ein vollständiges System. Es ist wahrlich eine Technologie, nicht nur eine Software. Man hat die Technologie und die Tools, die man für seine Aufgaben braucht.“

Mit ONESOURCE können Sie:

• Korrekte und beweisfähige Steuerreportings erstellen

• Den Steuerlebenszyklus verkürzen und die Komplexität verringern

• Daten bei Steuererklärung, Steuerreportings und anderen Steuer-Workflows gemeinsam nutzen

• Die Steuerschuld schnell und genau abschätzen

3) Schnelle und zuverlässige Berechnungen

Letztendlich erwarten externe Aufsichtsbehörden und interne Stakeholder Eines von der Steuer: Sie muss korrekt sein. Der tägliche Betrieb muss solide, belegbare Steuerpositionen bereitstellen. Zusammen sorgen diese schrittweisen Verbesserungen und Effizienzsteigerungen für ein geringeres Risiko und eine klarere Sicht auf die Zukunft der Steuer und was dafür erforderlich ist.

Harmonisierung zwischen Steuererklärung und Steuerreporting

Steuertechnologie ermöglicht es Unternehmen, schnelle und genaue Steuerreportings zu erstellen, die jedem Audit standhalten. Da für Steuererklärung und Steuerreporting dieselben Daten herangezogen werden, können Steuerabteilungen den jährlichen Finanzabschluss- und Steuerkonformitätsprozess um Tage oder sogar Wochen verkürzen und gleichzeitig das Risiko verringern, indem sichergestellt wird, dass die Daten über verschiedene Prozesse der Steuerabteilung hinweg einheitlich sind.

Korrekte und beweisfähige Steuerreportings

Mit Steuertechnologie stehen Ihnen auch Daten zur Verfügung, mit denen Sie korrekte Steuerreportings berechnen und Berichte und Arbeitsblätter erstellen können, die die gebuchten Beträge unterstützen – und das alles auch bei knappen Fristen. Ein Mechanismus zur Steuerberechnung kann bei der Berechnung von Steuerreportings helfen und gleichzeitig sicherstellen, dass Änderungen bei gesetzlichen Steuersätzen, Umlagen und Währungen berücksichtigt werden. Die Elemente dieser komplexen Berechnungen können leicht um ihre Dimensionen erweitert werden, sodass Steuerabteilungen mühelos Datendetails anzeigen können, ohne die Kernintegrität der Daten zu stören.

Mit ONESOURCE können Sie:

• Durch Detailanzeigen, Berichtverknüpfung und benutzerdefinierte Hierarchien Transparenz erreichen

• Konfigurierbare Hauptbucheinträge für alle Zuständigkeitsebenen und ERP-Systeme verwenden

• Auf umfangreiche Überprüfungs- und Formatierungsoptionen zugreifen, um die Fragen von Stakeholdern zu beantworten

Manche Steuerabteilungen befinden sich in einem stetigen Wettrennen mit neuen Anforderungen und dem ständigen Risiko, das sich durch langsame, unverbundene manuelle Prozesse ergibt. Technologie, hinter der ein tiefgreifendes branchenspezifisches Know-how steht, vereinfacht diese Anstrengungen und gibt Teams einen einzigen Satz von Tools und Regeln an die Hand, die aktualisiert werden, wenn sich die Vorschriften ändern.

Erhöhte Transparenz

Steuertechnologie bietet Ihnen außerdem selbstabstimmende Berichte, mit denen sichergestellt wird, dass Datenänderungen schnell und korrekt verarbeitet werden. Mit der Möglichkeit, verschiedene Datenbestände zu verwenden, Szenarios auszuführen und Ergebnisse in Echtzeit zu erhalten, wissen Sie genau, welche Auswirkungen die vorgenommenen Einträge haben – von den tatsächlichen Steuerrückstellungen über die effektiven Steuersätze bis zu den Journaleinträgen, und das alles innerhalb weniger Minuten.

Korrekte Berichte leicht erstellt

Häufig müssen Steuerergebnisse in mehreren Formaten gemeldet werden, da die Informationen auf verschiedene Weise genutzt werden sollen. Mit Steuertechnologie können Sie Berichte für die vielfältigen Anfragen erstellen, die Sie im Zusammenhang mit dem Reporting von Unternehmenssteuern erhalten. Unabhängig davon, ob es sich um einen internen oder externen Prüfer oder die Geschäftsleitung handelt, sind Sie durch die verschiedenen Funktionen zur Gruppierung, Kombination, Erweiterung und Ausblendung der Informationen – sowie die Möglichkeit, diese Optionen für später zu speichern – in der Lage, allen Stakeholdern Daten per Mausklick zu liefern.

4) Ergebnisorientierung

Mit ONESOURCE können Sie:

• Benutzerdefinierte Analysen erstellen

• Peer-Benchmark-Vergleiche erstellen

• Trends analysieren

• Verstehen, wo Ressourcen zugewiesen werden sollten

5) Kurs Richtung Zukunft

Dank zuverlässiger Automatisierung und robuster digitaler Workflows, die die tägliche Arbeit Ihrer Steuerexperten vereinfachen, haben sie mehr Zeit, aus denselben Daten und derselben Dokumentation, die bereits für Compliance und Berichterstellung verwendet wurden, neue strategische Erkenntnisse für das Unternehmen zu gewinnen. Big Data und Analysen rücken immer mehr ins Blickfeld. Da spielen Steuerteams eine noch größere Rolle dabei, Geschäftsentscheidungen durch Steuerdaten zu unterstützen.

Wie bei allen Analyseaufgaben ist die Sammlung der Informationen oft noch die einfachste Aufgabe. Schwierig wird es, wenn es daran geht, sinnvolle Fragen zu formulieren und zu planen, wie auf die Antworten reagiert werden sollte. Das ist keine Frage von Big Data, sondern vielmehr eine Frage der Geschäftsstrategie, und Informationen über direkte Steuern sind hierbei von entscheidender Bedeutung. Steuertechnologie sorgt dafür, dass das Rohmaterial, die Informationen und die Dokumentation, verfügbar und korrekt sind. Dadurch wird die Steuerabteilung von der Kostenstelle zum Partner, insbesondere in Unternehmen, die sich auf globales Wachstum konzentrieren.

Analyse und Benchmarking Steuertechnologie bietet eine umfassende Palette an Analysetools, die Steuerexperten helfen, Erkenntnisse aus ihren Daten zu gewinnen und eine Steuerstrategie für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Sie verbringen weniger Zeit damit, die Daten manuell zu bearbeiten, und mehr Zeit damit, die Daten zu verstehen. Da Sie Visualisierungen aus Ihren Rückstellungsdaten und leicht auch Vergleiche zwischen mehreren Perioden und Trendanalysen erstellen können, werden Einblicke, die bisher in den Ergebnissen verborgen waren, sichtbar und einfach zu konsumieren. Sie können auch Dashboards zur Überwachung wichtiger Leistungsindikatoren Ihres Steuerbuchungsprozesses erstellen, damit Sie wissen, wo Sie Ihre Ressourcen zuweisen sollten. Dank Benchmarking-Funktion können Sie die Ergebnisse Ihres Unternehmens in Peer-Benchmarks mit denen ähnlicher Firmen vergleichen – ein Vorteil von unschätzbarem Wert.

Diese Analysen und Einblicke bieten Ihnen nicht nur die Möglichkeit, strategisch zu planen, sondern können Ihrem Unternehmen auch einen Wettbewerbsvorteil gewähren, der sicher die Aufmerksamkeit Ihres CFO erwecken wird. Nur Steuertechnologie bietet diese leistungsstarke Gelegenheit, Ihre Ergebnisse zu validieren, Best Practices zu ermitteln und Peer-Vergleiche zu ziehen. Sie ist eine leistungsstarke Ergänzung zu einer umfassenden Initiative, die Zukunft mit datengestützten Einblicken und Kenntnissen neu zu definieren.

„ONESOURCE erhöht unsere Effizienz jedes Jahr erheblich, sodass uns mehr Zeit bleibt, strategisch und für die Zukunft zu planen, u. a. zu entscheiden, welches [Steuer-]Technologie-Tool wir als Nächstes implementieren.“

Info zu ONESOURCE Thomson Reuters ONESOURCE™ ist eine ganzheitliche Softwareplattform. Mit ihrem branchenweit leistungsstärksten Portfolio von Technologielösungen unterstützt sie Unternehmen weltweit bei der Einhaltung von Steuervorschriften und der Entscheidungsfi ndung im Rechnungswesen. Wir betrachten es als unseren Auftrag, Steuer- und Buchhaltungsprozesse durch Einsatz von Technologie einfacher, schneller, kostengünstiger und vorausschauender zu gestalten. Unsere Strategie ist es, Ihre Flexibilität zu sichern, indem wir Lösungen bereitstellen, die den sich wandelnden Anforderungen der Steuer- und Buchhaltungsabteilungen gerecht werden. Wir bieten eine komplette Plattform, die jeden einzelnen Schritt Ihrer steuerlichen Prozesse abdeckt. Damit erhalten Steuerfachleute rund um den Globus die verlässlichen Informationen und Ressourcen, die sie benötigen, um Antworten zu fi nden und das Geschäftsergebnis zu verbessern.

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