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E-Invoicing –
Elektronische Rechnungen
Teil der ECM-Strategie
Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG 1
Einführung
Wir sind ein eigentümergeführtes, mittelständisches
Großhandelsunternehmen.
Unsere Kundenstruktur umfasst in der Mehrzahl kleine und
mittlere Handwerks- und Industriebetriebe im Bauhaupt- und
Baunebengewerbe, aber auch einige große Industriekonzerne
und natürlich Bund, Länder und Gemeinden, öffentliche
Einrichtungen etc.!
Wir haben mehr als 10.000 aktiv kaufende Kunden im B2B
und mehr als 800 aktive Lieferanten!
Wir waren und sind davon überzeugt, dass wir den Weg zu
mehr EDI, zu mehr elektronischen Prozessen und
automatisierten Verfahren gehen müssen (Management
Commitment)!
Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG 2
EDI?
EDI? (UN/Edifact, WebEDI)? 1. UN/EDIFACT ist die Abkürzung
für United Nations Electronic Data Interchange For Administration,
Commerce and Transport. EDIFACT ist ein branchenübergreifender
internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im
Geschäftsverkehr. EDIFACT ist einer von mehreren
internationalen EDI-Standards
2. EDIFACT-Verzeichnisse a) Die verschiedenen EDIFACT-Versionen nennt man Verzeichnisse.
b) Diese EDIFACT-Verzeichnisse werden regelmäßig (2 mal im Jahr jeweils zum
01.04. und 01.10.) überarbeitet, um neue EDIFACT-Nachrichten aufzunehmen
oder bestehende zu aktualisieren. EDIFACT-Verzeichnisse haben Namen wie
D.03B
3 Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG
Genug!
1. EDIFACT-Subsets
Aufgrund der Komplexität haben sich branchenspezifisch sogenannte Subsets von EDIFACT entwickelt.
Diese Subsets sind EDIFACT Teilmengen und beinhalten nur die für bestimmte Anwendergruppen
relevanten Funktionen.
a) CEFIC – Chemische Industrie
b) EANCOM – Konsumgüterindustrie
c) Edi@Energy - Strom und Gas (nur für Deutschland gültig)
d) EDIBDB – Baustoffbranche
e) EDIFICE – High Tech Industrie
f) EDIFOR - Speditionsbranche
g) EDIFURN – Möbelbranche
h) EDIGAS - Ferngasgeschäft
i) EDILEKTRO - Elektroindustrie / Elektrogroßhandel
j) EDILIBE – Buchhandel
k) EDIPAP - Papierhersteller / -großhandel / -verarbeitende Industrie
l) EDITEC - Sanitärbranche
m) EDITEX – Textilindustrie
n) EDITRANS - Transportwirtschaft
o) EDIWHEEL - Reifen- und Räderhersteller (inkl. AdHoc EDI)
p) ETIS - Telekommunikation (nur für Rechnung)
q) ODA/ODIF - Allgemeine Dokumentenformate
r) ODETTE - Automobilindustrie
s) RINET - Versicherungswirtschaft
4 Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG
Status Quo
Status Quo Anfang 2012 war:
EDI war für uns:
KEIN Thema der Effizienzsteigerung,
KEINE Prozessverbesserung,
KEINE Kostenreduktion!
EDI hat vielmehr bedeutet:
MEHR Prozesse,
MEHR Technik (Hard- und Software),
MEHR Formate,
MEHR Kunden- und Lieferantenanforderungen,
MEHR Projekte,
MEHR Zeit,
MEHR Kosten!!
Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG 5
Quo vadis?
Die Frage, welchen Weg wir beschreiten sollten, um diesen Status
Quo in die richtigen Richtung zu verlassen, lässt sich ableiten:
Der Weg konnte nicht in die Richtung des MEHR an
Prozessen, Technik, etc. gehen.
Aus unserer Anwendersicht ist es deshalb vollkommen
unerheblich, ob ein neues Format, ein besserer Konverter
oder ein weiteres Lieferantenportal verfügbar wird.
Das gilt im Übrigen auch für ZugFerd – „Just another format“!
(Im Rahmen einer Regierungsinitiative entwickeltes Format
zum elektronischen Rechnungsaustausch)
Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG 6
Start
In 2012 sollte die „Neuordnung“ der
elektronischen Prozesse starten:
01.04.2012 Projektstart „e-Docs“
Daraus resultierend die Entscheidung, mit
Ausgangsrechnungen zu starten
Prämisse: Nicht das „Rad“ neu erfinden
Nicht „selber machen“!
7 Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG
Die Richtung
Der Weg musste in Richtung
WENIGER Prozesse,
WENIGER Technik,
WENIGER Formate,
WENIGER Anforderungen,
WENIGER Zeit und damit
WENIGER Kosten gehen!
MEHR Effizienz, MEHR Transparenz
sind die MEHRs,
die das Ziel markierten!
Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG 8
Unser Weg
Unser Weg war deshalb der Weg zu einem Dienstleister, der transparent
und zum Start weitgehend kostenneutral, später kostenreduzierend
folgende Merkmale bieten sollte:
EIN Ausgangsformat für unsere belegbasierende Kommunikation
EIN Eingangsformat für den Empfang belegbasierender Kommunikation
Kontroll-, Reporting, Logging- und Workflowangebote für uns
Kontroll-, Reporting, Logging- und Workflowangebote für die angebundenen Kunden
und Lieferanten,
oder totale „Unsichtbarkeit“ für die Kunden und Lieferanten, die diesem Thema noch
ablehnend gegenüber stehen
Integration aller noch bestehenden Papierprozesse
Für uns vollkommen transparente Einbindung anderer Portale und Dienstleiter
(Roaming)
Ergänzende Angebote für vertriebs- und marketingorientierte Prozesse
Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG 9
Unsere Lösung
Durch Recherche und unterstützt durch die
Mitarbeit im „e-Docs“-Projekt haben wir einen
starken Partnerverbund (TRAFFIQX) gefunden.
Einer dieser Partner im Verbund und unser
Dienstleister ist neopost.
Für alle Stationen „unseres Weges“ gibt es ein
Angebot aus dem Partner-Verbund
Phasenweise Einführung kein Problem
Kosten jederzeit transparent und unter den
entsprechenden Eigenaufwendungen
10 Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG
Der Verlauf (Rechnungsausgang)
Einrichtung Testzugang und erste Einweisung
(unser Aufwand 1 Std.)
Einrichtung des Rechnungsformulars
(unser Aufwand 1 MT)
Testbetrieb Rechnungsdruck und Versand aus dem Datev-
Rechenzentrum
(unser Aufwand 2 MT)
Umstellung auf Produktivumgebung mit 200 Initialkunden, die
Rechnung als PDF per Email wünschten, der Rest gedruckt
(unser Aufwand 4 Std.)
Einladung weiterer Kunden zum elektronischen Empfang läuft
kontinuierlich
(per Druckbeilage, per Email, über Internet, über Callcenter)
11 Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG
Eingangsrechnungen
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PDF Direkt zu uns
o Wer empfängt?
o SPAM-Problem
o Kein Workflow (EK)
o Keine Zuordnung Archiv
o Kopf manuell anlegen!
o Format (TIF Problem)
PDF Zu neopost
o Weiterleiten
o Automatisch Laden
o PEP (Workflow)
o Zuordnung Archiv
o Kopf manuell anlegen!
o TIF kann abgelehnt
werden!
PDF verarbeitet
von neopost
o neopost extrahiert
Daten
o PEP (Workflow)
o Kopfanlage automatisch
o Zuordnung Archiv
automatisch
o Zuordnung ECM-Akte
automatisch
PDF Container mit Daten
o PDF kommt mit Daten
o Kopfanlage automatisch
o Zuordnung Archiv und
ECM automatisch
o Möglichkeit der
Beleganlage mit Positionen
Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG
Ziel (fast) erreicht!
Das ermöglicht uns die:
Konzentration auf innerbetriebliche Prozesse
Verlagerung der Diskussion mit Kunden und Lieferanten
auf Inhalte und NICHT auf Verfahren und Technik
Und damit heben der vielzitierten Effizienz- und
Einsparpotentiale!
Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG 13
Q & A
Zeit für Fragen
?
14 Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG
Geschafft!
Herzlichen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit
15 Juli 2016
Detlev Mages - Bereichsleiter EDV
Konrad Kleiner GmbH & Co. KG
Juli 2016 Detlev Mages - Bereichsleiter EDV Konrad
Kleiner GmbH & Co. KG 16
E-Docs
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Juli 2016
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