Kapitel 3

E-Mails schreiben und versenden

Alle Theorie ist grau, aber ein wenig Information vorab ist sicherlich hilfreich, um unnötige Fehler zu vermeiden. Ver-ständlicherweise möchten Sie sofort loslegen und eine E-Mail schreiben. Bevor Sie dieses in Angriff nehmen, machen Sie sich kurz mit der Formularoberfl äche vertraut, und dann wird Ihnen erläutert, was es mit den verschiedenen Mailformaten auf sich hat. Danach können Sie anfangen, die Felder des Nachrichtenformulars mit Inhalten zu füllen, den Text der Nachricht einzugeben – eventuell Anlagen hinzuzufügen – und zu guter Letzt – die Nachricht zu versenden.

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Ihr Erfolgsbarometer

Das kennen Sie schon:

Die Grundlagen von Outlook 2003 18

E-Mail-Konten einrichten 42

Das lernen Sie neu:

Der Bereich E-Mail 60

Das Formular zur Eingabe anzeigen 61

Das Nachrichtenformat wählen 62

Der Empfänger und die Betreffzeile 64

Den Text der Nachricht eingeben 68

Die Nachricht versenden 72

Anlagen zur Nachricht hinzufügen 77

Einige Optionen zum Schreiben und Senden von E-Mails 79

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Der Bereich E-MailE-Mails zu senden und zu empfangen ist ja das zentrale Einsatzgebiet von Outlook. Deswegen ist standardmäßig auch der Bereich E-Mail nach dem Starten von Outlook 2003 aktiviert. Ist das nicht der Fall – beispielsweise weil Sie gerade in einem anderen Programmbereich von Outlook gear-beitet haben – müssen Sie diesen Bereich zuerst anwählen.

1 Wechseln Sie – falls notwendig – zum Bereich E-Mail, indem Sie auf E-Mail im Navigations-bereich klicken.

Tipp

Zur Anzeige des Bereichs E-Mail können Sie auch den Befehl E-Mail im Menü Wechseln zu wählen oder einfach die Tastenkombina-tion S+1 drücken.

2 Standardmäßig wird dann das Ihnen schon bekannte Outlook Heute angezeigt. Im oberen Teil des Navigationsbereichs werden alle zum E-Mail-Bereich gehörenden Ordner aufgelistet. Einige davon werden Sie in diesem und im folgenden Kapitel noch intensiv kennen lernen.

Tipp

Falls nach einem Klick auf E-Mail im Navigations- be reich Outlook Heute nicht ange-zeigt wird, kli-cken Sie auf die Schaltfl äche Out-look Heute in der Er weitert-Symbol-leiste (das erste Symbol ganz links).

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Das Formular zur Eingabe anzeigenFür alles, was man schriftlich ausfüllen muss, gibt es heutzutage Formu-lare, so auch in Outlook. Das gilt für alle Aufgaben, die man mit diesem Programm erledigt – auch für das Schreiben einer E-Mail-Nachricht. In diesem Formular befi nden sich sämtliche Felder und Optionen, die Sie für eine Nachricht an eine oder mehrere Personen benötigen. Sie müssen nur noch die Felder mit den richtigen Informationen ausfüllen und die eine oder andere Option festlegen. Und das sollen Sie jetzt tun …

1 Klicken Sie im Bereich E-Mail auf die Schaltfl äche Neu in der Standard-Symbol-leiste.

Tipp

Auch aus jedem anderen Outlook-Bereich heraus können Sie das Formular zur Eingabe einer neuen E-Mail anzeigen lassen.

Dazu klappen Sie das Menü zur Schaltfl äche Neu durch einen Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze auf und wählen dort den Befehl E-Mail-Nachricht.

Das Formular zur Eingabe anzeigen

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2 Das Formular, das Sie damit aufgerufen haben, präsentiert sich vorerst komplett leer und trägt den Titel Unbenannte Nachricht.

Das Nachrichtenformat wählenBevor Sie mit dem Schreiben der Nachricht beginnen, sollten Sie sich kurz mit den unterschiedlichen Mailformaten und deren Bedeutung vertraut machen. Outlook verfügt über drei verschiedene Formate für E-Mails: HTML, Rich-Text und Nur-Text. Die Unterschiede dazwischen betreffen im Wesentlichen die Möglichkeiten, die Sie bei der optischen Gestaltung – der Formatierung – der Nachricht haben.

� Das Format HTML liefert die größte Zahl an Möglichkeiten. Sie können in diesem Format praktisch alle Formate benutzen, die Sie vielleicht von Seiten aus dem Internet her kennen: Sie können ver-schiedene Schriftarten, -größen und -farben verwenden, Absätze un-terschiedlich ausrichten und mit verschiedenen Aufzählungszeichen versehen, Bilder einfügen und vieles mehr. Leider schätzen es man-che Empfänger gar nicht, Mails im HTML-Format zu erhalten, und schalten aus Sicherheitsgründen in ihrem Mailprogramm die Anzeige von HTML-Nachrichten aus. Während der Absender Freude über das webseitenähnliche Design hat, werden bei einigen Mailprogrammen solche Nachrichten ohnehin nicht richtig angezeigt bzw. der gesamte HTML-Text wird als Beilage angefügt. Sie machen sich also vielleicht mit einem gelungenen Design Ihrer Nachrichten im HTML-Format eine unnötige Mühe.

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� Das Format Rich-Text ist ein Microsoft-Format und verfügt auch über viele Formatierungsmöglichkeiten. Ein wesentlicher Nachteil ist aber, dass eine Nachricht in einem solchen Format nur über die neueren Versionen von Outlook korrekt empfangen werden kann.

� Das Format Nur-Text ist das einzig zuverlässige und einigermaßen vertrauenswürdige Nachrichtenformat. Der Vorteil dieses Formats liegt darin, dass es von allen bekannten E-Mail-Programmen erkannt wird. Sie können also sicher sein, dass Ihre Nachricht beim Empfän-ger korrekt ankommt. Es unterstützt jedoch keinerlei Textformatierun-gen, wie beispielsweise unterstrichenen oder kursiv hervorgehobenen Text.

Diese Aspekte sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie daran gehen, eine Nachricht zu verfassen. Die Autorin empfi ehlt Ihnen im Zweifelsfall, immer das Format Nur-Text einzustellen.

1 Zur Wahl des Formats klicken Sie auf die Schaltfl äche mit der nach unten zeigenden Pfeil-spitze in dem Feld, in dem standardmäßig HTML angezeigt wird. Die Liste der Formate wird geöffnet.

2 Klicken Sie dann auf das gewünschte Format. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Nachricht vom Mailprogramm des Empfängers richtig angezeigt wird, klicken Sie auf Nur-Text.

Tipp

Nachdem Sie das Format Nur-Text gewählt haben, kann die Mehrzahl der Befehle des Menüs Format nicht mehr angewählt werden, da Nur-Text so gut wie keine Formatierungen erlaubt.

Das Nachrichtenformat wählen

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Der Empfänger und die Betreffzeile Eigentlich spielt es keine Rolle, ob Sie zuerst den Text der Nachricht, dann die Daten des Empfängers und den Betreff eingeben oder in umgekehrter Reihenfolge vorgehen. Beginnen Sie einfach mit den Adressdaten und dem Betreff.

Um eine Nachricht zu versenden, benötigen Sie die Adresse des Empfän-gers. Eine solche Adresse setzt sich meist aus drei Teilen zusammen: dem vom Empfänger gewählten Namen, dem Server, über den der Empfänger die an ihn gerichteten Nachrichten erhält, und – nach einem Punkt – ei-nem Regionalcode. Zwischen den ersten beiden Teilen steht in der Regel das Zeichen @, das mit dem englischen Wort at für bei bezeichnet und manchmal auch »Klammeraffe« genannt wird. Der Regionalcode wird von den davor stehenden Angaben durch einen Punkt getrennt. Der Code de steht beispielsweise für Deutschland.

Empfängeradressen eintippenIn den Feldern im oberen Bereich des Formulars Unbenannte Nachricht – direkt unter den Symbolleisten – geben Sie die Adresse des Empfängers Ihrer Nachricht ein. Standardmäßig fi nden Sie hier zur Eingabe die Zeilen An und Cc.

� Im Feld An geben Sie den oder die Empfänger an, dem bzw. denen die Nachricht zugeschickt werden soll.

� Cc steht für Carbon Copy – also Durchschlag. Den in diesem Feld ein-gegebenen Empfängern lassen Sie eine Kopie der E-Mail zur Kenntnis-nahme zukommen.

Tipp

Zusätzlich können Sie mit Bcc eine weitere Zeile zur Adresseingabe anzeigen lassen. Den Befehl Bcc fi nden Sie im Menü zur Schaltfl äche Optionen in der Standard-Symbolleiste. Bcc steht für Blind Carbon Copy – also Blindkopie – und funktioniert ähnlich wie Cc: Auch hier können Sie Empfänger aufl isten, die eine Kopie erhalten sollen. Diese Zeile ist aber insofern »blind«, als dass sie den unter An und Cc aufgelisteten Empfängern nicht angezeigt wird. Die unter Bcc aufgeführten Empfänger bleiben also den eigentlichen Adressaten der Nachricht verborgen.

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1 Tippen Sie jetzt die Empfängeradresse über die Tastatur ein. Klicken Sie dazu in das Textfeld An und geben Sie die vollständige Adresse des Empfän-gers ein. Nachdem Sie die Adresse eingegeben haben, werden Sie feststellen, dass sie unterstrichen dargestellt wird, dass heißt, das sie von Outlook auf die korrekte Schreibweise und Vollständigkeit überprüft wurde.

Tipp

Wenn Sie die Nachricht gleich an mehrere Empfänger senden wollen, können Sie auch die anderen Adres-sen in der Zeile eingeben. Mehrere Empfänger werden immer durch ein Semikolon getrennt.

2 Wenn Sie eine Kopie Ihrer E-Mail an einen anderen Empfänger verschi-cken wollen, klicken Sie in das Feld Cc und geben darin ebenso die vollständige Adresse ein.

Tipp

Vom Feld An können Sie auch durch Drücken der Taste T schnell zum Feld Cc wechseln.

Adressen aus den Kontakten wählenWenn Sie die Daten des Empfängers schon im Outlook-Ordner Kontakte eingegeben haben, können Sie die gewünschten Adressen für die Felder An und Cc schnell aus diesem Ordner wählen.

1 Um die Adresse des Empfängers auszuwählen, klicken Sie im Formular zur Eingabe der Nachricht auf die Schaltfl äche An. Daraufhin wird das Dialog-feld Namen auswählen angezeigt.

Der Empfänger und die Betreffzeile

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2 Markieren Sie in diesem Dialogfeld den Namen des ge-wünschten Empfängers, indem Sie darauf klicken.

3 Klicken Sie dann auf die Schaltfl äche An im Dialogfeld Namen auswählen. Die Adresse wird in dem daneben stehenden Feld angezeigt.

Tipp

Wenn Sie die Nachricht an mehrere Empfänger versenden wollen, wiederholen Sie den Vorgang für die anderen Empfänger. Das Semikolon wird automatisch zwischen die einzelnen Adressen gesetzt.

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4 Auf dieselbe Weise können Sie zum Einfügen von Empfängern verfahren, denen Sie eine Kopie zukommen lassen wollen. Markieren Sie sie in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfl äche Cc.

5 Nachdem Sie so alle gewünschten Empfänger ausgewählt haben, klicken Sie auf OK. Das Dialog-feld wird geschlossen und die Adressen werden in den entsprechenden Feldern des Formulars angezeigt.

Betreff eingebenDie Zeile mit dem Vermerk Betreff dient dazu, Informationen aufzuneh-men, die beim Empfänger – neben Ihrem Namen – praktisch bei jedem E-Mail-Programm – angezeigt werden.

1 Klicken Sie in das Feld Betreff und geben Sie einen Hinweis dazu ein, worum es in der Nachricht geht.

Tipp

Theoretisch ist die Eingabe im Feld Betreff nicht zwingend notwendig. Es emp-fi ehlt sich aber, einen Betreff einzugeben, da der Empfänger sonst meist nicht erkennt, worum es bei der Nachricht geht, und sie wegen Verdachts auf Viren löscht, bevor er sie gelesen hat.

Der Empfänger und die Betreffzeile

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2 Nach einer Eingabe im Feld Betreff wird der eingegebene Text automatisch auch als Titel des Dialogfelds angezeigt.

Den Text der Nachricht eingeben Der eigentliche Text der Nachricht wird im großen unbenannten Feld des Formulars vorgenommen.

Text eingebenDie Grundregeln für die Texteingabe und -bearbeitung sind Ihnen aus Programmen für die Textverarbeitung her vermutlich schon bekannt:

1 Klicken Sie in das Feld zur Texteingabe. Von der Betreff-zeile können Sie auch durch Drücken der Taste T dorthin gelangen. Der Mauszeiger erscheint im Feld als Schreibmarke in der Form von zwei zusammengesetzten eckigen Klammern.

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2 Beginnen Sie dann mit der Texteingabe für die Nachricht an der durch die blinkende Einfügemarke gekennzeichneten Stelle. Durch die fortlaufende Eingabe des Textes werden die Schreib-marke und damit das Ende des Dokuments automatisch nach hinten verschoben.

3 Um einen neuen Absatz zu beginnen, drücken Sie die Taste [. Einen zusätzlichen Zeilenvorschub – also eine Leerzeile – können Sie durch ein zusätz-liches Drücken der Taste [ erreichen.

4 Wird ein Wort am Ende einer Zeile so lang, dass es nicht mehr in die Zeile passt, wird es automatisch in die nächste Zeile gesetzt. An eine Zeilenschaltung brauchen Sie also nicht zu denken.

Den Text ändern Wenn Sie den eingegebenen Text nach der Eingabe ändern wollen, müs-sen Sie die Schreibmarke an die entsprechende Stelle setzen.

1 Wenn Sie beispielsweise ein zusätzliches Wort einfügen wollen, klicken Sie zunächst die Stelle im Text an, an der das Wort erscheinen soll.

Den Text der Nachricht eingeben

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2 Tippen Sie dann das einzufügende Wort ein.

3 Um anschließend mit dem Text am Ende der bisherigen Eingabe fortzufahren, klicken Sie nach dem letzten Buchstaben und fahren mit dem Tippen fort.

Tipp

Einzelne Zeichen können Sie mit den Tasten _ oder R löschen. Klicken Sie zuerst an die Stelle, die Sie korrigieren wollen. _ entfernt das Zeichen nach der Schreibmarke, R löscht das Zeichen vor der Schreibmarke.

Die Rechtschreibung prüfen Während Ihrer Texteingabe ist im Hintergrund eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung standardmäßig automatisch aktiv. Fehler werden durch eine rot bzw. grün geschlängelte Linie auf dem Bildschirm kennt-lich gemacht.

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1 Rechtschreibfehler werden durch eine rot geschlängelte Linie gekennzeichnet. Um eine Korrektur durchzuführen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das markierte Wort. Im oberen Bereich des angezeigten Kontextmenüs werden Korrekturvor-schläge angezeigt. Wählen Sie hier den geeigneten aus.

2 Eine grün geschlängelte Linie kennzeichnet einen Grammatikfehler. Zur Korrektur verfahren Sie genauso wie bei Rechtschreibfehlern: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das unterschlängelte Wort und wählen Sie im Kontextmenü den Korrekturvorschlag aus.

Tipp

Falls das Wort tatsächlich korrekt geschrieben wurde, dem Programm aber unbekannt ist, können Sie es über den Befehl Hinzufügen zum Wörterbuch in das aktuelle Wörterbuch aufnehmen.

Den Text der Nachricht eingeben

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Die Nachricht versenden Nachdem Sie eine Nachricht verfasst haben, können Sie sie absenden. Dabei wird gleichzeitig das Formular zur Eingabe automatisch geschlos-sen.

AbschickenAbhängig von der Konfi guration Ihres Systems wird die Nachricht dann entweder automatisch übermittelt oder Sie müssen in einem separaten Schritt die Übermittlung – das heißt das Senden der ausgehenden und den Empfang der eingehenden Nachrichten – vornehmen.

1 Klicken Sie auf die Schaltfl äche Senden in der Symbolleiste des Formulars. Das Formular mit der Nachricht verschwindet vom Bildschirm und der Programmbereich, von dem aus Sie das Formular aufgerufen hatten, wird wieder angezeigt.

2 Was mit der Nachricht passiert ist, hängt von der Grundeinstellung des Programms ab und davon, ob Sie gerade mit dem Internet verbunden sind oder nicht.

� Wenn aktuell eine Verbindung zum Internet besteht, wird die Nach-richt darüber zu Ihrem Postausgangsserver und weiter zum Postein-gangsserver des Empfängers auf den Weg gebracht.

Tipp

Das Übermitteln von Nachrichten an das Internet kann nur dann erfolgen, wenn ein funktionierendes E-Mail-Konto vor-handen ist. Hinweise zum Einrichten eines solchen Kontos fi nden Sie in Kapitel 2.

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� Besteht derzeit keine Verbindung, wird die Nachricht zunächst ein-mal im Ordner Postausgang zwischengelagert. In Outlook Heute wird das beispielsweise im Bereich Nachrichten durch die Zahl nach dem Wort Postausgang angezeigt.

Postausgang Die von Ihnen gesendeten Nachrichten werden in der Standardeinstel-lung des Programms zunächst im Ordner Postausgang in die Sendewarte-schlange gestellt. Sie können dort noch einmal kontrolliert werden, bevor sie zum Mailserver übertragen werden.

1 Klicken Sie im mittleren Bereich auf Postausgang, um den Inhalt des Ordners anzuzeigen. Dass sich noch Nachrichten darin befi nden, erkennen Sie an der fett gesetzten Anzeige der Ordnerbezeichnung. Die Anzahl der Nachrichten darin wird dann in eckigen Klammern wiedergegeben.

2 Der Inhalt des Ordners Postausgang wird nun angezeigt. Sollten Sie eine Nachricht im Postausgang nochmals überprü-fen oder bearbeiten wollen, können Sie sie durch einen Dop-pelklick auf die entsprechende Zeile wieder öffnen.

Die Nachricht versenden

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3 Nachdem Sie die Nachricht im Postausgang geöffnet haben, müssen Sie nochmals auf die Schalt-fl äche Senden klicken, um sie wieder zu schließen.

Nachrichten übermittelnWenn sich die Nachricht noch im Ordner Postausgang befi ndet – bei-spielsweise weil zum Zeitpunkt des Sendens keine Verbindung zum Internet bestand –, müssen Sie sie von dort aus noch an den Mailserver übermitteln.

1 Klicken Sie dazu im Programmbereich E-Mail auf die Schaltfl äche Senden/Empfangen der Standard-Symbolleiste.

2 Anschließend werden Sie aufgefordert, die Verbindung zum Internet herzustellen. Kli-cken Sie dazu auf die Schaltfl ä-che Wählen.

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3 Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, werden die Nachrichten ausgetauscht. Was dabei passiert, können Sie im Dialogfeld Outlook-Nachrichtenübermittlung verfolgen, das automatisch eingeblendet wird.

Tipp

In der Standardeinstellung des Programms werden bei der Verbindung zum Internet sowohl Ihre Nachrichten gesendet als auch an Sie gerichtete Nach-richten empfangen. Wollen Sie nur Nachrichten senden, wählen Sie den Befehl Alle senden im Menü zur Schaltfl äche Senden/Empfangen.

4 Dass nach dem Senden Ihr Ordner Postausgang leer ist, wird im Ordner Outlook Heute im Bereich Nachrichten durch die Zahl 0 nach dem Wort Post-ausgang angezeigt.

Die Nachricht versenden

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5 Damit Sie nicht vergessen, Nachrichten abzusenden, werden Sie darauf hingewiesen, wenn sich beim Beenden von Outlook noch ungesendete Nachrichten im Ordner Postausgang befi nden. Wenn Sie die Nachricht noch senden wollen, klicken Sie auf Nein, senden die Nachricht(en) und beenden dann erst Outlook.

Gesendete Objekte In der Grundeinstellung des Programms wird automatisch eine Kopie der von Ihnen gesendeten Nachrichten im Ordner Gesendete Objekte abge-legt. In diesem Ordner können Sie kontrollieren, ob Sie eine Nachricht schon gesendet hatten und welchen Inhalt diese Nachricht hatte.

1 Klicken Sie in der Ordnerliste auf Gesendete Objekte.

2 Der Inhalt dieses Ordners wird dann angezeigt.

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3 Um den Ordner Outlook Heute wieder anzeigen zu las-sen, klicken Sie auf Persönliche Ordner in der Ordnerliste.

Anlagen zur Nachricht hinzufügenNeben dem Text der E-Mail können Sie dem Empfänger einer Nachricht auch Dateien oder Elemente aus Outlook der Nachricht hinzufügen. Ein Beispiel dafür wären Urlaubsfotos oder umfangreichere Textdokumente. Der Empfänger einer solchen Nachricht kann die Anlagen öffnen, an-schauen und benutzen.

1 Dazu erstellen Sie zunächst die Nachricht wie gewohnt – geben Sie den oder die Empfänger, den Betreff und den gewünschten Text ein.

2 Klicken Sie dann im Nachrichtenformular auf die Schaltfl äche Datei einfügen in der Symbolleiste.

Anlagen zur Nachricht hinzufügen

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3 Wählen Sie dann aus dem Dialogfeld Datei einfügen die gewünschte Datei aus oder geben Sie ihren Namen ein. Die Optionen in diesem Dialogfeld entsprechen denen in den Dia-logfeldern zum Öffnen oder Speichern, die Sie vermutlich aus anderen Programmen her kennen.

4 Die eingefügten Dateien und Elemente werden dann im neu angezeigten Feld Anfügen angegeben.

5 Um eine Nachricht mit einer Anlage abzusenden, verfahren Sie wie gewohnt: Klicken Sie auf die Schalt-fl äche Senden in der Symbolleiste. Wenn gerade keine Verbindung zum Internet besteht, wird die Nachricht im Postausgang abgelegt, andernfalls wird sie direkt auf den Weg gebracht.

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Einige Optionen zum Schreiben und Senden von E-Mails Der Bereich E-Mail verfügt über eine große Zahl von Möglichkeiten zur individuellen Anpassung an Ihre persönlichen Präferenzen. Die Anzahl der Möglichkeiten für diesen Programmbereich ist überwältigend groß und nur ein kleiner Teil kann hier erwähnt werden.

Achtung!

Die in diesem Buch beschriebenen Verhaltensweisen des Programms werden von den Einstellungen zu den Optionen beeinfl usst. Ändern Sie diese Optionen erst, nachdem Sie das Buch einmal vollständig durchgearbeitet haben.

1 Wie schon in Kapitel 1 erwähnt, können Sie diese Möglichkeiten an-zeigen lassen, in-dem Sie den Befehl Optionen im Menü Extras wählen. Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt. Mehrere Regis-terkarten sind für das Schreiben und Senden von E-Mails interessant. 2 Klicken Sie dann auf die Lasche

für die Registerkarte E-Mail-Setup. In Dialogfeld wird eine Übersicht zu den für das Verfassen von E-Mails verfüg-baren Optionen angezeigt.

Einige Optionen zum Schreiben und Senden von E-Mails

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3 Ist die Option Bei bestehender Verbindung sofort senden auf dieser Registerkarte aktiviert, werden Ihre Nachrichten bei einer bestehenden Verbindung sofort an den Mailserver im Netz weitergeleitet. Besteht die Verbindung nicht, wird versucht, sie aufzubauen. Wenn Sie diese Opti-on deaktivieren, werden die Nachrichten generell zunächst im Ordner Postausgang gespeichert, von wo aus sie erst nach Anklicken von Senden/Empfangen weitergeleitet werden.

4 Um weitere Optionen zum Senden und Empfangen anzuzei-gen, klicken Sie in diesem Dialogfeld auf die Schaltfl äche Senden/Empfangen.

5 Sie öffnen damit das Dialogfeld Übermittlungsgruppen. Darin können Sie unter anderem festlegen, wann eine Übermittlung der Nachrichten vorge-nommen werden soll. Durch Aktivieren von Automatische Übermittlung alle ... Minuten sorgen Sie dafür, dass mit der angegebenen Häufi gkeit eine Über-mittlung vorgenommen wird. Entsprechend können Sie durch Automatische Übermittlung beim Beenden des Programms dafür sorgen, dass beim Schlie-ßen von Outlook eine abschließende Übermittlung vorgenommen wird.

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6 Blenden Sie das Dialogfeld wieder aus, indem Sie auf die Schaltfl äche Schließen klicken.

7 Über die Registerkarte E-Mail-Format im Dialogfeld Optionen können Sie Einstellungen für das E-Mail-Format vornehmen, die dann standardmäßig zugewiesen werden.

8 Im Bereich Nachrichtenformat legen Sie das Standardformat für ausgehende E-Mail-Nachrich-ten fest. Sie können mit Microsoft Outlook Nach-richten in drei Formaten senden und empfangen: HTML, Rich-Text und Nur-Text.

Einige Optionen zum Schreiben und Senden von E-Mails

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9 Nach einem Klick auf die Lasche der Rechtschreibung können Sie die Optionen festlegen, die für die Rechtschreib-prüfungen gelten sollen. Im oberen Bereich – unter Allgemeine Optionen – fi nden Sie Optionen für die Prüfung der eigentli-chen Rechtschreibung.

� Über die Option Automatische Korrekturvorschläge für falsch buch-stabierte Wörter können Sie diese an- oder abschalten.

� Mittels Rechtschreibprüfung vor dem Senden können Sie eine solche automatisch nach einem Klick auf die Schaltfl äche Senden starten lassen.

� Sind Optionen aktiviert, deren Bezeichnung mit dem Wort ... igno-rieren endet, werden die entsprechenden Elemente bei der Recht-schreibprüfung nicht berücksichtigt.

10 Verlassen Sie das Dialog-feld, indem Sie auf die Schaltfl äche Abbrechen klicken.

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ErfolgskontrolleZum Abschluss des Kapitels sollten Sie sich wieder den Fragen und Auf-gaben der Erfolgskontrolle stellen. Schreiben Sie dazu eine E-Mail-Nach-richt an einen Bekannten. Sie brauchen dazu nur seine E-Mail-Adresse:

� Schalten Sie Ihren Computer ein und starten Sie Outlook 2003.

� Zeigen Sie das Formular zur Eingabe einer neuen Nachricht an.

� Wählen Sie Nur-Text als Nachrichtenformat.

� Geben Sie die einzelnen Bestandteile der Nachricht – die Empfänger-adresse, den Betreff und den eigentlichen Text – ein.

� Fügen Sie eine Datei – vielleicht ein Foto – als Anlage hinzu.

� Senden Sie die Nachricht ab. Vergessen Sie nicht, dass sich die Mail zunächst nur im Postausgang befi ndet.

� Beenden Sie Outlook 2003.

Erfolgskontrolle