TRAINING NEWS 4/20028

Kann man mit SAP Business Workflow die

Gechäftprozesse wesentlich verbessern?

Diese Frage stellen sich Unternehmen

während oder in der Regel nach einer er-

folgreichen SAP-Einführung.

Der vorliegende Artikel soll Möglichkeiten

aufzeigen, wie ein Projektteam auf ein

Workflow-Projekt vorbereitet werden kann.

Autor:Uwe Kiser

Referent der Unilog Integrata Training

Wird SAP Business Workflow in den Un-ternehmen angesprochen, ist oft große Un-sicherheit, wenn nicht gar vollkommeneAblehnung, sich mit diesem Thema zu be-schäftigen, anzutreffen. Die Gründe hierfürsind zum Beispiel:• ineffizient genutzte SAP R/3 Systeme,• keine oder unzureichende Prozess-

kenntnisse bzw. Dokumentationen,• unzureichendes SAP-Know-how bei den

Mitarbeitern,• große Abhängigkeiten von externen

Beratern zur Aufrechterhaltung der be-stehenden Funktionen,

• keine freien Kapazitäten bei den Mitar-beitern.

Im Rahmen von Workflow-Projekten wer-den die Projektmitarbeiter u.a. mit folgen-den Fragen konfrontiert:• Welche Organisationsentwicklung ist

erforderlich?• Wie können Mitarbeiter für ein Work-

flow-Projekt “gewonnen” werden?• Wie soll der Betriebsrat in das Projekt

eingebunden werden?• Welche Technologie (SAP, Outlook, Lo-

tus-Notes etc.) soll eingesetzt werden?• Wo sollen die Grenzen zwischen SAP-

Standardanwendung und flexiblen, aufdas Unternehmen angepassten Funk-

tionen gezogen werden?• Wie kann das benötigte Know-how aufgebaut werden?

Die Herausforderung beim Einsatzvon SAP-Business Workflow besteht

darin, die vorhandenen Standard-Anwen-dungen (SAP R/3, Outlook, Lotus-Notesetc.) und den SAP Business-Workflowsinnvoll und effizient zu integrieren. Nebender technischen Integration stellt sichweiterhin die Frage, mit welchen Metho-den eine Verbesserung der Geschäftpro-zesse unter Einsatz von SAP BusinessWorkflow erreicht werden kann. Abbil-dung 1 soll eine mögliche Vorgehensweisebei der Realisierung von Workflow-Projek-ten verdeutlichen.

Phase 1:In der ersten Phase erfolgt die Definitionund Beschreibung der bestehenden Pro-

zesse. Schwachstellen und die mit Work-flow zu unterstützenden Geschäftsprozes-se werden identifiziert. Zusätzlich wird dasMengengerüst (z.B. Anzahl Vorgänge proTag) analysiert. Die Ergebnisse der Phase 1werden als Basis für eine Kosten/Nutzen-Analyse und damit als Entscheidungsgrund-lage für die Realisierung von Workflow-Prozessen eingesetzt. Ein wesentlicher Pa-rameter zur Verbesserung von Geschäfts-prozessen ist die Durchlaufzeit eines Vor-ganges. Eine Geschäftsprozessanalyse könn-te zu folgenden Ergebnissen führen:

Eine genauere Untersuchung der Durch-laufzeiten zeigt die Defizite in der Prozess-kette auf. Die Liegezeiten eines Vorgangesbetragen nicht selten mehr als 70 %. In derPraxis resultieren diese Liegezeiten in derRegel im manuellen Handling von Papieroder im manuellen Weiterleiten von Infor-mationen (Telefon, e-Mail etc.). Ist ein Mit-arbeiter krank oder kann er aus anderenGründen einen Vorgang nicht bearbeiten,fehlt eine entsprechende Eskalationsstufe.Die Zeitanteile eines Vorganges könntenwie folgt analysiert und dokumentiert wer-den.

Liegezeit 70%Transportzeit 16%Informationsbeschaffung 4%Wertschöpfende Bearbeitung10%

Kennzahlen dieser Art bilden die Basis fürkünftige Auswertungen innerhalb einerWorkflow-Prozesskette.

Phase 2:Auf Basis der in Phase 1 beschriebendenGeschäftsprozesse erfolgt die Geschäfts-prozess-Modellierung. Ausgehend von ei-nem betriebswirtschaftlichen Soll-Konzeptwird aus dem Geschäftsprozess-Modelldas SAP Workflow-Modell entwickelt. In

Effizientes Geschäftsprozess-Managementmit SAP Business Workflow

Abbildung 1

Geschäftsprozess Durchlaufzeit BenötigteArbeitszeit

Neuanlage Kundenstammsatz 2-3 Tage 20-30 Minuten

Vollständige Pflege Materialstamm 3-5 Tage 30-40 Minuten

Genehmigungsverfahrenbei Bestellungen 2-4 Tage 15-20 Minuten

Prüfung Preisabweichung beiEingangsrechnungen 2-5 Tage 20-30 Minuten

kVP durchWorkflow-

Management

Phase 2:Workflow-Modellierung

Phase 3:Workflow-Einführung

Phase 4:Workflow-Anwendung

Phase 1:Erhebung derIst-Abläufe

Phase 5:Bewertung,Überwachung

lierung vorgestellt werden. Nachdem in der Phase 1 entschieden wurde, den Geschäfts-prozess “Freigabe einer Bestellanforderung” mit Workflow zu unterstützen, wird zunächstder Geschäftsprozess betriebswirtschaftlich modelliert. Eine einfache Dokumentation inPowerPoint könnte wie folgt aussehen:

Ein Freigabeverfahren soll bei folgenden Bedingungen durchlaufen werden:• Kontierung der Bestellanforderung auf Kostenstelle• Wert > 10.000 Euro aber <= 20.000 Euro –> Freigabe durch technische Klärung• Wert > 20.000 Euro –> Freigabe durch technische Klärung und Einkaufsleitung• Der Anforderer (hier Disponent) soll bez. der Entscheidung informiert werden

TRAINING NEWS 4/2002 9

Bestellanforderunganlegen

Bestellanforderungfreigeben

Bestellunganlegen

DispositionDisponent

EinkaufTechn. Klärung

EinkaufEinkaufsleiter

EinkaufEinkäufer

Workflow:Freigabe einerBestellanforderung

Abb. 2: Freigabe einer Bestellanforderung

Disponent(Benutzer 1)

Technische Klärung(Benutzer 2)

Einkaufsleiter(Benutzer 3)

Info bez. Freigabe

Freigabeanforderung

Freigabeanforderung

Info bez. Ablehnung

Info bez. Ablehnung

-> Wert > 10.000,- EUR-> Kontierung = Kostenstelle

-> Wert > 20.000,- EUR-> Kontierung = Kostenstelle

Banfanlegen/bearbeiten

Banfbearbeiten

Banfbearbeiten

Abb. 3: Workflow “Freigabe einer Bestellanforderung”

dieser Phase erfolgt in einem ersten Schrittdie Einarbeitung in die entsprechendenenSAP Standard-Anwendungen und die Aus-bildung in SAP Business Workflow. Durcheine Analyse der von SAP ausgeliefertenWorkflow-Muster können Verwendbarkeitbzw. die erforderlichen Anpassungen be-schrieben werden. Zusätzlich werden dieKennzahlen zur Erfolgsmessung festgelegt(z.B. Liegezeiten einer freizugebenden Be-stellanforderung).Als Ergebnis dieser Phasesollten die Geschäftsprozesse und die An-forderungen an den Workflow dokumen-tiert sein. Mithilfe des Seminars “Work-flow-Überblick” (Sem.-Nr. 06899) werdendie Projektmitglieder in die Lage versetzt,die bestehenden Workflow-Muster undWorkflow-Aufgaben zu analysieren und dieAnforderungen an Anpassungen bzw. Neu-entwicklungen von Workflow-Aufgaben zuformulieren.

Phase 3:In dieser Phase werden die erforderlichenStammdaten (z.B. Organisationseinheiten,Materialstammänderungen etc.) aufgebautund die Workflow-Aufgaben bzw. Work-flow-Muster entwickelt. Beim Einsatz desWIS (Workflow Informations System)werden die entsprechenden Info-Struktu-ren angepasst bzw. neu aufgebaut. Mithilfedes Seminars “Workflow-Kompakt” (Sem.-Nr. 06902) werden die Projektmitglieder indie Lage versetzt, eigene Workflow-Szena-rien zu entwickeln.

Phase 4:Die Anwendung und Anpassung der Work-flow-Prozesse ist Inhalt der Phase 4. In bei-den Seminaren (Sem.-Nr. 06899 und06902) lernen die Teilnehmer Workflows inder Anwendung kennen.

Phase 5:In dieser Phase werden die in Phase 2 defi-nierten und in Phase 3 realisierten Work-flow-Prozesse mithilfe des WIS (WorkflowInformations System) analysiert (z.B. Lie-gezeiten einer freizugebenden Bestell-anforderung). Auf Basis dieser Kennzahlenkönnen operative Verbesserungen eingelei-tet und die Workflow-Modellierung bei Be-darf angepasst werden. Die Basis für einenkontinuierlichen Verbesserungs Prozess(kVP) in den indirekten Bereichen ist gege-ben.

Geschäftsprozess-ModellierungIn Abb. 2 soll am Beispiel “Freigabe einerBestellanforderung” die Workflow-Model-

Aufbau der OrganisationsstrukturIm nächsten Schritt wird das Organisa-tionsmodell aufgebaut.

Für den Workflow-Prozess werden für dasUnternehmen LEIFA GmbH die Organisa-tionseinheiten Disposition und Einkauf an-gelegt. Der Organisationseinheit Disposi-tion wird die Planstelle Disponent zuge-ordnet (Inhaber = Benutzer 1). Innerhalbder Organisationseinheit Einkauf werdendie Planstellen techn. Einkäufer (Inhaber =Benutzer 2) und Einkaufsleiter (Inhaber =Benutzer 3) angelegt.

UnternehmenLEIFA GmbH

Disposition(Organisationseinheit)

Einkauf(Organisationseinheit)

• Planstelle Disponent(Benutzer 1)

• Planstelle techn.Einkäufer (Benutzer 2)

• Planstelle Einkaufsleiter(Benutzer 3)

Abbildung 4

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Vom Geschäftsprozess-Modellzum Workflow-ModellIn der nächsten Phase erfolgt die Modellie-rung des SAP Workflow-Modells in Formvon EPK’s und den zugeordneten SAP Or-ganisationseinheiten. Nach dem Aufbau dererforderlichen Stammdaten im Bereich derMaterialwirtschaft und der Aktivierung derEreigniskopplung kann der Workflow ange-wendet und überwacht werden. (Abb. 5)

Workflow in der AnwendungNachdem der Benutzer 1 eine Bestellan-forderung mit einem Wert von 50.000 Eu-ro angelegt hat, wird die Bestellanforde-rung gesperrt. Über die Standardaufgabe7986 erhält der Benutzer 2 in seinem Post-eingang die Workflow-Aufgabe zur Banf-Freigabe. (siehe Abb. 6)

Nach Freigabe der Bestellanforderungdurch Benutzer 2, werden die Aufgaben7986 und 8018 gestartet. Benutzer 3 erhältdie Aufgabe, die Banf freizugeben (Aufgabe7986).Benutzer 1 wird über die Freigabe von Be-nutzer 2 informiert (Aufgabe 8018).(siehe Abb. 7)

ZusammenfassungDie effiziente Gestaltung von Geschäfts-prozessen in den indirekten Bereichen isteine zentrale Herausforderung für dieUnternehmen. Dies kann zum einen durchdie Nutzung bzw.Weiterentwicklung vonSAP-Anwendungen erfolgen, zum anderenunterstützt SAP Business Workflow dasGeschäftsprozessmanagement in hervorra-gender Weise.Vor allem in den bisher ver-nachlässigten indirekten Bereichen bietetSAP Business Workflow gute Möglichkei-ten, die Durchlaufzeiten erheblich zu redu-zieren, da die entsprechenden Kennzahlen(z. B. Dauer für die Freigabe einer Bestell-anforderung) die Basis für operative Ent-scheidungen bilden. In den Seminaren06899 und 06902 wird Projektteams dasnotwendige SAP Know-how vermittelt, umerfolgreich Workflow-Projekte realisierenzu können.

EinkaufTechn. Klärung

EinkaufEinkaufsleiter

Banf mit Freigabe-strategie angelegt

WF-Schritt 000003Banf freigeben

XOR

XOR

Banf-Freigabeabgelehnt

Banf-Freigabefreigegeben

Banf-Freigabezurückgenommen

Banf signifikantgeändert

WF-Schritt 000067Rückmeldung bez.

Ablehnung

WF-Schritt 000072Rückmeldung bez.

Freigabe

WF-Schritt 000076Rückmeldung bez.

Rücknahme der Freigabe

GenerelleAufgaben

Workflowbeenden

Workflowbeendet

Workflow-Schritt

Ereignis

Workflow-Muster 38Workflow für Banf-Freigabe aktiviert

Abb. 5

Benutzer 1Disponent

Benutzer 2Techn. Einkäufer

Bestellanforderung freigebenoder Freigabe ablehnen

Bestellanforderung mit einemWert von 50.000,- Euro anlegen

Standardaufgabe

TS00007986

Abb. 6

Benutzer 2Techn. Einkäufer

Benutzer 3Einkaufsleiter

Bestellanforderung freigebenoder Freigabe ablehnen

Standardaufgabe

TS00007986Bestellanforderung freigebenStandardaufgabe

TS00008018

Benutzer 1Disponent

Information bez.Bestellanforderungsfreigabe

Abb. 7

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