Büromanagement „just in time“ _____________________________________________________________________________________

25. April 2019

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Elektronische Ablage Besser mit einem

Dokumentenmanagement-System

Elektronisch erzeugte Dokumente müssen auch elektronisch abgelegt werden. So will es der Gesetzgeber. Unternehmen können dabei frei entscheiden, wie sie ihre elektronische Ablage organisieren, solange die Einhaltung der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gewährleistet ist. Theoretisch genügen also ein herkömmlicher Fileserver und regelmäßige Datensicherungen. Besser, leistungsfähiger und produktiver wird Ihre elektronische Ablage allerdings mit einem Dokumentenmanagement-System.

Der offensichtlichste Unterschied liegt darin, dass die Dokumente auf einem Fileserver in der Regel einfach nur abgelegt werden – eine weiterführende Nutzung findet in den seltensten Fällen statt. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dagegen bietet vielfältige Möglichkeiten, die in den Doku-menten enthaltenen Informationen aktiv zu nutzen, beispielsweise für eine bessere Kundenbetreu-ung, fundiertere Entscheidungen oder eine effizientere Zusammenarbeit im Team.

Mit einem DMS trägt Ihre elektronische Ablage also jeden Tag zum Unternehmenserfolg bei. Warum das so ist, wird anhand der klassischen Tätigkeiten "Ablegen" und "Wiederfinden" kurz beleuchtet:

Die Dokumente legen sich im Idealfall von alleine am richtigen Ort ab

Ob manuell oder elektronisch – die Ablage gehört für die meisten Menschen zu den eher lästigen Tätigkeiten des Büroalltags. Ihre Mitarbeiter werden sich also mit Sicherheit über die Nachricht freuen, dass sich diese ungeliebte Aufgabe mit einem DMS komfortabel automatisieren lässt. Bei einem guten DMS lassen sich beliebige Kontrollschleifen einbauen, so dass der Mitarbei-ter z. B. vor der endgültigen Ablage noch per Klick bestätigen kann, wo das Dokument abgelegt wird. So behält er die Kontrolle, kann aber das lästige Tun an den "elektronischen Kollegen" delegieren.

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© Office on the Spot ~ Iris Weinig

Wie das funktioniert?

Die Dokumente werden beim Speichern in der Datenbank über eine Texterkennung ausgelesen und das DMS erkennt anhand des Inhaltes automatisch, in welche elektronische Akte das entsprechende Dokument gehört, beispielsweise anhand des Kundennamens, der Rechnungsnummer oder anderer Metadaten. Ob so oder so, Sie sparen jede Menge Zeit, die Sie sicherlich sinnvoller nutzen können als für die ungeliebte Ablage.

Dank leistungsfähiger Suchfunktion finden Sie jede Information in Nullkommanix

Wer kennt das nicht? Da legt man ein Dokument ganz normal auf dem File-server ab und wenn man es wieder braucht, ist es einfach weg. Unauffind-bar. In der Regel deshalb, weil es beim Ablegen aus Versehen in den fal-schen Ordner gezogen wurde oder jemand es versehentlich an einen ande-ren Ort verschoben hat. Also geht entweder das große Suchen los oder der Mitarbeiter resigniert gleich und versucht, das Dokument erneut zu beschaf-fen oder auf einem anderen Weg an die gesuchte Information zu kommen.

Wie viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verschwendet wird, können Sie auf meiner Homepage nachlesen:

http://www.office-on-the-spot.de/b%C3%BCroservice/slimoffice/

Ganz anders verläuft dieses Szenario bei der Arbeit mit einem DMS: Normalerweise würde man das Dokument automatisch ablegen und somit von vornherein sicherstellen, dass es auch im richtigen Ordner landet. Aber selbst, wenn Sie das nicht getan und das Dokument manuell falsch abgelegt haben sollten, finden Sie es über die Suchfunktion in Sekundenschnelle wieder. Einfach einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben und das DMS listet zuverlässig alle Dokumente auf, die diese Begriffe enthalten. Das geht natürlich auch mit Metadaten. Je genauer Sie wissen, wonach Sie suchen, umso genauer sind auch die Suchergebnisse. Mit einem modernen DMS können Sie die Ergebnisliste sogar "google-like" direkt über die Eingabe der entsprechenden Suchbegriffe immer weiter eingrenzen.

Die elektronische Ablage als verlässlicher Datenlieferant für viele alltägliche Situationen

Mit einem Dokumentenmanagement-System machen Sie Ihre elektronische Ablage zum Datenliefe-ranten, der bei vielen alltäglichen Situationen im Arbeitsalltag unterstützt.

Einige Beispiele:

Ein Kunde ruft an und braucht eine Information. Wenn der Sach-bearbeiter die Antwort nicht auswendig weiß, kommt meist ein: "Ich schaue nach und rufe Sie gleich zurück." Mit einem DMS kann der Mitarbeiter sofort Auskunft geben, weil er sofort auf die gesuchte Information zugreifen kann. Das ist gut fürs Image und fürs Zeitbud-get des jeweiligen Mitarbeiters.

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© Office on the Spot ~ Iris Weinig

Ein neuer Kollege soll sich in einen Kunden oder ein bestehendes Projekt einarbeiten. Ohne DMS braucht er dafür meist mehrere Meetings mit Kollegen oder noch längeres Klicken durch den kompletten Fileserver, um die oft verstreut liegenden Infos zu finden. Zeitsparender ist es mit ei-nem DMS, das alle Infos in der elektronischen Kundenakte oder der Projektakte sammelt.

Mitarbeiter arbeiten abteilungs- oder standortübergreifend an einem Projekt: Mit übersichtlichen Projekt-Dashboards sind alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand. Eine komfortable Notiz-funktion erleichtert die Kommunikation untereinander und erspart den Mitarbeitern und dem Mailserver das früher übliche E-Mail-Ping-Pong mit riesigen Verteilern.

E-Mails und deren Anhänge sollen archiviert werden. Wenn es um E-Mail-Postfächer geht, stoßen klassische Fileserver schnell an ihre Grenzen. Deswegen liegen E-Mails oft ungenutzt in den Post-fächern der jeweiligen Mitarbeiter. Das ist besonders schade, wenn man sich vor Augen hält, dass schriftlicher Informationsaustausch heutzutage in der Regel über E-Mail stattfindet. Ein DMS nutzt die wertvolle Wissensquelle E-Mail, indem es die E-Mails zentral und volltextdurchsuchbar archi-viert.

Das sind nur einige Beispiele, die Liste ließe sich fast unendlich fortsetzen.