Der Datenraum Ablage, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten im Projekt Hauptbahnhof Wien 11.03.2010

Der DatenraumAblage, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten im Projekt Hauptbahnhof Wien

11.03.2010

www.hauptbahnhof-wien.at

ZWEI Kopfbahnhöfe

Südbahn

Ostbahn

11.03.2010 2Der Datenraum Hauptbahnhof Wien


EIN Durchgangsbahnhof

Hauptbahnhof



Verwertung nicht mehr benötigter Flächen

Hauptbahnhof



Bildungscampus

Gewerbe

Reisen, Wohnen, Arbeiten, Einkaufen

Wohnen

Geschäftsviertel(Büros, Geschäfte, Hotels, Dienstleisung)

Park


Mehr als ein Bahnhof


Das Gesamtprojekt ab Sep. 2009 (Bauphase)

[0]

LenkungsausschussÖBB, Stadt Wien, BMVIT, Investoren

Gesamtprojektleitung [0]

Bahninfrastruktur [1]

TeilprojekteArbeitsgruppen

Verkehrsstation[6]


Immobilien[2]


Stadtplanung[3]


Stadt Infrastruktur [4]


Immorent[5]


Koordination ÖBB Koordination Stadt Wien

Gesamtprojekt Projekt Teilprojekt


Datenraum – die Ausgangslage


Verteilung von Daten und Information

811.03.2010Der Datenraum Hauptbahnhof Wien


Verteilte Information

9

Struktur <1>

Struktur <2>

Struktur <3>

Version <x>

Version <y>

?

??

? ? ??

?

?



Jeder Mitarbeiter hat seine eigene favorisierte Struktur (Ordner, Dateinamen, …)

In einer Projektgruppe/Abteilung stehen Fileserver („Laufwerke“) für die gemeinsame Nutzung von Daten zur Verfügung

Zugriff von extern (Berater, Planer, andere ÖBB Gesellschaften) ist nur eingeschränkt oder gar nicht möglich

Suchen und finden ist nur unter sehr hohem Zeitaufwand möglich

Unsicherheit bezüglich aktueller Versionen Änderungen in Dokumenten sind sehr schwer

nachzuvollziehen Größe von Dokumenten behindert den Datenaustausch via

e-mail

Dezentrale Datenhaltung



Zentral strukturierte Datenablage



Zentral strukturierte Datenablage

12

Wo ist die letzte überarbeitete Version vom

Vorstandsbericht ???

Gibt es noch andere Versionen und welche Änderungen wurden

gemacht?11.03.2010Der Datenraum Hauptbahnhof Wien


Eine für alle gültige Ablagestruktur Zeitersparnis durch Volltext- und strukturierte Suche Zugriff über jeden Browser möglich (auch extern oder Secure

ID Card) Versionierung (Nachvollziehbarkeit) Dokumente können nach bestimmten Kriterien kategorisiert

werden (Stati, Beschreibungen, …) Benachrichtigung bei Änderungen Hohe Integration in MS-Office

Bearbeitung und Verteilung ist nicht mit Mehraufwand verbunden!!!

Datenraum = Zentrale Datenablage



Die Grundidee: Integration

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Mitarbeiter

Teilprojekt

Gesamtprojekt

Projekt

Grundlage: IT-Basissystem der

ÖBB-Infrastruktur AG


Der Weg zum Ziel


Erstellung einer für alle Projektmitarbeiter zugänglichen Daten-Infrastrukturaufbauend auf dem Basissystem der ÖBB-Infrastruktur Bau AG (MS-Sharepoint)

Sicherer und transparenter Zugriff auf sämtliche projektrelevanten Daten an zentraler Stelle

Unterstützung der Zusammenarbeit zwischen den Personen, Teams, Bereichen und Unternehmen

So einfach wie möglich – so kompliziert als nötig

Das Ziel


www.hauptbahnhof-wien.at 18

Der Weg zu strukturierter Information

Transformationverteilt integriert

Datenraum



Die Transformation

11.03.2010Der Datenraum Hauptbahnhof Wien 19

„Den Fortschritt verdanken die Menschen den Unzufriedenen“

Aldous Huxley


Die Überwindung des Widerstands


AufwandWiderstand

Zeit

Aufwand für einen bestimmten Prozess.

z.B..: Umgang mit Protokollen,

Dokumentationen, ..

Widerstand gegenüber Prozessanpassung. z.B..: Umgang mit Protokollen

Innovation, Gewinn, Erfolg aufgrund der Prozessanpassung

Idee Entwicklung / RealisierungKonzept Vertiefung

Verkleinerung des Widerstandes durch konkrete Vorzeigeprojekte (Vision, Erste Schritte)


Veränderung: Unzufriedenheit > Widerstand

Unzufriedenheit mit derzeitiger Situation

Vision positive Möglichkeit

Erste Schritte

in Richtung der Vision

Widerstandgegenüber Veränderungen

Suche Schnelles Finden Volltextsuche, strukturierte Suche

Aufgabe gewohnter Prozesse und Strukturen

Unterschiedliche Ablagesysteme, erhöhter Aufwand bei Datenhaltung

Ein einheitliches Ablagesystem

Zentrale Dokumente einheitlich ablegen, längerfristig alte Systeme „abschalten“ (Laufwerke)

Zu wenig Kenntnis anderer Möglichkeiten

Zufriedenheit mit vorhandenem

Mit gleichem Aufwand bessere Ergebnisse erzielen

Hinterfragen des derzeitigen Prozesses im Hinblick aus neue Technologien

Unwille sich mit Neuem auseinanderzusetzen, neue Technologien sind nicht bekannt

Keine transparente Zugriffsberechtigungen

Jederzeit sichtbar, wer auf welche Daten Zugriff hat

Anzeige de Berechtigung in jeder Dokumentbibliothek

Dokumente werden aufgrund von ungeklärten Zugriffs-berechtigungen nicht eingestellt

Transfer von großen Datenmengen via e-mail (> 10MB) nicht möglich

Kein Limit, da ein Hyperlink versendet wird

Dokumente können schnell für bestimmten Personenkreis zugänglich gemacht werden

Unwissen, Unsicherheit („Was ist ein Hyperlink?“)

Immer wieder „Neuerfindung“ der Struktur

Konfigurierbare Strukturen durch Vorlagen

Bereitstellung von „Bibliotheken“ für zentrale Dokumente (Protokolle)

Wartung unterschiedlicher Ablagesysteme

Wo ist die aktuelle Version eines Dokumentes?

Automatische Versionierung, Nachvollziehbarkeit

Schulung der Versionierungs-möglichkeiten; Prozessanpassung (explizit-machen der Möglichkeiten)

Zu wenig Kenntnis anderer implizit vorhandener Möglichkeiten



Veränderung: Unzufriedenheit > Widerstand

Unzufriedenheit mit derzeitiger Situation

Vision positive Möglichkeit

Erste Schritte

in Richtung der Vision

Widerstandgegenüber Veränderungen

Welche Daten gibt es überhaupt?

Eine gemeinsame Struktur, Mehrfachzuweisung von Daten zu Themenbereichen

Zugriff auf verschiedene Ablagesysteme ermöglichen (Active Directory), Schlüssel-daten verfügbar machen

Herausgabe „vertraulicher“ Daten

Zu viel Daten: „Ich kenne mich nicht mehr aus!“

Nur die Daten, die ich benötige, sind für mich sichtbar (konfigurierbar)

Bereitstellung von verschiedenen Ansichten auf dieselben Daten

Zu komplex?

Das Management steht nicht dahinter

Management sieht den Vorteil und propagiert bzw. verwendet das System selbst

Verständlichmachen der Notwendigkeit, vermitteln eines Bildes (Vision). Positives Beispiel geben (zB: schnelle Suche)

Unverständnis, unklare Darlegung des Bedarfes, zu detalliert, Verwendung von Fachbegriffen…

Keine Zeit für „Zusatzaufwand“

Zeitersparnis, Mehr Zeit für „höherwertige“ Leistungen

Bewusstmachen (Präsentation) eines möglichen Zeitgewinnes durch eindeutige Beispiele.

„Verlorener“ Zeitaufwand um sich mit etwas neuem zu beschäftigen



Eine mögliche Umsetzung

23

Projekte, Prozesse und Strukturen Ein langwieriger Weg?



Umsetzung Hauptbahnhof WienIT

Basis

syste

m d

er

Bau

AG

(S

hare

poin

t)

IT

WHBF [0]

WHBF [1]

WHBF [2]

ext <1>

ext <2> ext <n>



Umsetzung im UnternehmenIT

Basis

syste

m d

er

Bau

AG

(S

hare

poin

t)

IT

WHBF [0]

WHBF [1]

WHBF [2]

ext <1>

ext <2> ext <n>

Transfer von Information und Prozess-Wissen (Wissensmanagement)

GBL-K

Mgmt Syst.

Intranet Immo

MSP

Projekt(e) innerhalb der ÖBB-Infrastruktur AG

Strategie



Integration abgeschlossenIT

Basis

syste

m d

er

Bau

AG

(S

hare

poin

t)

IT

ext <1>

ext <2> ext <n>

Transfer von Information und Prozess-Wissen (Wissensmanagement)

GBL-K

Mgmt Syst.

Intranet Immo

MSP

Projekt(e) innerhalb der ÖBB Infrastruktur Bau AG

Strategie

WHBF [0,1,2]



Schulung, Lernprozesse, Wissenstransfer

Sharepoint Experte (Technologiezentriert)

„Normaler“ Benutzer (Prozessorientiert)

Beschreibung anhand konkreter Beispiele, wie bestimmte Prozesse und Anforderungen durch Technologieeinsatz vereinfacht werden können. Ziel: Unterstützung bei SEINER Tätigkeit und als Folge davon : Steigerung der Effizienz, Prozessverständnis, Wissenstransfer, Lernen

Beispiel: Vorgehen bei der Erstellung und Verteilung von Protokollen

•Dokument Upload•Versionierung•Benachrichtigung•Rechte•Listen•Kalender•MySite

•Dokumentbibliotheken•Bildbibliotheken•News•Bearbeiten in Office



Documents

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