Entlastung pur –

Outlook, PDA & Co. WIRKLICH nutzen !

DI (FH) Helge Wallner, neteco EDV-Systeme2. März 2006

Agenda – Outlook Classic

Kalender mit Profil

- besonders im Team

Ordnung in Ihren E-Mails

Mailen mit System

Kopfentlastung durch

- Notizen

- Aufgaben

- Delegation

- Verfolgung

Kontakte – mehr als

bloß ein Adressbuch !

Agenda – Exchange, PDA, Erweiterungen

Exchange Server• Outlook in der Gruppe• Zahlreiche Zusatzfunktionen• Zugriff von unterwegs• Als Teil des „MS Small Business

Server“-Paketes preisgünstig• Gemietet :ab € 10,- mtl !

PDA• „Externes Gedächtnis“• Sync mit Einzelplatz• Ständig online mit

Exchange Server

Erweiterungen• Serienbriefe einfachst• Telefonverbindung

E-Mails – den Posteingang ordnen

Standardfall:

• Posteingang unstrukturiert• Zeitaufwand zum Durchsehen• Viele Spam-E-Mails• Newsletter• Standard-Nachrichten• Etc.

E-Mails – den Posteingang ordnen

LÖSUNG:• Ordner• Regeln

– Vorsortierung• Ordner• Kategorien

– Farben– Weiterleitung/Antwort– Markieren spezieller Mails– SMS bei wichtigen Mails

ERGEBNIS:• Sofortiger Überblick• Große Zeitersparnis

LIVE-DEMONSTRATION

E-Mails – Handling

• Gruppieren und Sortieren – statt suchen

– …durch Klick auf den Feldnamen– Auch mehrstufig– Gruppierfeld– Benötigte Felder

• Nach Bedarf gestalten

• Suche – Volltext– Google Desktop

LIVEDEMONSTRATION

Postmanager – Exchange Server

EXCHANGE ALS VERTEILER• Verteilergruppen intern• Aliasnamen für ext. Adressen• Öffentliche Ordner:

– Zugriff für alle Benutzer– Direkter Mailempfänger (z.B. für

Faxeingang von Fax2Mail)– Keine Doppelbearbeitung von

Nachrichten

Auto-Antwort: Exchange arbeitet für Sie!

• Voraussetzung: MS Exchange Server• Abwesenheitsassistent: E-Mails werden für Sie beantwortet• Weiterleiten an Kollegen• Genaues Regelwerk definierbar

– Je nach Absender, Empfänger, etc.

Mailversand – Volle Kontrolle

Mails für den Workflow nutzen• Nachverfolgung• Empfangs-/Lesebestätigung• Schaltflächen

– Umfragen– Informationen

Sicher Senden• Vermeidung von Fälschungen

– Digitale Unterschrift• A-Trust

www.a-trust.at • A-Cert

www.a-cert.at• CA-Cert

www.ca-cert.org

LIVEDEMONSTRATION

Viren + Spam - Effizienter Schutz

• Kombination extern/intern:– Externes Spam- und Virengateway (Provider, Server)

• Verdächtige Mails markiert, autom. Verschieben• Externe Filter wesentlich wirksamer:

– Ablehung unzuverlässiger Mailserver– Großer „Erfahrungsschatz“

– Lokale AV-Software

• Beste und effizienteste Maßnahme: Vorsicht !Einige wenige Regeln schützen vor 99% der Vireninfektionen:

• Vorschaufenster aus (HTML-Viren)• Die meisten Viren werden durch BEKANNTE versandt (->Adressbuch !)• Bei KLEINSTEM Verdacht Mail NICHT öffnen, eher beim Absender nachfragen• Auto-Antwort vermeiden (sonst gut für Spammer) • Anhänge immer erst abspeichern, AV-Scan, dann öffnen• Ohne Administrator-Rechte am PC arbeiten

• Outlook Junk-Mail Filter– Auf Stufe „hoch“ einstellen DEMONSTRATION– Verschiebt E-Mails automatisch– trainierbar

AGENDA

Ordnung im Posteingang

Mailen mit System

Kalender mit Profil

- besonders im Team

Kalender mit Profil – am Einzelplatz:

Standardfall:• Termineintrag• Evtl. Erinnerung

Gewinnen Sie durch…• Hervorhebung durch Farben

– automatisch, regelbasiert !

• Anhänge zum Termin– Kontakte– Dokumente

• Wichtigkeit• Terminserien• Nie wieder Jahrestage vergessen

(Hochzeitstag ?)

LIVEDEMONSTRATION

Gruppenkalender – der Teamplaner !

Am Einzelplatz• Personen einladen

– Zusagen / Absagen

Mit MS Exchange Server• Kalender freigeben

– Rechte definieren

• Einsicht beim Kollegen– Parallelansicht

• Verfügbarkeiten– Terminplanung

• Ressourcen– Räume– Equipment

LIVEDEMONSTRATION

Termine mit Profil

- besonders im Team

AGENDA

Kopfentlastung durch

- Aufgaben

- Delegation

- Verfolgung

- Notizen

Aufgaben – Befreien Sie Ihren Kopf

• So wertvoll wie selten genutzt• Schnell und effizient• Einfach alle Todos abladen• Aufgaben eintragen mit

– Betreff– Priorität– Fälligkeit– Kategorie– Zeitbedarf– Anhänge (Unterlagen)

• Bessere Zeitplanung• Serienaufgaben• Sortierung & Gruppierung

– Nach allen Kriterien– Immer den vollen Überblick– Rot bei Versäumnis

LIVEDEMONSTRATION

Aufgaben – Kontrolliert deligieren

• Einfaches Workflow Management im Team

• Auch ohne MS Exchange Server !• Zuteilung

– Annahme / Ablehnung– Information bei Änderungen– Status, %-erledigt– Volle Kontrolle über den Status

LIVEDEMONSTRATION

Notizen – Post-it adé !

• Vollwertiger Esatz für die „gelben Zettel“

• Platz für Gedanken und Ideen• Ordnung am Schreibtisch• Kein Verlieren• Volltextsuche !• Unterschiedliche Farben !• Kategorien !

Kontakte – mehr als nur Adressen

• Kontakte korrekt eingeben– Name, Firma, Speichern unter– Konvention Telefon– Adresse – Autokorrektur– Email-Adressen komplett

• Mehrwert-Informationen– Notizen – Verknüpfte Anhänge wie

• Kundendokumente• Wegbeschreibungen

– Kategorien• Kategorienansicht• Sortierung und Ansicht

• Aktivitäten– E-Mails, Termine, Aufgaben– Neue Termine & Aufgaben über

Kontakt !

LIVEDEMONSTRATION

AGENDA

Kopfentlastung durch

- Aufgaben

- Delegation

- Verfolgung

- Notizen

Kontakte – mehr als

bloß ein Adressbuch !

Seriendokumente einfach erstellt

GANGL OLXWord• Add-On für die komplette

Korrespondenz aus Outlook• Für Briefe, Etiketten, …• 1x Word-Vorlagen erstellen –

immer wiederverwenden• Vollautomatisch optimale

Briefform• Vermerk im Kontaktfeld• Geringe Lizenzkosten• www.gangl.de

LIVEDEMONSTRATION

Kontakte im Netzwerk

• Öffentliche Ordner (Exchange)– „Firmenadressbuch“– Besonders genaue Pflege– Rechteverwaltung– PDA-Sync nur mit Zusatzsoftware

• zB Pumasoft „Intellisync“

• Telefonanbindung– Ausgehend– Eingehend

• GANGL OLXPhone• Erkennung von Kontakten• Auch für öffentl. Ordner• Anruflisten

LIVEDEMONSTRATION

AGENDA

Kontakte – mehr als

bloß ein Adressbuch !

PDA und mobile Access• Exchange Web Access• PDA als „Externes Gedächtnis“• Sync mit Einzelplatz• Ständig online mit Exchange

Server

OL Web Access – Outlook im Browser

• Setzt MS Exchange Server voraus• Zugriff auf Ihre Informationen von jedem Internet-Terminal• Kein Outlook notwendig• Keine Konfiguration am Client nötig

PDA - Typen• Blackberry® Handy-PDA• Windows-Mobile Handy-PDA• Symbian-basierte Geräte: Palm, Nokia Communicator• Push-System: aktive, mobile Zustellung

– Mails– Termine– Aufgaben

Filia le

VPN I p sec

Firew all

Telew orker

Außend ienst

VPN - C lien t

G PR S

VPN - C lien tS S H -Tu nn el

R ASD S L

I nternet

An tiv irusg atew ayAn tisp am filter

W eb server

I n ternet-cafe

US B

S ecureUS B LA N - Key

DMZ

PC- Arbe itsplätze

Filia le

VPN I p sec

Firew all

Telew orker

Außend ienst

VPN - C lien t

G PR S

VPN - C lien tS S H -Tu nn el

R ASD S L

I nternet

An tiv irusg atew ayAn tisp am filter

W eb server

I n ternet-cafe

US B

S ecureUS B LA N - Key

DMZ

PC- Arbe itsplätze

DSL,...

Firew allR outerS S H / VPNI PS ecPPTP

LAN

Zentra le

B lackberryPD A

G PR SExch ange-S erver

( Ou tlook )

Blackberry® Handy-PDA

• Unterwegs persönliche E-Mails und Termine in Echtzeit• Voraussetzung:

– Microsoft Exchange Server– Blackberry Provider (Mobilfunkbetreiber A1, T-Mobile …)– Blackberry Enterprise Server– Blackberrytaugliches Endgerät (Blackberry, einige Nokia, Sony-

Ericsson, …)

• Kosten:– Einmalig: Servermaschine +Software + Blackberry-Handy-PDA

• Lizenzen € 1600,- / 5 User, € 250,- pro zus. User

– monatlich: Blackberry-Dienst Mobilfunkanbieter• monatlich € 7,90 pro Endgerät

Büro

BlackberryEnterprise-Server

Exchange-Server

GPRS

Internet

Blackberry

E-Mail,KalenderE-Mail,

Kalender

Firewall

Outlook

Windows-Mobile PDA

• Alternative zu Blackberry• Outlook-Elemente am PDA – in Echtzeit• Voraussetzung:

– MS Exchange Server– PDA mit Internetverbindung (direkt oder via Bluetooth und Handy)

• Kosten:– Software Exchange Mobile Access (OMA)– Pro PDA: keine Lizenzkosten, nur Transferkosten– Einrichtung

• Alternativ: GANGL Outlook Mobile Access– Zus. Zugriff auf öffentliche und fremde Ordner– Kosten: Einmalige Lizenz € 100,- pro Gerät, Installation

Büro

MS Exchange Servermit Mobile Outlook

Server

GPRS

Internet

PDA

Outlookpers. Ordner

öffentl. Ordnerfremde Ordner

Firewall

Outlook

Vielen Dank für Ihr Interesse !

DI (FH) Helge Wallner, neteco EDV-Systeme2. März 2006