Ergebnisse der Befragung zum Controlling

Zusammenfassung

Rücklauf

• Verschickt: 29

• Zurück: 23

• Abgesagt: 4

• Fehlend: 2

Rücklauf93%

Rücklaufquote79%

OE mit Controllingaufgaben im Sinne des NSM?

Kommunen ohne entspr. OE

14

Kommunen mit entspr. OE

9

Kommunen mit expliziten Controllingeinheiten

• Stadt Ahrensburg*• Stadt Flensburg*• Stadt Glückstadt• Stadt Husum• Stadt Itzehoe

• Hansestadt Lübeck*• Stadt Norderstedt• Stadt Rendsburg• Stadt Wedel*

Angaben zum Berichtswesen

Ohne Angaben oder laufendesBerichtswesen

8

Mit laufendemBerichtswesen

15

Kommunen mit Berichtswesen

• Stadt Ahrensburg• Stadt Bargteheide• Stadt Büdelsdorf• Stadt Eckernförde• Stadt Elmshorn• Stadt Eutin• Stadt Flensburg• Stadt Itzehoe

• LHS Kiel• Gem. Kronshagen • Hansestadt Lübeck• Stadt Neustadt i. H.• Stadt Norderstedt• Gem. Stockelsdorf • Stadt Wedel

Organisation des zentralen Controlling 1

• Unterstellung: BGM (6x), FBL, FDL, Hauptamt (disziplinarisch)

• Einordnung:5 x Stabsstelle3 x Linienorganisation

Organisation des zentralen Controlling 2

• Anzahl der Planstellen: 1 (5 mal) bis 10,8 (Stadt Flensburg)

• Qualifikation:Verwaltungsausbildungen (18)Wirtschaftsausbildungen (8)

Definition des Controlling

• Steuerungs- bzw. Managementunterstützung, Prozessbegleitung, Beratung

• Informationsbeschaffung/ -verarbeitung

• Einbringen neuer Methoden

Aufgaben des z. Controlling (Rangliste)

• Aufbausteuerung (8)• Entwicklung/ Einführung neuer Instr. (7)• Entwicklung/ Pflege v. Zielsystemen (6)

• Projektstandscontrolling (5)• Finanz- u. Beteiligungssteuerung (4)

• Kontraktmanagement (2)

Befugnisse des z. Controlling

• VL auf Fehlentwicklungen hinweisen (6)• Berichte aus FB Kommentieren (5)

• Beratungstätigkeit (5)• Berichte mit den FB gestalten (4)

• Abweichungsanalysen (4)

• Generell keine Weisungsbefugnisse

Auswirkungen der Arbeit des z. Controlling (Schulnoten)

• Planung: gut• Organisation: befriedigend

• Informationsbeschaffung: befriedigend• Kontrolle: befriedigend• Personal: ausreichend

Organisation des dez. Controlling

• Fünf Kommunen mit 3 bis 7 FB

• Anzahl der MA: o.A.; anteilig; 7; 12,5

• Unterstellung: FBL (4), AL

• Einordnung: Linie (3), Stab (1)

Aufgaben des dez. Controlling (Rangliste)

• Aufbau- und Finanzsteuerung (je 4)

• Projektstandscontrolling (3)

• Entw./ Einführung neuer Instrumente (1)

Befugnisse des dez. Controlling

• FB auf Fehlentwicklungen hinweisen (4)

• Beratungstätigkeit (4)

• Berichte für die FB gestalten (3)

• VL auf Fehlentwicklungen hinweisen (3)

• Abweichungsanalysen (3)

Auswirkungen der Arbeit des dez. Controlling (Schulnoten)

• Planung: befriedigend• Organisation: ausreichend

• Informationsbeschaffung: befriedigend• Kontrolle: befriedigend (-)

• Personal: befriedigend

Allgemeiner Teil

• Produktausgerichtetes Berichtswesen in fünf Kommunen:

Stockelsdorf Wedel

Norderstedt Flensburg

Lübeck (im Aufbau: Kiel)

Aufbau eines Controlling (i.S.d. NSM)

• Bisherige Dauer des Aufbauprozesses:

0,5 (Neustadt) bis 7,5 (Wedel) Jahre

• Prozessabschluss:

Zwischen 1 und max. 10 Jahren; nie (3x)

Zentralämter und Gesamtkonzeption

• Zentralämter noch in 15 Kommunen vorhanden (davon in 12 mit den alten Befugnissen)

• Gesamtkonzeption: Berichtswesen (6); Controlling (2)

Zusammenarbeit Zentralämter und Controllingeinheiten

Abstimmungsprozesse zu selten

Eher Konkurrenz zu Zentralämtern

Abgespaltene Personalplanung

Aufgabenabgrenzung

Berichtswesen

• Formale Verantwortlichkeit der Produktverantwortlichen oder der AL/ FBL

• Mögliches Problem: C.-Einheiten werden in die Pflicht genommen (2x)

Adressaten des Berichtswesens

• In sechs Kommunen gibt es lediglich einen Adressaten für das Berichtswesen

• In neun Kommunen (in alle Kommunen mit C.-Einheiten) gibt es mehr als einen Adressaten.

Regelmäßige Berichte

• Unterschiedlichste Inhalte und Bezeichnungen. Am häufigsten Finanz- und Haushalts-berichte.

• Die Anzahl schwankt zwischen 1 und 6 Berichten.

Standardisierung

• Das Berichtswesen ist in den Kommunen weitgehend oder vollständig standardisiert (nur eine Ausnahme).

• Rhythmus: zwischen 1x und 6x im Jahr. Häufigste Angabe: 3x pro Jahr. Argumente:

• Häufigkeit angemessen oder ausreichend• Aufwand• Terminliche Gründe (6x)

Allgemeines 1

• Die Berichte werden zumeist mit Microsoft-Produkten erstellt (nur in Kiel und Flensburg wird spezielle Software eingeführt).

• Die Berichte sind in allen Kommunen kameral aufgebaut (in Kiel, Ahrensburg und Neustadt gibt es Planungen für eine KLR).

Allgemeines 2

• In den Kommunen existieren Controlling-Regelkreise nur in Ansätzen oder befinden sich noch in der Planungsphase.

• Aufbau/ Gestaltung des Berichtswesens erfolgt i.d. Kommunen ohne explizite Controlling-Einheiten zentral, i.d. Kommunen mit Controlling-Einheiten in Kombination mit Arbeitsgruppen.

Ausblick

• Wird sich die Beurteilung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses in Zukunft ändern?

• Wie kann der Erfahrungsaustausch zwischen den Kommunen aufgaben- oder problemorientiert gestaltet werden?