Eva-Maria und Michael Reichl: Business Toolbox ...zum Thema Lebensbalance. Das Buch soll eine Reflexionshilfe und ein Ratgeber sein. Sie fin-den darin unsere Erfahrungen mit Führungskräften

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Inhalt

Zeitmanagement – eine Illusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Acht Schritte zu mehr Entspannung im Arbeitsalltag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Warum ein verändertes Zeitmanagement häufig scheitert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Differenzierung von Selbst- und Zeitmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Selbstmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Zeitmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Selbstmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Grundlage für Selbstmanagement:

Sich selbst bewusst sein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Die inneren Antreiber . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Antreibertest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Auswertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Selbstmanagement – eine Frage der

Leistungsfähigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Biorhythmus und Leistungskurve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Konzentrationsverlauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Pausen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Essen und Trinken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

E10712_BTB_Zeitmanagement_neue_Farbe.indd 3 10.07.2017 11:37:21


Zeitdiebe und Störungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Differenzierung von Zeitdieben und Störungen . . . . . . . . . 58

Identifikation Ihrer persönlichen Zeitdiebe

und Störungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Fehlende Zeitplanung und Prioritätensetzung . . . . . . . . . . 64

Unzureichende Arbeitsorganisation / Ordnung . . . . . . . . . . 64

E-Mail-Korrespondenz / Newsletter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Geringe Selbstmotivation / Disziplin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Mangelnde Zusammenarbeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Ausufernde Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Umgang mit Anwendungsprogrammen . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Störungen / Ablenkungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Zeitmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Überprüfung Ihrer Zeitressourcen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Zeitplanung für Führungskräfte und Mitarbeiter . . . . . . . . 87

Das Mindeste: To-do-Liste erstellen und priorisieren . . . . . 88

Covey Matrix: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben . . . . . . . . . . . . 91

Der Wochenplan (nach dem Kieselprinzip) . . . . . . . . . . . . . 100

Die Tagesplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Zeitplanungstool für Routinetätigkeiten . . . . . . . . . . . . . . . 116

Zusammenwirken von Leistungs- und Störkurve . . . . . . . . 121

Arbeitspakete bilden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Einordnung der Arbeitspakete in den Tagesverlauf . . . . . . 124

Umsetzung in die Praxis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Die große Herausforderung: Ihre neue Freiheit sichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131



Exkurs: Work-Life-Balance oder Lebensbalance? . . . . . 133

Das macht das Leben aus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Leistung, Arbeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Kontakt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Sinn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Körper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Gestaltung eines Gleichgewichts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Das Leben als Ganzes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Schritt für Schritt zum Ziel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Literaturverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Zu den Autoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161





7

Zeitmanagement – eine Illusion

Der Titel unseres Buches ist eine Illusion. Zeit lässt uns glauben,

wir könnten sie im Griff haben, wir könnten sie managen, aber:

Zeit lässt sich nicht managen.

Ein Tag hat 24 Stunden. Eine Stunde hat 60 Minuten. Eine Mi-

nute hat 60 Sekunden. Die Zeit läuft kontinuierlich Sekunde für

Sekunde, Minute für Minute, Stunde für Stunde, Tag für Tag. Die

oft gehörte Aussage „Ich bräuchte einfach mehr Zeit, dann …“

hilft Ihnen keinen Millimeter weiter. Es wird keine Fee, kein Zau-

berer erscheinen, die Ihnen mehr Zeit schenken. Daran lässt sich

schlicht nichts ändern und schon gar nichts managen. Ende der

Illusion! Punkt.

Und genau in diesem Umstand liegt die große Chance. Wenn

Sie sich über diese Tatsache im Klaren sind, dann bleibt nur noch

der Blick auf das, was Sie wirklich beeinflussen und tatsächlich

managen können: sich selbst.

Wir wollen Sie dabei unterstützen, diese Chance zu nutzen.

Zunächst richten wir unseren Fokus auf Ihr Selbstmanagement.

Der Blick auf Ihr berufliches Selbstmanagement wird Ihnen hel-

fen, mehr Ruhe und Gelassenheit in oft hektischen und stressi-

gen Arbeitsphasen zu erfahren. Im zweiten großen Teil geht es

darum, Ihre Arbeitstage und Ihre Tätigkeiten gegebenenfalls neu



Zeitmanagement – eine Illusion 8

zu strukturieren und zu ordnen. Das Ziel hierbei ist, das optimale

Ausnutzen der (nicht veränderbaren) zur Verfügung stehenden

Zeit.

Der Beruf ist aber nur ein kleiner, für die meisten von uns jedoch

existenzieller Teil des Lebens. Daher komplettieren wir das The-

ma Selbstmanagement noch mit einem zusätzlichen Kapitel

zum Thema Lebensbalance.

Das Buch soll eine Reflexionshilfe und ein Ratgeber sein. Sie fin-

den darin unsere Erfahrungen mit Führungskräften und Mitar-

beitern *, die wir in den vergangenen Jahren in zahlreichen Trai-

nings und Coachings gesammelt haben. Durch reale Beispiele

aus unserer Beratungspraxis haben wir die Inhalte so praxisnah

wie möglich dargestellt. Dies natürlich in dem Wissen, dass die

genannten Beispiele nicht auf alle Personen oder Tätigkeiten zu

100 Prozent übertragbar sind. Auf jeden Fall werden diese Bei-

* Zur besseren Lesbarkeit wurde einheitlich formuliert und die männliche Form gewählt. Dies impliziert keine Benachteiligung der weiblichen Form. Frauen und Männer mögen sich von den Texten gleichermaßen angesprochen fühlen.

BeispielNehmen wir an, Sie nehmen sich ab heute für eine Woche jeden Abend eine halbe Stunde Zeit. Wenn Sie diese halbe Stunde dazu nutzen, um darüber nachzugrübeln, wie hektisch doch alles ist und darüber klagen, wie wenig Zeit Sie doch zur Verfügung haben, dann haben Sie diese halbe Stunde vollständig und unwiederbringlich verschenkt im Sinne einer Verbesserung Ihres Umgangs mit Ihrer Zeit. Nutzen Sie diese, nach Erwerb dieses kleinen Ratgebers, um die Kapitel wie in der folgenden Anleitung beschrie-ben durchzuarbeiten, dann haben Sie diese halbe Stunde optimal genutzt.



9

spiele jedoch helfen, die eigenen Herausforderungen und den

eigenen Umgang damit zu reflektieren.

Falls Sie bereits ein Training zum Zeitmanagement besucht oder

ein Buch darüber gelesen haben, werden Sie in diesem Buch

ganz sicher auf einige bekannte und vor allem auch bewährte

Tools treffen.

In diesen Fällen stellen sich jedoch unmittelbar die Fragen:

Wieso sind Sie weiter auf der Suche? Was hat die erfolgreiche

Umsetzung und Realisierung verhindert?

Genau an dieser Stelle möchten wir ansetzen. Auch wir haben

uns in den vergangenen Jahren immer wieder gefragt, woran die

wirklich ernst gemeinten Vorsätze, den persönlichen Umgang

mit der Zeit zu verändern, scheitern. Wir möchten Ihnen unsere

hierfür gefundenen Antworten geben. Antworten, welche Sie in

eine weitere Selbstreflexion und Erkenntnis bringen werden, in

deren Anschluss Ihnen dann auch die Umsetzung der altbewähr-

ten Tools gelingt.

Zusätzlich hierzu werden wir Ihnen eine Zeitplanungsmetho-

de für Mitarbeiter mit wiederkehrenden (Routine-)Tätigkeiten

vorstellen. Dies haben wir in den vergangenen Jahren im Rah-

men unserer Beratungstätigkeit in Unternehmen entwickelt.

Mitarbeiter berichten nach Einsatz der Methode von einer ge-

fühlten „Zeitersparnis“ von bis zu 60 Minuten pro Arbeitstag.

Und nun wünschen wir Ihnen viel Spaß mit der Lektüre und Ihrer

Reflexion. Es wird sich lohnen.





11

Acht Schritte zu mehr Entspannung im Arbeitsalltag

Der Aufbau des Buches markiert acht Schritte, an deren Ende Sie

mehr Entspannung im Arbeitsalltag erfahren werden. Die größte

Effizienz und Effektivität erreichen Sie, wenn Sie die einzelnen

Schritte tatsächlich in der vorgegebenen Reihenfolge absolvie-

ren. Diese bauen bewusst aufeinander auf und werden am Ende

den Kreis schließen, den Sie mit dem ersten Schritt öffnen wer-

den. Betrachten Sie sie als eine Art Arbeitsanleitung zum Buch.

Schritt 1: Werden Sie sich darüber bewusst, warum trotz gro-

ßen Willens ein verändertes Zeitmanagement häufig

scheitert (ab S. 15). Danach erfahren Sie, wie Sie sich

die Basis dafür schaffen, dass es Ihnen zukünftig ge-

lingt (ab S. 21).

Schritt 2: Im Kapitel „Grundlagen für ein gelungenes Selbstma-

nagement“ werfen Sie einen Blick auf Ihre inneren

Antreiber. Was treibt Sie an? Was hindert Sie? Sie er-

fahren, wie Sie diese Antreiber für Sie nutzbarer ma-

chen und was Sie tun können, wenn die Veränderung

nicht gelingt.



Acht Schritte zu mehr Entspannung im Arbeitsalltag 12

Schritt 3: Selbstmanagement ist eine Frage der Leistungsfä-

higkeit. Wie verhalten sich Ihr persönlicher Biorhyth-

mus und Ihre Leistungsfähigkeit im Tagesverlauf?

Wie kann Ihnen das Wissen über das Zusammenspiel

von Konzentrationsfähigkeit und Zeit helfen, Ihre Ar-

beit sinnvoll zu planen? Wie wichtig sind Ihnen Pau-

sen? Wie gestalten Sie Ihr Ess- und Trinkverhalten?

Welche Auswirkungen hat dies auf Ihre Arbeitspla-

nung und Ihre Leistungsfähigkeit?

Schritt 4: Als nächstes wird es darum gehen, dass Sie Ihre ma-

ximal möglichen Zeitressourcen generieren. Hierzu

werden Sie Ihre Zeitdiebe und Störungen identifizie-

ren. Diese werden Sie eindämmen bzw. eliminieren.

Schritt 5: Nachdem Sie Ihre tatsächlichen Zeitressourcen defi-

niert haben, wird es an Ihre persönliche Zeitplanung

gehen. Warum bzw. ist eine Planung für Sie über-

haupt wichtig? Welchen Nutzen haben Sie davon?

Schritt 6a: Führungskräfte und Mitarbeiter mit wechselnden

Aufgaben werden ab Seite 87 ihre Arbeit neu ordnen

und planen. Unter der Hinzunahme von Priorisie-

rungs- und Planungstools erstellen Sie sich Ihre neue

Zeitplanung. Danach werden Sie mehr Gelassenheit

und Zufriedenheit erfahren.

Schritt 6b: Sie sind Mitarbeiter mit wiederkehrenden (Routine-)

Aufgaben? Dann lernen Sie ab Seite 116 eine neue

Zeitplanungsmethode kennen. Mit dieser werden

Sie, je nach bisheriger Arbeitsstruktur, im besten Fall

eine „Zeitersparnis“ bis zu 60 Minuten pro Arbeitstag

realisieren.



13

Schritt 7: Dranbleiben ist angesagt (ab S. 131). Sie erfahren, wie

es Ihnen gelingt, Ihre neuen Gedanken und Planungs-

ansätze in eine Routine zu überführen und in Ihrem

Arbeitsalltag zu verankern.

Schritt 8: Der abschließende Exkurs zur Lebensbalance rundet

Ihr neues Selbstmanagement ab. Ihr Blick weitet sich

für weitere wesentliche Aspekte in Ihrem Leben. As-

pekte, die Ihnen Kraft, Wohlbefinden und Erfüllung

schenken.





15

Warum ein verändertes Zeitmanagement häufig

scheitert

Kennen Sie das? Sie haben ein Seminar, vielleicht sogar zu

Zeitmanagement, besucht. Die Empfehlungen und Vorgehens-

weisen, die Sie dort gehört und erfahren haben, klingen nutz-

bringend. Sie sind überzeugt: Das werde ich in meine Arbeit inte-

grieren. Doch trotz aller guter Gedanken und hoher Motivation

stellen Sie nur kurze Zeit später fest, es ist wieder alles beim

Alten.

Sofern Ihnen dies bekannt vorkommt, sind Sie damit nicht

alleine. Ein solches Erleben schilderten uns in den vergangenen

Jahren sehr viele unserer Kunden und Klienten. Sehen wir uns

hierzu gemeinsam ein Beispiel aus unserer Trainings- und Bera-

tungspraxis an.



Warum ein verändertes Zeitmanagement häufig scheitert 16

praxisfall Herr füHrguT

„Das mach ich kurz am Morgen“

Vor einigen Jahren erhielt ich den Anruf einer Führungs-kraft eines weltweit führenden Elektronikunternehmens. Die Führungskraft, nennen wir ihn Herrn Führgut, wirkte sehr verzweifelt und bat um eine Begleitung, um sein, wie er sich ausdrückte, massives Zeitmanagementproblem in den Griff zu bekommen. Seine Verzweiflung wurde dadurch verstärkt, dass er mittlerweile zwei Trainings zum Thema Zeitmanagement besucht und die Erkenntnisse in seine Zeitplanungen integriert hatte, weiterhin jedoch „jämmerlich scheiterte“ (O-Ton Herr Führgut). Herr Führ-gut verantwortete den Bereich Customer-Support. Seine Führungsspanne umfasste 35 Mitarbeiter.

In einem Analysegespräch stellten wir gemeinsam fest, dass Herr Führgut tatsächlich die wesentlichen Zeitma-nagement-Tools kennt und diese auch in der Planung anwendet. Seine Zeitplanung erschien mir nachvollzieh-bar und strukturiert. Um feststellen zu können, was ihn letztlich so stark von seinen Planungen abweichen lässt, vereinbarten wir eine Begleitung durch mich an zwei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen. Herr Führgut und ich starteten in die Begleitung bereits am Vorabend des ersten Tags. Zum Start wollte ich von Herrn Führgut genau wissen, was am folgenden Tag an Aufgaben und Tätigkei-ten ansteht und wie er diesen Tag geplant hat.

Die Tagesplanung von Herrn Führgut war vollumfänglich. Er hatte die anstehenden Aufgaben mit der Covey Matrix (Seite 91) priorisiert, Bearbeitungs- und Pufferzeiten fest-gelegt und in den Tagesplan übertragen. Der Tag konnte kommen.



17

7:45 Ich treffe Herrn Führgut in seinem Büro. Er wirkt entspannt, vorfreudig und voller Tatendrang.

7:58 Nachdem wir uns beide mit Kaffee versorgt haben, beginnt er mit seiner Arbeit. Die erste Aufgabe des Tages ist, eine kurze Information für seine Mitarbei-ter zusammenzustellen. In dieser Information will er über die Zusammensetzung und die Bedeutung der Buchstaben- und Zahlenblöcke der neuen 25-stelligen Seriennummer einer Geräteserie informieren. Für die Erstellung des Dokuments hat er sich 50 Minuten eingeplant, da er selbst hierzu auch noch ein wenig Recherche in den internen IT-Systemen betreiben muss. Mit dieser beginnt Herr Führgut auch sofort.

8:15 Ein Mitarbeiter von Herrn Führgut betritt sein Büro. Er hat eine „kurze“ fachliche Frage zu einem Produkt. Hierzu muss er den Kunden um 8:30 zurückrufen. Es eilt. Nachdem Herr Führgut gemeinsam mit dem Mitarbeiter im System recherchiert hat, finden sie eine Antwort auf die Frage.

8:24 Der Mitarbeiter verlässt Herrn Führgut wieder.

8:28 Herr Führgut hat wieder alle Informationen, die er bereits vor der Störung zusammengesammelt hat, gedanklich einsortiert und beginnt die Informationen für sein Team in eine PowerPoint-Präsentation zu übertragen.

8:29 Das Telefon klingelt. Herr Führgut sieht, dass es sich um den Mitarbeiter von eben handelt. „Der Mitarbei-ter benötigt vielleicht noch eine weitere Information, bevor er den Kunden anruft“, sagt Herr Führgut an mich gewandt und nimmt das Gespräch an. Der Mitarbeiter möchte allerdings nur mitteilen, dass er den Kunden schon erreicht hat und alles so weit in Ordnung ist. Ebenfalls möchte er sich bei Herrn Führ-gut nochmals für die prompte Hilfe bedanken. Nach einem weiteren kurzen Austausch über die aktuelle Arbeitslast und den anstehenden Urlaub des Mitar-beiters beenden sie das Gespräch.



Warum ein verändertes Zeitmanagement häufig scheitert 18

8:33 Herr Führgut nimmt die Arbeit an der Information wieder auf. Da ihm jedoch entfallen ist, wofür der Buchstabe an Position fünf der Seriennummer steht (die einzige Information, die er sich versehentlich nicht notiert hat), muss er nochmals im System nachforschen.

8:36 Herr Führgut verfügt nun wieder über alle Informatio-nen und setzt die Arbeit an der Information fort.

8:38 Zwei Mitarbeiterinnen betreten das Büro und möchten Herrn Führgut sprechen. Er versucht das Gespräch auf einen anderen Zeitpunkt zu verschie-ben, indem er die Frage stellt: „Wie wichtig ist denn die Sache für euch?“ Auf die Antwort „Na schon, sonst können wir ja nicht richtig arbeiten“ entscheidet sich Herr Führgut, das Gespräch zu führen, und bietet den beiden einen Platz an.

8:51 Nach Ende des Gesprächs bestätigt mir Herr Führgut, dass es um Themen ging, die man unproblematisch auch zu einem späteren Zeitpunkt hätte besprechen können. „Aber, wenn es ihnen wichtig ist, dann mach ich es halt, es soll ihnen ja gut gehen.“

8:52 Herr Führgut beschließt nun, die Arbeit an der Infor-mation nicht weiter fortzuführen, sondern sich die Agenda für das Führungsmeeting von 9:00 bis 10:30 nochmals kurz anzusehen und ggf. Unterlagen hierzu herauszusuchen und mitzunehmen.

8:58 Herr Führgut geht ins Führungsmeeting.



19

Das Beispiel von Herrn Führgut macht uns bewusst, dass aus-

schließlich das Ergänzen der bestehenden Zeitplanung um be-

währte Zeitplanungstools oft nicht zum gewünschten Ergebnis

führt.

Gerade im Zeitmanagement greifen das reine Wissen und

die Anwendung von Tools zu kurz, da die bloße Wiedergabe und

Anwendung der gelernten Vorgehensweisen das wichtigste Ele-

ment außer Acht lässt: Sie, den Anwender, den Menschen.

An dieser Stelle möchte ich die detaillierte Auflistung des Arbeitstags beenden. Im Großen und Ganzen verlief der Tag weiterhin wie oben beschrieben. Herr Führgut hat seine geplanten Tätigkeiten oft für Zwischenfragen seiner Mitarbeiter, Kollegen oder Führungskräfte unterbrochen. Am Ende des Tages blieben ca. 25 Prozent der geplanten Tätigkeiten unerledigt. Die Information für seine Mitarbei-ter bezüglich der Seriennummer wurde von Herrn Führgut um 17:45 Uhr fertiggestellt. Gesamt hat er mit dieser Aufgabe 1 Stunde und 28 Minuten anstatt der realistisch geplanten 50 Minuten (inklusive Pufferzeit) verbracht.

Herr Führgut war gestresst und unglücklich über den Tagesverlauf, welcher jedoch dem täglichen Erleben seines Zeitmanagements entsprach.




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