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Anleitung für das
Literaturverwaltungsprogramm
Stand: 20.09.2015
Martina Trognitz
Benno Homann
Christiane Hirschberg
Nicole Kloth
- 2 -
Inhaltsverzeichnis
Vorwort ......................................................................................................... - 3 -
1. Erste Schritte 1.1. Neue Referenzen erstellen .......................................................................................... - 5 -
1.2. Manuelle Eingabe ...................................................................................................... - 9 -
1.3. Import aus HEIDI ....................................................................................................... - 7 -
1.4. Import aus Google Scholar ......................................................................................... - 8 -
1.5. Import aus anderen Datenbanken ............................................................................... - 8 -
1.6 Direkter Import ............................................................................................................ - 8 -
2.Referenzen verwalten und verändern 2.1. Öffnen ....................................................................................................................... - 11 -
2.2. Suchen ...................................................................................................................... - 12 -
2.3. Vorschau und Zitierstil ............................................................................................. - 13 -
2.4. Referenzen ändern .................................................................................................... - 14 -
2.5. Speichern .................................................................................................................. - 14 -
2.6. Import von Referenzen über PDFs mit DOI-Angaben ............................................ - 14 -
2.7. Gruppen .................................................................................................................... - 16 -
3. Referenzen in ein Textdokument einbinden 3.1 Zitate in MSWord und OpenOffice einfügen ............................................................ - 17 -
3.2. Bibliografie formatieren und einzelne Referenzen ändern ....................................... - 18 -
3.3. Eigenständiges Literaturverzeichnis erstellen ......................................................... - 19 -
3.4. Zitieren in anderen Textverarbeitungsprogrammen ................................................ - 20 -
3.5. Bilder einfügen ........................................................................................................ - 20 -
3.6. Output Styles verwenden/ändern ............................................................................ - 20 -
4. Weiterführende Hinweise und Ansprechpartner ................................. - 22 -
5. Anhang – EndNote-Referenztypen ........................................................ - 23 -
- 3 -
Vorwort
Die Universitätsbibliothek Heidelberg bietet schon seit mehreren Jahren Kurse zu
Literaturverwaltungsprogrammen an. Ein Grund hierfür ist, dass diese Programme
das steigende elektronische Informationsangebot der Bibliotheken in idealer Weise
ergänzen. Sie bieten umfangreiche Möglichkeiten, recherchierte Informationen auf
einfache Weise in eine individuelle Informationssammlung zu importieren, zu
ergänzen und in wissenschaftliche Textdokumente zu integrieren. Damit wird die
Erstellung von Examens- und Hausarbeiten, aber auch die Publikation von
Forschungsergebnissen beträchtlich erleichtert.
Die besonders leistungsfähigen Literaturverwaltungsprogramme bieten neben kom-
fortablen Rechercheschnittstellen zu Informationssystemen umfangreiche Samm-
lungen von Zitierstilen an, die für die Erstellung von wissenschaftlichen Texten
genutzt werden können.
Die Universität Heidelberg, vertreten durch das Universitätsrechenzentrum, hat sich
für EndNote entschieden, da dieses seit Jahren in den anglo-amerikanischen
Ländern etablierte Literaturverwaltungsprogramm komfortable Anbindungen an
Datenbanken und Textverarbeitungsprogramme sowie mehrere hundert Zitierstile,
die zusätzlich an individuelle Bedürfnisse angepasst werden können, anbietet. Für
den Download benötigen Mitglieder der Universität Heidelberg Ihre Uni-ID bzw.
HEIDI-Kennung.
Die Universitätsbibliothek unterstützt die Einführung des Literaturverwaltungs-
programms mit speziellen Schulungen und der hier vorliegenden Kurzanleitung.
Die Termine für die einzelnen Veranstaltungen sind auf den Schulungsseiten der
Universitätsbibliothek (http://ub-schulung.uni-hd.de) zu finden.
Die hier vorliegende Anleitung basiert auf der Version X7. Sie gibt einen Überblick
über die wichtigsten Funktionen von EndNote. Sie sollten nach dem Durcharbeiten
der Kurzanleitung
neue Literaturdatenbanken und neue Referenzen erstellen können,
Referenzen von Online-Datenbanken importieren können,
die Suchfunktion von EndNote verwenden können,
eine Bibliografie in dem gewünschten Zitierformat erstellen können.
Auf die Installation von EndNote erfolgt über den Downloadbereich auf den ent-
sprechenden Seiten der Universitätsbibliothek. EndNote steht sowohl für Windows-
wie für MacIntosh-Systeme zur Verfügung.
Neben dieser Anleitung finden Sie auf unserer Schulungsseite unter
http://www.ub.uni-heidelberg.de/schulung ein umfangreiches Tutorial mit Screen-
videos und zahlreichen Materialien zur Nutzung von EndNote.
Bei Fragen und Anregungen wenden Sie sich an:
Benno Homann
Fachreferent, Leiter des Teaching Teams
Universitätsbibliothek Heidelberg
Tel: 06221-54-2547
E-Mail: [email protected]
Funktion von
Literaturverwaltungs-
programmen
Ziele / Funktion dieser
Anleitung
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1. Erste Schritte
Hier werden die grundlegenden Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt, die für die
Handhabung von EndNote erforderlich sind:
EndNote öffnen
Literaturdatenbank erstellen und öffnen
Referenzen öffnen, ansehen, sortieren, gruppieren und suchen.
Von grundlegender Bedeutung für eine effiziente Nutzung von EndNote ist die
Erweiterung oder Ergänzung der Datenbank. Grundsätzlich lassen sich drei
Methoden zur Ergänzung einer EndNote-Datenbank unterscheiden, die hier
vorgestellt werden:
Manuelle Eingabe
Direkter Import mit der Connect-Funktion
Download und Import.
Hier werden die Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt, die für die Ergänzung einer
EndNote-Datenbank um weitere Informationen erforderlich sind:
Neue Referenzen erstellen
Dateien und Bilder an Referenzen anhängen
Referenzen importieren
Literaturdatenbank durchsuchen.
Vgl. auch die Handouts
EndNote herunterladen und installieren (Windows und Mac)
Wie verwende ich EndNote mit OpenOffice?
Wie verwende ich EndNote mit LaTeX?
Wo erhalte ich die neueste Version von EndNote?
Wie installiere ich Updates für EndNote?
Wo erhalte ich die neueste Version von EndNote?
1.1. Neue Referenzen erstellen
Öffnen Sie das Programm durch Klicken auf die Verknüpfung auf Ihrem Desktop
oder unter Start > Programme > EndNote.
Nun erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie auswählen können, ob Sie eine neue
Literaturdatenbank erstellen, die Sie wie gewohnt speichern können, oder eine
bereits vorhandene öffnen wollen.
Literaturdatenbank
öffnen und ansehen
HINWEIS: Als Referenz bzw. Referenzinformation wird hier ein
Datensatz bezeichnet, der die bibliographischen Informationen zur
Beschreibung eines Werkes (Buch, Aufsatz etc.) enthält.
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1.2. Manuelle Eingabe
Erstellen Sie eine neue Referenz, indem Sie im Menü References > New Reference
wählen oder Strg+N drücken. Sie können im Menü des eingeblendeten Fensters auch
auf das Symbol mit dem grünen Plus klicken. Es erscheint ein neues Fenster, in das
Sie die Informationen eintippen können.
Aber Achtung: EndNote weist neuen Referenzen automatisch den Referenztyp
Journal Article zu. Über das Dropdown-Menü Reference Type können Sie den
Referenztyp ändern.
Während Sie den Namen in das Feld Author eintippen, wird EndNote Vorschläge
mit ähnlichen Namen machen, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Nach Drücken
von Enter wird der Name in roter Schrift angezeigt, da die Autor neu in der
Literaturdatenbank ist.
Für evtl. zweiten Autoren ist das Drücken von Enter notwendig, damit der Eintrag
in der nächste Zeile erscheint.
Autoren werden in der Form: Nachname, Vorname zweiter Name eingegeben. Der
Nachname wird also mit einem Komma von den Vornamen abgegrenzt.
Mit der Tabulator-Taste oder dem Cursor können Sie sich nun durch die Felder
bewegen und die vorhandenen Daten in die dafür vorgesehenen Felder eingeben.
Jedes Feld verfügt über eine Auto-Complete Funktion, welche über das Menü
Edit > Preferences > Term Lists ab- und angeschaltet werden kann.
Manuelle
Eingabe
HINWEIS: Achten Sie bei der Eingabe der Referenzen stets
darauf, dass der richtige Publikationstyp ausgewählt ist. Im Anhang
finden Sie eine Übersicht der Referenztypen.
Beispiel: Eingabe
eines Buches
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Pages dient der Eingabe von Seitenangaben bei Artikel oder Auszügen aus
Monographien.
Bei Place Published müssen die Erscheinungsorte einheitlich voneinander getrennt
werden, z.B. „Hamburg, Berlin“ und in eine Zeile geschrieben werden.
Schlagworte erscheinen als Keywords, die mit Semikolon getrennt werden müssen.
Hierbei empfiehlt es sich auf sog. Term lists (zu finden unter Tools) zurückzugreifen,
die alle bisher verwendeten Authors, Keywords und Journals enthalten. Auf diese
Weise können Verschreibungen u.ä. vermieden werden. Über Tools > Open Term
Lists > Keyword Term Lists können auch können auch neue Schlagworte angesetzt,
geändert oder gelöscht werden.
Nach der Dateneingabe erscheint jeder Titel in einer eigenen Zeile, wobei
am rechten Rand die eingetragenen Daten nach sortiert nach Kategorie
erscheinen (zum Punkt „Preview“, siehe weiter unten).
Bei der Eingabe von Online Database/Mulitmedia wird üblicherweise das Datum
angegeben, an welchem die Quelle eingesehen wurde. Verwenden Sie hierfür die
Kategorie „date“, in welchem man ein Datum im beliebigen Format eingeben kann.
Abstract und
Schlagwort zur
Erfassung des
Inhalts
HINWEIS: Wenn der Urheber eine Institution ist, müssen Sie die
korrekte Handhabung durch das Programm mit Kommata steuern:
Setzt sich ein Name aus mehreren Teilen zusammen, die
auch im Literaturverzeichnis erhalten bleiben müssen, dann
muss am Ende der Wortfolge ein Komma stehen.
z.B. Universität Heidelberg, > Universität Heidelberg
Kommt im Namen ein Komma vor, das auch im
Literaturverzeichnis erhalten sein soll, dann werden zwei
Kommata gesetzt.
z.B. Ruprecht-Karls Universität,, Heidelberg
> Ruprecht-Karls Universität, Heidelberg
Namenspräfixe wie z.B. „von“, „van“ oder „de“ werden
vor den Nachnamen eingegeben,
z.B. „de Gaulle, Charles“
Namen von
Körperschaften
TIPP: Nutzen Sie das Feld Abstract, um dort Ihre inhaltlichen
Notizen über ein Dokument ausführlicher festzuhalten. Sie können
dort und im Feld Notes auch wörtliche Zitate notieren.
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Endnote ermöglicht auch, das Anhängen von Bildern an eine Referenz. Gehen
Sie hierzu unter im Menü auf References > Figure > Attach Figure. Es erscheint
ein Dialogfenster, in dem Sie das passende Bild suchen und einfügen können.
Wenn Sie eine Datei einfügen wollen, gehen Sie ähnlich vor, klicken Sie aber
stattdessen auf References > File Attachments > Attach File.
Durch Schließen des Eingabefensters wird die Referenz automatisch gespeichert.
1.3. Import aus HEIDI
Eine weitere Möglichkeit, Daten in Ihre EndNote-Datenbank einzufügen, ist der
Import aus anderen Datenbanken wie beispielsweise HEIDI.
In HEIDI markieren Sie den gewünschten Treffer für das Speichern im
Exportverzeichnis, indem Sie auf das Ordnersymbol mit dem Plus klicken. Auf der
Registerkarte in HEIDI erscheint nun unter „Merkliste“ eine (1). Wenn Sie fertig
sind, wechseln Sie zu dieser Registerkarte.
Stellen Sie, mit Hilfe des Dropdown-Menüs, das Format auf „RIS (EndNote)“ um
und gehen Sie dann auf Speichern.
Import aus
HEIDI
HINWEIS: Beachten Sie, dass EndNote lediglich den Pfad zu der
Datei speichert. Wenn Sie diese in einen anderen Ordner
verschieben, geht der Verweis darauf in der Datenbank verloren.
Bild- und
Dateianhänge
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Je nachdem, welche Browsereinstellungen Sie gewählt haben, werden Sie gefragt,
mit welchem Programm Sie die Datei öffnen wollen, oder das Programm EndNote
wird gleich geöffnet. Im ersten Fall wählen Sie EndNote aus.
Jetzt werden in Ihrer Literaturdatenbank nur die eben importierten Referenzen
angezeigt, die Sie an dieser Stelle noch einmal überprüfen und ergänzen sollten.
Mit Strg+M können Sie wieder in die Ansicht der gesamten Literaturdatenbank
wechseln.
Vgl. auch das Handout „Wie exportiere ich Referenzen gefundener Medien aus
HEIDI nach EndNote?“.
1.4. Import aus Google Scholar
Der Import aus Google Scholar ist ab Version X.0.2 von EndNote möglich.
Gehen Sie hierfür auf der Seite „scholar.google.de“ und gehen Sie beim gewünschten
Treffer auf „Zitieren“. Hier öffnet sich ein Fenster, bei dem Sie die Option „Endnote“
auswählen können. An dieser Stelle werden die bibliographischen Daten automa-
tisch in Ihre Endnote-Datei als „Imported Reference“ übernommen und können
einer beliebigen Gruppe zugeordnet werden.
HINWEIS: Achten Sie darauf, dass der Referenztyp korrekt
erkannt wurde und ergänzen Sie ggf. Schlagworte und Abstract.
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1.5. Import aus anderen Datenbanken
Der Import aus anderen Datenbanken
funktioniert meist ähnlich. Manchmal
müssen Sie dabei die Datei zunächst
zwischenspeichern, beispielsweise auf
Ihrem Desktop. Diese öffnen Sie dann in
EndNote über File > Import. In dem
folgenden Fenster wählen Sie dann die zu
importierende Datei über den Button Choose File aus. Dann suchen Sie den
passenden Filter
unter Import Option.
Sobald Sie auf Import klicken werden die importierten Datensätze gespeichert.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob und welchen Filter benötigt wird, sollten Sie
dies zuerst in der Hilfe zur Datenbank nachlesen.
Vgl. auch die Handouts
Wie importiere ich Rechercheergebnisse aus PubMed?
Wie importiere ich Rechercheergebnisse aus PubPsych?
Wie importiere ich Rechercheergebnisse aus dem KVK?
1.6. Direkter Import
Beim direkten Import nutzen Sie eine
normierte Schnittstelle zu einer Datenbank,
um über die Suchmaske von EndNote
direkt in der externen Datenbank per
Internet zu recherchieren und die Daten zu
importieren.
Im Menü gehen Sie auf Tools > Online
Search. Es öffnet sich ein Fenster, in dem
Sie die Datenbank durch Auswahl eines
Connection Files bestimmen können. Mit
TIPP: Sie können auf der Homepage von EndNote,
www.endnote.com, die neuesten Filter herunterladen. Diese
müssen Sie dann in dem Ordner der EndNote-Installation unter
Filters speichern. Der Filter kann allerdings erst nach dem Neustart
von EndNote gefunden werden.
Direkter Import
HINWEIS: Leider ist der Zugriff auf geschützte bibliographische
Datenbanken aus EndNote heraus aus lizenzrechtlichen Gründen
nicht möglich.
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Quick Search können Sie die von Ihnen gesuchte Datenbank schneller finden.
Als Beispiel können Sie z.B. die Datenbank PubMed auswählen.
Klicken Sie auf Choose.
In dem Fenster Ihrer
Datenbank werden Sie
nun bemerken, dass auf
der linken Seite, bei dem
Punkt Online Search,
die vorher ausgewählte
Datenbank blau unterlegt
ist. Im oberen Abschnitt
des Fensters können Sie
diese Datenbank auch
durchsuchen.
Geben Sie dazu das Stichwort fossil in die erste Zeile ein.
Nun klicken Sie auf Search. Es öffnet sich ein Fenster, das Sie über das Ergebnis
Ihrer Suche informiert. Diese Suche liefert über 10000 Referenzen, die Sie in Ihre
Literaturdatenbank einfügen könnten.
Schließen Sie dieses Fenster durch Klicken
auf Cancel und schränken Sie Ihre Suche
weiter ein, indem Sie in der zweiten Such-
zeile trilobite eintippen. Daneben wählen
Sie All Fields aus. Überprüfen Sie, ob beide
Zeilen mit dem And-Operator verknüpft sind
und suchen Sie erneut.
Dieses Mal liefert die Suche viel weniger Referenzen. Diese können Sie im Menü
unter References > Copy References to in die gewünschte Datenbank importieren.
Die importierten Referenzen werden nun in Ihrer Datenbank gespeichert und
zunächst gesondert angezeigt. Sie können hier die Referenzen anschauen und
diejenigen, die Sie nicht in Ihrer Datenbank haben wollen, gleich löschen. Wenn
Sie Strg gedrückt halten, können Sie mehrere Datensätze auf einmal markieren.
Wenn Sie Ihre Literaturdatenbank nach Dubletten durchsuchen wollen, wählen
Sie im Menü References > Find Duplicates aus. Es werden nun alle Referenzen
angezeigt, die mehrfach in der Datenbank vorhanden sind. Die Dubletten werden
dann gegenübergestellt und Sie können auswählen, welche sie behalten möchten.
Suchen in einer
externen Datenbank
Beispiel: PubMed
Dublettensuche
HINWEIS: Sie können auch Referenzen mit „Add references to“
über die rechte Maustaste direkt in Ihre Gruppe hinzufügen.
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Die gelöschten Referenzen werden in den Trash verschoben und können über
References > Move References to Trash oder mit der Tastenkombination
Strg+D gelöscht werden. Mit diesen Befehlen können Sie natürlich auch andere
Referenzen löschen.
Vgl. auch die Handouts
Wie stelle ich die Verbindung zu einer Online-Datenbank her?
Wie übernehme ich Daten aus einer Online-Suche in EndNote?
2. Referenzen verwalten und verändern
Die im Folgenden beschriebenen Funktionen werden an Hand der bei der Installation
von EndNote mitgelieferten Beispieldatei „Sample_Library.enl“ erläutert.
2.1. Öffnen
Nun wird das Literaturdatenbankfenster geöffnet, in dem in jeder Zeile eine Referenz
bzw. die Kurzanzeige hierzu zu finden ist. Auf der linken Seite werden die Gruppen
angezeigt, mit denen eine weitere Sortierung der Referenzen ermöglicht wird.
In der rechten Spalte ist es unter „Reference“ möglich, noch Ergänzungen
hinzuzufügen oder einzelne Begriffe zu löschen. Und über das Symbol der
„Büroklammer“ können hier PDF-Dokumente direkt an den Eintrag angehängt
werden, die dann unter „Attached PDFs“ erscheinen.
Unter „Preview“ ist der im gewählten Zitierstil („Output Style“) der Referenz direkt
sichtbar (zum Ändern des Zitierstils s.u.).
EndNote bietet auch die Möglichkeit, ganze EndNote-Bibliotheken zu importieren
und dabei eine automatische Dublettenkontrolle durchzuführen: Wie führe ich zwei
separate EndNote-Datenbanken zusammen?
Aufbau der Datenbank
Darstellung
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TIPP: Sie können auch per E-Mail einen Referenz-Eintrag Ihrer
Liste zuschicken lassen, wenn Sie mit der rechten Mouse-Taste im
Menü auf „E-Mail-Reference“ gehen wird der Eintrag an eine
beliebige E-Mail-Adresse geschickt (basierend auf dem jeweils
gewähltem „Style“.
2.2. Suchen
Im obersten Fenster von EndNote finden Sie die Suche „Search Panel“, die
Ihnen ein Suchdialog anzeigt, mit dem Sie die angezeigte Datenbank
durchsuchen können. Mit Strg+F erhalten Sie das gleiche Ergebnis.
Tippen Sie in die erste Zeile einen Suchbegriff, beispielsweise bird ein und wählen
Sie links daneben über das Dropdown-Menü Any Field aus. In der nächsten Zeile
geben Sie 2005 ein. Da es sich hierbei um Jahreszahlen handelt, wählen Sie im
Dropdown-Menü daneben Year als Suchkriterium aus. Nach dem Klicken auf
Search (oder über Return-Taste) werden die gefundenen Referenzen angezeigt.
Sie können auch über die zweite Spalte die Suchoption „Is greater than“ die
Zahl „2005“ eingeben und kommen so zu allen Treffern, die in Ihrer Datenbank
als Erscheinungsjahr 2005 und jünger vermerkt sind.
Über die Auswahl Tools > Sort Library können Sie auswählen, in welcher
Reihenfolge (z.B. Autor, Titel, Jahr) ihre Literaturliste angezeigt werden soll.
Um die ausgewählten Treffer auszudrucken, können Sie im Menü auf File
> Print Preview bzw. Print gehen. Unter File > Export können Sie die Datei
z.B. als Textdatei in beliebigem Zitierstil in andere Formate übertragen.
Literaturdatenbank
durchsuchen
HINWEIS: Durch Klicken auf References > Show All References
oder durch die Eingabe von Strg+M können Sie sich wieder die
vollständige Literaturdatenbank anzeigen lassen.
Referenzen exportieren
oder ausdrucken
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2.3. Vorschau und Zitierstil
Um die Vorschau einer Referenz zu bekommen, markieren Sie diese mit der Maus
oder springen mit den Pfeiltasten auf diese.
Im rechten Abschnitt des Fensters erscheint dann die Kurzansicht der Referenz, die
in dem gerade eingestellten Zitierstil, hier „Author – date“, ausgegeben wird.
Das Ausgabeformat der Referenz kann geändert werden. Dazu wählen Sie in der
Menüleiste des Datenbankfensters über das Dropdown-Menü einen anderen „Output
Style“, z. B. Harvard, der in vielen Geisteswissenschaften verwendet wird.
Durch Anklicken des Felds bei Edit > Outpute Styles > Open Style Manager können
Sie sich über „Category“ die einzelnen Fachgebiete und zum Teil sogar Zeitschriften-
titel anzeigen lassen, für die der jeweilige Zitierstil verwendet wird.
Ansicht/
Zitierstil ändern
TIPP: Informieren Sie sich, welcher Zitierstil in Ihrem Fach und
von Ihrem Dozenten verlangt wird.
- 14 -
Vgl. auch die Handouts
Wie komme ich an meinen Zitierstil?
Wie ändere ich einen Zitierstil?
2.4. Referenzen ändern
Durch Drücken von Enter oder Doppelklicken auf eine markierte Referenz öffnet
sich ein zweites Fenster, in dem die gesamte Information zur Referenz einzusehen
ist. Hier können Sie die Referenz ändern und ergänzen.
Falls keine Referenztyp auf die ausgewählte Quelle passen sollen, wählen Sie
einfach den Typ „Generic“, der alle Datenbankfelder umfasst. Voreingestellt ist
immer der Referenztyp „Journal Article“.
Referenzen öffnen
und ändern
HINWEIS: EndNote unterscheidet nach Referenztypen, die sich auf den
Typus des nachgewiesenen Dokuments beziehen. Die wichtigsten
Referenztypen sind:
Book – Monographien
Edited Book – Sammelwerk mit Aufsätzen, die von einem
Herausgeber zusammengestellt wurden
Book Section – Aufsatz in einem Sammelwerk
Journal Article – Aufsatz in einer Zeitschrift
Webpage – Internetseite
Eine Übersicht über alle Referenztypen findet sich am Ende als Anhang.
- 15 -
2.5. Speichern
Speichern Sie die Referenz durch Schließen des Fensters auf das Kreuz
oder indem Sie im Menü auf File > Close Reference klicken. Mit der Tasten-
kombination Strg+W können Sie die Referenz ebenfalls schließen.
Wenn Sie Endnote ganz beenden möchten, gehen Sie unter File > Save a copy.
Hier werden automatisch zwei Dateien erstellt, zum einen die Endnote-Library-
Datei sowie zum anderen ein „data“-Ordner, der etwa die PDF-Dateien enthält.
Um eine Sicherungskopie Ihrer
Endnote-Datenbank zu erstellen,
gehen Sie unter File >
Compressed Library (.enlx),
wobei nur eine Datei erstellt wird.
Hier können Sie auswählen, ob
Sie z.B. die PDF-Anhänge mit
komprimiert haben möchten (was
natürlich zusätzlich Speicherplatz
kostet) oder nur bestimmte
Gruppen Ihrer EndNote-Datei zur
Sicherung gespeichert werden sollen.
Vgl. auch das Handout
Wie erstelle ich eine Sicherungskopie meiner EndNote-Datenbank?
2.6. Import von Referenzen über PDFs mit DOI-Angaben
Referenzen, also bibliographische Angaben, können auch zusammen mit den
ihnen zugehörigen PDF-Volltexten in EndNote übernommen werden – solange
sie eine DOI (vgl. www.doi.org) aufweisen. Im einfachsten Fall werden die Daten
direkt in Endnote kopiert und erscheinen sofort in Ihrer Datei:
Speichern
PDF-Dokumente
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PDF-Dateien, also zum Beispiel Volltexte, können auch in EndNote über
den Weg File > Import > File/Folder übernommen werden, doch müssen
hier die zugehörigen bibliographischen Daten per Hand eingegeben werden.
Vgl. auch das Handout
Wie lege ich Referenzen über PDF-Dateien mit DOI-Nummern an?
2.7. Gruppen
Sie können Ihre Referenzen auch in Gruppen organisieren, um Ihre bibliographische
Sammlung zu ordnen und organisieren. EndNote bietet hierfür die „normalen“
Groups, Smart Group wie auch Group Set an.
Grundsätzlich gilt, dass einzelne Referenzen auch mehreren Gruppen zugeordnet
werden können. Wird eine Gruppe gelöscht, erscheinen die Angaben immer noch
im Ordner „All References“.
Wenn Sie innerhalb Ihrer Datensammlung eine neue Gruppe anlegen möchten,
gehen Sie auf in das Hauptmenü zu Groups > Create Group. Um Referenzen in
eine bestimmte Gruppe zu schieben klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
Im Menü, das nun erscheint, wählen Sie Add References To und eine Liste der
Groups aus, der diese Referenz(en) zugeordnet werden soll(en). Alternativ können
Sie auch einfach per Drag&Drop die Referenzen verschieben.
Smart Groups ermöglichen das Anlegen von dynamischen Gruppen; eine neue
Gruppe können Sie im Menü über Groups > Create Smart Group anlegen. Diese
haben den Vorteil, dass sie, wenn Sie neue Referenzen einfügen, automatisch prüfen,
ob eine Referenz einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden soll oder nicht.
Das bedeutet aber auch, dass hier keine manuelle Zuordnung erfolgen kann, sondern
die neuen Daten immer per Suchanfrage über eine Datenbank (nach festgelegte
Kriterien) automatisch zugeordnet werden.
Mit Create from Groups (alt: Combo Group) können verschiedene, bereits
existierende Groups in einer neuen Gruppe zusammengefasst werden, um
beispielsweise Schnittmengen zu ermitteln.
Vgl. auch das Handout
Wie kann ich meine Referenzen nach bestimmten Gruppen sortieren?
Gruppieren
von Referenzen
HINWEIS: Über die Suche im Menü von Endnote werden ab
Version 7 nicht nur die bibliographischen Angaben durchsucht,
sondern ebenso angehängte PDF-Dateien.
- 17 -
3. Referenzen in ein Textdokument einbinden
Einer der wichtigsten Gründe für die Nutzung von EndNote ist die direkte
Anbindung an MSWord und andere Programme zur Textverarbeitung.
Sie erfahren in diesem Abschnitt, wie
das Einfügen von Referenzen
die Änderung des Zitierstils
funktionieren.
3.1 Zitate in MSWord und OpenOffice einfügen
Sie möchten nun Ihre Referenzen in einem Textdokument einbinden. EndNote
liefert dafür das Tool Cite While You Write (kurz CWYW), das bei der Installation
direkt in MSWord integriert wird.
In älteren MSWord-Versionen können sie die gleichen Optionen, die diese
Symbolleiste bietet, auch unter Extras > EndNote aufrufen.
Vgl. auch das Handout
Das Tool CWYW ist nicht zu sehen
Schreiben Sie Ihren Text wie gewohnt.
Wenn Sie nun an einer Stelle im Text
angekommen sind, an der Sie eine Referenz
einfügen wollen, klicken Sie auf Insert
Citation. Dies funktioniert auch bei
Fußnoten (die bibliographischen Angaben
erscheinen dann direkt hinter der Fußnote).
Achten Sie darauf, dass bei älteren
EndNote-Versionen die Literaturdatenbank,
aus der die Referenzen übernommen
werden soll, geöffnet ist.
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie Ihre
Literaturangaben mittels Stichworten,
Autorennamen und dergleichen suchen
können.
Markieren Sie die gewünschten Referenzen und klicken Sie auf Insert Citation.
Achten Sie darauf, dass Sie nicht in den grau unterlegten Feldern weiter schreiben.
Zitieren in
MSWord
Referenzen
einfügen
HINWEIS: EndNote durchsucht zur Einbindung in das Textver-
arbeitungsprogramm alle Felder nach dem gesuchten Begriff.
- 18 -
Der Menüpunkt Edit Library Reference(s) erlaubt Ihnen direkt zu Endnote zu
wechseln und eine bibliographische Quelle/Reference zu ändern. Vergessen Sie
danach nicht auf Update Citations and Bibliography zu gehen.
Ab EndNote X6 ist es möglich das Tool CWYW (Cite While You Write) für Open
Office ab Version 3.x zu verwenden. Die Installation des Tools erfolgt automatisch
während der Installation von EndNote.
Vgl. auch das Handout
Wie verwende ich EndNote mit OpenOffice
3.2. Bibliografie formatieren und einzelne Referenzen ändern
Wenn Sie den Zitierstil unter Word ändern möchten, wählen sie einfach unter
„Style“ eine neue Zitierweise aus.
Im Menüpunkt Edit & Manage Citations(s) können einzelne References, also
Literaturangaben, hinzufügt oder entfernt (Insert oder Remove) werden. Diese
sind jedoch sog. Feldfunktionen, d.h. sie können nicht per Hand geändert
werden, sondern müssen über die Menü geändert bzw. gelöscht werden.
Unter den Punkten Prefix und Suffix können Sie einzelne Abkürzungen oder
Wörter einfügen, der vor oder nach der Literaturangabe im Text stehen soll wie
zum Beispiel Seitenangaben. Beachten Sie dabei auch, dass ggf. einzelne Spatien
eingefügt werden müssen.
Einzelne Referenz-
einträge ändern
HINWEIS: Feste Angaben zu einem Zitat im Text, z.B. die
Angabe von Seitenzahlen (unter Suffix oder Pages), müssen hier
vorgenommen werden. Aber Achtung! Bei einigen „Styles“ werden
diese nicht angezeigt!
- 19 -
Wenn Sie dennoch Seitenzahlen in einem Zitierstil verwenden möchten, dies
jedoch vom Stil nicht vorgesehen ist, können Sie dies auch ändern, was jedoch
eher für Fortgeschrittene empfehlenswert ist:
Vgl. auch die Handouts
Wie ändere ich einen Zitierstil, damit ich Seitenzahlen angeben kann?
Wie ändere ich meinen Zitierstil so, dass Zeitschriftentitel abgekürzt angegeben werden?
3.3. Eigenständiges Literaturverzeichnis erstellen
Um einen eigenständigen Literaturverzeichnis zu erstellen, markieren Sie die
Referenzen Ihrer Datenbank und gehen anschließend zum Menü References
> Show selected referencess, so dass nur noch die markierten Titel angezeigt
werden. Danach gehen Sie auf File > Export und geben hier einen Speichort
sowie einen neuen Dateinamen an.
Gleichzeitig können Sie einen über Output Style einen gewünschten Zitierstil
auswählen. Wichtig ist, dass Sie einen Haken (sofern nicht schon voreingestellt)
auf „Export Selected References“ setzen, da ansonsten alle Daten Ihrer Endnote-
Datei übernommen werden.
Wenn Sie hingegen ein Literaturverzeichnis für bestimmt Abschnitt, z.B. Kapitel
erstellen möchten, dann rufen Sie über Edit > Output Styles > Edit „Name des
benutzten Stils“ auf und gehen dann hier auf „Section“: Über “Section”(1) wird
eingestellt, wo das Literaturverzeichnis erscheinen soll.
Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder eine Bibliographie nach jedem Kapitel
ohne kompletten Literaturverzeichnis am Ende (2) oder eine Bibliographie nach
jedem Kapitel mit kompletten Literaturverzeichnis am Ende (3). Der geänderte
Stil sollte mit „Save as“ unter neuem Namen gespeichert werden.
Vgl. auch die Handouts
Wie kann ich ein eigenständiges Literaturverzeichnis erstellen?
Wie erstelle ich ein Literaturverzeichnis für jedes Kapitel?
Wie erstelle ich Nachweise für nicht-zitierte Literatur?
- 20 -
3.4. Zitieren in anderen Textverarbeitungsprogrammen
Alle Textverarbeitungsprogramme, die das Speichern im RTF-Format erlauben,
können mit EndNote verbunden werden. Dafür gehen Sie zuerst in Endnote und
markieren die bibliographischen Daten, die Sie zitieren möchten. Klicken dann im
Menü auf Edit > Copy. EndNote fügt nun die Daten in die Zwischenablage ein, die
Sie anschließend in Ihrem Dokument mit Strg+V einfügen können.
Wenn Sie nun die bibliographischen Angaben in ihrem Textdokument speichern
möchten, speichern Sie die Datei im RTF-Format und wechseln wieder zu EndNote.
Hier gehen Sie dann auf Tools > Format Paper > Format Paper. Wählen Sie Ihr
Dokument aus und klicken dann auf Öffnen.
Es erscheint ein Fenster, in dem die
gefundenen Platzhalter aus Ihrem Text
angezeigt werden. Im unteren Abschnitt
können Sie unter „Output“ den Zitierstil
auswählen.
Klicken Sie nun auf Format: Sie werden
gefragt, wo und unter welchem Namen die
Datei gespeichert werden soll. Nach dem
Bestätigen können Sie auf Close klicken. Sie
erhalten nun eine formatierte Kopie Ihres
Originaldokumentes.
Falls Sie an dem Dokument Änderungen
vornehmen wollen, verwenden Sie hierfür das
Original und formatieren Sie es wieder über
EndNote.
In den neueren Versionen von EndNote werden in weiteren Spalten der Titel der
Zeitschrift, der Referenztyp und die URL-Adresse (falls online verfügbar) angezeigt.
Man kann diese Spalten auch über Edit > Preferences > Display Fields anpassen.
3.5. Bilder einfügen
Um Bilder in Ihr Textverarbeitungsprogramm einzufügen, klicken Sie
zunächst auf Insert Citation > Find Figure(s). Es erscheint wieder ein
Suchdialog und Sie können Ihr Bild, nach erfolgreicher Suche, einfügen
und wie gewohnt in MSWord formatieren.
Bilder einfügen
Zitieren mit anderen
Textverarbeitungs-
programmen
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3.6. Output Styles verwenden/ändern
Um an einen für Sie Ihre Arbeit passenden Zitierstil zu kommen, rufen Sie den Style
Manager über Edit > Output Styles > Open Style Manager auf.
Im anschließend erscheinenden Fenster können Sie die Zitierstile über den Button
„Find by“ nach fachlichen Kategorien sortiert aufrufen und ansehen. Mit dem
Setzen eines Häkchens können Sie Zitierstile in Ihre Auswahlliste hinzufügen.
Auf der Seite „http://www.ub.uni-heidelberg.de/schulung/literaturverwaltung/endnote
/zitierstile/Welcome.html“ finden Sie einige fachspezifische Stile der Universität
Heidelberg und einen Link zum Gesamtangebot an Output Styles auf der EndNote
Homepage zum Download. Sollten Sie keinen genau passenden Zitierstil finden,
können Sie auch einen ähnlichen, vorhandenen Zitierstil an Ihre Bedürfnisse anpassen
oder einen eigenen Zitierstil erstellen.
Gehen Sie hierfür über Edit > Output Styles > Edit {Names des Zitierstils}
und wählen Sie den Stil, der geändert werden soll. NB: Sicherheitshalber sollten
Sie den neuen Stil unter einem anderen Namen speichern, damit der alte „Style“
erhalten bleibt. Relevant sind im Style Manager die Unterpunkte „Citatations“,
Bibliography“ und „Footnotes“.
Details zum Ändern/Erstellen von Output Styles finden Sie unter
http://www.ub.uni-heidelberg.de/schulung/literaturverwaltung/endnote/materialien
/Welcome.html.
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4. Weiterführende Hinweise und Ansprechpartner
Aktuelle Importfilter, Connection Files und Output-Styles (Zitierformate) finden Sie
auf der Web-Seite von EndNote. Sie müssen diese lediglich in den Ordnern Filters,
Connections und Styles speichern.
Weitere umfassende Informationen und Tutorien finden Sie unter folgenden
Adressen:
- Homepage der UB Heidelberg unter „Schulungen und Lernangebote“, und hier
bes. zu Endnote
- FAQs zu Endnote
- Handbuch zum Informationsmanagement mit EndNote
- Homepage von Endnote (untergliedert nach Windows- und MAC-Benutzern)
- EndNote Community
Lizenzfrei können Sie auch EndNote Web nutzen, das jedoch auf 10.000 Datensätze
beschränkt ist und einen deutlich reduzierten Leistungsumfang aufweist, jedoch das
bibliographischen Arbeiten in Gruppen, die über das Internet verbunden sind, erlaubt.
Vgl. hierzu auch
Wie melde ich mich bei EndNote Web an?
Wie synchronisiere ich meine Literaturdatenbank mit EndNote Web?
Wie bilde ich in EndNote Web Arbeitsgruppen?
Quick Refernce Card (Handout zu EndnoteWeb von Thomson Reuters)
Bei Fragen wenden Sie sich an:
Benno Homann
Fachreferent, Leiter des Teaching Teams
UB Heidelberg
Tel: 06221-54-2547
E-Mail: [email protected]
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5. Anhang – EndNote-Referenztypen Über diese Referenztypen wird die Erfassung von Daten zu den
referenzierten Dokumenten gesteuert.
Aggregated Database Aggregierte Daten
Ancient Text Werk, das von einem Autor geschrieben
wurde und von einem Editor bearbeitet
wurde.
Artwork Kunstwerk
Audiovisual Material Audiovisuelle Medien
(z.B. Film, Video, DVD, CD, Tonkassette)
Bill Gesetzesentwurf, Gesetz
Book Buch
Book Section Beitrag in einem Sammelband
Case Rechtsfall, Klage, Prozessunterlagen
Catalog Katalog
Chart or Table Grafik, Tabelle, Diagramm
Classical Work Altsprachliches, klassisches Werk
Computer Program Computerprogramm
Conference Paper Einzelner Beitrag zu einer Tagung
Conference Proceeding Tagungsberichte
Dataset Datei
Dictionary Eintrag aus einem Wörterbuch
Edited Book Sammelband
(= von einem Hrsg. Editiertes Werk)
Electronic Article Elektronischer Aufsatz
Electronic Book Elektronisches Buch
Electronic Book Section Beitrag aus einem elektronischen
Sammelband
Encyclopedia Eintrag aus einer Enzyklopädie
Equation Gleichung, Vergleich
Figure Bild, Abbildung
Film or Broadcast Film, Rundfunksendung
Generic Allgemeiner Publikationstyp
Government Document Amtsdruckschrift (Veröffentlichungen von
Regierungen und amtlichen Stellen)
Grant Bewilligungsschreiben, Verleihungsschreiben
Hearing Gerichtsvernehmung
Interview Interview
Journal Article Artikel in einer Fachzeitschrift
Legal Rule or Regulation Gesetz, Verordnung
Magazine Article Artikel in einer Zeitschrift
Manuscript Handschrift, Druckvorlage
Map Karte
Music Noten, Notenheft
Newspaper Article Artikel in einer Zeitung
Online Database Online-Datenbank
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Online Multimedia Online-Medienkombination (= Werke, die aus
mehreren Medien bestehen, z.B. Text, Grafik,
Audio, Video, Animation)
Pamphlet Broschüre, Heftchen, Prospekt
Patent Patent
Personal Communication Persönliche Mitteilung
Podcast Audiobeitrag
Press Releases Presseerklärung
Report Bericht, Rapport, Rechenschaftsbericht,
Referat
Serial Serie, Reihe
Speech Rede
Standard Normen
Statue Statuten, Gesetzesvorschriften
Thesis Dissertation, Hochschulschrift
Unpublished Work Unveröffentlichtes Werk
Web Page Webseite
