Lean Accounting Teil 2 – Der schlanke Monats- abschluss Von Dr. David Moser, Geschäftsführender Partner der Wertfabrik AG

Lean ist mittlerweile ein bekanntes Thema bei der

Prozessoptimierung. Allerdings nicht beim Lean

Accounting. Im Gegensatz zu Lean Production, Lean

Administration oder Lean Development ist dieses

noch wenig gefragt. Schade eigentlich, denn eine

kompetente Lean Beratung kann auch in Finanz-

abteilungen gute Dienste leisten, um durch die

Implementierung schlanker Prozesse Durchlauf-

zeit und Kosten zu senken. Wir erläutern hier, wie die

Buchhaltung schlanke Abläufe gestalten kann.

Fachartikel

Im Zeitalter der Online-Bestellungen dreht sich alles um immer raschere Lieferungen. Tankstellen mit 24-Stunden-Service oder nonstop Zugang zu Bankdaten sind heute eine Selbstverständlichkeit. Wieso jedoch akzeptieren viele Unternehmensführun-gen, dass der Monatsabschluss erst gegen Mitte des Folgemonats vorliegt? Sind solche Reports überhaupt noch relevant?

Was kostet so ein Monatsabschluss? Summieren Sie die Anzahl Tage und Personen, die Sie dazu benötigen. Multiplizieren Sie die so erhaltenen Manntage mit einem durchschnittlichen Tagessalär. Für drei Personen, die an sechs Tagen beschäftigt sind, kostet das jeden Monat etwa 3 x 6 x CHF 500 = CHF 9‘000

Oder anders ausgedrückt: über CHF 100‘000 im Jahr. Wollen Sie solche Summen für veraltete Informationen ausgeben? Wenn nicht, ist es Zeit, Ihre Kosten und Durchlauf-zeiten zu optimieren.

Informationen zu Umsatz, Kosten und Gewinn müssen up to date sein. Sie erst gegen Mitte des Folgemonats zu liefern, ist ein No-Go. In einer Lean Enterprise ist ein unmit-telbares visuelles Feedback zum Stand der Dinge essentiell. Auch ein erfolgreiches Shopfloor Management basiert auf brandaktuellen und visualisierten Zahlen, Daten und Fakten. Mit ihrer Hilfe können Führungskräfte sofort auf Abweichungen reagieren.

Die Vision - Vision muss sein: für jeden Tag einen Abschluss zu haben. Dies bedeutet, dass der jeweilige Abschluss nicht länger als einen Tag dauern darf. Doch wie erreicht man das?

Der Weg zum «Eintagesabschluss»Wie überall bei «Lean», geht es auch im Lean Accounting darum, nicht-wertschöpfende Tätigkeiten (Verschwendung) zu eliminieren oder zumindest zu reduzieren. Dies er-reicht man in mehreren Schritten.

Schritt 1: Korrekturbuchungen eliminieren

Analysieren Sie die Ursachen für Fehlbuchungen. Dann können Sie diese nachhaltig vermeiden und Korrekturbuchungen entfallen.

Schritt 2: Zeitaufwand für Buchungen prüfen

Wieviel Zeit wird für die Buchung von nicht entscheidungsrelevanten Beträgen ver-schwendet? Wie präzise und wie genau muss der Abschluss sein? Die Antwort lautet: Der Abschluss muss genügend genau sein, um auf der ermittelten Aussage den richti-gen Entscheid fällen zu können. Verzichten Sie auf Scheingenauigkeiten und überlegen Sie, ob Sie Ihren Geschäftsentscheid anders fällen, wenn Sie die Antwort auf eine Fra-ge auf 1%, 5% oder 10% genau kennen. Es ist Verschwendung, wenn 80% oder mehr der Zeit für 20% oder weniger der gesamten Buchungsbeträge aufgewendet wird.

«Abspecken für Finanzabteilungen»

Schritt 3: Buchungen vor Monatsende

Welche wichtigen (aber noch nicht dringenden) Tätigkeiten können bereits vor Monats-ende erledigt werden? Erledigen Sie diese. Im Monatsabschluss können z.B. Abschrei-bungen ohne weiteres schon vor Monatsende gebucht werden.

Schritt 4: Flussprinzip anwenden

Tätigen Sie Buchungen, sobald die Informationen dazu vorliegen. Saläre, die traditio-nell um den 25. herum bezahlt werden, können meist schon einige Tage früher vorbe-reitet werden. Es spricht nichts dagegen, sie sofort zu buchen. Daran denken: Sofern Saläre in einem anderen System abgewickelt werden, muss sichergestellt sein, dass eine elektronische Schnittstelle vorhanden ist, damit die Salärinformationen automa-tisch eingelesen werden können und nicht etwa manuell abgetippt werden müssen.

Schritt 5: Umgang mit Rückstellungen

Manchmal wird viel Zeit mit der Berechnung von Rückstellungen für Garantiefälle bei Produkten verschwendet. Doch die Berechnungen beruhen immer nur auf Schätzun-gen. Stellen Sie doch einfach einen bestimmten Prozentsatz des Umsatzes zurück, ba-sierend auf den echten Garantiekosten des Vorjahres. Aber: Prüfen Sie den Prozent-satz etwa halbjährlich und passen Sie ihn bei Bedarf an. Das gleiche gilt für die Berechnung der Rückstellungen für Debitorenverluste. Obsoleszenzberechnungen der vorhandenen Lager sind überdies ebenfalls nur Schätzungen. Wickeln Sie diese des-halb einfach und schnell ab.

Teamwork für weitere BeschleunigungDirekt nach Abschluss ist eine gute Gelegenheit, mit dem Team die dafür getätigten Transaktionen unter die Lupe zu nehmen. Erstellen Sie eine Liste mit allen Buchungen, die für den Abschluss nach Monatsende gemacht wurden. Notieren Sie die Quelle (Person oder System), eine kurze Beschreibung und den Betrag. Lassen Sie viel Platz für Bemerkungen. Beurteilen Sie im Team den Informationswert jeder einzelnen Bu-chung. Jedes Teammitglied soll nun eine Fehlbuchung seines Bereichs finden, analy-sieren und eine Lösung erarbeiten, wie der Fehler vermieden werden kann.

Danach wählt jedes Teammitglied eine eigene Transaktion (idealerweise vom letzten Abschlusstag) und überlegt sich, was zu tun ist, um diese Transaktion einen Tag frü-her durchzuführen. Noch radikaler ist, vom Team zu fordern, nicht nur über einen Tag Einsparung nachzudenken, sondern was es für die Halbierung der erforderlichen Tage benötigt. Führen Sie auf jeden Fall einen Trendchart mit der Anzahl der für einen Mo-natsabschluss erforderlichen Buchungen.

KontaktWertfabrik AG, Birchstrasse 2, 8472 Seuzach, Telefon +41 52 335 55 00 David Moser, Geschäftsführender Partner, david.moser@wertfabrik.ch

Wertfabrik steht für umsetzungsstarke Lean-Berater – Macher mit breiter Industrieer-fahrung, praxiserprobt, fundiert ausgebildet und methodisch sattelfest. Wir arbeiten mit durchgehender Methodik und breit abgestützten Ressourcen und garantieren Erfolg in allen Wertschöpfungsbereichen. Optimale und schlanke Prozesse sind unsere Kernkompetenz. Wir entwickeln mit Ihnen Strategien, damit Ihr Lean- Projekt zum langanhaltenden Erfolg wird. Weitere Informationen zu Wertfabrik finden Sie unter www.wertfabrik.ch/de

Gretchenfrage: Braucht es überhaupt einen Monatsabschluss?

Es gibt sehr gute Gründe, einen Abschluss zu machen. Abschlüsse machen deutlich, ob Pläne eingehalten werden oder nicht. Sie geben Informationen, in welche Richtung sich das Geschäft bewegt. Klar ist jedenfalls, dass der Monatsabschluss Ihrem Unterneh-men etwas bringen muss. Wenn Sie zur Erkenntnis kommen, dass der Wert eines Ab-schlusses zu gering ist, ziehen Sie die Konsequenzen. Beispielsweise, indem Sie ihn vielleicht nur quartalsmässig machen. Ziel ist, nur das zu tun, was für Ihr Business das Richtige ist.

Lean Accounting bedeutet: • Schlanke Abläufe in der Buchhaltung

• Bereitstellen von aussagekräftigen und rechtzeitigen Informationen

• Informationen, die gut verständlich sind - auch ohne Finanzvorkenntnisse

Quelle:

Jean E. Cunningham and Orest J. Fiume: Real Numbers – Management Accounting in a Lean Organization, Managing Time Press, 2003