Factsheet PV 2013 - applabs.de · NAPA3 Personalwirtschaft Beste Voraussetzung für effiziente Personalarbeit. haveldata GmbH • Bahnhofspassage 4 • 14776 Brandenburg an der Havel

NAPA3 Personalwirtschaft

Beste Voraussetzung für effiziente Personalarbeit.

haveldata GmbH • Bahnhofspassage 4 • 14776 Brandenburg an der Havel

Tel. + 49 33 81 / 21 36 100 • Fax + 49 33 81 / 21 36 400

E-Mail [email protected] • Internet www.haveldata.de


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NAPA3 Personalverwaltung – Ein Personeninformationssystem

Die NAPA3 Personalverwaltung ist in erster Linie ein Personeninformationssystem und bietet Ihrem Unter-

nehmen die Möglichkeit alle wichtigen Informationen zu Ihren Mitarbeitern zentral abzulegen und somit

eine ausführliche Übersicht in elektronischer Form für jeden Arbeitnehmer zu führen. Alle Informationen

sind ort- und zeitübergreifend stets verfügbar. Zeitraubendes Suchen in häufig unstrukturierten Papierak-

ten entfällt.

Bei den Informationen kann es sich bspw. um Daten zum Arbeitsvertrag, Sprach- oder IT-Kenntnisse,

erlangte Bildungsabschlüsse oder um die Dokumentation von Beurteilungsgesprächen handeln. Zu jeder

Information können Dokumente und Bemerkungen hinterlegt werden. Mithilfe der NAPA3 Personalver-

waltung lassen sich komplexe Prozesse, wie Weiterbildungsmaßnahmen oder Vorsorgeuntersuchungen

einfach und schnell für ein oder mehrere Mitar-

beiter gleichzeitig planen und verwalten.

Die Notwendigkeit wiederkehrende Aufgaben

auf Termin zu legen entfällt, da das Programm

einrichtungsgesteuert in der Lage ist automa-

tisch Erinnerungen zu generieren und besonders wichtige Aufgaben direkt auf dem Startbildschirm an-

zuzeigen.

NAPA3 Person Karte

Das Tor zu allen weiteren Informationen ist die NAPA Person Karte in der u.a. die Stammdaten zum Mit-

arbeiter erfasst und verwaltet werden. Neben der Erfassung von Adress- und Kommunikationsdaten

können z.B. auch Informationen zu den Angehörigen der Mitarbeiter und ein Lichtbild hinterlegt wer-

den.



Durch die Angaben im Register „Organisation“ wird der Mitarbeiter in die Unternehmensstruktur einge-

bettet. Im Register „Sonstiges“ können bis zu zehn Felder mit selbst definierten Bezeichnungen einge-

blendet werden.

NAPA3 Personeninformationenübersicht

Die Struktur der elektronischen Personalakte wird bestimmt durch die Klassifikationen (Aktenregister) und

die Informationen (Mitarbeitermerkmale), die jedes Unternehmen nach eigenen Wünschen und Bedarf

selbst definieren und jederzeit anpassen und erweitern kann.

NAPA3 Informationstypen

Jede Information verfügt über die Standard-Angaben Code, Beschreibung, von- / bis- / Wiedervorlage-

und Ablaufdatum, Bewertung, Kosten, Klassifikation (Personalaktenregister) und Typ.

Der „Typ“ bestimmt die

übrigen Datenfelder der

NAPA Personeninforma-

tionenkarte.

Zur Abbildung unter-

schiedlicher Sachverhal-

ten verfügt die Software

über ca. 18 verschiede-

ne Eingabemasken, wie

Sprache, Untersuchung,

Zeugnis, Spezifikation,

Arbeitsvertrag, Mutter-

schutz, Beurteilung etc.



Mit dem Informationstypen „Vertrag“ werden alle Daten zum Arbeitsverhältnis und zur Kündigung nie-

dergeschrieben und

sind somit jederzeit

verfügbar

Auswertungen und Berichte

Diverse voreingestellte Berichte bieten kompakte Übersichten auf Detailinformation für einen oder meh-

rere Mitarbeiter. Optimale Such- und Filterbedingungen ermöglichen die schnelle und effektive Recher-

che nach perso-

nenbezogenen

Informationen.



Mit dem Schema können unternehmensspezifische Berichte zusammengestellt werden. Alle Berichte

lassen sich zur weiteren Bearbeitung durch eine Export-Funktion nach Excel verschieben.

Integration

Das System ist voll integrierbar. Durch die Personensynchronisation werden Stamm- und im Bedarfsfall

zusätzliche Daten der Mitarbeiter zwischen der NAPA3 Personalverwaltung und anderen Modulen (Per-

sonalabrechnung, Reisekostenmodul, Ressourcen) ausgetauscht. Doppelpflege entfällt.



NAPA3 Gesundheitsmanagement

Aus der Pflicht heraus die Mitarbeiter des Unternehmens regelmäßig zu bestimmten Vorsorgeuntersu-

chungen zu schicken, ergibt sich die Notwendigkeit eines Planungs- und Organisationsprozesses. Dieser

Prozess wird durch das NAPA3 Gesundheitsmanagement unterstützt.

Vorsorgeuntersuchungen sind (Personen)Informationen

Im Sinne von NAPA handelt es sich bei Vorsorgeuntersuchungen um Informationen, die als Personenin-

formation bei einem Mitarbeiter hinterlegt werden.

Zum Erfassen von Vorsorgeuntersu-

chungen existiert ein eigener Informa-

tionstyp, in dem die Ergebnisse der

Untersuchung hinterlegt werden.

Einrichtungsgesteuert werden wieder-

kehrende Vorsorgeuntersuchungen

entsprechend eines hinterlegten Zyklus

automatisch vom System neu geplant

sobald eine Untersuchung stattgefun-

den hat.

Pendelblätter, Berichte und Erinnerungen

Aus dem voreingestellten Reports in der NAPA3 Personalverwaltung lassen sich sowohl Berichte über

geplante oder bereits stattgefundene Untersuchungen als auch ein Pendelblatt zur Dokumentation

von Untersuchungsergebnissen generieren.

Mittels des Personaldatenmonitors lassen sich Nachrichten erstellen, die an bevorstehende Gesund-

heitsuntersuchungen erinnern.



NAPA3 Qualifikationsmanagement

Das NAPA Qualifikationsmanagement dient der effizienten Planung und Dokumentation interner und

externer Weiterbildungsmaßnahmen im Unternehmen.

Schulungsbedarf evaluieren

Mittels dem Abgleich von Anforde-

rungsprofilen (z.B. auf Basis der

Anforderungen einer Stelle) und

den Qualifikationen der Mitarbeiter

kann der Schulungsbedarf im Un-

ternehmen evaluiert werden.

Die Planung der nötigen Entwick-

lungsmaßnahmen erfolgt direkt

aus dem Abgleich der Profile.

Weiterbildungsmaßnahmen planen und durchführen

Eine Kartei aus Maßnahmen und Anbietern dient als Vorlage zur konkreten Veranstaltungsplanung.

Alle hinterlegten Informationen aus der „NAPA Seminar Karte“ werden in die Veranstaltungsplanung

übertragen und können dort bei Bedarf editiert werden. Teilnehmer können nach unterschiedlichen

Kriterien einer Veran-

staltung zugeordnet

werden.

Die Informationen

über eine geplante

Maßnahme oder eine

erlangte Qualifikation sowie Bewertungen von bestandenen Prüfung oder die entstandenen Kosten,

werden als personenbezogene Information gespeichert und automatisch in der elektronischen Perso-

nalakte des Mitarbeiters übertragen.



Darüber hinaus ist der Personalentwicklungsverlauf mit allen geplanten, erfolgten und abgesagten Ver-

anstaltungen inkl. der Teilnahme- oder evtl. entstandener Stornogebühren über die NAPA Personenkar-

te abrufbar.

Berichte und Auswertungen

Durch voreingestellte Berichte unterstützt das System die Erstellung von Entwicklungsplänen und Entwick-

lungshistorien. Die Kosten für Weiterbildungsmaßnahmen können für einzelne Veranstaltungen, Mitarbei-

ter und/oder bezogen auf eine Periode ausgewertet und bei Bedarf nach Excel exportiert werden.



NAPA3 Ausstattungsverwaltung

Durch die NAPA3 Sachmittelverwaltung wird der aufwendige Prozess der Sachmittelvergabe an Mitar-

beiter im Unternehmen gesteuert und dokumentiert. Der Bestand und Verbleib von Ausstattungsgegen-

ständen ist jederzeit einzusehen und historisch nachvollziehbar.

Benutzerrechte

Das NAPA Ausstattungslager muss nicht zwingend von der Personalabteilung gepflegt werden. Durch

eine besondere Kombination von NAV Zugriffsrechterollen und Einstellungen in der NAPA3 Benutzerein-

richtung lässt sich die Pflege und Verwaltung in die zuständigen Ausgabestellen verlagern.

Das NAPA3 Ausstattungslager

Das NAPA3 Ausstattungslager bietet jederzeit Übersicht über den verfügbaren und den bereits zugeteil-

ten Bestand an Sachmitteln.

Im Ausstattungslager wird der Artikel inkl. aller seiner Attribute Seriennummer, Rückgabepflicht oder

Ablauffrist erfasst und hinterlegt.

Vorgänge erfassen

Mit dem NAPA3 Buchblatt „NAPA Erfassung Ausstattungen“ werden alle Vorgänge – wie Bereitstellun-

gen ins Lager, Auflösungen, Ausgaben an den Mitarbeiter und Rückgaben - erfasst.

Gemäß vordefinierter

Ausstattungsgruppen

(z.B. Produktion oder Vertrieb) oder der rückgabepflichtigen Artikel im Mitarbeiterbestand generiert das

Programm Vorschlagswerte bei Ein- und Austritten.



Ausstattungen und Ausstattungsposten

Über die NAPA3 Person Karte lassen sich sowohl nur die offenen Ausstattungen des Mitarbeiters einse-

hen als auch ein historischer Verlauf der Aus- und Rückgaben mithilfe der NAPA Ausstattungsposten.

Laufzettel und Berichte

Zur besseren Kontrolle der (rückgabepflichtigen) Sachmittel beim Austritt des Mitarbeiters unterstützt das

System die Erstellung von Laufzettel.



Einzelziele

"Personenziele"

Personenebene

"Personenvereinbarung"

Unternehmensebene

"Zielvereinbarung"

ZV 2012

MA 30001

Z001

Unternehmensziel

Kostenreduktion

Z002

Bereichsziel

Umsatzsteigerung

Z0003

Individualziel

Teilnahme am Zollseminar

MA 30004

NAPA3 Zielvereinbarungen

Das Formulieren von Mitarbeiterzielen unterstützt das Erreichen der Unternehmensziele, indem die Per-

formance der Mitarbeiter unmittelbar auf diese Ziele gelenkt wird. Meist wird eine Zielerreichung mit

einem leistungsbezogenem Entgelt (Prämie) gekoppelt.

NAPA3 Zielvereinbarungsprozess

Der Zielvereinbarungsprozess gliedert sich in drei Ebenen:

Durch die oberste Ebene – die Zielvereinbarung – kann der Gesamtprozess inkl. aller beteiligten Mitar-

beiter und der kumulierten monetären Werte betrachtet werden.



Die NAPA3 Personenvereinbarung

In der Personenvereinbarung werden die Ziele und Prämien für einen bestimmten Mitarbeiter festgehal-

ten.

Durch die Definition von Soll-Größen und Prämien in der Planungsphase werden die in der Beurteilungs-

phase eingegebenen erreichten Zielwerte automatisch in Zielerreichungsgrade umgerechnet und der

damit erlangten Prämienanspruch ausgegeben.

Ziele vereinbaren

Nachdem die Ziele vereinbart wurden kann die Vereinbarung über einen Bericht ausgedruckt und un-

terzeichnet werden.

Übergabe der Prämien an die NAPA3 Personalabrechnung

Über eine einfache Funktion können einzelne oder die Gesamtheit der erreichten Prämien zur Auszah-

lung an die NAPA3 Personalabrechnung übergeben werden.



NAPA3 Virtuelle Personentabelle & Personaldatenmonitor

In vielen Unternehmen sind Arbeitsbereiche stark voneinander getrennt. D.h., dass die Personalabrech-

nung und die Personalverwaltung nicht von der gleichen Abteilung bearbeitet werden. Benutzerrechte

verweigern entsprechend den Zugriff auf die Module. Dennoch muss der Austausch gewisser Informati-

onen gewährleistet sein

Zusatzdaten

Um den Prozess des Datenaustausches so unbürokratisch und flexibel wie möglich zu halten, ist es

durch die Definition von VPT-Felder (Virtuelle Personen Tabelle) möglich den Inhalt eines Feldes aus eine

Tabelle mit personenbezogenen Daten aus einem frem-

den Modul ins eigene Modul zu spiegeln.

Eingerichtete „Zusatzdaten“ werden sowohl im NAPA3-

Modul Personalverwaltung als auch in der Personalab-

rechnung angezeigt.

NAPA3 Personaldatenmonitor

Der NAPA3 Personaldatenmonitor dient als Erinnerungsfunktion. Einrichtungsgesteuert übernimmt er die

Aufgabe Datenfelder zu beobachten und eine Nachricht zu erzeugen, wenn der Wert des Feldes eine

Bedingung erfüllt, d.h. einen Schwellenwert erreicht oder überschreitet. Mögliche zu überwachende

Sachverhalte sind z.B.:

• Ein- und Austrittsdaten

• Ende von Probezeiten und Befristungen

• Ablauffristen

• Zeiten zum Mutterschutz oder der Elternzeit

• Geplante Mitarbeiterbeurteilungen, Vorsorgeuntersuchungen oder Belehrungen

Die Sachverhalte, die durch den Personaldatenmonitor überwacht werden sollen können - zugeschnit-

ten auf die eigenen Bedürfnisse – vom Unternehmen selbst definiert werden. Ebenso ist frei zu entschei-

den mit welchen Vorlauffristen an das Ereignis erinnert werden soll.



NAPA3 Aktivitäten

Das Teilmodul der NAPA3 Aktivitäten bietet die Möglichkeit Serienbriefe zu erstellen, in denen die in der

Software erfassten Daten ausgegeben werden.

Beispiel „Arbeitsvertrag“



Die Features der NAPA3 Personalverwaltung im Überblick:

� Personeninformationssystem – „Elektronische Personalakte“

� Gesundheitsmanagement

� Qualifikationsmanagement

� Sachmittelverwaltung

� Zielvereinbarungen

� Erinnerungsfunktion

� Berichte und Berichtsgenerator

� Serienbrieffunktion

Die Vorteile der NAPA3 Personalverwaltung:

� Zentrale Sammelstelle für alle Informationen, die über den Mitarbeiter vorliegen

� Unternehmensindividuelle Darstellung von Registern und Inhalten

� Sehr gute Auswertbarkeit durch die Abbildung von Sachverhalten mittels eindeutiger Codes

� Umfangreiche Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern, dauerhafte Einbindung von Filtern in die

Menüleiste

� Dezentrale Erfassung und dezentraler Abruf der Informationen über unterschiedliche Standorte

möglich

� Keine Doppelerfassung von Daten durch Datensynchronisation fördert die Fehlerminimierung

und eine redundanzfreie Datenhaltung

� Personeninformationen sind zeit- und ortsunabhängig greifbar

� Unternehmensweite Recherche nach vorhandenem Know-how, Erstellung von Berichten und

Auswertungen

� Sicheres Berechtigungskonzept durch die Kombination von NAV Zugriffsrechten und der NAPA

Benutzereinrichtung mit Personenkreisen und Schutzcodes

� Tätigkeitsabhängige Benutzeroberfläche

� Benutzerspezifische Anpassungen von Aktions- und Menüleisten

� Erstellen von Diagrammen

Beste Voraussetzung für effiziente Personalarbeit

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