Fitnesscheck Zeit- management - memoris.ch · Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen – nur Ihr Verhalten. Prof. Dr. phil. Dr. med. Michael Kastner, Lehrstuhl

FitnesscheckZeit-management

1. „Zeit“:

Warum haben wir keine Zeit

. Definition Zeit

. Kann man Zeit managen?

2. Wo geht viel Zeit

verloren?

. Zeitfresser und Zeitdiebe erkennen

3. Wie gut ist mein

Zeitmanagement?

. Zeitmanagementtest

4. Erkenne deine

Königsaufgaben

. Das PARETO-Prinzip

5. Priorisiere Deine

Arbeit

. Effizienz und Effektivität

. Das Eisenhower Prinzip

6. Die Mailflut in den Griff bekommen

. Nicht immer auf Empfang!

. Organisiere dein Mail-programm

Zeitmanagement:

Warum haben wir keine Zeit?

Ø Zeit ist ein absolutes knappes GutØ Zeit ist nicht käuflichØ Zeit kann nicht gelagert oder gespart werdenØ Zeit kann nicht vermehrt werdenØ Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich

Kann man Zeit managen?

Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen –nur Ihr Verhalten.

Prof. Dr. phil. Dr. med. Michael Kastner, Lehrstuhl für Grundlagen und Theorien der Organisationspsychologie an der Universität Dortmund

Definition Zeitmanagement

Zeit§ Leben§ Wertvolles Kapital§ Nicht vermehrbar

Managment§ Planen§ Steuern§ Kontrollieren

Zeitmanagement ist also in erster Linie ein erfolgreiches Selbstmanagement!

1. „Zeit“:


. Definition Zeit



verloren?


3. Wie gut ist mein

Zeitmanagement?


4. Erkenne deine

Königsaufgaben



Arbeit






DIE GRÖSSTEN ZEITDIEBE: WELCHE ZEITDIEBE KENNST DU?

1. Keine Prioritäten:Wer keine Prioritäten setzt, verliert sich im Alltagsgeschäft.

2. Schlechte Tagesplanung:Zu wenig Planung führt zu Zeitdruck und Hetze.

3. Informationen (zu viele, unvollständige, verspätete)Wenn Sie alle Informationen sammeln und horten, werden Sie die richtige zur gegebenen Zeit nicht finden.

4. Unklare Zielsetzung:Ohne klare Ziele geht man viele Umwege.

5. Langwierige Besprechungen:Viele Besprechungen stellen nicht viel mehr als Zeitlöcher dar.

6. Unfähigkeit, NEIN zu sagen:Wenn Sie keine Aufgaben ablehnen können, werden Sie garantiert mit keiner fertig.

DIE GRÖSSTEN ZEITDIEBE:

7. Fehlende Selbstdisziplin:Wer die Arbeit vor sich herschiebt, darf sich nicht wundern, wenn der Berg irgendwann unbezwingbar wird.

8. Zu wenig Delegation:Wer nicht delegieren und zusammenarbeiten will, muss eben alles alleine machen.

9. Unterbrechungen und unangemeldete Besucher:Wer sich ständig ablenken lässt, verliert den Fokus. Ohne Pufferzeiten für die Vor- und Nachbereitung können Sie sich einen Termin gleich sparen. Wer sich nicht abgrenzt, managt nicht sondern wird gemanagt.

10. Versuch, zuviel auf einmal zu tun:Wer auf allen Hochzeiten tanzt, tanzt auf keiner richtig.

11. Keine oder unpräzise Kommunikation:Schlechte Kommunikation führt zu vielen Missverständnissen und Leerläufen.

12. Perfektionismus:Übertriebener Perfektionismus führt immer zu einem Missverhältnis zwischen Aufwand und Ertrag.

DIE GRÖSSTEN ZEITDIEBE:

• Ablenkung durch Lärm

• Alle Fakten wissen wollen

• Aufgaben nicht zu Ende führen

• Fehlende Übersicht der Aktivitäten

• Hast, Ungeduld

• Mangelnde Kontrolle der delegierten Arbeiten

• Mangelnde Koordination/schlechtes Teamwork

• Mangelnde Motivation/gleichgültiges Verhalten

• Mangelnde Vorbereitung auf Gespräche

...UND WEITERE ZEITDIEBE...

• Papierkram und Lesen

• Persönliche Desorganisation/überhäufter Schreibtisch

• Privater Unterhaltungen

• Schlechtes Ablagesystem (z.B. Mail...)

• Wartezeiten (z.B. bei Verabredungen, Termine)

• Zu viele Aktennotizen

• Zu viel Kommunikation

• WEITERE:

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Fi nesscheckErkenne deine 3 grössten Zeitdiebe und reduziere sie = Zeitgewinn

Mein Zeitdieb Nr. 1: Wie kann ich diesen Zeitdieb reduzieren:..............................................................................................................................................................................................................................................................

Mein Zeitdieb Nr. 2:..............................................................................................................................................................................................................................................................

Mein Zeitdieb Nr. 3:............................................................................................................................................................................................................................

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1. „Zeit“:


. Definition Zeit



verloren?


3. Wie gut ist mein

Zeitmanagement?


4. Erkenne deine

Königsaufgaben



Arbeit






Test: Kannst du auf der memoris Webadresse downloaden und machen (inkl. Auswertung)

1. „Zeit“:


. Definition Zeit



verloren?


3. Welcher Arbeitstyp

bin ich?

. Meine inneren Antreiber


4. Erkenne deine

Königsaufgaben



Arbeit






§ Klare Ziele setzen§ Prioritäten setzen

§ Tagesplan mit To-do Liste führen§ Störungen ausschalten/minimieren

WAS MÜSSEN WIR TUN?

KLARE ZIELE SETZEN

Überprüfe am Morgen deine To do Liste und setze dir ein klares Tagesziel!

-> Was willst du bis am Abend erreicht haben?

Das Pareto-Prinzip80: 20 Regel

PRIOTITÄTEN SETZEN: ARBEITE NACH DEM PARETO-PRINZIP

Das Pareto-PrinzipØ 20 Prozent der Tätigkeiten entscheiden über 80

Prozent des ErfolgesØ 20 Prozent der Zeit erbringen bei einer Tätigkeit

80 Prozent de Erfolges

ARBEITE NACH DEM PARETO-PRINZIP!

Fi nesscheck20% Der Aufgaben = Deine Königsaufgaben = Höchste Priorität

. Kunden am Telefon beraten/bedienen

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Merke: Erfahrungsgemäss gehören ca. 7 Aufgaben zu den Königsaufgaben.

1. „Zeit“:


. Definition Zeit



verloren?



bin ich?



4. Erkenne deine

Königsaufgaben



Arbeit






Effektiv:Ø Effektiv bin ich, wenn ich die Prioritäten meiner

Arbeit in der richtigen Reihenfolge erkenneØ Effektiv bin ich also, wenn ich im Sinne meiner

Ziele arbeite

EFFEKTIV: DIE RICHTIGEN AUFGABEN MACHEN!

Die Prioritäten erkennen:

Was mache ich in welcherReihenfolge!

Effizient:Ø Meine Arbeit mit den mir zur Verfügung

stehenden Mitteln möglichst schnell und gut zu machen

Ø Effizient bin ich also, wenn ich die Arbeit in nützlicher Zeit mache

EFFIZIENT: AUFGABEN RICHTIG MACHEN!

Speditiv arbeiten:

Wie komme ich am schnellsten ans Ziel!

Ziel: Den morschen Baum in meinem Garten muss gefällt werden

Effektiv bin ich, wenn ich im Sinne meines Zieles arbeite – also Fällen des Baumes – unabhängig vom Werkzeug

Mit der Motorsäge arbeite ich also nicht nur effektiv – also im Sinne des gewünschten Ergebnisses –, sondern auch noch effizient.

Effizient:

DAS EISENHOWER-PRINZIP: EFFEKTIV UND EFFIZIENTDringlichkeit

Wic

htig

keit

B-Aufgaben A-Aufgaben

C-AufgabenD-Aufgaben

Wichtige Aufgaben, die ich terminieren kann und frühzeitig in Etappen angehen kann.

KÖNIGSAUFGABE, DIE ICH PLANEN UND IN ETAPPEN ERLEDIGEN MUSS!

Wichtige Aufgaben, die ich so schnell wie möglich angehen und erledigen muss.

KÖNIGSAUFGABE, DIE ICH UNBEDINGT SCHNELL ERLEDIGEN MUSS!

Unwichtige Aufgaben, die als dringend daher-kommen und mich bezüglich Wichtigkeit täu-schen können.

DELEGIEREN / SO GUT WIE NÖTIG MACHEN WENN ZEIT

Unwichtige und auch nicht dringende Aufgaben, die mir Zeit stehlen und vom Wichtigen ablenken.

ELIMINIEREN / NEIN-SAGEN / MINIMIEREN

DAS EISENHOWER-PRINZIP: EFFEKTIV UND EFFIZIENTDringlichkeit

Wic

htig

keit

B-Aufgaben A-Aufgaben

C-AufgabenD-Aufgaben

. Vorbereitung und Durchführung von Aufgaben/ Projekten

. Prozessverbesserung, Planung

. Berufliche Qualifikation

. Selbstreflexion, Erfolgsbereich

. Krisenaufgaben „es brennt“

. Dringende Probleme, Hoher Stellenwert

. Projekte, Besprechungen, Vorbereitungen mit Zeitlimit (Bsp. Reklamationen eines Kunden, Termine einhalten)

. Unterbrechungen (z.Teil Kunden, Kollegen, etc.)

. Einige Anrufe, manche Post und Mails

. Für andere wichtig, aber nicht für mich

. Viele anstehende, drängende Angelegenheiten

. Überflüssiges

. Manche Post

. Einige Anrufe

. Zeitverschwender und Zeitdiebe

. Angenehme Tätigkeiten, die jedoch trivial sind

TRIVIALES

QUALITÄT NOTWENDIG

ILLUSION DER WICHTIGKEIT

Aktion: Weg oder wenn ich Zeit habe!

Aktion: Sofort bearbeiten!

Aktion: Planen!

Aktion: Nie oderirgend-wann

Fi nesscheckWelche C und D Aufgaben kann ichreduzieren (minimieren, delegieren, „NEIN“-sagen)

. ___________________________________

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1. „Zeit“:


. Definition Zeit



verloren?



bin ich?



4. Erkenne deine

Königsaufgaben



Arbeit






Die E-Mail-Flut in Firmen steigt

2017: 771 Mia.E-Mails

TIPPS, UM DI MAIL-FLUT IN DEN GRIFF ZU BEKOMMEN...

DIE MAILFLUT IN DEN GRIFF BEKOMMEN

Von Mails nicht ablenken lassen:• Mailprogramm nicht im Hintergrund laufen lassen – z.B. Jede Stunde

1 Mal nachschauen• Regel: Öffnen, lesen, bearbeiten, löschen• Öffnen Sie Mails nur 1-2 Mal• Arbeiten Sie Mails möglichst in Blöcken ab

Fi nesscheckt


Eingangsordner aufgeräumt halten:• Unwichtiges sofort löschen• Alles was man innerhalb einer Minute beantworten kann, beantworten• Alles, was eine Aktion verlang, auf die To-Do-Liste setzen und in einen „Zu bearbeiten“-Ordner verschieben

• Im Eingangsordner sollten nur die unerledigten Aufgaben und die neuen Mails sein• Archiviere erledigtes und alles, was du gelesen hast und keine Aktion benötigt

Fi nesscheckt


Arbeiten Sie mit wenigen Ordnern:• TERMINATOR / ZU BEARBEITEN• IRGENDWANN• ARCHIV• KUNDEN• INTERN• LIEFERANTEN

• Last but not least: Misten Sie regelmässig aus!

Fi nesscheckt


Reduzieren Sie selbst die Mail-Flut:• Weniger schreiben (nichts machen, telefonieren, persönlich vorbeigehen)• Eindeutige Betreffzeilen• Reduzieren Sie das Mailaufkommen durch klare Regeln im Team• Dokumente nicht mehr per Mail verschicken, sondern in der Cloud oder im Intranet abgelegt• nur wenige Kopien (cc) verbreiten; Wer braucht diese Information wirklich?

Fi nesscheckt

Fi nesscheckMeine Mail-Flut in den Griff bekommenDiese 3 Massnahmen helfen:

1. ___________________________________

2. ___________________________________

3. ___________________________________

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Alle Dinge sind schwer, bevor sie leicht werden.(Persisches Sprichwort)

KOMME INS HANDELN UND BLEIB KONSEQUENT!

DANKE!

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Fitnesscheck Zeit- management - memoris.ch · Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen – nur Ihr Verhalten. Prof. Dr. phil. Dr. med. Michael Kastner, Lehrstuhl