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Scannen 1

1. Wichtige Regeln beim Scannen

Bevor Sie mit dem Scanvorgang beginnen, stellen Sie sicher, dass folgende Bedingungen erfüllt sind:

1. Es dürfen nur Fragebögen einer Umfrage in einem Scanvorgang erfasst werden.

2. Der Rücklauf aus einer Erhebung wird als Stapel bezeichnet.

3. Sind mehr Formulare vorhanden als in das Einzugsfach passen, so wird nach der Lesung des

ersten Teilstapels die nächste Charge eingelegt und der Scanvorgang fortgesetzt.

4. Legen Sie das Papier so ein, wie es auf den Abbildungen gezeigt wird. Seite Eins soll

entsprechend des Symbols am Scanner zuerst eingelesen werden.

Abbildung 1: Korrektes Einlegen der Fragebögen

5. Bei Formularen im Selbstdruckverfahren ohne Deckblatt müssen die Umfrage-ID und der

Barcode der Umfrage auf der ersten Seite des Stapels vorhanden sein.

6. Beim Deckblattverfahren muss das Deckblatt zuerst gescannt werden.

7. Handelt es sich um Bogensätze, also um Fragebögen, die mehr als zwei Seiten umfassen, sollten

diese möglichst in sortierter Reihenfolge eingelesen werden.

8. Sind mehrseitige Fragebögen durcheinander geraten, so bleibt die Verarbeitung zwar möglich und

das Gesamtergebnis bleibt stimmig, eine Auswertung nach Untergruppen kann jedoch nicht mehr

korrekte Ergebnisse gewährleisten, es sei denn, es wurde eine laufende Bogensatznummerierung

vorgenommen.

9. In der Regel wird Duplex erfasst, also Vorder- und Rückseite gleichzeitig, die als je eine Seite

gezählt werden. Wenn Sie also 12 einseitig bedruckte Blätter scannen, wird der folgende Dialog

im Duplexbetrieb die Erfassung von 24 Seiten melden. Leere Seiten werden später automatisch

entfernt, es kommt zu keinerlei Beeinträchtigung der Erfassung.

1 Die Schulungsunterlagen basieren auf dem EvaSys Anwenderhandbuch V7. Dort finden Sie auch weitere Informationen.

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2. Einmalige Scannereinstellungen

Bevor Sie das erste Mal Fragebögen scannen, müssen Sie folgende Einstellungen durchführen:

1. Starten sie die Scanstation-Software

Abbildung 2: Scanstation Hauptfenster

2. Klicken Sie auf Einstellungen.

3. Geben Sie das Passwort ein, um Einstellungen ändern zu können. Das Dialogfenster

Einstellungen öffnet sich.

4. Wählen Sie den Tab „VividForms Reader“ und nehmen Sie folgende Einstellungen vor

(s. Abbildung 3):

• OMR-Schwellenwerte:

o 10 = minimaler Füllungsgrad o 15= maximaler Füllungsgrad o 75 = Füllungsgrad Korrektur

• Erweiterte Einstellungen:

o Überschreiben der VividForms Reader-Einstellungen o Sichtkorrektureinstellungen überschreiben

Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

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Abbildung 3: Einmalige Scannereinstellungen

2.2 Scannen der Fragebögen

1. Starten Sie die Scanstation-Software.

2. Legen Sie einen Stapel Fragebögen in den Scanner.

3. Klicken Sie auf Scannen, daraufhin öffnet sich ein Hinweisfenster (s. Abbildung 4).

Abbildung 4: Hinweisfenster „vor dem Scannen“

4. Alle Punkte beachtet? Dann drücken Sie bitte Starten.

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5. In folgendem Fenster kann die Sichtkorrektur an- bzw. ausgeschaltet werden. Die Sichtkorrektur

dient zur späteren Korrektur unsicher erkannter Fragebögen. Schließen Sie Ihre Eingabe mit OK

ab (s. Abbildung 5).

Abbildung 5: Einschalten der Sichtkorrektur

6. Es öffnet sich ein Dialogfenster. Nehmen Sie folgende Einstellungen vor (s. Abbildung 6):

• Farbmodus: Schwarzweiß • Auflösung: 200 x 200 dpi • Scan-Typ: je nach Art des Fragebogens einstellen, z.B. Duplex (beide Seiten).

Abbildung 6: Einstellungen

7. Wählen Sie Scannen und starten damit den Scanvorgang.

8. Sind mehr Formulare einer Umfrage vorhanden, als in das Einzugsfach passen, so wird nach der

Lesung des ersten Teilstapels die nächste Charge eingelegt und der Scanvorgang fortgesetzt.

Wählen Sie hierzu Weitere scannen (s. Abbildung 7).

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Abbildung 7: Dialog zum Abschließen (oder Verwerfen) des Scanvorgangs

9. Wählen Sie Stapel freigeben, wenn die Erfassung beendet ist. Die gescannten Formulare

werden an den EvaSys-Server übertragen und geprüft (s. Abbildung 8).

Abbildung 8: Übertragung an EvaSys

10. Falls der Scanvorgang fehlerhaft war, (s. Abbildung 9) können Sie den Stapel verwerfen und die

im aktuellen Scanvorgang gelesenen Daten vernichten und die Erfassung als neuen Scanvorgang

wiederholen. Dazu klicken Sie doppelt auf die rot angezeigte Zeile, es öffnet sich ein zusätzliches

Dialogfenster (Abbildung 10). Wählen Sie Stapel verwerfen aus und drücken Sie Ausführen.

Abbildung 9: Fehlerhafter Scanvorgang

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Abbildung 10: Stapel verwerfen

11. Um weitere Stapel der gleichen Umfrage zu scannen oder um Fragebögen einer ganz anderen

Umfrage zu scannen, klicken Sie im Hauptfenster wieder auf Scannen.

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3. Fragebögen verifizieren

Für die Korrektur von unsicher erkannten Bögen steht die Rolle Verifikator zur Verfügung.

1. Öffnen Sie EvaSys und melden sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an.

2. Wählen Sie oben links die Rolle Verifikator (s. Abbildung 11).

Abbildung 11: Rolle Verifikator wählen

3. Nach dem Login stehen drei verschiedene Ansichten zur Verfügung, in die Sie mit einem Klick

auf das entsprechende Symbol wechseln können:

• Stapelansicht • Umfrageansicht • Formularansicht

4. Wählen Sie die Stapelansicht.

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Die Stapelansicht setzt sich aus folgenden Spalten zusammen (s. Abbildung 12).

Stapel ID: Fortlaufende Nummer des Stapels

Zeitpunkt: Datum und Zeit des Scans

Benötigte Zeit: Bearbeitungszeit des VividForms Readers in Sekunden

NonForms: Anzahl der nicht erkannten Seiten im Stapel

Scanstation: Name der Scanstation

Fehllesungen: Anzahl nicht gefundener Ankreuzkästchen

Anzahl: Anzahl aller Seiten

Verifikation möglich: Ja/Nein für Möglichkeit der Verifikation

Status: Schon bearbeitete Korrekturen/Korrekturen insgesamt

Deckblatt: Deckblatt anzeigen

NonForms: Auswahl:

• Alle NonForms löschen • NonForms anzeigen

Füllungsgrade: Füllungsgrade im Original als PDF anzeigen lassen

Aktionen: Symbole (s. Abbildung 11)

• Stift: Diesen Stapel bearbeiten • Checkbox für mehrere Stapel: Auswahl • Grüner Haken: Automatische Verifikation für den Stapel durchführen • Rotes Kreuz: Stapel löschen

Abbildung 12: Verifikation: Stapelansicht

5. Klicken Sie in der letzten Spalte Aktionen auf das Symbol grüner Haken.

6. Ein Dialogfenster öffnet sich. Wählen Sie die beiden ersten Einstellungen aus (s. Abbildung 13):

• Kein gültiges Ankreuzfeld gefunden (ungültig) • Ein Kreuz sowie Korrektur(en) gefunden

Abbildung 13: Einstellungen für die automatische Verifikation

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7. Wählen Sie Verifikation durchführen.

8. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Symbol Stift. Es öffnet sich die Sichtkorrektur (s.

Abbildung 14). Rechts befindet sich ein Balkendiagramm, das den Bearbeitungsstand anzeigt.

Die Sichtkorrektur gliedert sich wie folgt:

• Grund für die Anzeige zur Verifikation: Der Verifikationsgrund wird angegeben.

• Ankreuzung des Teilnehmers: Die zu verifizierenden Fragen werden einzeln angezeigt, so dass sie nacheinander bearbeitet werden können. Der originale Bildausschnitt wird darge-stellt. Durch Klick auf den Bildausschnitt wird dieser in einem separaten Fenster angezeigt.

• Ankreuzung / Korrektur: Hier sehen Sie die vom System vorgeschlagene Lösung und können diese Auswahl ggf. korrigieren.

• Auswahlbuttons

o Abrechen - bricht den Vorgang nicht gespeichert ab.

o Speichern und Verlassen - unterbricht die Korrektur, um diese später fortzuführen. Wichtig hierbei ist, die aktuelle Korrektur abzuschließen, da sonst die vorgeschlagene Lösung gespeichert wird.

o Bogen - zeigt den kompletten Bogen im neuen Fenster. Die gerade bearbeitete Frage wird mit einem roten Kreis markiert. Diese Ansicht kann für den Gesamtkontext hilfreich sein.

o Zurück - führt Sie zur vorherigen Korrektur.

o Weiter - führt Sie zur nächsten Korrektur.

Abbildung 14: Sichtkorrektur - Bearbeitungsstand und Auswahlmöglichkeit bei der manuellen Verifikation

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Nach Beenden des Stapels schließen Sie die Sichtkorrektur im Pop-up-Fenster mit OK ab

(s. Abbildung 15).

Abbildung 15: Abschluss der Sichtkorrektur

Die Verifikation ist jedoch erst beendet, wenn auch die NonForms in einem Stapel gelöscht werden.

NonForms sind eingescannte Seiten, die nicht als Formular erkannt worden sind. Nutzen Sie dazu die

NonForms-Ansicht. Im Anschluss werden sämtliche Ergebnisse des Stapels in die Datenbank

geschrieben und die Auswertung kann aus EvaSys abgerufen werden.

4. Kurzanleitung - Datenerfassung Freitext

1. Wechseln Sie Ihre Rolle auf Datenerfassungskraft im Pull-Down-Menü

Abbildung 16: Rollenwechsel / Umfrageauswahl ID

2. Klicken Sie auf Ihre Umfrage in der Spalte ID (s. Abbildung 16).

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• Es wird der Bereich des Fragebogens mit den handschriftlichen Feldern angezeigt.

Abbildung 17: Maske zum Abtippen der handschriftlichen Felder

• Bitte geben Sie den handschriftlichen Text in das untere Feld über die Tastatur ein und

drücken Sie Speichern. • Ordnen Sie ggf. Kategorien zu, dann drücken Sie auf Weiter.

3. Wechseln Sie zur Umfrageliste.

4. Bearbeiten Sie ggf. eine weitere Umfrage oder melden Sie sich ab.