Geschäftsanwendungen & Rechnungsprozesse fest im Griff...Emilia-Romagna in Italien obligatorisch sein, gegenüber ihren Lieferanten im Peppol Format Bestellungen zu senden und Lieferscheine

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Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff

Geschäftsanwendungen & Rechnungsprozessefest im Griff

Dr. Dietmar WeißVOI Certified Expert for Invoice Processing

Mitglied im CC Steuern & Recht

Mitglied im CC Industrie 4.0

Auf dem Weg zur perfektenEingangsrechnungsverarbeitung

Bildhinweis: Quelle https://pixabay.com/de/


Spezialist für

ECM-Auswahl und -Anwendung

Eingangsrechnungsbearbeitung

Prozessmanagement

• Prozesskostenrechnung

• Risikobewertung von Prozessen

• Prozessoptimierung

Betriebswirtschaft(Kostenrechnung, Unternehmensplanung)

Migrationen,

Verfahrensdokumentation

Seminare &Systemauswahl

Vorstellung

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Vorstellung

Einführung von elektronischerEingangsrechnungsbearbeitungbislang in 14 europäischenLändern, USA und Kanada

Weltweite Projekte


Gliederung

Perfekte Eingangsrechnungsbearbeitung – Warum nur?

Was fehlt zu einer perfekten Rechnungsbearbeitung?

Wege zur Perfektion….

Typen von Rechnungen

Lösungsbausteine

Fazit

Gespräch & Literatur

5

3


7

Warum „perfekte Rechnungsbearbeitung“

- €

20,0 €

40,0 €

60,0 €

80,0 €

100,0 €

120,0 €

1 2 3 4 5 6

Zusammenstellung von Kosten der Eingangsrechnungsbearbeitung in €aus verschiedenen Quellen

Vgl. Schömburg, H., (2007), S. 58


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0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

taggleich 2 Tage 3 Tage 4 Tage 5 Tage 6 Tage 7 Tage > 7 Tage

Durchlaufzeiten [Kalendertage]gebuchter Rechnungen 2017

in Prozent

Durchlaufzeitin Tagen

Aufteilungin %

Warum „perfekte Rechnungsbearbeitung“

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

taggleich 2 Tage 3 Tage 4 Tage 5 Tage 6 Tage 7 Tage > 7 Tage

Durchlaufzeiten [Kalendertage] gebuchter oderimportierter Rechnungen 2017

in Prozent

Durchlaufzeit in Tagen

Aufteilungin %

n = 21134

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Italien seit 2017:

Ab dem 31. Januar 2017 wird es für alle regionalen Behörde der

Emilia-Romagna in Italien obligatorisch sein, gegenüber ihren

Lieferanten im Peppol Format Bestellungen zu senden und

Lieferscheine zu erhalten.

Seit 2017 müssen italienische Inhaber einer Ust-IdNr (DL

193/2016), alle Informationen über ausgegebene und

erhaltene Rechnungen und Änderungen, der Agenzia delle

Entrate (italienischen Steuerbehörde) elektronisch senden.

Weiteres wird sich ab 2019 ändern

Deutschland, 2017 verabschiedet:

Fahrplan für elektronische Rechnungen an

Bundesbehörden und Landesbehörden steht bzw. ist in Arbeit

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Warum „perfekte Rechnungsbearbeitung“elektronische Rechnungen werden Sie überrennen!


Italien ab 2019:

Pflicht zur Stellung von elektronischen Rechnungen:

Ab 1. Januar 2019 müssen alle italienischen Unternehmen und

Freiberufler für in Italien erzielte Umsätze eine elektronische

Rechnung stellen und versenden und zwar über die Plattform

der Einnahmenagentur SDI.

Dies gilt nicht nur für Umsätze, welche mit Unternehmen oder

Freiberuflern erzielt werden sondern auch für Umsätze mit

Privatpersonen.

Bereits ab 1. Juli 2018 sind Subunternehmen

im Bauwesen zur Stellung von elektronischen

Rechnungen verpflichtet, welche gegenüber

öffentlichen Auftragnehmern abrechnen.Quelle:

https://viehbacher.com/de/blog/rechtliche-news/item/709-steuernews-italien

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5


Ungarn: täglich verpflichtende elektronische Übermittlungvon Rechnungen ab 01. Juli 2018

Ab 01. Juli 2018 sollen in Ungarn neue Rechnungslegungs- bzw.

Datenübermittlungsvorschriften in Bezug auf inländische

Rechnungen eingeführt werden. Von der Regelung sind

Unternehmer betroffen, die Rechnungen mit ungarischer

Umsatzsteuer ausstellen.

D.h., auch ausländische Unternehmer,

die in Ungarn für umsatzsteuerliche

Zwecke registriert sind, müssen die

Neuregelungen beachten.

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Frage zur EingangsrechnungsbearbeitungWarum könnte sie nicht perfekt sein?

zu langeLaufzeit

Vertragfehlt

Bestellungfehlt

Ansprech-partnerunklar

Rechnungfehlt oder ist

nicht zu finden

Unklare4-Augen-Prinzip

E-Rechnungs-verarbeitung

ungklärt

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EingangsrechnungsbearbeitungWann ist sie perfekt?

KeinLagerplatz

Durchlaufzeit< 3 Tage? Dunkel-

buchungsquote> 80 %?

Kein Betrug!

AutomatischerImport?

Bearbeitungkostet 2 €/Rechnung?

Wirtschafts-prüfer moniert

nicht

WenigFragen/Tickets!

Klare,einheitlicheRegelungen


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EingangsrechnungsbearbeitungWege zur Perfektion

Quelle adac motorwelt 2/2018

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1. geeigneter Rechnungsprüfungsprozess

2. digitale oder digitalisierte Rechnungen

3. Prozessautomatisierung-Plattform

4. geeignetes Buchhaltungssystem

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EingangsrechnungsbearbeitungWege zur Perfektion

Bildhinweis: Quelle https://pixabay.com/de/


Arten von Rechnungen

Rechnungen

… kommen aufgrund von Bestellungen („bestellbezogen“)

… kommen ohne Bestellung („nicht bestellbezogen“)

… können regelmäßig auftreten (Basis ist ein Vertrag)

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Post /Belegebearbeiten

Rechnungscannen

Rechnungvalidieren &

komplettieren

Workflowstarten

Rechnungprüfen &freigeben

Rechnungs-bearbeitungabschließen/Beleg buchen

Elektronische RechnungsfreigabeBestellbezogene Rechnungen

ECM

… keine AbweichungE-Mail Eingang

Idealer Ablauf ohne Abweichung und mit automatischem Buchen(=„Dunkelbuchen“)


Lösungsübersicht:Beispiel Validierung

Quelle AFI

Zu beachten dabei: Netto+USt = Brutto!

Im Bau: Klärung §13b!,

ggf. Aussortierung

ProForma-Rechnungen?

Keine Rundungen

Richtige Erkennung der Tsd-

Trennung:10.000,0010,000.0010‘000,0010 000,00

TIPP: Wenn „dunkel buchen“,

dann mit inländischen Rechnungen

beginnen

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Quelle AFI

Lösungsübersicht:Beispiel Rechnungsmonitor/ERB

Komplettierung/Ergänzung von Bestellnummer, falls nicht erkannt

Umsatzsteuerschlüssel

Ggf. Zahlungskonditionen

Falls nicht automatisch: Zahlsperre setzen bei

Abweichungen Keine Zahlsperre, wenn alles in

richtig erkannt wurde.

Fazit für „dunkles Buchen“:strenge Auslegung:Keine Komplettierung beim dunklenbuchenÜbliche Auslegung:Komplettierung als Voraussetzung

Geschäftsanwendungen &Rechnungsprozesse fest im Griff Quelle WMD

Lösungsübersicht:Beispiel Freigabe via Browser

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Lösungsübersicht:Beispiel Freigabe via App

© PSINOVA AG www.psinova.com


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Lösungsübersicht:Beispiel SAP Fiori

© PSINOVA AG www.psinova.com

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Lösungsübersicht:Beispiel Auswertung via Analyse

Quelle WMD


Zwischenfazit- Lösung statt Produkt! -

Die Lösung ergibt sich durch aufeinander abgestimmteBausteine

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Abweichungen bei MM-Rechnungen:

Ermitteln des zuständigen

Bearbeiters

Zustellen der Rechnung

Aufforderung zur

Begründung im 4-

Augenprinzip oder zur

Einleitung anderer

Maßnahmen

Rücklauf an Fibu

Buchen &

Überweisung

Bei FI-Rechnungen

Ermitteln des zuständigen

Bearbeiters

Zustellen der Rechnung

Aufforderung Freigabe

(sachliche und kfm.

Freigabe) im 4-Augenprinzip

Rücklauf an Fibu

Buchen &

Überweisung

Keine Abweichung:

Kein Genehmigungs-

workflow

Automatisches Buchen

Überweisen

Bei Abweichung

Genehmigung der

Abweichung

• Mengenabweichung

• Preisabweichung

Automatisches Buchen

Überweisen

Zwischenfazit- Dunkelbuchen ist der „perfekte“ Ablauf -


Kennzahlen

Beispielanwendung 1:

durchschnittliche Durchlaufzeit:

170 Stunden bzw. 7 Tage

Hoher Anteil an FI-Rechnungen

und damit Freigabe nach

Rechnungseingang

Beispielanwendung 2:

Durchschnittliche Durchlaufzeit:

11,9 Stunden

bzw. 0,5 Tage!

> 80 % bestellbezogene

Rechnungen und damit

nur Freigabe bei Abweichungen

Konsequentes Erhöhen des

bestellbezogenen Anteils als

Ziel

„Dunkel Buchen“ in der Praxis

Prozessauswertung einer Installation, die mit dem gleichen Prozess inmehreren Ländern im Einsatz ist.

Einziger Unterschied: Anteil bestellbezogener Rechnungen

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Lessons Learned

Dunkel Buchen umfasst

Funktionierenden Bestellprozess

Funktionierendes Verfahren für Lieferscheine

(Hoher Anteil) bestellbezogener Rechnungen

…. Also ein entsprechendes ERP-System

Erkennbare Rechnungen in guter Qualität

Gute Erkennungs- und Extraktionslösung

„Saubere“ Stammdaten

Lieferanten mit ordentlichen Rechnungen und Disziplin,so dass Rechnungen auch Bestellnummer tragen

Fazit: Dunkel gebucht …. und Zeit gewonnen


Post /Belegebearbeiten

Rechnungscannen


komplettieren

Workflowstarten



Elektronische RechnungsfreigabeBestellbezogene Rechnungen

ECM

… keine AbweichungE-Mail Eingang

Idealer Ablauf ohne Abweichung und mit automatischem Buchen(=„Dunkelbuchen“)

Kein Waren-eingang

Preis-abweichung

Mengen-abweichung

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FI-Rechnungen –

Nicht bestellbezogen Rechnungen

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Post/Belege

bearbeiten

Rechnungscannen


komplettieren

Workflowstarten



Elektronische RechnungsfreigabeNicht bestellbezogene Rechnungen

ECM

E-Mail Eingang

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Es gibt keine zuvor freigegebene Bestellung alsGrundlage

Keine Bestelldaten

Kreditor ist nicht sicher bekannt

Erlaubnis für Beschaffung ist dem System nichtbekannt

Mit der Rechnung ist Korrektheit der Rechnung zu prüfen(„Prüfung“) und „Genehmigung“ einzuholen („Freigabe“)

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FI-Rechnungen können daher nicht automatisiert werdenund

benötigen längere Bearbeitungszeit und

genauere Prüfung

Die Adressaten sind vielfältiger und trotzdem muss4-Augen-Prinzip gewahrt sein und Freigabe-Hierarchiegarantiert sein.

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≥ 100.000< 100.000< 5.000FachlichePrüfung

< 25.000

Lokaler

Bearbeiter

Lokaler

Manager

Fachbereichs-

leiter

Controlling

Zentrale

Buchhal-tung

Buch-

halter

Geschäfts-

führer

Prüf- und Freigaberegelnstufenweises Freigabeverfahren


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„Perfekte Rechnungsbearbeitung“Zusammenfassung

Perfekt heißt nicht immer schnell & billig!

Perfekt ist auch korrekt & sicher

Best Practice ist nicht immer perfekt undnicht immer optimal!

Best Practice kann Ausgangspunkt füretwas besseres sein.

Perfekte Eingangsrechnungsbearbeitungwird durch Sie als Ziel festgelegt DenWeg dorthin schaffen Sie!

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LiteraturEingangsrechnungsbearbeitung

www.dr-weiss.com

www.weiss-buch.de

Weiss-Buch Invoicing,ISBN 978-3-947461-00-4

erscheint demnächst

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Tel.: 0 71 57/53 96 63

Fax: 0 71 57/53 96 65

DWBDr. Dietmar Weiß Beratung

Römerstraße 571144 Steinenbronn

Fragen/Gespräch

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Documents

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