Geschäftsdaten auswerten mit PowerPivot für Excel · PowerPivot für Excel 2010 kann im Microsoft Download Center unter folgendem Link heruntergeladen werden:

ANLEITUNG

Geschäftsdaten auswerten mit PowerPivot für Excel

Installationsanleitung und Beispielanwendung

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Impressum

HerausgebereBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulmwww.eloum.net

c/o Hochschule Ravensburg-Weingarten Doggenriedstraße88250 WeingartenTelefon: +49 (0) 751 501-0

Verantwortlicher Redakteur Prof. Dr. Wolfram Höpken Lazarettstr. 1 88250 Weingarten Telefon: +49 (0) 751 501-4917 [email protected]

AutorenBärbel HäußlerThomas Menner

AbbildungenWenn nicht anders angegeben, unterliegen alle Abbildungen dem Urheberrecht von Micro-soft. Die Verwendung erfolgt in Übereinstimmung mit den Microsoft-Nutzungsvorgaben.

StandFebruar 2015

Träger

Partner

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Inhalt

Einführung .................................................. 4

Teil 1 Installation................................................. 5

1. Voraussetzungen zur Installation ............ 5

2. Download starten .................................... 5

3. Installation starten .................................. 7

4. PowerPivot für Excel 2010 aufrufen.......11

Teil 2 Bericht erstellen in PowerPivot für Excel 2010 ................................................12

Vorbemerkungen .......................................12

1. Benötigte Quelldaten .............................13

2. Einlesen der Daten in PowerPivot .........14

3. Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen .............................................21

4. Dashboard erstellen .............................. 24

5. Fertigstellen des Berichts ..................... 38

6. Abschließende Anmerkungen .............. 44

eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm ...... 44

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Einführung

In der heutigen Zeit wird immer häufiger die Wichtigkeit von Informationen und Wissen sowohl für Privatpersonen als auch für Unter-nehmen hervorgehoben. Die Schlagwörter „Informationsgesellschaft“ bzw. „Wissensgesell-schaft“ treten immer stärker in den Fokus von Studien und Fachzeitschriften. Die Frage, die sich hierbei vor allem kleinere Unternehmen stellen, ist die nach der Begründung. Warum sind Informationen und das daraus entstehende Wissen für ein Unternehmen so wertvoll und werden immer wertvoller? Warum lohnt es sich, Arbeits- und Zeitaufwand in die Informationsge-winnung zu stecken?

Die Antwort auf diese Fragen ist in der stark veränderten Wettbewerbssituation zu sehen, ausgelöst durch den globalisierten Markt. Ermöglicht wurde diese Globalisierung durch das Internet, das ganz andere Voraussetzungen als noch vor zwanzig Jahren schafft. Der Markt ist durch die weitreichende Offenlegung von Informationen quasi transparent geworden. Pro-dukte und Dienstleistungen können mit wenigen Mausklicks verglichen und Erfahrungen darüber ausgetauscht werden. Kunden sind demnach nicht mehr nur auf die Informationen des Her-stellers angewiesen, sondern sie können auch auf unabhängige Erfahrungsberichte anderer Kunden zugreifen. Sagt dem Kunden ein Pro-dukt nicht zu, ist der Weg zur Bestellung eines besser bewerteten Konkurrenzprodukts nicht weit.

Spätestens wenn in der Folge die Verkaufs-zahlen und Umsätze niedriger ausfallen als erwartet und sich die Frage nach der Ursache stellt, wird deutlich, dass es heutzutage viel-mehr die Hersteller und Dienstleister sind, die mehr denn je auf Informationen angewiesen sind. Dass viele dieser Fragen mithilfe von Daten und Informationen beantwortet werden können, die sich bereits im Unternehmen befinden, wird oft übersehen. Dabei zeigen vor allem frei zugängliche Analyse-Werkzeuge, dass eine solche Datenauswertung nicht einmal teuer sein muss und dennoch den Mehrwert birgt, über den Einkauf, die Produktion, den Vertrieb und die Kunden des eigenen Unterneh-mens genauer informiert zu sein und dadurch schnellere und bessere Entscheidungen mög-lich zu machen.

In diesem Dokument soll das Excel Add-In „PowerPivot“ anhand des Einkaufs- und Pro-duktionsprozesses einer fiktiven Molkerei vor-gestellt werden. Die dafür notwendigen Schritte werden erläutert und sollen wichtige Funkti-onen von Excel PowerPivot demonstrieren. Der Leser soll dadurch in die Lage versetzt werden, selbstständig Reports und Analysen zu erstellen und so einen schnellen Überblick über betrieb-liche Zusammenhänge zu erhalten.

Dieses Dokument ist als reine Kurzanleitung für Excel PowerPivot zu sehen. Für interessierte Leser, die ihre Kenntnisse im Bereich Busi-ness Intelligence erweitern möchten, bietet der eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm verschie-dene Dokumente an. Neben einer allgemeinen Einführung in das Thema Business Intelligence und einem BI-Architekturüberblick steht auch eine Marktübersicht über verschiedene BI-Tools zum Download auf unserer Webseite bereit.

Besuchen Sie dazu bitte unsere Webseite www.eloum.net und klicken Sie im Menü „Publikationen“ auf „Leitfäden“.

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► Microsoft Office 2010 muss installiert sein

► Arbeitsspeicher muss mindestens 1 GB RAM betragen (empfohlen sind 2 GB RAM)

► Unterstützte Betriebssysteme: - Windows Vista mit ServicePack 2 - Windows 7 - Windows 8

PowerPivot für Excel 2010 kann im Microsoft Download Center unter folgendem Link heruntergeladen werden:

http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=29074

2.1 „Herunterladen“ anklicken.

1. Voraussetzungen zur Installation

2. Download starten

Teil 1: Installation PowerPivot für Excel 2010

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5

2.2 Dateien auswählen

• 32-Bit-Version auswählen (für 64-Bit-Version die andere Datei anklicken).

• Evtl. „ReadMe-PowerPivot“-Datei anklicken (weitere Informationen zur Installation).

• „Next“ klicken.

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Installation - Download

3.1 Dateien ausführen

In den Download-Ordner wechseln und die Installationsdatei „PowerPivot_for_Excel_x86.msi“ (bzw. „PowerPivot_for_Excel_amd64.msi“) auswählen und anklicken.

Bei Verwendung von Google Chrome kann die Installationsdatei „PowerPivot_for_Excel_x86.msi“ (bzw. „PowerPivot_for_Excel_amd64.msi“) direkt im Browser ausgewählt und angeklickt werden.

Für weitere Informationen zur Installation kann die ReadMe-PowerPivot.htm Datei aufgerufen werden.

3. Installation starten

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3.2 „Ausführen“ anklicken.

3.3 „Weiter“ anklicken.

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Installation

3.4 Bei Einverständnis: den Bestimmungen des Lizenzvertrags zustimmen und auf „Weiter“ klicken.

3.5 „Installieren“ anklicken.

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Installation

3.6 „Fertig stellen“ anklicken, um die Installation zu beenden.

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Installation

Nachdem die Installation beendet ist, kann Excel 2010 aufgerufen werden. PowerPivot wird beim Auf-ruf von Excel automatisch geladen.

4. PowerPivot für Excel 2010 aufrufen

Excel 2010 enthält nun den Tab „PowerPivot“.

Zum Vergleich: Excel 2010 ohne PowerPivot Installation.

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Voraussetzungen

Um PowerPivot anwenden zu können, muss lediglich Excel in der Version 2010 instal-liert sein. Wie PowerPivot in Excel integriert wird, wird im ersten Teil dieser Kurzanleitung (Kurzanleitung Teil 1: Installation) Schritt für Schritt erläutert. Ist PowerPivot für Excel ins-talliert, kann mit der Bearbeitung des Beispiels begonnen werden.

Einführung und Problemstellung

Die Bedienung von PowerPivot für Excel wird nun anhand des Einkaufs- und Produktions-prozesses einer fiktiven Molkerei erlernt. Kon-kret sollen die Daten, die bislang in diesen Pro-zessen angefallen sind, grafisch aufbereitet und miteinander in Verbindung gebracht werden. Das Ziel dieser Kurzanleitung besteht darin, die beiden Prozesse mithilfe eines Dashboards so darzustellen, dass sie aus mehreren Blickwin-

Vorbemerkungen

keln heraus betrachtet und untersucht werden können. Die unten stehende Abbildung zeigt, wie das fertige Dashboard aussehen sollte. Demnach soll ein Bericht mit zwei Diagrammen erstellt werden:

Ein Diagramm soll zeigen, wie viele Liter Milch pro Region an einem bestimmten Tag angelie-fert wurden (1). Das andere Diagramm (2) soll darstellen, wie viel Milch an einem bestimmten Tag an die Produktionsabteilungen abgegeben wurde.

Zusätzlich soll die Zeit als Dimension dienen, aus der die Diagramme betrachtet werden können. Diese soll vom Nutzer über Schalt-flächen (Tag, Monat, Jahr) flexibel gewech-selt werden können (3). Beim Auswählen eines Datums sollen beide Diagramme entsprechend dem gewählten Datum aktualisiert werden.

Abbildung 1: Darstellung des fer-tigen Dashboards

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Teil 2: Bericht erstellen in PowerPivot für Excel 2010

Für die Erstellung jedes einzelnen Diagramms wird eine Datenbasis benötigt, die durch das Diagramm grafi sch visualisiert werden soll. Für die Diagramme in diesem Molkerei-Beispiel werden die folgenden drei Quelldateien benö-tigt, die im Ordner „Quelldateien“ dieser Anlei-tung zur Verfügung gestellt werden:

► Datei „Milchanlieferung“: Wie viele Liter Milch liefert ein Kunde einer bestimmten Region an einem bestimmten Tag an?

► Datei „AbgabeAnAbteilung“: Wie viele Liter Milch werden an die Produktionsabteilungen übergeben?

► Datei „kalendertabelle“: Alle wichtigen Infor-mationen rund um das Datum, die später grafi sch aufbereitet und ausgewertet werden können.

1.1 Datei „Milchanlieferung“

Diese Datei enthält das Datum, den Kunden,die Tour und Anzahl der angelieferten Liter Milch als Attribute. Bei einer solchen CSV-Datei handelt es sich um eine Textdatei, in der die

aufgeführten Daten jeweils durch ein Semikolon getrennt werden.

1.2 Datei „AbgabeAnAbteilung“

Eine Textdatei, die das Datum, die Milchmenge in Litern und die Abteilung, welche die angelie-ferte Milch verarbeitet, enthält. Auch hier han-delt es sich um eine CSV-Datei, weshalb auch diese Attribute durch ein Semikolon getrennt sind.

Abbildung 1.2: Datei „AbgabeAnAbteilung“

Abbildung 1.1: Datei „Milchanlieferung“

1.3 Datei „kalendertabelle“

Diese Excel-Datei enthält eine Tabelle mit allen wichtigen Datumsinformationen, anhand derer die Milchanlieferung und -verarbeitung am Ende analysiert werden kann. So kann mit dem fer-tigen Dashboard beispielsweise die Menge an angelieferter Milch an einem bestimmten Tag, in einer bestimmten Woche, in einem bestimmten Monat oder in einem bestimmten Jahr ange-zeigt werden.

Abbildung 1.3: „kalendertabelle“

1. Benötigte Quelldaten

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Um die Quelldateien in PowerPivot verarbeiten zu können, müssen diese zunächst in das Tool geladen werden. Je nachdem, in welchem Dateiformat die jeweilige Quelldatei vorliegt, müssen beim Einspielen unter Umständen ein paar Faktoren berücksichtigt werden. Liegt bei-spielsweise eine CSV-Datei vor, so muss zwin-

2. Einlesen der Daten in PowerPivot

gend die Einstellung „Semikolon“ als Spalten-trennzeichen aktiviert werden, sodass Power- Pivot die Struktur der beinhaltenden Daten richtig erkennt. Nachfolgend werden diese Schritte für die drei Molkerei-Dateien genauer erläutert.

2.1 Klick auf den Reiter „PowerPivot“, woraufhin folgendes Menüband erscheint:

2.2 Im Menüband „PowerPivot-Fenster“ anklicken.

2.3 Nach einer kurzen Wartezeit erscheint das sog. PowerPivot-Fenster. Hier können u.a. die Quell- daten geladen oder Tabellen und Grafiken erstellt werden. Im Tab „Home“ unter Menübandpunkt „Externe Daten abrufen“ und „Externe Daten aus anderen Quellen“ können Quelldaten geladen werden.

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2.4 Im Fenster „Tabellenimport-Assistent“- nach unten scrollen, „Textdatei“ auswählen und auf „Weiter“ klicken.

2.5 Aus der Dropdown-Liste „Durch Trennzeichen getrennte Dateien (.csv)“ auswählen und den Dateipfad für die erste Quelldatei (Milchanlieferung.csv) angeben. Anschließend als Spalten- trennzeichen „Semikolon“ auswählen und sicherstellen, dass „Erste Zeile als Spaltenüber- schriften verwenden“ angeklickt ist. Anschließend auf „Fertig stellen“ klicken.

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Einlesen der Daten in PowerPivot

2.6 Bei erfolgreichem Import wird die Anzahl der übernommenen Zeilen angezeigt. Danach auf „Schließen“ klicken.

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Die Daten sind nun in PowerPivot geladen und stehen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

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2.7 Die zweite Datei („AbgabeAnAbteilung.csv“) wie oben beschrieben importieren.

2.8 Die Datei „kalendertabelle.xlsx“ im Tabellenimport-Assistenten „Excel-Datei“ auswählen und auf „Weiter“ klicken.

2.9 Den Dateipfad für die Datei „kalendertabelle.xlsx“ auswählen. Sicherstellen, dass „Erste Zeile als Spaltenüberschriften verwenden“ angeklickt ist. Auf „Weiter“ klicken.

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2.10 Die Datei „kalendertabelle.xlsx“ enthält nur eine Tabelle. Deshalb „Tabelle1“ auswählen und auf „Fertig stellen“ klicken.

2.11 Bei erfolgreichem Import wird die Anzahl der übernommenen Zeilen angezeigt. Danach auf „Schließen“ klicken.

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Die Daten sind nun in PowerPivot geladen und stehen zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

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Die drei Tabellen aus den Quelldateien sind nun in PowerPivot integriert. Bereits zu diesem Zeit-punkt könnten nun Diagramme anhand dieser Tabellen erstellt werden. Allerdings wären diese noch gänzlich voneinander unabhängig, sodass beispielsweise die Auswahl eines Datums kei-nerlei Auswirkungen auf die anderen Dia-

3. Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen

gramme hätte. Die drei Tabellen besitzen jedoch sehr wohl einen inhaltlichen Bezug zuei-nander. Dieser muss in PowerPivot lediglich noch eingestellt werden. Hierzu müssen die nachfolgenden Schritte befolgt werden.

Alle drei Tabellen sind noch unabhängig voneinander.

3.1 „Diagrammsicht“ anklicken.

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3.2 In Tabelle „Milchanlieferung“ auf „Datum“ klicken und mit gedrückter linker Maustaste zu „Datum“ in „kalendertabelle“ bewegen und die linke Maustaste loslassen.

3.3 In Tabelle „AbgabeAnAbteilung“ auf „Datum“ klicken und mit gedrückter linker Maustaste zu „Datum“ in „kalendertabelle“ bewegen und die linke Maustaste loslassen.

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Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen

Damit sind die notwendigen Verbindungen zwischen den Tabellen erstellt. Der nächster Schritt ist die Erstellung des Dashboards.

Evtl. die Tabellen mit der Maus per Drag & Drop anders anordnen, damit die Verbindung zwischen den Tabellen besser dargestellt wird.

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Tabellen mit inhaltlichem Bezug verknüpfen

4.1 Im PowerPivot-Fenster zum Icon „Datensicht“ wechseln. Den Tab „Milchanlieferung“ auswäh- len und unter Menübandpunkt „PivotTable“ „PivotChart“ auswählen.

4. Dashboard erstellen

4.2 „Neues Arbeitsblatt“ auswählen und auf „OK“ klicken.

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4.3 Es wird ein neues Arbeitsblatt mit einem Diagramm-Template erstellt. Außerdem wird die PowerPivot-Feldliste angezeigt. Diese Feldliste enthält alle Tabellen und Attribute, die für die Erstellung von Diagrammen zur Verfügung stehen.

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Dashboard erstellen

4.4 Innerhalb der PowerPivot-Feldliste auf „Milchanlieferung“ klicken. Anschließend Attribut „AnzahlLiter“ und „Tour“ anklicken. Beide Attribute werden in das Diagramm übernommen.

4.5 Wieder zurück zum PowerPivot-Fenster wechseln. Auf den Tab „AbgabeAnAbteilung“ klicken und unter Menübandpunkt „PivotTable“ „PivotChart“ auswählen.

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Dashboard erstellen

4.6 „Vorhandenes Arbeitsblatt“ auswählen und „OK“ klicken.

4.7 In der PowerPivot-Feldliste unter „AbgabeAnAbteilung“ die Attribute „LiterMilch“ und „ÜbergabeAnAbteilung“ anklicken. Danach wird das Chart automatisch erstellt.

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Dashboard erstellen

4.8 Größe der Charts anpassen und mit der Maus per Drag & Drop positionieren.

4.9 Das Chart „AbgabeAnAbteilung“ auswählen. Den Tab „Entwurf“ anklicken und im Menüband „Diagrammtyp ändern“ auswählen.

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Dashboard erstellen

4.10 Anschließend folgendes Kreisdiagramm auswählen:

4.11 Diagrammformatvorlagen und Diagrammlayouts ändern.

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Dashboard erstellen

4.12 Zur besseren Übersicht können die Tabs mit individuellen Namen versehen werden. So kann beispielsweise der Tab mit den erstellten Diagrammen in „Dashboard“ umbenannt werden.

Für beide Grafiken wurde jeweils automatisch eine PivotTabelle auf einem separaten Arbeitsblatt erstellt.

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Dashboard erstellen

Auf das Arbeitsblatt mit der PivotTabelle für die Abteilungssummen wechseln (hier im Beispiel „Tabelle6“). Danach das Arbeitsblatt auf „AbgabeAnAbteilung“ umbenennen.

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Dashboard erstellen

Anschließend auf das Arbeitsblatt mit der Pivot-Tabelle für die Milchmengen wechseln (hier im Beispiel „Daten für Tabelle4 Diagramm“). Danach das Arbeitsblatt auf „Milchanlieferung“ umbenennen.

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Dashboard erstellen

4.13 Pivot-Tabellen umbenennen

In das Arbeitsblatt „AbgabeAnAbteilung“ wechseln. Auf Tab „Optionen“ klicken und unter „PivotTable-Name“ „AbgabeAnAbteilung“ eintragen.

In das Arbeitsblatt „Milchanlieferung“ wechseln. Auf Tab „Optionen“ klicken und unter „PivotTable-Name“ „ Milchanlieferung“ eintragen.

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Dashboard erstellen

4.14 Wieder in das Arbeitsblatt „Dashboard“ wechseln.

4.15 Datum einfügen: In der PowerPivot-Feldliste unter „kalendertabelle“ die Attribute „Jahr“, „Monat“ und „Tag“ auswählen.

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Dashboard erstellen

4.16 Die Attribute sind nun eingefügt. Jetzt müssen sie noch an die richtige Stelle verschoben werden. Dazu „Summe Jahr“ und „Summe Tag“ mit der Maus in „Slicer horizontal“ auf der rechten Seite verschieben. Ebenso „Monat“ mit der Maus in „Slicer horizontal“ verschieben.

Durch Ändern des Datums wird im Moment nur das Chart „Milchanlieferung“ verändert. Damit auch die Daten in Chart „AbgabeAnAbteilung“ entsprechend dem ausgewählten Datum aktualisiert werden, müssen die Datumsattribute mit dem Chart verbunden werden.

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Dashboard erstellen

4.17 Im Tab „Dashboard“ den Slicer „Jahr“ mit der rechten Maustaste anklicken und „PivotTable-Verbindungen“ auswählen.

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Dashboard erstellen

4.18 Im erscheinenden Fenster „PivotTableverbindungen (Jahr)“ „AbgabeAnAbteilung“ aus- wählen und „OK“ klicken.

4.19 Anschließend mit „Monat“ und „Tag“ gleich verfahren.

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Dashboard erstellen

Der Bericht ist nun schon voll funktionsfähig. Zur besser Übersicht sollte er jetzt allerdings noch ange-passt und formatiert werden.

5.1 Einfügen einer Überschrift: Unter dem Tab „Einfügen“ kann unter dem Menübandpunkt „Einfügen Textfeld“ ein Textfeld erstellt werden, das als Überschrift dient.

5. Fertigstellen des Berichts

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5.2 Text „Übersicht Milchanlieferung und Milchverarbeitung auf täglicher Basis“ eingeben und Textfeld nach Wunsch in Größe und Schriftart formatieren. Alle Elemente auf dem Tab „Dash- board“ anordnen und evtl. Größe und Positionen anpassen.

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Fertigstellen des Berichts

5.3 Das Chart „Milchanlieferung“ anklicken und unter dem Tab „Entwurf“ im Bereich „Diagrammlayout“ ein entsprechendes Layout auswählen.

5.4 Überschrift im Chart „Milchanlieferung“ anpassen.

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5.5 Überschrift im Chart „AbgabeAnAbteilung“ anpassen.

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5.6 Zum Schluss unter Tab „Ansicht“ und Menübandpunkt „Anzeigen“ das Häkchen bei „Gitternetzlinien“ entfernen.

Damit ist das Beispiel erstellt. Jetzt können durch Klicken auf ein bestimmtes Datum die jeweiligen Informationen dieses Datums angezeigt werden.

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Beispiel: Datum 04.02.2014

Beispiel: Alle im Januar 2014

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Betrachtet man die relativ große Anzahl an Datensätzen in den drei Quelldateien und wie einfach sich das Navigieren durch diese mit-hilfe des Dashboards nun gestaltet, lässt sich der Mehrwert einer solchen Datenaufberei-tung schnell erkennen. Die Erstellung eines Dashboards bedeutet für den Anwender zwar zunächst Aufwand, aufgrund der schnellen und einfachen Integration und Aktualisierung der Daten wird dieser aber vom Langzeitnutzen überwogen. Auch eine Erweiterung oder Ände-rung des Dashboards ist nach Belieben möglich und in relativ kurzer Zeit umsetzbar.

6. Abschließende Anmerkungen

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass neben Excel keine anderen Anwendungen und tech-nischen Komponenten benötigt werden. Betrachtet man also den Nutzen in Form von Wissen und Übersicht über die eigenen Pro-zesse und stellt diesem die marginalen Kosten für den Aufwand gegenüber, so ist die Kos-ten-Nutzen-Bilanz mehr als positiv. PowerPivot für Excel bietet demnach viel für wenig und ist durchaus einen Test wert.

eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm

Der eBusiness-Lotse Oberschwaben-Ulm ist Teil der Förderinitiative „eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“, die im Rahmen des Förder-schwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-Anwen- dungen in der Wirtschaft“ vom Bundesministe-rium für Wirtschaft und Energie (BMWi) geför-dert wird.

Der Förderschwerpunkt unterstützt gezielt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie das Handwerk bei der Entwicklung und Nut-zung moderner Informations- und Kommunika- tionstechnologien (IKT).

„Mittelstand-Digital“ setzt sich zusammen aus den Förderinitiativen

► „eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“ mit 38 eBusiness-Lotsen,

► „eStandards: Geschäftsprozesse standardi-sieren, Erfolg sichern“ mit derzeit 16 Förderprojekten, und

► „Einfach intuitiv – Usability für den Mittel-stand“ mit zurzeit 14 Förderprojekten.

Für mehr Informationen besuchen Sie bitte www.mittelstand-digital.de.

Weitere interessante Praxisbeispiele und Leit-fäden finden Sie auf den Seiten des eBusiness- Lotsen Oberschwaben-Ulm unter www.eloum.net im Menü „Publikationen“.

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