HAPAK -> -Schnittstellen · • Ausgangsrechnungen bei Übernahme ins RAB • Möglichkeit des Ablehnens (Probedruck) • Fremdbelege in RE/Kasse in HAPAK + DATEV und HAPAK Digital

HAPAK-DATEV-Schnittstellen

HAPAK -> -Schnittstellen

DATEV

CSV-Schnittstelle (EXTF) DATEV Unternehmen online

klassisch XML

LODAS

Zeitdaten„Buchhaltung“

KNE ist raus!


CSV-Schnittstelle (EXTF) KNE ist raus!

Voraussetzungen:

- Mindestens eines der Module:• Rechnungsausgang• Rechnungseingang• Kasse• (Finanz)

- Freischaltung „DATEV-Export“

Optionen:


CSV-Schnittstelle (EXTF) KNE ist raus!

Zielordner: Beim Export auszuwählen Zieldateien:

- Man muss wissen, was man tut!

- CSV -> Excel


KNE ist raus!

Voraussetzungen:

- Mindestens eines der Module:

• Rechnungsausgang

• Rechnungseingang

• Kasse

• (Finanz)


Optionen:

- Freischaltung „DATEV online“

DATEV Unternehmen online

- Einzustellen in den Optionen Finanz oder RA

- Globale Einstellungen berücksichtigen

- Netzlaufwerke berücksichtigen

- Belegbilder (Fremddokumente)

klassisch


Voraussetzungen:

- Mindestens eines der Module:

• Rechnungsausgang

• Rechnungseingang

• Kasse

• (Finanz)


Optionen:

- Freischaltung „DATEV online“


- Einzustellen in den Optionen Finanz oder RA

- Globale Einstellungen berücksichtigen

- Belegbilder (Fremddokumente)

XML

# 1

NEU

Freie Zahlungen mit

Belegbild werden nicht

unterstützt!


Optionen:


- Bei Optionen des Fibu-Exportes

XML

# 2

# 3


Optionen:


- Beim Export einmalig einstellen

XML

# 4

Belegnummern korrigieren = nichterlaubte Zeichen entf.

• Leerzeichen

• Umlaute

• Sonderzeichen

• …


Ausgangsrechnungen:


Wenn alle Einstellungen getätigt:

- Drucken der Ausgangsrechnunge(en)

- + Übernahme in das RAB

XML

Eingangsrechnungen + Kasse:

- Zuordnen von Fremddokumenten durch Scannen,

Einfügen/Drag&Drop

Fremdbelege werden gespeichert: RA: \\<HAPAK-Daten>\Daten\PDF\<Kundennummer>

RE: \\<HAPAK-Daten>\Fremd\<Lieferantennummer>

Kasse: \\<HAPAK-Daten>\Fremd\<Kasse xxx>


Export über Schnittstelle:

DATEV Unternehmen online XML

- Wie bisher

- Schon mal Exportierte -> blau

- Zeitraum zurücksetzen

- -> Start Export


Export über Schnittstelle:


Falls Fehler aufgetreten sind:

• Fehlermeldung

• -> Protokoll

Bei Fehler erfolgt KEIN Export!


Fehler-Protokoll:


Sehr hilfreich

• Detaillierte Angaben für welches

Dokument was gilt

• Für CSK-Support


Export-Ziel:


• Zielordner = Optionen

• Zip-Datei mit Datum Uhrzeit

Zip-Inhalt:

• Buchungssätze als XML-Datei

• Belegbilder (PDF`s)

• Document.xml


Inhalt der document.xml:


• Verbindung zwischen

Buchungssatz und Belegbild


Inhalt der Ordner


• Ordner entsprechend den

Optionen

• Struktur von DATEV

Unternehmen online

• Import in DATEV mit

Belegtransfer

Übergabe an DATEV ….


Weiterverarbeitung mit DATEV Unternehmen online


• Weitere Voraussetzungen und

notwendige Einrichtungen

• Exemplarischer Ablauf anhand

von Ausgangsrechnungen

• Protokolle und Fehleranalyse


Voraussetzungen


• DATEV Unternehmen online für

den jeweiligen Mandaten

bereitgestellt

• DATEV mIDentity Stick

• Notwendige DATEV Software

ist installiert


Einrichtungen vom Steuerberater


• Aktivierung von DATEV

Unternehmen online für den

Mandaten

• Freigabe der Anwendung

„Belege“

• Aktivierung der

Bearbeitungsform „Erweitert“


Einrichtungen vom Steuerberater – Bearbeitungsform erweitert



Einrichtung beim Kunden


• Installation des mIDentity

Treibers

• Installation des

Sicherheitspaktes

• Installation und Einrichtung

DATEV Belegtransfer

• Einstellungen in DATEV

Unternehmen online – Belege

vornehmen


Einrichtung DATEV Belegtransfer


• „Verzeichnisse hinzufügen“

• „Ohne Belegtyp“ ausreichend

• Basisverzeichnis auswählen

• Option „Verzeichnis erhält aus

DATEV DMS,

Dokumentenablage …“

aktivieren!


Einstellungen in DATEV Unternehmen online – Belege


• Anpassen des Buchungstextes

für die Rechnungsorder auf

Ware/ Leistung

• Einstellen der richtigen Option

für Buchungsvorschlag

Schritte wie folgt…


Einstellungen in DATEV Unternehmen online – Anpassung auf Ware/Leistung



Einstellungen in DATEV Unternehmen online – Anpassung auf Ware/Leistung



Einstellungen in DATEV Unternehmen online – Anpassung Buchungsvorschlag



Einstellungen in DATEV Unternehmen online – Anpassung Buchungsvorschlag




Vorbereitungen abgeschlossen


Übergabe an DATEV Unternehmen online aus HAPAK


• FiBu Export aus HAPAK per

DATEV XML-Schnittstelle

• Senden der Daten per

Belegtransfer

• Kontrolle der Protokolle

• Daten an Berater bereitstellen


Übergabe an DATEV Unternehmen online aus HAPAK


• Tipp 1: Zu Beginn ist es

sinnvoll nicht direkt aus HAPAK

pro in die Verzeichnisse von

DATEV Belegtransfer zu

exportieren!

• Tipp 2: Weiter ist es am Anfang

sinnvoll alle Belegarten

getrennt und nacheinander zu

bearbeiten!


Übergabe an DATEV Unternehmen online aus HAPAK – Beispiel bei Ausgangsrechnungen


• Belegtransfer starten

• Daten senden

• Fertigstellung abwarten

• Hinweise beachten

Tipp: Das automatisierte Senden

zu Beginn auf Grund der

Nachvollziehbarkeit noch nicht

nutzen!


Kontrolle und Weitergabe der Daten an den Steuerberater


• Aufrufen der Anwendung

Belege in DATEV Unternehmen

online

• Kontrolle der gesendeten

Daten

• Bereitstellung der Daten

Im Einzelnen …


DATEV Unternehmen online – Belege



Kontrolle



Daten bereitstellen



Daten bereitstellen



Übertragung abgeschlossen



Was macht der Steuerberater?


• Holt die erzeugten

Buchungsstapel über „Mandant

ergänzen“ ab

• Buchungsstapel werden im

Rechnungswesen eingespielt

• Buchungsvorschläge werden

im aktuellen Buchungsvorlauf

angezeigt inkl. Belegbild


Wichtige Protokolle in DATEV Unternehmen online


• Fehler sind meistens durch

eine fehlerhafte Erfassung

entstanden

• Wichtigstes Protokoll ist das

Importprotokoll !

• Dieses wird wie folgt

aufgerufen…


Importprotokoll



Importprotokoll



Importprotokoll Beispiel



Vorteile/Nutzen:


• Buchungssätze und Belegbilder werden

gemeinsam übergeben

• Keine OCR-Erkennung mehr durch DATEV-RZ

• Ausgangsrechnungen bei Übernahme ins RAB • Möglichkeit des Ablehnens (Probedruck)

• Fremdbelege in RE/Kasse in HAPAK + DATEV

und HAPAK Digital Archiv

• „Ersetzendes Scannen“ (Rz. 140 GoBD)

• Zeitnahe Buchhaltung (je Intervall) • Aktualität der Buchhaltung + Auswertungen

• Digitalisierung <-> Pendelordner • Dokumente sind immer griffbereit

• ZUGFeRD-Unterstützung • 80% weniger Zeit beim Buchen


Zeitdaten:


LODAS Schnittstelle in der Lohnstundenerfassung


Zeitdaten:


LODAS

Schnittstelle in der Lohnstundenerfassung


Zeitdaten:


LODAS

Schnittstelle in der Lohnstundenerfassung

(Arbeitszeitausgleichs-Lohnart bei DATEV not-

wenig, weil HAPAK das als Buchungstyp führt

mit Lohnart gekoppelt)


Zeitdaten:


LODAS

Lohnarten

Die Lohnarten müssen vorher mit

dem StB abgeglichen und hier

eingetragen werden!

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