Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Hybrides Projektmanagement –wie Sie klassische mit agilen Methoden kombinieren können
Agenda
• Kurzumfrage: Ihr Projektmanagement Einsatz• Kurzumfrage: Ihre Rolle
• Vorstellung Hybrides Projektmanagement: Konzeption, Ressourcenmanagement, Tooleinsatz = ca. 40 min
• Fragen & Antworten = ca. 20 Min.
• Feedback zum Webinar
Der Vortragende: Johann Strasser, Dipl. Ing., Geschäftsführer und Partner bei TPG The Project Group
Regionalgruppe Bamberg/Oberfranken
Webinar
Hybrides Projektmanagement
wie Sie klassische mit agilen Methoden kombinieren können
mit Johann Strasser
Agenda• Motivation für hybride Methoden
• Umgang mit Zielen
• Rollen und Prozesse
• 4 Hybride Scenarien
• Kopplung MS Project mit Jira
• Berichte in hybrider Umgebung
• Ressourcenmanagement
• Ihre Fragen
Motivation für hybride Ansätze
Übersicht der Methoden
• Klassische Projektmanagement - Methoden
• Kommen aus der Zeit von Großprojekten mit langer Dauer
• Wurden für Engineering Projekte mit hohem mechanischen Anteil entwickelt
• Setzen bis zum Ende durchdachte Ziele voraus, weil Änderungen teuer sind
• Zielerreichung ist das Wichtigste, Änderungen sind eher Störungen
• Haben viele Methoden zur Kontrolle und Steuerung in klarer Projektorganisation
• Multiprojekt- und Programmmanagement für parallellaufende und komplexe Vorhaben
• Agile Entwicklungs – Methoden
• Kommen aus der Softwareentwicklung
• Unterstützen die Flexibilität in der Zielerreichung
• Stellen den Kundennutzen in den Mittelpunkt
• Stufen Änderungen eher als sinnvolle Verbesserungen ein
• Sind einfach anzuwenden und haben nur wenige Regeln in selbstorganisierten Teams
• Vermeiden das parallele Arbeiten an verschiedenen Aufgaben
Neue Randbedingungen in der Produktentwicklung
• Steigender Anteil an Elektronik und Software in Produkten
• Teils höhere Kosten für Softwareentwicklung als für mechanische Komponenten
• Höhere Vielfalt bei der Individualisierung von Produkten gefordert
• Höhere Flexibilität bei der Gestaltung und Entwicklung notwendig
• Kundennutzen kommt immer stärker in den Mittelpunkt
• Hardware wird immer günstiger, weil weitgehend standardisiert
• Software wird immer umfangreicher und teurer
• Software ist zumindest “gefühlt” bis zuletzt änderbar• …
PM – Methoden müssen sich besser für Softwareprojekte eignen
Hybride Ansätze als Kombination gewinnen an Bedeutung
Umgang mit Zielen
Ziele und Resilienz
Ziele
Termine Kosten Ziele
Termine Kosten
flexibel
stabil
agilklassisch
Ziele und Nutzung
Konzept Spezifikation Umsetzung (Prototyp ?) Abnahme Nutzung
Version 1 Version 2 Version 3 Version 4
Nutzung
agil
klassisch
Optimierung der Ziele
• Je intensiver die Zusammenarbeit mit dem Kunden, desto besser das Ergebnis
Zeit
Sichtbarkeit
Zeit
Risiko
Zeit
Nutzen
klassisch agil hybrid
MVP - Minimum Viable Product
Rollen und Prozesse
Projektlebenszyklus - klassisch
Projekt anlegen
PM
OP
roje
ktl
eit
er
Te
am
leit
er
Priorisieren &
auswählen
PPM-Meeting
Grobplanung Detailplanung Anforderung
Fähigkeiten
Planung
Restaufwand
Statusbericht
(Abschlussbericht)
Zusicherung
Personen
Bereitstellung
Kapazitäten
Initiierung Durchführung, Abschluss
Project AProject BProject C
Project A 1
Project B 2
Project C 3
QQQ
Mit
arb
eit
er Erhebung Ist-Daten
Produktlebenszyklus - agil
Produktidee
PD
MG
MT Priorisieren &
auswählen
Initiierung Version 1, … Pflege, …. (Abschluss ?)
Product AProduct BProduct C
Product A 1
Product B 2
Product C 3
TE
AM
A
Version 1 Version 2 Version 3 Version 4
TE
AM
B
Version 17 Version 18 Version 19 Version 20
TE
AM
C
Version 1 Version 2 Version 3
agil (Scrum)klassisch
Rollen
• Projekt Sponsor
• Beauftragt das Projekt
• Sitzt im Lenkungsausschuss
• Entscheidet bei Bedarf
• Projektleiter
• Kümmert sich um Stakeholder
• Plant und steuert
• Berichtet und kommuniziert
• Teamleiter
• Sichert Ressourcen für Projekte
• Plant nicht projektbezogene Tätigkeiten
• Teammitglieder
• AP Verantwortung
• Inhaltliche Mitarbeit
• Zeitrückmeldung
• Product Owner
• Entscheidet alles zum Produkt
• Pflegt und priorisiert das BackLog
• Steht mit den Stakeholdern in Kontakt
• Ist permanent für das Team erreichbar
• ScrumMaster
• Führt den Srcum Prozess
• Befähigt Team für den Prozess
• Räumt Hindernisse aus dem Weg
• Plant auch nicht projektbezogene Tätigkeiten
• Team
• Schätzt Backlog Items
• Weist sich selbst Aufgaben zu
• Meldet FERTIG
• Gibt Feedback in Reviews und Retrospektiven
Prozesse
ProdukteProdukt
agilklassisch
Sp
ezif
ika
tio
n
Pro
du
ct
Ba
cklo
g
Sprint /
Iteration
(2 Wochen)
Daily
Planung &
Aktualisierung
(x Wochen)
(Kick Off)
Sprint Planung
Sprint Review
Retrospective
Kick Off
Statusmeetings
Abschlussmeeting
Lessons Learned
Sp
rin
t
Ba
cklo
g
Hybride Methoden
Verbindung von klassischen und agilen Methoden
• Paralleler Einsatz von klassischen und agilen Methoden
• Manche Bereiche der Firma arbeiten immer klassisch und andere immer agil
• Manche Projekte werden mit klassischen, andere mit agilen Methoden erledigt
• Manche Teile von Projekten werden klassisch und andere agil umgesetzt
• Grobplanung von Projekten klassisch, Detailplanung agil
• Vermischter Einsatz von klassischen und agilen Methoden
• Engere Abstimmung mit den Nutzern, mehr nutzbare Zwischenergebnisse in klassischen Projekten
• Standup Meetings (wöchentlich) in klassischen Projekten
• Planung in Phasen und Meilensteinen übergeordnet zu Sprints
• Statusberichte und Meilensteintrend in agilen Projekten
• Retrospektive (lessons learned) nach Statusbericht in klassischen Projekten
• Scrum Master gleichzeitig auch Projektleiter
• Fixes Team für die gesamte Laufzeit in klassischen Projekten
• Backlog pro Phase als Spezifikation
• Projektplanung in Synchronisation mit Sprintlängen
Hybrid – klassisch und agil in verschiedenen Bereichen
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 5 Projekt 6
Projekt 7
Kundenprojekte
Produktentwicklung
Version 4Version 2Version 1 Version 3 Version 5 Version 6
Version 7Version 5Version 4 Version 6 Version 8 Version 9
Version 6Version 4Version 3 Version 5 Version 7 Version 8
Sales braucht
Stimme bei
der Release
Planung
Hybrid – klassisch oder agil pro Projekt entscheiden
Lösungsansatz
An
ford
eru
nge
n
Klar, erprobt unklar, neu
Klar, sicher
unklar, unsicherHäufige Wechsel
behindern
Prozess-
Stabilität
Hybrid – klassisch und agil in Teilen von Projekten
Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme
Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme
Hardware
Software
IntegrationKonzept Spezifikation Umsetzung
Hardware
Software
Unklare Teile
agil und klare
Teile klassisch
kann optimal
werden
Hybrid – klassische Grobplanung und agile Detailplanung
Konzept Spezifikation Umsetzung Abnahme
Statusmeetings
Meilensteine
Gleichtakt minimiert Reibungen
und Koordinationsaufwand und
bringt mehr Durchsatz
Kopplung vonMS Project mit Jira
Aufgabenplanung
Mitarbeiter
Integration von Microsoft Project und JIRA mit TPG PSLink
Projektplanung
Projektleiter
TP
G P
SLin
k ®
Synchronisation von Strukturen aus Microsoft Project zu JIRA
Microsoft Project TPG PSLink
Name JAN FEB MAR APR
PROJECT X
Phase A
Arbeitspaket 1
Arbeitspaket 2
Arbeitspaket 3
Arbeitspaket 4
Arbeitspaket 5
Phase B
Arbeitspaket 6
Arbeitspaket 7
Arbeitspaket 8
Arbeitspaket 9
Arbeitspaket 10
Phasen
Als
Versionen
Arbeistpakete
als
Epics
Atlassian Jira
Versions Epics
Arbeitspaket 1
Arbeitspaket 2
Arbeitspaket 3
Arbeitspaket 4
Arbeitspaket 5
Arbeitspaket 6
Arbeitspaket 7
Arbeitspaket 8
Arbeitspaket 9
Arbeitspaket 10
Phase A
Phase B
Eingeben von Issues mit Schätzungen in JIRA
Microsoft Project TPG PSLink
Name JAN FEB MAR APR
PROJECT X
Phase A
Arbeitspaket 1
Arbeitspaket 2
Arbeitspaket 3
Arbeitspaket 4
Arbeitspaket 5
Phase B
Arbeitspaket 6
Arbeitspaket 7
Arbeitspaket 8
Arbeitspaket 9
Arbeitspaket 10
Atlassian Jira
Versions Epics
Arbeitspaket 1
Arbeitspaket 2
Arbeitspaket 3
Arbeitspaket 4
Arbeitspaket 5
Phase A
Phase B
Issues
Issue 01 2 Points (Phase A/AP1)
Issue 02 3 Points (Phase A/AP1)
Issue 03 1 Points (Phase A/AP2)
Issue 04 5 Points (Phase A/AP2)
Synchronisation des Fortschritts aus JIRA nach Microsoft Project
TPG PSLink
Points
Atlassian Jira
Arbeitspaket 01
Backlog
Microsoft Project
Name Status Points Actuals
PROJECT X
Phase A
Arbeitspaket 1
Arbeitspaket 2
Arbeitspaket 3
Arbeitspaket 4
Arbeitspaket 5
Phase B
Arbeitspaket 6
Arbeitspaket 7
Arbeitspaket 8
Arbeitspaket 9
Arbeitspaket 10
Done
Issue 01 2 Pts
Issue 02 3 Pts
Issue 03 1 Pts
Issue 04 5 Pts
Log Issue 01
Action 23.01.2016 4 hours
Action 24.01.2016 2 hours
Action 25.01.2016 3 hours
Done 11 22
- Done
Status
Actuals
Anzeige von Issues in Microsoft Project mit TPG ProjectDetails
TPG ProjectDetails
Issues Log
PROJEKT A Arbeit
Vorgang 1 20 h
Vorgang 2 39 h
Vorgang 3 60 h
Vorgang 4 60 h
Vorgang 5 40 h
ToDo Verantwortlich Arbeit Status Link
Aufgabe A Person X 3h Erledigt http://...
Aufgabe B Person Y 20h Erledigt http://...
Aufgabe C Person Z 15h Offen http://...
Aufgabe D Person X 1h Offen http://...
Berichte in hybriden Umgebungen
Wo stehen wir ?
• Klassische Projekte
• Bieten viele detaillierte Berichte zu Terminen, Fertigstellung, Kosten, Trends, Status, usw. die
meist nur in Auszügen öffentlich sind
• Übersicht im Portfoliomeeting
• Detaillierte Informationen im Statusmeeting und im Lenkungsausschuss
• Agile Umgebungen
• Öffentliche Boards, mit Backlog, aktueller Arbeit und Fertigstellung, BurnDown Chart
• Keine Termine, Keine Kosten, kein Status, keine Multiprojektübersicht
• Detaillierte Informationen im Sprint Review und bei Release Presentation
• In Multiprojektumgebungen ist die Übersicht zu Status, Entscheidungs-
notwendigkeiten und Lieferterminen immer erforderlich
Berichte im agilen Umfeld
Zeit
(Sprints)
Restaufwand (Points)
schneller
langsamer
ToDo Doing Verify Done
Task Board Burn Down Chart
Projektliste
Multiprojektumgebung mit Drill-Down
Pipeline RessourcenStatus Portfolio KostenRisiko Strategie
Projekt A Q Q Q Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt B Q Q Q Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt C QQ Q Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt D Q Q Q Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt E Q Q Q Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt F Q Q Q Das ist der Kurzkommentar zu d
Projekt G Q Q Q Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt H Q Q Q Das ist der Kurzkommentar zu
ProjektePROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST 2
Vorgang 3
Vorgang 4
MST 3
Vorgang 5
Kommentar
TeamsControlling
Budget 10000 10000 10000 10000
Work
Internal
4000 4000 4000 4000
Work
External
3000 3000 3000 3000
Others
External
3000 3000 3000 3000
Ressourcenpool
Firma
Abteilung A
Team A.1
Team A.2
Abteilung B
Team B.1
Team B.2
Team B.3
Abteilung C
Team C.1
Team C.2
Abteilung D
Team 4.1
Abteilung E
Team 5.1
Team 5.2
Abteilung F
Team 6.1
Ressourcenplanung
Strategische und taktische Planung
Team/Skill A
Team/Skill B
Laufende
Projekte
Neue Projekte
Vorgänge
Aufgaben
Strategische
Planung
Taktische
Planung
Team B JAN FEB MAR APR MAI
Schuster 80 160 160 200 160
Schreiner 80 80 80 200 160
Burger 80 120 80 160 160
Team A JAN FEB MAR APR MAI
Müller 160 160 160 200 100
Meier 160 180 200 200 160
Berger 160 160 180 160 50
Agile Methoden haben feste Produkt-/ Projekt- Teams, was die Planung erheblich vereinfacht
Vollständige Planung
Abwesenheiten
Individuelle Linientätigkeiten
RessourcenKapazität
Projekt Verfügbarkeit
Projekt A
Projekt C
Projektleiter
ScrumMasterTeamleiter
Allgemeine Linientätigkeiten
Projekt A
Projekt B Projekt B
Projekt C
Anfragen ? Zusicherungen !
agilklassisch
Ressourcenzuordnung
Projekt A
Berger
Meier
Berger
Projekt B
Meier
Müller
Berger
Projekt ABerger
Meier
__ ___ _ __ ___
_____ __ ___
Berger
__ ___ _ __ ___
_____ _
Meier
__ ___
__ ___
_____ __ ___
Projekt B
Meier
__ ___ __ ___
_____ __
Berger
__
_ _ __ ___
_____ __
Müller
__ ___ _ __ ___
_____ __
Wechselnde Zuordnungen von
Personen in verschiedenen Projekten
Teams mindestens für eine
Iteration konstant
Erfolgsfaktoren
Erfolgsfaktoren – eine kleine Auswahl
• Jedes Unternehmen braucht ein PASSENDES System
• Kombinieren Sie nur die Methoden, die in Ihrer Umgebung auch kombinierbar sind
• Sorgen Sie für ein gemeinsames Verständnis und Akzeptanz auf beiden Seiten
• Alle Stakeholder müssen sich zum gewählten Prozess verpflichten
• Nur geschätzte Aufgaben können in eine Iteration kommen
• Priorisierung der geschätzten und zu schätzenden Aufgaben für jede Iteration
• Zum Schätzen braucht man auch Zeit, die eingeplant werden muss
• Wenn das Ziel flexibel sein darf, muss man mit Überraschungen rechnen
• Arbeiten Sie im gleichen Takt
Es geht um iteratives Arbeiten nicht unbedingt um agiles Arbeiten ;-)
??Ihre Fragen …