I-KNOW 05: Wissensmanagement für KMU

10 KMU auf dem Weg zur 10 KMU auf dem Weg zur

wissensorientierten Unternehmensführungwissensorientierten Unternehmensführung

II--KNOW‘05KNOW‘05

Franz BojerFranz BojerJosef TuppingerJosef TuppingerGraz, 01.07.2005Graz, 01.07.2005

innovation service network© design the future

Inhalt der Präsentation

Projekt „Wissensmanagement für Kärntner KMU“Projekt „Wissensmanagement für Kärntner KMU“

Pilotprojektbeispiel Konrad Forsttechnik GmbHPilotprojektbeispiel Konrad Forsttechnik GmbH


Ausgangssituation & Zielsetzung

AusgangssituationAusgangssituationWissensintensive Wertschöpfung gewinnt an Bedeutung

Bedarf wurde erkannt und ist Gegenstand des Projektes „Wissensmanagement für Kärntner KMU‘s“

ZielsetzungZielsetzungAbleitung gezielter Wissensmanagement-Aktivitäten für KMU‘s

Umsetzung von Maßnahmen in Pilotprojekten

Erfahrungen aus Pilotprojekten auf eine breitere Basis stellen, Aktivitäten ausdehnen und weiterführen

Verbesserung und Sicherung der Standortattraktivität und -qualität


AssessmentsAssessments

Projektablauf

Planung &AkquisitionPlanung &

Akquisition

03/2004 06/2004

SchulungenSchulungen

09/2004 07/2005

Projekt-abschlussProjekt-

abschlussPilotprojektein den KMUPilotprojektein den KMU

10/2004 06/2005

ERFAERFA ERFAERFA

Wissensmanagement SchulungsmaßnahmenWissensmanagement SchulungsmaßnahmenErarbeitung einer gemeinsamen Wissensbasis Awareness-Bildung im Unternehmen

WissensmanagementWissensmanagement--AssessmentsAssessments in in KMU‘sKMU‘sGrundlage für MaßnahmenplanungIntegration von Bestehendem

WissensmanagementWissensmanagement--Pilotprojekte in Pilotprojekte in KMU‘sKMU‘sPlanung + Umsetzung von konkreten Maßnahmen im Wissensmanagement

WissensmanagementWissensmanagement--Erfahrungsaustausch zwischen Erfahrungsaustausch zwischen KMU‘sKMU‘s„Voneinander Lernen“


Übersicht Projektteilnehmer


WM-Schulungen

Inhalte der SchulungenInhalte der SchulungenGrundlagen WissensmanagementWissensmanagement-Prozesse & -ToolsWissensmanagement und InnovationImplementierung von WMBearbeitung von Fallstudien


WM-Assessment mittels kSCAN®

BasismodellBasismodell

VorgehensweiseVorgehensweiseFestlegung des AnalysebereichsBestimmung der InterviewpartnerDurchführung von teilstandarisierten InterviewsAuswertung und Aufbereitung der erhobenen DatenPräsentation der Analyseergebnisse und Definition von Maßnahmen

Umfeld

OrganisationOrganisation

1

2

Datenebene

Dokumentation/Information

Datenebene

Dokumentation/Information

Wertschöpfungsprozess

Kun

deK

unde

Kun

deK

undeHandlungsebene

Wertschöpfungsprozess

Kun

deK

unde

Kun

deK

undeHandlungsebene

Wissensebene

Anwenden/Lernen

Wissensebene

Anwenden/Lernen

4

3

5


1

2

3

4Umfeld

Organisation

WissensebeneProzessebene

Datenebene

Stimme Stimmenicht zu voll zu 1 2 3 4

kSCAN® - Ergebnisdarstellung

Soll Ist

Ist Soll Soll-IstUmfeld 2,3 3,4 1,1Organisation 2,4 3,3 0,9Wissensebene 2,7 3,4 0,7Prozessebene 2,3 3,5 1,2Datenebene 2,3 3,5 1,2

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

In unserem Unternehmen erfolgt die Wissensweitergabe hauptsächlich in elektronischer Form (File-Server, Datenbanken) und/oder auf Papier (Ordner, Handbuch). IST

SOLL

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

Das von anderen Mitarbeitern in Dokumenten und Datenbanken abgelegte Wissen ist immer verständlich, nachvollziehbar und für die eigene Arbeit sehr gut brauchbar. IST

SOLL

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

Die "technischen" Wissensquellen (File-Server, Datenbanken bzw. Ordner, Handbücher) sind klar strukturiert und übersichtlich. IST

SOLL

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

Die EDV-Systeme und Datenbanken sind benutzerfreundlich (einfach, rasch) gestaltet und immer auf akuellem Stand. IST

SOLL

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

Es gibt klare Regelungen welches Wissen (Inhalt), wie (Struktur; elektronisch/Papier) und wo (File-Server bzw. Datenbank/Ordner) abzulegen ist. IST

SOLL

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

Die EDV-Infrastruktur und die vorhandene Software wird von den Mitarbeitern akzeptiert und umfangreich genutzt. IST

SOLL

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf alle für sie relevanten "technischen" Wissensquellen (File-Server, Datenbanken bzw. Ordner, Handbücher). IST

SOLL

IstSoll Datenebene


Erkenntnisse aus kSCAN® (1)

UmfeldUmfeldUmfeldentwicklungen (Kunde, Wettbewerb, Technologien, …) werden sehr gut beobachtet- > wenig Systematik & Methode beim Sammeln, Weitergeben & Nutzen dieses

WissensMan ist offen für ext. Wissen von Forschern, Berater und anderen Experten- > Potenzial wird nicht bzw. kann nicht ausgeschöpft werden

OrganisationOrganisationGroßes Bemühen um Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter- > unregelmäßig und nicht auf Basis von Wissens- LückenU- Kultur: ausreichende Fehlertoleranz, informelle Netzwerke, keine/wenige Barrieren um Ideen und Wissen auszutauschen- > keine/wenige formalisierten Systeme damit ältere/erfahrene Mitarbeiter ihr

Wissen an jüngere/neue Mitarbeiter weitergeben können


Erkenntnisse aus kSCAN® (2)WissensebeneWissensebene

Zugriffsmöglichkeit auf Wissen ist gegeben; Experten sind „leicht“ zu finden und geben rasch & kompetent Auskunft; ausreichend persönliche Kommunikation- > mehr „formalisierte Kommunikation“ erwünschtIdeen der Mitarbeiter sollen und werden genutzt- > wenige haben ein entsprechendes System (Ideen- Mgt., BVW) dafür

HandlungsebeneHandlungsebeneKernprozesse sind bekannt und besonders wissensintensiv- > kaum Vorbereitungen auf ein plötzliches Ausscheiden der Wissensträger der

KernprozesseBewusstsein, dass das bei der Abwicklung der Prozesse/Projekte generierte neue Wissen/Daten weitergegeben bzw. gesichert werden sollen- > Projekt- Review sind z.T. zwar definiert, aber nicht gelebt bzw. keinen

inhaltlichen Fokus haben

DatenebeneDatenebeneEDV- Infrastruktur ist vorhanden und relevante Datenquellen stehen jedem MA zur Verfügung- > mangelnde Ordnerstruktur und Dokumentenverwaltung- > kaum Regelungen welche Daten, wie, in welcher Form und wo abzulegen sind


ERFA-Runden

ThemenThemenSicherung von Wissen & ErfahrungenDatenstrukturen & Ablage von DokumentenÄnderungsmanagementUmgang mit DatenflutIntegration neuer MitarbeiterLernen durch BenchmarkingIdeenmanagement…


Resümee

KMU sind an Wissensmanagement interessiert, müssen KMU sind an Wissensmanagement interessiert, müssen

aber „aufgeklärt“ werdenaber „aufgeklärt“ werden

Wissensmanagement muss in die Sprache der KMU Wissensmanagement muss in die Sprache der KMU

übersetzt werdenübersetzt werden

IT ist wichtig, stand aber nicht im VordergrundIT ist wichtig, stand aber nicht im Vordergrund

Interner Projektleiter muss anerkannt und „Treiber“ seinInterner Projektleiter muss anerkannt und „Treiber“ sein

Regelmäßige Termine und ausreichend Zeit für die Regelmäßige Termine und ausreichend Zeit für die

Umsetzung Umsetzung –– „verarbeitbare Portionen“„verarbeitbare Portionen“

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Pilotprojektbeispiel

„KonradWissens-

Management“

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Inhalt der Präsentation

UnternehmenUnternehmen

Projekt „Konrad Wissensmanagement Projekt „Konrad Wissensmanagement –– KWM“KWM“

Ausgewählte Maßnahmen und ErgebnisseAusgewählte Maßnahmen und Ergebnisse

ResümeeResümee

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Betriebsdaten

14 Jahre 14 Jahre

5500 Mitarbeiter bei 75% FremdvergabeMitarbeiter bei 75% Fremdvergabe

Produktion: 140 Maschinen/Jahr Produktion: 140 Maschinen/Jahr

Umsatz ca. 10 Mio. €Umsatz ca. 10 Mio. €

Export 60%Export 60%

7% Forschung7% Forschung-- EntwicklungEntwicklung

Geschäftsfeld: Entwicklung & ProduktionGeschäftsfeld: Entwicklung & Produktionvon Holzerntemaschinenvon Holzerntemaschinen

Konrad Forsttechnik Konrad Forsttechnik –– „Der Steilhangprofi!“„Der Steilhangprofi!“

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Harvesteraggregat WOODY

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Seilkransystem WOODLINER

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Kombinationsmaschinen MOUNTY

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HIGHLANDER

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Die neue Dimension der Fortbewegung

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Projektorganisation

ProjektleitungProjektleitungF. Bojerisn: J. Tuppinger

ProjektteamProjektteamM. KonradM. SixG. Schrieflfallweise M. Schmerlaib, R. Kopf

ProjektablaufProjektablaufStart: 24.09.2004Ende: 22.03.20058 Workshops

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Stärken & Schwächen unseres WM

1

2

3

4Umfeld

Organisation

WissensebeneProzessebene

Datenebene

Stimme Stimmenicht zu voll zu 1 2 3 4

Soll IstSoll Ist

Wenig Systematik und InstrumenteWenig Systematik und Instrumentein der in der WiWi-- ErfassungErfassung & & ––weitergabeweitergabe

Expertenwissen ist oftmals nurExpertenwissen ist oftmals nureinmalig und schlecht abgesicherteinmalig und schlecht abgesichert

Struktur des Struktur des FileFile-- ServersServers undundDatenverwaltung ist nicht optimal Datenverwaltung ist nicht optimal organisiertorganisiert

z.T. wird zu wenig dokumentiertz.T. wird zu wenig dokumentiertWissensverlust/VergesslichkeitProbleme bei Abwesenheit

z.T. gibt es Überschneidungen und z.T. gibt es Überschneidungen und Unklarheiten über KompetenzUnklarheiten über Kompetenz-- und und VerantwortungsbereicheVerantwortungsbereiche

……

Umfeldentwicklung (Umfeldentwicklung (KuKu-- BedürfnisseBedürfnisse, , Wettbewerb, Technologien, …) werdenWettbewerb, Technologien, …) werdensehr gut beobachtetsehr gut beobachtet

Wissen des Kunden wird für Wissen des Kunden wird für Produktentwicklung gut genutztProduktentwicklung gut genutzt

UU-- Kultur mit ausreichender FehlertoleranzKultur mit ausreichender Fehlertoleranz

Es gibt wenige Barrieren umEs gibt wenige Barrieren umIdeen und Wissen auszutauschenIdeen und Wissen auszutauschen

„Ausreichend“ „Ausreichend“ persönlpersönl. Kommunikation. Kommunikation

Zugriff auf Wissen/Daten ist gegebenZugriff auf Wissen/Daten ist gegebenExperten sind „leicht“ zu finden undgeben rasch & kompetent Auskunftrelevante Datenquellen stehenjedem MA zur Verfügung

Bemühen um AusBemühen um Aus-- & Weiterbildung der MA& Weiterbildung der MA

……

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Ausgewählte Maßnahmen zur Umsetzung

1

2

3

4

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ABSICHERUNG VON EXPERTENWISSEN

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„Expertenübersicht“1. Identifikation & Sensibilisierung 2. Analyse

3. Zusammenfassung („Expertenübersicht“)

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Bsp. 1: Maschinenstammblatt Maschinenstammblatt WH6 100 Klade

Type : Woody 60 H Seriennummer : WH6 100Baujahr : 2004Inbetriebnahme: 10.11.2003 Kunde : KladeMontage: Langmann H.

Ausführung : ZS ja Steuerung KSS 1.1LS ja Drucker ja

Sonderausführung Mechanik : Neue KettenschmierungKettenspannritzel

Sonderausführung Hydraulik : xx

Sonderausführung Elektronik : LS - Verkabelung neu

Diverses :

Trägerfahrzeug : Mounty 4000 Klade1

Ident-Seriennummer : M40 34 Baujahr : 2004 BH : 2500

Hydraulik: HD A11VO Elektronik:

KS KVA 7 Diverses :

Datum Aktivitäten10.09.2004 Abdichten Rotator Mani / Langmann

… … …

Zuständig

Eindeutige Identifizierung

Personifi-zierung

Wissen …

Was

Wer

Ausführungs-variantenWie

SchnittstellenWomit

AktivitätenWas

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Bsp. 2: VerkaufsprotokollFFFIIIRRRMMMAAA MMMUUUSSSTTTEEERRRMMMAAANNNNNN AAAGGG

Adresse: Musterstraße 7 CH-9443 Musterdorf

Telefonnummer: 0041 71 727 4711

Fax: 0041 71 727 0815

E-Mail: [email protected]

Ansprechpartner: Herr Max Mustermann

Vertretungsvertrag: Nein

Tätigkeitsbeschreibung: Verkauf / Service für Woody mit Grundgerät MM

Gebietsabsprache: Schweiz und Lichtenstein Konditionen Maschinenverkauf: 17% auf aktuell gültigen Listenpreis

Konditionen Ersatzteilverkauf: 20% auf gültige Ersatzteilpreisliste Servicetätigkeit: Wird pauschal beim Verkauf abgerechnet

Km-Geld/Stundensatz: ------ Geschäftsjahr: 2003 2004 2005 2006

Umsätze: (€) 250.000.- 320.000.-

Verkaufte Anlagen: x Stk. y Stk.

Datum: Aktivitäten/Anmerkungen:

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Anwesenheitsübersicht der Experten –Online-Kalender (1)

AusgangssituationAusgangssituationDie Verfügbarkeit von Experten musste individuell erfragt werden -> aufwendige Planung für Problemlösungen

VorgangsweiseVorgangsweiseRecherche, Test und Beurteilung verschiedener MöglichkeitenDefinition der User (Experten)Einschulung (SW und Nutzungsregeln)

ErgebnisseErgebnisseSchnelle und vorausschauende Verfügbarkeitsprüfung von Experten

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Anwesenheitsübersicht der Experten –Online-Kalender (2)

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ÄNDERUNGSMANAGEMENT

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Änderungsmanagement

AnalyseAnalyseAuslöser für ÄnderungenWeg der ÄnderungGegenstand der ÄnderungBetroffenheit von der Änderung…

GestaltungGestaltungDefinition eines Änderungsprozesses für „mechanische Änderungen“ und für „steuerungstechnische Änderungen“ („SW-Änderungen)Implementierung einer regelmäßigen Änderungssitzung

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Änderungsprozess „mechanische Änderung“

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Änderungsprotokoll/-verfolgung

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NETZWERK- und FILESERVER-STRUKTUR & -WARTUNG

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Netzwerk- und Fileserver-Strukturund -Wartung

AusgangssituationAusgangssituationUnübersichtliches EDV-NetzwerkUnklare und nicht abgestimmte Ordner-Struktur am FileserverZu wenig SpeicherplatzKeine klare EDV-Verantwortung

VorgangsweiseVorgangsweiseAnalyse des best. Netzwerkes und der einzelnen Rechner Gemeinsame Definition einer Netzwerk- und Ordner-StrukturBestimmung eines EDV-Verantwortlichen mit klarer Aufgabenbeschreibung

ErgebnisseErgebnisseÜbersicht über klare Netzwerkstruktur und auf Unternehmen abgestimmte Ordner-Struktur am FileserverAnschaffung und Einrichtung eines eigenen DatenserversKlare Verantwortlichkeiten & Regelungen für Speicherung, Sicherung und Archivierung

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Netzwerkstruktur

Technik

Laptop

EDV

Lager

Geschäftsführung

Vertrieb

ElektrikElektronik

Einkauf & AV

Verwaltung

Zeiterfassung (3x)

Netzwerk-StrukturKonrad Forsttechnik

12.06.2005 - v27

Technik_Stefan

ArchivBaggerzubehörElektrikGebirgsharvesterHydraulikLaufwagenNormteileProzessorSpannsystemZubehör

Technik_Markus

ZeichnungenFotosGrafikenHomepageProspekte

Technik_Franz

EinkaufVertriebQ-SicherungProduktionVerwaltungKalkulationBerechnungenBilder

Technik_Drucker

Laptop-KonradLaptop-Buchsbaum

Laptop-SixLaptop-Stuber

Laptop-Kopf

EDV_Xerox

HP-Server

InforInfor:comInfor:test

Infor:demo

RZA_FiBuRZA_Lohn

ELBA

Lager_Wolfi

Lager_Mani

ProduktionServiceQ-Sicherung

Bilder

Aufbaudoku.ProduktionReklamationVersicherungsfälle

Lager_Drucker

GF_GiselaGF_Drucker

Vertrieb_HeliVertrieb_Buchsbaum

Vertrieb_Drucker

Elektrik

Elektronik_Six

PlatinenProgrammeGeräte, Module, ArtikelWissensbasis

Elektronik_allgemein

PlatinenProgrammeGeräte, Module, ArtikelWissensbasis

Elektronik_Drucker

AV_Günther

FotosBeschreibungenKatalogZwischenablage

VW_BarbaraVW_Christa

VW_Drucker

Zerf_ElektroZerf_Montage

Zerf_Fertigung

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Fileserver-Struktur – Umsetzung

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Sicherungs- & Archivierungskonzept

• ½-jährlich auf DVD• externe Aufbewahrung

Alle 10 Wo wird ein Band extern abgelegt

Nach eigenem Ermessen

Si d. SicherungSi d. Sicherung

½-jährlich auf DVD1x jährlich Band/DVDNach eigenem Ermessen

ArchivierungArchivierung

Zugriff möglichkein/eingeschränkter Zugriff

Zugriff durch Nutzer frei definierbar

ZugriffZugriff

„Spiegelung“ auf 2-te Festplatte; nur in eine Richtung

Magnetband• DVD• Wechselplatte• Datenserver

Si Si -- WIEWIE

täglichwöchentlichSo oft wie nötig;min. 1x im Monat

Si Si -- WIE OFTWIE OFT

0.00 Uhr – 06.00 UhrFr/SaNach eigenem Ermessen

Si Si -- WANNWANN

Automatisch -> Verantwortlich: Kreutzer

G. SchrieflJeder NutzerSi Si -- WERWER

DatenDaten--ServerServerHPHP--ServerServerAPAP--RechnerRechner

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Festlegung vonDokument-/Dateimerkmalen

Für alle Dokumente Für alle Dokumente --> > Fußzeile mit Fußzeile mit Speicherpfad/Dateibezeichnung/Bearbeiter/DatumSpeicherpfad/Dateibezeichnung/Bearbeiter/Datum

Definition von Dateiformat und Definition von Dateiformat und ––bezeichnungenbezeichnungen(Benennung, Version/Aktualität)(Benennung, Version/Aktualität) für …für …

Kunden-Dokumente (Angebote, Kauf- und Mietverträge)

Bestellungen

Zeichnungen

Schaltpläne

…

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ZUSTÄNDIGKEITEN DEFINIEREN

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„Quick-Wins“

Einheitliche BestellvorlagenEinheitliche Bestellvorlagen

Anstoß & Durchführung AUTOCADAnstoß & Durchführung AUTOCAD--SchulungSchulung

AdressdatenbankAdressdatenbankEinheitliche Kategorisierung in einem System

ABC-Kategorisierung von Kunden & Lieferanten

Aktualisierung des Aktualisierung des FirewallFirewall--SystemsSystems

Einbindung der ADMAEinbindung der ADMA--Laptops in das Firmennetz („Intranet“)Laptops in das Firmennetz („Intranet“)

……

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Resümee

Geschäftsführung muss voll hinter dem Projekt stehen!Geschäftsführung muss voll hinter dem Projekt stehen!

Erkennbarer Nutzen und „spürbare“ Verbesserungen für Erkennbarer Nutzen und „spürbare“ Verbesserungen für Mitarbeiter und UnternehmenMitarbeiter und Unternehmen

Motiviertes ProjektteamMotiviertes Projektteam

Zeit für Umsetzung muss berücksichtigt und von der Zeit für Umsetzung muss berücksichtigt und von der Geschäftsführung eingestanden werdenGeschäftsführung eingestanden werden

Moderator/Coach ist notwendigModerator/Coach ist notwendigUnanhängige Person, die noch nicht „betriebsblind“ istOffeneres Verhältnis im Projektteam

Erfahrungsaustausch mit anderen Projektteilnehmern bei Erfahrungsaustausch mit anderen Projektteilnehmern bei Schulung und Schulung und ERFAERFA--RundenRunden


isn - innovation service network GmbH

Hugo-Wolf-Gasse 6a, A-8010 Graz

T +43.316.919229-93 F +43.316.919229-99

[email protected] | www.innovation.at

Dr. Josef Tuppinger Ing. Franz Bojer

Konrad Forsttechnik GmbH

Oberpreitenegg 52, A – 9451 Preitenegg

T +43.4354.2432 F +43.4354.243235

[email protected] | www.forsttechnik.at

„Beginne mit dem, was notwendig ist,dann tue dein Möglichstes, und plötzlich wirst du das Unmögliche vollbringen.“

Franz von Assisi

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I-KNOW 05: Wissensmanagement für KMU