Information über das Projekt Zukunftsentwicklung und zum … · Teilprojekt Wissens-management . Teilprojekt Personal-entwicklung und Potentialanalyse Teilprojekt Behörden-, Führungs-

Regierungspräsidium Gießen

Information über das Projekt Zukunftsentwicklung und zum Umsetzungsprozess

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Ausgangsüberlegungen zur Projektidee von Regierungspräsident Dr. Witteck

exzellente Fachlichkeit

sichern & ausbauen

Wissens-vorsprung erhalten

Resilienz der Mitarbeiter

erhalten

Behörde gegenüber Einflüssen

stärken

RP Einspar-bemühungen zur Haushalts-konsolidierung

Arbeits-verdichtung Demografischer

Wandel

schlechter werdende Arbeits-bedingungen

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Zielsetzung und Projektauftrag

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Projektstruktur, -auftrag und -fragestellungen

Gesamtprojekt-leitung mit

Projektbüro

Teilprojekt Organisation, Struktur und

Aufgabenkritik

Teilprojekt Prozess-optimierung,

-analyse Teilprojekt Wissens-

management

Teilprojekt Personal-

entwicklung und Potentialanalyse

Teilprojekt Behörden-,

Führungs- und Veränderungskultur

Jedes Teilprojekt hat eine Teilprojektleitung und 12 paritätisch besetzte Teilprojektmitglieder. Verfolgt wird das sog. „Bottom Up-Prinzip“ , damit -alle Projektbeteiligten involviert, - deren Wünsche und Bedürfnisse erkannt und in die Ansätze und Konzepte eingebracht werden können, -die Transparenz gefördert und die Zusammenarbeit und das gegenseitige Verständnis gestärkt werden.

Projektsteuerungsgruppe (PSG)

RP, RVP, AL IV

Projektausschuss (PA)

AL‘s, FB, PR, SchwbV

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Projektbüro


Aufgabenkritik

Teilprojekt Prozess-optimierung, -

analyse Teilprojekt Wissens-

management





AUFTRAG OSA: - effiziente Organisationstrukturen etablieren - Aufgabenkritik durchführen - Aufgaben bereinigen - organisatorische Struktur zu analysieren - mit Proza optimierte Organisationstruktur erarbeiten

OSA - Verzahnung • Welche Ansätze gibt es zur Durchführung von Aufgabenkritikgesprächen

oder sonstigem Verbesserungspotential? • Welche Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten sind zu

optimieren? • Welche Aufgaben lassen sich in Teams zusammenführen? • Wie funktioniert ein Team? Wie funktioniert Führung im Team?

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Projektbüro


Aufgabenkritik



management





AUFTRAG PROZA: - effiziente und kostengünstige Arbeitsabläufe sicherstellen - Arbeitsbereiche und Arbeitsabläufe identifizieren, priorisieren und optimieren

ProzA - Verzahnung • Welche Prozesse sind zu optimieren? • Welche Prozessabläufe sind in der Zusammenarbeit mit

anderen Organisationseinheiten zu verbessern?

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Projektbüro


Aufgabenkritik



management





AUFTRAG WISSEN: - Verfahren zum Wissensmanagement - Fachwissen und Praxiswissen erhalten

Wissen - Verzahnung • Wie wird Wissen nutzbar gemacht, geteilt, weiter gegeben? • Welche technischen Möglichkeiten werden genutzt? • Welche könnten zusätzlich genutzt werden? • Wie könnte eine Wissensakte in einem Team aussehen?

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Projektbüro


Aufgabenkritik



management





AUFTRAG PERS: - Strategien konzeptioneller Personalentwicklung - Datentableau zur Erhebung und Erfassung der Mitarbeiterpotentiale - Anforderungen der verschiedenen Arbeitsplätze erfassen

Pers - Verzahnung • Welche Rahmenanforderungsprofile gibt es? • Sind die Kompetenzen der Beschäftigten bekannt? • Welche Kompetenzen werden benötigt, um die Aufgaben erfüllen zu

können? • Gibt es für die MA Aufgaben-/Stellenbeschreibungen? • Sitzt der richtige MA auf dem richtigen Platz?

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Projektbüro


Aufgabenkritik



management





AUFTRAG KULTUR: - Erhebung des in der Behörde tatsächlich verankerten Wertesystems - konkrete Handlungsmaßnahmen zur Etablierung einer offenen, vertrauensvollen, kommunikativen Veränderungskultur entwickeln und umsetzen

Kultur - Verzahnung • Welchen Wertekanon haben wir? • Welche kulturellen Umgangsformen sind vorhanden? • Wie soll die Kommunikation zur Teambildung gestaltet

werden? • Welche Unterstützung kann die TPG Kultur anbieten?

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Wesentliche Erfolgsfaktoren

• Das Projekt wurde auf eigene Initiative und ohne Druck

von außen initiiert. • Alle Führungskräfte wurden mit einbezogen und

nahmen an einem 4-tägigen Workshop zum Thema „Systemische Gruppendynamik“ teil.

• Die Beschäftigten wurden abteilungsübergreifend und vielfältig in die Projektarbeit eingebunden und fortlaufend über Mitarbeiterbriefe, Informationsveranstaltungen und eine Informationsplattform (MOSS) informiert.

• Die Teilprojektgruppen organisierten sich selbst und erhielten keine inhaltlichen Vorgaben während des Projekts, sondern wurden systemisch unterstützt.

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Wesentliche Erfolgsfaktoren

Das Bottom-up-Prinzip hat dazu geführt, dass sich alle Projektbeteiligten - mit ihrer eigenen Rolle und Funktion

auseinandergesetzt haben, - mit der Rolle und Funktion der Kollegen

auseinandergesetzt haben - mit der Rolle und Funktion der Behörde

auseinandergesetzt haben. Dies hatte spürbar positive Auswirkungen - auf das eigene Bewusstsein und damit auch - auf die Arbeitsatmosphäre.

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Welche Ergebnisse wurden erzielt? Der 800 Seiten umfassende Abschlussbericht besteht aus einem das Projekt beschreibenden Bericht und einem Anlagenteil. Der Anlagenteil enthält sämtliche Beschlussvorlagen, die durch das Projekt entstanden sind und zum Teil bereits auch schon zur Umsetzung in die Linie weitergegeben wurden. Es gibt sowohl Empfehlungen für eine hausweite Umsetzung, aber auch dezernatsbezogene Lösungsansätze. Themen-Stichworte sind u.a. Personalentwicklung, Fortbildung, Teambildung, Teamgespräche, Wissensweitergabe, Prozessanalyse, innere Haltung, Aufgabenkritik u.v.m.

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Welche Ergebnisse wurden erzielt?

OSA

• Hat mit Proza eine filterbare Aufgaben- und Prozessliste für das gesamt Regierungspräsidium (1100 Prozesse) erstellt

• Hat 33 Aufgaben kritisch hinterfragt und Optimierungsvorschläge unterbreitet • Hat die Vision eines auf Teamstrukturen basierenden Organigramms entwickelt und Grundlagen

für die Teamarbeit entwickelt

Proza

• Hat mit OSA eine filterbare Aufgaben- und Prozessliste für das gesamt Regierungspräsidium erstellt

• Hat 20 Prozesse analysiert und Optimierungsvorschläge unterbreitet • Hat einen Leitfaden „Prozessoptimierung leicht gemacht“ erstellt

Wissen

• Hat eine Wissenslandkarte erstellt • Hat eine Vorlage für die Erstellung von Wissensakten erstellt und eingeführt • Hat einen Dokumentenleitfaden entwickelt

Pers

• Hat anhand der Prozessliste Aufgabenbündel (Genehmigung, Sanktion, Überwachung, Finanzen, Verwaltung, Beratung, Führung, Planung, QM, Krisenmngt.) gebildet und dafür Rahmenanforderungsprofile erstellt

• Hat einen Kompetenzkatalog und aus beidem zusammen ein Datentableau erstellt, das den Personaleinsatz optimieren könnte

• Hat das Personalentwicklungskonzept überarbeitet und Vorschläge zur Ergänzung gemacht

Kultur

• Hat das Wertesystem der Behörde analysiert und daraus Maßnahmen abgeleitet • Hat Handlungsleitfäden für moderierte Team- und Gruppengespräche, für die Durchführung von

Workshops und für die Bildung eines Moderatorenpools erstellt • Hat eine Orientierungshilfe für Veränderungen erstellt

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Beispiel: Prozess- und Aufgabenliste

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1150 Aufgaben/Prozesse

Genehmigung

Qualitäts-management

Überwachung

Finanzen

Sanktionen

Verwaltung

Beratung Planung

Krisen-management

Zuordnung zu Aufgabenbündeln

Führung

Beispiel: Aufgabenbündel

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• Aufgabenbeschreibung • Festlegen der Basiskompetenzen − Fachkompetenz − Methodenkompetenz − Sozialkompetenz − Persönlichkeitskompetenz

• Unterstützung für Arbeitsplatz- beschreibung und Dienstpostenbewertung

Beispiel: Rahmenanforderungsprofil

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• Erarbeitung Datentableau • Abgleich − Selbsteinschätzung − Fremdeinschätzung − Anforderungsprofil

• Ziel: Jeder Mitarbeiter sitzt an der richtigen Stelle

Beispiel: Fragebogen zur Selbsteinschätzung

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Beispiel: OSA-Vision als mögliches Modell

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0 10 20 30 40 50 60

Sparsamkeit *

Transparenz *

Vorbildfunktion

Stressfreies Arbeiten *

Gerechtigkeit *

Kreativität

Flexibilität

Konflikfähigkeit

Loyalität

Kritikfähigkeit

Offenheit

Spaß

Verlässlichkeit

Teamfähigkeit

Verantwortung wahrnehmen

Respekt

Ehrlichkeit

Kollegialität

Wertschätzung

Vertrauen

Welche Werte sind am Arbeitsplatz besonders wichtig?

0 10 20 30 40 50 60

Stressfreies Arbeiten * Sparsamkeit * Transparenz *

Vorbildfunktion Gerechtigkeit *

Kollegialität Spaß

Verlässlichkeit Teamfähigkeit

Loyalität Verantwortung wahrnehmen

Respekt Kreativität Flexibilität

Konfliktfähigkeit Ehrlichkeit Vertrauen

Wertschätzung Kritikfähigkeit

Offenheit

Welche Werte sind in unserer Behörde am wenigsten realisiert?

Beispiel: Analyse des Wertesystems

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Beispiel: Leitfäden I

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Beispiel: Leitfäden II

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Beispiel: Leitfäden III

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Transformationsprozess

Mit Beendigung des Projekts Zukunftsentwicklung ist das Dezernat 11.3 als zentrale Stelle für Veränderungsmanagement mit der operativen Umsetzung der Ergebnisse beauftragt worden. Dazu gehört auch das Controlling sowie die Koordination und Beratung bei Maßnahmen in den Abteilungen. Die Aufgaben reichen von der strategischen Personalbedarfsentwicklung, Personalnachfolgeplanung, Agemanagement über Wissensmanagement, strategisches Gesundheitsmanagement, Mentoring, Coaching und Supervision bis hin zu Organisationsuntersuchungen, Prozessoptimierung, Teambildung und-weiterentwicklung, Projektmanagement und Ideenmanagement. Eine Kurzversion des Abschlussberichts finden Sie ebenfalls hier im Downloadbereich.

Übertragung der Aufgabe in die Linienorganisation

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