Informationsreihe Teilnahme der HIS-Hochschulen am dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV) Teilnahmemodelle und Lösungen, Meilensteinplan und Betrieb

Informationsreihe

Teilnahme der HIS-Hochschulen am dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV)

Teilnahmemodelle und Lösungen, Meilensteinplan und Betrieb

Dr. Lars Hinrichs, Thomas LipkeUB1 – Hochschul-IT

Schwarzenberg, den 14. November 2011

2Teilnahme der HIS-Hochschulen am dialogorientierten Serviceverfahren

Agenda

• Einleitung• HIS-Verfahren und das DoSV

– ZUL-GX– HISinOne-APP

• Roadmap und Unterstützungsleistungen– Entwicklungsfahrplan– Implementierungsfahrplan– Support im laufenden Betrieb


EinleitungBegriffsabgrenzung

• DoSV: Gesamtheit des Verfahrens zur Koordinierung von mehreren Studiengangswünschen im Rahmen einer Kampagne Bewerbung und Zulassung.

• HhK: HIS-hochschulstart-Komponente bestehend aus dem HIS-DoSV-Konnektor und dem Bewerbungsportal zur Anbindung von ZUL-GX.

• HISinOne-APP: Komplettlösung für Bewerbung und Zulassung innerhalb der Softwaregeneration HISinOne.

• hochschulstart.de: Software auf Seiten der SfH die sowohl aus dem Bewerberportal, dem Mitarbeiterportal als auch dem Administrationsbereich für das Gesamtverfahren besteht.

• Verfahrenstyp: Unterscheidung der Hochschulen auf Basis der Anwendung eigener Verfahren im Bereich Bewerbung und Zulassung (Typ A – Typ D).


EinleitungRahmenbedingungen

• Max. 180 Hochschulen die am DoSV teilnehmen– als GX- / QIS-Hochschule– als HISinOne-Hochschule

• unterschiedliche weitere Beteiligte (Ministerien, Datenschutz, unterschiedl. Verfahrensbetreiber etc.)

• mannigfache Voraussetzungen– vertragstechnische Voraussetzungen– fachliche Voraussetzungen – technische Voraussetzungen

• verschiedene Aufgabengebiete zum Echtstart:– Schaffung der techn. Voraussetzungen– Planung auf fachlicher und organisatorischer Ebene– Umsetzung der Ergebnisse / des SOLL-Prozesses

• Enges Zeitfenster


EinleitungAnforderungen an die HIS-Verfahren

• Unterstützung von Mehrfachstudiengängen• Antragsmenge flexibel• Dialogorientierte Web-Kommunikation

Bewerber Hochschule• „einfache“ Integration in die bestehende Landschaft• Teilnahme bei Betrieb eines eigenen

Bewerbungsportals bzw.• Teilnahme auf Basis der Bewerberkomponente der

SeSt• Unterstützung der verfahrensrelevanten SAF• Kommunikation in Echtzeit (Webservice) oder per

sicherem Dateiaustausch (SFTP)


HIS-Verfahren und das DoSVLeistungsumfang Bewerbungsportal - Stichpunkte

• Authentifizierter Zustand• Master-Detail-Konzept• Geführte Erfassung verfahrensrelevanter Daten je

nach vorheriger Auswahl• Kern: Antrag mit verschiedentlich konfigurierbaren

Statusausprägungen• Stammdatenanpassung• Kommunikationsplattform im Rahmen des

Gesamtprozesses• Stark konfigurierbar mit Bordmitteln• Übernahmemöglichkeit aus ZUL-GX• Mehrsprachig• RSS-Feeds und Benachrichtigungen


HIS-Verfahren und das DoSVTeilnahme mit HISinOne-APP

– dezentrales Bewerbungsportal für alle Studiengänge

– HIS-DoSV-Konnektor zum Austausch der Verfahren

– Integration in die bestehende Systemlandschaft

– Kommunikation in Echtzeit


HIS-Verfahren und das DoSVTeilnahme mit HISinOne-APP

Dezentrales BewerbungsportalAutomatische Übertragung der Studienangebote an DoSV-PortalEinfach- und MehrfachstudiengängeAlle Studiengänge der Hochschule werden in einem Portal beworbenBewerber können ihre zentral gepflegten Stammdaten übernehmenBewerber können Bewerbungen anlegen, abgeben und nachverfolgenSachbearbeiter und Bewerber können in Echtzeit Daten an das DoSV-Portal übermitteln und abrufenUnterstützung hochschuleigener Auswahlkriterien


HIS-Verfahren und das DoSVTeilnahme mit ZUL-GX und zentralem Bewerberportal mit bzw. ohne Betrieb von QISZUL


HIS-Verfahren und das DoSVTeilnahme mit ZUL-GX - Funktionsumfang

Dezentrales Bewerbungsportal Zentrales BewerbungsportalAutomatische Übertragung der Studienangebote aus ZUL-GX

Automatische Übertragung der Studienangebote aus ZUL-GX

Einfach- und Mehrfachstudiengänge Einfach- und MehrfachstudiengängeAlle Studiengänge der Hochschule werden in einem Portal beworben

QISZUL für Nicht-DoSV-Studiengänge

Bewerber können ihre zentral gepflegten Stammdaten übernehmenBewerber können Bewerbungen anlegen, abgeben und nachverfolgen

Bewerber können Bewerbungen anlegen, abgeben und nachverfolgen

Sachbearbeitung mit ZUL-GX Sachbearbeitung mit ZUL-GXUnterstützung hochschuleigener Auswahlkriterien


HIS-Verfahren und das DoSV

SAF Bezeichner Phase

101 Studienangebote durch HS anlegen/ändern V, C

201 Bewerbungsunabhängige Daten eines Bewerbers über BID durch HS abrufen

B, K1, E, K2, C

202 Geänderte Stammdaten von Bewerbern an HS übermitteln

B, K1, E, K2, C

204 Stammdaten von Bewerbern durch HS abrufen B, K1, E, K2, C

301 Neue Bewerbungen an SeSt übermitteln B, K1

302 Geänderte Bewerbungen an SeSt übermitteln B, K1, E, K2

303 Neue oder geänderte Bewerbungen an HS übermitteln

B, K1, E, K2, C

304 Bewerbungen durch HS abrufen B, K1, E, K2, C

401 Studienpakete durch HS anlegen/ändern V, B, K1, C

402 Ranglisten an SeSt übermitteln V, B, K1, E, K2


EntwicklungsfahrplanRoadmap für die Entwicklung

– Entwicklungsschwerpunkt I Version Nov. 2011 der SeSt-Software

– Interne Tests mit der SfH

– Pilottest mit 7 Hochschulen im Sinne einer Prozesskettensimulation Veröffentlichung der Ergebnisse

– Start der Bewerbungskampagne WS 2012/13


ImplementierungsfahrplanRoll-out der Verfahren für die Bewerbungskampagne WS 2012/13 – Phasenmodell für den Start der Kampagne

Phase I

•Schaffung der technischen Voraussetzungen:•Hochschule auf Basis HIS-Dokumentation bzw.•HIS-Image als Vorlage / Referenz

•Ziel: Schaffung techn. Umgebung (Tomcat) innerhalb der HS-Infrastruktur zum Start des Einrichtungsassistenten

Phase II

•Fachliche Planung:•Basis HIS-Referenz-Modell und Dokumentation, SfH-Infoportal•Regionale Workshops zur Vorstellung der Referenzen•Abgleich HIS-DoSV-Referenz- mit HS-Referenzmodell

•Ziel: Sollprozess der HS zur Teilnahme am DoSV

Phase III

•Umsetzung:•HS und HIS gemeinsam auf Basis der Ergebnisse aus Phase I und II•Einrichtungsassistent zum Aufsetzen des Gesamtsystems•Assistent zur Vorbereitung der Bewerbungskampagne

•Ziel: Start der Vorbereitungsphase DoSV


Implementierungsfahrplan Roll-out der Verfahren für die Bewerbungskampagne WS 2012/13 – Zeitachse bis zum Start der Vorbereitungsphase

aktuell

•Hochschule:•Vertrags-unterzeichnung

•HIS:•Etablierung der Angebote und Workshops

•Planung der Einführungen mit den Vertrags-HS

•Mitarbeiter-schulung

11./12.2011

•Beginn Phase I

•Beginn Phase II

•Regionale Workshops für Phasen I und II

•Organisatorische Anpassungen

•Pilotentestläufe

ab 01.2012

•Auslieferung

•Beginn Phase III

•Vorort-Einsatz HIS zur Etablierung

•Schulungen

•Verfahrenstest und Simulation der Prozesskette

04.2012

•Beginn Vorbereitungs-phase WS 2012/13

•HIS-Supportteam

•Support in Abstimmung mit SfH und LRZ


ImplementierungsfahrplanBausteine für Produktivsetzung HhK

Regionale Angebote

•Vorbereitende Workshopreihe für Vertrags-hochschulen

•Regionalzentren/Ansprechpartner

•ggf. spontane Zwischentreffen

•Finale Workshopreihe / Hilfestellung

Einsätze

•5 Inklusivtage je Hochschule

•2-3 Tage direkt vor Ort

•Inbetriebnahme der HIS-Verfahren

•Installations- und Einrichtungs-assistent

Testläufe

•Verwendung der Ergebnisse der Pilotierung

•Prozesskettentest für „alle“

•Testfälle und Musterdaten

•Kurze Prozesskette je HS (ständig)

Dokumen-tation

•Techn. Voraussetzungen

•Fragebogen

•Musterdatenbank

•Image

•HIS-Referenzmodell

•Testfall-dokumentation

•Anlage V

•SfH-Infoportal


Workshopreihe zur Initialisierung Phase I und II – Vorbereitung Phase III

• Termine: 49. und 50. KW 20111

• Teilnehmer: – HhK-Vertragshochschulen– HIS-Referenten– SfH-Referenten

• Themenschwerpunkte:– Tag 1: Technische Voraussetzungen DoSV mit HhK– Tag 2: Fachliche Voraussetzungen und Neuerungen DoSV mit HhK

• Weitergehende Angebote: finale Workshops zur Klärung letzter offener fachlicher Fragen 10. und 11. KW 2012


Support für den laufenden BetriebSupportleistungen im Sinne des Supportvertrages

• Jährlicher Support für den Regelbetrieb– Pflegeleistungen– Weiterentwicklungen und zukünftige Verwendung– Unterstützung und Beratung

• Abgestimmt auf das Supportkonzept der SfH mit den angebundenen Beteiligten für das Produkt hochschulstart.de


EinführungsfahrplanWas bietet die HIS mir?

• Unterstützende Maßnahmen der HIS:– Jährlicher Support mit Inklusivtagen

entsprechend der getroffenen Supportvereinbarung

– Installations- und Einrichtungsassistent– Vorortunterstützung zur Inbetriebnahme – Referenzprozesse– Regionale Workshops und Schulungen– Unterstützung bei HS-Testläufen auf Basis von

Testfalldokumentationen

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