Informationsbroschüre

Informationsunterlagen MS-Friedhof

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MS-Friedhof

Verwaltungs- und Informationssystem

für kirchliche und kommunale Verwaltungen

Das Programmpaket MS-Friedhof ist das Resultat einer mehrjährigen Entwicklung (seit 1984) in Zusammenarbeit mit kirchlichen und kommunalen Friedhofsverwaltungen in den Bundesländern: Hamburg, Schleswig-Holstein, Niedersachsen, Berlin, Mecklenburg-Vorpommern, Thüringen, Nordrhein-Westfalen und Sachsen. Ab 1997 wurde das Programm unter der Benutzeroberfläche Windows 95/98 eingesetzt und ist mit den heute gängigen Betriebsystemen kompatibel. In enger Zusammenarbeit mit mehreren Friedhofsverwaltern wurde die Software optimal auf die Anforderungen einer Friedhofsverwaltung zugeschnitten, was sich sowohl in der übersichtlichen Dialogführung, als auch in den umfangreichen und komfortablen Beauskunftungsmöglichkeiten niederschlägt. Als Hardwarevoraussetzungen können Einzelplatzstationen, sowie auch Netzwerke mit einem Server und mehreren PCs eingesetzt werden. Damit Sie wissen, wer hinter MS-Friedhof steht, hier ein paar Worte zu MICRO SYSTEME:

* die Firma ist als System- und Softwarehaus seit 1979 in Hamburg ansässig. * das Softwarekonzept MS-Friedhof ist eines von vielen Software- programmen, die in unserem Hause für verschiedene Branchen entwickelt wurden. Durch unsere langjährige Erfahrung mit Friedhofssoftware werden Sie auch bei der organisatorischen Beratung optimal unterstützt. * Komplettlösungen sind unsere Spezialität Selbstverständlich bieten wir Ihnen eine Gesamtlösung mit allen Hardware- und Betriebssoftware Komponenten aus einer Hand an.

* der Service Ein Software-Betreuungsvertrag mit unserem Haus sichert Ihnen jederzeit einen reibungslosen Betriebsablauf zu.

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1. Friedhof 1.1 Grabstellenregister

Dieser Programmteil stellt die Erfassung der Grabstellen mit Auskunft und der mit dem Grab verbundenen Daten, wie z.B. Beerdigte, Aufträge, Angebote, Zusatztexte, Skizzen, Terminplan, Grabmalhistorie und offene Posten bereit. Alle Daten können hier erfasst und abgerufen werden. Die Grabskizze, die über die Lage der einzelnen Grabstellen informiert und für den Gärtner unentbehrlich ist, kann bequem angelegt und ausgedruckt werden. Abgelaufene Grabstellen werden mit allen dazugehörigen Daten archiviert und zur Wiedergabe freigegeben.

1.2 Beerdigtenregister Das Beerdigtenregister enthält alle Daten der Verstorbenen.

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1.3 Aufträge verwalten

Einmalaufträge Die Auftragserfassung ist so konzipiert, dass eine schnelle Eingabe ermöglicht wird. Bei Einmalaufträgen, wie z.B. Bestattungsaufträgen und Verlängerungen, werden automatische Gebühren abhängig von z.B. Beerdigungsart, Grabart, Grablage, Neukauf oder Verlängerung vom Programm vorgelegt. Daueraufträge Eine Anzahl von Grabpflegeaufträgen deckt den gärtnerischen Bereich des Friedhofs ab. Legatsaufträge Mit Historie, Aufstockung, Rückzahlung, Ausbuchung, Zinsrechnung. Fakturierung Eines Auftrages aus der Auftragsverwaltung heraus. Automatisches Buchen und Drucken der Rechnung und Berücksichtigung

• des Rechnungsbetrages • der Anzahlung • der Legate • der Gutschriften • der Mehrwertsteuer • Abrechnungstermine der Auftragsposten

Aufträge zurücksetzen 1.4 Angebote/Texte verwalten

Der gesamte Schriftverkehr wird über diesen Programmteil abgewickelt und der Eintrag mit dem Bezug bei der Grabstätte eingetragen. In Abhängigkeit von Grab- und Angebotsart können Angebotsvorlagen erstellt werden und auf die jeweiligen Grabnummern kopiert werden. Der Sammeldruck der Angebote unterstützt Infopost.

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1.5 Legate verwalten

Legate bearbeiten Legate buchen Legate umbuchen Legatsrechnungen

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1.6 Rechnungsausgänge

Allgemeine Rechnungen Rechnungslegung und –druck mit automatischen Gebühren an Grablage, Grabart, Beerdigungsart, Neukauf, Verlängerung, Benutzung der Friedhofs-Einrichtungen sind einfach und unkompliziert. Serienrechnungsschreibung z.B. von Daueraufträgen, Legaten und Einmalaufträgen für die gesamte Frühjahrsbepflanzung für ausgewählte Pflanzstati, Überweisungsträger. Verlängerungen Friedhofsunterhaltungsgebühren Unterschiedliche Verlängerungsintervalle sind möglich, ohne dass der Anwender den genauen Ablauf der Leistungen kennen muss.

1.7 Rechnungseingänge

Eingangsrechnungen Kassenbewegungen Lieferantengutschriften Zahlungsausgang Eingangsrechnungsschlüssel

1.8 Zahlungsverkehr

Zahlungseingang

Gutschriften Mahnungen Möglichkeit der Mahnung zinsträchtiger Außenbestände im Zusammenhang mit Zahlungsbedingungen. Ein manuelles Selektieren von überfälligen Rechnungen fällt gänzlich fort. Eine einzugebende Untergrenze sorgt dafür, dass keine Cent Beträge gemahnt werden.

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2. Stammdatenverwaltung 2.1 Nutzungsberechtigte

Bestatter

Steinmetze Lieferanten Jeweils mit Rechnungsanschrift, Bankverbindung, Umsätze und offene Posten 2.2 Wohnorte 2.3 Grabarten z.B. EW=Erde Wahl, ER=Erde Rasen UH =Urnenhain, UR=Urne Rasen Mit Übersicht der Grabarten, Gesamtzahl und wie viele davon belegt sind. 2.4 Beerdigungsarten Erde, Urne, Kinder Mit Hinterlegung der Ruhefristen und der Verlängerungsart ob jährlich oder monatlich. 2.5 Gebühren

Die Gebühren sind ein elementarer Bestandteil des Systems. Abrechnungen aller Sach- und Dienstleistungen auf dem Friedhof. Hinterlegung für die Berechnung der Verlängerung nach Grab, Stelle oder Posten. Einfache Preispflege Mehrere Umsatzsteuersätze

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2.6 Haushaltsstellen

Einrichten Einnahmen, Ausgaben oder Sammelhaushaltsstelle Statistik Anzeige der Umsatzzahlen für das laufende Jahr, Vorjahr und Vorvorjahr mit Monats- und Jahresumsätzen. Haushaltsstellenjournal

2.7 Pflanzstatus

3. Listen 3.1 Grabliste

Chronologisch, topografisch 3.2 Auftragslisten

Ausgabe nach Grabnummern, Auftragsnummern, Kundennummern, Kundenname und Pflegerevier. Mit Filter nach Auftragsart oder Rechnungsart

3.3 Rechnungslisten

Eingangslisten

Ausgangslisten Rechnungslisten Umfassender Überblick über stornierte Rechnungen und Leistungen.

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3.4 Zahlungslisten

Zahlungseingänge

Kassenbuch Zahlungseingangsjournal Darstellung der Verteilung der einzelnen Zahlungseingänge auf die verschiedenen Haushaltsstellen in der Tabelle. 3.5 Pflanz- und Arbeitslisten

3.6 Arbeitskarten drucken 3.7 Terminplan 3.8 Terminübersicht 3.9 Gebührenkatalog 3.10 Listformate

4. Systemdaten 4.1 Mandanten

Unter der Mandanten-Nr. (max. 999) wird festgelegt, ob ein oder mehrere Friedhöfe unter gemeinsamen Verwaltung geführt werden sollen.

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4.2 Benutzerverwaltung

Benutzer Gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Benutzer mit unterschiedlichen Zugangsrechten im System. Kennwörter Jeder Benutzer verfügt über ein geheimes Kennwort, dass ihm den Zugang zum System sichert. Zugriffsrechte Steuerung mehrerer Einschränkungen vom Löschverbot bis zur vollständigen Sperrung eines Programmteils (benutzergebunden oder global) über Zugriffsrechte. 4.3 Anreden 4.4 Kassenschlüssel

99 Kassenschlüssel Kassenbuchtyp: Bank oder Kasse Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge und aktueller Bestand Journal Übersicht nach Kassenbucheinträgen mit Eingrenzung von/bis Datum mit Druck

4.5 Umsatzsteuerschlüssel

99 Umsatz- oder Vorsteuerschlüssel aus Netto oder aus Brutto mit Gültigkeitsdatum von/bis.

4.6 Zahlungsbedingungen

Diese bilden den Grundstein für ein automatisches Mahnwesen. Erfassen von Skonti und Mahnfristen

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4.7 Rechnungsarten

Ansteuerung von mehreren Rechnungsnummernkreisen und deren Formulartext Endungen wie: Grabkaufrechnungen Steinmetzrechnungen Grabpflege und Legate

4.8 Grabnummernformatierung

Die Grabnummernformatierung erhöht deutlich die Lesbarkeit durch zusätzliche Eingabe, wie z.B. Leerzeichen, Bindestrich oder Schrägstrich.

4.9 Automatische Gebühren

Hier können die für Bestattungen und Verlängerungen erforderlichen Gebühren festgelegt werden, so dass bei Neukauf, Nachbeisetzungen oder Verlängerungen automatisch die richtigen Gebühren erhoben werden. Es werden Verknüpfungen zwischen der Beisetzungsart, der Grabart, der Dauer des bestehenden Nutzungsrechtes und des Gebührenkataloges hergestellt.

4.10 Systemsteuerung

Voreinstellungen des Mandanten, Mindestrechnungsbertag, Mindestgutschriftenbetrag Voreinstellungen der Haushaltsstellen für Zinsen, Anzahlungen, Kunden- und Lieferantengutschriften, Legatsaufnahme und –entnahme. Verbuchen der Eingangsrechnungen bei Rechnungseingang oder Zahlungsausgang.

4.11 Jahresabschluss

5. Formulare/Report MS-Texteditor Mit diesem leistungsstarken Texteditor können alle Formulare oder Anschreiben durch den Anwender erstellt werden. Report bearbeiten/drucken Mit dem SQL-Report können alle Listen, Statistiken auf einfache Weise erstellt werden. Die Auswertungen können kundenspezifisch angezeigt bzw. ausgedruckt werden. Report für 2 Tabellen Mit diesem leistungsstarken SQL-Abfrage Modul können Listen aus zwei verschiedenen Tabellen zusammengefügt, erstellt und auch ausgedruckt werden. Somit gibt es die Möglichkeit, spezielle auf den Friedhof abgestimmte Listen zu erstellen und zu bearbeiten.

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Friedhofsverwaltung des Ev.-Luth. Kirchengemeindeverbandes am Grindel

Friedhofsverwaltung, Grindelallee 43, 20146 Hamburg

#N_Anr01# Telefon:(040) 410 60 66 #N_N01# Telefax:(040) 410 82 63 #N_N02# Sprechzeiten: #N_Str# Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr #N_PLZ# #N_Ort# Donnerstag geschlossen #_TDat# / #_UZ# Gebührenbescheid Nr.: 500 /#R_Abk##R_Nr# Grablage:#G_Nr# Grabart: #G_Art# Grabstellen: #G_Stellen# für die Beisetzung: #B_Name# geboren: #B_GDat# gestorben: #B_SDat# beerdigt: #B_Dat# Aufgrund der genehmigten Friedhofsgebührensatzung in der zur Zeit geltenden Fassung bitten wir Sie um Zahlung folgender Gebühren: #D_Start# Bezeichnung Jahre Stellen Netto Mwst. Brutto --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

#P_Bez# #V_Z##V_S# #P_Net# #P_Mw1# #P_Bru# #D_Stop# --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nettosumme #P_SNet# Summe MwSt. #P_SMw1# Gesamtbetrag € #P_SBru# ===================

Verlängerung des Nutzugsrechtes bis #G_NuBis# Gegen diesen Bescheid ist der Widerspruch zulässig. Der Widerspruch ist bei dem Verbandsausschuß des Ev.-Luth. Kirchengemeindeverbandes am Grindel, 20146 Hamburg, Grindelallee 43, innerhalb von 4 Wochen schriftlich einzureichen oder bei der vorstehend bezeichneten Friedhofsverwaltung zur Niederschrift zu erklären. Bei Zahlung bitte immer die Rechnungs- und Grabstättennummer angeben! Zahlung: innerhalb von 4 Wochen Umsatzsteuer ID: Finanzamt für Großunternehmen 987654321012 Bankverbindung BLZ Kto.-Nr. EDG am Grindel 123 456 78 123 45