Interne Audits erfolgreich managen - know-now.de · 3 Interne Audit erfolgreich managen 08.02.2016 Hinweise zur Anpassung der Präsentation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur

Interne Audit erfolgreich managen 1 08.02.2016 Seminartitel 1 08.02.2016

Interne Audits erfolgreich managen

Interne Audit erfolgreich managen 2 08.02.2016

(1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen.

(2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen,

vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des

Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht

entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den

Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder

Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

Nutzungsbedingungen von Fachinformationen


Hinweise zur Anpassung der Präsentation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2010 dargestellt) bitte folgendermaßen vor:

1. Löschen Sie nicht gewünschte Folien, indem Sie in der Leiste „Präsentationsansichten“ „Normal“ anklicken und die zu löschende Folien (linke Spalte) mit der rechten Maustaste markieren und aus dem Kontextmenü „Folie löschen“ wählen.

2. In der Leiste „Ansicht“, Gruppe „Masteransichten“ und „Folienmaster“ können Sie den Folienmaster öffnen und das Design der Folien entsprechend Ihren Wünschen gestalten.

3. Das Logo löschen Sie, indem Sie es markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen.

4. Ein neues Logo fügen Sie über die Menüpunkte „Einfügen“ - „Grafik“ - “aus Datei“ ein.

5. Alternativ zum Löschen der nicht benötigten Folien können Sie diese in der Präsentation ebenso verbergen, indem Sie diese in der Folienansicht (linke Spalte) mit der rechten Maustaste markieren und aus dem Kontextmenü „Folie ausblenden“ wählen.


Trainerleitfaden

Zeitbedarf (ca.)

1. Grundlagen zu Audits 13 Folien 35 min.

2. Planung und Vorbereitung interner Audits 9 Folien 20 min.

3. Durchführung interner Audits 9 Folien 20 min.

4. Feststellungen und nachhaltig Maßnahmen managen 6 Folien 15 min.

Summe (netto): 90 min.


So finden Sie den richtigen Zugang …

… zum Thema Interne Audits

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G 20

B 137

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Interne Audit erfolgreich managen Planvoll organisieren, umsetzen und nachhalten

08.02.2016


Seminarinhalt und -überblick

1. Grundlagen zu Audits

2. Planung und Vorbereitung interner Audits

3. Durchführung interner Audits

4. Feststellungen und nachhaltig Maßnahmen managen


Interne Audits sind ein wichtiges Führungsinstrument und haben das Ziel die Wirksamkeit eines Qualitätsmanagement-System festzustellen und Anpassungen bzw. Verbesserungen zu erkennen. Ein internes Audit hat in diesem Rahmen die Aufgabe: der Lenkung im Rahmen der Qualitätsplanung der Überwachung der Prozesse und Qualität der Korrektur von Abweichungen und Prävention der ständigen Verbesserung durch Identifizierung von Vorbeugung und

Verbesserungspotenzial

Internes Audits: sich selbst überprüfen

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Interne Audits sind Bestandteil der ständigen Verbesserung

Interne Audits umfassen…

• eine systematische Überprüfung zur Feststellung der Wirksamkeit und Umsetzung, z.B. eines Qualitätsmanagement-Systems (Istzustand im Abgleich mit dem Sollzustand)

• Eine regelmäßige Durchführung von Audit-Interviews und Beobachtungen durch interne Auditoren anhand festgelegter Dokumentation

zusammen mit einer Management-Bewertung und anderen QM-Analysen wird ein Gesamtbild dargestellt, um die Wirksamkeit und Umsetzung z.B. eines Qualitätsmanagement-Systems festzustellen









Objektive und systematische Bewertung des gesamten Qualitätsmanagement-

Systems

Aufzeigen von Stärken und Schwächen/Verbesserungspotenzial

Umsetzung des Qualitätsmanagement-System (gemäß Qualitätsmanagement-

Handbuch) in der Praxis

Feststellung von wirksamen Wechselwirkungen bzw. Vernetzung der Prozesse

untereinander

Beurteilung der Dokumentation

Ursachenanalyse bei festgestellten Abweichungen

im Blickfeld ist immer das System/Prozess, nie einzelne Mitarbeiter

Ziele von internen Audits sind die Feststellung der Wirksamkeit und Verbesserung









Anforderungen (z.B. ISO 9001)

Wirksame, fähige und effiziente Prozesse

Produkte / Leistungen inkl. Kundenzufriedenheit

Möglichkeiten zur Verbesserung und Vorbeugung

Sinnvoller Einsatz der Technik / EDV

Effizienter Einsatz von Ressourcen

Interessierte Parteien und Partnerschaften

Risiken und Chancen

Festlegung von konkreten Auditziel(en) vor dem Audit

Wichtige Schwerpunktthemen während eines Audits









Leitung • Audits im Rahmen der Qualitätsplanung einbeziehen (=„Auftraggeber“) • Zeitnahe und konsequente Sicherstellung der Maßnahmenumsetzung • Zusammen mit dem QM-Beauftragten interne Auditoren auswählen und schulen

QM-Beauftragte(r) • Planung und Vorbereitung interner Audits • Organisation der Durchführung von internen Audits • Berichterstattung über die stattgefundenen Audits • Überwachung und Wirksamkeit der Maßnahmen aus den Audits Interner Auditor • Audittagesplanung • Vorbereitung (Ankündigung, Fragelisten etc.) und Kommunikation • Bestimmung / Information des Audit-Teams und Auditziele • Analyse über den Handlungsbedarf und Erstellung der Auditberichte • Effiziente und transparente Durchführung

Sinnvolle Rollenverteilung beim internen Audit









ISO 19011 liefert Grundlagen für Audits

DIN ISO 19011:2011 Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen enthält Regelungen zu folgenden Schwerpunkten: (1) Auditprinzipien (2) Leiten und Lenken eines Auditprogramms (3) Durchführung eines Audits (4) Abschließen des Audits (5) Kompetenz und Bewertung von Auditoren









Wichtige Auditbegriffe (1/2)

Audit - systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind

Auditnachweise - Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellungen oder andere Informationen, die für die Auditkriterien zutreffen und verifizierbar sind

Auditkriterien - Satz von Politiken, Verfahren oder Anforderungen, der als Referenz herangezogen wird









Auditor - Person mit der Qualifikation, ein Audit durchzuführen

Auditprogramm - Satz von einem oder mehreren Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant werden und auf einen spezifischen Zweck gerichtet sind

Auditplan - Beschreibung der Tätigkeiten und Regelungen vor Ort für ein Audit

Wichtige Auditbegriffe (2/2)









Auditarten unterscheiden die Schwerpunkte bei der Auditdurchführung

Systemaudit

Überprüfung der Einhaltung und

Wirksamkeit eines ganzheitlichen

Management-Systems, z.B. QM-System nach ISO 9001

Prozess-/Projektaudit

Überprüfung der Fähigkeit und Zweck-

mäßigkeit eines ausge- wählten Prozesses

bzw. abgeschlossenen Projektes und Erkenn-

ung von Verbesserungs- potenzialen

Produktaudit

Überprüfung, ob die Produkte mit den

Kundenanforderungen, die ermittelt wurden,

übereinstimmt









Prozess des internen Audits wird systematisch geplant und ständig verbessert

(angelehnt an den Plan-Do-Check-Act-Zyklus nach Deming)

Planen •Zielsetzung / Umfang •Verantwortung •Ressourcen •Kommunikation

Verbessern des Auditprogramms: •Prozess •Vorgehensweise •Kommunikation

Durchführen Sicherstellung der Auditprogramms bis zum Bericht

Überprüfen (nach Auditdurchführung) •Durchführung •Bewertung •Dokumentation •Feedback









Umfang 1 3

Planung in regelmäßigen Abständen

Status und Bedeutung der Prozesse/Bereiche

Berücksichtigung der Bedeutung der betroffenen

Prozesse, Änderungen mit Einfluss auf die

Organisation und Ergebnisse früherer Audits

Festlegung der Häufigkeit von Audits, Methoden,

Auditkriterien für jedes Audit, Verantwortlichkeiten,

Anforderungen an die Planung ink.

Berichtserstellung

Berichterstattung gegenüber der zuständigen

Leitung

Feststellung Abweichungen & Potenziale

Sicherstellung, dass Maßnahmen ohne

ungerechtfertigte Verzögerungen erfolgen

Folgemaßnahmen enthalten Verifizierung der

Maßnahmen und Berichterstattung darüber

Auditprogramm 2 Feststellungen 4

Auditorenauswahl nach Objektivität / Unparteilichkeit

Auditoren dürfen eigene Tätigkeit nicht auditieren

Auditoren werden durch Schulungen befähigt

Erfüllung der geplanten Regelungen, die

Anforderungen der ISO 9001 und dem

Unternehmen entspricht

Wirksame Verwirklichung und Aufrechterhaltung

Auditdurchführung und Auditoren

Anforderungen an das interne Audit gemäß ISO 9001 bzw. Impulse aus der ISO 9004

5

Nachweise über die Umsetzung der Auditprogramms

und der Ergebnisse der Audite

Ein dokumentiertes Verfahren wird gem. ISO 9001

nicht mehr explizit erforderlich, ist aber sinnvoll

Dokumentierte Informationen









Was für Eigenschaften und Fähigkeiten sollte ein Auditor haben?

(10=sehr hohe Ausprägung - 0=nicht erforderlich)









• Unabhängigkeit zum auditierten Bereich; der eigene Aufgabenbereich darf nicht

selbst auditiert werden

• Richtige und umfassende Anwendung des zugrunde liegende QM-Regelwerk (z.B. ISO 9001:2015)

• Auditziele müssen transparent und deutlich formuliert werden

• Berichterstattung der Sachverhalte muss objektiv, verständlich, nachweislich und umfassend erfolgen

der Auditor muss unbeeinflussbar und unvoreingenommen sein

Spezielle Anforderungen an einen internen Auditor






















Auditablauf in der Übersicht

Auditplanung

Auditvorbereitung

Auditdurchführung

Auditbericht

Auditfolgemaßnahmen








http://images.google.de/imgres?imgurl=http://www.fzi.de/pde/images/prozess.jpg&imgrefurl=http://www.fzi.de/pde/1712.html&h=245&w=372&sz=10&tbnid=jbDy4Z8keoiZ_M:&tbnh=77&tbnw=118&hl=de&start=9&prev=/images%3Fq%3Dprozess%26svnum%3D10%26hl%3Dde%26lr%3D%26sa%3DG


• Verantwortung und Zustimmung durch die Leitung

• Ressourcen müssen verfügbar sein (Zeit, Personal, Einrichtung)

• Befugnis, Verantwortlichkeit und Unabhängigkeit des Auditors müssen

sichergestellt sein

• Zugriff und Zugang zu allen Arbeitsplätzen, Informationen und Einrichtungen

durch den Auditor ist gewährleistet (auch auf Leitungsebene und Bereich des

QM-Beauftragten selber)

• Anforderungen und Ziele für den Auditbericht sind klar definiert

• Erfolg der Auditfolgemaßnahmen muss nachweisbar sein und die Wirksamkeit

überprüft werden

Voraussetzungen zur Umsetzung interner Audits









Grundsätzliche Hinweise zur Auditplanung

• Beteiligte festlegen: Auditoren, ggf. Auditorenteam und Auditleiter, zu auditierende Bereiche

• Auditart, Umfang und ggf. Schwerpunkte festlegen

• Termine und Tagesplanung sicherstellen

• Benötigte Ressourcen (z.B. Räumlichkeiten, EDV) planen

• Festlegung benötigter Unterlagen, z.B. auch frühere Auditergebnisse und Maßnahmen

• Auditjahresplanung im Rahmen der Qualitätsplanung

Rechtzeitige Kommunikation aller Beteiligten (Was, Wie, Wann...)









Vor-Ort

Remote

Befragung durchführen Checklisten und Fragebögen

ausfüllen unter Beteiligung von Mitarbeitern

Dokumentenprüfung unter Beteiligung von Mitarbeitern

Bewertung vor Ort - Standortbegehung - Probenahme (z. B. Produkte). - dokumentierte Informationen

Befragungen durchführen Checklisten und Fragebögen ausfüllen. dokumentierte Informationen Beobachtung der geleisteten Arbeit durch Überwachung

Auditmethoden

Welche Auditmethoden eignen sich?









Inhalte:

• Festlegung der Auditart und Umfang

• Auditoren

• Zeitraum

• Besonderheiten (z.B. Anlässe)

Umsetzung / Einsatz:

• Im Rahmen der Qualitätsplanung zusammen mit der Leitung, z.B. am Jahresanfang

• Kommunikation der Auditplanung an alle Beteiligte

Planung erfolgt mit dem Auditrahmenplan (z.B. Auditjahresplan)









Inhalte:

• Voraussichtliche Zeiten mit Start- und Endzeit

• Auditor und ggf. Gesprächspartner


• Rahmen zur Auditdurchführung, der jedoch flexibel anpasst werden sollte

• Pausen- / Rüstzeiten berücksichtigen

• Zeiten für die Dokumentenprüfung planen

Planung der Tageszeiten über den Audittagesplan









Gute Vorbereitung zur Auditdurchführung ist zur optimalen Durchführung unerlässlich

• Einplanung der Vorbereitungs- und Nachbereitungszeit (insbesondere Berichtserstellung)

• Entwickeln einer Frageliste und Protokoll einzelner Fragen / Themen als Leitfaden für den Auditor • grobe Festlegung der Dokumentenprüfung (insbesondere Aufzeichnungen)

• Berücksichtigung Anforderungen, z.B. der Norm ISO 9001

• Sichtung der Vorgabedokumente z.B. Qualitätsmanagement-Handbuch, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen

• Berücksichtigung Abweichungen aus letzten Audit(s), Management- bewertungen und anderen Auffälligkeiten aus Qualitätsanalysen









Anforderungen z.B. Normen, sowie interne und externe Forderungen, Chancen & Risiken

Schwerpunkte (z.B. aktuelle Themen, Auffälligkeiten aus dem Vorjahr)

Ziele und Kernpunkte (ggf. untergliedert in Teilaspekten) für Auditfragen

+

Festlegung der Auditziele ist sehr wichtig!









Inhalte:

• Themen werden weitgehend im Vorfeld des Audits festgelegt

• Bezug auf Vorgabe (z.B. Norm / QM-Handbuch)

• Bewertung

• Besondere Anmerkungen z.B. zur Berichtserstellung


• Aufzeichnung der Feststellungen und Bewertung sollte immer direkt während des Audits erfolgen

• Stichworte teilweise ausreichend

• Konkrete Nachweise notieren

Mit dem Auditprotokoll werden Themen vorab geplant die Auditdurchführung dokumentiert






















Vor dem Audit sollten durch alle Beteiligten (Leitung, QM-Beauftragter, Auditor) der Ablauf und Ziele des Audits transparent gemacht werden. Folgende Hinweise helfen daneben, das Audit als wirkliche Chance zur Verbesserung zu betrachten: 1. Keine „Show“ für das Audit vorbereiten! 2. Sich auf die Persönlichkeit des Auditors einstellen 3. Fragen beantworten, keine langen Erklärungen abgeben 4. Fehler als Chance betrachten (keine Ausreden) 5. Einstellung, gemeinsam Verbesserungen zu finden 5. Nur echte Beispiele zeigen 6. Aktuelle Dokumente und Aufzeichnungen für den Auditor bereithalten 7. Ressourcen/Zeiten für die Auditdurchführung berücksichtigen 8. Den Auditablauf kennen (ggfs. Verweis auf QM-Handbuch)

Vorbereitung für die Auditierten









• Offene, angenehmen und sachliche Atmosphäre schaffen

• Freundlicher und respektvoller Umgang

• aktives und passives Zuhören

• wertlose Aufnahmen (nicht diskutieren / angreifen)

• objektiv argumentieren

• selbstbewusst und aufgeschlossen

• auf Gepflogenheiten einstellen (Arbeitszeit, Mittagspausen etc.)

• Auffälligkeiten zeigen / bestätigen lassen und notieren

„Richtiges“ Verhalten des Auditors









Im Fokus des internen Audits stehen verschiedene „Quellen“ mit dem Ziel Auditnachweise zu sammeln

Begutachtung der Dokumentation

Gespräch mit der Leitung

Sonstige Beobachtungen

Gespräche mit den Mitarbeitern









Wie kostenaufwendig/ effizient ist der Prozess?

Wirtschaftlichkeit

Wie sinnvoll ist der angewandte IST-Prozess?

Zweckmäßigkeit

Wie leistungsfähig ist der Prozess?

Effektivität

Prozessorientiertes Auditieren zeigt konkrete und griffige Potenziale auf









Hinweise zu der Begutachtung der Dokumentation

Sind Dokumente zur Beschreibung von z.B. Abläufen und Prozessen:

• vollständig verfügbar?

• angemessen dokumentiert und dargelegt?

• gelenkt und aktuell überarbeitet?

Sind dokumentierte Informationen als Nachweis über die Durchführung von z.B.

Abläufen und Prozessen:

• vorhanden und verfügbar?

• nachvollziehbar?

• vollständig?









Hinweise zu den Gesprächen mit Leitung und Mitarbeiter

• Abweichungen nie verallgemeinern, sondern konkret und nachweisbar beschreiben, beispielsweise:

„Im 2.+3.Quartal lag der Wert für die Zufriedenheit bei 61 / 59 %, festgelegter Standard war über 80 %, keine Maßnahmen

zur Verbesserung des Zieles nachweisbar.“

• Wichtig sind nicht immer die Fragen des Auditprotokolls, sondern die, die Sie während des Audits stellen

• Lassen Sie sich alle Nachweise entsprechend den Aussagen zeigen, wenn möglich bzw. erforderlich

• Kennen die Mitarbeiter die Grundlagen (z.B. auch dem Qualitäts- managementhandbuch), sind aktuell informiert und handeln danach?









Fragen werden aus den Themen abgeleitet, Antworten notiert und bewertet

Beispiel zum Thema: Interne Kommunikation (z.B. Nutzung Intranet, Meeting-protokolle)

Mögliche Fragestellungen daraus: Welche Medien nutzen Sie? Wie oft greifen Sie darauf zu? Wie werden Daten aktualisiert?

Antworten möglichst in Kurzform notieren und Bewertung direkt vornehmen









Gute Gesprächsführung ist die Basis für eine effiziente und partnerschaftliche Durchführung

• Vor der Fragestellung muss der Auditor wissen, was er genau damit erreichen

möchte

• Offene Frage stellen, Alternativ- bzw. Suggestivfragen vermeiden

• Fragen sollten kurz, präzise und unmissverständlich gestellt werden

• Immer nur eine Frage nach und nach stellen

• Ausreichend Zeit für die Antwort geben

• Wertungen grundsätzlich unterlassen









Erfahrungen / Probleme aus der Praxis von Audits

• Scheinbarer „Angriff“ auf die Qualität der Leistung

• Ungewohnte Fragen müssen beantwortet werden

• Missverstandene Antworten werden dokumentiert und bewertet

• Dokumentation so wenig wie möglich, so viel wie nötig

• Abweichungen nicht zu negativ darstellen, um das Audit in guter Atmosphäre durchzuführen

• Es werden möglicherweise unqualifizierte Ratschläge erteilt

• Mitarbeiter erfüllen, kennen und verstehen nicht alle an sie gestellten Anforderungen bzw. Fragen im Audit

• Audit fokussiert sich zu stark auf Nebenprozesse






















Zufällige Abweichungen Zufällige Abweichungen sind Einzelfälle, die je nach ihrer Relevanz in den Auditbericht übernommen können. Systematische Abweichungen Diese werden durch mehrfach oder wiederholende Abweichungen deutlich und zeigen meistens an, dass das QM-System teils nicht wirksam ist. Systematische Abweichungen sind relevant für den Abschlussbericht. Bedeutende, insbesondere systematische Abweichungen sollten zu einen Nachaudit führen, nachdem Maßnahmen dazu ergriffen wurden.

Abweichungen nach deren Einfluss differenziert betrachten









(1) Definieren der Abweichung

(2) ggf. Sofortmaßnahme

(3) Lösungskriterien zur Optimierung

(4) Ursachen identifizieren

(5) Auditfolgemaßnahmen

(6) Wirksamkeit überprüfen

(7) ggf. Folgemaßnahme planen

Abweichungen werden zu Verbesserungsmaßnahmen









Inhalte:

• Bereich, Auditumfang, Auditziele

• Verantwortlichkeiten, Feststellungen

der Abweichungen im Detail

• geeignete Auditfolgemaßnahmen


• Kurzzusammenfassung und

Empfehlungen beschreiben

• Möglichst kurz aber präzise

Abweichungen und Verbesserungen

aus den Auditprotokollen

zusammenfassen

Der Auditbericht fasst die Auditergebnisse zusammen









Verbesserungsmaßnahmen sind zeitnah festzulegen

• direkt im Anschluss an ein internes Audit

• zur nachhaltigen Beseitigung der Ursachen für die festgestellten Abweichungen

• zur Beseitigung von systematischen Fehlern

• zur Weiterentwicklung des Managementsystems

Maßnahmen werden immer dokumentiert mit klaren Angaben: Verantwortlichen, Erledigungsdatum, Status, Hinweisen zur wirksamen Umsetzung sowie ggf. einer Priorisierung

• das interne Audit endet erst, wenn die Maßnahmen wirksam umgesetzt wurden









Übergabe des Auditors von Verbesserungsmaßnahmen an die Verantwortlichen

Verantwortlich für die Umsetzung der Maßnahmen ist der Bereichsverantwortliche

In Folgeaudits wird durch die Auditoren die Umsetzung und Wirksamkeit überwacht

Verbesserungsmaßnahmen sind Bestandteil der Managementbewertung durch die Leitung

Kommunikation von Fortschritten und Erfolgen

Nachhalten der Maßnahmen ohne ungerechtfertigte Verzögerung wichtig









Festlegung der für das Audit benötigten

persönlichen Eigenschaften und

Kenntnisse und Fähigkeiten

Festlegung der Bewertungskriterien

Auswahl der geeigneten

Bewertungsmethode (z.B. Feedbackbogen)

Durchführung der Bewertung

und Analyse

Audit selber verbessern: Feedback nach dem Audit einholen & verbessern

Auditierte Auditoren

Auditoren Auditoren








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