IPT_ERPAAS_debitoren

IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 1

1 Modul Debitorenmodul

1 Modul Debitorenmodul .................................................................................................. 1

1.1 Debitoren erfassen ................................................................................................. 2

1.2 Vorauszahlungen erfassen ..................................................................................... 3

1.3 Debitoreneinzelkonto einsehen............................................................................... 9

1.4 Auswirkungen der Bewegungen in der FIBU ........................................................ 11

1.5 Grundstzliche berlegungen / Prozesse ............................................................ 13

1.5.1 Vorauszahlungsaufforderungen sind keine Rechnungen ............................... 13

1.5.2 Keine Rechnungen ohne visierte Vorgngerformulare ................................... 13

1.6 Rechnungen manuell mit Vorauszahlungen verrechenen .................................... 14

Abbildung 1: Debitoren erfassen .......................................................................................... 2

Abbildung 2: Men Vorauszahlungen whlen ...................................................................... 3

Abbildung 3: Vorauszahlungsdaten ..................................................................................... 4

Abbildung 4: Steuerfrei! ....................................................................................................... 4

Abbildung 5: Zahlugnskonto ................................................................................................ 5

Abbildung 6: FIBU Verbuchung der Zahlung ....................................................................... 6

Abbildung 7: Buchungstext .................................................................................................. 7

Abbildung 8: Buchungsvorgang und Hauptbuch .................................................................. 7

Abbildung 9: Ausdruck Hauptbuchjournal ............................................................................ 8

Abbildung 10: Selektion Debitor fr Kontoeinsicht ............................................................... 9

Abbildung 11: Debitoreneinzelkonto .................................................................................. 10

Abbildung 12: Postkonto whlen ........................................................................................ 11

Abbildung 13: Einblick Postkonto ....................................................................................... 12

Abbildung 14: Debitorenkonto (FIBU, nicht Einzelkonto) ................................................... 12

Abbildung 15: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen .......................................... 13

Abbildung 16: Kunde whlen ............................................................................................. 14

Abbildung 17: Anzeige aller offenen Posten des jeweiligen Debitors ................................ 15

Abbildung 18: Verrechnungstext ........................................................................................ 15

Abbildung 19: Verrechnungsfenster ................................................................................... 16

Abbildung 20: Gewhlte Verrechnung ............................................................................... 17

Abbildung 21: Verrechnung in die FIBU verbuchen ........................................................... 17

Abbildung 22: Hauptbuchauszug ....................................................................................... 18

Abbildung 23: Debitoreneinzelkonto mit Totalzeile ............................................................ 19

Abbildung 24: Debitorenkonto (FIBU) ................................................................................ 20

Abbildung 25: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen .......................................... 20


1.1 Debitoren erfassen

ber den Menpunkt Debitorendaten bearbeiten knnen mittels Adressen die S als Debitoren angemeldet werden. Es mssen also die Adressen vorgngig bereits erfasst sein.

Abbildung 1: Debitoren erfassen

Debitorenkonto 1050 und Zahlungskonditionen 30 Tage netto


1.2 Vorauszahlungen erfassen

Beispiel: Serienbrief hat zur Vorauszahlung von CHF 680.-- aufgefordert. Die Zahlung ist nun ein-gegangen (Gutschriftsanzeige Post/Bank) Unter dem Menpunkt Debitoren-Zahlungseingnge/Vorauszahlungen kann mittels F1 die Debitorenadresse gefunden werden. (Das Vorauszahlungkonto muss in den Grunddaten erstellt worden sein.) Men: Vorauszahlungen

Abbildung 2: Men Vorauszahlungen whlen

ber die Adresse (suche mit F1) wird die Vorauszahlung erfasst


Nun sind Vorauszahlungsbetrag, Datum und Text einzugeben. Das Vorauszahlungskonto sollte mit 2013 automatisch eingetragen sein, wenn die Grundeisntellungen Sonstige Konti korrekt sind. Steuerfrei und dann noch das Zahlugnskonto erkennen

Abbildung 3: Vorauszahlungsdaten

Abbildung 4: Steuerfrei!

Der MWST-Code 05 Steuerfrei ist zu whlen.


Nun ist das Zahlungskonto zu whlen und die Daten abzuspeichern!

Abbildung 5: Zahlugnskonto


Nun mssen die Zahlungen in die FIBU verbucht werden! Falls dieser Prozessteil aus Versehen ausgelassen wrde, kann er auch nachtrglich vorgenommen werden.

Abbildung 6: FIBU Verbuchung der Zahlung


Mittels Schnittstelle wird die Zahlung nun in der FIBU und auch im Debitoreneinzelkonto korrekt verbucht.

Abbildung 7: Buchungstext

Die Buchungen sind nun ins Hauptbuch einzutragen und das Hauptbuch kann als PDF gedruckt werden.

Abbildung 8: Buchungsvorgang und Hauptbuch


Abbildung 9: Ausdruck Hauptbuchjournal

Die PDF-Ausdrucke sind in der Dropbox abzulegen und mit regelmssigen Backups zu sichern. Auch hier gelten die Buchhaltungsvorgaben:

a) Ohne Beleg keine Buchung b) Fr alle Bewegungen werden mindestens PDF-Dokumente erstellt, korrekt gespei-

chert und mittels Backup abgesichert. c) Die Dokumente sind gemss Anleitungen der LP im Ordner abzulegen.

Nun sollten die Buchungen sowohl im einzelnen Debitorenkonto als auch in der FIBU sichtbar sein:


1.3 Debitoreneinzelkonto einsehen

ber den menpunkt Debitorenkonto/einzelner Kunde kann nun das Debitorenkonto einesehen werden:

Abbildung 10: Selektion Debitor fr Kontoeinsicht

Die Wahlmglichkeiten sind auf Debitoren und Adressnummern zu setzen. Beachte die vielfltigen Selektionsmglichkeiten, die bei sehr vielen Geschftsfllen in der Praxis sehr hilfreich sind. Die Selektionsmglichkeiten sind in allen Modulen und ber alle Menpunkte gleich aufgebaut.


Abbildung 11: Debitoreneinzelkonto

Das Debtorenkonto zeigt am 4.1.13 die Gutschrift der Vorauszahlung. Man sieht zudem, dass am 3.1.13 bereits eine Vorauszahlung von CHF 680. verbucht wurde und auch eine Belastung von CHF 38.- gettigt wurde. Planzer Benno hat als noch ein Guthaben von CHF 762.--. Das Guthaben ist jeweils auf der Totalzeile als Saldo ersichtlich.


1.4 Auswirkungen der Bewegungen in der FIBU

In der FIBU kontrollieren wir nun die folgenden Konti: 1020 Post 1050 Debitoren 2030 Vorauszahlungen Kunden

Abbildung 12: Postkonto whlen

Die Konto sind einfach zu selektieren und anzuzeigen. Ebenfalls kann ein Bildschirm oder PDF-Ausdruck angefertigt werden:


Abbildung 13: Einblick Postkonto

Das Postkonto zeigt beide berweisungen!

Abbildung 14: Debitorenkonto (FIBU, nicht Einzelkonto)

Im Debitorenkonto sehen wir fr die Kundenbelastung die Buchung. Die Vorauszahlung hat in diesem Konto nichts verloren. Das Debitoreneinzelkonto ist fhig die Positionen aus mehreren FIBU-Konti korrekt anzuzeigen.


Abbildung 15: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen

Die Kundenanzahlungen sind im Konto 2013 sichtbar. Aus unserer Sicht sind es ja Schul-den, die die Klassenkasse gegenber den S/Eltern hat (Vorauszahlungen der S/Eltern). Wir geben ja keinen Kredit!!

1.5 Grundstzliche berlegungen / Prozesse

1.5.1 Vorauszahlungsaufforderungen sind keine Rechnungen

Die Debitorenverwaltung fhren wir manuell, da wir mittels Serienbriefen zu den Voraus-zahlungen auffordern. Weil wir fr die Vorauszahlungen keine Rechnungen im System erstellen, fhren wir das Mahnwesen nicht automatisch. Manuell kontrollieren wir aber den Zahlugnseingang der Vorauszahlungen und mahnen gemss den im Unterricht festgee-legten Mahnstufen strikte. Ziel: Kein Debitoreneinzelkonto weist einen Minussaldo auf. Sobald die Saldo abnehmen sind weitere, klassenweise oder Bezugsgruppenweise Vo-rauszahlungen einzufordern.

1.5.2 Keine Rechnungen ohne visierte Vorgngerformulare

Es werden gelieferte Artikel oder bezogene Dienstleistungen in Rechnung gestellt. Die Bezugsscheine oder Lieferscheine sind von den Schlern zu visieren und werden von uns als Beweisstcke und Buchungsbelege fr die Fakturierung genutzt.. (Es knnten Rechnungen fr Aktonozahlungen erstellt werden. Dies macht aber nur fr projektorientierte Positionen sind: Z.B. Sprachaufenthalte mit Fremdwhrungsverrechnun-gen.)


1.6 Rechnungen manuell mit Vorauszahlungen verrechenen

Im Modul Debtioren Debitorenzahlungseingnge/Manuelle Eingnge kann der Schler ausgewhlt werden, fr den wir eine bezogene und fakturierte Leistung/Artikel mit seinen Vorauszahlungen verrechnen wollen. ber die Adressnummer wird der Debitor ausge-whlt.

Abbildung 16: Kunde whlen

.


Dann werden die offenen Positionen gezeigt:

Abbildung 17: Anzeige aller offenen Posten des jeweiligen Debitors

Die zu verrechnende Position ist zu whlen. Und dann ber das kleine Men oder F2 das Verrechnungsfenster zu erzwingen:

Abbildung 18: Verrechnungstext

Mit der Weitertaste kommt man zum folgenden Fenster:


Abbildung 19: Verrechnungsfenster

Auf der offenen Position mit der Tap-Taste das Verrechnungsfenster erzwingen und dann dort die Vorauszahlungsposition, mit der man verrechnen will, whlen (Hckchen setzen):


Abbildung 20: Gewhlte Verrechnung

Belege abspeichern lassen und danach verbuchen:

Abbildung 21: Verrechnung in die FIBU verbuchen


Abbildung 22: Hauptbuchauszug

Die Positionen wurden richtig verbucht. Der Einzelkontoauszug zeigt, dass von den Anzahlungen noch CHF 341.20 fr zuknftige Verrechnungen zur Verfgung stehen. Siehe Saldo auf der Totalzeile im nachfolgenden Einzeldebitorenkonto-Auszug.


Abbildung 23: Debitoreneinzelkonto mit Totalzeile


Das Debitorenkonto zeigt, dass keine Debitorenausstnde vorhanden sind.

Abbildung 24: Debitorenkonto (FIBU)

Die Vorauszahlungsguthaben des S Planzer werden mit CHF 341.20 korrekt ausgewie-sen.

Abbildung 25: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen

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