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Cloud Computing Arbeitet ein Unternehmen mit Software aus der Cloud, müssen die Juristen dies vertraglich umfassend absichern. Einschätzungen von Experten.

SONDERAUSGABE

Wolters

Kluwer

Deutschland GmbH

Die Cloud wird immer wichtiger. Sobald ein Unternehmen mit Software aus der Cloud arbeitet, müssen die Juristen dies vertraglich umfassend absichern. In den Fokus

gehören dabei Datenschutz und IT-Sicherheit, aber auch die Regeln zur Kontrolle der Zusammenarbeit. Denn selbst wenn der Dienstleister einen Fehler macht, bleibt laut Datenschutzgesetz der Kunde in der Verantwortung.

Von Frank Wiercks

Cloud Computing

Man nehme: kenntnisreiche Juristen und qualifizierte Datenschutzbeauftragte

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Das Thema ist weit verbreitet: Jeder Angestellte nutzt die Wolke!

Ob ein Unternehmen über die Cloud arbeitet? Für Ralph Vonderstein ist das keine Frage – jeder Angestellte nutzt IT-Produkte oder -Dienstleis-tungen, die aus der Wolke bereitgestellt werden, angefangen mit dem Austausch elektronischer Nachrichten via E-Mail oder dem Teilen von Datenpaketen via Dropbox. „Die entscheidende Frage ist, ob die Unter-nehmensjuristen sich dieser Tatsache bewusst sind und vertragliche Rah-menbedingungen für den Einsatz schaffen“, so Vonderstein. „Für seinen Bereich muss der Leiter der Rechtsabteilung außerdem entscheiden, ob ihm gängige cloudbasierte Angebote wie MS Office 365 reichen oder zudem eine Softwarelösung genutzt wird, die individuell zugeschnitten ist.“

Spezialisierte Software macht die Tätigkeit strukturierter und rechtssicherer

Grundsätzlich scheinen immer mehr Unternehmen auf spezialisierte Software zu setzen. Laut einer Umfrage des Instituts für Industriekommu-nikation und Fachmedien (IIF) an der RWTH Aachen zur Arbeitsweise von Mitarbeitern in Rechtsabteilungen ist dies bereits bei gut einem Drittel der Fall. Dies mache, so die Einschätzung der Betroffenen, ihre Tätigkeit signifikant strukturierter und rechtssicherer, muss aber nicht gleich in die Wolke führen.

An der Spitze der cloudbasierten Lösungen, die genutzt werden, stehen mit Share Point sowie Microsoft Office 365/Office Online weiter klassische IT-Büroprodukte ohne Fokus auf einen besonderen Bereich. Wichtig sind den Anwendern dabei vor allem Datenschutz und Datensicherheit, die Möglichkeit zur Wiederherstellung von Daten nach IT-Problemen sowie die unkomplizierte, auch mobile Zusammenarbeit aller Abteilungen über verschiedene Standorte hinweg, also die vielbeschworene reibungslose Collaboration.

Kleine Unternehmenslösungen vor kostenlosen Internetprodukten

Dieser Punkt steht für Vonderstein am Anfang jeder Cloud-Strategie für die Rechtsabteilung: „Bevor einzelne Mitarbeiter zum besseren Informa-tionsaustausch einfach auf kostenlose Internetangebote zurückgreifen, die für die Firma aus rechtlicher Sicht inakzeptabel sind“, so der Wolters- Kluwer-Geschäftsführer, „sollte mit einer kleinen, aber hilfreichen Abtei-lungs- oder Unternehmenslösung gestartet werden.“ Die Juristen müssen klären, welche Spezialsoftware die Arbeit in ihrem Bereich erleichtert- etwa beim Dokumentenmanagement, der Kostenkontrolle oder der zen-tralen Ablage von Verträgen – und welche Anbindungen zu Fachabteilun-gen sowie eventuell Schnittstellen zu SAP, Salesforce und Ähnlichem sie brauchen.

Für wichtig hält Vonderstein, dass alle Beteiligten vom Einsatz der Lösung überzeugt sind. „Dann kann die Rechtsabteilung ihre Lösung als Owner etwa der Prozesse zum Legal Booking ausbauen – was besser ist, als Share point zu vergewaltigen, um dort beispielsweise Akten der Rechtsab-teilung abzulegen.“ Eine Option hält er für ausgeschlossen, nämlich sich von der Cloud fernzuhalten: „Dann wird gegebenenfalls unter der Hand nur noch mehr ‚Cloud for Free‘ aus dem Internet genutzt.“

Cloud Computing

„Bevor einzelne Mitarbeiter zum besseren Informationsaustausch einfach auf kostenlose Internetangebote zurückgrei-fen, sollte mit einer kleinen, aber hilfreichen Abteilungs- oder Unternehmenslösung gestartet werden.“Ralph Vonderstein

„Aus finanziellen Gründen und durch neue internetbasierte Geschäftsmodelle wird die Cloud immer wichtiger – und der entspre-chende Schritt muss rechtlich kom-petent vorbereitet werden.“Ralph Vonderstein, Leiter des Geschäftsbereichs Legal Software, Wolters Kluwer Deutschland GmbH

Ralph Vonderstein:

Cloud Computing

EinführungsbeispielSo kommen Sie in drei Tagen in die Cloud

Spezielle Lösungen für die Rechtsabteilung lassen sich in wenigen Tagen von Dienstleistern als „Best Practice“-Installation bereitstellen. Erweiterungen und Anpassungen sind dann jederzeit im laufenden Betrieb möglich, ohne die tägliche Arbeit zu stören.Schritt 1: Im Kick-Off gehen die Partner anhand einer Checkliste durch, wie sich die individuellen Bedürf-nisse des Kunden am besten berücksichtigen lassen. Dabei werden unter anderem Themen wie der Daten- import geklärt.Schritt 2: Die Daten werden wie besprochen übernommen, etwa durch den Import von Excel-Listen. Ein bis zwei Tage später steht die Lösung in einer ersten Version inklusive aller (Standard-)Module und einer indi-vidualisierten „Best Practice“-Konfiguration zur Verfügung.Schritt 3: Nach einer kurzen Web-Schulung durch die Administratoren kann die Plattform genutzt werden. Der Kunde entscheidet, wer einen Zugang erhält – neue Accounts lassen sich mit wenigen Mausklicks ein-richten, der Mitarbeiter wird per E-Mail informiert.Schritt 4: Zusätzliche Module und Services oder Individualisierungen lassen sich jederzeit hinzubuchen. Die Bereitstellung beziehungsweise Anpassung erfolgt meistens innerhalb nur eines Werktages.Quelle: Wolters Kluwer, effacts

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