Lohn- und Gehaltsdokumente Online im Personal-Portal - Agenda … · 2019. 7. 17. · 1.Personal-Portal öffnen: 2.Login mit aktueller E-Mail-Adresse. 3.Zu löschende Auswertungen

© 2020 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KGAutor: NZ / 07.10.2019

Lohn- und Gehaltsdokumente Online im Personal-Portal

Inhaltsverzeichnis

Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 86217

21. Ziel

22. Informationen

43. Vorgehensweise

43.1. Informationsbrief an Mitarbeiter aushändigen

53.2. Einen oder mehrere Mitarbeiter aktivieren

83.3. Aktivierung durch Mitarbeiter

93.4. Aktivierung eines zusätzlichen Arbeitsverhältnisses

113.5. Auswertungen an Mitarbeiter versenden

124. Details

124.1. Mitarbeiter will seine E-Mail-Adresse (LGO-Login) ändern

144.2. Mitarbeiter will sein Passwort (LGO-Login) ändern

154.3. Einstellung E-Mail-Benachrichtigung

164.4. Mitarbeiter will Auswertungen aus dem Personal-Portal löschen

164.5. Mitarbeiter tritt aus

174.6. Lohn- und Gehaltsdokumente Online deaktivieren

184.7. Falsche E-Mail-Adresse erfasst

184.8. Umgang mit Fehlermeldungen

205. Wichtige Informationen

Autor: NZ / 07.10.2019 © 2020 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Seite 2Info für Anwender Nr. 86217

Ziel1.

Das Info beschreibt, wie Sie mit Agenda Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) arbeiten.

Informationen2.

Mit Lohn- und Gehaltsabrechnung Online stellen Sie Ihren Mitarbeitern Gehaltsdokumente wie z. B.Brutto-Netto-Abrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen papierlosüber das Agenda-Rechenzentrum zur Verfügung.

Ihre Mitarbeiter können die Gehaltsdokumente auf jedem Computer, Smartphone oder Tablet öffnenund drucken, vorausgesetzt diese verfügen über eine Internetverbindung.

Ansicht für Mitarbeiter am Computer (z. B. PC, Laptop, Notebook)



Ansicht für Mitarbeiter auf Smartphone oder Tablet

Eigener Zugang für teilnehmende Mitarbeiter

Alle teilnehmenden Mitarbeiter erhalten im Agenda-Rechenzentrum einen eigenen Zugang mit E-Mail-Adresse und Passwort. Die Sicherheit der Datenübertragung ist absolut gewährleistet.

HinweisÜber »Transfer | Protokoll Personalportal« können Sie Informationen zum LGO-Account des Mit-arbeiters einsehen.

Nr. 1913 Protokoll Personal-Portal



Vorgehensweise3.

Informationsbrief an Mitarbeiter aushändigen3.1.

Vorgehensweise

1. Informationsbrief bzgl. der Teilnahme am Personal-Portal jedem Mitarbeiter aushändigen: »Auswertungen | Informationsbrief Personal-Portal«.

2. Einverständniserklärung unterschreiben lassen.

HinweisSetzen Sie eine Frist für die Abgabe der Einverständniserklärung, damit Sie mit dem neuen Ver-fahren rechtzeitig vor dem Beginn einer Abrechnungsperiode starten können.



Einen oder mehrere Mitarbeiter aktivieren3.2.

Vorgehensweise

1. »Transfer | Personal-Portal aktivieren/deaktivieren«.

2. <Anwendungen für Mitarbeiter aktivieren> klicken.

3. Teilnehmende Mitarbeiter auswählen.



4. E-Mail-Adressen prüfen.

HinweisPflegen Sie die E-Mail-Adressen in den Personaldaten »Stammdaten | Personaldaten | Re-gister: Adresse«. Die Daten werden automatisch übernommen.

5. <Weiter> klicken.



6. Option zur Ausgabe des Aktivierungsbriefs wählen.

HinweisHinterlegen Sie für die Option <Die Aktivierungsbriefe einzeln als PDF speichern> einen Spei-cherpfad.


8. <Aktivierung starten> klicken.

9. Login mit Ihren Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) und Zugriff auf das Agenda Online-Zertifikat (AOZ) vornehmen.

10. Aktivierungsbrief an Mitarbeiter aushändigen.



Aktivierung durch Mitarbeiter3.3.

Vorgehensweise

1. Nach der Aktivierung in LOHN erhält der Mitarbeiter automatisch eine E-Mail mit einem Aktivie-rungslink.

2. Der Mitarbeiter klickt auf den Link.

3. Der Mitarbeiter erfasst den Zugangscode aus dem Aktivierungsbrief und vergibt ein neues Pass-wort.

4. Der Mitarbeiter bestätigt mit <Aktivieren>.

HinweisDer Mitarbeiter erhält eine E-Mail, sobald neue Auswertungen an Lohn- und Gehaltsdokumenteonline übergeben werden.



Aktivierung eines zusätzlichen Arbeitsverhältnisses3.4.

Unter einer dieser Voraussetzungen können Sie die Lohn- und Gehaltsdokumente für ein zusätzlichesArbeitsverhältnis mit der gleichen E-Mail-Adresse bereitstellen:

§ Der Mitarbeiter hat ein zusätzliches Arbeitsverhältnis, das der zweite Arbeitgeber ebenfalls überAgenda abrechnet.

§ Ein Zugang wird von mehreren Mitarbeitern geteilt (z. B. Ehepartner, Lebensgefährten).

§ Es bestehen zwei oder mehrere Personalnummern beim gleichen Arbeitgeber (z. B. Wiedereintritt mit neuer Personalnummer).

§ Der Mandant wurde kopiert und der Mitarbeiter ist im bisherigen und dem neuen Mandanten ak-tiv. Weitere Hinweise finden Sie im Info Nr. 86007 Mandant anwendungsübergreifend kopie-ren.

Die Aktivierung erfolgt wie im Abschnitt Einen oder mehrere Mitarbeiter aktivieren beschrieben.

HinweisDer Mitarbeiter muss das identische Passwort der Erstaktivierung verwenden.

Vorgehensweise

1. Nach der Aktivierung in LOHN erhält der Mitarbeiter automatisch eine E-Mail mit einem Aktivie-rungslink.

2. Der Mitarbeiter klickt auf den Link.

3. Der Mitarbeiter erfasst den Zugangscode aus dem Aktivierungsbrief und bestätigt mit dem bereitsverwendeten Passwort.

4. Der Mitarbeiter bestätigt mit <Aktivieren>.



5. Alle Arbeitsverhältnisse stehen zur Auswahl bereit.

HinweisDer Mitarbeiter erhält eine E-Mail, sobald neue Auswertungen an Lohn- und Gehaltsdokumenteonline übergeben werden.



Auswertungen an Mitarbeiter versenden3.5.

Auswertungen für alle Mitarbeiter versenden3.5.1.

Der Versand der Auswertungen an Ihre Mitarbeiter erfolgt in Agenda LOHN über »Auswertungen | Stapeldruck«.

Folgende Auswertungen werden übertragen:

§ Abrechnungen der Brutto-Netto-Bezüge

§ Lohnsteuerbescheinigungen (inkl. Jahreslohnsteuerbescheinigungen)

§ Sozialversicherungsmeldungen

Vorgehensweise

1. <Übergabe an LGO> klicken.

2. Login mit Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) und Zugriff auf das AgendaOnline-Zertifikat (AOZ) vornehmen.

Hinweise

§ Bei Übergabe an LGO werden immer die oben erwähnten Auswertungen versendet. Sie kön-nen somit Ihre Haken im Stapeldruck unverändert lassen.

§ Rückwirkend übergeben Sie Auswertungen für einzelne oder mehrere Monate so: DefinierenSie einen Zeitraum über <Zeitraum von / bis>.

§ Möchten Sie die Lohn- und Gehaltsdokumente nur für einen Mitarbeiter übergeben, erfassenSie die Personalnummer im Bereich »Druck für einzelnen Arbeitnehmer«.



Druck der restlichen Auswertungen3.5.2.

Der Ausdruck der restlichen Auswertungen erfolgt über den Stapeldruck.

HinweisIm Standard werden Originale von Auswertungen nicht mehr berücksichtigt, die bereits über Lohn-und Gehaltsdokumente Online versendet wurden. Möchten Sie die Originale trotzdem drucken, ak-tivieren Sie die Option <Die Originale der aufgeführten Auswertungen sollen trotzdem gedruckt wer-den>.

Details4.

Mitarbeiter will seine E-Mail-Adresse (LGO-Login) ändern4.1.

Der Mitarbeiter muss seine E-Mail-Adresse selbst im Personal-Portal ändern.

HinweisEs besteht keine Handlungsbedarf in LOHN. Die in den Personaldaten gespeicherte E-Mail-Adres-se ist nur für die Aktivierung relevant.

Vorgehensweise

1. Personal-Portal öffnen: www.agenda-personal-portal.de

2. Login mit aktueller E-Mail-Adresse.

3. » | E-Mail-Adresse ändern«.

http://www.agenda-personal-portal.de



4. Neue E-Mail-Adresse erfassen.

5. <Login-E-Mail-Adresse ändern> klicken.

HinweisDer Mitarbeiter erhält eine Bestätigungs-E-Mail an seine neue E-Mail-Adresse.

6. Bestätigungs-Link in der E-Mail anklicken.

7. Aktuelles Passwort eingeben und auf <E-Mail-Adresse bestätigen> klicken.



Mitarbeiter will sein Passwort (LGO-Login) ändern4.2.

Der Mitarbeiter muss sein Passwort selbst im Personal-Portal ändern.

HinweisSie brauchen in Agenda LOHN nichts ändern.

Vorgehensweise



3. » | Passwort ändern«.

4. Altes Passwort erfassen und neues vergeben.

5. <Neues Passwort speichern> klicken.




Einstellung E-Mail-Benachrichtigung4.3.

Vorgehensweise



3. » | Einstellungen«.

4. Option <Neue Lohn- und Gehaltsdokumente> aktivieren oder deaktivieren.

5. <Einstellungen speichern> klicken.




Mitarbeiter will Auswertungen aus dem Personal-Portal löschen4.4.

Vorgehensweise



3. Zu löschende Auswertungen mit Klick auf das Kreuz auswählen.

4. Auf Papierkorb klicken.

Mitarbeiter tritt aus4.5.

Wenn ein Mitarbeiter austritt, hat er weiterhin unbegrenzt Zugang zu seinem Personal-Portal und sei-nen Dokumenten.

Der Zugang erlischt erst, wenn Sie den Mitarbeiter für Agenda Lohn- und Gehaltsdokumente Online(LGO) deaktivieren.




Lohn- und Gehaltsdokumente Online deaktivieren4.6.

Vorgehensweise

1. »Transfer | Personal-Portal aktivieren bzw. deaktivieren«.

2. <Anwendungen für Mitarbeiter deaktivieren> klicken.

3. Zu deaktivierende Mitarbeiter auswählen.




5. Option <Ich habe zur Kenntnis genommen, dass beim Deaktivieren der oben genannten Anwen-dungen alle bereitgestellten Daten im Personal-Portal gelöscht werden> aktivieren.

6. <Deaktivierung starten> klicken.

7. Login mit Ihren Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) und Zugriff auf das Agenda Online-Zertifikat (AOZ) vornehmen.

Falsche E-Mail-Adresse erfasst4.7.

Vorgehensweise

1. Mitarbeiter deaktivieren.

2. Mitarbeiter aktivieren.

Umgang mit Fehlermeldungen4.8.

Aktivierung fehlgeschlagenEs wurde viermal ein falscher Aktivierungscode verwendet. Ihr Zugang wurde gesperrt. Wen-den Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung.

Versenden Sie ggf. den Aktivierungslink erneut: »Transfer | Personal-Portal aktivieren/deaktivie-ren«.



Technischer FehlerEs ist ein technischer Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es (eventuell später) erneut.Bleibt der technische Fehler bestehen, wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung.

Nehmen Sie Kontakt mit unserer Agenda-Hotline auf:Telefon: 08031 2561-328E- Mail: [email protected]

Benutzerkonto gesperrtEs wurde dreimal ein falsches Passwort verwendet. Das Benutzerkonto wurde für 30 Minutengesperrt. Versuchen Sie es noch einmal oder setzen Ihr Passwort im Anschluss zurück.

Das Benutzerkonto ist 30 Minuten gesperrt. Nach Ablauf der Sperrfrist kann sich der Mitarbeiter wie-der anmelden.

EmpfehlungDer Mitarbeiter setzt das Passwort zurück.

mailto:[email protected]



Keine ZugriffsrechteSie haben Ihre E-Mail-Adresse nicht aktiviert. Zur Aktivierung benötigen Sie einen Aktivie-rungslink und einen Aktivierungscode. Wenn Ihnen die Aktivierungsdaten fehlen, wenden Siesich an Ihren Arbeitgeber.

Möglichkeit 1

Der Mitarbeiter hat die Aktivierung nicht durchgeführt. Versenden Sie ggf. den Aktivierungslink oderden Aktivierungscode erneut: »Tools | Personal-Portal aktivieren/deaktivieren«.

Möglichkeit 2

Der Mitarbeiter verwendet das Variante seiner E-Mail-Adresse. Manche E-Mail-Provider bieten diesein verschiedenen Varianten an. Beispiel: @googlemail.com = @gmail.com.

Weisen Sie den Mitarbeiter darauf hin, dass er für den Login exakt die E-Mail-Adresse verwendenmuss, die bei der Aktivierung verwendet wurde.

FehlerDas Passwort kann nicht zurückgesetzt werden. Sie haben Ihre E-Mail-Adresse nicht aktiviert.Zur Aktivierung benötigen Sie einen Aktivierungslink und einen Aktivierungscode. Fehlen Ih-nen diese Aktivierungsdaten, wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber.

Der Mitarbeiter hat die Aktivierung nicht durchgeführt. Versenden Sie ggf. den Aktivierungslink oderden Aktivierungscode erneut: »Tools | Personal-Portal aktivieren/deaktivieren«.

Anforderung AktivierungslinkDie Anforderung des Aktivierungslinks ist derzeit nicht möglich. Zur erneuten Anforderungwenden Sie sich an die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers.

Versenden Sie ggf. den Aktivierungslink erneut: »Tools | Personal-Portal aktivieren/deaktivieren«.

Wichtige Informationen5.

Nr. 1912 Personalmanagement im Personal-Portal

Nr. 1913 Protokoll Personal-Portal

mailto:@gmail.com



Nr. 86007 Mandant anwendungsübergreifend kopieren

Nr. 86224 Zentrale Datenübermittlung

Documents

Lohn- und Gehaltsdokumente Online im Personal-Portal - Agenda … · 2019. 7. 17. · 1.Personal-Portal öffnen: 2.Login mit aktueller E-Mail-Adresse. 3.Zu löschende Auswertungen