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Management und Organisation
Strategiegeleitete und prozessorientierte Organisationsberatung für Kommunen
und kommunale Unternehmen
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Gute Organisation als Indikator der Zukunftsfähigkeit
Sowohl kommunale Verwaltungen als auch ihre Unternehmen ste-hen heute mehr denn je unter dem Druck, die Qualität ihrer Leis-tungen zu erhöhen. Gleichzeitig ist deren Finanzierung immer we-niger gesichert. Zu diesem Spannungsfeld zwischen Finanzmisere und Leistungserwartung kommen immer neue oder veränderte Aufgaben hinzu, die von EU, Bund und Ländern beschlossen wer-den. Für Kommunen und ihre Unternehmen gilt es daher, die Steuerbarkeit und Effizienz ihrer Leistungen zu verbessern.
Gute Organisation ist ein strategischer Erfolgsfaktor für Kommu-nen und kommunale Unternehmen, weil sie den Rahmen für effek-tive und effiziente Leistungserbringung setzt. Eine zielgerichtete Optimierung der Organisation ist die Voraussetzung für eine wirt-schaftliche und ergebnisorientierte Aufgabenwahrnehmung.
Die Komplexität der Rahmenbedingungen für die öffentliche Ver-waltung steigt. Neben der Finanzkrise, die nach wie vor organisa-torische Antworten verlangt, werden folgende Entwicklungen zu-nehmend auf die Organisation der Verwaltung Auswirkungen ha-ben:
� Der demografische Wandel wird sich nicht nur auf die Infra-struktur und Leistungspalette der öffentlichen Hand auswirken, sondern auch auf die Personalstruktur innerhalb der Verwal-tung.
� Der Wettbewerb zwischen Kommunen wird sich erhöhen, sodass eine tatkräftige, flexible und kundenorientierte Verwal-tung immer mehr zu einem wichtigen Standortfaktor wird.
� Diese Entwicklungen werden gleichzeitig zu mehr Kooperati-onen der Kommunen untereinander sowie zwischen Kommu-nen und Wirtschaft führen.
Aus diesen Gründen weist für Prognos die Organisationsberatung eine strategische Komponente auf; die nur dann effektiv und effi-zient funktionieren kann, wenn sie die äußeren Bedingungen der Leistungserbringung berücksichtigt und die strategischen Ziele in den Mittelpunkt stellt.
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Ihre zukunftsfähige Verwaltung: Bausteine der Prognos Organisationsberatung
Mit Hilfe der Prognos Bausteine zur Organisationsberatung kann Ihre Organisation Antworten auf die aktuellen und zukünftigen Rahmenbedingungen finden:
© Prognos AG 2006
Finanzen
Demografie
Anforderungen
Haushalts-konsolidierung
Aufgaben- undStandardkritik
Prozess-optimierung
Personal-management
InterkommunaleZusammenarbeit
Fusionen Ziel
Rahmenbedingungen
Instrumente
Wettbewerb
Bausteine der Organisationsberatung
Gemeinsam mit Ihren Führungskräften und Mitarbeiter/-innen ent-wickelt Prognos Organisationskonzepte, die Ihnen bei der Errei-chung Ihrer Leistungsziele helfen. Unabhängig von dem Instru-ment der Organisationsoptimierung stehen bei Prognos Projekten immer Ihre Ziele im Mittelpunkt. Die Prognos bringt zudem ihre er-wiesene Kompetenz bei der Analyse von gesellschaftlichen Rah-menbedingungen mit ein, sodass die Vorschläge nicht losgelöst von dem Leistungskontext stehen. Dies erhöht die Umsetzungsfä-higkeit der Konzepte.
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Management- und Organisationsberatung für Kommunen: Haushaltskonsolidierung strategisch gestalten
Trotz verbesserter Steuereinnahmen ist die Lage der kommunalen Haushalte nach wie vor von strukturellen Defiziten geprägt. Die Haushaltslage schmälert die Handlungsfähigkeit der Kommunen, Sparbemühungen werden sowohl durch die zunehmende Komple-xität des Aufgabenbestandes als auch durch viele Besitzstände erschwert. Gleichzeitig ist zu beobachten, dass herkömmliche Sparvorschläge und Mittelkürzungen in vielen Bereichen an einer Grenze angekommen sind; da die Potenziale bereits ausgeschöpft sind. Daher ist es zunehmend wichtig, verstärkt die Frage nach Kernaufgaben, Priorisierungen und Standards zu stellen.
Prognos unterstützt Sie bei der Konsolidierung Ihres Haushalts. Durch die Einbindung der Politik in die Projektarbeit und die Be-achtung der gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedin-gungen sichern wir die Umsetzbarkeit unserer Handlungsempfeh-lungen. Wir unterstützen Sie bei der Priorisierung der Handlungs-optionen und erhöhen somit die Ergebnis- und Zielorientierung Ih-res Handelns.
Unsere Leistungen umfassen u.a.:
� Analyse des Aufgabenbestandes und Schaffung einer belast-baren Daten- und Faktenbasis;
� Durchführung interkommunaler Leistungsvergleiche;
� kriteriengestützte und wirkungsorientierte Erstellung der Kon-solidierungsmöglichkeiten in Form eines Maßnahmenplans;
� Darstellung der Chancen und Risiken der Umsetzung (ex-ante-Bewertung);
� Umsetzungscoaching und -controlling
Wie müssen wir
uns heute aufstel-
len, um für morgen
gerüstet zu sein?
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Aufgaben- und Standardkritik als Instrument der strategischen Priorisierung
Die Aufgaben- und Standardkritik ist ein Kernstück der Organisationsoptimierung. Die kontinuierliche Zuweisung pflichtiger Aufgaben und die Übernahme freiwilliger Aufgaben hat zu einem kaum überschaubaren Aufgabenbestand geführt, der trotz Haushaltsmisere schwer zu ändern ist. Der Aufgabenbestand besteht häufig fort, ohne dass geprüft wird, ob sich die Rahmen-bedingungen geändert haben.
Prognos wendet bei der Aufgaben- und Standardkritik ein Opti-mierungsschema an, das einem mehrstufigen Filter entspricht.
© Prognos AG 2006
Mehrstufiger Filter der Aufgaben- und Standardkritik
Notwendigkeit der Aufgaben?
Ausgliederung möglich?
Standardreduzierung?
Interne Optimierung?
Optimierungspotenzial
Aufgaben
Die Leitfragen bei der Aufgaben- und Standardkritik lauten:
� Kann die Aufgabe von anderen wirtschaftlicher wahrgenom-men werden?
� Kann der derzeitige Standard angepasst werden? Welcher monetäre Vorteil ergibt sich aus einer Anpassung?
� Kann die Leistungserbringung intern optimiert werden, z.B. durch Prozessoptimierung oder bessere DV-Unterstützung?
Der Einsatz des Filters ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung der Aufgaben und Standards und sorgt für Transparenz bei der Prioritätenbildung.
Deckt sich mein
Tun mit meinen Zielen?
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Prozessoptimierung
Interne Organisationsverbesserungen lassen sich durch eine Pro-zessoptimierung erzielen. Durch die Analyse der Prozesskette wird eine prozessorientierte Betrachtung der Aufgaben ermöglicht. Die Prozessanalyse schafft Transparenz über die Tätigkeiten und Er-eignisse, Verantwortlichkeiten, Arbeits- und Sachmittel und inter-nen und externen Schnittstellen.
Prognos zeigt Ihnen auf der Grundlage der Prozessanalyse:
� wie die Wertschöpfungskette optimiert werden kann (Transpa-renz über Redundanzen, Doppelungen etc.);
� an welchen Stellen die Ablauf- und Aufbauorganisation ange-passt werden sollte;
� wie die Bürgerorientierung erhöht werden kann;
� ob DV optimal eingesetzt wird.
Interkommunale Zusammenarbeit
Skaleneffekte lassen sich auch in der Verwaltung realisieren. Da-mit die Bürgernähe soweit wie möglich erhalten bleibt, soll der Schwerpunkt der Zusammenarbeit auf die Selbstverwaltungstätig-keit – interne Servicebereiche – fokussiert werden. Denkbare Be-reiche für den „shared services“-Ansatz in der Verwaltung sind z.B. EDV, Personalwirtschaft, Beschaffung oder Gebäudemanage-ment. Aber auch in anderen Bereichen, wie Wirtschaftsförderung, Regionalmarketing, Sport und Kultur, kann eine interkommunale Zusammenarbeit die Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung erhöhen und gleichzeitig eine Antwort auf die veränderten regiona-len Wettbewerbsbedingungen geben.
Prognos liefert im Rahmen der Untersuchung einer möglichen in-terkommunalen Zusammenarbeit:
� Übersicht und Bewertung der infrage kommenden Partner;
� Berechnung der zu erwarteten Skaleneffekte;
� SWOT-Analyse und Prognose der zu erwartenden Wirkungen auf die Leistungserbringung.
Zusammenarbeit
ist kein Selbstläu-
fer! Es müssen
klare Win-Win-
Beziehungen ent-stehen!
Nur wer seine
Prozesse kennt,
kann sie auch
steuern!
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Vorbereitung und Begleitung von Fusionen
In bestimmten Fällen bietet sich über eine strategische Zusam-menarbeit hinaus eine Fusion von kommunalen Unternehmen an. Fusionen zählen zu den komplexesten Managementaufgaben: Un-terschiedliche Unternehmenskulturen wie auch die meist unver-meidlichen personalpolitischen Maßnahmen üben einen hohen Veränderungsdruck auf Mitarbeiter/-innen und Führungskräfte aus. Die Realisierung der geplanten Synergien erfordert daher von den Akteuren eine langfristige und detaillierte Fusionsplanung sowie ein gleichermaßen sensibles wie konsequentes Integrationsmana-gement.
Prognos erarbeitet für Sie in diesem Zusammenhang:
� die Auswahl und Beurteilung potenzieller Fusionspartner;
� die Fusionsvorbereitung und die Erarbeitung eines Fusions-fahrplans;
� die Synergiebewertung;
� die Entwicklung einer Post-Merger-Strategie;
� das Post-Merger-Integrationsmanagement.
Human-Resource-Management und Personalentwicklung
Sowohl die Finanzlage als auch die veränderten Anforderungen an die öffentliche Hand erfordern eine kontinuierliche Betrachtung des Personalbedarfs wie auch der Qualifizierung der Mitarbeiter/in-nen. Darüber hinaus stellt sich die Frage: Wie können die Kom-munen die personalpolitischen Herausforderungen meistern, die der demografische Wandel in den Kommunalverwaltungen mit sich bringen wird?
Prognos berät Sie bei der Gestaltung Ihres Personalmanage-ments:
� Berechnung des Stellenbedarfs;
� Erstellung von Personalentwicklungskonzepten;
� Durchführung eines Demografie-Checks und Erarbeitung eines demografiefesten Personalmanagements.
Personalpolitik
muss sich wan-
deln: von einer
passiven Verwal-
tung zu einem ak-
tiven und strategi-
schen Manage-
ment der knappen
Ressource
Mensch!
Der Erfolg von
Fusionen ent-
scheidet sich be-
reits bei der Fusi-onsvorbereitung!
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Warum Prognos? Unsere Erfahrungen mit Organisationsberatung
Prognos berät seit fast 50 Jahren Entscheidungsträger in Wirtschaft und Politik bei der Ausrichtung ihrer Unternehmen und Institutionen auf zukünftige Herausforderungen.
Erfahrungen bei der Durchführung von
Organisationsuntersuchungen:
Die Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse und der Auf-bauorganisation erfordern seitens der Berater Erfahrungen in der Organisation der öffentlichen Verwaltung und in der Aufgaben-analyse und Stellenbedarfsermittlung. Prognos verfügt über um-fangreiche Projekterfahrung in der Aufgaben- bzw. Leistungs-analyse. Aus zahlreichen Analysen in verschiedenen Kommunal-verwaltungen kann Prognos umfangreiche Primärdaten für den in-terkommunalen Vergleich bspw. zu Prozesskosten, Fallzahlen oder Personalausstattung als Transferleistung einbringen.
Methodische Kompetenzen:
Prognos verfügt über einen Pool verwaltungserfahrener Mitarbei-ter/-innen. Wir stellen für Sie ein Team zusammen, das über um-fangreiche Anwendungserfahrung mit Reorganisationsprojekten in der Verwaltung verfügt. Durch ein breites Beratungsspektrum kann Prognos zudem zu spezifischen Fragestellungen, bspw. zu sozial-politischen oder gesundheitspolitischen Themen sowie zu strate-gischen Entwicklungen, jederzeit interne Fachexperten hinzuzie-hen.
Erfahrung in der entscheidungsorientierten Darstellung der
Ergebnisse und in der Umsetzungsbegleitung:
Bei der Unterstützung der Entscheidungsträger sowie bei der Er-arbeitung von Optimierungskonzepten hat der Berater als Gutach-ter und Prozessbegleiter die Funktion, den Entscheidungsprozess durch nachvollziehbare Aufbereitung der Analyseergebnisse opti-mal zu unterstützen. Darüber hinaus soll der Berater die profes-sionelle Wahrnehmung des Projektmanagements und einen Wis-senstransfer sicherstellen, der sowohl eine erfolgreiche Umset-zung der Ergebnisse als auch die selbstständige Fortführung der Prozesse ermöglicht. Daher setzt Prognos erfahrene Manage-mentberater/-innen ein und unterstützt den Transfer der Projekter-gebnisse an die Mitarbeiter/-innen der Verwaltung. Dies garantiert eine erfolgreiche Umsetzung der Handlungsempfehlungen und der mit diesen verbundenen Maßnahmen. Die Integration und Beglei-tung der Mitarbeiter/-innen im Veränderungsprozess hat für Prognos hohe Priorität bei der Projektdurchführung.
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Unsere Referenzen
Gerne geben wir Ihnen auch Auskunft über vergleichbare Prognos Projekte, von denen Sie einige Ausgewählte in der beilie-genden kurzen Liste finden:
• Extern begleitete Revision des Geschäftsfeldes „Öffentliche Beleuchtung“. Herstellung von Transparenz und Ergebnisori-entierung in der „Öffentlichen Beleuchtung“ der Stadtwerke ei-ner Großstadt
• Organisationsuntersuchung einer ostdeutschen Wohnungs-baugesellschaft –Personalbedarfsermittlung und Optimierung der Geschäftsprozesse der Wohnungsbaugesellschaft
• Strategische und organisatorische Optimierung der Wirt-schaftsförderungsaktivitäten einer Großstadt
• Konzern Stadt – Untersuchung der Aufgabenverteilung zwi-schen einer Mittelstadt und einem Stadtwerk; Auftraggeber: Ein Stadtwerk – Auftrageber vertraulich
• Workshop-Serie zum strategisch-wirkungsorientierten Mana-gement für Multiplikatoren einer Landesverwaltung
• Aufgabenkritische Organisationsuntersuchung und Stellenbe-darfsanalyse eines Referats in einem Landesministerium
• Geschäftsprozessoptimierung und Organisationsentwicklung einer Pensionsanstalt
• Strategische Neustrukturierung der Vertriebsorganisation eines Technischen Überwachungsvereins
• Organisations- und Strategieberatung in verschiedenen deut-schen Kommunalverwaltungen
• DV-gestützte Geschäftsprozessoptimierung in verschiedenen deutschen Kommunalverwaltungen
• Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation in der Hoch-bauverwaltung einer Landeshauptstadt
• Produktbildung und Strukturoptimierung in einer Landkreisver-waltung
• Strategie-Workshop zur Verwaltungsmodernisierung mit dem Stadtrat einer Landeshauptstadt
• Strategische Neupositionierung und organisatorische Optimie-rung einer deutschen Großregion
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Ihre Ansprechpartner
Für weitere Informationen oder die Vereinbarung eines Termins zur Präsentation der Beratungsangebote der Prognos stehen Ih-nen die Mitarbeiter/-innen der Prognos Managementberatung gern zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an:
Dipl.-Kfm. Dr. Axel Seidel Geschäftsfeldleiter Public Management Tel.: (0211) 887 31 34 E-Mail: [email protected]
Dr. Joey-David Ovey, MRE Marktfeldleiter Organisation und Steuerung Tel.: (0211) 887 31 46 E-Mail: [email protected]
Dipl.-Ökonom Marcel Hölterhoff Projektleiter Tel.: (030) 520 059 220 E-Mail: [email protected]
Kontakt
Basel Prognos AG Henric Petri-Str. 9 CH-4010 Basel Telefon +41 61 3273-200 Telefax +41 61 3273-300
Berlin Prognos AG
Goethestraße 85 D-10623 Berlin Telefon +49 30 52 00 59-200 Telefax +49 30 52 00 59-201
Bremen Prognos AG
Wilhelm-Herbst-Straße 5 D-28359 Bremen Telefon +49 421 20 15-784 Telefax +49 421 20 15-789
Brüssel Prognos AG
Rue des Arts 39 B-1040 Brüssel Telefon +32 2 513 22-27 Telefax +32 2 502 77-03
Düsseldorf Prognos AG
Schwanenmarkt 21 D-40213 Düsseldorf Telefon +49 211 887-3131 Telefax +49 211 887-3141
Geschäftsführer: Christian Böllhoff [email protected] www.prognos.com
